Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

8.23. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

8.24. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

8.25. Зведений опис справ постійного строку зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються усі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів Міністерство зобов'язане передавати справи до державного архіву в установлені строки.

8.26. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого зберігання державним архівом не затверджуються.

8.27. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 рік передаються в архівний підрозділ у 1998 році).

Передача справ в архівний підрозділ Міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.28. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу Міністерства розписується у прийнятті справ. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі Міністерства.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ Міністерства за номенклатурою справ.

8.29. Схоронність документів у МОЗ України забезпечується наявністю архівного підрозділу Міністерства згідно із Законом України "Про національний архівний фонд і архівні установи".

9.1. Робота діловодної служби Міністерства регламентується положеннями про Управління справами, загальний відділ, архівний підрозділ, які розробляються на основі Положення про Міністерство охорони здоров'я України та цієї Інструкції і затверджуються Міністром.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються начальником загального відділу Управління справами на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців і затверджуються Міністром.

9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням в Міністерстві, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах Міністерства;

організовує підвищення кваліфікації працівників Міністерства в роботі з документами;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією Інструкцією.

9.5. Діловодну службу очолює начальник Управління справами, який призначається на посаду і звільняється з неї Міністром.

9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту (зі стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).

9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичною службою - із правовових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

із службами кадрів, праці та заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення Міністерства та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

9.9. Керівник діловодної служби: контролює виконання встановлених правил роботи з документами в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;

доповідає Міністру про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладання стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом Міністерства.

Керівник діловодної служби має право:

залучати спеціалістів структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, відомості, необхідні для удосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.

9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами у Міністерстві;

виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.

10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства у Міністерстві, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

10.3. Механізація та автоматизація впроваджуються на усіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

10.5. При складанні програмного забезпечення діловодної служби необхідно враховувати:

організаційну структуру апарату управління;

його розміщення;

умови праці співробітників;

кількість та зміст документів;

потребу в оперативній і ретроспективній інформації;

ступінь централізації робіт з документами.

10.6. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобіганню їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх у єдину систему.

10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

10.9. Міністр несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знань посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформації, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрат матеріалів.

10. Поздоровчі листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетні).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

15. Автореферати.

* Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства (відділі бухгалтерського обліку і звітності, відділі кадрів, бібліотеці та ін.).

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2. Емблема підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7. Найменування підприємства, установи, організації.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складення або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).

Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

Звіти (про виборчу діяльність, науково-дослідні роботи, відрядження тощо).

Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

Нормативи (чисельності працівників; витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування тощо).

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

Плани (виробничі; впровадження нової техніки; роботи колегії, науково-медичної ради, наукової ради; будівельно-монтажних, науково-дослідних проектно-розвідувальних робіт; кооперативних поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою тощо).

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

Розцінки на здійснення робіт.

Статути державних підприємств (об'єднань).

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розписи.

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів та їх копії, що направляються для державної реєстрації.

Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України; гігієнічні висновки, ліцензії.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату; про стан здоров'я у разі виїзду за кордон тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні).

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

Заявки (на обладнання, винаходи).

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення: про відрядження працівників Міністерства, керівників установ, організацій, що підпорядковані Міністерству; про присвоєння атестаційної категорії.

Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями), грамоти, якими нагороджуються працівники галузі.

Протоколи (погодження планів тощо).

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Специфікації (виробів, продукції тощо).

Статути державних підприємств (об'єднань).

Титульні списки.

Штатні розписи.

Архівні довідки.

Сертифікат про державну реєстрацію медичного імунобіологічного препарату.

Висновок про відповідність медичного імунобіологічного препарату показникам якості.

Лист-повідомлення щодо ввезення на територію України незареєстрованого лікарського засобу, стандартного зразка, реагенту.

Виписка з реєстру лікарських засобів (лист-підтвердження державної реєстрації, інформаційні листи-роз'яснення).

Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - не більше 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Примітка: для організацій з документообігом понад 25 тисяч зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).

1. Укази Президента України.

2. Доручення Президента України.

3. Розпорядження Президента України.

4. Комітети при Президентові України.

5. Організації при Президентові України.

6. Організації при Кабінеті Міністрів України.

7. Постанови Кабінету Міністрів України.

8. Розпорядження Кабінету Міністрів України.

9. Виписки з протоколів засідання Кабінету Міністрів України.

10. Доручення Кабінету Міністрів України.

11. Комісії Кабінету Міністрів України.

12. Закони і постанови Верховної Ради України.

13. Листи Верховної Ради України.

14.

15. Посольства та іноземні представництва.

16. Міністерства України.

17.

18. Організації та відомства країн СНД.

19. Організації та відомства України.

20. Фармацевтичні та медичні фірми.

21. Науково-дослідні інститути України.

22. Учбові медичні заклади України.

23.

24. Обласні, міські, районні держадміністрації.

25. Управління охорони здоров'я (УОЗ) Вінницької облдержадміністрації (ОДА).

26. УОЗ Волинської ОДА.

27. УОЗ Луганської ОДА.

28. УОЗ Дніпропетровської ОДА.

29. УОЗ Донецької ОДА.

30. УОЗ Житомирської ОДА.

31. УОЗ Закарпатської ОДА.

32. УОЗ Запорізької ОДА.

33. УОЗ Івано-Франківської ОДА.

34. УОЗ Київської ОДА.

35. УОЗ Кіровоградської ОДА.

36. МОЗ Автономної Республіки Крим.

37. УОЗ Львівської ОДА.

38. УОЗ Миколаївської ОДА.

39. УОЗ Одеської ОДА.

40. УОЗ Полтавської ОДА.

41. УОЗ Рівненської ОДА.

42. УОЗ Сумської ОДА.

43. УОЗ Тернопільської ОДА.

44. УОЗ Харківської ОДА.

45. УОЗ Херсонської ОДА.

46. УОЗ Хмельницької ОДА.

47. УОЗ Черкаської ОДА.

48. УОЗ Чернівецької ОДА.

49. УОЗ Чернігівської ОДА.

50. УОЗ Київської міськдержадміністрації (МДА).

51. УОЗ Севастопольської МДА.

52.

53. Юридичні та судові установи (суди, адвокатури) України.

54. Обласні (міські) санепідстанції.

55. Обласні організації.

56. Обл. (міськ) лікарні України.

57. Санаторні управління та санаторії України.

58. Інші.

1. Загальні положення.

2. Документування управлінської діяльності Міністерства.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів.

3.1. Приймання документів.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.3. Реєстрація документів.

4. Складання та оформлення службових документів.

4.1. Складання документів.

4.2. Оформлення документів.

4.3. Датування документів.

4.4. Індексація документів.

4.5. Погодження документів.

4.6. Засвідчення документів.

4.7. Адресування документів.

4.8. Резолюція.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

4.10. Оформлення копій документів.

4.11. Оформлення додатків до документів.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.

4.13. Розмноження документів.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів.

4.15. Оформлення документів про відрядження.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

6. Організація контролю за виконанням документів.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

6.2. Строки виконання документів.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.

7. Складання номенклатур і формування справ.

7.1. Складання номенклатур справ.

7.2. Формування справ.

7.3. Оперативне зберігання документів.

8. Підготовка справ до зберігання та використання.

9. Функції діловодної служби.

10. Механізація і автоматизація діловодних процесів.

11. Додатки.