ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ
Н А К А З
| 01.04.2010 N 18 |
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Генеральної прокуратури N 27 від 28.02.2011 N 111 від 16.11.2011 ) ( Наказ втратив чинність крім положень з діловодства стосовно кримінальних справ, які до 20.11.2012 надійшли до суду від прокурорів з обвинувальним висновком, постановою про застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру, постановою про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 3 від 15.01.2013 )
З метою удосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити і ввести в дію з 1 квітня 2010 року Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).
2. Прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України, керівникам структурних підрозділів Генеральної прокуратури України, міським, районним, міжрайонним, іншим прирівняним до них прокурорам забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції, а також організувати її вивчення прокурорсько-слідчими працівниками, державними службовцями та службовцями прокуратури.
3. Вважати такими, що втратили чинність, накази Генерального прокурора України від 28.12.2002 N 90 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", від 21.01.2004 N 9 та від 28.05.2008 N 28 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в органах прокуратури України".
4. Контроль за дотриманням вимог Інструкції покласти на управління документального забезпечення Головного управління забезпечення діяльності органів прокуратури Генеральної прокуратури України.
Наказ надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України для неухильного виконання і використання у роботі та ознайомити з ним працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України.
| Виконувач обов'язків Генерального прокурора України | С.Винокуров |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ виконувача обов'язків
Генерального прокурора
України
01.04.2010 N 18
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в органах прокуратури України
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України складена з урахуванням основних положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення або надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури.
1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, тиражування, відправлення, контролю виконання документів, формування їх у справи, наглядові та контрольні провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях.
На процесуальні та фінансові документи Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.
1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих і нормативних актів та цієї Інструкції.
1.4. Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893.
1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство, оформлення документів та ведення листування державною мовою.
Листування з дипломатичними установами, компетентними органами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій з питань міжнародного співробітництва, правової допомоги може здійснюватися як державною, так і відповідною мовою тієї чи іншої держави.
1.6. Тлумачення термінів, які використовуються у цій Інструкції, наведено у додатку 1.
1.7. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на службу діловодства (надалі - секретаріат).
1.8. Загальне керівництво роботою секретаріату здійснює один із керівників прокуратури згідно з розподілом обов'язків.
1.9. Організацію роботи секретаріату та контроль за станом діловодства в апараті прокуратури і підпорядкованих прокуратурах здійснює керівник секретаріату.
Керівник секретаріату в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:
- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у підпорядкованих прокуратурах вимог державних стандартів та цієї Інструкції щодо організації діловодних процесів, складання та оформлення документів;
- забезпечувати періодичну перевірку стану діловодства в апараті прокуратури та підпорядкованих прокуратурах;
- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення підрозділів секретаріату сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями на базі ПК;
- забезпечувати організацію навчання працівників секретаріату та структурних підрозділів з питань діловодства.
1.10. Вимоги керівника секретаріату, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури.
1.11. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, прокуратурах районного рівня покладається на керівників цих підрозділів, прокурорів районного рівня.
1.12. Вимоги Інструкції обов'язкові для кожного працівника прокуратури. Керівник структурного підрозділу, прокурор районного рівня забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.
1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру у доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратури з дозволу керівників прокуратури та структурних підрозділів, у прокуратурах районного рівня - прокурора або його заступника.
1.14. Кожному громадянину на його прохання можуть бути надані для ознайомлення у приміщеннях прокуратури документи та матеріали, які зачіпають його права і свободи, у тій мірі, в якій це не суперечить вимогам дотримання державної або іншої, що охороняється законом, таємниці, законним інтересам інших осіб.
Рішення (у письмовій формі) щодо надання громадянину документів для ознайомлення приймають керівники прокуратури та структурного підрозділу. Працівник прокуратури, який ознайомив громадянина з документами, складає відповідну довідку.
У разі відмови у задоволенні прохання громадянину надається роз'яснення з посиланням на статті закону, нормативно-правового акту, що обмежують його право на ознайомлення.
1.15. Не підлягають наданню для ознайомлення за інформаційними запитами документи, які містять у собі:
- інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;
- конфіденційну інформацію;
- інформацію про оперативну і слідчу роботу органів прокуратури;
- інформацію, що стосується особистого життя громадян;
- документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, листування між підрозділами та ін.), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності прокуратури, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;
- інформацію, що не підлягає розголошенню згідно з іншими законодавчими або нормативними актами.
1.16. У разі звільнення або тимчасової відсутності прокурорсько-слідчого працівника (відпустка, відрядження і т.ін.) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, прокурора районного рівня іншому виконавцю через секретаріат або канцелярію.
Під час зміни керівника секретаріату всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в очолюваному підрозділі, передаються новопризначеній особі згідно з актом, який в апаратах затверджується керівництвом прокуратури, в прокуратурах районного рівня - керівником.
При зміні керівника прокуратури приймання-передавання справ здійснюється відповідно до Положення про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратури при звільненні та призначенні прокурорів, затвердженого наказом Генерального прокурора України від 10 червня 1999 року N 19.
1.17. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, а також незаконний доступ до них тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.
2. Організація документообігу
2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками секретаріату.
2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після їх реєстрації, а в разі реєстрації у п'ятницю у другій половині дня або передсвяткові дні - не пізніше наступного робочого дня.
Термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.
У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у прокуратурах районного рівня - безпосередньо за їх надходженням.
2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через працівників секретаріату, канцелярії під особистий підпис з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках.
Передавання внутрішніх документів з підрозділу у підрозділ (у разі розташування структурних підрозділів у різних адміністративних будівлях) здійснюється через секретаріат (підрозділ з реєстрації вхідної кореспонденції).
2.4. Передавання документів з одного підрозділу до іншого здійснюється через працівника канцелярії за резолюцією керівництва структурного підрозділу, а в суперечних випадках - згідно з вказівкою керівництва прокуратури.
Підставою для передавання документів є обґрунтований рапорт виконавця погоджений керівником підрозділу. Крім зазначеного, на рапорті повинно бути клопотання керівника самостійного структурного підрозділу перед керівником іншого структурного підрозділу щодо подальшого розгляду документів.
2.5. Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування під розписку з відміткою на карточці обліку руху наглядового провадження (додаток 3) з дозволу керівника підрозділу.
2.6. Звернення, матеріали, справи та наглядові провадження для постійного користування передаються через секретаріат (алфавітну картотеку) з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).
2.7. Працівники секретаріату, канцелярії не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та відповідної реєстрації (обліку) у секретаріаті, канцелярії.
2.8. Працівники прокуратури, до яких надійшов документ без відповідних відміток щодо надходження, реєстрації, інше, повинні невідкладно особисто або за участі працівника канцелярії передати такий документ у відповідний підрозділ (працівнику) секретаріату для здійснення реєстрації у загальному порядку.
2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.
Всі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.
2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються за підписом одного з керівників прокуратури, що відповідає за організацію роботи з кадрами, або керівника кадрового підрозділу за індексом (вихідним номером) кадрового підрозділу.
Працювати з матеріалами особових справ мають право лише керівники прокуратури, структурних підрозділів та працівники кадрових підрозділів прокуратури.
Особові справи видаються під особистий підпис у відповідних облікових формах.
2.11. Накази, вказівки, розпорядження та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.
Працівники, які ознайомились з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (листі про ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.
3. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції
3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом.
3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який розкриває конверти та передає до секретаріату для подальшої реєстрації у загальному порядку. Термінові документи передає на розгляд керівництву з одночасним повідомленням (можливим наданням копії документів) секретаріату про їх надходження та кому переданий на розгляд.
3.3. Працівники секретаріату розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.
Конверти з написом "особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.
3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Наказу МОЗ від 17.02.2003 р. N 67 ДСК "Про порядок прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень".
3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису заявника. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.
3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису заявника працівником секретаріату зазначається кількість аркушів додатку, що засвідчується особистим підписом.
3.7. Надіслані не за адресою документи працівники секретаріату повертають до поштового відділення або надсилають за призначенням, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.
3.8. В органах прокуратури приймаються звернення, які надійшли поштою, передані на особистому прийомі, вилучені із скриньки і оформлені відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян".
3.9. Письмове звернення, оформлене без додержання вимог ст. 5 Закону України "Про звернення громадян", реєструється у загальному порядку і повертається заявникові працівником підрозділу з розгляду звернень з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження (реєстрації).
3.10. У кожній прокуратурі повинна бути скринька "Для скарг і заяв", яка у прокуратурах вищого рівня розміщується в приймальні громадян, у прокуратурах районного рівня - у доступному для громадян місці.
Кореспонденція із скриньки вилучається щодня, на зверненнях проставляється штамп з відміткою "Із скриньки" та зазначається дата вилучення, після чого вони передаються для реєстрації та розгляду.
3.11. Звернення громадян або юридичних осіб, інші документи, отримані працівниками прокуратури на особистому прийомі, підлягають реєстрації та розгляду в загальному порядку не пізніше наступного робочого дня з відміткою про час і місце отримання документів.
На вимогу громадянина, який подав звернення у встановленому вище порядку, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування прокуратури, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.
( Пункт 3.11 доповнено абзацом згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 27 від 28.02.2011 )
3.12. Забороняється працівникам секретаріату отримувати скарги, звернення або заяви безпосередньо від громадян або юридичних осіб.
3.13. Звернення, які надійшли до органів прокуратури факсимільним зв'язком або електронною поштою, реєстрації та розгляду не підлягають.
3.14. Анонімне звернення (без зазначення прізвища, ім'я по батькові або місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство) може бути залишено без розгляду. У такому разі воно підшивається до справи з відміткою прокурорсько-слідчого працівника "До справи N". Якщо у такому зверненні міститься інформація про злочин або про осіб, причетних до злочину, воно надсилається до відповідних правоохоронних органів.
3.15. Конверти зберігаються і додаються до документів:
- у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;
- у разі надходження кореспонденції із судових органів;
- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;
- у разі розбіжностей адреси, зазначеної на конверті та на зверненні.
Інші конверти за зверненнями громадян та юридичних осіб знищуються після розгляду.
3.16. Попередній розгляд документів
3.16.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.
3.16.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.
Попередній розгляд документів здійснюється керівником секретаріату або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.
3.16.3. Кореспонденція сортується на:
- звернення Президента України;
- звернення органів державної влади та управління;
- звернення і телеграми громадян, підприємств, організацій;
- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;
- кримінальні справи;
- матеріали перевірок;
- спецповідомлення;
- матеріали з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги;
- відомче листування;
- інші документи;
- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).
3.16.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.
3.16.5. Керівництву Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня документи подаються на розгляд секретаріатом згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між ними.
Прокурору районного рівня на розгляд передається вся вхідна кореспонденція.
4. Реєстрація документів
4.1. Загальні правила реєстрації документів
4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.
Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштою, фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, вилучені із скриньки, а також відомча кореспонденція, в тому числі яка надійшла факсимільним зв'язком.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
4.1.2. Штамп повинен містити найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку (визначені у п. 4.1.6. Інструкції) і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.
На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.
4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.
У першу чергу реєструються документи особливого контролю, доручення Президента України, керівників органів державної влади та управління, запити та звернення народних депутатів України, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги, а також звернення з особистого прийому. Кореспонденція, яка вилучена із скриньки "Для скарг і заяв", реєструється у загальному порядку.
Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.
4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів, вказівок та розпоряджень), що створюються в органах прокуратури і які не виходять за межі прокуратури (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, що надаються до відповідального підрозділу тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).
Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів, з додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року, наприклад: 09-12вн-10.
4.1.5. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.
4.1.6. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), кримінальних справ, матеріалів дослідчої перевірки, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних справ, направлених для затвердження обвинувального висновку (додаток 9), документів з грифом "Для службового користування" (за формою встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію).
4.1.7. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року наприклад: 195вх-10.
У випадках подальшої реєстрації вхідної кореспонденції у структурних підрозділах номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-39вх-10.
4.1.8. Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо).
Основним завданням формування алфавітної картотеки є швидкий пошук інформації про попередні звернення заявника і місцезнаходження листування за цим зверненням на даний час.
У разі автоматизованої реєстрації за допомогою ПК формується банк зареєстрованих даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників прокуратури інформацією про всі зареєстровані документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на монітор ПК або друку на папері. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих робочих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точне місцезнаходження документа на даний час.
4.1.9. Звернення фізичних та юридичних осіб, що надійшли до Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, після реєстрації у секретаріаті (проставляння штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) передаються до підрозділу з розгляду звернень. Працівники цього підрозділу вивчають звернення та визначають структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення питань, викладених у зверненні, після чого передають їх до відповідних підрозділів секретаріату для подальшого спрямування або надсилання до підпорядкованих прокуратур чи в інші відомства.
4.1.10. Працівники підрозділу з розгляду звернень повинні проставити на зверненні перші літери прізвища особи чи скорочену назву організації, на яких потрібно завести алфавітну картку, через дріб - осіб, на яких виписуються картки-посилання, нижче - підрозділ (підрозділи), до компетенції якого належить вирішення звернення.
У разі ведення алфавітної картотеки в електронному виді на зверненні проставляються лише індекс структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення звернення, та підпис особи, яка вчинила розмітку.
4.1.11. Термінові документи та звернення, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до секретаріату, реєструються і передаються для виконання.
4.2. Порядок заведення, заповнення та розстановки алфавітних карток, карток-посилань та довідок на звернення
4.2.1. Перед заведенням алфавітної картки кожне звернення перевіряється за алфавітною картотекою для з'ясування питання: вперше звертається заявник чи вже надходили від нього попередні звернення.
4.2.2. Якщо звернення надійшло вперше, алфавітну картку (додаток 10) виписують, як правило, на заявника (фізичну особу), картку-посилання (додаток 11) - на особу (організацію), на дії або бездіяльність якої скаржиться заявник.
4.2.3. Якщо звернення стосується підозрюваного, обвинуваченого, засудженого, алфавітна картка виписується на них, а на осіб (крім правоохоронних органів), які надіслали звернення, виписують картку-посилання.
4.2.4. Якщо звернення надійшло від юридичної особи (підприємства, установи, організації), виписують відповідну алфавітну картку (додаток 12). Такі картки розміщують в окремій шухляді в алфавітному порядку за назвами юридичних осіб. У разі потреби за такими зверненнями можуть виписуватися і картки-посилання, наприклад, на керівника підприємства або іншу особу, яка підписала звернення.
4.2.5. Крім алфавітних карток та карток-посилань виписуються довідки про попередні надходження, в яких зазначається інформація щодо останніх трьох надходжень та номер наглядового провадження (за його наявності) (додаток 13).
4.2.6. Якщо до звернення додані документи (копії рішення, ухвали, вироку суду, постанов про порушення справ тощо), картки-посилання виписують на всіх указаних у цих документах осіб (обвинувачених, засуджених, позивачів, відповідачів, ін.).
4.2.7. Під час реєстрації заяв, спецповідомлень про злочини, якщо особа, що вчинила злочин, встановлена або підозрювана перебуває у розшуку, алфавітна картка виписується на обвинуваченого, підозрюваного, картка-посилання - на заявника, потерпілого (вбитого). Якщо особу обвинуваченого не встановлено, а також у випадку самогубства алфавітна картка виписується на потерпілого (вбитого), а на заявника - картка-посилання. За відсутності таких даних алфавітна картка заводиться за фактом події, правопорушення.
4.2.8. Під час реєстрації колективних звернень алфавітна картка виписується на перших двох осіб, які підписали звернення, і на відправника, який указав на конверті прізвище та адресу.
4.2.9. Під час реєстрації звернень працівників прокуратури в алфавітній картці вказується посада та місце роботи.
4.2.10. Після прийняття рішення за зверненням працівник канцелярії структурного підрозділу вказує у книзі обліку вхідної кореспонденції та на зворотному боці довідки (додаток 13) номер наглядового провадження або номер і дату супровідного листа, якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру чи інше відомство за належністю, і того ж дня повертає довідку на картотеку для перенесення результатів розгляду звернення в алфавітну картку, після чого довідка знищується.
4.2.11. Алфавітні картки та картки-посилання групуються у шухляди картотеки в алфавітному порядку.
На початку кожного року проводиться вибірка з чинної картотеки карток, які втратили практичне значення, а саме:
- картки на осіб, звернення від яких направлені у підпорядковані прокуратури та інші відомства без контролю і від них протягом 3 років до вивірки не надходило звернень до цієї прокуратури;
- картки на осіб, за зверненнями яких були заведені наглядові провадження і у зв'язку із закінченням строку зберігання знищені відповідно до актів знищення.
Порядок зберігання карток, вилучених з картотеки, регулюється Переліку документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України.
4.3. Реєстрація та облік наглядових проваджень
4.3.1. Звернення, листи, матеріали та інші документи, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.
Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття звернення чи документа до виконання з указівкою прокурорсько-слідчого працівника "завести н/п".
4.3.2. Наглядове провадження заводиться працівником секретаріату (канцелярії) не пізніше 5 днів з часу реєстрації звернення, матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародно-правових відносин - невідкладно.
4.3.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 14).
У прокуратурах районного рівня наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 15) та за кримінальними справами і спецповідомленнями (додаток 16).
4.3.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття звернення до провадження, наприклад: 07/1-1432-10.
У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-10.
Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, яке зазначається на вихідному документі працівником секретаріату (канцелярії) прокуратури.
4.3.5. Перелік індексів структурних підрозділів прокуратури затверджується наказом керівника прокуратури.
4.3.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво секретаріату щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 17), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001-400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401-500); підрозділ "06" - 50 резервних номерів (501-550).
У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники канцелярій структурних підрозділів звертаються з відповідною заявкою до керівництва секретаріату.
4.3.7. Якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне вирішення питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та звернення долучаються до наглядового провадження, яке передається у канцелярію підрозділу.
У канцеляріях підрозділів такі наглядові провадження зберігаються у папках з написом "Контроль" за датами контролю і передаються прокурорсько-слідчим працівникам (виконавцям) у встановлені ними строки виконання.
4.3.8. За зверненнями, які направлені для розгляду у підпорядковані прокуратури чи інші відомства без контролю, наглядові провадження не заводяться.
Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 06/2р.
У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.
Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.
4.3.9. У кожній прокуратурі заводиться одне наглядове провадження по одній і тій самій справі, питанню, а також за зверненнями одного і того ж громадянина.
4.3.10. Якщо раніше за зверненнями були заведені на одних і тих самих осіб чи з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також всі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші заново нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться відповідні зміни в алфавітні картки та книгу обліку наглядових проваджень.
Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником канцелярії структурного підрозділу за вказівкою прокурорсько-слідчого працівника.
4.3.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами чи питаннями не дозволяється.
4.3.12. У разі направлення наглядового провадження за кримінальною справою до підпорядкованої прокуратури для підтримання державного обвинувачення заводиться контрольне провадження за номером відправленого наглядового провадження із зазначенням індексу структурного підрозділу, який здійснює контроль, та з обов'язковим маркуванням літерами "КП".
У контрольному провадженні накопичується листування з підпорядкованою прокуратурою з обов'язковим долученням копій судових рішень у справі, документів реагування прокурорів тощо.
4.3.13. У контрольні провадження, які заведені за кримінальними справами, направленими для підтримання державного обвинувачення до підпорядкованих прокуратур, підшиваються:
- матеріали, вилучені із наглядового провадження як такі, що не є необхідними для підтримання державного обвинувачення;
- копії постанов про порушення кримінальної справи, притягнення як обвинуваченого, застосування запобіжного заходу;
- відомості про дату та особу, що затвердила обвинувальний висновок (подання, постанову тощо) у справі;
- копія листа про направлення кримінальної справи до суду;
- копія листа про встановлення контролю;
- інші документи, необхідні для забезпечення належного контролю за ходом та результатами судового розгляду справи.
При здійсненні контролю накопичується відповідне листування з підпорядкованою прокуратурою з обов'язковим долученням копій судових рішень у справі, документів реагування прокурорів.
4.3.14. Передача наглядових проваджень здійснюється безпосередньо працівниками канцелярій структурних підрозділів під підпис.
4.4. Реєстрація та облік кримінальних справ (речових доказів у справах), матеріалів дослідчих перевірок, витребуваних у порядку нагляду
4.4.1. Кримінальні справи, матеріали дослідчих перевірок, витребувані у порядку нагляду, та справи, що надійшли для затвердження обвинувального висновку (останні з позначкою "у порядку ст. 225 КПК України"), реєструються централізовано секретаріатом у загальному порядку та окремо у кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.
4.4.2. Зареєстровані кримінальні справи передаються на доповідь разом з наглядовим провадженням. Якщо у справі не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.
4.4.3. Справи, витребувані для узагальнення прокурорської практики, реєструються у загальному порядку (без внесення інформації до алфавітних карток), наглядові провадження за такими справами не заводяться.
4.4.4. Порядок витребування та повернення кримінальних справ і матеріалів дослідчої перевірки визначається Регламентом прокуратури.
4.4.5. Пересилка (доставляння) кримінальних справ, матеріалів та наглядових проваджень здійснюється фельд'єгерським зв'язком, бандероллю (посилкою) або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).
4.4.6. У разі доставки кримінальних справ та матеріалів кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації та обліку у секретаріаті та канцелярії.
4.4.7. Порядок обліку та зберігання речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна регулюється положеннями Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду.
4.5. Реєстрація та облік заяв і повідомлень про злочини
4.5.1. Заяви і повідомлення про злочини в органах прокуратури приймаються та реєструються відповідно до вимог Інструкції про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах прокуратури України заяв і повідомлень про злочини.
Із числа працівників служби діловодства призначається відповідальна особа, на яку покладаються обов'язки щодо реєстрації та обліку заяв і повідомлень про злочини.
4.5.2. Заяви і повідомлення про злочини реєструються у книзі обліку заяв і повідомлень про злочини (додаток 18), що є документом суворої звітності.
Реєстрація провадиться негайно після прийняття керівництвом прокуратури рішення про порядок перевірки. Передавання заяв і повідомлень про злочини виконавцям для перевірки без реєстрації забороняється.
4.5.3. У книзі реєструються заяви і повідомлення про злочини, за результатами перевірки яких рішення в порядку ст. 97 КПК України приймається відповідною прокуратурою.
4.5.4. Реєстраційні номери у книзі ведуться у валовому порядку з початку року, починаючи з N 1.
4.5.5. Після реєстрації на документі проставляється штамп (додаток 19) із зазначенням дати реєстрації та номера.
4.5.6. Номер матеріалів, рішення по яких приймається в порядку ст. 97 КПК України, складається із порядкового номера книги обліку заяв і повідомлень про злочини, літер "пр" та двох останніх цифр року, наприклад: 12пр-10.
Матеріал формується та підшивається в хронологічному порядку.
Подальше листування ведеться за присвоєним номером.
4.5.7. Працівник прокуратури, на якого покладено обов'язки щодо ведення книги обліку, про факти порушень строків перевірки доповідає керівнику прокуратури або структурного підрозділу.
4.6. Реєстрація та облік кримінальних справ, порушених органами прокуратури, а також облікових документів (статистичних карток)
4.6.1. Кримінальні справи, порушені працівниками органів прокуратури України, реєструються у книзі обліку кримінальних справ (додаток 20), ведення якої покладається на працівників секретаріату відповідно до розподілу обов'язків. Аркуші книги обліку нумеруються, прошиваються і опечатуються.
4.6.2. Номер кримінальної справи надається на підставі копії процесуального документа та облікових документів (статистичних карток), оформлених відповідно до вимог Інструкції про єдиний облік злочинів.
4.6.3. Облікові документи реєструються у книзі обліку статистичних карток установленого зразка відповідальною особою секретаріату.
4.6.4. Зареєстровані статистичні картки у Генеральній прокуратурі України надсилаються секретаріатом до обліково-реєстраційних підрозділів супровідним листом, в інших прокуратурах передаються безпосередньо працівникам з обліково-реєстраційної роботи органів внутрішніх справ для направлення в обліково-реєстраційні підрозділи для обліку за територіальним принципом.
5. Розгляд і виконання документів
5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.
5.2. Керівники прокуратури, структурних підрозділів зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно і вчинити резолюцію, в якій слід визначити виконавців, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого зазначити дату і поставити особистий підпис.
Забороняється вчинення загальних резолюцій (внести пропозиції, доповісти тощо).
5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, заступникам прокурора області, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у прокуратурах обласного рівня - прокурору області, які визначають виконавців.
5.4. На документах з резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.
5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у підпорядковані прокуратури чи інші відомства за належністю, на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.
5.6. У разі визначення у резолюції кількох виконавців документа доведення змісту резолюції, своєчасне та якісне виконання, продовження термінів виконання, підготовка відповіді, підпис у керівництва покладається на першого виконавця.
5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня, одного дня - в інших прокуратурах.
5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений строк, у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня виконавець подає завізований начальником підрозділу рапорт на ім'я керівництва прокуратури про продовження строку виконання, готує попередню відповідь.
У прокуратурах районного рівня такий рапорт подає керівнику прокуратури безпосередньо виконавець.
5.9. Накази, розпорядження, вказівки, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва прокуратури, які потребують термінового виконання, передаються факсимільним зв'язком. У структурних підрозділах термінові документи також можуть бути направлені факсимільним зв'язком з відома керівника.
5.10. Строки виконання документа рахуються з дня реєстрації у прокуратурі, а документа, що потребує перекладу, - з дня його перекладу. Днем виконання слід вважати дату відправлення відповіді.
Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.
5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений законом строк несуть працівники, зазначені у резолюції, та безпосередні виконавці.
5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники контролюючих підрозділів.
5.13. Не підлягають виконанню планові та позапланові завдання, інші доручення з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), листи орієнтовного характеру, листи-зауваження, що надійшли з вищестоящої прокуратури без реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі.
( Розділ 5 доповнено пунктом 5.13 згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 111 від 16.11.2011 )
6. Організація контролю за виконанням документів
6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури. Як правило, це звернення керівників органів державної влади, управління та інші документи, які взяті на контроль керівником прокуратури, запити та звернення народних депутатів України.
Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:
- взяття виконання документів на контроль;
- своєчасність доведення документів до виконавців;
- формування картотеки контрольних документів;
- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;
- виконання документів у визначений строк;
- зняття виконання документів з контролю.
6.2. Організаційно-контрольний підрозділ здійснює загальний контроль виконання документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на "особливий контроль". Такі документи передаються виконавцям через секретаріат.
Забезпечення контролю виконання депутатських документів покладається на підрозділ з розгляду звернень та прийому громадян.
6.3. На документі, що підлягає контролю за виконанням, працівник контролюючого підрозділу проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.
У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 21) у двох примірниках. Один примірник разом з документом передається у канцелярію структурного підрозділу, другий - приєднується до контрольної картотеки, яка формується у контролюючому підрозділі.
У прокуратурі районного рівня контрольна картка заповнюється в одному примірнику і передається керівнику прокуратури, який зобов'язаний особисто перевіряти виконання документів підпорядкованими працівниками.
6.4. Документи, за якими встановлено контроль виконання, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.
Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах обліку (додаток 22).
Документи, взяті на "Особливий контроль", обліковуються у книзі за формою, наведеною у додатку 22.
6.5. Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурних підрозділах та прокуратурах районного рівня, зобов'язаний стежити за наближенням строків виконання документа, завчасно інформувати керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно робити у картках відмітки про їх рух.
6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником канцелярії до контролюючого підрозділу для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.
6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів контролюючого підрозділу. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.
7. Порядок реєстрації, оброблення та надсилання вихідної кореспонденції
7.1. Вихідні документи обробляються секретаріатом і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.
Не дозволяється надсилання або передавання вихідних документів без реєстрації їх у секретаріаті.
7.2. Документи, які підлягають відправленню, передаються до відповідного підрозділу (працівнику) секретаріату правильно оформлені у день підписання.
7.3. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), повинен:
- проставляти на оригіналі документа номер листування;
- перевірити правильність зазначення адреси;
- перевірити наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;
- вказати на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчити підпис посадової особи, що зазначена в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" (оригінал підписав);
- перевірити наявність додатка, вказаного у документі.
7.4. При направленні у підпорядковані прокуратури або інші відомства документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 23).
Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08-36вих-10.
У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-10.