Інструкція з діловодства в господарських судах України

1.1. Інструкція з діловодства в господарських судах України (далі - Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з процесуальними та іншими документами, і носить обов'язковий характер при веденні діловодства в системі господарських судів України відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення конкретного господарського суду.

1.2. Документи господарських судів України є власністю держави. Робота з ними регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України, а також цією Інструкцією.

1.3. Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями.

1.4. Інструкція з діловодства встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в господарських судах України.

Положення Інструкції передбачає як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів.

1.5. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах господарського суду покладається на службу діловодства.

1.6. Загальне керівництво діловодною службою здійснюється головою господарського суду або його заступником відповідно до розподілу обов'язків.

1.7. Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах суду покладаються на їх керівників.

1.8. Керівник структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, який затверджується наказом. Відповідальний за діловодство забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства, подає керівникові підрозділу та службі діловодства звітність про хід роботи з документами.

1.9. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про втрату документу терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт, один примірник якого передається керівникові служби діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку.

1.10. Керівництво і посадові особи господарського суду зобов'язані:

- вживати заходів до скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.

1.11. Посадові особи, спеціалісти і службовці господарських судів України зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

Керівники господарських судів та Їх структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодної служби і вимогами Інструкції.

1.12. При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, відрядження тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає, з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних документах.

2.1. Вся кореспонденція, що надходить до господарського суду, приймається та реєструється службою діловодства.

При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно з додатком.

Документи, які були отримані безпосередньо керівництвом суду, передаються на реєстрацію до служби діловодства.

Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику службою діловодства в термін до двох днів.

2.2. При відкритті конверта (упаковки) перевіряється правильність оформлення документів, фактична наявність документів та додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конвертах. Конверти додаються до документів.

У випадку відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 1), які підписуються працівниками служби діловодства. Один примірник акта залишається в службі діловодства, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику.

Пакети з відміткою "особисто" передаються адресатам без відкривання.

2.3. Документи, які надійшли до суду, розподіляються службою діловодства на позовні заяви, скарги, додаткові матеріали і документи до судових справ тощо. На всіх документах в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, дата надходження до суду, реєстраційний номер.

Реєстраційний номер містить:

а) індекс документа за номенклатурою справ;

б) загальний порядковий номер;

в) порядковий номер у реєстраційному журналі відповідного підрозділу (судді).

Судами апеляційної та касаційної інстанції при реєстрації документів окремо за місцевими (апеляційними) господарськими судами можуть бути використані індекси місцевих (апеляційних) господарських судів (додаток 2).

2.4. Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації або на реєстраційно-контрольній картці (додатки 3, 4, 5).

2.5. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву та до структурних підрозділів через відповідального за діловодство під розписку.

В секретаріати заступників голови суду зареєстровані документи передаються відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом суду.

Секретар (помічник) голови (заступників голови) суду перевіряє наявність додатків до вхідної кореспонденції, в разі необхідності робить запит додаткової інформації та доповідає про документи, що надійшли, керівникові, який розглядає їх та визначає виконавця.

2.6. Заяви та скарги на дії посадових осіб господарських судів України передаються службою діловодства на розгляд голові відповідного суду, та згідно з резолюцією - виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає пропозиції.

2.7. Додаткові матеріали, що надійшли до справ, які знаходяться в провадженні, реєструються службою діловодства за датою їх надходження до вхідного реєстраційного номера первісних матеріалів з доданням індексу Д з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2, і т.д.).

2.8. Реєстраційні реквізити документів, які не стосуються судових справ, повинні містити прізвище та ініціали особи, що підписала документ, та назву організації, яку вона представляє. Оформлення вхідного номера здійснюється у такому порядку: згідно з номенклатурою справ суду проставляється індекс підрозділу, до якого направляється документ на розгляд, порядковий номер, дата реєстрації, вихідний номер і дата документа, викладається його короткий зміст.

2.9. До документів, які надійшли до суду, працівниками служби діловодства або виконавцями в обов'язковому порядку при передачі їх керівництву додаються короткі довідки інформаційного змісту щодо виконавця, руху справи, попереднього листування тощо.

2.10. Всі документи, що надійшли до суду, реєструються і передаються керівництву (в структурні підрозділи), як правило, в день надходження, двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.11. Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, в той же день документ повертається до служби діловодства для реєстрації резолюції. До реєстраційних документів вносяться відомості про зміст та дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дату передачі документа відповідальному за діловодство відповідного структурного підрозділу чи безпосередньо виконавцеві.

За призначенням документ передається під розписку.

2.12. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції.

Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через службу діловодства з внесенням відповідних даних про передачу до реєстраційних документів.

2.13. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому у встановленому порядку передається документ.

Відповідальний за діловодство підрозділу виконавця, вказаного в резолюції першим, оперативно знайомить з документом решту вказаних в резолюції осіб під розписку на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.14. Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його виконання доповідає керівникові, яким накладено резолюцію, після чого в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій вказує, як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т.д., проставляє дату виконання, номер справи чи наряду, до яких необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом, і передає службі діловодства.

2.15. Перший примірник відповіді на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконує його обов'язки.

Примірник (копія) відповіді, який залишається в суді, візується виконавцями або відповідальним виконавцем.

Відповідь на виконаний документ в необхідній кількості примірників разом з вхідним документом передається службі діловодства для проставлення на ній вихідного номера, внесення відповідних даних до реєстраційно-контрольних документів, відправки адресатам.

У вихідному номері документа вказується його індекс за номенклатурою справ, порядковий номер та дата.

Виконаний документ разом з копією відповіді підшивається до відповідної справи (наряду) або передається за призначенням.

2.16. Всі документи, що надійшли до суду з апарату Президента України, Кабінету Міністрів України, законодавчих органів, органів виконавчої влади, міністерств, відомств (далі - урядові документи), приймаються відповідальною за урядове листування особою служби діловодства.

2.17. Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів у всіх структурних підрозділах суду.

2.18. Співробітник служби діловодства, відповідальний за урядове листування, приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, проставленому на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі фельдзв'язку і засвідчує підпис печаткою.

2.19. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, що належать до урядового листування, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

2.20. Урядовий документ реєструється в журналі або на реєстраційно-контрольній картці (додатки 3, 5), куди заносяться назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ; вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідний номер і дата його реєстрації; вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником; заголовок та короткий зміст документа.

2.21. Зареєстровані урядові документи передаються голові суду через секретаря, якому вони вручаються під розписку.

2.22. Законодавчі та нормативні акти після реєстрації передаються службою діловодства голові суду, і за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

2.23. Урядовий документ, розглянутий головою суду, повертається до служби діловодства відповідальному за урядове листування, який заносить резолюцію до реєстраційних документів, і передає документ за належністю, під розписку відповідальному за діловодство.

2.24. На документі, поставленому керівництвом на контроль, ставиться відмітка "Контроль" або літера "К".

2.25. Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана не пізніше одного місяця з дня його надходження.

Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.

2.26. Всі документи, підписані керівництвом суду, відправляються в день підписання, за необхідності - нарочним.

2.27. Облік та зберігання виконаних документів здійснюється службою діловодства.

3.1. Позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги (подання), відзиви, додаткові матеріали, а також інші документи, що стосуються судових справ, в порядку, передбаченому розділом 2 цієї Інструкції, передаються суддям (колегіям суддів) для розгляду.

3.2. Резолюція керівництва про передачу документів на розгляд судді (колегії суддів) накладається безпосередньо на документі.

Судові документи (справи) передаються судді під розписку.

3.3. Розглянуті суддею (головуючим колегії суддів) документи передаються ним спеціалісту (помічнику) відповідного судового складу (судді) для попереднього опрацювання (перевірки наявності додатків, підписів, печаток тощо) та доповіді судді.

3.4. У випадку відмови у прийнятті позовної заяви чи повернення її без розгляду позовні матеріали повертаються заявникові згідно з ухвалою.

Ухвала про відмову у прийнятті позовної заяви чи про повернення позовної заяви без розгляду та позовні матеріали надсилаються заявникові рекомендованою поштою.

Одночасно решті сторін у справі надсилається примірник ухвали.

Копія ухвали з відміткою про відправку залишається у службі діловодства у відповідному наряді.

3.5. З прийняттям позовної заяви до розгляду починається формування справи. Одночасно справі присвоюється номер.

Номер справи присвоюється суддею, який її призначає. Він повинен містити порядковий номер судді, встановлений керівництвом суду у визначеному ним порядку, відокремлений похилою рискою від порядкового номеру справи цього ж судді протягом поточного року.

Номер процесуальних документів, які приймаються при вирішенні господарських спорів, повинні відповідати номеру справи.

3.5.1. Ухвала про порушення провадження у справі і призначення її до розгляду діловодства в день її прийняття всім учасникам процесу з повідомленням про вручення.

Повідомлення з відміткою про вручення ухвали адресатові залучаються до матеріалів справи.

Факт неодержання ухвали адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманою ухвалою та конвертом оперативно передається службою діловодства судді для ознайомлення та залучення до справи.

3.5.2. Формування справи здійснюється в такому порядку:

- перевіряється наявність документів, зазначених у додатку до позовної заяви, та відповідність їх оригіналам, засвідчення копій, і визначається порядок їх підшивання у справу шляхом нумерації аркушів;

- нумерація здійснюється в правому верхньому куті аркуша чорним графітним олівцем або механічним нумератором, на зачіпаючи тексту;

- справа формується в спеціальну, виготовлену типографським способом тверду обкладинку (додаток 6), підшивається встановленим способом (нитками, через три отвори, впродовж лівого, вільного від тексту поля документів), і складається опис документів у справі.

При формуванні справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів зі справи.

На обкладинці справи вказуються:

- найменування суду,

- номер справи,

- найменування сторін справи,

- ціна позову або зміст вимог позивача,

- ціна позову або зміст вимог за зустрічним позовом,

- дати початку і закінчення справи,

- номер тому справи та загальна кількість томів (якщо томів справи більше одного) - вказуються у правому верхньому куті обкладинки. Наприклад: Том 1/Всього - 8,

- дату передачі справи до архіву.

Лівий верхній кут обкладинки справи має залишатися вільним для вміщення в ньому штампу архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

3.5.3. Справа підшивається у такому порядку:

- бланк опису справи або 1 - 2 чистих аркуші для продовження опису, початого на обкладинці;

- ухвала про порушення провадження у справі;

- позовна заява;

- поштова квитанція про направлення копії позовних матеріалів відповідачеві;

- платіжний документ про сплату держмита.

Далі документи підшиваються згідно з додатком до позовної заяви. Якщо в позовній заяві додаток не розшифровано, а вказано лише кількість аркушів, до опису включається кожний документ окремо із зазначенням, що він є додатком до позовної заяви.

Конверт, в якому надійшла позовна заява або інші документи стосовно судової справи, підлягає обов'язковому залученню до матеріалів справи після документів, які в ньому надійшли.

Усі документи, що підшиваються до справи, мають бути лише в одному примірнику.

3.5.4. Опис справи як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі, здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів, показчик аркушів у справі (додаток 7).

Документи, зазначені в додатку до позовної заяви або в іншому супровідному документі, в опису не перелічуються, але обов'язково відмічається їх наявність згідно з переліком у додатку або відсутність. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверту, наявність в іншій справі тощо). Документ, що підтверджує причину відсутності додатка до позовної заяви, долучається до справи.

В опису обов'язково відмічається, в оригіналі чи копії підшитий до справи документ.

Опис підписується суддею і працівником суду, який оформлює справу.

3.5.5. В процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до суду.

3.5.6. Справа формується виключно з документів, які пройшли реєстрацію службою діловодства, розглянуті суддею і мають його візу "долучити до справи" із зазначенням дати.

3.5.7. Підшивання справи здійснюється за результатами її розгляду (перебування) в кожній судовій інстанції.

Наявність документів і порядок їх розміщення у справі засвідчується підписом судді в опису на момент закінчення кожної процесуальної дії (закінчення провадження у справі прийняттям рішення, ухвали про припинення провадження у справі чи залишення позовної заяви (апеляційної або касаційної скарги) без розгляду), передачі справи з провадження одного судді (колегії суддів) до іншого судді (колегії суддів), направлення справи за межі суду. У тому числі - до іншого суду, для проведення судової експертизи тощо).

3.5.8. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 150.

Кожен том справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, номер тому, а також загальна кількість томів у справі, наприклад: Том 2/Всього - 2.

3.5.9. Судові документи (рішення, ухвали, постанови, накази, листи, довідки на повернення державного мита та ін.) оформлюються на бланках (додатки 8 - 16).

У необхідних випадках підпис судді на документі засвідчується гербовою печаткою суду.

3.5.10. Судові документи, які підлягають відправленню, передаються до служби діловодства, реєструються і в той же або наступного дня відправляються за призначенням.

Відправка чи передача адресатові судових документів без їх реєстрації у службі діловодства забороняється.

Не допускається залишення у справі судового документа без відмітки про його відправку.

3.5.11. Перший, належним чином підписаний, примірник процесуального документа (ухвали, рішення, постанови) залишається у справі.

Сторонам справи та у відповідних випадках - іншим учасникам процесу, установам, організаціям, надсилається решта належним чином завірених примірників процесуальних документів.

Перший і єдиний примірник наказу суду, підписаний суддею із засвідченням підпису гербовою печаткою суду, надсилається стягувачеві. Копія наказу, засвідчена службою діловодства, залучається до матеріалів справи.

На звороті у лівому нижньому куті першого примірника процесуального документа, який залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправку документа, що містить: вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправки, підпис працівника, яким вона здійснена.

На звороті копії наказу, яка залишається у справі, проставляється відмітка про відправку наказу і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправку.

3.5.12. Після закінчення провадження у справі завершується її формування, і справа передається до архіву.

3.6. Вилучення зі справи будь-яких документів допускається тільки після закінчення провадження у справі.

Оригінали документів, що містяться у справі, можуть бути повернуті за клопотанням сторони у справі (іншого учасника процесу) та за умови подання засвідчених копій для заміни. У випадку відсутності засвідчених копій документів для заміни, на підставі резолюції керівництва господарського суду до матеріалів справи замість оригіналів документів може бути залучено їх копії, засвідчені службою діловодства суду.

Заміна оригіналів документів, що містяться у справі, на їх копії здійснюється на підставі резолюції керівництва суду. Відповідне клопотання з резолюцією керівництва суду долучається до справи.

3.7. Справа для ознайомлення представнику сторони видається з дозволу судді, у провадженні якого вона знаходиться, у разі його відсутності - за резолюцією керівництва суду, а після закінчення провадження у справі - за резолюцією голови суду.

Справа видається для ознайомлення після перевірки посвідчення і повноважень представника сторони у справі. Не допускається видача справи для ознайомлення особі, яка не має належних повноважень представника сторони у справі.

Ознайомлення зі справою здійснюється в службовому приміщенні, в присутності працівника суду, який безпосередньо отримує справу і несе відповідальність за її збереження. Факт ознайомлення з матеріалами справи фіксується вчиненням на третій стороні обкладинки справи запису, хто і коли ознайомився зі справою.

За можливості, представникові сторони у справі надається допомога у виготовленні копій документів.

3.8. Направлення справи за межі суду (для проведення експертизи, до слідчих органів, до іншого суду тощо) здійснюється на підставі відповідної ухвали або за резолюцією голови суду.

Справа надсилається за межі суду з супровідним листом, підписаним керівництвом суду, в якому зазначаються підстави направлення справи та її реквізити.

При направленні за межі суду справа повинна містити документи, підшиті в порядку, вказаному в опису; сторінки мають бути пронумеровані і зафіксовані в опису; дублюючі матеріали - вилучені.

Не допускається наявність серед матеріалів справи, що направляється за межі суду, не підшитих до справи документів.

3.9. Замість справи, що направляється за межі суду, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон) (додаток 17).

Справа-замінник (жетон) містить: підстави для направлення справи за межі суду (ухвалу, запит з резолюцією керівника тощо), копію супровідного листа з вихідними даними, копії процесуальних документів у справі, документи у справі, які надійшли після її відправки.

У справі-заміннику повинні бути зазначені прізвище та посада особи, у провадженні якої за межами суду знаходиться справа (експерта, прокурора, інших посадових осіб), а також номер її службового телефону.

3.10. Служба діловодства здійснює перевірку стану справи, яка направляється за межі суду, та, за необхідності - доопрацювання її оформлення.

3.11. Контроль за термінами перебування справи за межами суду здійснюється:

- суддею, у провадженні якого знаходиться справа;

- відповідальним працівником суду відповідно до резолюції керівництва суду.

Про сплив терміну перебування справи за межами суду доповідається керівництву суду та, за потребою, направляється лист-нагадування, копія якого залучається до справи-замінника (жетону).

3.12. При поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису.

У випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або перепідшивання справи, працівниками служби діловодства складається про це акт у 3-х примірниках та доповідається керівництву суду. Один примірник вказаного акта підшивається до справи, другий - додається до супровідного листа, третій - залишається у службі діловодства суду.

Супровідний лист, за яким повернуто справу, реєструється службою діловодства, і справа разом із справою-замінником (жетоном) передається керівництву суду для накладення резолюцій:

- на вказаному супровідному листі;

- на кожному з документів у справі, що надійшли в період її перебування за межами суду на дату повернення справи.

Згідно з резолюцією керівництва суду, за розпорядженням судді (доповідача) документи, які надійшли в період перебування справи за межами суду, підлягають вилученню зі справи-замінника (жетона) для виконання або залучення до матеріалів справи.

Справа-замінник (жетон) передається на зберігання до архіву.

3.13. Викладені вимоги щодо реєстрації документів, формування справ, опрацювання та проходження судових документів, переміщення справ поширюються також на справи, які знаходяться в апеляційній та касаційній інстанціях господарських судів України з урахуванням особливостей, передбачених пунктами 3.14 - 3.40 даної Інструкції.

3.14. Апеляційні скарги та справи, що надійшли до апеляційного господарського суду, реєструються службою діловодства в хронологічній послідовності надходження, за необхідності - окремо по кожному місцевому господарському суду.

Окрім апеляційної скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист місцевого господарського суду та справа, з проставленням реєстраційного штампу в правому нижньому куті першого аркуша апеляційної скарги, супровідного листа, лицевої сторони обкладинки справи.

При цьому службою діловодства в обов'язковому порядку перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі місцевого господарського суду, здійснюється огляд стану справи (повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису, а також справи).

У необхідних випадках службою діловодства складається акт про стан справи, що надійшла до апеляційного господарського суду. Акт складається у двох примірниках, підписується трьома працівниками служби діловодства, підписи засвідчуються печаткою.

Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах, і перший примірник акта додається до супровідного листа місцевого господарського суду. Другий примірник акта залишається в службі діловодства.

3.15. При надходженні з місцевих господарських судів до апеляційного господарського суду апеляційної скарги разом зі справою, службою діловодства перевіряється можливе попереднє надходження апеляційних скарг у даній справі до апеляційного суду.

Довідка про попереднє надходження апеляційної скарги, складена службою діловодства, долучається до апеляційної скарги, що надійшла зі справою, і передається для розгляду керівництвом суду у встановленому порядку.

3.16. Процесуальні документи апеляційної інстанції повинні містити виключно номери справ, присвоєні місцевим господарським судом при формуванні справи.

Зазначення на процесуальних документах апеляційної інстанції будь-яких інших номерів, у тому числі - реєстраційних номерів апеляційного суду, не допускається.

3.17. Ухвала про прийняття апеляційної скарги до розгляду надсилається учасникам процесу з повідомленням про вручення.

Решта процесуальних документів надсилається учасникам процесу рекомендованою поштою.

3.18. Після завершення апеляційного провадження, згідно з резолюцією, всі документи, що надійшли у даній справі до апеляційного господарського суду, а також примірники усіх процесуальних документів апеляційного провадження долучаються до матеріалів справи, і справа разом з супровідним листом, підписаним керівництвом апеляційного суду, повертається до місцевого господарського суду.

У випадку неприйняття до розгляду апеляційної скарги, до матеріалів справи долучається оригінал відповідної ухвали апеляційного господарського суду, і справа разом з супровідним листом, підписаним керівництвом апеляційного суду, повертається до місцевого господарського суду.

У випадку складення службою діловодства апеляційного суду акта про стан справи (п. 3.14 Інструкції), примірник зазначеного акта додається до супровідного листа апеляційного господарського суду при поверненні справи до місцевого господарського суду.

3.19. У службі діловодства апеляційного господарського суду залишається примірник кожного процесуального документа, прийнятого апеляційною інстанцією, які зберігаються у відповідних нарядах, сформованих згідно з номенклатурою справ окремо по кожному місцевому господарському суду.

3.20. Справа, що повернулася з апеляційного господарського суду, передається голові місцевого господарського суду для накладення на супровідному листі апеляційного суду відповідної резолюції.

3.21. Ознайомлення зі справою судді (суддів) місцевого господарського суду, у провадженні якого (яких) знаходилась справа, що повернулася з апеляційного господарського суду, здійснюється в обов'язковому порядку.

3.22. У випадку складання службою діловодства апеляційного господарського суду акта про стан справи, недоліки у формуванні справи, відображені у вказаному акті, підлягають обов'язковому усуненню місцевим господарським судом.

3.23. Касаційні скарги та справи, що надійшли до Вищого господарського суду України, реєструються службою діловодства в хронологічній послідовності надходження, за необхідності - окремо по кожному місцевому господарському суду.

Окрім касаційної скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист місцевого чи апеляційного господарського суду та справа, з проставленням реєстраційного штампу в правому нижньому куті першого аркуша касаційної скарги, супровідного листа, лицевої сторони обкладинки справи.

При цьому службою діловодства Вищого господарського суду України в обов'язковому порядку перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі місцевого чи апеляційного господарського суду, здійснюється огляд стану справи (повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису, а також справи).

У необхідних випадках службою діловодства складається акт про стан справи, що надійшла до Вищого господарського суду України. Акт складається у двох примірниках, підписується трьома працівниками служби діловодства, підписи засвідчуються печаткою.

Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах, і перший примірник акта додається до супровідного листа місцевого чи апеляційного господарського суду. Другий примірник акта залишається в службі діловодства Вищого господарського суду України.

3.24. При надходженні з місцевого чи апеляційного господарського суду касаційної скарги разом зі справою службою діловодства Вищого господарського суду України перевіряється можливе попереднє надходження касаційних скарг у даній справі.

Довідка про попереднє надходження касаційної скарги у даній справі, складена службою діловодства, долучається до касаційної скарги, що надійшла зі справою, і передається для розгляду керівництвом Вищого господарського суду України у встановленому порядку.

3.25. Процесуальні документи Вищого господарського суду України як касаційної інстанції повинні містити виключно номери справ, присвоєні місцевим господарським судом при формуванні справи.

Зазначення на процесуальних документах касаційної інстанції будь-яких інших номерів, у тому числі - реєстраційних номерів апеляційного чи Вищого господарського суду, не допускається.

3.26. Ухвала про прийняття касаційної скарги до розгляду Вищим господарським судом України надсилається учасникам процесу з повідомленням про вручення або рекомендованою поштою.

Решта процесуальних документів касаційної інстанції надсилається учасникам процесу рекомендованою поштою.

3.27. Після завершення касаційного провадження, згідно з резолюцією, всі документи, що надійшли у даній справі до Вищого господарського суду України, а також примірники усіх процесуальних документів касаційного провадження долучаються до матеріалів справи, і справа разом з супровідним листом Вищого господарського суду України, якщо в резолютивній частині процесуального документа касаційної інстанції не вказано іншого, повертається до місцевого господарського суду.

У випадку повернення Вищим господарським судом України справи до місцевого господарського суду, примірник процесуального документа касаційної інстанції надсилається до відома апеляційному господарському суду, який розглядав справу в апеляційному порядку.

У випадку неприйняття до розгляду касаційної скарги, до матеріалів справи долучається оригінал відповідної ухвали Вищого господарського суду України, і справа разом з супровідним листом Вищого господарського суду України повертається до місцевого господарського суду.

У випадку складення службою діловодства Вищого господарського суду України акта про стан справи (п. 3.23 Інструкції), примірник зазначеного акта додається до супровідного листа Вищого господарського суду України при поверненні справи до місцевого чи апеляційного господарського суду.

3.28. У службі діловодства Вищого господарського суду України залишається примірник кожного процесуального документа, прийнятого касаційною інстанцією, які зберігаються у відповідних нарядах, сформованих згідно з номенклатурою справ окремо по кожному господарському суду.

3.29. Справа, що повернулася з Вищого господарського суду України, передається голові місцевого господарського суду для накладення на супровідному листі Вищого господарського суду України відповідної резолюції.

3.30. Ознайомлення зі справою судді (суддів) місцевого господарського суду, у провадженні якого (яких) знаходилась справа, що повернулася з Вищого господарського суду України, здійснюється в обов'язковому порядку.

3.31. У випадку складання службою діловодства Вищого господарського суду України акта про стан справи, недоліки у формуванні справи, відображені у вказаному акті, підлягають обов'язковому усуненню місцевим господарським судом.

3.32. Касаційні скарги, адресовані Верховному Суду України, та справи, що надійшли до Вищого господарського суду України, реєструються службою діловодства Вищого господарського суду України окремо та згідно з резолюцією передаються виконавцеві у встановленому порядку.

3.33. Супровідний лист про направлення касаційної скарги зі справою до Верховного Суду України підписується керівництвом Вищого господарського суду України, і разом з матеріалами касаційної скарги та справою передається до служби діловодства.

Супровідний лист повинен містити реквізити касаційної скарги та інформацію про склад справи - перелік томів та кількість аркушів кожного тому справи.

3.34. При направленні касаційної скарги до Верховного Суду України службою діловодства Вищого господарського суду України здійснюється дооформлення справи:

- підшиваються адресована Верховному Суду України касаційна скарга та інші документи, що надійшли до скарги, а також примірник супровідного листа Вищого господарського суду України про направлення скарги зі справою до Верховного Суду України. У разі необхідності формується новий том справи;

- здійснюється нумерація підшитих до справи матеріалів з продовженням попередньої нумерації аркушів справи даного тому або здійснюється нумерація аркушів новоствореного тому;

- доповнюється опис справи по документах, підшитих до справи при дооформленні Вищим господарським судом України. Доповнений опис підписується відповідальною особою та засвідчується печаткою.

3.35. Додаткові документи, що надійшли до адресованих Верховному Суду України касаційних скарг після їх направлення до Верховного Суду України, реєструються службою діловодства Вищого господарського суду України у встановленому порядку та згідно з резолюцією керівництва направляються до Верховного Суду України для долучення до матеріалів справи.

3.36. При поверненні справи з Верховного Суду України службою діловодства Вищого господарського суду України здійснюється окрема реєстрація справи, супровідного листа та процесуальних документів Верховного Суду України, і справа передається для розгляду Голові Вищого господарського суду України.

3.37. За резолюцією Голови Вищого господарського суду України здійснюється ознайомлення керівництва та суддів Вищого господарського суду України з матеріалами справи, що повернулася з Верховного Суду України.

3.38. У випадку, коли ухвала Верховного Суду України передбачає повернення касаційної скарги скаржникові, службою діловодства Вищого господарського суду України здійснюється її вилучення зі справи і направлення за належністю, а також дооформлення справи (підшивання справи, перенумерація аркушів, які містилися після вилученої скарги, внесення змін до опису справи).

3.39. Копії процесуальних документів Верховного Суду України та супровідного листа Верховного Суду України про повернення справи до Вищого господарського суду України вміщуються до наряду, що зберігається у службі діловодства Вищого господарського суду України згідно номенклатури справ.

3.40. Після опрацювання у Вищому господарському суді України справи, що повернулася з Верховного Суду України, за супровідним листом, підписаним відповідальним працівником Вищого господарського суду України, справа повертається до місцевого господарського суду.

4.1. Робота з письмовими зверненнями громадян (листами, скаргами, заявами тощо) провадиться в господарських судах України згідно з чинним законодавством.

Звернення громадян приймаються до розгляду господарськими судами України з усіх питань, що відносяться до компетенції господарського суду.

До розгляду не приймаються звернення громадян без підпису (анонімні); в яких містяться нецензурні вирази, а також непридатні для читання.

4.2. Звернення громадян приймаються, реєструються, розподіляються та виконуються в порядку, передбаченому даною Інструкцією.

Колективні звернення громадян реєструються з позначкою "Колективне" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.

4.3. По зверненнях громадян, які не вимагають додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати 15 днів.

У випадку, коли опрацювання звернень громадян потребує додаткового вивчення матеріалів, термін виконання не повинен перевищувати одного місяця з дня реєстрації звернення у службі діловодства.

4.4. Відповідальний за організацію розгляду звернень громадян та дотримання термінів виконання визначається резолюцією керівництва суду.

4.5. Про звернення громадян, що надійшли до суду з вищих чи інших державних органів, а також про звернення, які стосуються діяльності керівництва, суддів та інших працівників суду, порушень законодавства та надзвичайних ситуацій в обов'язковому порядку доповідається голові суду.

4.6. Звернення громадян вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій формі чи телефоном, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявником.

4.7. Всі виконані документи по зверненнях громадян оформлюються згідно з вимогами даної Інструкції і передаються для зберігання та подальшого використання відповідно до номенклатури справ.

5.1. Прийом документів безпосередньо від представників підприємств, установ, організацій здійснюється щоденно в робочий час у спеціально відведеному приміщенні, приймальні чи службі діловодства господарського суду.

5.2. На документі, прийнятому безпосередньо від представників підприємств, установ, організацій, в обов'язковому порядку проставляється відмітка про прийняття документа, і в той же день він передається на реєстрацію до служби діловодства суду.

5.3. Прийняті до розгляду документи, отримані безпосередньо від представників підприємств, установ, організацій, оформлюються та розглядаються в порядку, визначеному в резолюції керівництва суду, відповідно до вимог даної Інструкції.

6.1. Діяльність господарського суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документаційну базу.

6.2. При підготовці та оформленні документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне і якісне виконання та пошук, можливість обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для даного виду документа реквізитів, зокрема: найменування організації-автора, найменування виду документа, заголовок до тексту, дата, номер, текст, візи, підпис та ін.

У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

6.3. Документи, як правило, оформлюються на бланках, мають встановлений комплекс реквізитів і відповідний порядок їх розташування, регламентований держстандартами.

Бланки документів, як правило, виготовлюються на папері формату А4 (210 х 297 мм).

Документи, підготовлені двома або більше організаціями, оформлюються без бланка.

6.4. Зображення державного герба розміщується на верхньому полі процесуальних, управлінських та інших документів (постанова, ухвала, наказ, розпорядження, лист тощо).

6.5. Найменування суду вказується в документі відповідно до Закону України "Про судоустрій України".

6.6. Назва документа повинна відповідати компетенції суду та змісту процесуальної чи управлінської дії, що документується.

Спільні розпорядчі документи організацій, що видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), видаються з відповідною назвою (наказ, постанова тощо).

Спільні розпорядчі документи організацій, які уповноважені видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа для кожної організації, що прийняла такий документ.

Судові документи видаються і оформлюються відповідно до вимог Господарського процесуального кодексу України, цієї Інструкції та інших нормативних актів.

6.7. Датою прийняття документа є дата його підписання; для документа, прийнятого колегіальним органом - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню - дата затвердження.

Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису останньою організацією.

Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком в послідовності - число, місяць, рік. У текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат із зазначенням назви календарного місяця.

6.8. Документи можуть бути адресовані підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.

При адресуванні документа в організацію або її структурний підрозділ без зазначення конкретної посадової особи їх найменування вказується у називному відмінку, наприклад:

При направленні документа посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному. Наприклад:

При адресуванні документа керівнику організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

При адресуванні документа декільком посадовим особам посаду слід вказувати узагальнено. Наприклад:

При адресуванні документа декільком однорідним організаціям Їх найменування слід вказувати узагальнено. Наприклад:

Повна поштова адреса, якщо документ направляється разовим кореспондентам, вказується відповідно до поштових правил. Наприклад:

Документ, як правило, не повинен містити більше чотирьох адресатів. Кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

При надсиланні документа більш, ніж в чотири адреси, складається список на розсилання, і на кожному документі проставляється тільки одна адреса.

Адреса не проставляється на документах, що направляються до урядових установ та постійним кореспондентам. У цих випадках можуть бути застосовані конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

6.9. Посилання на вихідні номер та дату вхідного документа, на який надається відповідь, є обов'язковим реквізитом для листів господарського суду, який складається з постійної частини "На N _______ від _____", розміщеної під вихідними датою та номером документа, що складається.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресанта, посилання на всі номери та дати усіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресантів, то посилання на їх вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, в якій у листі суду зазначені адресати.

6.10. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та має вичерпно формулювати зміст документа.

6.11. Текст документа включає його основну змістовну частину.

Як правило, в тексті документа виділяють три частини:

1) вступну - у якій викладаються підстави, причини, цілі, завдання складання документа;

2) описова - у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, аргументація автора документа;

3) заключна - у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

6.12. За необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості, відповідності чинному законодавству та правовим актам, проводиться погодження документа.

Погодження може бути проведене як у самому суді (підрозділами та посадовими особами), так і поза його межами (з підпорядкованими та не підпорядкованими організаціями).

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вміщує особистий підпис, його розшифрування та дату візування; за необхідності вказується посада особи, яка візувала документ.