Про Основні правила роботи державних архівів України

9.4.4. Оформлення осіб для користування документами архіву

9.4.4.1. Фізичні особи, що мають намір користуватися документами архіву за власною ініціативою, заповнюють заяву-анкету (додаток 52). Особи, що мають намір користуватися документами архіву від імені юридичної особи (виконання службового доручення, проведення планового наукового дослідження), разом із заявою-анкетою подають документ (лист), що підтверджує їх повноваження. Користувача, який недостатньо володіє мовою документів, може супроводжувати перекладач, який оформляється як окремий користувач.

9.4.4.2. Дозвіл на роботу з документами за заявленою темою дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення користувача. За заявою користувача цей дозвіл може бути продовжено. У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.

9.4.4.3. На підставі оформленого дозволу і документа, що посвідчує особу, користувачеві видається перепустка до сектору користування документами архіву.

9.4.4.4. На кожного користувача документами започатковується справа користувача, в якій групуються: заява-анкета з резолюцією керівника архіву про надання дозволу або про відмову у дозволі на роботу з документами, заяви щодо продовження строків користування, замовлення на видавання описів і документів (додаток 44), на копіювання документів (додаток 53), повідомлення у зміні анкетних даних, листування з користувачем.

Справи користувачів реєструються у журналі реєстрації користувачів та їх справ і зберігаються у секторі користування протягом роботи користувача та одного року після її закінчення, а потім долучаються до архівного фонду архіву. Дозволяється ведення обліку користувачів в автоматизованому режимі.

9.4.5. Організація роботи користувачів з документами архіву

9.4.5.1. Архів на підставі замовлення у певній кількості та на визначений строк (див. пп. 7.4.1.3, 7.4.1.5, 7.4.1.6) надає користувачеві за темою його роботи копії документів з фонду користування, а в разі їх відсутності - оригінали документів, довідковий апарат до них, видання з бібліотечного фонду архіву, а також у виключних випадках за згодою керівництва архіву - облікові документи (справи фондів, реєстри описів).

Підставою для відмови в доступі можуть бути обмеження, викладені в пп. 9.1.2-9.1.5 цих Правил. Оригінали унікальних та особливо цінних документів може бути видано за згодою керівництва архіву у виключних випадках (спеціальне дослідження зовнішніх ознак тощо).

9.4.5.2. Користувач зобов'язаний запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; під час роботи з аудіовізуальними, електронними документами дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою.

Під час отримання документів, описів, друкованих видань користувачі мають перевіряти їх стан у присутності працівника архіву, повідомляючи про всі виявлені пошкодження, відсутність аркушів, неправильну нумерацію тощо. Після завершення роботи користувача працівник сектору користування перевіряє стан документів (копій) і у разі виявлення пошкоджень складає відповідний акт. Реставрація документів, пошкоджених з вини користувачів, здійснюється за їх рахунок (див. п. 9.1.9).

9.4.5.3. Під час роботи користувач має право одержувати консультації працівників архіву щодо змісту і місцезнаходження документів, а також щодо документів, які зберігаються в інших архівах.

9.4.5.4. Під час роботи з документами користувач має право з дозволу керівництва архіву користуватися технічними засобами, що полегшують його роботу (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон тощо) за умови, що вони не завдають шкоди документам і не заважають іншим користувачам.

9.5.1. В окремих випадках як виняток з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчої дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів видаються у тимчасове користування за межами архіву.

9.5.2. Як правило, документи у користування поза архівом надаються юридичним особам, заснованим на державній формі власності. Документи з фондів юридичних осіб, заснованих на приватній формі власності, та з фондів особового походження може бути передано у тимчасове користування їх колишнім власникам.

9.5.3. У запиті зазначається обгрунтування необхідності надання документів у тимчасове користування, термін, на який бажано передати документи, а також дається гарантія забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення. Видавання документів у тимчасове користування за межами архіву здійснюється у порядку, зазначеному в пп. 7.4.1.4, 7.4.3.4 цих Правил.

9.6.1. Виставка документів - це художньо оформлена добірка архівних документів певної тематики, призначена для публічної демонстрації.

Виставки документів можуть бути стаціонарними, пересувними, тимчасовими, постійно діючими, а також організованими архівом самостійно або спільно з бібліотеками, музеями, іншими установами.

Виставки документів організовуються як на комерційній, так і некомерційній основах. Проведення виставок доцільно супроводжувати рекламними акціями, залученням засобів масової інформації, поширенням прес-релізів.

9.6.2. Підготовка виставок здійснюється, як правило, на плановій основі, з урахуванням календаря історичних дат і подій, рішень та доручень органів вищого рівня.

Виставки організовуються на підставі наказів керівництва архіву, участь у міжнародних виставках здійснюється на підставі угод про співробітництво з архівними службами, іншими установами іноземних держав.

9.6.3. Під час підготовки виставки розробляються тематичні плани (концепції), де визначаються структура та зміст розділів виставки. У разі підготовки виставок на комерційній основі або на замовлення іншої організації складається кошторис витрат.

На підставі тематичних планів здійснюється виявлення та відбір документів, ілюстративного матеріалу, друкованих видань, художніх творів, музейних предметів. До всіх відібраних матеріалів складаються підтекстівки, що містять назву документа (експоната), короткі анотації, пошукові дані, інформацію про спосіб відтворення та автентичність. До іншомовних матеріалів додається переклад або розгорнута анотація змісту.

9.6.4. Створення виставки передбачає розроблення тематико-експозиційного плану та ескізного проекту художньо-оформлювальних робіт, проекти яких розглядаються науково-методичною радою архіву.

Тематико-експозиційний план містить назви розділів (підрозділів) виставки, перелік відібраних для експонування документів та матеріалів, відповідно систематизованих.

Ескізний проект являє собою план (графічне зображення) експозиції виставки, розміщення стендів, вітрин, експонатів.

9.6.5. Документи на виставках експонуються, як правило, у вигляді копій, муляжів. На стаціонарній виставці можуть короткочасно експонуватись, як виняток, і оригінали документів. На пересувних виставках документи експонуються лише у вигляді фото та електрографічних копій.

9.6.6. У разі експонування оригінали документів розміщуються у засклених вітринах, що замикаються і опечатуються. Вітрини розміщуються на відстані від опалювальної системи, обладнуються спеціальними шторками з цупкого матеріалу для захисту документів від впливу сонячних променів. У приміщенні, де влаштовується виставка, підтримується температурно-вологісний режим, що забезпечує збереженість документів.

Видавання оригіналів документів для експонування за межами архіву оформляється актом видавання документів у тимчасове користування за межами архіву (додаток 35) і супроводжується страхуванням документів (див. п. 7.8). Юридична особа - отримувач несе відповідальність за збереження документів. Архів здійснює контроль за дотриманням режиму їх експонування.

9.6.7. Підготовлені архівом виставки можуть тиражуватися у вигляді комплектів копій документів, тематичних добірок (див. п. 9.2.3.4), розміщуватися на сайтах архівних установ та інших юридичних осіб в мережі Інтернет. На базі виставок можуть проводитися конференції, "круглі столи" та інші інформаційні заходи.

9.7.1. Оприлюднення документів у засобах масової інформації має на меті інформування широкої громадськості про склад і зміст документів, їх цінність як історичних джерел і здійснюється архівом самостійно або разом з редакціями газет, журналів телевізійних і радіокомпаній за попереднім погодженням з ними тематики робіт, їх обсягів і строків виконання.

9.7.2. Оприлюднення документів та їх інформації у періодичних масових виданнях та електронних засобах масової інформації здійснюється у формах тематичних, наукових, науково-популярних, рекламно-інформаційних статей, добірок документів, документальних нарисів, тематичних журнальних і газетних рубрик, репортажів, інтерв'ю, кореспонденцій та інформацій про події архівного життя тощо.

9.7.3. У радіо- і телевізійних програмах архівна інформація може бути використана у формі тематичної бесіди, хроніки. Інформації, репортажу, інтерв'ю, прес-конференції, рекламного блоку тощо. Документи архіву можуть бути оприлюднені у художніх, художньо-публіцистичних, науково-популярних, документальних фільмах.

9.7.4. На значні за обсягами ефірного часу передачі архів надсилає до відповідної редакції (студії) творчу заявку із зазначенням мети й змісту передачі та переліком документів, інформацію яких передбачено використати. Спільно з редакцією (студією) складається сценарний план і режисерський сценарій, який погоджується з керівництвом архіву. Представники архіву беруть участь у попередніх переглядах чи прослуховуваннях.

9.7.5. Тексти підготовлених архівом статей, передач тощо затверджуються керівництвом архіву. На примірниках, що залишаються в архіві, зазначаються пошукові дані оприлюднених документів.

9.8.1. Заходами, спрямованими на оприлюднення інформації про склад і зміст документів НАФ, діяльність архівних установ, є організація "днів відкритих дверей", презентацій, зустрічей з громадськістю, конференцій користувачів, лекцій, уроків для школярів, семінарів та практичних занять для студентів, екскурсій тощо.

9.8.2. Інформаційні заходи складаються, як правило, з виступів працівників архіву, користувачів, фондоутворювачів, інших осіб з повідомленнями про прийняті та виявлені документи, демонстрації кінофільмів, діапозитивів, слайдів, прослуховування фонодокументів, експонування виставок, демонстрування окремих документів тощо.

9.8.3. Підготовка заходу починається з визначення теми та інформаційної нагоди, складу аудиторії, часу і місця його проведення. Розробляється програма заходу, в якій визначається тематика виступів, склад документів, призначених для оприлюднення, тривалість та порядок проведення заходу, надсилаються запрошення, повідомлення для засобів масової інформації.

9.8.4. Екскурсії, що проводяться архівом, можуть бути оглядовими (про склад і зміст фондів та основні напрями діяльності архіву) і тематичними (про фонди та документи певної тематики).

До програми "днів відкритих дверей", "днів архівів" включаються оглядові екскурсії, консультації з питань роботи архіву.

9.8.5. Конференції користувачів організовуються з метою їх інформування про роботу архіву, склад і зміст його документів (у тому числі розсекречених, щойно прийнятих на зберігання), порядок обслуговування у секторі користування та послуги, що надаються архівом. Проведенню таких конференцій може передувати анкетування (опитування) користувачів, а також отримання пропозицій і побажань щодо поліпшення роботи архіву.

9.9.1. Види документальних публікацій

9.9.1.1. За цільовим призначенням, специфікою виявлення документів, їх відбору до друку, прийомів передавання тексту та складу науково-довідкового апарату вирізняються науково-академічний, науково-критичний та популярний типи документальних видань.

Науково-академічне видання має дати необхідний матеріал для всебічного наукового дослідження. Його мета - подати повний текст документів максимально відповідно до оригіналу, висвітлити їх історію, зовнішні ознаки, а також встановити їх місце серед інших історичних джерел.

Науково-критичне видання відрізняється від науково-академічного тим, що не має за мету автентично відтворити оригінали, у ньому більше уваги звертається на історію джерел, їх побутування, наявність різних їх редакцій.

Популярне видання призначено для поширення історичних знань і популяризації документів серед широкого кола читачів. Його метою є полегшення сприйняття текстів історичних документів. До цього типу видань належать також навчальні збірники і хрестоматії.

9.9.1.2. Залежно від складу документів документальні видання можуть бути пофондовими, тематичними, включати документи одного різновиду чи однієї особи.

Пофондове видання складається з документів одного фонду (колекції) або його окремої частини.

Тематичне видання включає різноманітні документи з певної теми, незалежно від місця їх зберігання чи фондової належності.

Видання документів одного різновиду містить документи лише одного номіналу чи жанру (протоколи, звіти, листи) незалежно від їх фондової належності.

Видання документів однієї особи містить документи, що віддзеркалюють її життя та діяльність, незалежно від виду документів та місця їх зберігання.

9.9.1.3. Форми публікації документів:

- друкована: корпус, серія, збірник, моновидання, альбом, буклет, плакат, публікація у періодичному виданні та такому, що продовжується, додатки до наукових праць;

- публікації на плівкових носіях: мікрофільм, мікрофіша, кіно- та відеофільм, магнітоальбом;

- електронна: дискета, компакт-диск, база даних у мережі Інтернет тощо.

Великі за обсягом публікації можуть складатися з томів, випусків, частин.

9.9.2. Підготовка документальних публікацій

9.9.2.1. Підготовка документальних публікацій передбачається планом науково-видавничої роботи архіву (див. п. 2.2.2) і включається до річного і перспективного планів науково-видавничої роботи Держкомархіву України.

9.9.2.2. Якщо документальна публікація готується декількома юридичними особами - співвиконавцями, між ними укладається видавнича угода, де зазначається провідна юридична особа, обсяги і строки робіт, виконуваних співвиконавцями.

Для підготовки документальної публікації залежно від її характеру наказом керівника провідної юридичної особи створюється редакційна колегія, до складу якої включаються представники усіх співвиконавців та колектив упорядників.

9.9.2.3. Редколегія розробляє і затверджує план-проспект видання, формує колектив упорядників, затверджує графік роботи, методичні документи з підготовки видання, разом з упорядниками вирішує питання виявлення та відбору документів, принципи їх систематизації, затверджує відібрані документи для внесення до видання, зміст його науково-довідкового апарату, а також макет видання в цілому; несе відповідальність за змістовий та науковий рівень публікації.

9.9.2.4. Практичну роботу з підготовки видання здійснює колектив упорядників. Для здійснення керівництва колективом упорядників, контролю за виконанням графіку роботи з членів редколегії може призначатися відповідальний упорядник.

9.9.2.5. У плані-проспекті міститься обгрунтування необхідності підготовки видання, його наукової актуальності та практичного значення, типу, виду, форми видання, визначаються особливості методики виявлення, відбору, передавання тексту, археографічного оформлення документів, примірної структури, обсягу, складу науково-довідкового апарату.

План-проспект складається до початку виявлення документів. До нього може додаватися хроніка історичних подій.

9.9.2.6. З метою кращої організації та уніфікації роботи упорядники складають інструкцію або археографічну пам'ятку. В ній дається характеристика і список друкованих джерел з теми видання, перелік архівів та фондів, що підлягають вивченню, визначаються особливості виявлення та відбору документів, їх археографічного оформлення, складання науково-довідкового апарату.

9.9.3. Виявлення, відбір, передавання тексту документів, створення науково-довідкового апарату документальної публікації

9.9.3.1. Роботі з виявлення документів передує складання повної бібліографії за темою видання, на підставі якої визначається коло документів, що має бути вміщено у виданні.

Виявлення документів проводиться за генетичною вертикаллю (вивчення системи довідкового апарату та облікових документів) та логічною горизонталлю (ознайомлення з міжфондовими покажчиками, тематичними оглядами, базами даних).

Відомості про кожний виявлений документ заносяться на картки встановленого зразка. Під час попереднього відбору документів для друку робляться позначки щодо внесення їх до основного складу чи використання їх інформації у примітках, хроніці, таблицях тощо.

9.9.3.2. Відбір документів для публікації здійснюється за принципами науковості, історизму та об'єктивності і проводиться у два етапи: попередньо - у ході виявлення (за переліками, картками), і остаточно - за копіями документів. Для публікації відбирається, як правило, основний текст документа.

9.9.3.3. Передавання змісту документа у публікації здійснюється відповідно до типу і виду видання із збереженням його стилістичних та мовних особливостей.

9.9.3.4. Археографічне оформлення документа передбачає складання заголовка документа, встановлення його дати, складання легенди (контрольно-довідкових відомостей).

9.9.3.5. Склад науково-довідкового апарату видання та його зміст залежать від типу, виду й форми публікації. До науково-довідкового апарату входять: передмова, примітки, покажчики, хроніка подій, список скорочень, термінологічний словник, бібліографічний список, перелік опублікованих документів, зміст тощо.

9.9.4. Довідкові видання

9.9.4.1. Завдання довідкових видань - подати інформацію про склад та зміст документів НАФ, окремих архівів, груп фондів, фондів та колекцій. Вони можуть бути путівниками, довідниками, каталогами, покажчиками, оглядами, проспектами, буклетами тощо (див. п. 8.2).

9.9.4.2. Підготовка довідкового видання здійснюється на тих самих засадах, що й документального видання.

Науково-дослідна робота архіву (НДР) - це здійснення архівом наукових досліджень і науково-інформаційної діяльності, результати яких спрямовані на удосконалення архівної справи та діловодства. Архіви здійснюють наукові дослідження в галузі архівознавства, археографії, документознавства та інших спеціальних галузей історичної науки, а також - природничих, економічних, юридичних, технічних наук із проблем, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів, інформатизацією архівної справи, економічним аналізом діяльності архівів тощо.

10.1.1. Основними формами науково-дослідної роботи архіву є:

- наукові дослідження, результати яких втілюються в наукових монографіях, доповідях, статтях, аналітичних оглядах, публікаціях документів, довідниках, базах даних, нормативних документах;

- рецензування наукових праць і методичних розробок з питань архівної справи та діловодства;

- обговорення теоретичних і прикладних проблем розвитку архівної справи та діловодства на засіданнях науково-дорадчих органів;

- організація і участь в наукових заходах (семінарах, конференціях, симпозіумах, засіданнях круглих столів та ін.);

- організація роботи постійно діючих науково-методичних семінарів;

- підготовка і видання наукових та науково-популярних періодичних видань.

10.1.2. Архів веде науково-дослідну роботу на плановій основі самостійно або спільно з іншими (як головна організація чи співвиконавець) архівними, науковими установами, навчальними закладами. Архіви можуть також здійснювати ініціативні наукові дослідження із залученням позабюджетних коштів. Спільна участь у розробленні наукових тем регламентується відповідними угодами.

Головна організація - відповідає за розроблення теми в цілому, готує за узгодженням із співвиконавцями організаційно-методичні документи щодо порядку роботи над темою, координує роботу співвиконавців, надає їм методичну допомогу, здійснює контроль за ходом підготовки ними матеріалів, узагальнює представлені матеріали, виконує основні етапи дослідження теми, оформлює підсумкові матеріали, складає науковий звіт.

Співвиконавець досліджує частину теми з самостійним науковим значенням або готує вихідні аналітичні матеріали (експериментальні дані), залучається до обговорення, рецензування, експериментального впровадження результатів дослідження.

10.1.3. Основними етапами розроблення наукової теми є:

- передпроектне обстеження;

- розроблення та затвердження організаційно-методичних документів з теми;

- виявлення, аналіз, узагальнення матеріалів, формування наукових висновків;

- обговорення, рецензування та експериментальне впровадження результатів;

- доопрацювання за результатами рецензування або експериментального впровадження;

- оформлення підсумкових документів.

Передпроектне обстеження передбачає ознайомлення із станом досліджуваної проблеми, формування вихідної джерельної бази, вивчення літератури з проблеми і укладання бібліографії, підготовку пропозицій щодо організації дослідження.

Організаційно-методичні документи затверджуються керівництвом головної організації і включають програму дослідження або технічне завдання, план-проспект, координаційний план.

Технічне завдання відображає:

- підставу для проведення робіт;

- мету, завдання, вихідні дані для проведення робіт;

- етапи виконання робіт;

- основні вимоги до їх виконання;

- спосіб реалізації результатів;

- перелік документації, що надається після закінчення етапів робіт;

- порядок розгляду і приймання результатів;

- техніко-економічне обгрунтування.

Програма дослідження складається для тих тем, для яких не передбачено розроблення технічного завдання. Вона характеризує питання, пов'язані з організацією дослідження: підставу для розроблення теми, її актуальність, мету та завдання, хронологічні та географічні межі дослідження, вимоги до розроблення, основні параметри підсумкового документа, етапи роботи, терміни виконання.

План-проспект складається для тем, результатом дослідження яких є наукова доповідь, аналітичний огляд, довідник тощо. Він має репрезентувати основну концепцію і структуру майбутньої праці в цілому, коротко розкривати основний зміст кожного розділу або етапу роботи.

Координаційний план складається у разі розроблення теми кількома установами і фіксує види роботи кожного співвиконавця.

10.1.4. Тема вважається закінченою, якщо підсумкові документи розглянуті й затверджені в установленому порядку.

10.1.5. Науково-дослідні роботи, що виконуються архівом за бюджетні кошти, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку.

Реєстрація робіт, що проводяться із залученням позабюджетних коштів, відбувається на умовах грантодавців і не є обов'язковою.

10.1.6. Наукові заходи з актуальних проблем архівної справи та документознавства проводяться архівом за узгодженням із Держкомархівом України з обов'язковою реєстрацією їх в Українському інституті науково-технічної та економічної інформації (УкрІНТЕІ).

Для підготовки і проведення наукових заходів в архіві наказом директора формується оргкомітет, який визначає місце і час проведення заходу, склад учасників, розробляє програму, інформує зацікавлені організації та установи про його проведення, розглядає прийняті підсумкові рекомендації та направляє їх до Галузевого центру науково-технічної інформації (ГЦНТІ).

По одному примірнику виданих матеріалів конференції, крім обов'язкової розсипки, надсилається до НДБ ЦДА та ГЦНТІ.

10.1.7. Наукові та науково-популярні періодичні та продовжувані видання, засновниками яких є архіви, згідно з Законом України "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні", підлягають обов'язковій реєстрації в органах виконавчої влади, визначених Кабінетом Міністрів України.

Підготовка цих видань здійснюється редколегією та призначеною наказом директора архіву особою. Члени редколегії беруть участь у розробленні концепції, формуванні та розширенні авторського колективу, науковому редагуванні текстів.

Чергові числа видання (по одному примірнику), крім обов'язкової розсилки, направляються до ГЦНТІ та НДБ ЦДА.

Методична робота архіву - це розроблення і вдосконалення архівних технологій та впровадження їх у практику. Методична робота спрямована на створення раціональних прийомів та методів конкретних робіт і ведеться на основі результатів наукових досліджень та узагальнення досвіду практичної діяльності. Її організація покладається на методиста.

10.2.1. Основними формами методичної роботи архіву є:

- укладання методичних посібників;

- підготовка повідомлень з методичних питань;

- обговорення та вирішення методичних питань на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних семінарах, нарадах;

- вивчення і узагальнення набутого досвіду;

- надання консультативно-методичної допомоги.

10.2.2. Методичні посібники створюються на основі нормативних і методичних документів Держкомархіву України, наукових розробок УНДІАСД та центральних державних архівів. Різновидами методичних посібників є робочі інструкції, методичні вказівки, методичні рекомендації, пам'ятки, схеми класифікації документів, методичні листи, номенклатури справ, схеми систематизації документної інформації, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою узагальнення та поширення передового досвіду тощо.

Методичні посібники конкретизують загальні методичні положення і визначають особливості роботи. У посібнику визначаються цілі, основні завдання, методи і послідовність проведення робіт, що підкріпляються конкретними прикладами, а також способи впровадження та очікуваний ефект, може подаватися розрахункова частина.

Текст викладається у чітких формулюваннях з використанням загальновживаної термінології, без повторів і загальних роздумів. Структура посібника включає назву, анотацію, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури, додатки (за необхідності).

10.2.3. Етапами підготовки методичних посібників є: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення науково-дорадчими органами, доопрацювання проекту згідно із зауваженнями і пропозиціями, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архіву.

10.2.4. Затверджений примірник методичного посібника передається до служби науково-технічної інформації архіву для впровадження в практику роботи. Методичні посібники, що мають галузеве значення, направляються до ГЦНТІ.

10.2.5. Архів згідно з рішенням своєї науково-методичної ради може використовувати в роботі методичні посібники, підготовлені іншими архівами.

10.2.6. Методичні посібники загальногалузевого або міжгалузевого значення, підготовлені державними архівами, розглядаються Методичною комісією Держкомархіву України.

Центральні державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя є відповідно центральними та регіональними науково-методичними центрами з питань архівної справи та діловодства.

10.3.1. Виконання архівом функцій науково-методичного центра передбачає:

- організацію стажування працівників архівів за різними напрямами робіт, а також із питань впровадження результатів наукових;

- проведення наукових заходів за участю інших архівів;

- виконання обов'язків координаційних центрів з науково-дослідних робіт, підготовки збірників документів і науково-довідкової літератури про склад і зміст профільних архіву документів, що зберігаються в інших архівних установах;

- надання методичної та консультативної допомоги з профільних питань;

- вивчення методичної забезпеченості головних напрямків роботи в архівах;

- участь у підготовці та впровадженні нормативних і методичних документів загальногалузевого значення;

- узагальнення і поширення набутого досвіду роботи;

- створення та організацію діяльності науково-методичних кабінетів.

Для обговорення питань організації, основних напрямів та результатів науково-дослідної і методичної роботи створюється науково-методична рада.

Склад науково-методичної ради та положення про неї затверджуються директором архіву на основі типового положення, затвердженого Держкомархівом України.

10.4.1. Основними завданнями науково-методичної ради є:

- визначення основних проблем наукової і методичної роботи з усіх напрямів діяльності архіву, розгляд та оцінка результатів цієї роботи;

- розгляд питань впровадження досвіду роботи архівів та нормативно-методичних посібників, сприяння підвищенню якості архівних робіт;

- розгляд питань видавничої роботи архіву.

10.4.2. Науково-методична рада розглядає плани науково-дослідної і методичної роботи та плани впровадження наукових і методичних розробок архіву, програми досліджень, звіти про розроблення науково-дослідних тем, обговорює проекти загальнодержавних і галузевих нормативно-правових актів та посібників, рекомендує до затвердження, друку, впровадження або висунення на конкурс науково-методичних розробок, інших праць, виконаних працівниками архіву, схвалює тематичні і тематико-експозиційні плани документальних виставок, розглядає інші питання науково-методичної та видавничої роботи.

Впровадженню підлягають нормативні і методичні документи, затверджені Держкомархівом України, підготовлені УНДІАСД, архівами, іншими юридичними особами, необхідні для діяльності архівів. Зазначені документи впроваджуються на основі річного плану впровадження, що затверджується керівництвом архіву.

10.5.1. Впровадження поділяється на експериментальне (як один з етапів розроблення теми) і практичне. Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією впровадження, що забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми до її завершення.

Практичним впровадженням є затвердження, видання (тиражування), введення в дію нормативних актів і методичних документів; використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній роботі архіву.

10.5.2. Документи нормативного характеру вводяться в дію наказом Держкомархіву України, керівника архіву.

У разі необхідності для роз'яснення положень впроваджуваних документів та визначення сфер їх застосування проводяться методичні наради, семінари-практикуми.

Інформаційне забезпечення основних напрямків діяльності архіву здійснює служба науково-технічної інформації (СНТІ) архіву, що є складовою частиною галузевої системи науково-технічної інформації.

10.6.1. Виконання функцій СНТІ архіву наказом директора покладається на методиста або одного з працівників бібліотеки архіву.

10.6.2. Завданнями СНТІ архіву є:

- вивчення інформаційних потреб працівників архіву;

- комплектування, зберігання, облік, опрацювання та систематизація матеріалів довідково-інформаційного фонду;

- ведення довідково-пошукового апарату довідково-інформаційного фонду;

- регулярне інформування працівників архіву про склад і зміст довідково-інформаційного фонду;

- вивчення матеріалів науково-технічної інформації та підготовка рекомендацій щодо впровадження профільних досягнень науки, техніки і передового досвіду в практику роботи архіву;

- своєчасне направлення до ГЦНТІ завершених розробок, що мають загальногалузеве значення;

- підготовка документів для державної реєстрації науково-дослідних робіт архіву;

- надання допомоги працівникам архіву в депонуванні рукописів в УкрІНТЕІ.

10.6.3. Довідково-інформаційний фонд СНТІ - це сукупність первинних і вторинних джерел інформації та довідково-пошукового апарату до них.

10.6.4. Робота СНТІ здійснюється згідно із затвердженим директором архіву положенням, розробленим на основі типового положення, затвердженого Держкомархівом України.

Інформатизація архівної справи - це комплекс організаційних, науково-методичних та технологічних заходів, що забезпечують створення за єдиними методологічними і методичними засадами взаємопов'язаних інформаційних технологій в архівній справі, формуванні національних архівних інформаційних ресурсів.

11.1.1. Основними завданнями інформатизації архівної справи є:

- вдосконалення управління архівною справою та національними архівними інформаційними ресурсами;

- оптимізація експертизи цінності документів, формування НАФ, описування, обліку документів;

- забезпечення широкого доступу до документної інформації;

- забезпечення збереженості документів та зберігання інформації.

11.1.2. Засобом реалізації інформатизації архівної справи є комп'ютеризація - програмно-технічнологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів за допомогою електронної обчислювальної техніки.

11.1.3. Основними етапами інформатизації архівної справи є:

- обладнання архівних установ відповідними технічними та програмними засобами, комп'ютеризація управлінських функцій Держкомархіву України та архівів;

- комп'ютеризація комплектування архівів та централізованого обліку документів, створення в електронній формі системи архівних довідників, інших баз даних;

- комп'ютеризація на єдиних засадах процесів комплектування, описування, обліку, створення довідкового апарату в кожному архіві;

- представлення національних архівних інформаційних ресурсів у мережі Інтернет;

- використання комп'ютерних технологій для страхового копіювання документів, формування повнотекстових баз даних;

- створення електронних копій документів для фонду користування.

11.1.4. Координацію, супровід, методичне і програмно-технічне забезпечення інформатизації архівної справи здійснюють Держкомархів України та УНДІАСД.

11.2.1. Комп'ютеризація управлінських функцій Держкомархіву України здійснюється за напрямами:

- створення локальних мереж для управління архівною справою;

- створення баз даних для централізованого обліку архівних ресурсів та їх використання, а також Державного реєстру національного культурного надбання.

11.2.2. Комп'ютеризація управлінських функцій архіву здійснюється за напрямами:

- управління архівом та архівною справою і діловодством у зоні його комплектування;

- створення локальних мереж;

- створення облікових тематичних баз даних.

11.2.3. Вибір програмних засобів для створення таких баз даних зумовлюють завдання реалізації управлінських функцій архіву. Програмні продукти мають відповідати вимогам їх ліцензування та уніфікації на рівні системи архівних установ, забезпечуватися пакетом протоколів узгоджень і погоджуватися Держкомархівом України.

11.3.1. З метою комп'ютеризації централізованого державного обліку документів НАФ створюють центральні бази даних.

Інформаційною основою центральних баз даних є паспорти архівів, Центральний фондовий каталог (див. п. 6.1.1).

11.3.2. Для здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України (архівної Україніки), створюється відповідна база даних.

11.3.3. Облікові бази даних формуються у взаємозв'язку з іншими інформаційними базами даних, що є в архіві, і повинні бути сумісними з відповідними обліковими базами даних державної архівної установи вищого рівня.

Наступність облікових баз даних і традиційних основних облікових документів забезпечується використанням у цих базах реквізитів основних облікових документів.

11.3.4. Облікові бази даних заповнюються на підставі облікових документів архіву. Для забезпечення однозначності заповнення й ведення облікової бази даних розробляється інструкція, що визначає зміст кожного реквізиту та організацію ведення цих баз.

Узагальнені показники документів централізованого державного обліку, а також вихідні показники, необхідні для їх отримання, входять до обов'язкових реквізитів облікових баз даних.

11.3.5. У плановому порядку здійснюється заповнення облікової бази даних за станом на 01.01 року, наступного за звітним. Надалі ведеться оперативне внесення змін до облікових документів та до облікової бази даних.

11.4.1. Комп'ютеризований довідковий апарат - це структурована сукупність взаємозв'язаних і взаємодоповнюваних інформаційних баз даних різних рівнів та довідкових баз даних, які забезпечують тематичний і адресний пошук архівної інформації, виведення її на екран дисплею, паперовий носій та у файл.

11.4.2. Інформаційною основою комп'ютеризованого довідкового апарату є архівні документи, справи, описи, фонди, архівні та інші довідники, словники, енциклопедії.

11.4.3. До складу комп'ютеризованого довідкового апарату входять інформаційні бази даних трьох рівнів: національного, центрального, місцевого.

Національні бази даних містять інформацію про документи НАФ, що знаходяться в усіх архівних установах та приватних зібраннях в Україні, а також про документи архівної Україніки.

Центральні бази даних містять інформацію про документи, що підлягають зберіганню в державних архівах, іншу зведену інформацію, необхідну для управління архівною справою.

Бази даних місцевого рівня включають фондові та предметно-тематичні бази даних. Фондові бази даних дають інформацію про фонди, описи, справи, документи, що зберігаються в архіві. Предметно-тематичні бази даних створюються для подокументного пошуку інформації з окремої теми (предмета).

11.4.4. Для представлення актуальної інформації архівних довідників створюються гіпертекстові та повнотекстові бази даних.

11.4.5. Для надання користувачеві вичерпної інформації про об'єкт, його перейменування, паралельні назви, абревіатури, псевдоніми, прізвиська (для фізичних осіб) створюють довідкові або авторитетні бази даних різних рівнів.

11.4.6. Комп'ютеризований довідковий апарат передбачає сумісність всіх баз даних за технічним, програмним, інформаційним забезпеченням і засобами доступу до них.

Сумісність досягається використанням однотипної комп'ютерної техніки та ліцензованих багатофункціональних систем управління базами даних, операційних мережевих систем, програмних систем створення та підтримки повнотекстової та гіпертекстової інформації.

Технічні та програмні засоби повинні мати стандартні інструменти для роботи в локальних та глобальних комп'ютерних мережах і забезпечувати пошукові інтерфейси в базах даних різних рівнів.

Інформаційну сумісність комп'ютеризованого довідкового апарату повинна забезпечити метабаза баз даних різних рівнів. Метабаза містить такі дані: назва автономної бази даних, її обсяг в документах (записах), місцезнаходження, автор та організація-власник, умови доступу, перелік пошукових термінів, тематична спрямованість бази даних. Спільні дані, які використовуються в різних базах даних, повинно бути уніфіковано за їх типом, назвою (ідентифікатором), довжиною та семантикою.

11.4.7. Пошукові засоби комп'ютеризованого довідкового апарату забезпечують доступ, відбір та виведення релевантної інформації на запит, який надійшов до будь-якої відкритої бази даних з комп'ютера, підключеного до мережі цього довідкового апарату.

11.5.1. Комп'ютеризація діяльності архіву здійснюється шляхом розроблення і експлуатації інформаційної системи, що базується на використанні комп'ютерних засобів опрацювання великих обсягів документної інформації.

11.5.2. Створення інформаційної системи архіву передбачає розроблення технічного завдання, інформаційного забезпечення, програмного забезпечення, експлуатаційної документації.

11.5.2.1. У технічному завданні вказуються призначення і мета створення інформаційної системи, вимоги до системи в цілому, функцій, які вона повинна виконувати, інформаційного, програмного, технічного, лінгвістичного та організаційного забезпечення, документації на систему, склад і зміст робіт зі створення інформаційної системи та терміни їх виконання, виконавці.

11.5.2.2. Під час розроблення інформаційного забезпечення визначається склад, структура і способи організації баз даних в інформаційній системі, вимоги до інформаційної сумісності із суміжними інформаційними системами, використання уніфікованих документів і класифікаторів, що застосовуються в архіві, склад та структура вихідних форм документів.

11.5.2.3. Програмне забезпечення інформаційної системи розробляється для використання на комп'ютерах стандартної конфігурації і має базуватися на типових пакетах прикладних програм. Програмне забезпечення повинно давати можливість виконувати операції введення, коригування, реорганізації, збереження, експорту та імпорту даних, представлених в текстових форматах, пошуку інформації за запитами користувачів та її виведення на екран дисплею, на паперовий носій або у файл, захисту інформації від несанкціонованого доступу та її передавання в локальну комп'ютерну мережу архіву, інші галузеві інформаційні системи та мережу Інтернет.

11.5.2.4. До складу експлуатаційної документації інформаційної системи входять загальне описання системи та технологічні інструкції для введення і коригування даних, пошуку та виведення інформації, збереження (копіювання, архівування та відновлення після збоїв) баз даних.

11.5.3. Інформаційна система вводиться в експлуатацію наказом директора архіву, в якому визначається адміністратор системи, інші працівники, що забезпечують її експлуатацію.

Адміністратор (програміст) відповідає за працездатність й цілісність інформаційної системи, проводить необхідні модифікації програмного та інформаційного забезпечення і технологи.

11.6.1. Для представлення інформації про систему архівних установ і національні архівні інформаційні ресурси Держкомархівом України, іншими архівними установами та архівами створюються і підтримуються відповідні веб-сайти або сторінки на сайтах (порталах) інших юридичних осіб.

11.6.2. Авторські права на інформацію, подану на веб-сайтах, визначаються відповідно до законодавства про авторське право і суміжні права.

11.6.3. Регламент веб-сайтів затверджується Держкомархівом України.

11.6.4. Обов'язковими елементами структури веб-сайту архіву є історична довідка, дані про склад і зміст фондів, перелік та характеристика основних фондів, інформація про унікальні та особливо цінні документи, характеристика довідкового апарату відомості про режим роботи архіву і читального залу та порядок доступу до документів.

11.6.5. Веб-сайт вводиться в експлуатацію наказом директора архіву.