Про затвердження Порядку здійснення службових відряджень у межах України та за кордон

З метою удосконалення виконавської дисципліни та встановлення єдиних вимог щодо оформлення та реєстрації документів про службові відрядження у межах України та за кордон працівників центрального апарату Нацдержслужби України, керуючись Указом Президента України від 18 вересня 1996 року № 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", Положенням про Національне агентство України з питань державної служби , затвердженим Указом Президента України від 18 липня 2011 року № 769, постановами Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України", від 02 лютого 2011 року № 98 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон", Методичними рекомендаціями з підготовки директив, вказівок і технічних завдань для участі у заходах міжнародного характеру, схваленими на засіданні Урядового комітету з питань економічної політики та європейської інтеграції від 04 червня 2007 року, а також Регламентом Нацдержслужби України , затвердженим наказом Нацдержслужби України від 25 травня 2012 № 105 (зі змінами),

Затвердити Порядок здійснення службових відряджень у межах України та за кордон працівниками центрального апарату Нацдержслужби України, що додається.

Визнати таким, що втратив чинність, параграф 14 Регламенту Нацдержслужби України , затвердженого наказом Нацдержслужби України від 25 травня 2012 року № 105 (зі змінами).

Визнати такими, що втратили чинність, накази Головного управління державної служби України від 06 листопада 2008 року № 315 , від 16 лютого 2009 року № 43 , від 29 жовтня 2010 року № 277 , від 04 травня 2011 року № 118 .

Управлінню адміністративно-господарського забезпечення в тижневий термін довести цей наказ до відома центрального апарату Нацдержслужби України та забезпечити розміщення цього наказу на офіційному веб-сайті Нацдержслужби України (www.nads.gov.ua).

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Цей Порядок визначає механізм здійснення службових відряджень у межах України та за кордон працівниками центрального апарату Нацдержслужби України (далі - працівники).

1.2. Працівники направляються у службове відрядження у межах України та за кордон (далі - відрядження) відповідно до наказу Нацдержслужби України з метою виконання її основних завдань і функцій, зокрема, для участі у нараді, семінарі, навчанні, конференції, конкурсі, урочистостях тощо.

1.3. Оформлення документів для відрядження за кордон Голови Нацдержслужби України, першого заступника, заступника Голови Нацдержслужби України (за винятком наказу про відрядження) та здійснення організаційних заходів, пов'язаних з таким відрядженням (отримання (оформлення) дипломатичного або службового закордонного паспорта, оформлення візи та страховки для перебування за кордоном, бронювання транспортних квитків та резервування житлових приміщень, інформування Міністерства закордонних справ України (далі - МЗС України) та відповідної дипломатичної установи України за кордоном про відрядження, придбання сувенірної продукції тощо) здійснюється сектором міжнародного співробітництва Управління організаційної та кадрової роботи Нацдержслужби України (далі - Сектор).

Іншим працівникам Сектор сприяє в оформленні документів про відрядження за кордон, зокрема надає інформаційно-консультативну допомогу щодо порядку отримання візи у відповідній іноземній дипломатичній установі, допомагає у заповненні анкети, надає рекомендації щодо придбання страховки, бронювання транспортних квитків та житлових приміщень, інформує про контакти дипломатичної установи України за кордоном тощо.

Наказ про відрядження працівників готується відділом кадрової роботи Управління організаційної та кадрової роботи Нацдержслужби України.

2.1. Для відрядження працівників центрального апарату Нацдержслужби України оформляються такі документи (далі - документи про відрядження):

1) у разі відрядження у межах України:

наказ про відрядження;

плановий кошторис витрат на відрядження (у разі отримання авансу на відрядження).

2) у разі відрядження за кордон:

директиви або технічне завдання (вказівки);

наказ про відрядження;

плановий кошторис витрат на відрядження (у разі отримання авансу на відрядження).

2.2. Рішення про відрядження в межах України приймають:

- віце-прем'єр-міністр України (відповідно до розподілу функціональних обов'язків) щодо Голови Нацдержслужби України;

- Голова Нацдержслужби України (за умови його відсутності - виконуючий обов'язки Голови) щодо першого заступника, заступника Голови Нацдержслужби України та інших працівників.

2.3. Рішення про відрядження за кордон приймають:

- Прем'єр-міністр України (за умови його відсутності - Перший віце-прем'єр-міністр України) щодо Голови Нацдержслужби України;

- Перший віце-прем'єр-міністр України, віце-прем'єр-міністр (відповідно до розподілу функціональних обов'язків) щодо першого заступника, заступника Голови Нацдержслужби України;

- Голова Нацдержслужби України (за умови його відсутності - виконуючий обов'язки Голови) щодо інших працівників.

2.4. Пропозиції щодо відрядження працівників за кордон доповідаються Голові Нацдержслужби України особисто завідувачем Сектору. Підставою для прийняття Головою Нацдержслужби України рішення про відрядження є запрошення від іноземної сторони або лист МЗС України, інших центральних органів виконавчої влади (далі - запрошення від іноземної сторони), де мають бути зазначені мета, місце та строк відрядження, а також умови, у тому числі фінансові, перебування за кордоном;

2.5. Оформлення планового кошторису витрат на відрядження (додаток 1) здійснюється відповідним структурним підрозділом, працівник якого направляється у відрядження, погоджується з Відділом бухгалтерського обліку та звітності, а у разі відрядження за кордон також з Сектором, та затверджується особою, яка приймає рішення про відрядження працівника.

2.6. У разі відрядження за кордон делегації, яку очолює посадова особа Нацдержслужби України, в обов'язковому порядку оформляються директиви або технічне завдання (вказівки) (додатки 2, 3).

Інші структурні підрозділи, працівники яких братимуть участь у роботі цих делегацій, надають Сектору пропозиції до директив або технічних завдань (вказівок) разом з додатковими матеріалами (проектами документів, які передбачається розглянути або підписати) у паперовому та електронному вигляді не пізніше, ніж за сімнадцять днів до початку відрядження.

Директиви або технічні завдання (вказівки) на відрядження за кордон делегацій на чолі з посадовими особами Нацдержслужби України разом з додатковими матеріалами (проектами документів, які передбачається розглянути або підписати) готуються структурним підрозділом, посадова особа якого визначена головою делегації, та подаються на візування Сектору у паперовому та електронному вигляді не пізніше, ніж за п'ятнадцять днів до початку відрядження.

Сектор подає до МЗС України на погодження оформлені у встановленому порядку директиви не пізніше, ніж за п'ятнадцять днів, а технічні завдання (вказівки) не пізніше, ніж за десять днів до початку відрядження.

Погоджені МЗС України директиви подаються Сектором до Адміністрації Президента України або Секретаріату Кабінету Міністрів України на затвердження разом із необхідними матеріалами для прийняття рішення щодо відрядження Голови Нацдержслужби України за кордон з метою підписання від імені України або Кабінету Міністрів України міжнародних договорів України не пізніше, ніж за десять днів до початку відрядження.

Погоджені МЗС України та затвердженні Головою Нацдержслужби України технічні завдання (вказівки) подаються Сектором до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом із необхідними матеріалами для прийняття рішення щодо відрядження за кордон делегацій на чолі з Головою Нацдержслужби України, першим заступником, заступником Голови Нацдержслужби України не пізніше, ніж за п'ять днів до початку відрядження.

Погоджені МЗС України технічні завдання (вказівки) на відрядження за кордон делегацій на чолі з іншими посадовими особами Нацдержслужби України затверджуються першим заступником Голови Нацдержслужби України.

2.7. Рішення про відрядження у межах України та за кордон оформляється наказом про відрядження, у якому зазначається:

пункт призначення;

назва підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник;

строк відрядження (але не більше 30 календарних днів у межах України та не більше 60 календарних днів за кордон);

мета відрядження;

порядок відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням.

Наказ про відрядження у межах України обов'язково погоджується з Юридичним управлінням, Контрольним управлінням, Управлінням організаційної та кадрової роботи, Відділом бухгалтерського обліку та звітності, а про відрядження за кордон також з Сектором та режимно-секретним органом Нацдержслужби України.

Підставою для підготовки наказу про відрядження Голови Нацдержслужби України за кордон з метою підписання від імені України або Кабінету Міністрів України міжнародних договорів України є копія запрошення від іноземної сторони, погоджені та затверджені у встановленому порядку директиви, а також відповідне доручення Президента України або Прем'єр-міністра України.

Підставою для підготовки наказу про відрядження за кордон делегацій на чолі з Головою Нацдержслужби України, першим заступником, заступником Голови Нацдержслужби України є копія запрошення від іноземної сторони, погоджене та затверджене у встановленому порядку технічне завдання (вказівки), а також відповідне доручення Прем'єр-міністра України та/або віце-прем'єр-міністра України.

Підставою для підготовки наказу про відрядження за кордон делегацій на чолі з іншими посадовими особами Нацдержслужби України є копія запрошення від іноземної сторони, погоджене та затверджене у встановленому порядку технічне завдання (вказівки).

3.1. Відділ кадрової роботи Управління організаційної та кадрової роботи Нацдержслужби України, не пізніше ніж за 3 робочих дні до відрядження працівника, подає Відділу бухгалтерського обліку та звітності наказ про відрядження разом з плановим кошторисом витрат на відрядження для виплати працівнику грошового авансу.

У разі відрядження Голови Нацдержслужби України Сектором додатково подається рішення Кабінету Міністрів України.

3.2. У разі направлення працівника у відрядження:

за рахунок коштів Нацдержслужби України - грошовий аванс видається, виходячи з вартості проїзду, граничних норм відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та установлених згідно із законодавством норм добових витрат;

за рахунок приймаючої сторони - грошовий аванс не видається.

3.3. Відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням, здійснюється відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" та наказу Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658.

Витрати працівника, що перевищують граничні суми витрат, у визначених законодавством випадках відшкодовуються з дозволу осіб, які приймали рішення про відрядження, згідно з оригіналами підтвердних документів.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені оригіналами відповідних документів (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу особи, яка прийняла рішення про відрядження, лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує витрати.

3.4. Рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження або зміну терміну відрядження приймає особа, яка прийняла рішення про відрядження, та оформлюється відповідним наказом Нацдержслужби України.

4.1. Після повернення з відрядження у межах України та із-за кордону працівники зобов'язані до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, для здійснення остаточного розрахунку подати Відділу бухгалтерського обліку та звітності звіт про використання коштів, наданих на відрядження за встановленою формою, та оригінали таких документів:

1) оригінали квитків на проїзд та інші проїзні документи (квитанції щодо оплати постільних речей, на перевезення багажу тощо);

2) оригінали рахунків (квитанцій) на наймання житлового приміщення, на бронювання місць у готелях та отримання побутових послуг з печаткою організації (штампом "сплачено"), фіскальним чеком або квитанцією до прибуткового касового ордера;

3) дозвіл особи, яка приймала рішення про відрядження, на відшкодування у визначених законодавством випадках витрат понад встановлені норми.

У разі відрядження працівника за кордон також надаються копії сторінок закордонного паспорта відрядженого працівника з відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).

За необхідності працівником можуть надаватись інші документи, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

4.2. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт) відповідно до пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України повертається працівником до каси Нацдержслужби України під час подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.

5.1. Після прибуття із закордонного відрядження відповідний структурний підрозділ, працівник якого очолював делегацію, у семиденний строк подає погоджений першим заступником, заступником Голови Нацдержслужби України (відповідно до розподілу функціональних повноважень) звіт про відрядження за кордон та, у разі потреби, план заходів з реалізації досягнутих домовленостей на затвердження Голові Нацдержслужби України (додаток 4). До звіту додаються копії документів, підготовлених за результатами відрядження.

5.2. Після затвердження Головою Нацдержслужби України звіту про відрядження за кордон посадова особа, яка очолювала делегацію, у десятиденний строк після прибуття із закордонного відрядження, надсилає затверджений звіт до МЗС України. Затверджений Головою Нацдержслужби України план заходів з реалізації досягнутих домовленостей передається у встановленому порядку на виконання.

5.3. У разі закордонного відрядження Голови Нацдержслужби України, першого заступника, заступника Голови Нацдержслужби України звіт про відрядження за кордон із відповідними висновками готує Сектор. Затверджений (підписаний) Головою Нацдержслужби України звіт про відрядження за кордон із відповідними висновками, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час відрядження, Сектор у десятиденний строк після прибуття із закордонного відрядження надсилає до Кабінету Міністрів України та їх копії до МЗС України.

Під час службових відряджень на працівників поширюються гарантії, визначені статтею 121 Кодексу законів про працю України та наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658.

Примітка.

При складанні кошторису розрахунки проводяться відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 р. № 98 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

1. ВСТУПНА ЧАСТИНА:

- обґрунтування доцільності участі делегації (представника) Нацдержслужби України у заході;

- склад делегації Нацдержслужби України;

- нормативно-правові акти, якими необхідно керуватись під час заходу, а також посилання на міжнародні договори України та інші документи міжнародного характеру;

- мета проведення заходу, порядок денний, інформація про участь делегацій інших держав тощо;

- опис основних завдань делегації Нацдержслужби України, включаючи кінцеву мету участі у заході;

- окремі доручення главі та кожному члену делегації Нацдержслужби України.

2. ОСНОВНА ЧАСТИНА:

- позиція Нацдержслужби України з кожного питання порядку денного;

- нова редакція статті, зміни до статей (якщо захід з підготовки проекту міжнародного договору).

3. ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА:

- очікувані результати участі у заході;

- фінансове забезпечення відрядження;

- зобов'язання щодо звітування.

Додатки (у разі потреби).

1. ВСТУПНА ЧАСТИНА:

- обґрунтування доцільності участі делегації (представника) Нацдержслужби України у заході;

- склад делегації Нацдержслужби України;

- нормативно-правові акти, якими необхідно керуватись під час заходу, а також посилання на міжнародні договори України та інші документи міжнародного характеру;

- мета проведення заходу, порядок денний, інформація про участь делегацій інших держав тощо;

- опис основних завдань делегації Нацдержслужби України, включаючи кінцеву мету участі у заході;

- окремі доручення главі та кожному члену делегації Нацдержслужби України.

2. ОСНОВНА ЧАСТИНА:

- позиція Нацдержслужби України з кожного питання порядку денного;

- нова редакція статті, зміни до статей (якщо захід з підготовки проекту міжнародного договору).

3. ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА:

- очікувані результати участі у заході;

- фінансове забезпечення відрядження;

- зобов'язання щодо звітування.

Додатки (у разі потреби).

1. ВСТУПНА ЧАСТИНА.

2. ОСНОВНА ЧАСТИНА.

3. ВИСНОВОК ПРО ВИКОНАННЯ ДИРЕКТИВ, ТЕХНІЧНОГО ЗАВДАННЯ/ВКАЗІВОК.

4. ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА З ПРОПОЗИЦІЯМИ.

Додатки (у разі потреби / для МЗС - обов'язково план заходів з реалізації досягнутих домовленостей).