Правила ведення бухгалтерського обліку та звітності в установах банків СРСР

В случаях одновременного изъятия мемориальных документов за разные даты одного года составляется один акт или протокол на все изъятые документы с включением их перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта или протокола, а взамен остальных документов остаются их копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие.

Учреждения банков по письменной просьбе ревизоров КРУ Минфина СССР и других ревизующих органов обязаны сообщать им перечень открытых расчетных, текущих, бюджетных и других счетов ревизуемой организации, а также в необходимых случаях предоставлять ревизующим возможность сличать предъявленные им ревизуемой организацией выписки банка из расчетных, текущих, бюджетных и других счетов с записями по этим счетам. В случае расхождения записей в них с подлинными записями в учреждении банка, ревизующий составляет акт, который подписывается ревизующим, главным бухгалтером учреждения банка и главным бухгалтером ревизуемой организации.

123. Отделения банков в первый рабочий день каждого месяца высылают вышестоящему учреждению банка по подчиненности первый экземпляр баланса на 1 число месяца по счетам второго порядка (без включения внебалансовых счетов). По учреждениям банков, учет которых ведется на ВЦ, балансы управлениям не представляются.

При необходимости получения отчетного баланса от тех или иных отдаленных учреждений банков по телеграфу баланс и дополнительные сведения к нему передаются телеграммой в целых тысячах рублей, причем суммы до 500 рублей отбрасываются, а от 500 рублей и более считаются за целую тысячу в порядке, предусмотренном в инструкции об организации работы по составлению статистической отчетности.

Ежемесячно, не позднее третьего числа отделения банков представляют вышестоящему управлению выписки из счетов "Взаимные межфилиальные расчеты" (0481046), которые используются им при проведении работы с ВЦ по контролю за МФО.

124. Не позднее третьего числа первого месяца квартала отделения банков высылают оборотную ведомость 0482061 со справочными данными, предусмотренными формой ведомости.

К оборотной ведомости прилагаются:

а) ведомость остатков по счетам "Прочие дебиторы и кредиторы" и "Дебиторы и кредиторы по капиталовложениям" (0489001);

б) ведомость неквитующихся и неурегулированных сумм по счетам ответных МФО (0481039).

В ведомость 0481039 заносится каждое авизо, числящееся на конец квартала в остатке по счету N 860 (не сквитованные суммы), а также числящиеся на счете N 840 (ответные МФО) авизо по внутрикустовым оборотам со сроком свыше 25 дней, по межкустовым - свыше 40 дней, а по отдаленным филиалам - свыше двух месяцев от даты ответного провода авизо по счету "Ответные МФО". В ведомость вносится и каждое авизо, числящееся в остатке по счету "Суммы, перечисляемые по МФО, до выяснения". Если соответствующих сумм нет, то об этом делается надпись на оборотной ведомости, а ведомость 0481039 не представляется;

в) отчет об операционных и разных доходах и расходах (форма N 2);

г) отчет о расходах на содержание аппарата управления (форма N 14 спец).

Кроме того, отделения банков высылают в адрес управления Госбанка СССР в области, крае, республике: ежемесячно - отчетность по резервным фондам (отрывные листы книги резервных фондов 0482136), этот отчет высылается не позднее второго рабочего дня следующего за отчетным месяца; ежеквартально - не позднее второго рабочего дня следующего за отчетным кварталом месяца - ведомость покупюрного строения резервных фондов в хранилищах и фондов, отосланных учреждениям банка (0482142).

Каждая из отчетных форм должна быть детально рассмотрена и подписана руководителем учреждения банка и главным бухгалтером. Отчетность по фондам подписывается, кроме того, старшим кассиром.

125. Управления банков и республиканские банки представляют соответственно республиканским банкам и правлениям банков СССР сводные отчеты по формам N 2 и 14 спец. в сроки, установленные банками СССР.

126. Поступающая в вышестоящие учреждения банков бухгалтерская отчетность проверяется, анализируется и на ее основе принимаются необходимые управленческие решения.

При обнаружении расхождений их причины должны немедленно выясняться и урегулироваться в кратчайший срок.

Руководители банков в областях, краях, республиках должны ежеквартально рассматривать балансы и заслушивать доклады главного бухгалтера о состоянии учетно-операционной работы, бухгалтерского учета и отчетности в подчиненных учреждениях банка, а также о ходе устранения выявленных недостатков в этой работе.

127. Республиканские банки Госбанка СССР представляют дополнительно Правлению Госбанка СССР:

ежемесячно: отчетную ведомость оборотов по резервным фондам (0482139) - не позднее пятого рабочего дня нового месяца;

ежеквартально: ведомость покупюрного строения резервных фондов в хранилищах и фондов, отосланных учреждениям банка (0482142), - не позднее 20 числа следующего за отчетным кварталом месяца.

Сроки высылки ведомостей устанавливаются Управлением эмиссионно-кассовых операций Госбанка СССР.

128. Состав, содержание и порядок представления бухгалтерского годового отчета устанавливается отдельными указаниями банков СССР.

129. Бухгалтерские балансы (в копии) управлений, республиканских банков и правлений специализированных банков СССР представляются соответственно управлениям, республиканским банкам и Правлению Госбанка СССР.

С изданием настоящей инструкции, а также плана счетов бухгалтерского учета в банках СССР утрачивают силу письма Госбанка СССР от 11 сентября 1956 г. N 376, от 29 апреля 1987 г. N 978, от 7 июля 1987 г. N 996, приказ Госбанка СССР от 10 января 1983 г. N 1.

Нумерация лицевых счетов в учреждениях банков СССР производится по единым правилам в интересах обеспечения потребностей машинизированной обработки информации, упрощения учета и отчетности.

Номер лицевого счета может иметь от 3 до 9 разрядов (цифр) в зависимости от характера учитываемых средств и ценностей.

Трехзначные номера используются в случаях, когда по соответствующему балансовому счету второго порядка нет необходимости в ведении более детального аналитического учета. Номер счета второго порядка, например, счет "Касса" имеет номер 030, счета для учета остатков средств по межфилиальным расчетам имеют номера 830, 831, 840, 841, 850, 851, 860, 861 и т.д.

Четырехзначные номера могут иметь место в части лицевых счетов, открываемых на балансовых счетах по доходам союзного бюджета (090) и доходам, распределяемым между бюджетами (080), в связи с тем, что цифра "0", входящая в номер балансового счета, с которой начинается номер лицевого счета, при печатании номера опускается. Например, лицевой счет по учету поступлений подоходного налога с населения в союзный бюджет будет иметь номер 9053 (вместо 09053).

Все остальные лицевые счета имеют номер с большим числом знаков (цифр).

Общим правилом при построении номера лицевого счета является обязательное включение в номер балансового счета второго порядка, на котором учитываются соответствующие средства и ценности. Этот номер составляют 3-5 знаки справа в номерах лицевых счетов в случаях, если учет в учреждениях банков ведется без применения ЭВМ, или 4-6 знаки справа, если учет ведется на ЭВМ (в последнем случае третий знак справа выделяется для проставления цифры контрольного ключа).

Кроме номера балансового счета второго порядка в номер лицевого счета включаются номера (шифры) статей и символов классификаций доходов и расходов бюджета, объектов краткосрочного и долгосрочного кредита, номенклатур отчетности и т.п., а также порядковые номера счетов по книге их регистрации в данном учреждении банка.

Ниже приводится общая схема построения номера счета:

Примечания:

Буквой "К" обозначена цифра, рассчитываемая по особым правилам в соответствии с руководством по организации и проведению работ ГВЦ Госбанка СССР.

2. В случае, когда учреждение банка обслуживает более одного финансового органа, в 3 (4 - при обработке информации на ЭВМ) разряде слева вместо 0 проставляется цифра, обозначающая условный номер, присвоенный соответствующему финоргану.

По балансовым счетам N 940 (931) номера лицевых счетов по учету принадлежащих банку строительных и хозяйственных материалов состоят из 6 знаков.

Первый знак слева показывает номер субсчета по месту нахождения материалов, а именно:

1 - на складе;

2 - в пути;

3 - временные приспособления и устройства по строительству;

4-9 - номер лицевого счета подотчетного лица или предприятия, принявшего материалы для ремонта либо в переработку.

Вторым знаком является условное обозначение группы материалов:

0 - материалы для ремонта;

1 - запасные части автомобилей, счетных и других машин;

2 - основные агрегаты автомобилей, подлежащие ремонту (субсчет 0) и переданные в ремонт (субсчет 3-9);

3 - основные агрегаты автомобилей отремонтированные;

4 - автопокрышки, камеры и обводные ленты новые;

5 - автопокрышки, подлежащие восстановлению;

6 - автопокрышки восстановленные (субсчет 0) и сданные для восстановления (субсчета 3-9);

7 - Топливо, фураж, горючее, смазочные материалы;

8 - сумки для сбора выручки и мешки для перевозки и хранения ценностей;

9 - прочие материалы - канцелярские принадлежности (в управлении), материалы и приборы для сигнализации, упаковочные материалы и др.

следующий - третий слева - знак показывает количество сотен в трехзначном шифре материала; четвертый, пятый и шестой знаки - номер балансового счета (931 или 940), и последние два знака - десятки и единицы шифра материала в пределах данной группы.

Номера лицевых счетов по текущим субсчетам, транзитным и централизованным счетам по профвзносам и социальному страхованию устанавливаются в централизованном порядке и сообщаются учреждениям банков.

Особенности нумерации лицевых счетов в условиях обработки информации на ЭВМ приведены в Руководстве по организации проведения работ, разработанному по каждому типу машин.

Для условного обозначения движения кредитов государственного бюджета в лицевых счетах по внебалансовым счетам N 9951 и 9952 применяются следующие цифровые обозначения в колонке "Вид операции".

В лицевых счетах, составляемых на ЭВМ, шифр вида операций может состоять из двух знаков (по классификатору платежного оборота).

1. Клавишные вычислительные машины в учреждениях банков используются централизованно в машиносчетных бюро (МСБ) или машиносчетных группах.

При наличии трех или более операторов, работающих на указанных машинах, создаются машиносчетные бюро.

В дальнейшем изложении как группа, так и бюро именуются МСБ.

Руководство работой МСБ возлагается на главного бухгалтера учреждения банка или его заместителя.

2. На МСБ возлагается ведение и сверка документов аналитического и синтетического учета; подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление сводных ордеров и описей для бухгалтерского оформления операций.

В МСБ составляется бухгалтерская и статистическая отчетность, а также ведутся динамические ряды отчетных данных в соответствии с указаниями инструкции по составлению статистической отчетности.

3. Время начала работы операторов МСБ устанавливается в зависимости от их численности с расчетом максимального охвата учетно-вычислительных работ, выполнение которых можно механизировать.

При наличии 4 и более операторов целесообразно строить работу МСБ на основе скользящего графика, предусматривающего различные часы работы отдельных операторов в течение одного дня и разные часы работы одного оператора по неделям.

Начало работы одного или двух операторов рекомендуется устанавливать на 1 - 1,5 часа ранее начала работы ответственных исполнителей, чтобы за это время успеть составить для них сводные ордера и описи по документам, поступившим накануне вечером и с утренней почтой текущего дня. Из остальных операторов одним целесообразно начинать работу одновременно с ответственными исполнителями, а другим - несколько позднее последних, чтобы печатать лицевые счета с бухгалтерскими журналами и заполнять сводные карточки. Позднее вышедшие на работу операторы заканчивают сбалансирование оборотов и составляют баланс за истекший день.

4. Журналы-описи полученных авизо по МФО, описи отобранных из картотек для оплаты платежных требований, ведомости предварительного зачисления инкассированной выручки составляются в МСБ до начала работы ответственных исполнителей и передаются им в утренние часы.

Описи и сводные мемориальные ордера на платежные требования, оплачиваемые с предварительным акцептом, целесообразно печатать накануне дня оплаты после окончания печатания лицевых счетов. Описи и сводные мемориальные ордера на платежные требования, оплачиваемые с последующим акцептом и без акцепта с расчетных счетов, составляются операторами на протяжении операционного дня по мере получения подлежащих оплате документов от ответственных исполнителей.

Ведомости перечисления остатков субсчетов и транзитных счетов по соцстраху и профвзносам печатаются также в начале дня срока перечисления.

Журналы регистрации платежных требований, поступивших утренней почтой, составляются в начале дня, а журналы платежных требований, поступивших вечерней почтой, - после окончания печатания лицевых счетов.

5. Записи в лицевые счета по расходу внебалансового счета "Расчетные документы, не оплаченные в срок" производятся операторами по мере оплаты документов до их подборки к лицевым счетам плательщиков.

Записи в лицевые счета по приходу указанного внебалансового счета производятся один раз в день после окончания печатания лицевых счетов.

6. Мемориальные документы за день подсчитываются после составления лицевых счетов в день совершения операций либо на следующий день не позднее 11 часов утра.

7. Время перерыва на обед основному составу операторов МСБ, участвующему в печатании лицевых счетов, целесообразно устанавливать с таким расчетом, чтобы перерыв был закончен к началу печатания лицевых счетов.

8. Печатание лицевых счетов в МСБ производится с таким расчетом, чтобы для проверки каждому ответственному исполнителю к окончанию его обеденного перерыва были подготовлены лицевые счета по части закрепленных за ним балансовых счетов.

1. Для обеспечения равномерной операционной нагрузки и ускорения документооборота в учреждениях банков разрабатываются графики документооборота и обслуживания клиентуры.

В этих графиках предусматривается конкретное время прохождения документов по всем участкам их обработки с таким расчетом, чтобы не допускать накопления неоформленных документов в течение рабочего дня. При составлении графика учитывается следующее:

- документы по сбору выручки должны поступать из кассы пересчета к операционным работникам к началу рабочего дня. Документы по выручке, инкассированной на протяжение операционного дня, поступают из кассы по мере пересчета выручки, но не позднее 13 часов. Сверка кассовых журналов с данными кассы заканчивается к 15 часам;

- платежные требования, находящиеся в картотеке N 1, а также расчетно-денежные документы, принятые от клиентов во второй половине рабочего дня, должны оформляться к проводу накануне срока платежа (в конце рабочего дня);

- оформление оплаты документов из картотеки N 2 и оформление к проводу документов, поступивших с вечерней и утренней почтой, должно производиться утром до 10 часов, причем вновь поступившие документы должны оплачиваться по мере наступления времени обслуживания соответствующих клиентов;

- начало и режим работы тех сотрудников банка, которые принимают, сортируют, проверяют и регистрируют поступающую в банк почтовую корреспонденцию, устанавливается с таким расчетом, чтобы документы, поступившие с почты накануне вечером и утром текущего дня, были обработаны и переданы операционным работникам к началу их рабочего дня, а документы, поступающие в течение рабочего дня, оперативно обрабатывались и передавались по назначению;

- прием документов от клиентов производится в течение всего рабочего дня. Документы, поступившие в банк до конца операционного дня, оформляются к проводу по балансу текущего дня, а документы, поступившие в банк по истечении операционного дня, проводятся по балансу следующим рабочим днем банка. Платежные требования по иногородним расчетам, принятым на инкассо не позднее чем за два часа до конца рабочего дня, в тот же день отсылаются в банки, обслуживающие плательщиков.

Для обеспечения равномерного поступления документов от основных клиентов банков разрабатываются и согласовываются с клиентами графики их обслуживания. В графики включаются те предприятия и организации, которые находятся в одном населенном пункте с банком и посещают банк ежедневно.

Граждане и представители клиентов, не включенные в график, должны обслуживаться в течение всего операционного дня по мере их явки в банк;

- передача документов работникам группы начальных МФО для составления и оформления авизо производится по мере совершения операций. При обработке информации на ВЦ документы, по которым составляются авизо по МФО, должны направляться на перфорацию, как правило, первым рейсом;

- передача документов от одних операционных работников другим для зачисления и списания сумм по счетам клиентов данного учреждения банка производится без задержки, по мере поступления и обработки документов;

- передача информации (документов) по операциям текущего дня на ВЦ (ИВС, МСБ) должна производиться по специальному графику, согласованному с ВЦ (ИВС, МСБ);

- проверка записей в лицевых счетах, составленных на клавишных вычислительных машинах, и сверка их итогов по балансовым и внебалансовым счетам со сводными карточками производится ответственными исполнителями после окончания обеденного перерыва;

- документы в экспедицию передаются по мере их оформления. Прием экспедицией документов должен заканчиваться, как правило, не ранее чем за 1,5 часа до окончания рабочего дня.

2. В отделениях банков с численностью учетно-операционного аппарата до 5 человек (включая главного бухгалтера и его заместителя) документооборот и внутрибанковский контроль организуется с учетом следующих особенностей.

Обязанности между бухгалтерскими работниками в таких учреждениях банков рекомендуется распределять примерно следующим образом:

- расчетные, ссудные, текущие и другие счета всех предприятий, объединений, организаций и колхозов ведутся одним ответственным исполнителем, а счета по доходам союзного бюджета и республиканского бюджета союзной республики, бюджетные, текущие и депозитные счета учреждений, состоящих на государственном бюджете, текущие счета профсоюзных организаций по профбюджету и социальному страхованию, счета финансирования капитальных вложений, счета Госстраха СССР ведутся вторым ответственным исполнителем;

- счета внутрибанковского значения и картотеки по МФО ведутся третьим операционным работником. Ему же поручается печатание авизо по МФО, обработка входящей и отправка исходящей почтовой и телеграфной корреспонденции, обязанности третьего операционного работника могут быть распределены между двумя ответственными исполнителями либо выполняются полностью или частично заместителем главного бухгалтера под контролем главного бухгалтера;

- формирование мемориальных документов за день производится заместителем главного бухгалтера. Он же составляет бухгалтерский журнал путем регистрации по дебетовой стороне сброшюрованных мемориальных документов с добавлением кассовых оборотов, сводку оборотов за день и ежедневный баланс, проверяемый главным бухгалтером;

- главный бухгалтер выполняет все контрольные функции по кассовым операциям и по сверке аналитического учета с синтетическим;

- записи в лицевых счетах на клавишных вычислительных машинах производятся ответственными исполнителями, а проверка записей в лицевых счетах осуществляется главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера;

- записи в сводных карточках заверяются контролирующим работником после сверки их с итогами в лентах подсчета, предварительно сверенных с лицевыми счетами, и балансирования сумм оборотов и остатков в сводной карточке;

- выписки из лицевых счетов для клиентов оформляются подписями контролирующего лица.