4.1.1. Голова регіональної ДПА у межах повноважень видає накази та розпорядження, організовує контроль за їх виконанням.
Голова регіональної ДПА та його перші заступники надають окремі доручення, організовують контроль за їх виконанням.
Перші заступники (заступники) голови регіональної ДПА відповідно до затвердженого розподілу обов'язків видають розпорядження та організовують контроль за їх виконанням.
Накази, розпорядження та окремі доручення керівництва регіональної ДПА є обов'язковими для виконання.
4.1.2. Підготовка проектів наказів, розпоряджень та окремих доручень здійснюється відповідно до чинного законодавства та відповідних розпорядчих документів регіональної ДПА.
При підготовці проекту акта організаційно-розпорядчого характеру необхідно дотримуватися вимог Типової інструкції та цього Типового регламенту.
4.1.3. Акти організаційно-розпорядчого характеру регіональної ДПА реєструються таким чином:
4.1.3.1. накази та розпорядження з питань основної діяльності, а також накази про відрядження - в адміністративно-господарському підрозділі;
4.1.3.2. накази по особовому складу та про надання відпусток - у підрозділі персоналу;
4.1.3.3. накази з питань праці та заробітної плати - у підрозділі фінансового забезпечення.
4.1.3.4. окремі доручення керівництва регіональної ДПА реєструються у структурному підрозділі - розробника документа.
Загальні вимоги при узгодженні проектів наказів та розпоряджень регіональної ДПА (далі - розпорядчі документи)
4.1.4. Проекти розпорядчих документів з питань основної діяльності в обов'язковому порядку погоджуються з першим заступником (заступником) голови регіональної ДПА відповідно до затвердженого розподілу обов'язків, керівниками структурних підрозділів регіональної ДПА - розробника проекту розпорядчого документа, організаційно-розпорядчого, юридичного, структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, визначені зазначеними документами.
За необхідності внесення змін до проекту розпорядчого документа за пропозицією посадової особи, якою візувався цей розпорядчий документ, розробник в обов'язковому порядку повідомляє про це інших осіб, які його завізували.
Посадові особи, які завізували проект розпорядчого документа, несуть відповідальність за його зміст у межах компетенції.
4.1.5. Проекти розпорядчих документів додатково погоджуються з структурними підрозділами (крім визначених у п. 4.1.4) з таких питань:
щодо організації роботи з виконання завдань із надходження платежів до бюджетів, у т.ч. за напрямами роботи, інформаційного забезпечення підрозділів податкової служби, формування та використання відповідних облікових, звітних, аналітичних показників та інформаційних масивів даних - з підрозділом економічного аналізу та прогнозування;
за результатами комплексних перевірок організації роботи ДПІ - з членами комісії із розгляду матеріалів комплексних перевірок та першим заступником (заступником) голови регіональної ДПА, на якого згідно з розподілом обов'язків покладено відповідальність за координацію роботи з ДПІ, де проводилася комплексна перевірка;
щодо проведення перевірок (крім комплексних) - з керівниками структурних підрозділів, працівники яких залучаються до перевірок, та першим заступником (заступником) голови регіональної ДПА, на якого згідно з розподілом обов'язків покладено відповідальність за координацію роботи ДПІ у регіоні;
щодо застосування до окремих посадових осіб заходів дисциплінарного стягнення (впливу) - з підрозділами персоналу та фінансового забезпечення;
щодо вирішення питання грошового заохочення працівників підпорядкованих органів ДПС, а також внесення змін до організаційної структури, що передбачають зміни у штатному розписі регіональної ДПА, штатних розписах ДПІ - з підрозділами фінансового забезпечення та персоналу.
4.1.6. Проекти наказів регіональної ДПА про встановлення надбавок та доплат працівникам підпорядкованих органів ДПС, підготовлені на підставі подань керівників структурних підрозділів (погоджених з відповідними першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА) та начальників ДПІ, погоджуються заступником голови регіональної ДПА відповідно до затвердженого розподілу обов'язків, керівниками структурних підрозділів фінансового забезпечення (розробник проекту наказу), організаційно-розпорядчого та юридичного.
4.1.7. Проекти наказів регіональної ДПА щодо розрахункової бази надходжень погоджуються з першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА, підрозділами економічного аналізу та прогнозування, організаційно-розпорядчим і юридичним.
4.1.8. Пропозиції до проектів розпорядчих документів, у яких порушуються питання, що входять до компетенції інших структурних підрозділів регіональної ДПА, надаються розробнику після обов'язкового погодження з структурними підрозділами.
4.1.9. Зміни до розпорядчих документів вносяться тільки розпорядчими документами.
Проект розпорядчого документа регіональної ДПА про скасування, зміни або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа готує структурний підрозділ, який був розробником цього розпорядчого документа.
Зазначений проект розпорядчого документа погоджується відповідно до вимог підпунктів 4.1.4 та 4.1.5 Типового регламенту.
При погодженні проекту такого розпорядчого документа регіональної ДПА в обов'язковому порядку надаються:
документ, що є підставою для розробки проекту розпорядчого документа;
розпорядчий документ регіональної ДПА зі змінами, до якого вносяться зміни або доповнення;
порівняльна таблиця змін та доповнень.
4.1.10. Юридичний підрозділ при розгляді проекту розпорядчого документа, до якого вносилися зміни та доповнення, надає експертну оцінку доцільності видання такого розпорядчого документа в новій редакції.
4.1.11. Структурний підрозділ регіональної ДПА - розробник проекту розпорядчого документа здійснює моніторинг внесення змін та доповнень до цього документа та у разі необхідності надає його іншим структурним підрозділам для врахування в роботі.
4.1.12. Проект розпорядчого документа, що подається на погодження структурним підрозділам, розглядається ними та повертається розробнику у 1-денний термін від дня надходження такого документа до структурних підрозділів.
Проект розпорядчого документа, що подається на погодження юридичному та організаційно-розпорядчому підрозділам для надання правової оцінки його відповідності чинному законодавству та нормативно-правовим актам, повертається розробнику у 2-денний термін від дня надходження таких документів до цих структурних підрозділів.
До проекту розпорядчого документа за наявності надаються зауваження. У разі неврахування таких зауважень проект розпорядчого документа погоджується із зауваженнями.
4.1.13. Проект розпорядчого документа, оформлений з порушенням вимог Типового регламенту та Типової інструкції, не приймається організаційно-розпорядчим та юридичним підрозділами до візування та повертається на доопрацювання розробнику розпорядчого документа.
4.1.14. Пропозиції, зауваження до проекту розпорядчого документа (у т.ч. їх електронна версія) та аркуш погодження обов'язково додаються до розпорядчого документа при його реєстрації.
4.1.15. Розпорядчий документ регіональної ДПА набуває чинності з моменту його видання або в інший термін, передбачений безпосередньо у відповідному розпорядчому документі.
4.1.16. У разі підготовки регіональною ДПА разом з іншими територіальними органами центральних органів виконавчої влади та місцевого самоврядування спільного розпорядчого документа посадова особа, відповідальна за його підготовку або погодження від регіональної ДПА, зобов'язана підготувати окреме доручення з визначенням виконавців від регіональної ДПА та термінів виконання кожного завдання.
Оригінал спільного розпорядчого документа разом з окремим дорученням передається адміністративно-господарському підрозділу для зберігання.
Адміністративно-господарський підрозділ забезпечує доведення спільних розпорядчих документів структурним підрозділам регіональної ДПА разом із окремим дорученням щодо порядку його виконання.
Вимоги до складання проектів розпорядчих документів за підсумками засідань колегії регіональної ДПА, заслуховувань керівництва підпорядкованих органів ДПС, нарад тощо та їх узгодження
4.1.17. Проект розпорядчого документа за підсумками засідання колегії регіональної ДПА готує структурний підрозділ, відповідальний за підготовку питання згідно з порядком денним.
Підготовка проекту наказу регіональної ДПА за підсумками роботи органів ДПС покладається на організаційно-розпорядчий підрозділ.
4.1.18. Проект розпорядчого документа за підсумками заслуховування керівництва підпорядкованих органів ДПС, нарад тощо готує структурний підрозділ, визначений керівництвом регіональної ДПА.
4.1.19. Керівники структурних підрозділів (інші посадові особи), визначені окремим розпорядчим документом відповідальними за підготовку матеріалів до проведення засідання колегії регіональної ДПА, заслуховування керівництва підпорядкованих органів ДПС, нарад тощо, надають у встановлені цим розпорядчим документом терміни структурному підрозділу регіональної ДПА, відповідальному за підготовку проекту розпорядчого документа, пропозиції для включення до його констатуючої та наказової (розпорядчої) частин.
4.1.20. Пропозиції, що надаються структурними підрозділами розробнику розпорядчого документа, обов'язково погоджуються з першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА відповідно до затвердженого розподілу обов'язків.
У разі надання пропозицій, в яких порушуються питання, що входять до компетенції інших структурних підрозділів, вони погоджуються з керівниками цих структурних підрозділів.
4.1.21. Вимоги до пропозицій, визначених у п. 4.1.20:
4.1.21.1. до констатуючої частини:
матеріали повинні містити достовірну інформацію, відповідати суті питання, що розглядається, та звітному періоду;
в інформації щодо організації роботи у розрізі підпорядкованих органів ДПС необхідно вказувати повну назву податкового органу, а також прізвище, ім'я та по батькові його керівника. У разі якщо в інформації вказується на порушення з окремих напрямів роботи, зазначається прізвище, ім'я та по батькові заступника керівника органу ДПС, який працював у звітному періоді; термін вчинення порушення, нормативно-правовий акт або власний акт регіональної ДПА, вимоги якого не дотримуються;
при наданні інформації про окремі порушення необхідно вказати, який нормативно-правовий акт або власний документ порушено з обов'язковим посиланням на відповідну його норму;
4.1.21.2. до наказової (розпорядчої) частини:
зміст наказової (розпорядчої) частини має бути узгоджений з пропозиціями до констатуючої частини;
пропозиції щодо застосування дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути адекватними вчиненому проступку і заподіяній шкоді та відповідати вимогам Кодексу законів про працю, Законів України "Про державну службу", "Про державну податкову службу в Україні" та "Про затвердження Дисциплінарного статуту органів внутрішніх справ";
при формуванні пропозицій щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) необхідно визначити конкретний вид стягнення (впливу); вказати прізвище, ім'я та по батькові особи, до якої застосовується це стягнення, посаду, з якого часу працює та за який напрям роботи відповідає; аргументовано та конкретно зазначати підставу їх застосування; посилання на норми нормативно-правових актів або власних документів регіональної ДПА;
до розгляду приймаються лише пропозиції щодо посадових осіб, посади яких відносяться до номенклатури регіональної ДПА, та які відповідають за напрями роботи того структурного підрозділу регіональної ДПА, що надає пропозиції.
У разі якщо структурний підрозділ регіональної ДПА надає інформацію щодо порушень нормативно-правових актів та власних актів регіональної ДПА, вчинених працівниками органу ДПС, що належать до номенклатури ДПІ, пропозиції надаються відповідно до вимог абзаців другого, третього та четвертого (крім норм щодо визначення конкретного виду заходу дисциплінарного стягнення (впливу)) цього підпункту для формування доручення керівникам підпорядкованих ДПІ;
до пропозицій повинні додаватися пояснення на ім'я голови регіональної ДПА від посадової особи, до якої пропонується застосування заходу дисциплінарного стягнення (впливу), за її підписом або акт про підтвердження відмови у наданні пояснень, складений за участі не менше 3-х осіб із вказанням дати підписання документа;
пропозиції щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути погоджені з першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА, які відповідно до розподілу обов'язків відповідають за цей напрям роботи, підрозділами персоналу та юридичним;
4.1.21.3. щодо пропозицій до організаційних заходів:
пропозиції не повинні дублювати доручення попередніх розпорядчих документів регіональної ДПА;
заходи повинні бути чітко викладеними, конкретними, мати змістовні пропозиції та вказівки з реальними термінами виконання;
доручення, надані керівництву ДПІ, повинні передбачати вимогу щодо інформування про стан виконання цього заходу відповідного структурного підрозділу регіональної ДПА (із визначенням періоду (терміну) звітування);
до розгляду не приймаються неконкретні заходи та ті, які мають загальний характер; з формулюванням доручень "активізувати", "посилити", "поліпшити" тощо; за змістом наголошують на виконанні функцій і процедур, передбачених відповідними наказами ДПА України. Також не приймаються до розгляду заходи, які вказують на обов'язкове виконання чинних розпорядчих документів регіональної ДПА (наказів, розпоряджень, доручень).
4.1.22. Проект розпорядчого документа за підсумками засідання колегії регіональної ДПА, заслуховування керівництва підпорядкованих органів ДПС, нарад тощо подається на підпис голові регіональної ДПА відповідальним виконавцем після його погодження з першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА, підрозділами персоналу, фінансового забезпечення, юридичним, організаційно-розпорядчим, економічного аналізу та прогнозування, відомчого контролю.
Порядок розроблення, узгодження та підписання окремих доручень керівництва регіональної ДПА
4.1.23. Окремі доручення голови регіональної ДПА та його перших заступників видаються для організації виконання спільних завдань, поліпшення ефективності роботи та взаємодії між структурними підрозділами тощо.
4.1.24. У разі підготовки окремого доручення з метою організації виконання спільних завдань або отримання інформації від інших структурних підрозділів (співвиконавців), структурним підрозділом регіональної ДПА (головним виконавцем згідно з резолюцією до документа) обов'язково вказується посилання на цей документ та термін виконання доручення.
4.1.25. У разі розробки проекту окремого доручення щодо поліпшення організації роботи та взаємодії між структурними підрозділами, яким доводяться завдання іншим структурним підрозділам, розробник повинен узгоджувати його із керівниками цих підрозділів та першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА (відповідно до розподілу обов'язків).
4.1.26. У разі надання пропозицій щодо встановлення завдань іншим структурним підрозділам у доповідних (службових) записках, структурний підрозділ (розробник документа) з метою реалізації резолюції керівництва регіональної ДПА до доповідної (службової) записки в обов'язковому порядку готує проект окремого доручення, погоджує його з керівниками цих підрозділів та першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА (відповідно до розподілу обов'язків).
4.1.27. В окремих дорученнях керівництва регіональної ДПА обов'язково вказується структурний підрозділ, на який покладається контроль за виконанням такого доручення.
4.2. Порядок підписання документів
4.2.1. Підписання документа є формою виразу законності документа і відповідальності за його зміст.
4.2.2. Документи підписуються посадовими особами регіональної ДПА відповідно до їх компетенції, встановленої Законом України "Про державну податкову службу в Україні", Положенням, затвердженим наказом N 601, положеннями про структурні підрозділи регіональних ДПА і відповідними наказами регіональної ДПА, а також згідно з вимогами Типової інструкції та цього Типового регламенту.
4.2.3. Голова регіональної ДПА або особа, що тимчасово виконує його обов'язки, підписує:
накази;
розпорядження;
окремі доручення;
посвідчення на відрядження заступникам голови;
листи-відповіді на заяви (клопотання) Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни;
рішення за наслідками розгляду скарг на дії посадових осіб підпорядкованих органів державної податкової служби;
листи-відповіді за результатами розгляду звернень громадян;
листи та інші документи, що скеровуються на ім'я Голови ДПА України, народних депутатів України, перших керівників місцевих органів виконавчої влади, місцевого самоврядування та керівників організацій.
Листи-подання про застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) до посадових осіб, посади яких відносяться до номенклатури ДПА України, скеровуються на ім'я Голови ДПА України.
Пропозиції щодо застосування дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути адекватними вчиненому проступку і заподіяній шкоді та відповідати вимогам Кодексу законів про працю, Законів України "Про державну службу", "Про державну податкову службу в Україні" та "Про затвердження Дисциплінарного статуту органів внутрішніх справ".
При формуванні зазначених пропозицій необхідно визначити конкретний вид стягнення (впливу); вказати прізвище, ім'я та по батькові особи, до якої застосовується це стягнення, посаду, з якого часу працює та за який напрям роботи відповідає; аргументовано та конкретно зазначати підставу їх застосування з посиланням на норми нормативно-правових актів або власних документів регіональної ДПА.
До пропозицій повинні додаватися пояснення на ім'я Голови ДПА України від посадової особи, до якої пропонується застосування заходу дисциплінарного стягнення (впливу), за її підписом або акт про підтвердження відмови у наданні пояснень, складений за участі не менше 3-х осіб із вказанням дати підписання документа.
Пропозиції щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути погоджені з підрозділами персоналу та юридичним регіональної ДПА, першим заступником голови - начальником управління податкової міліції або особою, яка тимчасово виконує його обов'язки - стосовно працівників податкової міліції.
4.2.4. Перші заступники (заступники) голови регіональної ДПА відповідно до розподілу обов'язків підписують такі документи:
розпорядження з питань основної діяльності;
листи та документи з питань, які згідно з розподілом обов'язків відносяться до їх компетенції;
листи та документи, що стосуються основної діяльності регіональної ДПА та носять інформаційно-роз'яснювальний характер;
доручення з питань організації роботи на адресу підпорядкованих ДПІ, що мають обов'язковий для них характер;
листи на адресу підпорядкованих ДПІ, у яких викладаються рішення, прийняті ДПА України, органами вищого рівня та іншими органами виконавчої влади з окремих питань, що стосуються роботи органів ДПС України;
листи, якими направляються на розгляд підпорядкованим ДПІ звернення платників податків у випадках, коли такий розгляд передбачений законодавством, нормативними актами;
посвідчення на відрядження працівників підпорядкованих структурних підрозділів, що виїжджають у відрядження у межах України;
інформаційні запити до підпорядкованих органів ДПС щодо надання інформації, яка містить дані про стан розрахунків з бюджетом платників податків, погоджені із підрозділами обліку та звітності, а також інформатизації процесів оподаткування; про облік платників - з підрозділом реєстрації та обліку платників податків.
4.2.5. Крім того, перші заступники голови регіональної ДПА підписують окремі доручення, а перший заступник голови - начальник управління податкової міліції регіональної ДПА затверджує поряд з цим і висновки атестаційних комісій підрозділів податкової міліції.
4.2.6. Документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру (чеки, розпорядження на видачу сум грошей, інші грошові документи, договори, зобов'язання, довіреності тощо) підписують голова регіональної ДПА та перші заступники (заступники) голови регіональної ДПА, які визначені головою, про що видано відповідний наказ регіональної ДПА.
4.2.7. Листи, якими надаються роз'яснення щодо застосування норм податкового законодавства, підписуються першим заступником (заступником) голови регіональної ДПА, до компетенції якого за розподілом обов'язків відноситься викладене у листі роз'яснення, з обов'язковим погодженням з іншими першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА.
4.2.8. Керівник структурного підрозділу підписує:
службові листи, доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, підготовлені керівництву регіональної ДПА або структурним підрозділам, а також листи до структурних підрозділів щодо отримання інформаційних та аналітичних матеріалів, необхідних для виконання наданих доручень та покладених функцій;
листи-рекомендації щодо поліпшення стану організації роботи підпорядкованим структурним підрозділам ДПІ з питань, що відносяться до їх компетенції;
листи, якими погоджуються призначення на посаду начальників структурних підрозділів ДПІ за підпорядкуванням.
4.2.9. Керівник слідчого підрозділу податкової міліції регіональної ДПА відповідно до функціональних обов'язків, норм чинного кримінально-процесуального законодавства, інших норм законодавства, які регулюють порядок зносин при виконанні міжнародних слідчих доручень, підписує:
документи по кримінальних справах, які стосуються провадження дізнання та досудового слідства у кримінальних справах;
супровідні листи до клопотань про правову допомогу у кримінальних справах до правоохоронних органів інших держав;
листи-відповіді посадовим особам суб'єктів господарювання та громадянам про результати розгляду письмових звернень громадян у процесі досудового слідства у кримінальних справах.
4.2.10. Керівник підрозділу відомчого контролю регіональної ДПА або особа, що виконує його обов'язки, має право підписувати документи, зміст яких безпосередньо стосується роботи підпорядкованого підрозділу, та надсилати їх підрозділу відомчого контролю ДПА України (у т.ч. електронною поштою).
4.3. Організація роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією
4.3.1. Діловодство та листування у регіональній ДПА ведеться державною мовою.
4.3.2. На документі, текст якого перевищує 4 рядки, обов'язково вказується заголовок, що відповідає його змісту.
4.3.3. Координація та методичне керівництво роботою працівників структурних підрозділів регіональної ДПА, відповідальних за ведення діловодства, покладається на адміністративно-господарський підрозділ.
4.3.4. Уся кореспонденція, що надходить на адресу регіональних ДПА (крім кореспонденції, яка містить інформацію, що становить державну таємницю), в обов'язковому порядку проходить реєстрацію в адміністративно-господарському підрозділі, який несе відповідальність за правильність реєстрації та дотримання порядку проходження усієї кореспонденції.
Порядок обліку, зберігання та поводження з кореспонденцією, яка містить інформацію, що становить державну таємницю, визначається Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України N 1561-12.
4.3.5. Розгляд вхідної кореспонденції керівництвом регіональної ДПА та керівниками структурних підрозділів здійснюється невідкладно.
4.3.6. Листи, що надходять на адресу регіональних ДПА від ДПІ, крім відповідей на запити структурних підрозділів регіональних ДПА, в обов'язковому порядку надаються на розгляд голові регіональної ДПА або його першим заступникам (заступникам) згідно з розподілом обов'язків та відповідно до резолюції ставляться на контроль.
4.3.7. На документі не повинно бути більше однієї резолюції.
4.3.8. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється шляхом створення реєстраційно-контрольних карток в автоматизованій системі електронного документообігу (далі - АСЕДО).
4.3.9. У разі потреби (з метою недопущення зриву термінів виконання контрольного завдання) керівник (відповідальний виконавець) структурного підрозділу регіональної ДПА має право під особисту відповідальність отримати вихідний номер регіональної ДПА на документ, що направляється до територіальних органів центральних органів виконавчої влади та місцевих органів самоврядування з питань, що належать до компетенції органів ДПС, та забезпечити "нарочно" його своєчасну доставку.
При цьому адміністративно-господарський підрозділ при реєстрації цієї кореспонденції вчиняє відповідний запис у реєстраційному журналі.
4.3.10. Листи регіональної ДПА, що направляються до ДПА України та містять пропозиції щодо внесення змін до законодавчих і нормативно-правових актів з питань оподаткування, в обов'язковому порядку погоджуються з юридичним підрозділом.
4.3.11. Проекти листів-відповідей на запити територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, що містять:
інформацію про стан надходжень податків, зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів (цифровий матеріал), у т.ч. у розрізі платежів, ДПІ, в обов'язковому порядку погоджуються з підрозділом обліку та звітності;
аналітичні матеріали (довідки) щодо стану надходження податків, зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів, сум податкового боргу, сум надміру сплачених платежів (у розрізі платежів, ДПІ, видів економічної діяльності), стану відшкодування ПДВ тощо в обов'язковому порядку погоджуються з підрозділом економічного аналізу та прогнозування.
4.3.12. Інформація щодо діяльності спеціалізованих ДПІ обов'язково погоджується з підрозділом організації роботи з великими платниками податків.
4.3.13. У разі звернення регіональної ДПА до ДПА України за наданням податкового роз'яснення, до такого запиту в обов'язковому порядку надається позиція регіональної ДПА щодо порушеного питання, погоджена із підрозділами аудиту юридичних осіб, апеляцій та юридичним.
4.3.14. Проекти листів, якими надаються податкові роз'яснення (у т.ч. на запити ДПІ) з питань застосування податкового законодавства, готуються структурним підрозділом, до компетенції якого входить забезпечення адміністрування відповідного податку, збору (обов'язкового платежу), та в обов'язковому порядку погоджуються із підрозділами аудиту юридичних осіб та юридичним.
Юридичний підрозділ та підрозділ аудиту юридичних осіб візують проекти листів, якими надаються податкові роз'яснення, після віз керівників відповідних структурних підрозділів у 2-денний термін від дня надходження такого проекту податкового роз'яснення до структурного підрозділу.
4.3.15. У разі звернення структурного підрозділу регіональної ДПА до юридичного підрозділу за наданням правового висновку щодо необхідності надання податкових роз'яснень, до такого запиту в обов'язковому порядку надається позиція структурного підрозділу, що ініціює звернення.
4.4. Організація та здійснення контролю за виконанням документів
4.4.1. У регіональній ДПА організація та здійснення контролю за виконанням документів регламентується Положенням про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженим Указом Президента України від 19 лютого 2002 року N 155 (у редакції Указу від 26 липня 2005 року N 1132/2005) , Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153, із змінами і доповненнями, Типовою інструкцією, Типовим положенням про здійснення автоматизованого контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України й Уряду України, органів вищого рівня та власних рішень у регіональних ДПА, затвердженим наказом ДПА Україні від 11.03.2006 N 121.
Безпосередній контроль за виконанням структурними підрозділами регіональної ДПА завдань, визначених актами законодавства, указами, розпорядженнями та дорученнями Президента України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, запитами і зверненнями народних депутатів України та місцевих рад народних депутатів, зверненнями громадян, наказами і розпорядженнями ДПА України, письмовими дорученнями Голови ДПА України та заступників Голови ДПА України, наказами і розпорядженнями регіональної ДПА, письмовими дорученнями керівництва регіональної ДПА до вхідної кореспонденції, що надійшла від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, ДПІ, підприємств, установ, організацій і громадян (далі - контрольні доручення), здійснюється контрольним підрозділом у складі організаційно-розпорядчого підрозділу регіональної ДПА (або працівниками, на яких покладені ці функції) (далі - контрольна служба).
4.4.2. Безпосередній контроль у структурних підрозділах регіональних ДПА за виконанням завдань, визначених контрольними дорученнями, здійснюють керівники підрозділів та працівники, відповідальні за діловодство, чи посадові особи, на яких покладено зазначені обов'язки.
4.4.3. Контроль за виконанням контрольного доручення структурними підрозділами регіональної ДПА, які є його співвиконавцями, здійснюється керівником структурного підрозділу, визначеного головним виконавцем.
4.4.4. Постановку на автоматизований контроль завдань до документів вхідної кореспонденції (за винятком розпорядчих документів ДПА України) здійснює адміністративно-господарський підрозділ регіональної ДПА при їх реєстрації в АСЕДО.
Постановку на автоматизований контроль завдань, визначених наказами, розпорядженнями ДПА України, наказами і розпорядженнями регіональної ДПА (далі - розпорядчі документи), здійснює контрольна служба регіональної ДПА.
4.4.5. У регіональних ДПА встановлюється дворівневий контроль за виконанням доручень.
Рівень контролю зазначених доручень визначається керівництвом регіональної ДПА у резолюціях до них.
До першого рівня контролю відносяться контрольні доручення, за виконанням яких здійснюється обов'язковий автоматизований контроль.
До другого рівня контролю відносяться контрольні доручення, контроль за виконанням яких здійснюється керівниками структурних підрозділів регіональних ДПА, яким доручено їх виконання.
Доручення, визначені розпорядчими документами з термінами виконання "постійно", "щоденно", "щотижнево" тощо, відносяться до другого рівня контролю.
4.4.6. Контрольне доручення вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли визначені у ньому завдання вирішені (для рішень і доручень державних органів вищого рівня, наказів, розпоряджень регіональної ДПА і доручень керівництва регіональної ДПА) або розглянуті (для звернень платників податків тощо) і кореспондентові дано письмову відповідь по суті.
Підставою для зняття контрольного доручення з контролю є:
повна реалізація вказаних у контрольному дорученні заходів та документальне підтвердження цього;
вичерпна інформація про цей факт органу або особі, яка надіслала документ (надала контрольне доручення);
передача контрольного доручення у встановленому порядку на виконання іншому структурному підрозділу;
доповідна записка керівнику, який підписав резолюцію до документа чи надав доручення, з обґрунтуванням необхідності зняття з контролю невиконаного у повному обсязі контрольного доручення з відповідною його резолюцією.
Документ вважається виконаним, якщо виконано всі пункти доручення.
4.4.7. У разі відсутності у дорученнях голови регіональної ДПА та його перших заступників (заступників) завдань щодо інформування цих керівників про результати виконання контрольних доручень та у виконавця документів, що підтверджують їх виконання, виконавцем надається не пізніше встановленого терміну виконання відповідно голові регіональної ДПА чи його першому заступнику (заступнику) доповідна записка з інформацією про результати виконання наданих доручень та конкретними пропозиціями щодо:
зняття їх з контролю - у разі повної реалізації вказаних у контрольних дорученнях заходів;
вжиття заходів для забезпечення виконання у повному обсязі невиконаних (виконаних не у повному обсязі) контрольних доручень та перенесення термінів виконання - у разі невиконання їх у повному обсязі у встановлений термін.
4.4.8. У разі наявності в резолюціях голови регіональної ДПА та його перших заступників (заступників) на документах за результатами виконання доручень завдань щодо здійснення подальшого контролю та інформування про результати їх виконання, виконавцями цих доручень у місячний термін (чи інший термін, визначений у резолюції) надається відповідному керівнику письмова інформація із зазначеного питання.
У разі наявності у резолюції керівництва регіональної ДПА на документах за результатами виконання доручення завдань щодо надання висновків про повноту та якість його виконання, термін виконання зазначеного доручення продовжується контрольною службою до фактичної дати надання цих висновків, але не більше місяця від дати резолюції.
Зазначені доручення знімаються з контролю (термін їх виконання продовжується) лише на підставі відповідних доповідних записок з позитивною резолюцією керівника, яким було надано контрольне доручення, чи керівника, вищого за посадою.
4.4.9. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Голови ДПА України, перших заступників та заступників Голови ДПА України - за рішенням голови регіональної ДПА на одного із перших заступників (заступників) відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових документів - на керівників структурних підрозділів регіональної ДПА.
4.4.11. Посадова особа, яка відповідає за виконання документа, визначається у тексті цього документа або у резолюції до нього.
Якщо документ виконується кількома посадовими особами, відповідальною за організацію виконання є особа, зазначена у переліку першою.
Виконавець, вказаний у резолюції першим, зобов'язаний організувати реалізацію вимог документа іншими посадовими особами, прізвища яких значаться у резолюції. На нього покладається також обов'язок узагальнення та інформування органу чи особи, від яких надійшов документ, та зняття з контролю у встановленому порядку.
Інші посадові особи, прізвища яких вказані у резолюції, повинні організувати роботу щодо надання пропозицій першому (головному) виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання терміну виконання.
У разі якщо документ потребує негайного виконання, співвиконавці повинні надавати пропозиції першому (головному) виконавцю протягом терміну, що узгоджений з головним виконавцем та дозволяє забезпечити своєчасне виконання.
Відповідальність за якісне та своєчасне виконання документа однаково несуть всі посадові особи, зазначені в резолюції, у частині компетенції структурного підрозділу, який бере участь у виконанні зазначеного документа.
4.4.12. У разі якщо документ, який надійшов до структурного підрозділу, не відповідає покладеним на нього функціям, то передача його для виконання іншому структурному підрозділу (далі - переадресація) здійснюється виконавцем на підставі службової записки (акта) у триденний термін від дня його отримання в адміністративно-господарському підрозділі регіональної ДПА лише на основі резолюції керівника, який підписав попередню резолюцію до документа (доручення), або вищого за посадою керівника.
Контрольні доручення з терміном виконання "негайно" або "терміново" переадресовуються до іншого структурного підрозділу у день їх отримання в адміністративно-господарському підрозділі регіональної ДПА.
Переадресація до іншого структурного підрозділу регіональної ДПА документів вхідної кореспонденції здійснюється лише через адміністративно-господарський підрозділ регіональної ДПА, яким вносяться відповідні зміни до реєстраційно-контрольної картки в АСЕ ДО.
4.4.13. Переадресація для виконання до іншого структурного підрозділу контрольних доручень, визначених наказами, розпорядженнями, рішеннями колегії регіональної ДПА та письмовими дорученнями керівництва регіональної ДПА, здійснюється їх виконавцями на підставі службової записки (акта) з відповідною резолюцією того керівника, який підписав документ (надав доручення), чи вищого за посадою керівника під підпис.
Копії зазначених службових записок (актів) надаються контрольній службі, якою вносяться на їх підставі відповідні зміни до реєстраційно-контрольної картки в АСЕ ДО.
4.4.14. Контрольні доручення, що надаються головою регіональної ДПА та його першими заступниками безпосередньо заступникам голови регіональної ДПА без визначення виконавцями керівників структурних підрозділів регіональної ДПА, доводяться виконавцям не пізніше наступного дня їх надходження, а негайні - невідкладно.
Копії зазначених документів із відповідними резолюціями надаються контрольній службі невідкладно для постановки їх на автоматизований контроль.
4.4.15. Відповідальність за доведення до виконавців доручень голови регіональної ДПА на доповідні та службові записки перших заступників (заступників) голови регіональної ДПА, письмових доручень керівництва регіональної ДПА покладається на керівника структурного підрозділу, яким ініційовано питання.
Здійснення контролю за виконанням цих доручень покладається на керівника структурного підрозділу, яким ініційовано питання.
У разі якщо в дорученні визначено конкретний структурний підрозділ, на який покладається контроль за виконанням доручення, відповідальність за здійснення контролю за виконанням цього доручення несе керівник зазначеного підрозділу.
4.4.16. Зняття з контролю невиконаних завдань, визначених наказами, розпорядженнями регіональної ДПА, дорученнями голови регіональної ДПА має право лише голова регіональної ДПА або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки.
4.4.17. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання.
Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.
Зокрема, виконуються:
депутатський запит - не пізніше як у 15-денний термін від дня його одержання регіональною ДПА або інший термін, установлений Верховною Радою України;
звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів - протягом 10 днів від дня одержання регіональною ДПА;
запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;
звернення громадян, керівників міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, ДПІ без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів від дати їх отримання регіональною ДПА або в інший строк, установлений її керівництвом;
телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів від одержання регіональною ДПА.
4.4.18. Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів; документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа, а документи з позначкою "негайно" - протягом трьох робочих днів від дати підписання документа.
4.4.19. Завдання, визначені в актах, дорученнях Президента України виконуються у терміни, встановлені Президентом України.
Якщо в акті Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів від дати набрання чинності актом Президента України.
Продовження терміну виконання акта Президента України здійснюється шляхом внесення до нього змін.
4.4.20. Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, які надаються відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять інформацію про їх виконання, або проектів відповідних нормативно-правових актів.
4.4.21. Розглядає і встановлює термін виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, голова регіональної ДПА особисто (відразу після реєстрації документа).
4.4.22. Термін виконання контрольного доручення може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка її заміщає. За потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.
Підставою для продовження терміну виконання доручення може бути обґрунтоване письмове прохання виконавця, яке оформляється відповідно до вимог та у терміни, визначені відповідними нормативними документами.
4.4.23. Пропозиція щодо продовження терміну виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа керівнику Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого терміну.
4.4.24. Внесення змін в АСЕДО стосовно продовження терміну виконання контрольного доручення здійснюється контрольною службою на підставі відповідної резолюції посадової особи, яка його встановила, до письмового прохання виконавця щодо цього.
5. Порядок проведення нарад
5.1. Наради є організаційно-правовою формою роботи регіональної ДПА, спрямованої на вивчення особливо важливих та складних питань державного управління, забезпечення підвищення якості підготовки рішень.
За призначенням наради поділяються на:
апаратні (керівного складу);
оперативні (для вирішення конкретних питань та термінових доручень);
міжвідомчі (за участю представників територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів прокуратури, органів місцевого самоврядування тощо);
семінари, семінари-наради (для розгляду заздалегідь спланованих питань).
5.2. Наради проводяться головою регіональної ДПА, першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА, а також керівниками структурних підрозділів регіональної ДПА.
5.3. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок та звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається головою регіональної ДПА або іншим головуючим за погодженням з головою регіональної ДПА (а у разі відсутності - особою, яка виконує його обов'язки).
Апаратні наради
5.4. Апаратна нарада керівного складу регіональної ДПА (далі - апаратна нарада) проводиться головою регіональної ДПА або особою, що виконує його обов'язки, щотижня у визначений ним день та час з метою вироблення узгодженої стратегії і тактики, обговорення напрямів діяльності, прийняття обґрунтованих управлінських рішень щодо реалізації єдиної державної податкової політики і завдань, поставлених перед регіональними органами ДПС України.
5.5. Підготовка, проведення, інформаційне і технічне забезпечення апаратних нарад та документальне оформлення наданих доручень здійснюється відповідно до вимог Регламенту проведення апаратної наради керівного складу регіональної ДПА, затвердженого відповідним наказом регіональної ДПА.
5.6. Порядок денний апаратної наради формується на підставі доручень голови регіональної ДПА, пропозицій перших заступників (заступників) голови регіональної ДПА, керівників структурних підрозділів регіональної ДПА з питань основної діяльності.
5.7. Проект орієнтовного порядку денного апаратної наради узгоджується з головою регіональної ДПА або, за його дорученням, з першим заступником (заступником) голови регіональної ДПА і доводиться до відома учасників у терміни та відповідно до вимог, встановлених Регламентом проведення апаратної наради керівного складу регіональної ДПА.
5.8. Головує на апаратній нараді голова регіональної ДПА, а у разі відсутності - уповноважена особа.
5.9. За результатами проведення апаратної наради складається протокол, який підписується головуючим.
Відповідальність за складання протоколу апаратної наради покладається на організаційно-розпорядчий підрозділ.
5.10. Доручення, надані на апаратній нараді головою регіональної ДПА (або іншим головуючим), першими заступниками (заступниками) голови регіональної ДПА та керівниками структурних підрозділів, підтримані головою регіональної ДПА (або іншим головуючим), оформляються протокольно і є обов'язковими для виконання.
5.11. Відповідальність за якісне та своєчасне виконання доручень, наданих на апаратній нараді, покладається на перших заступників (заступників) голови регіональної ДПА та керівників структурних підрозділів регіональної ДПА, яким були надані доручення.
Контроль за виконанням протокольних доручень апаратних нарад здійснюється організаційно-розпорядчим підрозділом.
5.12. Організаційно-розпорядчий підрозділ щотижня надає голові регіональної ДПА інформацію про стан виконання доручень, наданих на апаратних нарадах.
5.13. Керівники структурних підрозділів регіональної ДПА після апаратної наради проводять наради у підпорядкованих структурних підрозділах, під час яких доводять завдання, поставлені керівництвом регіональної ДПА на апаратній нараді, та визначають шляхи їх виконання і безпосередніх виконавців.
Оперативні наради
5.14. З метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень регіональної ДПА, забезпечення якісного виконання спільних доручень, наданих розпорядчими документами ДПА України, регіональної ДПА, а також на апаратних нарадах (нарадах), голова регіональної ДПА, перші заступники (заступники) голови регіональної ДПА проводять оперативні наради.
5.15. Порядок проведення оперативної наради та коло посадових осіб, запрошених на нараду, визначаються посадовою особою регіональної ДПА, з ініціативи якої вона проводиться.
5.16. Організація проведення оперативних нарад, підготовка (за необхідності) порядку денного та протоколу за результатами наради або відповідного розпорядчого документа регіональної ДПА покладається на структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядаються на оперативних нарадах.
Міжвідомчі наради
5.17. Для вирішення питань міжвідомчого характеру в регіональній ДПА проводяться міжвідомчі наради із залученням представників місцевих органів самоврядування, територіальних органів центральних органів виконавчої влади тощо.
5.18. Організація проведення міжвідомчої наради (підготовка проекту порядку денного та рішення, ведення протоколу) покладається відповідно на першого заступника (заступника) голови регіональної ДПА та керівника структурного підрозділу регіональної ДПА, до компетенції якого належать питання, що будуть розглядатися на нараді.
Коло посадових осіб, запрошених на нараду, визначається першим заступником (заступником) голови регіональної ДПА, з ініціативи якого вона проводиться, та погоджується з головою регіональної ДПА.
5.19. Порядок денний проведення міжвідомчої наради та інформаційно-аналітичні матеріали надсилаються учасникам наради завчасно (за дві доби до початку її проведення) структурним підрозділом, відповідальним за її підготовку.
5.20. Контроль за виконанням рішень (доручень), наданих на міжвідомчих нарадах, здійснюється структурним підрозділом регіональної ДПА, який відповідав за підготовку її проведення.
Семінари (семінари-наради)
5.21. Для організації навчання та проведення методичних консультацій для керівників та спеціалістів ДПІ структурними підрозділами регіональної ДПА (відповідно до напрямів роботи) проводяться семінари (семінари-наради).
5.22. Дата, тема і порядок проведення семінару (семінару-наради) визначається відповідним керівником структурного підрозділу регіональної ДПА та затверджується розпорядчим документом регіональної ДПА.
5.23. Організація проведення семінару (семінару-наради) покладається на структурний підрозділ регіональної ДПА, який проводить семінар (семінар-нараду), та адміністративно-господарський підрозділ (у частині бронювання місць і розміщення у готелях учасників семінару (семінару-наради) та забезпечення їх матеріально-технічними засобами).
5.24. Списки учасників семінару (семінару-наради), відповідні довідкові та інші робочі матеріали подаються керівництву регіональної ДПА за три робочих дні до дня проведення семінару (семінару-наради) структурним підрозділом, відповідальним за підготовку та проведення семінару (семінару-наради).
6. Взаємодія регіональної ДПА з іншими територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування
6.1. Регіональна ДПА у процесі виконання покладених на неї завдань здійснює організацію зовнішніх зв'язків за такими напрямами: зв'язки з ДПА України, підпорядкованими підрозділами органів ДПС України, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, засобами масової інформації, іншими підприємствами, установами, організаціями відповідно до завдань та функцій, визначених Законом України "Про державну податкову службу в Україні", Положенням, затвердженим наказом N 601, іншими нормативно-правовими актами та цим Типовим регламентом.