Виправлення помилок має бути зроблено в усіх примірниках опису (закресленням неправильних записів і написанням над ними правильних), обов'язково обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії.
Серед нових об'єктів інвентаризації на підприємствах в останні роки з'явилися нематеріальні активи.
Інвентаризація нематеріальних активів як таких, що не мають матеріально-фізичних ознак, вимагає нетрадиційних підходів. Їхня наявність установлюється за документами, що були підставою для їхнього оприбуткування на баланс підприємства, а також за документами, якими оформлено, тобто підтверджено майнові права. Програмне забезпечення обчислювальної техніки перевіряють наявністю відповідних носіїв, пояснень та інструкцій щодо їхнього застосування, а також його експлуатаційним випробуванням у роботі. Інвентаризація таких нематеріальних активів, як секрети технологій, має підтвердити наявність на підприємстві документа, де докладно описано суть і порядок їхнього використання. За всіма нематеріальними активами інвентаризаційною комісією встановлюється наявність письмового розпорядження керівника підприємства про затвердження термінів використання нематеріальних активів, з чого визначаються норми їхньої амортизації. Під час інвентаризації потрібну для перевірки інформацію беруть з Акта введення в господарський оборот (ф. НА-1), Акта вибуття (ліквідації) (ф. НА-3), інвентарної картки (ф. НА-2) об'єктів інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 22.11.2004 N 732. Результат інвентаризації нематеріальних активів оформляють на бланках Інвентаризаційного опису об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. НА-4).
При інвентаризації основних засобів, а також малоцінних і швидкозношуваних предметів встановлюються не тільки їхня наявність, а й фактичний фізичний стан (ступінь спрацювання), правильність зарахування до відповідної групи активів підприємства (оборотних і необоротних). Якщо інвентаризацією встановлено факти віднесення необоротних активів (будівель, споруд, устаткування) до складу предметів в обороті, а також наявність об'єктів, за якими немає записів у регістрах синтетичного і аналітичного обліку, або робіт капітального характеру (добудови, прибудови), то комісія з'ясовує, коли і за чиїм розпорядженням збудовано (придбано, оплачено) такі об'єкти (роботи), за рахунок яких джерел з відображенням цих відомостей у протоколі засідання комісії з пропозицією про внесення змін до облікових даних.
Виявивши придатні для використання об'єкти основних засобів, залишкова вартість яких дорівнює нулю, інвентаризаційна комісія має оформити пропозицію про визначення їхньої справедливої та ліквідаційної вартості. Такі показники вже забезпечать уникнення нульової залишкової вартості та відображення реальної вартості активів і витрат підприємства.
Основні засоби, що на час інвентаризації перебуватимуть поза межами підприємства, має бути проінвентаризовано до моменту їхнього тимчасового вибуття.
Основні засоби, малоцінні предмети і матеріали, що перебувають в оренді, у ремонті, переробленні тощо, вносяться до Інвентаризаційного опису на підставі накладних, квитанцій та інших документів, котрі засвідчують приймання названих цінностей переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами. На основні засоби і предмети в обороті, не придатні для використання, інвентаризаційні комісії складають акти списання (ліквідації).
Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, товарів, готової продукції тощо), як правило, вимагає більш тривалого часу. Зовсім припинити приймання і видавання у виробництво сировини і матеріалів під час інвентаризації - хоч би як завчасно до неї не готуватися, - мабуть, не вдасться. Тому слід передбачити дії членів інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальних осіб під час приймання та видавання матеріальних цінностей у ході проведення інвентаризації - з тим, аби запобігти перекрученню даних інвентаризації та не переривати виробничий процес.
Товарно-матеріальні цінності, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії та вносяться до окремого інвентаризаційного опису під назвою "Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, що надійшли під час інвентаризації". В описі за кожною з них зазначаються дата надходження, постачальники, кількість, ціна і вартість.
Під час тривалої інвентаризації на великих складах у виняткових випадках товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності вносяться до окремого інвентаризаційного опису під назвою "Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, що відпущені під час інвентаризації".
Під час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, що перебувають у дорозі або відвантажені покупцям, перевіряється обїрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку (20, 28 тощо). Такі суми може бути визнано, якщо їх підтверджено: щодо товарно-матеріальних цінностей у дорозі - рахунками постачальників; щодо товарів, відвантажених покупцям, - розрахунково-відвантажувальними документами.
Під час інвентаризації незавершеного виробництва визначаються фактична наявність не закінчених обробкою виробів, комплектність і собівартість незавершеного виробництва, залишок за анульованими замовленнями. Остаточно забраковані деталі до незавершеного виробництва не включаються. За незавершеним виробництвом у вигляді неоднорідної суміші в інвентаризаційному описі слід навести два кількісних показники: кількість суміші та кількість сировини, що входить до її складу.
Наявність готівки, грошових документів (сплачених лікувально-туристичних путівок тощо) і бланків суворої звітності встановлюється їхнім перерахунком. Жодні інші документи або розписки до залишку готівки не включаються. Заяви касира про наявність у касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, до уваги брати не мають. В акті інвентаризації наявності готівки називають фактичний залишок і залишок за даними обліку, а також визначається результат у вигляді нестачі або надлишку.
Наявна іноземна валюта вноситься до акта інвентаризації із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу Національного банку України на дату інвентаризації та суми іноземної валюти в перерахунку в грошову одиницю України (гривню).
До інвентаризаційного опису грошових документів і бланків суворої звітності вносяться дані про їхню назву ("путівка", "квиток", "квитанція"), номер, серію і номінальну вартість.
Кошти, що перебувають у дорозі, інвентаризують за квитанціями банківських установ і поштових відділень або копіями супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку. Так само за відповідними касово-розрахунковими документами інвентаризується сума коштів за реалізовані товари, оплачені з використанням покупцями банківських платіжних карток, яка (сума) ще не зарахована на рахунок підприємства в установах банків.
Залишки коштів на рахунках в установах банку, а також за розрахунками з бюджетом мають підтверджуватися взаємним актом звіряння. Залишати на балансі на таких рахунках обліку неврегульовані суми не дозволяється.
Серед об'єктів уваги інвентаризаційної комісії мають перебувати кошти в дебіторській і кредиторській заборгованостях, у розрахунках за невідфактуровані поставки, за нестачами і втратами. При цьому слід установити наявність рішень про відшкодування всіх нестач і проконтролювати відправлення матеріалів про їхнє стягнення до відповідних органів.
Дебіторську заборгованість на час інвентаризації має бути підтверджено витягами з аналітичного обліку розрахунків, направленими дебіторам, і векселями підприємства. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів з дня отримання цих відомостей підтвердити свою заборгованість або надіслати власні заперечення з цього приводу. Форму акта звіряння розрахунків затверджено наказом Мінекономіки, Мінфіну і Держкомстату України від 10.11.98 N 148/234/383.
У результаті інвентаризації на рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами мають залишитися тільки суми, погоджені звірянням розрахунків. В окремих випадках, коли до кінця звітного року розбіжності залишилися неврегульованими, допускається відображення розрахунків з дебіторами і кредиторами кожною з сторін у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку. Заінтересована сторона (тобто підприємство-кредитор) зобов'язана вжити заходів до урегулювання таких розбіжностей у встановленому порядку. З дебіторською і кредиторською заборгованостями з простроченим строком позовної давності, що підлягають списанню з балансу, до акта інвентаризації додається довідка про назву дебіторів і кредиторів, суму заборгованості, дату і підстави її виникнення, а також про причини і осіб, винних у простроченні строку позовної давності.
За результатами інвентаризації резервів (забезпечень) має бути встановлено суму, що підлягає додатковому нарахуванню або зменшенню.
За даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) бухгалтерська служба разом з робочими інвентаризаційними комісіями складає звіряльні відомості за тими цінностями і розрахунками, де встановлено відхилення від облікових даних. За всіма фактами пересортиці, нестачі і надлишку, а також за втратами, пов'язаними з простроченням строку позовної давності, від посадових осіб, відповідальних за зберігання цінностей і стан розрахунків, має бути одержано письмові пояснення.
Робоча інвентаризаційна комісія у протоколі свого засідання фіксує пропозиції з урегулювання інвентаризаційних розбіжностей із зазначенням вжитих заходів до запобігання псуванню, нестач цінностей і розходжень надалі.
Постійно діючі інвентаризаційні комісії проводять контрольні перевірки правильності інвентаризації, перевіряють правильність визначення інвентаризаційних розбіжностей і обїрунтованість пропозицій щодо їхнього врегулювання. Висновки постійно діючих інвентаризаційних комісій з урегулювання інвентаризаційних розбіжностей набирають чинності розпорядчого документа і стають підставою для записів у бухгалтерському обліку тільки після їхнього затвердження керівником підприємства.
Пропозиції про врегулювання інвентаризаційних розбіжностей мають базуватися на таких підходах:
надлишки цінностей (у тому числі кошти в розрахунках) має бути включено до балансу із збільшенням доходів підприємства;
взаємний залік нестач і надлишків унаслідок пересортиці може бути проведено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування, однієї і тієї самої групи товарно-матеріальних цінностей у тотожній кількості та в однієї й тієї самої матеріально відповідальної особи. Цінності, що входять до складу однієї групи, такі, що мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару, мають однакові характерні для них основні відмітні ознаки, схожі за своїми фізичними характеристиками, мають одну країну походження і виробника. Крім того, Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 N 92, передбачено, що подібними об'єктами є об'єкти, котрі мають однакове функціональне призначення і однакову справедливу вартість. Відповідно до методичних рекомендацій щодо застосування суттєвості в бухгалтерському обліку (лист Міністерства фінансів України від 29.07.2003 N 04230-04108 для визнання активів подібними різниця між їхньою справедливою вартістю не має перевищувати 10 %.
Коли за взаємного заліку нестач і надлишків унаслідок пересортиці вартість цінностей, що виявилися в надлишку, перевищує вартість цінностей, яких не вистачає, ця різниця додається до облікової вартості цінностей із збільшенням операційних доходів. Перевищення вартості цінностей, що виявилися в нестачі, над вартістю надлишкових цінностей (взаємозалік кількісних розходжень неприпустимий), розглядають як вартісну нестачу, списують на операційні витрати підприємства з одночасним визнанням операційного доходу за вартістю, щодо якої встановлено конкретних винуватців її виникнення. За сумовими (вартісними) розбіжностями, не віднесеними на винуватих осіб, у протоколах інвентаризаційної комісії має бути наведено вичерпні пояснення причин, з яких це не може бути зроблено. Після взаємного заліку внаслідок пересортиці до нестач застосовуються норми природного убутку; застосування таких норм можливе тільки в разі виявлення фактичних нестач.
Після виконання наведеного порядку врегулювання інвентаризаційних розбіжностей нестача цінностей для відшкодування винуватими особами оцінюється відповідно до законодавства про обчислення шкоди від розкрадання, нестачі, знищення і псування матеріальних цінностей.
Усі факти нестач і надлишків відображаються списанням і оприбуткуванням відповідних активів з відображенням операційних (інших) витрат і доходів. Суми нестач, що підлягають до відшкодування винними особами, відображаються за дебетом субрахунку 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків" і кредитом рахунків обліку доходів. Розбіжності (кількісні, сумові) на рахунках обліку цінностей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов'язань і забезпечень, розрахунків з дебіторами тощо мають усуватися за результатами інвентаризації і ухваленого рішення про їхнє врегулювання. Керівник підприємства, враховуючи особливості утворення сумових розбіжностей, якщо інших заходів для запобігання (попередження) їхнього утворення вжити неможливо, для більш оперативного розгляду і врегулювання таких розбіжностей установлює зменшену періодичність проведення інвентаризації певних об'єктів обліку.
Записи в бухгалтерському обліку, пов'язані з урегулюванням інвентаризаційних розбіжностей, роблять у тому місяці, коли завершено інвентаризацію, а щодо розбіжностей, установлених інвентаризацією, котра проводилася за станом на кінець року, - в грудні.
Результати інвентаризаційної роботи мають висвітлюватися в примітках (пояснювальній записці) до річного фінансового (бухгалтерського) звіту, що дасть змогу його зовнішнім користувачам дістати відповідну аналітичну інформацію.
Наприкінці зазначимо, що основним нормативно-методичним документом з питань інвентаризації на підприємствах є Інструкція з інвентаризації, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 N 69 (із змінами, внесеними відповідними наказами від 05.12.97 N 268, від 26.05.2000 N 115 і від 22.11.2004 N 731.