Про затвердження інструкцій та типових інструкцій з діловодства

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Районним державним адміністраціям

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750).

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім'я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута "адресат" може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім'я!

або

Пане (пані) Прізвище!

або

Пане (пані) посада або звання!

або

Панове!

Наприклад:

Пане Олексію!

Пані Іваненко!

Пані директор!

У разі необхідності перед словом "Пане", "Пані" або "Панове" може використовуватися слово "Шановний", "Шановна" або "Шановні" відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська!

Гриф затвердження документа

37. Документ може бути затверджений розпорядчим документом установи або у випадках, визначених у додатку 7, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник Управління ДСНС України у Сумській області підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ Дата

У разі коли документ затверджується наказом гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ ГУ ДСНС України в м. Києві 12.03.2013 № 123

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, власне ім'я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена першою, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

Створення неконкретних ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються - виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється на спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується, або безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

39. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п'ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про надання інформації щодо виділення коштів; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) провідного фахівця.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

40. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується під час складання організаційно-розпорядчих документів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. У вступній частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, у заключній частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

46. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 37 цієї Типової інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається).".

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додаток 5 до Інструкції (пункт 8)

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток до наказу ГУ ДСНС в Одеській області 20.04.2013 № 17

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

47. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначають. Приклад:

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис документів, що створюються у паперовій формі

48. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та інструкції з діловодства установи. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом керівника установи.

Документи, що надсилаються до ДСНС та інших органів державної влади, підписуються керівником установи або за його дорученням - заступником керівника.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи або його заступниками згідно з розподілом обов'язків.

Не допускається підписання документів із зверненнями безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Офісу Президента України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи ДСНС, якщо інше не передбачено законодавством.

49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

50. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають рівноцінні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім'я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, власне ім'я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом до найменування посади додаються слова "Тимчасово виконуючий обов'язки", "Виконуючий обов'язки" або символи "Т. в. о.", "В. о.".

54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

55. У разі створення установою документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

Візи та гриф погодження

56. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в установі (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 і включає: особистий підпис, власне ім'я та прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням, у разі потреби, найменування посади цієї особи.

58. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в установі.

Проекти розпорядчих документів візуються на першому примірнику.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначаються в інструкції з діловодства установи.

59. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник Юридичного відділу (сектору)

Дата підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

60. Порядок візування визначається в Інструкції з діловодства в електронній формі.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту та відповідно до розподілу обов'язків між керівником установи та його заступниками, що затверджується наказом установи.

Перелік посадових осіб, які обов'язково повинні візувати документ, який підписує керівник установи визначається інструкцією з діловодства установи.

61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім'я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що у документі на місці грифа погодження робиться відмітка "Аркуш погодження додається".

65. Аркуш погодження оформляється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється печаткою установи (гербовою печаткою).

66. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Аркуш або аркуші погодження зберігаються разом з документом, який було погоджено.

Відбиток печатки

67. Право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду (далі - печатка установи) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється її правовим статусом.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється печаткою установи (гербовою печаткою).

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 8*), в інструкції установи.

68. В установах дозволяється також застосовувати печатки структурних підрозділів (служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо), печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, пакетів тощо), а також металеві печатки - для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

69. Наказом керівника установи та відповідно до Інструкції про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій, затвердженої наказом ДСНС України від 26.02.2013 № 50 (із змінами), визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

70. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

71. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства установи, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.

72. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

73. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства.

74. На копіях вихідних документів у паперовій формі, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог інструкції з діловодства установи.

75. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

76. Власне ім'я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 256 23 29

77. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

78. Відмітка про надходження паперового документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 148 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Документи, що доставляються кур'єром, приймаються під розписку в розносній книзі або у реєстрі.

Запис про державну реєстрацію

79. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством України порядку.

Складення деяких видів документів

Накази

80. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.

Накази з основної діяльності регламентують:

утворення, ліквідацію, перейменування постійно діючих та тимчасових колегіальних, дорадчих органів, комісій, робочих груп тощо;

розподіл обов'язків між керівниками установи;

організацію управлінської діяльності (з окремих питань);

забезпечення і регулювання порядку фінансування діяльності;

реалізацію спеціальних програм;

скасування попередніх наказів з основної діяльності установи у зв'язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

Накази з адміністративно-господарських питань регламентують:

дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку;

закріплення приміщень за структурними підрозділами в адмінбудівлях установи;

забезпечення стільниковим, супутниковим зв'язком керівного складу установи;

використання ліміту пального, пально-мастильних матеріалів;

проведення річної інвентаризації активів і зобов'язань установи;

паркування службового транспорту;

комунальне обслуговування адмінбудівель, енергопостачання та збереження енерго- та інших ресурсів тощо.

Накази по особовому складу регламентують:

прийняття осіб на службу до органів і підрозділів цивільного захисту;

прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, поновлення на роботі (за рішенням суду), сумісництво, звільнення працівників;

зарахування на навчання (відрахування з навчання) до вищих навчальних закладів курсантами, слухачами, ад'юнктами, докторантами;

призначення на посади (звільнення з посад), усунення від виконання обов'язків за посадою, переміщення по службі, направлення для подальшого проходження служби до інших органів і підрозділів цивільного захисту, поновлення на посаді, службі (за рішенням суду) осіб рядового і начальницького складу;

відсторонення працівника від роботи;

покладення на особу рядового і начальницького складу тимчасового виконання обов'язків за іншою рівнозначною або вищою посадою, на працівника - виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи;

переведення осіб, які навчаються на денній формі навчання у вищих навчальних закладах на договірній основі за рахунок платних послуг, на денну форму навчання за рахунок державного бюджету, переведення курсантів на наступний курс;

поновлення осіб, які навчалися на денній формі навчання за рахунок державного бюджету, на місця державного замовлення на випускні курси вищих навчальних закладів;

атестація, підвищення кваліфікації, стажування;

присвоєння особам рядового і начальницького складу чергових спеціальних звань, пониження осіб начальницького складу у спеціальному званні, а також позбавлення спеціального звання за вироком суду;

зарахування особи рядового і начальницького складу у розпорядження керівника відповідного органу чи підрозділу цивільного захисту, продовження перебування особи рядового і начальницького складу у розпорядженні на строк до двох місяців;

залишення на службі осіб рядового і начальницького складу понад граничний вік перебування на службі;

укладення контрактів про проходження служби (навчання) з особами рядового і начальницького складу;

направлення осіб рядового і начальницького складу для подальшого проходження служби до інших центральних органів виконавчої влади;

зарахування до кадрів ДСНС осіб, які прибули для подальшого проходження служби з інших центральних органів виконавчої влади;

прикомандирування осіб рядового і начальницького складу із залишенням в кадрах ДСНС, на іншу роботу на виборні посади відповідних рад;

встановлення посадових окладів;

встановлення надбавок до посадових окладів у межах мінімального і максимального розміру;

встановлення виплати усіх видів доплат, премій, матеріальної допомоги, додаткових видів грошового забезпечення;

всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок;

встановлення стажу роботи, який надає право на отримання надбавки за вислугу років;

зміни персональних даних осіб для внесення таких змін до облікових документів;

звільнення осіб рядового і начальницького складу із служби, виключення їх з кадрів ДСНС, виплату вихідної допомоги при звільненні;

заохочення осіб рядового і начальницького складу та працівників, а також притягнення їх до дисциплінарної відповідальності;

довгострокові відрядження в межах України та за кордон;

відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;

інші питання, що пов'язані з проходженням служби особами рядового і начальницького складу та трудовими відносинами працівників та у зв'язку із оперативною діяльністю щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру.

Накази по особовому складу з адміністративно-кадрових питань регламентують:

надання щорічних оплачуваних відпусток, відпусток у зв'язку з навчанням особам рядового і начальницького складу та працівникам, а також їх відкликання з щорічних відпусток, перебування на лікуванні та повернення на службу;

направлення у короткострокові службові відрядження (в межах України та за кордон).

81. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою. Порядок підготовки і подання визначається інструкцією установи.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) готує, реєструє та зберігає кадрова служба на підставі рішень (вказівок) керівника установи організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових угод та інших документів.

82. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, визначеними у проекті документа як виконавці завдань, що містяться у ньому, керівником підрозділу з юридичного забезпечення, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

За рішенням керівника установи може визначатись додаткове погодження проектів наказів іншими посадовими особами.

83. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, підрозділу з юридичного забезпечення, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Візи проставляються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша проекту наказу.

84. Уповноваженою особою юридичної служби (спеціалістом з юридичних питань) обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, а також накази з кадрових питань (особового складу).

Проекти наказів, що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

85. Накази підписуються керівником установи, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

86. Накази оформляється на бланках наказів. Зміст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника або іменника відповідаючи на питання "про що?" ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...", "Про підсумки...", "Про заходи..." тощо).

87. Текст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частин.

88. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ: назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

89. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЮ", після якого ставиться двокрапка.

90. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад: "начальникам структурних підрозділів".

91. Неконкретні ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) та неконтрольні ("довести до відома", "ознайомити" тощо) доручення в наказах не застосовуються.

92. Після набрання чинності наказом внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу.

93. Наказ, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок наказу починається із слів "Про внесення змін до наказу ..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.

2) розпорядча частина наказу починається з пункту:

"1. Внести до наказу ГУ ДСНС України у Дніпропетровській області від № "Про ..." такі зміни:" у разі викладення змін у тексті наказу;

"1. Внести до наказу ГУ ДСНС України у Дніпропетровській області від ... № ... "Про ..." зміни, що додаються" у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

"1.1 Пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"1.2 Пункт 3 виключити";

"1.3 Абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

94. У разі видання наказу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність, ..." або "Скасувати ..." відповідно.

95. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у наказі покладається на службу контролю.

96. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома.".

Для ознайомлення з наказом з основної діяльності або адміністративно-господарських питань укладач готує та подає на реєстрацію до служби діловодства разом з підписаним розпорядчим документом перелік (аркуш/розрахунок розсилки) установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

97. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених наказів. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

98. Заголовок до тексту наказів з кадрових питань (особового складу) повинен містити короткий виклад змісту наказу. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Якщо в тексті йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальнений. Заголовок тексту слід починати з прийменника "Про" і складати за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?" ("Про призначення ...", "Про звільнення ..." тощо). У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад", "Про надання відпусток".

99. У тексті наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.

100. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - власне ім'я, по батькові працівника та текст наказу.

У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава для його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Наприклад:

при прийнятті на роботу підставою є заява працівника;

при призначенні особи рядового чи начальницького складу на посаду підставою є рапорт особи та подання, підписане відповідним керівником;

в інших випадках - відповідні документи (доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо).

Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.

До наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, включаються декілька пунктів незалежно від їх змісту.

При включенні декількох пунктів однакового значення, вони об'єднуються вступною (констатуючою) частиною. При цьому, один і той же текст у вступній частині і пунктах наказу не повторюється.

Якщо в наказі з кадрових питань (особового складу) декілька вступних частин, вони відокремлюються одна від одної знаком параграфа. Пункти, що не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи. Усі пункти наказу незалежно від кількості вступних частин, повинні мати одну порядкову нумерацію. В індивідуальних наказах нумерація пунктів не проставляється.

Пункти розташовують в порядку алфавіту прізвищ особового складу та працівників. При цьому прізвище особи, на яку поширюється дія наказу, друкується великими літерами.

У пунктах наказів з кадрових питань (особового складу) послідовно без скорочень вказуються такі відомості: спеціальні звання (якщо вони є), прізвища, імена та по батькові осіб, посади, які вони займають на час видання наказів, найменування органу чи підрозділу цивільного захисту або його структурного підрозділу, а на осіб рядового і начальницького складу, що перебувають у розпорядженні відповідного керівника - про перебування у розпорядженні і останні посади, з яких вони були зараховані у розпорядження. У наказах про призначення, переміщення та переведення крім того, вказуються посади, на які особи призначаються, переміщуються або переводяться, при цьому назва посади друкується великими літерами.

Накази з кадрових питань (особового складу) набирають чинності з моменту підписання керівником установи, якщо у його тексті не зазначена інша дата набрання чинності, наприклад, працівника призначено на посаду з 1 липня, а наказ підписано 28 червня.

З метою гарантування прав осіб рядового і начальницького складу та працівників формулювання, що застосовуються у текстах наказів з кадрових питань (особового складу), повинні відповідати вимогам законодавчих та нормативно-правових актів.

Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України ( КЗпП) або іншим правовим актам.

101. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

102. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

103. Спільні розпорядчі документи установ, уповноважених видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа кожної установи, що приймає цей документ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.