Правила ведення бухгалтерського обліку та звітності в установах банків СРСР

63. Для проверки подлинности подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно-денежных документах соответствующие работники должны иметь образцы их подписей.

Контролеры должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Контролерам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которым пользуются ответственные исполнители.

В карточках образцов подписей и печатей клиентов у исполнителей и контролеров подлежат регистрации номера выданных банком данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.

64. При оформлении открытия расчетного, текущего или бюджетного счета главный бухгалтер или его заместитель принимает представляемые клиентом документы, проверяет их соответствие установленным правилам и передает руководителю учреждения банка для разрешения открытия счета. После открытия счета карточки образцов подписей и оттиска печати передаются соответствующим работникам банка.

При замене документов (карточек с образцами подписей и других) по действующим расчетным, текущим и бюджетным счетам документы принимаются ответственными исполнителями, которые представляют эти документы вместе с отменяемыми главному бухгалтеру или его заместителю либо начальнику отдела, которые проверяют документы и заверяют их своей подписью.

В случае закрытия счета, а также при изменении наименования предприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета обязан возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться также подтверждение остатка средств на счете на день закрытия.

65. Неиспользованные чеки по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другое учреждение банка, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель, который должен немедленно погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. Лишь после этого чеки передаются соответствующему операционному работнику, который обязан составить ордер на закрытие счета и представить его для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю.

Неиспользованные чеки из лимитированных книжек при наличии остатка лимита принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке ответственным исполнителем или контролером операционной бригады, который проверяет и подписывает платежное поручение на закрытие лицевого счета по лимитированной чековой книжке.

66. При закрытии расчетного, текущего или бюджетного счета по распоряжению учреждения банка и зачислении остатка соответствующих средств на счет "Прочие дебиторы и кредиторы" главный бухгалтер учреждения банка или его заместитель обязан тщательно проверить по документам все записи в закрываемом счете со дня вручения клиенту последней выписки из счета, убедиться в правильности выведенного окончательного остатка и сделать об этом соответствующую отметку в закрываемом лицевом счете за своей подписью. Выдача остатка с этого счета может быть произведена в течение срока исковой давности, причем должны быть истребованы книжки с неиспользованными корешками и чеками.

67. Для предупреждения задержек в перечислении средств с субсчетов главный бухгалтер должен организовать строгий контроль за срочными перечислениями, пользуясь для этого табелем сроков перечисления средств с субсчетов, выписки из которого должны быть у каждого работника, выполняющего эти операции и осуществляющего за ними контроль.

68. Руководители учреждений банков обязаны обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов учреждения банка ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя учреждения банка или, по его усмотрению, у главного бухгалтера. Штампы, кроме угловых (бланковых), в эту книгу не включаются.

Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка.

69. Жалобы на действия работников банка и другие письма принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) банка или лично главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены путем вывешивания объявлений. Операционным работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

70. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель учреждения банка, наряду с общим наблюдением за состоянием учетно-операционной работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, отсылки расчетно-денежных документов иногородним и одногородним банкам.

71. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы.

При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций.

В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.

Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год.

Состав работников, привлекаемых к проведению последующих проверок, помимо специальных инспекторов по контролю, заместителей главного бухгалтера и начальников отделов (групп), определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых учреждением банка операций.

72. Результаты последующих проверок должны оформляться краткими справками; руководители учреждений банков обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующей проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников учетно-операционного аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

73. Расчетные, кассовые, кредитные и другие денежные операции совершаются в учреждениях банка и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с требованиями, изложенными в Положении о расчетных документах.

74. По денежному чеку деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке. Передоверие права на получение денег по чеку не допускается. Не допускается выплата денег по именному чеку на имя главного бухгалтера предприятия (организации, учреждения) или другого работника, подписавшего чек второй подписью, за исключением чеков по счетам воинских частей, военных организаций, поселковых и сельских Советов народных депутатов, которые не обслуживаются централизованными бухгалтериями, а также чеков по счетам предприятий (организаций, учреждений), у которых в штате нет другого лица, на которое можно возложить получение денег. Это должно быть подтверждено соответствующей надписью владельца счета в карточке с образцами подписей (на следующей строке после образца второй подписи).

75. Владелец счета обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.

Платежные поручения и чеки предприятий, организаций и учреждений, подведомственных Министерству обороны, Министерству внутренних дел СССР, Комитету государственной безопасности СССР, а также партийных и комсомольских организаций могут представляться без указания назначения сумм. Учреждения Сберегательного банка и предприятия связи не указывают на обороте денежных чеков назначение сумм.

Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки, как денежные, так и расчетные, должны быть обязательно заполнены от руки чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование учреждения банка в чеках и объявлениях могут обозначаться штампами.

Чеки и платежные поручения принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки, без исправления даты, обозначенной на документе. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в банк; если клиентом указана другая дата, то она исправляется на всех экземплярах документа.

На документах, составляемых банком, указываются их номера. Порядок нумерации объявлений 0402001, 0402002, 0402004, а также квитанций к ним устанавливается главным бухгалтером учреждения банка. В тех случаях, когда в приеме денег плательщику выписывается квитанция 0402004, в объявлении работником банка проставляются 3 последних знака номера выданной вносителю квитанции.

В выдаваемых банком квитанциях 0402001, 0402002 и 0402005 сумма прописью начинается обязательно в самом начале строки, свободное место в реквизите "сумма цифрами" и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями.

Квитанции в приеме наличных денег должны заполняться только от руки чернилами или пастой шариковой ручки за исключением квитанций, входящих в комплекты бланков 0402005.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ и каждый отдельный лист сводного документа, например, сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковых ручек. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные отрезные части должны быть прочеркнуты.

Учреждение банка отказывает в приеме чека или платежного поручения и не несет ответственности за этот отказ, если документ, подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны учреждением банка сомнительными.

Банк не несет ответственности за выплату денег по утерянному или похищенному чеку, если эта выплата произведена до получения учреждением банка извещения владельца счета об утере или хищении чека.

Равным образом банк не несет ответственности за правильность содержащихся в расчетных документах сведений и арифметических расчетов.

Убыток, который произойдет вследствие оплаты чека или платежного поручения с подложными подписями, подложной печатью или с подложным текстом, несет владелец счета, если не будет доказана вина учреждения банка.

76. Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми учреждениями банка согласно требованиям настоящей инструкции и инструкций по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые и внебалансовые ордера, мемориальные ордера, распоряжения кредитного отдела и др.

77. Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

78. Операции, связанные с перечислением средств в иногородние банки (межфилиальные обороты - МФО) оформляются специальными документами - авизо по МФО. Бланки авизо по МФО являются документами строгого учета.

79. В мемориальных ордерах на частичную оплату платежных требований и поручений, оплату пени, в кассовых ордерах и внебалансовых ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

В ордерах на частичную оплату платежных требований и поручений допускается текст содержания операций заменять его условным обозначением - цифрой "2" или "1" соответственно с указанием номера и даты платежного требования или поручения.

80. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь котировку, т.е. обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись.

81. На денежных чеках, расходных кассовых и внебалансовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, отбираются расписки получателей (чернилами или шариковой ручкой).

Кроме того, на этих документах должны делаться отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Допускается заполнение этих отметок самими получателями, причем операционный работник учреждения банка, после проверки им предъявленного получателем паспорта или заменяющего его документа, должен проверить правильность заполнения реквизитов этого документа, сличить имеющийся в нем образец подписи с распиской получателя на чеке или расходном ордере. Правильность отметки о паспорте или другом документе, удостоверяющим личность получателя, заверяется подписью операционного работника на чеке или ордере.

82. Документы с исправлениями таких реквизитов, как сумма, наименования клиентов и номера их счетов, хотя бы и оговоренными, являются недействительными и не подлежат приему банком к исполнению.

Работники банков могут в случаях, предусмотренных инструкциями банков, исправлять в платежных поручениях и платежных требованиях клиентов указанные ими номера счетов на номера других счетов тех же клиентов (например, номер расчетного счета на номер ссудного счета). Исправления заверяются подписью ответственного исполнителя.

Если отдельная частная сумма, включенная в сводное платежное поручение или требование, не может быть зачислена на счет получателя или списана со счета плательщика, то соответствующая сумма по просьбе клиента может быть вычеркнута с исправлением общей суммы сводного документа. Каждое такое исправление оформляется подписью бухгалтерского работника и заверяется контрольной подписью главного бухгалтера учреждения банка или его заместителя.

Ошибки, допущенные клиентами при заполнении текста поручения (кроме приведенных выше реквизитов) и оборотной стороны чека, могут быть исправлены с соответствующей оговоркой за подписями тех же лиц, которыми подписан документ.

83. Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц учреждения банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, - одну подпись ответственного исполнителя.

Подписями работников банка оформляются как те экземпляры документов, которые предназначены для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, так и экземпляры, подлежащие приложению к выпискам из счетов клиентов и к авизо по МФО.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке.

84. Документы, связанные с приемом и выдачей денег и ценностей, в том числе квитанции в приеме денег и ценностей, должны иметь, кроме указанных выше подписей, также подпись кассира, принявшего или выдавшего деньги и ценности.

85. Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя учреждения банка на бланках 0489017 и 0489018.

86. Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.

87. Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.

88. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Главный бухгалтер учреждения банка обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были своевременно переданы под расписку в кассу, операционным и контролирующим работникам, группе переводного ключа, абонентскому телеграфу, а также местному предприятию министерства связи и учреждению сберегательного банка СССР. Главный бухгалтер обязан также следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники банка в своей работе, например, в связи с увольнением работников банка.

Один комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно-денежных документах.

89. В учреждениях банков должен осуществляться строгий контроль за выдачей чековых книжек, использованием бланков квитанций и других бланков строгой отчетности, обеспечивающий правильное расходование бланков, а также своевременное и полное отражение их движения в учете.

90. Выдача книжек денежных и расчетных чеков по счетам в банке производится по письменным заявлениям владельцев счетов на бланке 0401017 за подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом.

В соответствии с заявлением клиента ему может быть выдано одновременно несколько книжек денежных и расчетных чеков по одному счету, причем должна соблюдаться последовательность номеров чеков.

91. Заявление на выдачу чековой книжки представляется в банк в одном экземпляре.

Операционный работник проверяет правильность заполнения заявления, соответствие подписей и оттиска печати на нем с имеющимися у него образцами подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, подписывает разрешение на выдачу чековой книжки и передает заявление вместе с талоном в кассу.

Кассир, получив заявление, проверяет наличие на нем подписей должностных лиц банка, отмечает на заявлении и талоне к заявлению номера чеков выдаваемой чековой книжки (с номера по номер) и передает операционному работнику чековую книжку вместе с заявлением под расписку на талоне. Талон к заявлению остается в кассе.

Операционный работник проверяет наличие всех чеков в книжке и, проставив на всех чеках реквизиты, подлежащие обязательному заполнению до выдачи книжки клиенту (наименование владельца счета и, если книжка требуется для одного счета, номер расчетного или текущего счета), записывает номера чеков в карточку с образцами подписей данного клиента и передает заявление работнику, контролирующему кассовые расходные операции. Последний проставляет номера денежных чеков на своем экземпляре карточки с образцами подписей. Затем заявление вместе с чековой книжкой возвращается в кассу.

Кассир проверяет наличие всех чеков в чековой книжке, расписывается на талоне. Талон возвращается операционному работнику после выдачи чековой книжки для выписки внебалансового расходного ордера по счету учета бланков строгой отчетности.

Кассир выдает книжку под расписку на заявлении, предварительно сверив подпись получателя с образцом его подписи на заявлении. После выписки внебалансового ордера талоны к заявлениям на выдачу чековых книжек уничтожаются.

Заявления клиентов на выдачу чековых книжек хранятся при расходном ордере, составляемом на общее количество выданных за день книжек.

92. Заготовленные к выдаче чековые книжки, не полученные клиентами в течение 30 дней, погашаются с отметкой на заявлении клиента за подписями руководителя, главного бухгалтера и старшего кассира учреждения банка путем вырезки из чеков места, предназначенного для подписи, и списываются в расход. Номера погашенных денежных чеков вычеркиваются из карточек с образцами подписей. Погашенные чековые книжки прилагаются к расходному ордеру.

93. Квитанционные книжки с бланками квитанций 0402004 и книжки комплектов квитанций, уведомлений и ордеров 0402005 по приему налоговых и других платежей населения выдаются в начале операционного дня кассиром под отчет операционным работникам в пределах дневной потребности в этих книжках. выдаваемые книжки снабжаются штампом данного учреждения банка.

Учет выданных квитанционных книжек ведется кассиром, на ответственности которого эти книжки хранятся, в книге 0482154.

94. Каждый операционный работник после окончания операций и сверки оборотов с кассой отмечает на обложках книжки квитанций 0402004 и комплектов 0402005 количество и три последних знака номера использованных и испорченных квитанций.

Испорченные квитанции 0402004, а также комплекты квитанций 0402005 погашаются путем крестообразного перечеркивания.

95. В бухгалтерии на основании записей в книге 0482154 составляется внебалансовый расходный ордер на все выданные из кассы в течение дня книжки 0402004 и 0402005.

96. Контроль за использованием в бухгалтерии бланков 0402004 и 0402005 осуществляется в следующем порядке.

Бухгалтерским работником по поручению главного бухгалтера ведется книга учета использования бланков квитанций (0482074) по следующей форме:

Подпись главного бухгалтера или его заместителя

Ежедневно в этой книге заполняется графа "Получено" на основании записей в книге 0482154 и расходного внебалансового ордера. Графа "Израсходовано" заполняется на основании справки 0482109 приходного кассира, а в тех учреждениях банков, где на протяжении операционного дня функционирует лишь одна приходно-расходная касса, - на основании сводной справки 0482111 со сведениями на ее обороте о количестве документов, по которым выданы квитанции. Кроме того, основанием заполнения графы "Израсходовано" являются приходные ордера на ценности и документы (иностранную валюту, неплатежные деньги на экспертизу, вкладные книжки на инкассо), в приеме которых вносителям выдаются квитанции.

Графа "Испорчено" заполняется после полного использования квитанционной книжки на основании предъявленных операционными работниками погашенных испорченных квитанций, записанных на обложке этой книжки.

Внебалансовый расходный ордер, справки 0482109 или 0482111, указанные выше приходные ордера, а также квитанционные книжки вместе с книгой учета их использования передаются главному бухгалтеру или его заместителю, либо начальнику учетно-операционного отдела для проверки правильности записей в книге.

97. Не полностью использованные квитанционные книжки после проверки записей в книге учета их использования, а также испорченные квитанции из этих книжек возвращаются операционным работникам для хранения до следующего дня вместе с учетными материалами, находящимися под их ответственностью, в железных шкафах или ящиках.

Обложки полностью использованных квитанционных книжек и относящиеся к ним испорченные квитанции прилагаются к расходному внебалансовому ордеру по счету учета бланков строгой отчетности. Если в этот день не было оборотов по расходу указанного счета, обложки использованных квитанционных книжек с испорченными квитанциями подшиваются после других внебалансовых расходных ордеров. Главный бухгалтер при заверке надписи на обложке кассовых документов за день должен убедиться, что в них находятся обложки всех квитанционных книжек, использование которых закончено в течение данного дня, и бланки испорченных квитанций, номера которых отмечены на этих обложках.

98. Наличие неиспользованных бланков квитанций, числящихся за каждым операционным работником по книге учета, проверяется периодически по усмотрению главного бухгалтера и обязательно на 1 число месяца, о чем делается отметка в книге.

99. Квитанционные книжки контролеру вечерней кассы выдаются под отчет.

100. Бланки комплектов 0402005 и книжки денежных чеков выдаются учреждениям Сберегательного банка СССР по их разовым доверенностям, которые хранятся в документах дня при внебалансовых расходных ордерах на выдачу этих бланков.

101. Бланки вкладных книжек выдаются кассой авансом бухгалтеру, ведущему лицевые счета по вкладам, по письменному требованию за подписью главного бухгалтера или его заместителя, либо начальника отдела под расписку на этом требовании.

Ежедневно по окончании операций вкладные книжки, выданные вкладчикам, списываются в расход. Расходный ордер подписывается контрольной подписью главного бухгалтера или его заместителя, либо начальника учетно-операционного отдела, который сверяет количество списываемых в расход книжек с количеством открытых за день лицевых счетов вкладчиков. Неиспользованные вкладные книжки сдаются кассиру, который возвращает бухгалтеру его расписку в получении книжек авансом.

В аналогичном порядке выдаются и учитываются бланки расчетных чеков банков СССР.

102. Бланки лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках и бланки авизо по МФО учитываются внесистемно. Высылка указанных бланков лицевых счетов и авизо по МФО производится типографиями согласно требовательным ведомостям. Учреждение банка, получившее эти бланки, обязано в пятидневный срок выслать вышестоящему учреждению банка подтверждение в получении бланков за подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения банка с указанием количества и номеров бланков каждой формы.

103. Бланки лицевых счетов высылаются ценными посылками отдельно от прочих бланков. Посылки с этими бланками принимаются кладовщиком материального склада в присутствии лиц, назначенных руководителем банка. Бланки в целой упаковке с пломбами типографии принимаются пачками. Бланки в пачках с поврежденной упаковкой пересчитываются полистно.

При обнаружении в посылках недостач или излишков бланков составляется акт с указанием состояния упаковки, наименования и номеров форм бланков, номеров и серий недостающих или излишних бланков.

Этот акт составляется за подписями лиц, участвовавших в приеме бланков, в двух экземплярах, из которых первый отсылается отправителю (типографии или вышестоящему учреждению банка), а второй остается в делах учреждения банка-получателя. К первому экземпляру акта прилагается обвязка с пломбой, накладка пачки и бандероль от корешка, в котором оказалась недостача. На накладке и бандероли делаются надписи о недостаче за подписями лиц, производивших проверку. Эти надписи скрепляются оттиском печати учреждения банка.

Полистный пересчет бланков, проверка правильности их нумерации, а также приемка по качеству производятся при передаче бланков для использования. О выявленных при этом недостачах и излишках бланков лицевых счетов, а также об обнаружении в них дефектов составляются акты, оформляемые и используемые в порядке, изложенном выше.

104. Бланки лицевых счетов хранятся на складе, где ведется количественный учет бланков в листах (без указания их номеров) на карточках 0489002 отдельно по каждой форме.

105. Лицо, ответственное за хранение запаса бланков лицевых счетов, выдает необходимые для текущей работы бланки ответственным исполнителям под расписку в книге 0487010. В этой книге, кроме учета общего количества поступивших и израсходованных бланков, который ведется на отдельных листах для каждой формы бланка, открываются отдельные листы на каждого ответственного исполнителя для учета полученных им и использованных бланков. В течение месяца в книге регистрируется по каждому ответственному исполнителю количество выданных ему бланков с указанием типографских номеров, делаются отметки об испорченных бланках, возвращенных ответственному за их хранение лицу. По окончании месяца в книге по каждому ответственному исполнителю отдельно выводится остаток бланков на начало нового месяца, который подтверждается подписями лица, ответственного за хранение запаса бланков, и ответственного исполнителя. Количество оставшихся бланков проверяется по отдельным ответственным исполнителям в выборочном порядке. После выведения итогов количества полученных, использованных и испорченных бланков лицевых счетов производится подсчет количества выданных за месяц бланков всем ответственным исполнителям, которое сверяется (с учетом испорченных и остатка на начало месяца) с расходом по учету общего запаса соответствующих форм бланков.

Ответственные исполнители передают ежедневно необходимое количество бланков лицевых счетов (в возрастающем порядке номеров) операторам для составления лицевых счетов. Контроль за полнотой использования операторами бланков осуществляется ответственными исполнителями при получении отпечатанных лицевых счетов. Бланки лицевых счетов хранятся у ответственных исполнителей в металлических шкафах (ящиках).

Запрещается выдавать бланки лицевых счетов с типографской нумерацией и защитной сеткой на выписках работникам, не связанным с выполнением операций по счетам клиентов.

106. Испорченные бланки лицевых счетов с типографской нумерацией погашаются путем крестообразного перечеркивания чернилами или шариковой ручкой и ежедневно сдаются под расписку лицу, ответственному за хранение их запаса.

Испорченные бланки лицевых счетов периодически уничтожаются сотрудником, ответственным за хранение их запаса, и главным бухгалтером. В учреждениях банков, где запас бланков лицевых счетов хранится у главного бухгалтера, уничтожение испорченных бланков производится главным бухгалтером и руководителем учреждения банка. Об уничтожении испорченных бланков в книге 0487010 делается запись, заверяемая подписями указанных лиц, с обозначением общего количества уничтоженных бланков и периода, за который они были испорчены.

107. Бланки авизо по МФО хранятся на складе и учитываются по количеству блокнотов на отдельных карточках 0489002 по бланкам каждой формы.

Высылка бланков, прием посылок кладовщиком на материальный склад осуществляется в порядке, предусмотренном для бланков лицевых счетов.

Выдача бланков авизо по МФО со склада для их использования или отсылки другим учреждениям банков производится по требованиям. В требованиях на выдачу или высылку бланков, снабженных типографской нумерацией, указываются типографские номера бланков. Бухгалтерия следит за получением подтверждений по отосланным бланкам от соответствующих учреждений банков.

108. Бланки авизо, поступающие в учреждение банка, после проверки их по количеству блокнотов и по номерам авизо, указанным в сопроводительном документе, хранятся под ключом у главного бухгалтера учреждения банка, а в крупных отделениях у лица, на которое приказом руководителя учреждения банка возложена ответственность за сохранность и правильное использование этих бланков.

109. Лицо, ответственное за хранение и использование бланков авизо по МФО, ведет количественный учет бланков авизо с типографской нумерацией в книге 0481044, с указанием номеров поступивших бланков, а также номеров испорченных бланков.

В течение дня бланки выдаются под расписку сотрудникам банка, составляющим авизо, в порядке возрастающих номеров авизо.

В конце рабочего дня неиспользованные и испорченные бланки возвращаются работнику, ответственному за хранение бланков авизо. Он подсчитывает количество использованных бланков каждой формы, исходя из общего количества бланков, выданных под отчет в течение дня и возвращенных неиспользованных и испорченных бланков, и сверяет данные об использованных за день бланках со справкой о количестве авизо, фактически отосланных за этот день.

Эта справка составляется работником по начальным МФО на основании оставшихся у него копий авизо, причем указывается количество авизо отдельно по каждой из форм.

После этой проверки использованные и испорченные бланки каждой формы записываются в книгу 0481044.

Общее количество использованных за день бланков, записанное в книгу 0481044, факт проверки удостоверяется подписью лица, ведущего учет, в книге учета бланков авизо.

После отсылки отчетности 0481034 справки уничтожаются.

Допускается записывать в книгу 0481044 количество израсходованных бланков непосредственно с копий авизо без составления справок.

110. Испорченные комплекты бланков авизо погашаются путем крестообразного перечеркивания и хранятся у лица, ведущего учет бланков авизо. Периодических эти бланки после сверки их номеров с записями в книге 0481044, а также проверки наличия полного комплекта бланков авизо уничтожаются в присутствии главного бухгалтера учреждения банка. Об уничтожении бланков авизо делается запись в книге учета бланков с указанием количества уничтоженных бланков авизо и периода времени, в течение которого бланки были испорчены. Запись подписывается работником, ведущим учет бланков по МФО, и главным бухгалтером.

В учреждениях банков, где учет бланков авизо ведется главным бухгалтером, запись в книге об уничтожении испорченных бланков заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя учреждения банка.

111. Учреждения банков обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров учреждений банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников учреждений банков и вневедомственной охраны; распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

112. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

Допускается формирование мемориальных документов в порядке возрастания номеров кредитованных счетов, а также по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

По счету "Ответные МФО" в папку с мемориальными документами помещаются первые экземпляры журнала-описи, используемые в качестве мемориальных ордеров, а также ордера по квитовке МФО.

Документы, затрагивающие по дебету (кредиту) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по ссудам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машине и сумма их сверяется с итогом оборотов в бухгалтерском журнале либо сводке оборотов, исключая обороты по приходу и расходу кассы. Если общие итоги не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.

Внебалансовые документы также подсчитываются и суммы их сверяются с бухгалтерскими журналами.

При ежедневном объеме бухгалтерских документов не более 100 подшивка их может производиться по усмотрению главного бухгалтера учреждения банка один раз в декаду или месяц. При этом должна быть обеспечена сохранность документов, а также ежедневная сверка с бухгалтерским журналом (сводкой оборотов и остатков) (абзац дополнительно включен редакцией от 22 августа 1990 года).

113. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. Если документы сформированы по пачкам, их подсчет может производиться по итогам лент подсчета пачек, однако работник, формировавший документы, должен убедиться в том, что в сшиве находятся все документы, по которым произведены за день бухгалтерские операции.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

114. Документы за истекший день должны быть оформлены в указанном выше порядке не позднее чем на следующий день. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

115. Документы, подлежащие более длительному хранению, а также относящиеся к внутрибанковским операциям, должны помещаться в отдельные папки:

1) по вкладам граждан и вкладам военнослужащих;

2) по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой и по расчетам в иностранной валюте;

3) по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка;

4) по ссудам на индивидуальное жилищное строительство и другие цели, выдаваемым индивидуальным заемщикам;

5) кассовые документы.

В папках документов первых двух групп вместе с мемориальными документами помещаются внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним, а также подлинные авизо, поступившие от других учреждений банка (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов "А"), а в папку первой и четвертой групп помещаются также и подлинные кассовые документы.

Эти документы формируются, как правило, ежедневно, количество и общая сумма документов заверяется на обложке подписями формировавшего работника, главного бухгалтера или его заместителя, а по кассовым документам - также старшего кассира.

По усмотрению главных бухгалтеров кассовые документы длительного срока хранения могут формироваться отдельно от мемориальных. Допускается также формировать эти документы раз в декаду или в месяц при условии, если до сброшюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу.

В папку с документами по операциям с основными средствами (фондами), операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка помещаются вместе с мемориальными документами подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т.д.).

В учреждениях банков с небольшим объемом операций допускается по усмотрению руководителя учреждения документы с длительным сроком хранения формировать по истечении года за истекший год. В таком случае до окончания года эти документы должны подбираться в скоросшиватель и храниться в кладовой или в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера.

При формировании документов с длительными сроками хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за данный день, а на обложке папки указывается общая сумма документов по дебету и кредиту каждого балансового счета, сверенная с данными бухгалтерского учета.

В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки за подписью главного бухгалтера или его заместителя о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого внебалансового счета, хранящихся в отдельных папках.

116. Работники, на которых возложено хранение документов, обязаны обеспечить полную их сохранность. Они не имеют права допускать кого-либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера, его заместителя или начальника отдела.

117. Обязательному хранению подлежат:

А. В кладовой или в несгораемых шкафах:

а) оформленные надлежащими подписями копия годового отчета за истекший год и месячный баланс за последний истекший месяц со всеми к ним приложениями;

б) сводки оборотов и остатков (бухгалтерские, кассовые журналы) и ежедневные балансы за текущий месяц;

в) проверочные ведомости на первое число текущего месяца;

г) действующие лицевые счета по вкладам граждан;

д) кассовые документы за последние двенадцать месяцев;

е) мемориальные документы за текущий месяц;

ж) журналы 0489008 по счетам учета зданий и сооружений, хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Б. В железных шкафах, сундуках или ящиках в охраняемом помещении:

а) картотеки действующих лицевых счетов (кроме лицевых счетов по вкладам), операционные журналы, книги, карточки с образцами подписей, карточки учета средств, выданных на заработную плату, ведомости по начислению процентов;

б) картотеки действующих и архивных пенсионных листов и поручений на единовременную выплату пенсий и пособий;

в) действующие картотеки по ответным МФО, по расчетным документам и срочным обязательствам по ссудам;

г) расходные расписания и бюджетные поручения.

118. Все документы по эмиссионным операциям, послужившие основанием для бухгалтерских проводок по соответствующим балансовым и внебалансовым счетам, хранятся в хронологическом порядке в отдельных папках (делах) и брошюруются в зависимости от количества документов ежемесячно, ежеквартально или раз в год.

В отделениях банка заводятся две папки. В первой помещаются разрешительные телеграммы на выпуск денег в обращение и подтверждения других учреждений банка о получении денежных билетов и монеты и зачислении их в резервные фонды. Эта папка хранится в кладовой, а при отсутствии кладовой - в несгораемом шкафу. Во вторую папку помещаются полученные задания на вложение денег в резервные фонды, копии заявок на подкрепление оборотной кассы и другие документы по эмиссионным операциям. Эта папка хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу.

В управлениях банков в областях (АССР, краях) заводятся три папки, в которые помещаются соответственно:

а) полученные разрешения на выпуск денег в обращение; ведомости распределения по подчиненным учреждениям банков сумм, разрешенных к выпуску в обращение, а также распределенных в порядке регулирования кассовых ресурсов внутри области (края, республики); копии разрешительных телеграмм учреждениям банка на выпуск денег в обращение и заявки последних на подкрепление оборотной кассы;

б) телеграммы и почтовые авизо учреждений банков о перечислениях из резервных фондов в оборотную кассу и из оборотной кассы в резервные фонды, а также об аннулировании неиспользованных разрешений, копии телеграмм управления Правлению Госбанка СССР на перечисление остатков по счету учета расчетов между учреждениями банка по эмиссионным операциям и об аннулировании неиспользованных разрешений, задания на вложения денег в резервные фонды;

в) уведомления учреждений банков о получении подкреплений резервных фондов, отчетность учреждений по резервным фондам и копии рекламаций, полученных по отчетности.

По усмотрению главного бухгалтера учреждения банка при большом объеме эмиссионных операций могут быть заведены дополнительные папки для помещения в них копий разрешительных телеграмм учреждениям банков на выпуск денег в обращение, заданий на вложение денег в резервные фонды, подтверждений о их получении и др.

Эти папки хранятся в отделе (управлении) денежного обращения в несгораемом шкафу.

119. Заявления клиентов об открытии им счетов со всеми необходимыми документами на открытие счетов должны храниться в отдельном деле по каждому клиенту; никаких изъятий документов из таких дел не допускается.

В это же дело помещаются переписка об изменении права подписи и документы, определяющие полномочия на распоряжение счетом заявления-обязательства об открытии ссудных счетов, а также копии распоряжений об открытии расчетных субсчетов. Каждому делу присваивается тот же номер, который присвоен расчетному, текущему или бюджетному счету хозоргана.

Допускается также хранение указанных документов в общих папках по группам клиентуры (сельсоветы, школы и т.п.). При этом документы каждой организации отделяются прокладкой с указанием названия организации.

Хранение документов по оформлению счетов возлагается на главного бухгалтера или его заместителя. Дела эти должны храниться в запирающихся шкафах. Действующие образцы подписей должны храниться в запирающихся картотеках у операционных работников.

Утратившие силу документы по оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров таких карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.

120. Все материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы, сквитованные карточки по МФО и пр.) до сдачи их в архив учреждениями банков должны храниться в текущем архиве бухгалтерии, оборудованном стеллажами и железными шкафами. Этот текущий архив находится в ведении специально выделенного работника, ответственного за сохранность документов.

Этот же работник должен ведать документами, хранящимися в бухгалтерии в несгораемых и железных шкафах из-за недостатка мест в кладовой.

121. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Сотрудник учреждения банка, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей.

Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены.

122. Изъятие мемориальных документов производится только с разрешения руководителя учреждения банка по письменным требованиям судебных и следственных органов, органов народного контроля, арбитража или вышестоящего учреждения банка.

Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованиям судебных или следственных органов в связи с уголовными делами.

При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями руководителя учреждения банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой именно документ изымается. второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю.

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.

Если изъятый документ отсылается по почте, акт составляется без подписи представителя учреждения, приславшего требование об изъятии, и к акту прилагается почтовая квитанция на отсылку документа ценным пакетом по соответствующему адресу.