• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

Міністерство охорони здоровя України  | Наказ, Інструкція від 05.02.1998 № 20 | Документ не діє
8.23. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
8.24. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.
Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
8.25. Зведений опис справ постійного строку зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються усі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів Міністерство зобов'язане передавати справи до державного архіву в установлені строки.
8.26. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого зберігання державним архівом не затверджуються.
8.27. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 рік передаються в архівний підрозділ у 1998 році).
Передача справ в архівний підрозділ Міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.
8.28. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу Міністерства розписується у прийнятті справ. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі Міністерства.
Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ Міністерства за номенклатурою справ.
8.29. Схоронність документів у МОЗ України забезпечується наявністю архівного підрозділу Міністерства згідно із Законом України "Про національний архівний фонд і архівні установи".
9. Функції діловодної служби
9.1. Робота діловодної служби Міністерства регламентується положеннями про Управління справами, загальний відділ, архівний підрозділ, які розробляються на основі Положення про Міністерство охорони здоров'я України та цієї Інструкції і затверджуються Міністром.
9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються начальником загального відділу Управління справами на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців і затверджуються Міністром.
9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:
розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням в Міністерстві, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах Міністерства;
організовує підвищення кваліфікації працівників Міністерства в роботі з документами;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією Інструкцією.
9.5. Діловодну службу очолює начальник Управління справами, який призначається на посаду і звільняється з неї Міністром.
9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту (зі стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).
9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:
з керівниками структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
з юридичною службою - із правовових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
із службами кадрів, праці та заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення Міністерства та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.
9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
9.9. Керівник діловодної служби: контролює виконання встановлених правил роботи з документами в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;
доповідає Міністру про стан роботи з документами;
вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладання стягнення;
вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;
підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом Міністерства.
Керівник діловодної служби має право:
залучати спеціалістів структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
вимагати від структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, відомості, необхідні для удосконалення форм і методів роботи з документами;
повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.
9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами у Міністерстві;
виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;
дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.
10. Механізація і автоматизація діловодних процесів
10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства у Міністерстві, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
10.3. Механізація та автоматизація впроваджуються на усіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.
10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
10.5. При складанні програмного забезпечення діловодної служби необхідно враховувати:
організаційну структуру апарату управління;
його розміщення;
умови праці співробітників;
кількість та зміст документів;
потребу в оперативній і ретроспективній інформації;
ступінь централізації робіт з документами.
10.6. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобіганню їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх у єдину систему.
10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні терміни;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.
10.9. Міністр несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знань посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.
Додаток 1
до пункту 3.3.2
Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою *
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформації, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрат матеріалів.
10. Поздоровчі листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетні).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.
15. Автореферати.
* Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства (відділі бухгалтерського обліку і звітності, відділі кадрів, бібліотеці та ін.).
Додаток 2
до пункту 3.3.7.
1. Реєстраційна картка 2. Знято з контролю
(Встанов.строк викон.) ________________
(Контроль) (підпис, дата)
3. Підрозділ
-----------------------------------------------------------------
|4. Надходження док.: | 5. Кореспондент | 6. Документ: |
| Індекс: | | Індекс: |
| Дата: | | Дата: |
|---------------------------------------------------------------|
|7. Короткий зміст |
-----------------------------------------------------------------
8. Завдання
Лицьовий бік
9. Розписка в отриманні документа:
-----------------------------------------------------------------
| Прізвище та ініціали | Телефон | Примітки |
| виконавця | | |
|-------------------------+-----------------+-------------------|
-----------------------------------------------------------------
10. Позначка про виконання документа
11.Справа N _________
Зворотній бік
Додаток 3
до пункту 3.3.8.
Журнал реєстрації вхідних документів
-----------------------------------------------------------------
|Дата |Кореспондент, |Короткий|Резолюція |Позначка про |
|надходження |дата та індекс|зміст |або кому |виконання |
|та індекс |одержаного | |направлено |документа |
|документа |документа | |документ | |
-----------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 4
до пункту 3.3.8.
Журнал реєстрації створюваних установою документів
-----------------------------------------------------------------
|Дата та індекс | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про |
|документа | | | виконання |
| | | | документа |
-----------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 5
до пункту 3.3.12.
Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтовної реєстраційно-контрольної картки (РКК)
-----------------------------------------------------------------
|Реквізити | Пояснення до заповнення |
|--------------+------------------------------------------------|
|Назва виду |заповнюється відповідно до назви документа, що |
|документа |реєструється. Під час реєстрації листів графа не|
| |заповнюється |
|--------------+------------------------------------------------|
|Автор |під час реєстрації документа, що надійшов,|
|(кореспондент)|записується найменування установи (особи) - |
| |автора документа. Під час реєстрації документа, |
| |що відправляється, записується найменування |
| |установи (особи) - кореспондента. Допускається |
| |застосування скороченого найменування установи |
|--------------+------------------------------------------------|
|Дата |дата, надана документу установою-автором, |
|документа |переноситься на РКК трьома парами арабських цифр|
| |(число, місяць, рік) |
|--------------+------------------------------------------------|
|Індекс |індекс, наданий документу установою-автором,|
|документа |переноситься на РКК з документа, що надійшов |
| |або відправляється |
|--------------+------------------------------------------------|
|Дата |дата надходження документа в установу|
|надходження |переноситься на РКК з реєстраційного штампа|
| |трьома парами арабських цифр |
|--------------+------------------------------------------------|
|Індекс |індекс, наданий документу установою-одержувачем,|
|надходження |переноситься під час реєстрації надходження|
| |на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання|
| |документа доповнюється номером справи за|
| |номенклатурою справ або іншими індексами |
|--------------+------------------------------------------------|
|Заголовок |переноситься заголовок, сформульований на |
|документа |документі. У разі відсутності заголовка на |
|або короткий |документі він формулюється відповідно до правил |
|зміст | |
|--------------+------------------------------------------------|
|Резолюція |переноситься на РКК з документа основний зміст|
| |доручення, прізвище автора і дата резолюції |
|--------------+------------------------------------------------|
|Відповідальний|прізвище, ініціали відповідального виконавця|
|виконавець |переносяться з резолюції, можливе зазначення|
| |номера телефону |
|--------------+------------------------------------------------|
|Термін |проставляється число, місяць, рік трьома парами|
|виконання |арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного|
| |документа, що відправляється, записується|
| |очікувана дата отримання відповіді |
|--------------+------------------------------------------------|
|Відмітка про |короткий запис вирішення питання по суті або|
|виконання |дата та індекс документа-відповіді |
-----------------------------------------------------------------
Додаток 6
до пункту 4.1.2.
Герб
Міністерство
охорони здоров'я України
252021, м.Київ-21, вул.Грушевського, 7
МОЗ України, тел.293-61-94
_____________ N _________________
На N ________ від _______________
Додаток 7
до пункту 4.1.2.
Герб
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
252021, м.Київ-21, вул.Грушевського, 7
МОЗ України, тел.293-61-94
___________ N ___________
Додаток 8
до пункту 4.1.2.
Герб
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
Н А К А З
____________ N _____________
м.Київ
Додаток 9
до пункту 4.1.2.
Герб
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
В К А З І В К А
________________ N_________________
м.Київ
Додаток 10
до пункту 4.2.1.
Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2. Емблема підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7. Найменування підприємства, установи, організації.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
14. Місце складення або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документів.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця і номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження документа.
Додаток 11
до пункта 4.2.1.
Додаток 12
до пункту 4.2.1.
Герб
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
Н А К А З
25.06.97 N 188
м.Київ
Про затвердження схем посадових окладів Напис за встановленою
(ставок заробітної плати) працівників формою (6 х 10) про
науково-дослідних установ і організацій державну реєстрацію
Міністерства охорони здоров'я України нормативного акта
Текст наказу.
Міністр (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Погоджено
Міністр фінансів (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 13
до пункту 4.6.10.
Перелік документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).
Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
Звіти (про виборчу діяльність, науково-дослідні роботи, відрядження тощо).
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
Нормативи (чисельності працівників; витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування тощо).
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).
Плани (виробничі; впровадження нової техніки; роботи колегії, науково-медичної ради, наукової ради; будівельно-монтажних, науково-дослідних проектно-розвідувальних робіт; кооперативних поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою тощо).
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
Розцінки на здійснення робіт.
Статути державних підприємств (об'єднань).
Структура і штатна чисельність.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розписи.
Додаток 14
до пункту 4.6.15.
Перелік документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів та їх копії, що направляються для державної реєстрації.
Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України; гігієнічні висновки, ліцензії.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату; про стан здоров'я у разі виїзду за кордон тощо).
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні).
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
Заявки (на обладнання, винаходи).
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
Посвідчення: про відрядження працівників Міністерства, керівників установ, організацій, що підпорядковані Міністерству; про присвоєння атестаційної категорії.
Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями), грамоти, якими нагороджуються працівники галузі.
Протоколи (погодження планів тощо).
Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
Специфікації (виробів, продукції тощо).
Статути державних підприємств (об'єднань).
Титульні списки.
Штатні розписи.
Архівні довідки.
Сертифікат про державну реєстрацію медичного імунобіологічного препарату.
Висновок про відповідність медичного імунобіологічного препарату показникам якості.
Лист-повідомлення щодо ввезення на територію України незареєстрованого лікарського засобу, стандартного зразка, реагенту.
Виписка з реєстру лікарських засобів (лист-підтвердження державної реєстрації, інформаційні листи-роз'яснення).
( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства охорони здоров'я N 993 від 28.12.2011 )
Додаток 15
до пункту 4.1З.З.
Дозволено друкувати
Посада, підпис
Дата
Замовлення N на розмножувальну роботу
Структурний підрозділ __________________________________________
Виконавець______________________________________________________
(прізвище)
Кімната _________________ телефон N ____________________________
Кількість сторінок _____________________________________________
Кількість примірників __________________________________________
Керівник структурного підрозділу _______________________________
(дата, підпис)
Прийнято до виконання __________________________________________
(дата, підпис)
Начальник розмножувального цеху ________________________________
(підпис, розшифровка підпису)
Строк виконання ________________________________________________
Одержано виконану роботу _______________________________________
(дата, підпис)
Формат А5 (148 х 210)
Додаток 16
до пункту 4.13.3.
Журнал обліку роботи розмножувального цеху
----------------------------------------------------------------
|N N|Дата| Повне | Кільк.|Тираж| Дата | Дата |Приміт-|
|п/п| |найменування | аркушів| | одерж. |видачі|ки |
| | | замовлення | | |дозволу |замов-| |
| | | | | |на друку-|лення | |
| | | | | |вання | | |
----------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 17
до пункту 4.15.1.
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
------------------------------------------------------------------
|N N|Прізвище, |Місце роботи|Місце і |Дата і N|Термін | Термін |
|п/п|ім'я та по| та посада |мета від-|посвідч.|відряд.| факт. |
| | батькові | |рядження |про від-| | перебув.|
| | | | |рядження| |у відряд.|
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 18
до пункту 6.2.1.
Перелік документів із зазначенням строків виконання
Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.
Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - не більше 10 днів з дня одержання.
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.
Додаток 19
до пункту 6.3.10.
Міністру (заступнику Міністра)
охорони здоров'я України
______________________________
Інформація за станом на ______________ щодо невиконання контрольних доручень у встановлені терміни структурними підрозділами Міністерства
-----------------------------------------------------------------
| Назва структурних підрозділів | Кількість |
| | невиконаних доручень|
|----------------------------------------+----------------------|
|----------------------------------------+----------------------|
|----------------------------------------+----------------------|
|----------------------------------------+----------------------|
-----------------------------------------------------------------
Начальник Управління
справами _______________
-----------------------------------------------------------------
|Вхідний | Термін | Звідки надійшов | Короткий зміст |
|номер | виконання | | |
|документа | | | |
-----------------------------------------------------------------
Додаток 20
до пункту 6.3.10.
Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на ____________ 19__ р.
-----------------------------------------------------------------
| N |Найменування| |
| N |та індекси| Документи на контролі |
|п/п|структурних | |
| |підрозділів | |
|---+------------+----------------------------------------------|
| | |Всього|Надійшло | з них: |
| | | |у попе- | |
| | | |редньому | |
| | | | місяці | |
|---+------------+------+---------+-----------------------------|
| | | | |Вико-|вико- |з продов-|Прост-|
| | | | |нано |нуєть-|женими |рочено|
| | | | | |ся у |термінами| |
| | | | | |термін|виконання| |
-----------------------------------------------------------------
Начальник відділу
контрольних доручень Підпис Ініціали, прізвище
Примітка: для організацій з документообігом понад 25 тисяч зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 21
до пункту 7.1.8.
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ N ______________
(місце складання)
на ____ рік
________________________________________________________________
Найменування розділу
----------------------------------------------------------------
|Індекс|Заголовок| Кількість | Строк зберігання | Примітки |
|справи| справи |справ (томів,| справи (тому і | |
| | (тому, | частин) | частини) та | |
| |частини) | | номери статей за | |
| | | | переліком | |
----------------------------------------------------------------
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
Погоджено
Керівник архівного
підрозділу установи
(особа, відповідальна
за архівний підрозділ
установи)
Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у ____ році в структурному підрозділі
---------------------------------------------------------------
|За строками|Всього| У тому числі: |
|зберігання | | |
|-----------+------+------------------------------------------|
| | |таких, що переходять|з позначкою "ЕПК" |
---------------------------------------------------------------
Постійного
Тимчасового
(понад 10 років)
Тимчасового
(до 10 років включно)
Разом:
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано
до діловодної служби
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 22
до пункту 7.1.11.
Міністерство охорони здоров'я Затверджую
України Міністр охорони здоров'я
України
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______ N ________ Підпис Розшифровка підпису
на ____ рік Дата
________________________________________________________________
Найменування розділу
-----------------------------------------------------------------
|Індекс|Заголовок| Кількість | Строк зберігання | Примітки |
|справ | справи |справ, томів,| справи (тому, | |
| | (тому, | частин | частини) і номери | |
| |частини) | |статей за переліком| |
-----------------------------------------------------------------
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище
Віза керівника архівного
підрозділу Міністерства
Погоджено Погоджено
Протокол ЦЕК МОЗ України Протокол ЕПК архівної установи
_________ N__________ _________ N__________
Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів
та його вихідні дані.
Формат А4 (210 х 297)
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у ____ році в Міністерстві
-----------------------------------------------------------------
|За строками| Усього | У тому числі: |
|зберігання | | |
|-----------+--------+------------------------------------------|
| | |таких, що переходять| з позначкою "ЕПК" |
-----------------------------------------------------------------
Постійного
Тимчасового (понад 10 років)
Тимчасового
(до 10 років включно)
Разом:
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано
у відомчий архів
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 23
до пункту 8.6.
МОЗ України Затверджую
А К Т Міністр охорони здоров'я
України
_______ N________ Підпис Розшифровка підпису
_________________
(місце складання) Дата
Про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
На підставі ________________________________________________
(назва та вихідні дані переліку документів
_________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду N
_________________________________________________________________
(найменування фонду)
-----------------------------------------------------------------
|N N|Заго- |Дата |Номери |Індекс |Кількість|Строк |Примітки |
|п/п|ловок |справи|описів |справи |справ |збері- | |
| |справи|або |(номен-|(тому, |(томів, |гання | |
| |або |крайні|клатур)|частини)|частин) |справи | |
| |групо-|дати |за рік |за | |(тому, | |
| |вий |справ |(роки) |номенк- | |частини)| |
| |заго- | | |латурою | |і номе- | |
| |ловок | | |або но- | |ри ста- | |
| |справ | | |мер | |тей за | |
| | | | |справи | |перелі- | |
| | | | |за | |ком) | |
| | | | |описом | | | |
-----------------------------------------------------------------
Разом __________________________справ за ____ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за ____ роки затверджено, а з
особового складу погоджено з ЕПК _______________________________
(найменування архівної установи)
(протокол від ________ N__________)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата
Схвалено
Протокол ЕК
від _________ N__________
Документи у кількості __________________ справ вагою _____ кг
здано в __________________________________________________________
(найменування установи)
____________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від___________________ N________________________________
Найменування посади особи,
яка здала документи Підпис Розшифровка підпису
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 24
до пункту 8.10.
| --------------------------------------------------------------
| код держархіву __________ |
| 20 мм| код установи_____________ |
| |
| -----|-------------------------------------------------------|
|----------------------------------+--------------------|
| 30 мм|----------------------------------+--------------------|
|----------------------------------+--------------------|
| -----|-------------------------------------------------------|
5 мм | (найменування державного архіву) |
| -----|-------------------------------------------------------|
|-------------------------------------------------------|
| 50 мм|-------------------------------------------------------|
|-------------------------------------------------------|
| -----|-------------------------------------------------------|
35 мм| (найменування установи і структурного підрозділу) |
320 мм | |
_____|__________________ СПРАВА N _______ Том N _________ |
| 15 мм| |
-----|-------------------------------------------------------|
| |-------------------------------------------------------|
70 мм|-------------------------------------------------------|
| |-------------------------------------------------------|
-----|-------------------------------------------------------|
| 25 мм| (заголовок справи) |
-----|-------------------------------------------------------|
| | (дата) |
| |
| 20 мм | На _________ аркуш. |
| Зберігати__________ |
| | |
-----|----- Ф. N ______________ |
| | | ОП. N _____________ | |
30 мм| | СПР. N ____________ | |
| -----|----+-------------------- | |
20 мм| | 60 мм | |
| -----|--------------------------- |
---------------------------------------------------------
210 мм
Додаток 25
до пункту 8.
________________________________________________________________
(найменування установи)
________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
Затверджую
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
Підпис Розшифровка підпису
Дата
Опис N
________________________________________________________________
(назва розділу)
-----------------------------------------------------------------
|N N|Індекс |Заголовок|Дата |Кількість |Строк | Примітки |
|п/п|справи |справи |справи |аркушів у |зберіган-| |
| |(тому, |(тому, |(тому, |справі |ня справи| |
| |частини)|частини) |частини)|(томі, |(тому, | |
| | | | | частині) |частини) | |
| | | | | |стаття за| |
| | | | | |переліком| |
-----------------------------------------------------------------
У цей опис включено __________________ справ за N_________
по N____________, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади укладача Підпис Розшифровка підпису
опису
Дата
Погоджено Схвалено
Найменування посади Протокол ЕК **
керівника діловодної служби Міністерства
_________N_________
Підпис Розшифровка підпису
* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
** У разі наявності ЕК структурного підрозділу установи, схвалюється нею.
Передав ____________________________________________________справ
(цифрами і літерами)
та ______________________________ реєстраційно-контрольних карток
(цифрами і літерами) документів*
Найменування посади особи
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ________________________ справ та _______________________
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Найменування посади особи
архівного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
* Передаються разом із справами загального відділу (канцелярії).
Формат А4 (210 х 297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового
складу структурного
підрозділу Міністерства
Індекси на вхідні документи МОЗ України
1. Укази Президента України.
2. Доручення Президента України.
3. Розпорядження Президента України.
4. Комітети при Президентові України.
5. Організації при Президентові України.
6. Організації при Кабінеті Міністрів України.
7. Постанови Кабінету Міністрів України.
8. Розпорядження Кабінету Міністрів України.
9. Виписки з протоколів засідання Кабінету Міністрів України.
10. Доручення Кабінету Міністрів України.
11. Комісії Кабінету Міністрів України.
12. Закони і постанови Верховної Ради України.
13. Листи Верховної Ради України.
14.
15. Посольства та іноземні представництва.
16. Міністерства України.
17.
18. Організації та відомства країн СНД.
19. Організації та відомства України.
20. Фармацевтичні та медичні фірми.
21. Науково-дослідні інститути України.
22. Учбові медичні заклади України.
23.
24. Обласні, міські, районні держадміністрації.
25. Управління охорони здоров'я (УОЗ) Вінницької облдержадміністрації (ОДА).
26. УОЗ Волинської ОДА.
27. УОЗ Луганської ОДА.
28. УОЗ Дніпропетровської ОДА.
29. УОЗ Донецької ОДА.
30. УОЗ Житомирської ОДА.
31. УОЗ Закарпатської ОДА.
32. УОЗ Запорізької ОДА.
33. УОЗ Івано-Франківської ОДА.
34. УОЗ Київської ОДА.
35. УОЗ Кіровоградської ОДА.
36. МОЗ Автономної Республіки Крим.
37. УОЗ Львівської ОДА.
38. УОЗ Миколаївської ОДА.
39. УОЗ Одеської ОДА.
40. УОЗ Полтавської ОДА.
41. УОЗ Рівненської ОДА.
42. УОЗ Сумської ОДА.
43. УОЗ Тернопільської ОДА.
44. УОЗ Харківської ОДА.
45. УОЗ Херсонської ОДА.
46. УОЗ Хмельницької ОДА.
47. УОЗ Черкаської ОДА.
48. УОЗ Чернівецької ОДА.
49. УОЗ Чернігівської ОДА.
50. УОЗ Київської міськдержадміністрації (МДА).
51. УОЗ Севастопольської МДА.
52.
53. Юридичні та судові установи (суди, адвокатури) України.
54. Обласні (міські) санепідстанції.
55. Обласні організації.
56. Обл. (міськ) лікарні України.
57. Санаторні управління та санаторії України.
58. Інші.
Зміст
1. Загальні положення.
2. Документування управлінської діяльності Міністерства.
3. Приймання, розгляд і реєстрація документів.
3.1. Приймання документів.
3.2. Попередній розгляд документів.
3.3. Реєстрація документів.
4. Складання та оформлення службових документів.
4.1. Складання документів.
4.2. Оформлення документів.
4.3. Датування документів.
4.4. Індексація документів.
4.5. Погодження документів.
4.6. Засвідчення документів.
4.7. Адресування документів.
4.8. Резолюція.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.
4.10. Оформлення копій документів.
4.11. Оформлення додатків до документів.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.
4.13. Розмноження документів.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів.
4.15. Оформлення документів про відрядження.
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.
6. Організація контролю за виконанням документів.
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.
6.2. Строки виконання документів.
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.
7. Складання номенклатур і формування справ.
7.1. Складання номенклатур справ.
7.2. Формування справ.
7.3. Оперативне зберігання документів.
8. Підготовка справ до зберігання та використання.
9. Функції діловодної служби.
10. Механізація і автоматизація діловодних процесів.
11. Додатки.