130. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник Голови відповідно до розподілу обов'язків та керівник юридичної служби (якщо лист підписуватиме Голова ДСНС). Детальний порядок візування визначено в Інструкції з діловодства в електронній формі.
Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, погодження (візування) здійснюється в електронній формі. Підписання відповіді заявнику здійснюється в електронній та паперовій формах. Оригінал вихідного листа в паперовій формі передається службі діловодства тільки для відправки за належністю згідно з вимогами цієї Інструкції.
Документи до засідань колегіальних органів
131. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.
132. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім'я доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проєкт плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів ДСНС завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
133. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проєкт рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів апарату ДСНС, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проєкт наказу;
довідку про погодження проєкту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
134. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.
135. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
136. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.
137. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
138. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 104 - 120 цієї Інструкції.
139. Рішення Колегії ДСНС реалізуються шляхом видання наказів, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них.
Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.
Документи про службові відрядження
140. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи ДСНС.
141. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Голови ДСНС, в якій зазначається пункт призначення, найменування органу управління (підрозділу) або назви підприємства, куди відряджений працівник, на який строк (з урахуванням часу перебування у дорозі), з якою метою відряджається працівник, а за кордон, крім того, вказується джерело фінансування відрядження. Доповідна записка на ім'я Голови ДСНС за підписом керівника структурного підрозділу готується також у разі зміни термінів відрядження та направлення працівника у відрядження, яке не передбачене планом роботи ДСНС.
Доповідна записка разом з проєктом наказу про відрядження, підготовленим у встановленому порядку, подається Голові, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
142. Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого визначається цією Інструкцією (додаток 11*).
143. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного Головою, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до кадрової служби та служби економіки і фінансів відповідно.
Інші документи
144. Голова ДСНС та його заступники, керуючи роботою ДСНС, дають доручення, які є обов'язковими для виконання, керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, територіальних органів, підрозділів центрального підпорядкування, закладів освіти і науково-дослідних установ, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС.
Окремі доручення Голови ДСНС та його заступників (далі - окреме доручення) оформляються як офіційний документ організаційно-розпорядчого характеру на спеціальному бланку.
Проєкти окремих доручень візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, керівники заінтересованих структурних підрозділів, керівники юридичної служби та служби діловодства, а також заступник Голови відповідно до розподілу обов'язків (якщо підписувачем є Голова ДСНС).
III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
145. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в ДСНС на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Інструкцією.
Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів у ДСНС найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
уникнення дублювання операцій під час роботи з документами;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць;
усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.
Облік обсягу документообігу
146. Обсяг документообігу ДСНС - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
Облік обсягу документообігу здійснюється в автоматизованому режимі СЕД.
Облік документів може здійснюватися як за апарат ДСНС у цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію, документи, що містять службову інформацію.
Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній або роздруковуються в табличній формі (додаток 12*).
Приймання та первинне опрацювання вхідних документів
147. Доставка документів до апарату ДСНС здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.
Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та документи в електронній формі без кваліфікованого електронного підпису (у сканованій формі), пов'язані з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру.
148. Усі документи, що надходять до ДСНС, приймаються централізовано в службі діловодства, якщо інше не передбачено нормативно-правовими та організаційно-розпорядчими актами.
У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", "Про корупцію".
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
149. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.
Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим працівником ДСНС.
150. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.
У разі відсутності або нецілісності вкладень унаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.
151. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
152. У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі. Документи, що доставляються кур'єром, приймаються під розписку в розносній книзі або у реєстрі, на копії документа відмітка про отримання не ставиться.
У разі надходження документів, пов'язаних з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.
Попередній розгляд документів
153. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства та підрозділі попереднього розгляду документів.
Попередній розгляд документів у паперовій формі здійснюється (у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі) у порядку, визначеному для документів в електронній формі, що надходять до ДСНС через систему взаємодії.
154. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Головою ДСНС, його заступниками або структурними підрозділами.
Обов'язковому розгляду Головою ДСНС підлягають закони України, акти та доручення Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, протоколи і виписки з протоколів засідань Уряду, матеріали на засідання Уряду, депутатські запити і звернення, листи за підписом перших керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, кореспонденція, що надходить від Ради національної безпеки і оборони України, органів прокуратури, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності ДСНС і потребують вирішення Головою ДСНС.
Службові документи з підготовленими проєктами резолюцій невідкладно доповідаються для розгляду Головою ДСНС. У першочерговому порядку надаються на розгляд Голові ДСНС попередньо опрацьовані документи від Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України та окремою папкою листи, підписані керівниками центральних та місцевих органів виконавчої влади.
На розгляд заступникам Голови ДСНС подаються доручення Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів України, які надійшли безпосередньо на їх ім'я, листи Офісу Президента України, Апарату Верховної Ради України, заступників Міністра Кабінету Міністра України або керівників підрозділів Секретаріату Кабінету Міністрів України, листи за підписами заступників керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій за напрямами діяльності.
Документи, де зазначені заходи за участю Голови ДСНС або його заступників, з надходженням до ДСНС невідкладно з проєктом резолюції передаються до відділу організації управління та аналітичної роботи Адміністративного департаменту для включення до орієнтовного плану роботи Голови ДСНС.
155. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про ДСНС та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов'язків Голови, першого заступника Голови та заступників Голови ДСНС, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності ДСНС, номенклатура справ, схеми проходження документів.
На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, адресованих керівникам самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, місячні, квартальні, піврічні, річні звіти, форми статистичної звітності, графіки, наряди, заявки, рознарядки, рекламні повідомлення, прейскуранти, копії листів, надіслані до відома тощо безпосередньо вказаним посадовим особам або керівникам самостійних структурних підрозділів за напрямом діяльності, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 13*), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Поштова кореспонденція, що надходить від центральних і місцевих органів виконавчої влади, які є співвиконавцями доручень Кабінету Міністрів України, подається для подальшого опрацювання безпосередньо структурним підрозділам для узагальнення та підготовки проєкту відповіді за підписом визначеного відповідальним керівника ДСНС.
Поштова кореспонденція, що надходить на звернення ДСНС за напрямами його діяльності, подається керівникам самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, які готували запит для подальшого опрацювання та підготовки узагальненої інформації для розгляду заступниками Голови ДСНС відповідно до розподілу обов'язків.
Реєстрація документів
156. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі в СЕД із зазначенням обов'язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.
У разі потреби перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
157. Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів і звернень народних депутатів України, а також кореспонденції Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Голови ДСНС та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом Голови ДСНС та його заступників, рішень колегіальних органів проводиться централізовано у службі діловодства.
Місце реєстрації окремих груп спеціалізованих документів (накази, договори, звіти, прейскуранти, заяви тощо) визначається цією Інструкцією.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
Накази з кадрових питань (особового складу) реєструються та зберігаються у службі персоналу.
Відповідно до Порядку ведення договірної роботи в системі ДСНС, який затверджено наказом ДСНС від 29.03.2019 № 200, оригінали договорів, що укладаються від імені ДСНС, ініціативний підрозділ надає до служби ресурсного забезпечення для реєстрації його в журналі обліку договорів та присвоєння йому номера.
Після присвоєння договору відповідного номера ініціативний підрозділ передає оригінал договору до служби економіки і фінансів для зберігання.
Документація, що є підставою підписання договору, зберігається у службі ресурсного забезпечення.
Належним чином оформлені матеріали службових розслідувань реєструються та зберігаються у службі персоналу за відповідним реєстром. Відповідальність за належну організацію зберігання матеріалів контрольних заходів несе безпосередньо керівник служби персоналу, а за схоронність зазначених матеріалів - безпосередньо призначені ним особи.
Акти перевірок контролюючими органами стосовно фінансово-господарської діяльності ДСНС реєструються та зберігаються у службі економіки і фінансів за відповідним реєстром.
Декларації відповідності матеріально-технічної бази суб'єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки реєструються службою державного нагляду та контролю шляхом внесення відповідного запису через портал електронних послуг ДСНС.
Структурні підрозділи реєструють створені ними доповідні та службові записки.
Документи, адресовані структурним підрозділам та які стосуються напрямів їх діяльності, реєструються особами, відповідальними за діловодство та контроль виконання документів відповідних структурних підрозділів.
158. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
159. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
160. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів України, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до ДСНС;
накази з основної діяльності;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
рішення колегії;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку), пов'язані з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, реєструються відповідно до пункту 156 цієї Інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження в облікових формах.
Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без кваліфікованого електронного підпису, пов'язані з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, реєструються відповідно до пункту 156 цієї Інструкції з обов'язковою відміткою про способи надходження в облікових формах із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
Оригіналу документа, пов'язаного з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, присвоюється реєстраційний номер факсограми або електронного листа. У відповідних реєстраційних формах робиться відмітка про надходження оригіналу.
161. Реєстрація документа здійснюється з використанням СЕД (додатки 14* і 15*).
Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише в умовах та впродовж строку дії військового чи надзвичайного стану на території, де розташована установа.
162. В СЕД формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи ДСНС та їх місцезнаходження.
Організація передачі документів та їх виконання
163. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву ДСНС і структурним підрозділам.
164. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.
165. Документи, розглянуті керівництвом ДСНС, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.
166. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно в електронній формі з передачею паперового оригіналу (у разі отримання у паперовій формі) головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
167. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа.
168. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.
169. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за ведення діловодства та контроль виконання документів у структурному підрозділі (діловода).
170. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника ДСНС, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
171. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові ДСНС, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.
172. Перед поданням проєкту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
173. Документ подається на підпис разом із документами, на виконання чи на підставі яких його було складено.
Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, то після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
174. Автор документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому виконавцеві, за погодженням із своїм безпосереднім керівником, усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.
Організація моніторингу виконання документів
175. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
176. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство та контроль.
177. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції Голови ДСНС та його заступників.
178. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 16.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом ДСНС (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
179. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
180. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
181. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю впродовж першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
182. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
183. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, надісланих Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проєктом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Офісу Президента України, за 7 (сім) днів до закінчення встановленого строку.
У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.
184. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції Голови ДСНС або його заступників.
Моніторинг виконання документів здійснюється за допомогою реєстраційно-моніторингової картки СЕД.
185. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (накази, доручення вищих органів влади, рішення Колегії тощо).
186. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
187. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.
Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль).
188. За запитом структурного підрозділу служба контролю надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.
189. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки Голова ДСНС, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням директор Адміністративного департаменту та начальник відділу контролю Адміністративного департаменту. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням директора Адміністративного департаменту.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.
190. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається Голові ДСНС у вигляді зведень про виконання документів (додаток 17*).
Служба контролю щотижня складає і надсилає до структурних підрозділів - виконавців інформаційні довідки про виконання завдань, де наводяться переліки документів, не виконаних у встановлений строк.
За підсумками роботи служба контролю готує щотижневу інформацію про стан виконавської дисципліни в апараті ДСНС.
Інформаційно-довідкова робота з документами
191. Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
192. Вихідні документи у паперовій формі, створені в ДСНС у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, за реєстром особисто виконавцем, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.
193. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв'язку здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
194. З використанням засобів електрозв'язку передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних копій документів, пов'язаних з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, здійснює безпосередній виконавець документа.
У разі надсилання факсограм, пов'язаних з оперативною діяльністю ДСНС щодо реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру, оригінал вихідного документа в паперовій формі передається в структурний підрозділ - виконавець тільки для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.
Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
195. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається:
надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;
дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.
196. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;
наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;
відповідність кількості примірників кількості адресатів;
наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах ДСНС.
197. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
198. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
199. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.
200. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
201. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника Адміністративного департаменту. У такому разі в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.
202. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені для цього Графіком роботи служби діловодства.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
203. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів в ДСНС визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
204. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ.
В апараті ДСНС складаються та ведуться номенклатури справ структурних підрозділів та зведена номенклатура справ апарату ДСНС в електронній формі.
Візуалізація номенклатури справ структурного підрозділу здійснюється за формою, визначеною у додатку 18 до цієї Інструкції.
205. Зведена номенклатура справ апарату ДСНС схвалюється Експертною комісією ДСНС (далі - ЕК ДСНС) та погоджується Експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЕПК ЦДАВО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи ДСНС, після чого затверджується Головою ДСНС.
Зведена номенклатура справ апарату ДСНС візуалізується за формою, визначеною у додатку 19 до цієї Інструкції, яка складається у чотирьох примірниках, на яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у начальника служби діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО України, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.
Структурні підрозділи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
206. Погоджена (раз на п'ять років) з ЕПК ЦДАВО України зведена номенклатура справ апарату ДСНС наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується Головою ДСНС та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.
Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ складаються підсумкові записи про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами.
207. Номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці. Графи таблиці заповнюються таким чином.
У графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва структурного підрозділу, до якого відносяться записи про відповідні справи.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06/12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 261-1/07, де 04-1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.
У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-запитальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у закладах вищої освіти".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань Колегії Державної служби України з надзвичайних ситуацій".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за видом діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів ДСНС на 2014 рік.
2. Звіт про використання бюджетних коштів ДСНС за 2013 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.
У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
У графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин).
У графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
Допускається посилання на низку статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання. При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.
Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК ДСНС.
ДСНС погоджує ці строки з ЕПК ЦДАВО України. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка: "Строк зберігання встановлено ЕПК ЦДАВО України, протокол № ____________ від ____________".
Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.
Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).
У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму, в якій ведеться справа (електронна або паперова); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу чи інших установ для їх продовження тощо.
Формування справ
208. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Документи у паперовій формі у ДСНС групуються у справи децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
209. Під час формування справ у паперовій формі необхідно дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані впродовж одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів закладів освіти, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік); вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання; за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше ніж 40 мм завтовшки).
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи у паперовій формі постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання зазначені документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої - тимчасового.
210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
211. Положення, статути, штати, правила, інструкції, методичні рекомендації, плани тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією.
212. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.
213. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
214. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
215. Доручення Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за автором ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.
216. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проєктів цих документів.
217. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Справи (незалежно від строків зберігання та форми створення (електронна/паперова) повинні мати внутрішні описи (додаток 20*) документів у справі.
218. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 р. за № 567/28697.
В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
219. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників апарату ДСНС систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік. Справи (незалежно від строків зберігання та форми створення (електронна/паперова) повинні мати внутрішні описи (додаток 20*) документів у справі.
Персоніфікації формуються в межах року за алфавітом чи щомісяця за рік.
220. Методичне керівництво і контроль за формуванням електронних та у паперовій формі справ в ДСНС та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівним підрозділом.
Зберігання документів
221. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.
222. Керівники структурних підрозділів апарату ДСНС і особи, відповідальні за ведення діловодства і контроль у цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ у паперовій формі та через два роки після завершення ведення передати їх до архівного підрозділу ДСНС в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
