104. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
Усі накази з кадрових питань (особового складу) можуть реєструватися в книгах реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) відповідно до їх видів та строків зберігання працівником кадрової служби, який веде облік наказів з кадрових питань (особового складу).
105. Копії наказів та витяги з них засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії наказу у паперовій формі складається і підписується працівником, який його склав, список розсилки.
З метою забезпечення прозорості і відкритості у діяльності всі накази в електронному вигляді після підписання надаються виконавцем для розміщення на веб-сайті установи з проставленням відмітки про отримання особою, відповідальною за розміщення інформації на веб-сайті установи.
Протоколи
106. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, зборами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань (стенограм, фонограм), та документів, підготовлених до засідання (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень, порядку денного, списку запрошених тощо).
107. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питання.
108. Протокол оформляється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.
109. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
111. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
112. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються посередині строки, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім'я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
117. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".
118. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвищ та власних імен промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
119. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
120. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.
121. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
122. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді про виконання завдань, визначених в актах ДСНС України та інших державних органів, установ вищого рівня, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб, на депутатські запити, звернення, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.
Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом.
124. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 мм). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 мм).
125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
126. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
127. Як правило, у листі порушується одне питання.
128. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "Просимо повідомити...", "Роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "Головне управління ДСНС України у м. Києві інформує...", "Управління ДСНС України у Полтавській області вважає за доцільне...".
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу", "пропоную".
129. Службові листи підписуються відповідно до інструкції з діловодства установи. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
130. Службовий лист у паперовій формі візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи, який координує роботу структурного підрозділу установи, в якому створено відповідний лист.
Документи до засідань колегіальних органів
131. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.
132. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім'я доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів установи. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
133. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;
довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
134. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу.
135. У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
136. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів його апарату.
137. Секретар колегіального органу забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
138. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 106 - 122 цієї Типової інструкції.
139. Рішення колегії установ реалізуються шляхом видання наказів установ, якими вони вводяться в дію.
140. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.
Документи про службові відрядження
141. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи установи.
142. У разі направлення працівника у відрядження, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на власне ім'я керівника установи, в якій зазначається пункт призначення, найменування органу управління (підрозділу) або назви підприємства, куди відряджений працівник, на який строк (з урахуванням часу перебування у дорозі), з якою метою відряджається працівник, а за кордон, крім того, вказується джерело фінансування відрядження. Доповідна записка на ім'я керівника установи за підписом керівника структурного підрозділу готується також у разі зміни термінів відрядження та направлення працівника у відрядження, яке не передбачене планом роботи установи.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження подається керівнику установи, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
143. Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 9*).
144. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного наказом установи, готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів, наданих на відрядження, підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до кадрової та бухгалтерської служби установи відповідно.
III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
145. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Типовою інструкцією.
Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в установі найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);
усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.
Облік обсягу документообігу
146. Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
Облік обсягу документообігу здійснюється в автоматизованому режимі СЕД.
Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію, документи, що містять службову інформацію.
Підсумкові дані про обсяг документообігу подаються в електронній або роздруковуються в табличній формі (додаток 10*).
Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
147. Доставка документів до установи здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.
Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та документи в електронній формі без кваліфікованого електронного підпису (у сканованій формі) пов'язані з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру.
148. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства, якщо інше не передбачено нормативно-правовими та організаційно-розпорядчими актами.
У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", "Про корупцію".
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
149. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником установи (за наявності), який, не розкриваючи кореспонденцію, передає її в службу діловодства наступного робочого дня під розписку.
150. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
У разі відсутності або нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.
151. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
152. У разі надходження документів пов'язаних з оперативною діяльністю установи щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.
Попередній розгляд документів
153. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства у день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Попередній розгляд документів у паперовій формі здійснюється (у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі) у порядку визначеному Інструкцією з діловодства в електронній формі.
154. Під час попереднього розгляду визначається:
чи має документ бути допущений до реєстрації;
чи потребує розгляду керівництвом установи або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов'язків в установі;
чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).
На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 11*.
155. Обов'язковому розгляду керівником установи підлягають акти центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, розпорядчі та інші документи ДСНС, листи за підписом керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, органів прокуратури, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівником установи.
Інші документи передаються заступникам керівника або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов'язків
Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положенні про установу та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл функціональних обов'язків та повноважень між керівником та його заступниками, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності установи, номенклатура справ, схеми проходження документів.
Поштова кореспонденція, що надходить у відповідь на звернення установи за напрямками її діяльності, подається керівникам самостійних структурних підрозділів установи, які готували запит для подальшого опрацювання та підготовки узагальненої інформації для розгляду керівництвом установи відповідно до розподілу функціональних обов'язків та повноважень.
Реєстрація документів
156. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі в СЕД із зазначенням обов'язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.
У разі потреби перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
157. Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства.
Структурні підрозділи установи реєструють створені ними доповідні та службові записки (рапорти) та довідки тощо.
Місце реєстрації окремих груп документів (договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції установи.
158. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
159. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
160. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти та листи ДСНС, інших державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, депутатські запити та звернення, що надійшли до установи;
накази з основної діяльності;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
рішення колегіальних органів;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
внутрішні документи (заяви, рапорти, доповідні та службові записки);
звернення громадян;
запити на інформацію.
Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) пов'язані з оперативною діяльністю установи щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру реєструються відповідно до пункту 156 цієї Типової інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження в облікових формах.
Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без кваліфікованого електронного підпису, пов'язані з оперативною діяльністю установи щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, реєструються відповідно до пункту 156 цієї Типової інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження у облікових формах із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
Оригіналу документа пов'язаного з оперативною діяльністю установи щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, присвоюється реєстраційний номер факсограми або електронного листа. У відповідних реєстраційних формах робиться відмітка про надходження оригіналу.
161. Реєстрація документа здійснюється з використанням СЕД (додатки 12* і 13*).
Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише в умовах та протягом строку дії військового чи надзвичайного стану на території, де розташована установа.
162. У СЕД установи формується єдина централізована база реєстраційних даних установи, що забезпечує працівників інформацією про всі документи установи та їх місце знаходження.
Організація передачі документів та їх виконання
163. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву установи і структурним підрозділам.
164. Зареєстровані у службі діловодства документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів після 17 години або у неробочий час. Телеграми, телефонограми, накази та доручення ДСНС, акти державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим та місцевого самоврядування, депутатські запити та звернення народних депутатів, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня та інші термінові документи, передаються на розгляд невідкладно.
165. Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.
166. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно в електронній формі або у вигляді копій з передачею паперового оригіналу (у разі отримання у паперовій формі) головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
167. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа.
168. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.
169. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.
170. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
171. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові установи, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.
172. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
173. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
174. Автор документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому виконавцеві за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.
Організація моніторингу виконанням документів
175. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
176. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство та контроль.
177. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи та його заступників.
178. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 14*.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
179. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
180. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
181. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
182. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.
Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
183. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.
184. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції керівника установи або його заступників.
Моніторинг виконання документів здійснюється за допомогою реєстраційно-моніторингової картки СЕД установи.
185. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (накази, доручення вищих органів влади, рішення Колегії тощо).
186. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
187. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу-виконавця.
Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою щотижневих нагадувань).
188. За запитом структурного підрозділу служба контролю надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.
189. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки керівник установи та його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Виконані документи подаються на підпис керівництва не менш як за один день до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.
Служба контролю після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.
Припинення моніторингу здійснюється лише на підставі зазначеної перевірки.
190. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається заступнику Голови ДСНС у вигляді зведень про виконання документів (додаток 15*).
Служба контролю щотижня складає і надсилає до структурних підрозділів - виконавців інформаційні довідки про виконання завдань, де наводяться переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 16*). Після заповнення відповідних граф інформаційні довідки повертаються до служби контролю.
За підсумками роботи служба контролю готує щотижневу інформацію про стан виконавської дисципліни в установі.
Інформаційно-довідкова робота з документами
191. Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
192. Вихідні документи у паперовій формі, створені в установі у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, за реєстром особисто виконавцем, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.
193. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв'язку здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
194. З використанням засобів електрозв'язку передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних копій документів, пов'язаних з оперативною діяльністю установи щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру здійснює безпосередній виконавець документа.
Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
195. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається:
надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;
дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через СЕД.
196. Під час приймання від виконавців вихідних документів у паперовій формі працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;
наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (відпуску) (у разі необхідності його створення), що залишається у справах установи;
наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
197. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
198. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті зазначається адреса, за необхідності проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
199. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.
200. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
201. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.
202. Години прийому службою діловодства вихідних документів, інших поштових відправлень від виконавців визначаються інструкцією з діловодства установи.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
203. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів в установах визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Цією Типовою інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
204. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додатки 17* і 18*).
Номенклатура справ установи підписується керівником служби діловодства установи, візується керівником архівного підрозділу установи (посадовою особою, відповідальною за архів) та схвалюється ЕК установи.
Новостворені установи повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.
Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, у подальшому подають свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають.
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ ЕК органу вищого рівня відповідно до підпорядкованості.
Номенклатура справ установи підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.
Погоджена ЕПК відповідного державного архіву номенклатура справ затверджується керівником установи.
205. Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, за формою, визначеною у додатку 18* до цієї Типової інструкції. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради) або органу вищого рівня, з яким погоджувалась зведена номенклатура справ.
Для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.
206. Погоджена (раз на п'ять років) з ЕПК відповідного державного архіву (ЕК органу вищого рівня) зведена номенклатура справ установи наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня нового року.
Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ складаються підсумкові записи про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами.
207. Номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва структурного підрозділу, до якого відносяться записи про відповідні справи.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04-1/07, де 04-1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
Якщо справа складається з різних за видами документів, пов'язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, наглядові, особові, персональні тощо), вживають термін "справа", наприклад: "Особова справа Іванченка Володимира Миколайовича".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах". Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого документа установи. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: "Документи до протоколів засідань вченої ради інституту".
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Накази з основної діяльності Головного Управління ДСНС України у Харківській області", "Річні плани роботи Головного управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Харківській області та звіти про виконання планів".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Державною службою України з надзвичайних ситуацій про затвердження і внесення змін до штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань цивільного захисту".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2018 рік.
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2017 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: "Накази з основної діяльності за 2017 рік (копії)".
У графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин).
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.
Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи. Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕПК відповідного державного архіву. Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕК органу вищого рівня (відповідно до підпорядкованості). При цьому в номенклатурі справ робиться примітка: "Строк зберігання встановлено (назва ЕПК державного архіву), протокол № ___ від "; "Строк зберігання встановлено (назва ЕК органу вищого рівня), протокол № ___ від ___".
Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.
Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).
У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу установи чи інших установ для їх продовження тощо.
Формування справ
208. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
209. Документи у паперовій формі групуються у справи в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.
Під час формування справ у паперовій формі необхідно дотримуватися таких загальних правил:
вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік);
вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;
не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;
до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;
окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;
за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).
210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
