Інструкція з діловодства в господарських судах України

Погодження може бути проведене як у самому суді (підрозділами та посадовими особами), так і поза його межами (з підпорядкованими та не підпорядкованими організаціями).

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вміщує особистий підпис, його розшифрування та дату візування; за необхідності вказується посада особи, яка візувала документ.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доповідаються особі, яка підписувала документ.

Візи проставляються на примірниках, що залишаються в суді, нижче підпису, на лицьовому боці останнього листа документа. Проекти наказів, вказівок, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.

Зовнішнє погодження оформлюється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицьовому боці документа і вміщує слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистий підпис, розшифрування підпису і дату погодження, наприклад:

Якщо погодження проводиться з колегіальним органом або за допомогою листа, гриф погодження оформлюється таким чином:

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа зачіпає інтереси декількох організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження о зацікавленими організаціями.

6.13. Документи підписуються відповідальними особами згідно з їх компетенцією. На копії документа, як правило, на зворотному боці вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.

До складу підпису входять найменування посади особи, що підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціали та прізвище).

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

У документах, які готуються комісією, зазначаються не посади осіб, які їх склали, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписується декількома особами, рівними за посадами, їх підписи розміщують на одному рівні або за оперативним порядком.

Якщо документ підписується декількома посадовими особами, їх підписи розміщують один під іншим у послідовності відповідно до займаної посади.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись або виконуючим її обов'язки, або її заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ та її прізвище, а виправлення ("в.о." або "заст.") вносяться друкарським способом. Не дозволяється дописувати в документі "за" або проставляти риску перед найменуванням посади.

6.14. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то відмітка про них оформлюється наступним чином:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного:

Додаток:

1. Штатний розпис ..... на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат .... на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додаток зброшурований, кількість аркушів не вказується.

За наявності декількох додатків вони нумеруються.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера. Наприклад:

6.15. Особливим способом введення документа в дію є його затвердження.

Документи можуть затверджуватися керівництвом суду, міжвідомчими органами, громадськими чи іншими організаціями тощо, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених в документах, що затверджуються.

Затвердження документа відбувається проставленням грифу затвердження або виданням розпорядчого документа (у тих випадках, коли вимагаються додаткові умови та роз'яснення), наприклад:

6.16. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, в резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.

6.17. Підготовка вихідних документів здійснюється на бланках суду та включає складання проекту документа, погодження, підписання (затвердження), розмноження.

6.18. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити необхідні візи. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він виконувався.

6.19. Якщо документ підлягає направленню декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсипки із зазначенням адрес.

Служба діловодства засвідчує кожний примірник документа, що розсилається, печаткою та виконує розсипку. При направленні поштових відправлень рекомендованою кореспонденцією, працівниками служби діловодства складаються реєстри на відправлення (додаток 18).

Реєстр поштових відправлень підписується особою, що його складає, та керівником служби діловодства суду, і на ньому проставляється печатка служби діловодства суду. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв'язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон та ін.), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівництвом суду, і підпис скріплюється гербовою печаткою.

7.1. Ініціативні документи щодо вдосконалення законодавства та інших правових актів, проекти документів, розроблені за дорученням керівництва Вищого господарського суду України, направляються з Вищого господарського суду України адресатам за супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність у такому документі.

7.2. На зворотній стороні супровідного листа вказується найменування структурного підрозділу, прізвище, телефон виконавця, який підготував проект документа.

7.3. Ініціативні документи друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в трьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається в службі діловодства, третій - в структурному підрозділі виконавця.

7.4. Проекти указів, постанов та інших документів, адресованих органам державної влади України для розгляду та вирішення питання про їх прийняття, подає Голова Вищого господарського суду України.

Проекти зазначених документів готують структурні підрозділи Вищого господарського суду України, до компетенції яких віднесено вирішення питань, що розглядаються. Другий примірник проекту документа візують керівники структурних підрозділів, якими опрацьовувався проект, заступники Голови Вищого господарського суду України. Перший примірник проекту документа візує Голова Вищого господарського суду України.

Проект документа направляється до органу державної влади або управління із супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність прийняття рішення та його зміст.

На зворотному боці останнього аркуша супровідного листа зазначається найменування структурного підрозділу, прізвище і номер телефону керівника підрозділу та виконавця, які підготували проект документа.

Проекти вказаних документів друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в чотирьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається в службі діловодства, третій - у структурному підрозділі виконавця, четвертий - у секретаріаті Голови Вищого господарського суду України.

7.5. Проекти наказів розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, інший нормативний чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "Наказую".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проекти наказів подаються для візування керівникам структурних підрозділів в межах їх компетенції.

Наказ підписує голова господарського суду або особа, що виконує його обов'язки.

Накази нумеруються за порядком видання у межах календарного року. Накази з основної діяльності реєструються та зберігаються у службі діловодства, з кадрових питань - у відділі кадрів.

7.6. Проекти розпоряджень розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва суду або з власної ініціативи.

Розпорядження видаються з метою вирішення оперативних питань з окремих напрямів діяльності господарського суду.

Розпорядження оформлюються в такому ж порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную".

Розпорядження може бути підписане головою суду або його заступником.

7.7. Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на нарадах, конференціях чи засіданнях колегіальних органів.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу, окрім іншого, містить такі реквізити: "Головуючий на засіданні", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується в цілому.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається в протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.

Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, що брали участь в роботі засідання.

Порядок підготовки протоколів та рішень колегіальних органів господарських судів визначається в положеннях про відповідні органи або в регламентах їх роботи.

Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

7.8. Телеграми складаються згідно зі зразком (додаток 19) і передаються до служби діловодства для відправки.

Копія телеграми з позначкою про час прийому повертається до відповідного структурного підрозділу.

7.9. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, за можливості без прийменників, сполучників та займенників, розділових знаків.

Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

7.10. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали прописними буквами, без переносів, без абзаців, без виправлень, в чотирьох примірниках: перший направляється адресату, другий передається до фінансового підрозділу, третій - повертається виконавцеві після передачі на відправку, четвертий - залишається у відповідному наряді в службі діловодства.

7.11. У телеграмі під рискою друкується найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

7.12. Виправлення, внесені під час підписання телеграми, повинні бути обумовлені написом під рискою "Виправленому вірити" і завірені виконавцем.

7.13. Телеграми підписуються головою суду або його заступниками. Голова суду може визначити категорію простих телеграм, які можуть підписувати керівники структурних підрозділів, їх заступники та судді.

7.14. За необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".

7.15. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.

8.1. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, яким надається гриф "Для службового користування" (далі - "ДСК"), регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 і введеною в дію в арбітражних (господарських) судах України наказом Голови Вищого арбітражного суду України N 1 ДСК від 29 січня 1999 року.

8.2. Відомості, яким надається гриф "ДСК" в господарських судах України, регламентуються Переліком конфіденційної інформації, затвердженим наказами Голови Вищого господарського суду України N 32 та N 33 від 30 квітня 2002 року.

8.3. Працівники суду, яким дозволяється присвоювати документам гриф "ДСК" і працювати з документами, що мають такий гриф, визначаються наказом голови суду.

8.4. Ознайомлення представників інших організацій із документами з грифом "ДСК" допускається з дозволу керівників суду, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють.

9.1. Довідково-інформаційна робота в господарських судах України здійснюється службою діловодства суду та відповідною службою Інформаційного центру.

9.2. Інформація про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) може бути надана сторонам або їх представникам за усними (телефонними) та письмовими запитами.

9.3. У письмовому вигляді інформація, довідки та відповіді на запити надаються службою діловодства суду за резолюцією керівництва суду та виключно на письмові запити за наявності в них повних даних про вихідний номер та дату документа, номер справи, а також про сторони у справі.

9.4. Представникам сторін може бути надано таку інформацію: вхідний реєстраційний номер справи (документа), дату реєстрації, зміст питання (предмет спору), структурний підрозділ, в якому знаходиться на розгляді справа (скарга, заява), дату прийнятого зі справи (скарги, заяви) відповідного рішення (ухвали, постанови).

У виняткових випадках, якщо до служби діловодства не надійшла інформація про результати розгляду справи (скарги, заяви), може бути повідомлений номер телефону співробітника, відповідального за діловодство у відповідному структурному підрозділі.

Відомості про безпосередніх виконавців документів, суддів та їх телефони не надаються.

10.1. Друкування процесуальних та інших службових документів господарського суду здійснюється в друкарському бюро.

Друкарські роботи невеликого обсягу можуть виконуватись безпосередньо в структурних підрозділах суду з додержанням правил друкування.

10.2. У друкарському бюро приймаються тільки службові документи разом із замовленням (додаток 20), підписаним керівником підрозділу, його заступником або суддею.

10.3. Рукописи, що подаються для друку, повинні бути написані розбірливо на одному боці аркуша, чорнилами або пастою темного кольору. Неохайно чи нерозбірливо написані чернетки, а також виправлені олівцем, до друку не приймаються.

При підготовці матеріалів до друку особливу увагу необхідно звертати на чітке та розбірливе написання прізвищ, спеціальних юридичних та інших термінів, іноземних слів та географічних назв. Допускаються тільки загальноприйняті скорочення слів.

10.4. Здані до друку матеріали враховуються в журналі обліку друкарських робіт, в якому зазначається прізвище виконавця, назва документа, обсяг надрукованого матеріалу, вид бланка, прізвище друкарки (додаток 21).

10.5. Друкування документів здійснюється на бланках встановленої форми або на папері стандартних розмірів тільки на лицьовому боці аркуша.

10.6. Документи, що подаються на підпис керівництва господарського суду, а також документи, що підготовлені до видання типографським способом, друкуються, як правило, через два інтервали; решта документів - через півтора інтервали, якщо інше не вказано в замовленні.

Якщо документ складається з двох чи більше аркушів, то вони, починаючи з другого, мають бути пронумеровані. Номер друкується арабськими цифрами в середині верхнього поля документа.

Матеріали, що підлягають тиражуванню на копіювально-множильних апаратах, друкуються, як правило, не більше, ніж у двох примірниках.

Друкування під диктовку, як правило, не допускається.

10.7. На зворотному боці останнього аркуша документа знизу зліва друкарка проставляє кількість надрукованих примірників, прізвище та телефон виконавця, а також свій особистий шифр.

10.8. Матеріали з друкарського бюро видаються під розписку в журналі обліку (додаток 21).

10.9. Бланки встановленого зразка, виготовлені типографським способом, для друкарського бюро одержує його керівник, який несе відповідальність за їх використання та зберігання.

11.1. Копіювально-множильні роботи в господарському суді здійснюються в копіювально-множильному або іншому підрозділі суду.

11.2. Тиражування документів здійснюється за оформленим замовленням (додаток 22), яке підписує суддя чи начальник структурного підрозділу, і затверджує керівництво суду.

11.3. При тиражуванні документів більше, ніж у трьох примірниках або обсягом більше, ніж 50 аркушів, у замовленні повинно вказуватись обгрунтування тиражу або прізвища осіб, для яких тиражуються документи.

11.4. Матеріали для копіювання подаються з чітким, яскравим текстом, у незброшурованому вигляді.

11.5. Примірники тиражованих документів на останньому аркуші повинні мати вихідні дані: номер замовлення, дати замовлення та його виконання.

Оригінали розмножених матеріалів повертаються замовникам при отриманні тиражу.

11.6. Копіювально-множильна служба або особа, відповідальна за виконання копіювально-множильних робіт, веде журнал обліку замовлень та видачі виконаної роботи (додаток 23).

11.7. Документи, що містять службову інформацію обмеженого поширення, при передачі на розмноження повинні бути відповідним чином оформлені особою, що відповідає за режим роботи з такими документами.

12.1. Обов'язковому обліку підлягають всі види печаток та штампів господарського суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.

Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.

12.2. Відповідальність за зберігання та використання печаток, штампів та бланків у структурних підрозділах суду несуть секретарі та особи, відповідальні за діловодство.

12.3. Виготовлення печаток, штампів та забезпечення структурних підрозділів суду усіма видами бланків здійснюється господарськими службами.

12.4. Облік всіх печаток та штампів, що є в господарському суді (крім печаток та штампів першого відділу), а також бланків ведеться у відповідних журналах обліку (додатки 24, 25).

12.5. Видача печаток, штампів та бланків здійснюється під розписку у відповідних журналах обліку (додатки 24, 25).

12.6. Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та опечатуються.

12.7. Гербова печатка господарського суду зберігається у посадової особи, що визначається головою суду.

12.8. Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, посвідчень про відрядження, бухгалтерської статистичної звітності, фінансових планів, наказів про примусове виконання рішень судів, ухвал та довідок про повернення держмита тощо.

12.9. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом, з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

12.10. Перевірка наявності печаток, штампів та бланків, а також порядку їх зберігання і використання здійснюється спеціально створеною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства.

Про здійснення вказаної перевірки робляться відмітки в журналах обліку.

13.1. Контролю та перевірці виконання в господарському суді підлягають:

- накази, розпорядження та доручення Голови Вищого господарського суду України;

- розпорядження та доручення заступників Голови Вищого господарського суду України;

- накази, розпорядження та доручення керівництва господарського суду;

- плани роботи господарського суду.

13.2. Порядок організації контролю та перевірки виконання зазначених в п. 13.1 Інструкції документів визначається головою господарського суду.

Забезпечення контролю, залежно від штатної чисельності працівників господарського суду, може бути покладено наказом господарського суду на контрольно-інспекторську групу, службу діловодства або окрему посадову особу.

Відповідальність за організацію контролю та стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах покладається на їх керівників.

13.3. Контроль за виконанням документів та доручень включає доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення, що контролюється, перевірку ходу виконання, інформування про це керівництва, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

13.4. Термін виконання внутрішніх документів суду обчислюється в календарних днях з дати їх підписання (затвердження), а документів, що надійшли від інших організацій, - з дати їх надходження до господарського суду.

Якщо термін виконання документа випадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

13.5. Доручення з резолюцією "Терміново" виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлений в резолюції керівництвом суду.

13.6. Якщо виконання документа або доручення керівництва господарського суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати всі необхідні матеріали у встановлений термін.

13.7. Відповідальний за здійснення контролю підрозділ (або відповідальна особа) не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення терміну виконання документа (доручення), попереджає про це виконавця.

Якщо необхідно продовжити термін виконання доручення, виконавець не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення строку, подає керівнику, який дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обгрунтуванням нового терміну виконання.

Відомості про зміну терміну виконання документа (доручення) передаються до відповідального за здійснення контролю підрозділу (або відповідальній особі) та службі діловодства для внесення відповідної інформації до реєстраційних документів.

13.8. Якщо доручення або запит на виконання вказаного доручення направляється з господарського суду до інших організацій, підприємств, установ, то на копії доручення чи запиту ставлять позначку "Контроль".

Копія доручення (запиту) зберігається в окремому наряді.

13.9. Документи і доручення знімають з контролю тільки після їх остаточного виконання.

Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.

13.10. Рішення про остаточне виконання документа чи доручення приймається особою, яка вчиняла відповідну резолюцію (давала доручення), і засвідчується її відміткою про зняття з контролю та підписом, які проставляються у лівому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа, або підписанням відповідного остаточного документа.

13.11. Виконання завдань та доручень реєструється службою діловодства шляхом внесення відповідної інформації до реєстраційних документів, після чого здійснюється відправка відповідних документів та передача інформації до відповідального за здійснення контролю підрозділу (або відповідальній особі) для зняття документа (доручення) з контролю.

14.1. Служба діловодства господарського суду періодично (не рідше, ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах суду.

До перевірки стану діловодства, разом з працівниками служби діловодства і відповідальними за діловодство в структурних підрозділах, можуть залучатися також інші працівники суду.

14.2. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в структурних підрозділах суду вміщуються в довідці, яку подають на розгляд керівництву господарського суду.

14.3. Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах суду періодично перевіряють умови зберігання документів у виконавців, ведуть контроль за правильним їх оформленням, і про результати таких перевірок інформують керівників структурних підрозділів.

14.4. Служба діловодства господарського суду і відповідальні за діловодство в структурних підрозділах ведуть облік документообігу (як правило, за рік), і за необхідності готують пропозиції керівництву суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.

15.1. Інформація, одержана каналами факсимільного зв'язку, не належить до офіційних документів.

Передача процесуальних документів каналами факсимільного зв'язку не допускається.

15.2. Прийом та передача інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюється, як правило, службою діловодства господарського суду.

15.3. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", "Не для друку", а також рукописні матеріали.

15.4. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, покладається на виконавця, який підготував матеріал до передачі, а також на керівника відповідного структурного підрозділу.

15.5. Обсяг інформації, яка передається, як правило, не повинен перевищувати двох сторінок тексту, надрукованого через півтора інтервали.

15.6. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Матеріали, оформлені в інший спосіб, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві

15.7. Документи, призначені для передачі, підлягають обов'язковому обліку за замовленнями (додаток 26), які підписуються керівниками структурних підрозділів або суддями та передаються до служби діловодства.

Службою діловодства суду на вказаному документі проставляється порядковий номер, дата і час передачі інформації, а також прізвище особи, яка передала факсограму.

15.8. Після передачі інформації співробітник служби діловодства повертає оригінали документів виконавцеві.

15.9. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають обов'язковому обліку службою діловодства суду в журналі встановленої форми (додаток 27).

15.10. Прийняті факсограми без зволікання передаються під розписку службою діловодства адресатам, до секретаріатів керівництва суду, або до структурних підрозділів відповідальним за діловодство.

Факсограми іноземною мовою передаються під розписку до секретаріату голови суду.

16.1. Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються у діловодстві господарських судів України, з визначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ, що формуються у діловодстві, складається відповідно до нормативно-методичних документів органів державної архівної служби України, зокрема, згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі - Перелік).

16.2. Номенклатура справ господарського суду на наступний календарний рік (додаток 28) складається службою діловодства суду за допомогою працівників архіву суду в останньому кварталі попереднього року на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

Зведена номенклатура справ господарського суду узгоджується з експертною комісією (ЕК) суду та відповідними органами державної архівної служби України.

16.3. Узгоджена з відповідними органами державної архівної служби України номенклатура справ затверджується головою господарського суду не пізніше грудня попереднього року, вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається в розділ номенклатури служби діловодства суду.

16.4. Після затвердження номенклатури справ господарського суду структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

16.5. Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.

16.6. При складанні номенклатури справ слід керуватися Переліком, структурою та штатним розкладом господарського суду, положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ суду за минулі роки.

16.7. Назвами розділів номенклатури справ господарського суду є назви структурних підрозділів відповідно до затверджених структурою суду.

16.8. Графи номенклатури справ господарського суду та структурних підрозділів заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.

У графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).

Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.

На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).

Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.

У графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно з Переліком.

При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу державної архівної служби України.

У графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи.

17.1. Формуванням справ у діловодстві господарського суду називається групування виконаних документів суду в справи відповідно до номенклатури справ.

Справи в діловодстві господарського суду формуються в структурних підрозділах або в підрозділі документаційного забезпечення.

Контроль за правильним формуванням справ в підрозділах суду здійснюється службою діловодства за методичної допомоги архіву господарського суду.

17.2. При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:

вміщувати до справи тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою;

вміщувати разом всі документи, які стосуються вирішення одного питання;

групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ, окремо групувати документи постійного та тимчасового строку зберігання; у справі не повинно бути більше 250 арк;

додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються;

додатки до документів обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відповідну відмітку.

17.3. Номер справи, в яку має бути підшитий документ, визначають керівники структурного підрозділу. На документі ставлять позначку "До справи N.... дата, підпис керівника структурного підрозділу".

17.4. Документи, що містяться в справі, розміщують в хронологічній послідовності.

Розпорядчі документи та додатки до них групуються за видами та хронологією.

Накази з основної діяльності суду групуються окремо від наказів щодо особового складу.

Накази оперативного характеру (про відрядження, відпустки, накладення стягнення тощо) формуються в окрему справу.

Протоколи розміщуються у справі в хронологічному порядку, згідно з їх нумерацією.

Документи в особових справах розміщуються в хронологічному порядку за їх надходженням таким чином: опис, особовий листок, особова картка, автобіографія, копії документів про освіту, копії документів, які посвідчують особу, якщо її прізвище відрізняється від того, яке зазначене в документі про освіту, заява про прийом на роботу, копія наказу про прийом на роботу, копії постанови Верховної Ради України, Указу Президента України про призначення суддів, заяви про переведення на іншу посаду або в інший підрозділ, копії наказів до них та інші документи, що стосуються особи працівника (копії наказів про відзнаки, нагороди тощо), заява про звільнення, копія наказу про звільнення, копія постанови Верховної Ради України чи Указу Президента України про звільнення.

Особові рахунки працівників суду необхідно групувати в самостійні справи та розміщувати в них документи в алфавітному порядку за прізвищами.

Звернення громадян з питань діяльності господарського суду (пропозиції, заяви, скарги тощо) та всі документи щодо розгляду вказаних звернень необхідно групувати окремо від інших документів.

Листування, як правило, групуються за період календарного року і систематизуються в хронологічній послідовності, при цьому документ-відповідь вміщується за документом-запитом.

При поновленні листування з питання, розгляд якого почався в попередньому році, документи необхідно включати в справу поточного року з відміткою індексу попереднього року.

18.1. Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.

18.2. Експертизу цінності документів господарського суду проводять згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими органами державної архівної служби України.

18.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів в господарському суді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним Положенням, яке затверджує голова господарського суду.

До складу експертної комісії суду включаються завідуючий архівом, керівники структурних підрозділів, а також окремі судді. Головою експертної комісії призначається заступник голови суду.

18.4. Експертиза цінності документів здійснюється в структурних підрозділах суду щорічно, із залученням працівників архіву суду.

Остаточне рішення щодо цінності документів приймає експертна комісія господарського суду.

18.5. Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі Переліку документів із зазначенням терміну їх зберігання та номенклатури, методом перегляду матеріалів справ. Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублікати документів, чернетки, неоформлені копії тощо.

18.6. Одночасно з відбором документів постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву суду, в структурних підрозділах проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання з термінами, що закінчилися. При цьому враховуються позначки в номенклатурі справ "До потреби".

18.7. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу (додаток 28.1), а також акти про виділення справ до знищення (додаток 29).

19.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи у діловодстві суду (наряди) - по закінченні поточного року.

19.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають судові справи, справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:

підшивання справи;

нумерацію аркушів справи;

складання внутрішнього опису документів справи (додаток 7);

складання засвідчувального запису на аркуші-засвідченні справи (додаток 30);

внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, крім судових справ, підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

19.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання оформлюється за встановленою формою (додаток 31).

Після закінчення провадження судових справ та по закінченні календарного року для інших видів справ у заголовку на обкладинці справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення, а саме: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звіту тощо).

20.1. На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, які пройшли експертизу цінності та оформлені відповідно до вимог цієї Інструкції, складаються описи в трьох примірниках (додаток 7).

На інші справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються.

20.2. Описи на справи постійного зберігання складаються відповідальними за діловодство особами.

За цими описами документи здаються до архіву суду.

20.3. При складанні опису справ слід дотримуватися таких вимог:

заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації;

кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером);

порядок присвоєння номерів описам справ структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом суду;

графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;

при внесенні до опису справ з однаковими заголовками повністю вказується заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок вказується повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийняття справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на відповідний акт про наявність копій тощо.

21.1. Керівники структурних підрозділів, судді, помічники суддів та співробітники, які відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів та судових справ.

21.2. Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що замикаються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

21.3. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

22.1. Для зберігання документів, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів господарського суду.

22.2. У своїй діяльності архів господарського суду керується законодавством України, наказами та розпорядженнями керівництва Вищого господарського суду України, нормативними та методичними документами органів державної архівної служби України.

22.3. Архів господарського суду зберігає документи суду та організацій-попередників (органів держарбітражу).

22.4. До архіву передаються судові справи після їх розгляду, справи тимчасового та постійного зберігання та справи з особового складу працівників, що звільнилися. Їх передача здійснюється згідно зі здавальними описами (додаток 33).

22.5. Передача справ до архіву здійснюється за складеним працівником архіву графіком, узгодженим керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівництвом суду.

Прийняття кожної справи здійснюється працівником архіву суду в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номеру кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийняття - передачі справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.

Кожний примірник опису справ у діловодстві суду тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником відповідного структурного підрозділу.

Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).

22.6. Справи тимчасового зберігання обов'язковій передачі до архіву не підлягають. Вони можуть зберігатися в структурних підрозділах і по закінченні терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

22.7. При передачі справ до архіву, у лівому верхньому куті лицьового боку обкладинки справи працівником архіву вміщується відповідний штамп про прийняття справи на зберігання.

22.8. Видача справ з архіву суду, у тому числі - судових справ, здійснюється за замовленням (додаток 32) згідно з резолюцією керівництва суду, яка вчиняється на документі, що є підставою для видачі справи з архіву або на доповідній записці судді чи іншого співробітника суду, в якій міститься обгрунтування видачі справи з архіву.

На видану з архіву справу заводиться жетон-замінник справи (додаток 17).

22.9. Вилучення із судових справ та справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією керівництва суду. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.

22.10. Копії документів зі справ архіву видаються за резолюцією керівництва суду у встановленому порядку.

22.11. У разі видачі зі справи копії документа, виконаного на бланку підприємства, установи, організації, на копії повністю відображаються реквізити бланка.

Якщо видається копія документа, що виходить з господарського суду, вона оформлюється на бланку суду.

У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".

22.12. Щоб засвідчити вірність копії документа, після повного викладення тексту вчиняється напис "З оригіналом згідно" та вказуються повністю посада, прізвище уповноваженої на це особи, яка ставить свій підпис та дату.

При направленні копії документа до інших установ, організацій або при видачі копії документа окремим особам поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці проставляється печатка.

22.13. На звороті залишеного в справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.

22.14. Передача справ господарських судів України на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому нормативними актами державної архівної служби України.