Про затвердження інструкцій та типових інструкцій з діловодства

223. Для зберігання справ у паперовій формі у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

224. Фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

225. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів апарату ДСНС здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, та директора Адміністративного департаменту, іншим установам - з письмового дозволу Голови ДСНС. На видану справу складається картка-замінник (додаток 21*). У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов'язана здійснити перевірку наявності документів у справі.

Не дозволяється видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів окремі документи зі справ.

226. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більше ніж на один місяць.

227. Вилучення документів зі справи постійного зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу Голови ДСНС з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

В окремих випадках на письмову постанову судових чи слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, за письмовою вказівкою Голови ДСНС здійснюється вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт (додаток 22*) у двох примірниках, перший з яких залишається в архівному підрозділі, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. У справі обов'язково залишається засвідчена належним чином копія.

Копія ухвали слідчого судді, суду та акт про вилучення документів вміщується до справи фонду. Факт вилучення документів з архівних справ фіксують і в облікових документах, проставляючи відмітку про вилучення. У кожній такій відмітці зазначають номер, дату і назву документа - підстави для вилучення.

Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

У разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до пункту 232 цієї Інструкції.

Експертиза цінності документів

228. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

229. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що й документів у паперовій формі.

230. Для організації та проведення експертизи цінності документів у ДСНС (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюється постійно діюча експертна комісія ДСНС з проведення експертизи цінності документів (далі - ЕК).

231. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах апарату ДСНС безпосередньо особами, відповідальними за ведення діловодства і контроль у цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу.

Експертиза цінності документів в архівному підрозділі проводиться під час складання зведених описів справ; у разі надходження документів у неупорядкованому стані; у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних; перед передаванням справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи; з метою виявлення унікальних документів НАФ під методичним керівництвом ЦДАВО України.

Експертиза цінності документів в архівному підрозділі проводиться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ установ-попередників та ліквідованих установ.

232. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють такі групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності заборонено.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, внесених до номенклатури, відповідними структурними підрозділами ДСНС здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку Голова ДСНС за поданням служби діловодства або керівника архівного підрозділу створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі архівних документів та інших порушеннях законодавства про НАФ та архівні установи, несуть відповідальність згідно із Законом. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу.

На підставі довідки архівний підрозділ складає акт (додаток 23*) про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах, який підписує керівник архівного підрозділу, візує керівник служби діловодства та затверджує Г олова ДСНС.

233. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатури справ апарату ДСНС, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до ДСНС у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання. Заборонено відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

234. За результатами експертизи цінності документів у ДСНС складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 24*).

235. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, розглядаються ЕК ДСНС одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО України. Погоджені акти затверджуються Головою ДСНС, після чого зазначені в акті документи знищуються. Справи передаються на переробку за приймально-здавальною накладною.

236. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається у двох примірниках, як правило, на всі справи ДСНС. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше ніж 01 січня 2018 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше ніж 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додаються довідки про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби, та ревізії, проведеної органами Державної аудиторської служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідки підписуються Головою ДСНС або його заступником, відповідно до розподілу обов'язків та головним бухгалтером.

Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в ДСНС, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, власних імен членів ЕК.

Складення описів справ

237. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

238. У ДСНС окремо укладаються описи справ на справи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання, та з кадрових питань (особового складу).

239. Описи справ структурного підрозділу апарату ДСНС складаються щороку за встановленою формою (додаток 25*) посадовою особою, відповідальною за діловодство і контроль у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу.

240. Номер опису справ структурного підрозділу апарату ДСНС повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

241. Під час складання описів справ необхідно дотримуватися таких вимог:

справи кожного року складають річний розділ опису справ;

порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років;

заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації передбачено такі правила:

справи відносяться до того року, в якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

плани, звіти, кошториси й документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;

перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого підрозділу, належать тому підрозділу, де їх завершено (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього).

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.

Передмова до опису складається з двох частин:

перша - історія установи-фондоутворювача;

друга - історія фонду.

У першій частині передмови наводять у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності ДСНС, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій - стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування та описання справ, їх систематизації в описі. Передмову підписують укладач опису та керівник архівного підрозділу.

242. Описи справ ведуться упродовж кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

243. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № __ ".

244. Опис справ структурного підрозділу апарату ДСНС підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником архівного підрозділу, і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

245. Опис справ структурного підрозділу апарату ДСНС, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

246. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, викладеною в додатку 26 до цієї Інструкції. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах упродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку "ЕПК". Систематизація заголовків справ в описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ за цей самий рік.

Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК ДСНС в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою ДСНС. Один примірник затвердженого опису подається до ЦДАВО України. Другий - зберігається як недоторканий в архівному підрозділі. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівним підрозділом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до ЦДАВО України.

247. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається за формою, викладеною в додатку 27 до цієї Інструкції. До опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання "До ліквідації установи" (крім документів з кадрових питань (особового складу). Систематизація заголовків справ у цьому описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ за цей самий рік.

Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК ДСНС і затверджуються Головою ДСНС.

248. Зведений опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за формою, викладеною в додатку 28 до цієї Інструкції. Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці та за номенклатурою справ установи мають строк зберігання понад 10 років.

Заголовки справ опису по особовому складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності:

накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);

облікові документи (списки працівників);

книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу);

картки з обліку особового складу;

особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;

контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);

бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а у разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);

документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки);

документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;

нагородна документація;

документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);

незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.

Залежно від обсягу особові справи вносяться до опису як окремі одиниці зберігання або групуються за алфавітом в окремі справи-наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:

21. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "К".

22. Те саме з прізвищами з літери "Л" по літеру "Я".

У справи-наряди вміщують внутрішній опис усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, власне ім'я, по батькові особи, на яку заведено справу.

Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад:

"Особові картки звільнених працівників (ф. Т-2) з прізвищами з літери "А" по літеру "Н".

Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників або структурним принципом, наприклад:

"Особові рахунки працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "М".

Залежно від кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатися окремий опис.

Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.

Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК ДСНС, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Головою ДСНС. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архівному підрозділі як недоторканий, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю ЦДАВО України.

249. Архівний підрозділ зобов'язаний описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО України в установлені законодавством строки.

У ДСНС зведений опис дозволяється складати за кілька років, але не більше ніж за п'ять років.

Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ. Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами та словами) фактичну кількість справ, унесених до річного розділу опису, а також вказують особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів).

Кожну зміну загальної кількості справ в описі, пов'язану з надходженням, вибуттям, об'єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису.

Після внесення в опис додаткових записів складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, роблять позначку "Вибула".

Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 29*), який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.

Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.

Необхідність складання довідкового апарату до зведених описів справ постійного зберігання узгоджується з ЦДАВО України.

Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом. Справи, створені в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер.

Закінчений опис складають і в разі ліквідації установи-фондоутворювача незалежно від кількості заголовків справ у річних розділах.

Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний засвідчувальний запис. Якщо опис складається з кількох томів, то засвідчувальний запис складається до кожного тому, а до останнього тому складається загальний засвідчувальний запис до опису в цілому.

Для написання передмови до закінченого опису справ послуговуються нормативно-правовими актами, довідковою літературою (енциклопедіями, довідниками тощо), справою фонду, документами фонду, обліковими документами, довідковим апаратом архіву, а також історичною довідкою до конкретного фонду. Крім цього, в єдиний документ зводять відомості, що містяться в передмовах до річних розділів.

Архівний підрозділ складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.

Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу. Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.

Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

Історичну довідку (продовження до історичної довідки) подають на розгляд ЕПК ЦДАВО України одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.

Оформлення справ, складених у паперовій формі

250. Оформлення справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передбачає систематизацію документів, нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (з січня по грудень).

Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису заборонено.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Аркуш формату, більшого ніж А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 29*) складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак "+" (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі значного обсягу перенумерації аркушів у справі в кінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

251. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

До деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", судові справи, справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст, а також до справ з кадрових питань (особового складу) (наказів з кадрових питань (особового складу); карток з обліку особового складу; особових справ; контрактів, трудових договорів, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу); розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків), а в разі їх відсутності - розрахункових відомостей із виплати заробітної плати; актів; протоколів; висновків; незатребуваних особистих документів працівників) складається внутрішній опис документів (додаток 20*).

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

252. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, та з кадрових питань (особового складу) (додаток 30*) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

253. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ____________ роки".

254. На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

255. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом - номер опису і фонду.

256. У разі зміни найменування ДСНС (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

257. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються лише номери архівного фонду, опису і справи. Заборонено наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу ДСНС

258. Керівники департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС під персональну відповідальність щороку забезпечують передачу справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення до архівного підрозділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архівного підрозділу включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій Головою ДСНС. У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архівного підрозділу доставляються працівниками структурних підрозділів у картонних теках на зав'язках.

У разі відсутності справ структурних підрозділів, що значаться в описах, уживаються заходи, передбачені пунктом 232 цієї Інструкції.

Справи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання відділу діловодства передаються до архівного підрозділу у першому кварталі наступного за звітним року.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу за рішенням Голови ДСНС за умови наявності в ньому вільних площ.

259. Передача справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою ДСНС.

260. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

За письмовим зверненням структурного підрозділу архівний підрозділ оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

261. Приймання-передавання кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи.

262. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передаються до архівного підрозділу за описами, складеними за вимогами, визначеними у пункті 270 цієї Інструкції.

У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архівного підрозділу, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі.

Справи, що передаються до архівного підрозділу, повинні бути зв'язані належним чином.

263. З метою забезпечення збереженості архівних документів, встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення, здійснюються перевірки наявності та стану справ.

Перевірка справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до ЦДАВО України. Перевіряння справ з кадрових питань (особовому складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.

Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

264. Під час зміни Голови ДСНС наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архівному підрозділі, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання ДСНС.

Відповідно до облікових даних служби діловодства та архівного підрозділу в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архівному підрозділі, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.

Під час зміни керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом (додаток 31*). Матеріальні цінності (обладнання та інвентар архіву) передаються встановленим чинним законодавством порядком.

Для приймання-передавання архіву наказом ДСНС призначається комісія в складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.

Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан: справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу); облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо); печаток і штампів, якими користується архівний підрозділ; стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації; умов зберігання документів.

Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується Головою ДСНС.

У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву комісія негайно інформує Голову ДСНС для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за діловодство і контроль в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архівного підрозділу незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

У разі зміни (звільнення) керівника структурного підрозділу апарату ДСНС документи (справи), що знаходяться в діловодстві структурного підрозділу, передаються за актом (додаток 32*), другий примірник якого передається до архівного підрозділу.

У разі ліквідації або реорганізації ДСНС передавання документів входить до обов'язків Комісії з реорганізації або Ліквідаційної комісії, створеної для передавання справ і майна (далі - Комісія).

Кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі Комісії, створеної для її припинення.

Якщо ДСНС припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, в тому числі не завершені в діловодстві, та документи з кадрових питань (особового складу) передаються в упорядкованому стані до ЦДАВО України.

У разі припинення ДСНС шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві ДСНС, що реорганізується, та її архів.

Якщо функції ДСНС, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до НАФ, архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, передаються в упорядкованому стані до ЦДАВО України.

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.

У разі реорганізації ДСНС, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

ДСНС зобов'язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до НАФ, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі для постійного зберігання до ЦДАВО України.

1. Ця Типова інструкція згідно з вимогами Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та інших актів законодавства визначає:

порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу установи;

загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії);

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Ця Типова інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.

Ця Типова інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються територіальними органами, підрозділами безпосереднього підпорядкування, навчальними закладами та науково-дослідними установами, підприємствами, установами та організаціями, сфери управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі - установи).

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами, при цьому вимоги цієї Типової інструкції поширюються на зазначені види діловодства в частині загальних принципів роботи з документами та в тій частині, яка прямо не визначена окремими нормативно-правовими актами.

Вимоги цієї Типової інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2. Основною формою провадження діловодства в установах є електронна.

Документування управлінської інформації в електронній формі здійснюється із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документи з питань, пов'язаних із запобіганням виникненню надзвичайних ситуацій, ліквідацією їх наслідків, або з інших питань, пов'язаних із виникненням загрози життю та/або здоров'ю населення, а також із невідкладних питань щодо проведення ООС та обороноздатності держави;

документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

3. Загальні засади документування управлінської інформації та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 цієї Типової інструкції.

4. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

5. Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формах не допускається.

6. У цій Типовій інструкції терміни вживаються у такому значенні:

1) електронний аудіовізуальний документ - електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено кваліфікований електронний підпис;

2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа установи або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) візуалізація - процес відтворення даних у формі, що є прийнятною для людини;

4) витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

5) візування проєкту електронного документа (візування) - накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа;

6) електронний документообіг установи - обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архівного підрозділу;

7) електронна копія електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

8) електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою установи;

9) електронний внутрішній опис документів справи - окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх реєстраційних індексів, дат, кількості сторінок та найменування файлів відповідних електронних документів;

10) електронний журнал - окремий реєстр системи електронного документообігу установи, що містить записи про зареєстровані документи, об'єднані за певною ознакою або групою ознак;

11) електронна резолюція - реквізит, створений у системі електронного документообігу, який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов'язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов'язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається інструкцією з діловодства установи;

12) електронна справа - сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронним внутрішнім описом та засвідчувального напису справи;

13) електронний довідник - електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;

14) електронне повідомлення - автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/отримання/відмову в реєстрації/реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

15) індикатори стану виконання документів - визначені критерії етапів проходження документів в установі з метою їх моніторингу;

16) контроль - комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

17) система моніторингу - комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в установі;

18) опис справ в електронній формі - довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

19) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства;

20) підписання проєкту електронного документа (підписання) - накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, кваліфікованого електронного підпису (підписів) на проєкт електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

21) погоджувач - посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проєкту документа;

22) правовий статус - набрання електронними даними юридичної сили;

23) примірник електронного документа - файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

24) проєкт електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

25) редакційна правка - будь-яке редагування проєкту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем;

26) реєстратор - працівник служби діловодства або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/ або внутрішніх, та/або вихідних документів;

27) реєстраційно-моніторингова картка - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в установі документа незалежно від форми його створення;

28) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

29) система електронного документообігу установи - сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві установи;

30) служба діловодства - структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного підрозділу, або відповідальна особа, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;

31) служба контролю - підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

32) службова електронна пошта - електронна пошта (поштова скринька) працівника установи, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;

33) уповноважена особа - особа, наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

34) управлінська інформація - сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;

35) управлінське рішення - будь-яке завдання, визначне посадовою особою або колегіальним органом у межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;