Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (додається).

2. Керівникам установ, підприємств, організацій, які належать до сфери управління МОЗ України, розробити на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та Інструкції з діловодства у Міністерстві до 01.04.98 інструкції з діловодства у підпорядкованих установах.

3. Начальникам структурних підрозділів МОЗ:

забезпечити неухильне додержання Інструкції з діловодства у МОЗ України (далі - Інструкція);

покласти виконання обов'язків за веденням діловодства в підрозділах на спеціально виділену особу;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службової переписки.

4. Начальнику управління справами Мотюку М.П.:

ознайомити з Інструкцією усіх працівників Міністерства;

забезпечити організацію навчання працівників підрозділу правил діловодства;

забезпечити структурні підрозділи МОЗ, установи, підприємства, організації, які належать до сфери управління МОЗ, копіями Інструкції;

встановити контроль за виконанням Інструкції у структурних підрозділах Міністерства та підпорядкованих йому закладах.

5. Визнати таким, що не застосовується в Україні, наказ МОЗ СРСР від 14.01.91 N 21 "Про затвердження Правил складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації".

6. Визнати такими, що втратили чинність:

наказ МОЗ УРСР від 25.07.78 N 410 "Про затвердження Інструкції з діловодства МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 04.03.81 N 109 "Про зміни і доповнення до Інструкції з діловодства МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 28.01.85 N 35 "Про запровадження пронумерованих бланків в МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 05.02.85 N 47 "Про порядок друкування і розмножування службових документів в МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 15.04.85 N 220 "Про удосконалення контролю виконання в системі МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 09.12.87 N 772 "Про впорядкування видання організаційно-розпорядчої документації";

наказ МОЗ УРСР від 05.03.88 N 43 "Про впровадження в МОЗ УРСР удосконаленого варіанта автоматизованої системи контролю виконання документів (АСКВД)";

наказ МОЗ УРСР від 14.05.91 N 77 "Про створення автоматизованої інформаційно-пошукової системи документів (АПС) у центральному архіві МОЗ УРСР".

1.1. Інструкція з діловодства в МОЗ України встановлює правила документування управлінської діяльності Міністерства і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі і створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Управління справами МОЗ надає структурним підрозділам Міністерства, а також підприємствам, установам та організаціям, що належать до сфери його управління, організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та організації діловодства, розробляє і затверджує в установленому порядку обов'язкові для виконання нормативні акти з питань організації документів у діловодстві, має право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.5. У Міністерстві охорони здоров'я застосовується часткова централізація діловодства.

1.6. У цій частині ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції та цієї Інструкції покладається на загальний відділ Управління справами.

У структурних підрозділах МОЗ, підприємствах, закладах, установах, що підпорядковані Міністерству, в яких за штатним розкладом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

Відповідальність за організацію діловодства в МОЗ несе Міністр охорони здоров'я.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснюється першим заступником Міністра охорони здоров'я.

Перший заступник Міністра у межах наданих йому прав зобов'язаний:

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

не допускати вимагання від структурних підрозділів МОЗ, підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління Міністерства, різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, не передбачених нормативно-правовими актами, яке не викликане необхідністю;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті Міністерства та в організаціях, що належать до сфери його управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення загального відділу сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби Міністерства та його структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті Міністерства та в організаціях, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

1.9. Міністерство охорони здоров'я здійснює діловодство, веде листування державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У Міністерстві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів Міністерства визначається актами законодавства, Положенням про МОЗ України.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у Міністерстві є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

впровадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від органів вищого рівня, у разі потреби доводяться до організацій, що належать до сфери його управління. Міністерство має право розсилати копії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм копій рішень.

Рішення колегії Міністерства провадяться в життя наказами Міністерства (Міністра, в.о. Міністра).

2.9. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

3.1. Приймання документів.

3.1.1. Всі документи, що надходять до Міністерства, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано Управлінням справами.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.

3.1.2. У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником загального відділу чи іншою особою, яка його заміщає, або спеціально виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються після розгляду керівництвом у структурні підрозділи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів особа, що його здійснює, керується Положенням про МОЗ та структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемою проходження документів.

3.2.5. Керівництву Міністерства відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.2.6. Документи, які підлягають розгляду Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра, подаються до керівництва і повертаються під розписи на реєстраційно-контрольних картках працівників апарату управління справами відповідно до їх функціональних обов'язків.

3.2.7. Документи після розгляду керівництвом повертаються до загального відділу, де резолюції заносяться в реєстраційні картки і далі передаються для виконання в структурні підрозділи.

3.3. Реєстрація документів.

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. У загальному відділі Управління справами централізованій реєстрації підлягають всі документи, крім тих, що не підлягають реєстрації діловодною службою (додаток 1).

3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ у Міністерстві реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.5. Документи реєструються у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; рішення колегії МОЗ, акти ревізій фінансово-господарської діяльності; накази Міністерства:

з основної діяльності:

про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників;

про надання відпусток;

про накладання стягнень на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань, що не мають характеру основної діяльності Міністерства (передача матеріальних цінностей, закріплення автотранспорту за підвідомчими закладами, затвердження баз проходження практики, медзабезпечення з'їздів, конференцій; затвердження складу робочих груп, тимчасових комісій тощо).

3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК (додаток 2).

3.3.8. У Міністерстві запроваджується карткова форма реєстрації документів. Журнальна форма реєстрації документів допускається в підрозділах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (додатки 3, 4).

3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в Міністерстві. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам Міністерства.

3.3.10. У структурних підрозділах Міністерства ведуться реєстраційні журнали вихідної кореспонденції (додаток 4), а реєстраційні картки, які надходять із загального відділу, формуються у окремі картотеки.

3.3.11. Реєстраційні картотеки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.3.12. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, які надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів визначається Міністерством самостійно.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

4.1. Складання документів:

4.1.1. Для складання службових документів в Міністерстві повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюються такі види бланків: бланк для листів, загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7, 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильності формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа складається у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладання цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за родом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням Міністра на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

При погодженні проектів документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників Міністра.

4.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службовий документ, що складається в Міністерстві, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 10, 11): найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 12).

4.2.2. Найменування Міністерства повинно відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про МОЗ України. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у Положенні про Міністерство. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції Міністерства, змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.5. Складання, оформлення та порядок внесення документів для розгляду на засіданнях Кабінету Міністрів України регулюється нормативними актами Уряду та наказами Міністерства.

4.3. Датування документів.

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 24 лютого 1998 року слід писати: 24.02.98.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 лютого 1998 року слід писати: 03.02.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 січня 1998 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження, а в окремих випадках - в момент реєстрації особою, що реєструє документ.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів.

4.4.1. Індексація документів - це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх виконання та зберігання.

Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".

4.4.2. Індекси вхідного документа складаються з номера кореспондента (згідно із списком постійних кореспондентів, який щороку уточнюється загальним відділом Управління справами), порядкового номера (по кожному кореспонденту окремо) та номенклатурного індекса справи.

4.4.3. Індекси створюваних Міністерством внутрішніх та вихідних документів складаються з індекса структурного підрозділу, номенклатурного номера та порядкового номера.

4.4.4. Індекси на документи, які створюються на виконання доручень, складаються з індексу структурного підрозділу, номенклатурного номера та номера вхідного документа, яким дано доручення.

4.5. Погодження документів.

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в Міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Міністром невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у міністерстві, до якого проект надсилається для розгляду.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту наказу та вказівки включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотньому боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на першому примірнику документа, що залишається у Міністерстві.

4.5.3. Якщо зауваження і пропозиції до проекту документа більше трьох рядків, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти наказів перевіряються працівниками юридичної служби Міністерства на відповідність їх законодавству і візуються після їх погодження з начальником Управління справами, профільними та контрольним підрозділами.

Візування юридичною службою засвідчується також проставленням штампу "Юр.упр." на лицьовому боці посередині нижнього поля кожного аркушу документу.

Проекти нормативно-правових актів, які відповідно до пункту 4 Порядку проведення антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.09.2009 N 1057, належать до таких, що мають потенційно високий ступінь корупційних ризиків перевіряються працівниками підрозділу з питань запобігання та протидії корупції МОЗ на наявність корупціогенних норм та візуються його керівником.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів.

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами та розподілом між ними функціональних обов'язків.

Документи, що надсилаються організаціям галузі охорони здоров'я, підписуються Міністром, його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів Міністерства відповідно до їх компетенції.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі МОЗ, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом примірники чи ксерокопія.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 13).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Міністерства, що видало акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "Затверджую", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено у додатку 14.

Якщо в процесі діяльності Міністерства настає необхідність скріплювати гербовою печаткою документи, не зазначені в даній інструкції, то з цього приводу видається нормативно-правовий акт.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів.

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступень.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.

У разі надсилання документа більше як чотирьом адресатам складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках адреса зазначається на конверті.

4.8. Резолюція.

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

4.9.1. Під час проходження документа в Міністерстві обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

на оригіналах документів, які підлягають поверненню Управлінню справами, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено;

про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа (слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).