Про затвердження Інструкції про порядок використання електронної пошти

Відповідно до пунктів 1, 14 та 18 частини 1 статті 126 Закону України "Про судоустрій України" з метою забезпечення правильного та ефективного використання в роботі працівниками центрального апарату Державної судової адміністрації України, територіальних управлінь державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судів загальної юрисдикції електронної пошти з застосуванням електронного підпису

1. Затвердити Інструкцію про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації, головам місцевих та апеляційних судів загальної юрисдикції:

2.1. організувати вивчення Інструкції та забезпечити виконання її вимог;

2.2. визначити працівників, відповідальних за використання електронної пошти, та передати їх списки засобами електронної пошти на адресу info@court.gov.ua.

3. Управлінню матеріально-технічного та соціального забезпечення (Слоніцький О.Є.):

3.1. здійснювати подальше організаційне та технічне супроводження використання електронної пошти;

3.2. забезпечити встановлення в органах державної судової адміністрації та судах комп'ютерної програми "Поштовий клієнт" згідно з вимогами Інструкції.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації довести зазначений наказ до відома голів місцевих судів загальної юрисдикції, що знаходяться на підвідомчої території.

5. Працівникам, відповідальним за використання електронної пошти, з метою отримання цифрового посвідчення провести реєстрацію власних електронних адрес на сертифікаційному сервері.

6. Управлінню документального забезпечення та контролю за виконанням (Бровко Т.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації, голів апеляційних судів загальної юрисдикції, місцевих господарських та військових судів.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації Богданова Л.В.

1.1. Інструкція про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції України (далі - Інструкція) розроблена відповідно до Закону України "Про судоустрій України" та постанови Кабінету Міністрів України від 16 червня 2003 року N 907 "Про затвердження Державної програми організаційного забезпечення діяльності судів на 2003 - 2005 роки".

1.2. Інструкція встановлює єдиний порядок надання електронних адрес, відправки та отримання електронної пошти, порядок роботи з документами, які отримані засобами електронної пошти, та їх обліку і носить обов'язковий характер під час використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації (далі - органи державної судової адміністрації) та місцевих і апеляційних судах (далі - суди).

1.3. Керівники органів державної судової адміністрації та судів повинні:

- ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з вимогами Інструкції;

- здійснювати контроль за додержанням вимог Інструкції щодо відправки та отримання електронної пошти, порядок роботи з документами, отриманими електронною поштою, та їх обліку.

1.4. Організація роботи з електронною поштою в органах державної судової адміністрації та судах покладається на відповідальних працівників, згідно відповідних наказів (розпоряджень) керівників органів державної судової адміністрації та судів (призначається не менше двох відповідальних працівників), з наданням електронних адрес. Копія наказу (розпорядження) протягом одного робочого дня направляється електронною поштою на адресу info@court.gov.ua.

1.5. Працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою:

- забезпечують контроль за нормальним функціонуванням електронної пошти;

- здійснюють відправку, отримання, реєстрацію та друк електронних листів;

- відповідають за економне використання часу доступу до вузла провайдера послуг електронної пошти;

- інформують керівника відповідного органу державної судової адміністрації або суду про роботу електронної пошти, проблеми, що виникають в роботі, та шляхи їх усунення;

- надають консультації та проводять навчання працівників органу державної судової адміністрації або суду з питань роботі електронної пошти;

- робота з електронною поштою в органах державної судової адміністрації та судів здійснюється тільки за допомогою програми "Поштовий клієнт" версії "2.0.2.98" та вище.

2.1. Надання електронних адрес працівникам здійснюється згідно наказів керівників органів державної судової адміністрації та судів.

2.2. Після надання електронних адрес працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою, проводять інсталяцію поштового клієнта з настройкою на нову електронну адресу.

2.3. За допомогою режиму "Сервіс - Параметри - Безпека - Отримати нове" необхідно зареєструвати нову електронну адресу на сертифікаційному сервері для надання електронного підпису.

2.4. Після реєстрації нових електронних адрес, зміни або анулювання старих адрес працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою, протягом двох робочих днів надсилають відповідне повідомлення на електронну адресу info@court.gov.ua для внесення в єдиний реєстр електронних адрес органів державної судової адміністрації та судів.

2.5. Поновлений реєстр електронних адрес органів державної судової адміністрації та судів розсилається щотижня.

2.6. Для зручності роботи в режимі відправки електронної пошти можна створювати групи електронних адрес.

3.1. Відправка офіційних листів електронною поштою здійснюється тільки після реєстрації документів на паперових носіях відповідно в органах державної судової адміністрації або судах та запису вхідного реєстраційного номера і дати документа в комп'ютерному файлі відповідного документа.

3.2. Відправка електронною поштою здійснюється працівниками, відповідальними за роботу з електронною поштою, за замовленням відправників або самостійно відправниками з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти.

3.3. Відправка листів здійснюється тільки з електронних адрес, зареєстрованих на сертифікаційному сервері.

3.4. Відправка листів електронною поштою здійснюється тільки після їх перевірки на наявність комп'ютерних вірусів. Забороняється відправка електронних листів, які містять комп'ютерні віруси.

3.5. Реєстрація відправлених листів проводиться у Реєстрі вихідної електронної пошти (додаток 1).

3.6. Працівники органів державної судової адміністрації та судів зобов'язані щодня друкувати реєстри вихідної інформації, що відправляються ними, за допомогою режиму "Сервіс - Друк реєстру".

3.7. Всі відправлення електронною поштою здійснюються в кодовій таблиці "KOI8-U (Українська)", а для приєднання файлів використовується кодування тексту "По модулю 64".

3.8. При формуванні електронного листа в рядку "Кому" вказується одна або декілька електронних адрес. Якщо в режимі відправки електронною поштою часто використовуються декілька однакових електронних адрес для зручності можна вказувати відповідну групу адрес, яку створюють працівники, відповідальні за роботу електронної пошти в органах державної судової адміністрації та судах.

3.9. При формуванні електронного листа в рядку "Тема" вказується його зміст в стислому вигляді. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі треба вказати, кому адресована передана інформація (якщо ця інформація відсутня в рядку "Тема"). Рядок "Тема" заповнюється обов'язково.

3.10. У випадку приєднання файлів у листі необхідно давати стислу інформацію про файли, що приєднуються. Всі приєднанні файли мають бути заархівовані, незалежно від їх розмірів.

3.11. Сумарний об'єм файлів, що приєднуються до електронного листа, не повинен перевищувати 150 Кілобайт (Кб). У разі, коли розмір файла перевищує 150 Кб, треба зробити багатотомний архів з розбиттям на частини по 150 Кб та надіслати кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через символ "/" загальна кількість листів.

3.12. Архівні файли мають бути у форматі "ZIP-архіву" або "SFX-архіву" (EXE-файла). Якщо розмір архівного файла не перевищує 150 Кб, він має бути заархівований ZIP-архіватором, в іншому випадку він має бути заархівований як EXE-файл (багатотомний архів) із розбивкою на файли розміром по 150 Кб кожний.

3.13. Кожний електронний лист має бути підписаний. Підпис складається з наступних рядків:

- посада та назва підрозділу;

- назва органу державної судової адміністрації або суду;

- ім'я та прізвище;

- код міжміського зв'язку та телефон;

- e-mail адреса.

3.14. Якщо під час відправки електронного листа був вказаний режим "Підтвердження отримання", то після доставки листа до поштової скриньки в автоматичному режимі буде надіслано повідомлення про отримання адресатом цього листа.

3.15. Якщо під час відправки електронного листа був вказаний режим "Підтвердження прочитання", то після доставки листа до поштової скриньки та підтвердження адресатом в ручному режимі про прочитання отриманого листа буде надіслано повідомлення про прочитання адресатом цього листа.

3.16. Режими "Підтвердження отримання" та "Підтвердження прочитання" можна використовувати одночасно.

3.17. Після відправки листів електронною поштою працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою:

- друкують зміст електронного листа, а у разі потреби додані файли;

- підшивають в папку з відправленими документами;

- здійснюють контроль надходження підтверджень від адресатів про отримання електронних листів;

- в разі необхідності підшивають у папку з відправленими документами електронні листи про підтвердження від адресатів про отримання електронних листів;

- в кінці кожного робочого дня друкують, підписують та підшивають в окрему папку реєстр вихідної інформації.

4.1. Працівники, відповідальні за роботу з електронною поштою, зобов'язані перевіряти електронну поштову скриньку не менше 2 разів на день (на початку першої та другої половин робочого дня).

4.2. Листи, отримані з невірним електронним підписом, вважаються недійсними. Після отримання електронного листа з невірним електронним підписом необхідно повідомити про таке відправника листа.

4.3. Після отримання нових повідомлень електронною поштою працівники:

- читають кожне повідомлення та перевіряють коректність змісту приєднаних файлів;

- перевіряють кожне повідомлення на наявність комп'ютерних вірусів;

- у разі отримання електронного листа, який містить комп'ютерні віруси, надсилають відправнику повідомлення про наявність у листі комп'ютерних вірусів та необхідність відправки нового листа і вилучають інфікований електронний лист із папки "Вхідні";

- надсилають електронною поштою підтвердження про отримання повідомлення відправнику (якщо про це є повідомлення в листі) або повідомлення про проблеми з читанням надісланого;

- реєструють повідомлення у Реєстрі вхідної електронної пошти (додаток 2);

- у разі потреби друкують зміст електронного листа та додані файли;

- передають надруковані листи та додані файли у друкованому або електронному вигляді адресатам з отриманням підпису про отримання в журналі реєстрації.

4.4. Якщо у тексті отриманого електронного листа є повідомлення про підтвердження отримання цього листа, необхідно негайно надіслати відповідь адресату про отримання листа за допомогою кнопки "Відповісти" та введення відповідного виразу про отримання листа.

4.5. Всі документи, що надійшли електронною поштою, друкуються, реєструються у канцелярії та передаються кінцевому адресату в день надходження. Документи з позначкою "Терміново" друкуються, реєструються та передаються протягом однієї години після отримання.

4.6. У разі неможливості прочитати зміст електронного листа в результаті збою при передачі необхідно відправнику надіслати відповідне повідомлення.

4.7. Працівники органів державної судової адміністрації та судів з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти зобов'язані реєструвати електронну пошту, що надійшла до них, щоденно у реєстрі вхідних документів за допомогою режиму "Сервіс - Друк реєстру - Друкувати вхідну", в іншому випадку реєстр вхідних документів заповнюється вручну.

5.1. Працівники, відповідальні за електронну пошту, несуть персональну відповідальність за правильність надання інформації, що відправляється електронною поштою, недопущення отримання інформації з системи особами, що не мають відповідних повноважень, та збереження таємниці власного ключа доступу до системи електронної пошти.

5.2. З метою недопущення несанкціонованого доступу до системи електронної пошти під чужим ключем користувач зобов'язаний у разі залишення робочого місця заблокувати комп'ютер з використанням власного паролю доступу.