Наступність довідкового апарату архівних підрозділів та довідкового апарату архіву базується на єдності вимог і принципів їх побудови, зокрема, необхідності складання у діловодстві та архівних підрозділах описів з відповідним довідковим апаратом. Після надходження документів на постійне зберігання описи долучають до складу довідкового апарату архіву.
8.2.1.4. Під час створення довідкового апарату застосовується диференційований підхід до вибору методики складання довідників, визначення елементів описання, складу та наповнення довідкового апарату, встановлення черговості робіт залежно від інформаційної важливості, характеру документів, інтенсивності і перспектив використання їх інформації, а також стану та складу наявного довідкового апарату до них.
Першочерговому описуванню з укладанням розгорнутого довідкового апарата підлягають фонди першої категорії. До описів цих фондів складаються покажчики різних видів, у тому числі покажчики до справ та документів, можливе також створення оглядів. Під час каталогізації застосовується, як правило, подокументний спосіб описування. Для путівників складаються індивідуальні характеристики фондів.
До фондів другої категорії довідковий апарат може бути простішим за структурою та змістом: передмова має більший ступінь узагальнення, до опису може складатися лише один покажчик (предметний); основним способом описування під час каталогізації є неодиничний у поєднанні з подокументним, у путівнику описання фонду може бути долучено до групової характеристики.
До фондів третьої категорії складається довідковий апарат, що має тільки обов'язкові елементи описання: до описів покажчики не укладаються, для каталогу може складатися одна картка на фонд чи групу фондів; у путівнику відомості про фонд можуть долучатися до списку неанотованих фондів.
До більш інформаційно значущих структурних частин фонду, що мають окремі описи, може укладатися більш розгорнутий довідковий апарат.
8.2.2. Склад довідкового апарату
8.2.2.1. Основними типами архівних довідників відповідно до їх цільового призначення є архівний опис, архівний каталог, путівник, огляд, покажчик. Кожний тип архівного довідника має свої види і різновиди.
8.2.2.2. Довідники поділяють на міжархівні (путівники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди), що містять відомості про документи кількох архівів; міжфондові (путівники по фондах архіву, анотовані реєстри описів, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву), що містять відомості про документи різних фондів у конкретному архіві; фондові (архівний опис, покажчик до описів фонду, огляд фонду), що забезпечують пошук документів у конкретному архівному фонді.
8.2.2.3. Обов'язковими елементами довідкового апарату архіву є описи, анотовані реєстри описів, путівник по фондах архіву, каталоги, бази даних, що виконують функції цих довідників. Додатковими елементами довідкового апарату є покажчики, огляди фондів (документів).
8.2.3. Архівні довідники
8.2.3.1. Архівний опис - тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описових статей справ і призначений для їхнього обліку (облікову функцію опису див. пп. 6.4.5.1, 6.5.4) та розкриття змісту (додаток 6). Архівний опис є базовим для створення інших типів довідників (путівників, каталогів, оглядів).
Описи укладаються у діловодстві, архівних підрозділах юридичних осіб та в архіві на документи, що надійшли неописаними, а також під час удосконалення та перероблення неякісно укладених описів.
Удосконалення архівного опису - комплекс робіт, спрямованих на підвищення інформаційно-пошукового рівня опису: уточнення (редагування) елементів описання (без зміни систематизації справ), складання необхідного довідкового апарату до опису, його передрукування.
Перероблення архівного опису - комплекс робіт із складання нового архівного опису на заміну старого, що не відповідає вимогам обліку й пошуку інформації: уточнення фондової належності справ, проведення експертизи цінності документів, визначення або уточнення елементів описання, систематизації справ за новою схемою. До перероблених описів укладаються перевідні таблиці шифрів.
8.2.3.2. Описова стаття справи містить такі елементи описання: пошукові і довідкові дані, заголовок, носій інформації, анотацію документів; відомості про оприлюднення, категорію цінності, умови доступу, наявність копій страхового фонду та фонду користування.
8.2.3.3. Описання рівня опису (тобто сукупне описання усіх внесених до нього документів) реалізується у довідковому апараті до опису: титулі, змісті, передмові, списку скорочених слів, покажчиках, перевідних таблицях шифрів.
8.2.4. Архівний каталог - тип архівного довідника, в якому вторинна документна інформація систематизується відповідно до обраної схеми класифікації незалежно від фондової належності документів.
Сукупність різних за призначенням і структурою архівних каталогів, що взаємопов'язані між собою, доповнюють один одного й розкривають склад і зміст документів архіву у різних аспектах, утворює систему каталогів архіву.
Залежно від обраної схеми побудови каталоги бувають систематичними, предметно-тематичними (різновиди: каталог з історії установ і каталог з історії адміністративно-територіального поділу), предметними (різновиди: іменний, географічний). Каталоги можуть бути як внутріархівними, так і міжархівними.
8.2.4.1. У систематичному архівному каталозі вторинну документну інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно із схемами класифікації документної інформації.
8.2.4.2. У предметно-тематичному архівному каталозі вторинна документна інформація розташовується за темою у логічній послідовності, а всередині теми - за предметною ознакою.
В архівному каталозі з історії установ вторинна документна інформація систематизується за галузями і далі - за підпорядкованістю, за типами установ (заводи, управління, товариства, банки тощо), а всередині - за їх назвами в алфавітному порядку.
В архівному каталозі з історії адміністративно-територіального поділу вторинна документна інформація систематизується за алфавітом видів адміністративно-територіальних одиниць, а всередині - за алфавітом їх назв.
8.2.4.3. У предметному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується в алфавітному порядку назв предметів (фактів, явищ, географічних назв, прізвищ осіб). Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести також загальні поняття.
Іменний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про осіб, які є авторами документів або згадуються в них, і є переліком прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку Підрубриками іменного каталогу можуть бути окремі сторони діяльності тієї чи іншої особи або види (номінал, жанр) документів.
Географічний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу. Рубрики можуть розташовуватися в алфавітному, а підрубрики - в логічному або алфавітному порядку.
Каталог документів з особового складу складається для полегшення пошуку інформації під час виконання запитів соціально-правового характеру. В каталозі інформація про осіб систематизується за алфавітною ознакою.
Різновидами предметного каталогу для аудіовізуальних документів можуть бути фільмовий, журнальний, режисерський каталоги, каталог за виробником тощо.
8.2.4.4. Каталогізацією архівних документів називається комплекс робіт із створення архівного каталогу: визначення схеми класифікації, виявлення, укладання каталожних описань та оформлення і ведення каталогу.
Каталогізація проводиться в архіві як самостійний вид роботи (цільова каталогізація), або ж під час виконання інших видів робіт, що пов'язані з виявленням та описуванням документів (попутна каталогізація).
8.2.4.5. Під час каталогізації застосовуються способи подокументного, неодиничного та групового описування. Обов'язковими елементами описання є: назва архіву, індекс, рубрика, підрубрика, дата події, місце події, зміст, пошукові дані, мова документа, спосіб відтворення, прізвище укладача описання та дата проведення описування. У традиційному варіанті описові статті розміщуються на каталожних картках (додатки 49, 50).
8.2.4.6. Зв'язок з іншими розділами каталогу або з іншими архівними довідниками забезпечується системою посилань, що містить: повне посилання (від поняття без індексу до поняття з індексом), часткове посилання для зв'язку двох або кількох споріднених понять.
8.2.4.7. Ведення каталогу - сукупність процесів, що забезпечують його функціонування, а саме: створення науково-методичних посібників про порядок ведення каталогу, індексування архівної інформації, систематизація каталожних описань за індексами та рубриками, удосконалення каталогів, ведення обліку форм каталогізації і використання інформації, що міститься в каталогах, для традиційного варіанту - розміщення карток в каталозі, складання роздільників, оформлення каталожних шухляд.
Індексування каталожних описань - процес визначення та проставляння індексу архівної інформації за обраною схемою класифікації. Індексування здійснюється: для систематичних каталогів - за Схемою класифікації документної інформації, для предметно-тематичних - за схемами даного виду каталогу.
Систематизація каталожних описань - їх групування відповідно до схеми класифікації даного виду каталогу.
Удосконалення каталогу - уточнення структури (схем класифікації його підрозділів), перевірку змісту і оформлення каталогу, усунення виявлених недоліків. Удосконалення передбачає також перевірку правильності складання і систематизації каталожних описань, особливо на рівні рубрик та підрубрик, їх редагування, для традиційного варіанту - об'єднання однорідних за змістом карток одного фонду або опису.
Для обліку роботи з каталогізації документів в аркуші-засвідчувачі справи (додаток 31) та після засвідчувального напису до опису (див. п. 6.4.5.5) проставляється штамп "каталог".
Про завершення каталогізації архівного фонду складається довідка, яка містить такі відомості: номер та назву фонду, прізвище укладача описання і дата описування, кількість укладених описань (для традиційного варіанту додатково - кількість карток, включених до каталогу); зазначається посада і підпис особи, яка уклала довідку, та дата укладання. Довідка зберігається у справі фонду.
В журналі або картотеці каталогізації ведеться централізований пофондовий (по кожному опису) облік закаталогізованих справ (із зазначенням їх облікових номерів).
Облік надходжень карток до каталогу ведеться для кожного каталогу окремо в спеціальній книзі, де зазначаються: дата надходження карток до каталогу, назва фонду, прізвище укладача, відмітки про внесення масиву карток до каталогу. В цілому по архіву облік складених і внесених до каталогу описань (карток) ведеться в паспорті архіву (додаток 1).
Для обліку користування каталогами в архіві ведеться журнал (додаток 51).
8.2.5. Путівник - тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описань архівних фондів (нефондових комплексів) і призначений для загального ознайомлення з їх складом та змістом. Основними видами путівників є: архівні - путівник по фондах архіву, тематичний путівник по фондах, короткий довідник по фондах, путівник по архіву, путівник по аудіовізуальних документах (за видами документів) архіву; міжархівні - путівник по фондах архівів, короткий довідник по фондах архівів, путівник по архівах.
Путівник складається з основної частини, додатків і довідкових елементів. Основну частину складають описові статті - характеристики фондів (документів), склад елементів описання яких визначається одиницею описування. Систематизація описових статей здійснюється відповідно до цільового призначення путівника з урахуванням складу фондів (профілю) архіву. Як правило, спочатку розміщуються описання фондів органів державної влади і управління, підприємств, установ, організацій, потім - фондів особового походження і архівних колекцій. Описання фондів офіційного походження групуються за рівнем управління, за галузями або характером виробничої діяльності фондоутворювачів, в межах цих підрозділів - за ознакою їх однотипності або відомчого підпорядкування, а далі - за хронологією, категорією фондів, алфавітом їх назв тощо.
У путівнику по аудіовізуальних документах анотації групуються за розділами і підрозділами схеми класифікації відповідних каталогів аудіовізуальних документів.
Обов'язковими довідковими елементами путівника є титул, зміст, передмова. Вибір інших довідкових елементів (списку скорочень, додатків, покажчиків) залежить від цільового призначення і форми видання.
8.2.5.1. Путівник по фондах архіву (архівів) - архівний довідник, одиницями описування в якому виступають архівні фонди.
Елементами описання фонду є: назва фонду (із зазначенням усіх перейменувань фондоутворювача та крайніх дат його існування під кожною назвою), довідкові дані, історична довідка і анотація документів фонду, бібліографія до фонду; для путівника по фондах архівів додатково - назва архіву та його адреса.
Характеристика фонду може доповнюватися додатковими відомостями про обсяг справ з особового складу та скопійованих справ, про умови доступу до документів тощо.
8.2.5.2. Короткий довідник по фондах архіву (архівів) - різновид путівника по фондах архіву (архівів), що містить лише загальну інформацію про них.
Короткі довідники по фондах архіву поділяються на анотовані та неанотовані.
Обов'язковими елементами описання є: для неанотованого короткого довідника - назва фонду, його номер, обсяг та крайні дати документів; для короткого довідника по фондах архівів додатково - назва архіву та його адреса. Характеристика фонду в анотованому короткому довіднику по фондах архіву (архівів) доповнюється короткою історичною довідкою про фондоутворювача і стислою анотацією складу та змісту документів фонду.
Для фондів I і II категорії характеристику фонду може бути доповнено відомостями про особовий склад та довідковий апарат фонду; в неанотованому довіднику додатково - історичною інформацією про фондоутворювача.
Різновидом короткого довідника є список фондів архіву (архівів).
8.2.5.3. Тематичний путівник по фондах архіву (архівів) - архівний довідник, одиницею описування в якому виступають документи (група документів) фонду (фондів) архіву (архівів), що містять інформацію за певною темою.
Елементами описової статті тематичного путівника по фондах архіву є: назва тематичних розділів (рубрик), номер та назва фонду (фондів), кількість і крайні дати документів фонду (фондів), номер опису (описів), анотації документів за темою, індекс (для індексування понять тематичного рубрикатора тощо); для тематичного путівника по фондах архівів додатково - назва архіву. У разі описування на рівні фонду (для великих за обсягом фондів) описова стаття містить короткі відомості про фондоутворювача.
8.2.5.4. Путівник по архіву призначений для ознайомлення з історією конкретного архіву, складом та змістом його документів, складом довідкового апарату архіву і є науково-популярним виданням. Одиницею описування у путівнику по архіву є архів у цілому. Путівник по архіву має таку структуру: вступ, характеристика архіву, відомості про довідковий апарат архіву. Характеристика складається з таких елементів: назви архіву (з усіма перейменуваннями і змінами підпорядкованості), дати створення архіву, системи організації документів архіву, загальної кількості фондів, обсягу фондів, крайніх дат документів, що зберігаються в архіві, їх стислої анотації, адреси архіву.
8.2.5.5. Путівник по архівах - вид архівного довідника, що містить систематизований перелік архівів з характеристикою фондів, що зберігаються в них. У путівнику може бути подано інформацію про всі архіви, музеї, бібліотеки, які постійно зберігають документи НАФ. Одиницею описування в такому путівнику виступає архів (архівна установа).
У характеристиці архіву подається назва (повна та скорочена) і адреса архіву, коротка історична довідка, кількість фондів та їх обсяг, крайні дати документів, анотація їх складу і змісту, список виданих довідників. У разі наявності в архіві аудіовізуальних та науково-технічних документів зазначаються їх обсяги і крайні дати.
8.2.6. Анотований реєстр описів - архівний довідник, що містить систематизований перелік описів архівного фонду із стислими анотаціями документів і призначений для розкриття їх змісту.
Укладання анотованих реєстрів описів проводиться за єдиною методикою інтеграції описань документів кожного архіву в єдину інформаційну систему.
Обов'язковими елементами описання для укладання реєстру є: пошукові і довідкові дані (облікові номери, кількісні показники, дати документів), анотація документів.
До анотованого реєстру додається довідковий апарат: покажчики фондів, побудовані за галузевою ознакою.
8.2.7. Огляд - архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих документальних комплексів з джерелознавчим аналізом документів.
Різновидами огляду є: огляд архівного фонду - з відомостями про склад і зміст документів одного архівного фонду; тематичний огляд - з відомостями про склад і зміст всіх або частини документів одного фонду, кількох фондів одного чи кількох архівів з певної теми.
8.2.7.1. Огляд складається з короткої історії фондоутворювача, характеристики документів і допоміжного апарату.
Обов'язковими елементами характеристики документів є індивідуальна і/або групова анотація документів та їх пошукові дані.
В анотації зазначаються різновиди документів, їх обсяг, хронологічні рамки, оригінальність, автор, пошукові дані, ступінь збереженості документів; подається стисле описання змісту із зазначенням ступіня деталізації документної інформації. В анотаціях документів також здійснюється їх джерелознавчий аналіз та можливе цитування.
Допоміжними елементами огляду є титульний аркуш, зміст, передмова, список скорочень, додатки, покажчики; для тематичних оглядів - список фондів, інформація про які увійшла до огляду; у разі необхідності подається бібліографія за темою огляду.
8.2.7.2. Традиційними схемами побудови огляду є структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна та ін.
Структурна схема застосовується тільки в оглядах фондів юридичних осіб з чітко вираженою структурою, коли структурні частини відображають функції фондоутворювача, а зміст документів не дублюється в кількох структурних підрозділах. Назви структурних частин є назвами розділів характеристики документів.
Галузева (функціональна) схема в оглядах фондів застосовується, коли фондоутворювач не має структури, структурні частини нечітко відображають функції фондоутворювача або структура часто змінювалася.
У тематичних оглядах галузева (функціональна) схема застосовується для тем, що відображають конкретну діяльність певної системи (галузі), напрями розвитку тих або інших сторін державного управління, економіки, науки, культури тощо.
Побудова огляду за тематичною схемою передбачає об'єднання відомостей про документи за змістом.
Хронологічні схеми в оглядах застосовуються у тих випадках, коли необхідно виділити окремі періоди в діяльності фондоутворювачів або характер документів, що відображають послідовність історичних подій.
У міжархівному тематичному огляді в окремих випадках може застосовуватися систематизація за місцем зберігання документів (за алфавітом назв архівів).
Для оглядів фондів особового походження використовується схема систематизації документів фондів.
8.2.8. У довідковому апараті архіву покажчик може виступати самостійним архівним довідником або довідковим елементом архівного довідника. Основні види покажчиків: тематичний, предметний, іменний, географічний, хронологічний.
8.2.8.1. Покажчик як самостійний довідник укладається до справ (без перегляду справ) або документів (з переглядом справ) одного або декількох фондів і є систематизованим за певною ознакою переліком назв предметів чи явищ, що згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів.
Покажчики до всіх або декількох описів одного фонду укладаються до фонду зі складною структурою, багатоаспектною документною інформацією та великою кількістю описів.
Покажчики до описів кількох фондів одного архіву укладаються до фондів, споріднених галузевою належністю, підпорядкованістю, функціями (родом діяльності) фондоутворювачів.
Покажчики до документів одного, кількох або всіх описів одного фонду, групи фондів одного або кількох архівів укладаються до фондів багатопрофільних установ з урахуванням інтенсивності користування ними.
8.2.8.2. Покажчики як довідковий елемент можуть укладатися до всіх типів архівних довідників з метою прискорення пошуку інформації за ознакою, що не співпадає з групуванням описань основної частини довідника.
8.2.8.3. Основним елементом покажчика є рубрика, де зазначається предметне поняття і пошукові дані. Залежно від призначення покажчика рубрика може бути простою, тобто не мати підрубрик, або складною, тобто мати одну підрубрику чи визначення.
Пошукові дані покажчика до справ (документів) одного фонду складаються з номерів опису і справ (аркушів справи), для покажчика до справ кількох фондів одного архіву ці дані доповнюються номерами фондів, для покажчика до справ фондів кількох архівів - назвою архіву. У покажчику до путівника, анотованого реєстру описів і огляду фонду (фондів) зазначається сторінка довідника, у покажчику до каталогу - індекс каталожного описання.
8.2.8.4. За структурою рубрик розрізняються покажчики глухі (предметні поняття та їхні пошукові дані) та анотовані (предметні поняття супроводжуються поясненнями, довідкою).
Покажчики за групуванням понять у них бувають алфавітні, систематичні, хронологічні. Алфавітний принцип розміщення застосовується для покажчиків, що містять однорідні поняття (прізвища, географічні об'єкти та ін.).
8.2.8.5. Тематичний покажчик містить поняття, які відбивають історичні факти та явища, назви установ, організацій. Назви рубрик і підрубрик подаються в називному відмінку.
8.2.8.6. У предметному покажчику назви предметів розміщуються в алфавітному порядку. Предметний покажчик може бути загальним, що містить предметні поняття різного характеру, і спеціальним, що складається з однорідних предметних понять (покажчик видів документів; авторський і установ; структурний, галузевий та ін.). За формою загальний предметний покажчик складається тільки глухим, спеціальний предметний покажчик може бути глухим і анотованим.
8.2.8.7. Географічний покажчик складається з рубрик, що містять назви держав, адміністративно-територіальних одиниць, морів, рік тощо.
Якщо географічний пункт було перейменовано і в тексті він проходить під старою і новою назвою, за основне береться позначення, що є хронологічно останнім. Стара назва у такому випадку зазначається поряд з новою в дужках. Вона також вноситься до покажчика в алфавітному порядку з посиланням на нову назву.
Назви узагальнених географічних або адміністративно-територіальних одиниць подаються без пояснень у тому вигляді, в якому їх подано в тексті.
8.2.8.8. Іменний покажчик містить прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки, пошукові дані документів (назву архіву, номер фонду, назву і номер колекції, справи, аркуша).
Подвійні прізвища вносяться до іменного покажчика за першим словом без інверсії. Іноземні прізвища передаються в українській транскрипції, причому частки фон, дер, ва, ле, аль, ді, де та ін., що є в них, наводяться після прізвищ та ініціалів.
8.2.8.9. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів розміщуються в хронологічному порядку. Покажчик складається глухим.
8.2.8.10. Схема побудови будь-якого покажчика визначається його тематикою.
У покажчиках, що розкривають зміст справ, документів у галузевому або тематичному плані, структура основної частини будується в систематичному (логічному) порядку, а алфавітне розміщення понять виступає на останньому етапі систематизації.
Для покажчиків, рубриками яких є історичні факти, систематизація здійснюється за хронологічною ознакою.
Схема побудови тематичного міжархівного покажчика, як правило, є складною.
Розділ 9
Користування документами архіву та використання архівної інформації
Користування документами архіву - регульоване нормативно-правовими актами ознайомлення з архівними документами, довідковим апаратом архіву та їх документною інформацією шляхом прочитання, прослуховування, проглядання документів (довідників).
Використання архівної інформації - застосування первинної і вторинної документної інформації для задоволення інформаційних потреб юридичних та фізичних осіб.
9.1. Основні принципи користування документами архіву і форми використання відомостей, що містяться в них
9.1.1. Основними принципами користування документами архіву є відкритість ретроспективної документної інформації, законність її пошуку, отримання та використання, рівні права доступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб, незавдання шкоди документам під час користування ними.
9.1.2. Архів забезпечує для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу надходження цих документів на зберігання до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних.
Архів може обмежити доступ до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевірянням наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжено з дозволу Держкомархіву України, але не більше ніж на один рік.
Архів не має права обмежувати або визначати умови використання відкритої архівної інформації, отриманої користувачем в результаті самостійного пошуку або як платна послуга архіву. Архів не несе відповідальності за використання інформації отриманої користувачем на законних підставах.
9.1.3. Архів обмежує доступ до документів та баз даних, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю, - до моменту скасування рішення про встановлення обмежень для певної категорії документів з такою інформацією; до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла - на 75 років від часу їх створення. Архів зобов'язаний надати користувачеві вичерпну інформацію щодо порядку отримання дозволу на доступ та у разі його отримання попередити користувача в установленому порядку про відповідальність за збереження таємності чи конфіденційності інформації.
9.1.3.1. Надання допуску до секретних документів та ознайомлення з ними здійснюється у порядку, встановленому спеціальною інструкцією. Доступ до розсекречених документів надається на загальних підставах.
9.1.3.2. Доступ до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла може бути надано з дозволу фізичної особи, права та законні інтереси якої можуть бути порушені (суб'єкта персональних даних), а у разі його смерті - з дозволу її спадкоємців.
До таких документів можуть належати особові справи, медичні карти (історії хвороб), первинні документи переписів населення, соціологічних досліджень та інші документи офіційного походження, а також листи, щоденники та інші документи особового походження, що містять окремі відомості чи сукупність відомостей про факти, події і обставини приватного життя фізичної особи.
Архів зобов'язаний на вимогу особи - суб'єкта персональних даних надати йому для ознайомлення документи про нього і за його запитом повідомити про усі випадки користування цими документами. У разі виявлення особою недостовірних відомостей про себе до документів з персональними даними може бути долучено документи, що спростовують або уточнюють ці дані.
9.1.3.3. До документів офіційного походження, що містять конфіденційну інформацію, віднесену до комерційної або іншої передбаченої законом таємниці (окрім інформації про особу), доступ може бути надано з письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника (подальшого власника).
9.1.3.4. Обмеження щодо доступу до документів, зазначених у пп. 9.1.3.2, 9.1.3.3, не поширюються на працівників державних архівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійних та податкових органів, які виконують службові завдання, а також в інших передбачених законом випадках.
9.1.4. Документи з особливими умовами доступу. У разі передавання за договором до архіву на постійне зберігання документів НАФ, що не належали державі, територіальним громадам, умови подальшого користування ними визначаються з колишніми власниками зазначеним договором. Цей порядок може бути встановлено також у випадках передавання документів на депоноване зберігання.
9.1.5. Доступ до документів, що є об'єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб'єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.
Доступ до аудіовізуальних та науково-технічних документів, створених як продукт цільової виробничої діяльності, регулюється угодою архіву з юридичними особами - виробниками, які передали документи на зберігання, за погодженням з іншими суб'єктами права відповідно до законодавства.
9.1.6. Про відмову в доступі користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.
9.1.7. На створені в архіві інформаційні продукти, у тому числі архівні довідники, документальні видання поширюється дія законодавства про авторське право і охорону інтелектуальної власності. Право власності на інформаційні продукти, створені архівом самостійно, належить архіву, на створені спільно з іншим співвиконавцем або за замовленням, - визначається умовами відповідної угоди.
9.1.8. Виконання тематичних і персональних запитів, надавання користувачеві документів для використання їх інформації чи їх оприлюднення, опублікування, експонування з комерційною метою архів має право здійснювати як платну послугу. В усіх зазначених випадках користувач документами (заявник, споживач) повинен чітко зазначати мету одержання архівної інформації, документів чи їх копій. У разі значних обсягів робіт з виявлення, надання, копіювання документів, особливостей взаємодії користувача і архіву між ними укладається відповідна угода.
9.1.9. Відповідальність за порушення порядку використання архівної інформації. Працівники архіву, винні у незаконному обмеженні доступу до відкритої інформації, у необгрунтованому віднесенні документів до категорій обмеженого доступу, у несвоєчасному наданні інформації; користувачі і працівники архіву, винні у розголошенні або незаконному використанні інформації з обмеженим доступом та з особливими умовами доступу, перекрученні або фальсифікації використаної архівної інформації, несуть дисциплінарну, адміністративну, цивільно-правову або кримінальну відповідальність згідно із законодавством.
У разі пошкодження, псування архівних документів та довідників, технічного обладнання користувач несе відповідальність згідно із законодавством і зобов'язаний відшкодувати завдану архіву шкоду.
9.1.10. Основними формами використання відомостей, що містяться в документах архіву, є:
- ініціативне інформування архівом органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб про склад і зміст документів НАФ;
- надання документної інформації за запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб;
- виконання звернень громадян, у тому числі іноземних та осіб без громадянства, з метою підтвердження або відновлення їх прав;
- надання копій або оригіналів документів для користування у секторі користування (читальному залі) архіву;
- видавання документів у тимчасове користування за межами архіву;
- експонування документів або їх копій на виставках;
- публікація документів та оприлюднення інформації, що міститься у них, у засобах масової інформації, у тому числі електронних;
- демонстрація документів і/або оприлюднення архівної інформації під час проведення інформаційних заходів.
9.2. Інформаційне забезпечення споживачів у порядку ініціативного інформування
9.2.1. Ініціативне інформування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб здійснюється шляхом направлення їм документів про можливості архіву щодо інформаційного забезпечення їх діяльності, наявність в архіві відомостей, що можуть викликати їх зацікавленість як потенційних споживачів, та про інформаційні послуги, що надаються архівом. Тематика інформаційних документів має бути спрямованою на забезпечення пріоритетних напрямів державного управління, економічного, соціального, культурного та наукового життя, відповідати профілю діяльності юридичної особи - адресата. Зміст інформаційного документа може мати рекламний або довідковий характер.
9.2.2. Архів планує роботи з ініціативного інформування на підставі вивчення суспільних потреб в інформації, державних (національних), галузевих та регіональних програм розвитку, планів роботи органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, відомостей, що надходять від прес-служб, служб зв'язків з громадськістю цих органів та інших юридичних осіб, а також на підставі складання та вивчення календарів історичних подій та пам'ятних дат.
9.2.3. Види інформаційних документів
9.2.3.1. Інформаційний лист - лист, який містить повідомлення про виявлені відомості з певного питання. В ньому можуть подаватися назви фондів, коротка характеристика документів, що стосуються теми повідомлення, а також інформація щодо умов вивчення та копіювання документів. Інформаційний лист підписується керівництвом архіву.
9.2.3.2. Тематичний перелік - перелік заголовків справ або документів з певної теми із зазначенням їх дат та пошукових даних. У разі потреби подаються короткі або розширені анотації, відомості про оригінальність, спосіб відтворення, мову документів. Заголовки документів або справ розміщуються у переліку незалежно від їх фондової приналежності: за хронологією, номінальною або питально-предметною ознаками, авторством, значимістю документів тощо. Перелік підписується укладачем і керівництвом архіву.
9.2.3.3. Тематичний огляд - розгорнуте описання документального комплексу (фонду, кількох фондів, частин фонду або кількох фондів), що містить інформацію з певної проблеми чи питання. Огляд підписується його укладачем (див. 8.2.7).
9.2.3.4. Тематична добірка документів - комплект копій документів або витягів з них за певною темою, розміщених у хронологічному, номінальному, авторському, тематичному порядку, незалежно від способу копіювання. До добірки додається перелік документів комплекту з титульним аркушем, на якому зазначається назва архіву, назва теми і рік підготування. У разі необхідності укладається історична довідка та подаються інші елементи описання.
9.2.3.5. Архівна довідка - підготовлений за запитом споживача і офіційно засвідчений архівом документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту на підставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.
9.2.3.6. Архівна копія - офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення тексту письмового або зображення графічного архівного документа.
9.2.3.7. Архівний витяг - офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення частини тексту письмового або зображення графічного архівного документа, що стосується певного питання, факту або особи.
9.2.3.8. Зазначені у пп. 9.2.3.1-9.2.3.4 інформаційні документи можуть складатися архівом в ініціативному порядку або за запитом споживача.
9.2.3.9. Усі інформаційні документи надаються споживачам із застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без дозволу архіву або Держкомархіву України.
9.3. Інформаційне забезпечення споживачів за їх запитами
9.3.1. Види запитів
Однією з форм звернення споживачів до архіву є письмовий запит юридичної особи або заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання.
9.3.1.1. Тематичний запит стосується надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
9.3.1.2. До персональних запитів належать біографічні та генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.
Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи.
Генеалогічний запит має на меті встановлення родового та родинного зв'язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов'язаних таким зв'язком.
9.3.1.3. Соціально-правовий запит стосується надання необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про:
- громадянський стан;
- освіту та навчання;
- трудовий стаж;
- службу у Збройних Силах СРСР, Українському війську;
- стан здоров'я, перебування на лікуванні;
- творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
- нагородження, присвоєння почесних звань;
- участь у Другій світовій війні, партизанському та підпільному русі, русі Опору, народному ополченні;
- перебування в евакуації, на окупованій території, у концтаборах, гетто, інших місцях примусового утримання, примусове вивезення до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи у період Другої світової війни;
- репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.
Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, його померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів.
9.3.1.4. Непрофільний запит - запит, що не відповідає профілю архіву. Архів пересилає непрофільний запит за місцем зберігання затребуваних документів або надає відповідні рекомендації заявникові.
9.3.2. Порядок виконання запитів
9.3.2.1. Надання документної інформації за запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання інформаційного документа будь-якого виду, за запитами фізичних осіб - видавання або надсилання архівної довідки, архівних копій та архівних витягів.
9.3.2.2. Виконання запитів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень здійснюється у строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті, і контролюється керівництвом архіву.
9.3.2.3. З питань соціально-правового характеру архів здійснює особистий прийом громадян у встановлені і доведені до відома населення дні та години. Громадяни, які особисто звернулись до архіву, заповнюють анкету встановленої форми. Керівництво архіву несе персональну відповідальність за організацію особистого прийому і розгляд запитів громадян.
Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. З дозволу керівництва архіву з огляду на загальну кількість таких запитів строк виконання може бути подовжено з обов'язковим повідомленням про це заявника. Пересилання непрофільних запитів за належністю, а також інформування про це заявника здійснюється протягом 15 днів з часу реєстрації запиту.
9.3.2.4. На письмову вимогу фізичної особи або її близького родича з дозволу керівника архіву з фондів офіційного походження допускається вилучення і передавання заявнику оригіналів особових документів (посвідчень, карток, членських квитків тощо).
Вилучення свідоцтв актів громадянського стану здійснюється лише за погодженням з органами ЗАГСу. Не підлягають вилученню паспорти, військові квитки, службові посвідчення; копіювання таких документів здійснюється лише з санкції органів, що їх видали.
Репресовані особи та особи, стосовно яких здійснювались фільтраційно-перевіряльні заходи, а також їх близькі родичі мають право на отримання вилучених у них творчих документів, листів, щоденників, фотографій тощо.
На місце вилучених документів вміщуються їх засвідчені копії, в облікових документах архіву робляться відповідні записи.
9.3.2.5. Архівні довідки, копії і витяги, а також вилучені архівні документи видаються заявникам, їх родичам або уповноваженим особам під розписку за пред'явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, для уповноважених осіб - оформленої в установленому порядку довіреності. Отримувач розписується на звороті копії архівної довідки чи копії вилученого документа із зазначенням своїх паспортних даних.
Архівні довідки, копії і витяги можуть бути надіслані заявнику простим, а вилучені архівні документи - цінним листом.
9.3.2.6. Виконання тематичних і персональних запитів архів може здійснювати на платній основі або пропонувати споживачу провести самостійний пошук за документами архіву. У разі значного обсягу робіт з виготовлення інформаційного продукту (виявлення, анотування, копіювання документів, укладання інформаційного документа тощо) умови, форми і строки виконання запиту погоджуються із споживачем і зазначаються у відповідній угоді.
9.3.3. Оформлення архівних довідок, копій і витягів
9.3.3.1. Архівні довідки, копії і витяги (виготовлені засобами друку) складаються за встановленою формою на бланку архіву із зазначенням назви документа, засвідчуються підписом керівництва (архівні довідки - також підписом виконавця) і гербовою печаткою архіву. Якщо текст довідки не вміщується на одному аркуші, її продовжують на другому і наступних аркушах. У таких довідках та в архівних копіях, виготовлених засобами друку, засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті кожного аркуша, в архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, - на звороті останнього аркуша. Копія архівної довідки засвідчується виконавцем і залишається у відповідній діловодній справі архіву.
У разі надсилання архівних довідок, копій і витягів поштою до них додається супровідний лист, підписаний керівництвом архіву.
9.3.3.2. Під час підготовки архівної довідки працівник архіву зобов'язаний виявити і використати наявні у документах відомості, що стосуються запиту. Відомості, що не стосуються запиту, до довідки не заносяться. У разі відсутності в архіві документів до предмета запиту архівну довідку може бути складено на підставі наявних в архіві друкованих матеріалів офіційного характеру (бюлетенів, відомостей, інших офіційних публікацій, газет) з обов'язковим посиланням на джерело інформації.
9.3.3.3. Під час виконання повторних запитів виконавець перевіряє відповідність змісту раніше виданої довідки відомостям, що є в документах, і у разі потреби уточнює цей зміст не використаними раніш відомостями.
9.3.3.4. В архівній довідці у хронологічній послідовності подій подається точний і ясний виклад відповідних відомостей із зазначенням назв і дат документів, в яких вони містяться. Допускається цитування документів: наведені цитати беруться у лапки. Найменування юридичних осіб вперше подається повністю, далі - скорочено.
Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту довідки, якщо інша документна інформація не залишає сумніву у тотожності особи чи певних фактів. У разі різночитання імен, прізвищ, назв, окремих біографічних фактів наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так у документі". Відсутність імені, по батькові, неможливість розшифрування ініціалів обумовлюється.
9.3.3.5. Відомості про роботу в різних установах або навчання в різних закладах подаються в одній довідці. За відсутності відомостей про закінчення учбового закладу зазначається курс або клас за місцем навчання.
У довідці про трудовий стаж зазначається посада та період роботи за кожною посадою. У разі відсутності трудових книжок, списків тощо трудовий стаж може бути підтверджено на підставі наказів з особового складу, розрахункових книжок, а також профспілкових квитків, облікових карток члена комуністичної партії чи комсомольської організації СРСР за наявності відміток про сплату членських внесків. Аркуші з обліку кадрів, анкети, автобіографії та інші документи особових справ, власноручно заповнені заявником, можуть бути підставою для довідки лише у тому випадку, якщо містять контрольні позначки відділу кадрів про достовірність наведених в них даних.
Розмір заробітної плати зазначається з урахуванням усіх отриманих грошових виплат (премій, за роботу у вихідні дні, понаднормову, за сумісництво, а також одноразових виплат) відповідно до масштабу цін за період роботи, про який йдеться у довідці. Для колгоспників зазначаються щомісячні дані стосовно грошової і натуральної оплати. У разі відсутності відповідних документів довідка може бути складена на підставі штатного розпису та наказів з основної діяльності, особового складу.
Підставою для довідок про нагородження є списки нагороджених, офіційно затверджені органами влади, а також списки, підписані керівником юридичної особи або такі, що мають посилання на відповідний наказ.
Для довідок про нещасні випадки на виробництві, лікування підставою є акти про нещасні випадки, книги обліку і реєстрації аварій, катастроф, нещасних випадків та документи з розслідування їх причин.
9.3.3.6. Архівні витяги мають вичерпати всі наявні дані за запитом; пропуски у тексті окремих слів, речень позначаються трикрапкою. У разі необхідності до тексту архівної копії (витягу) можуть робитися відповідні застереження щодо нерозбірливо написаних, виправлених, або таких, що не підлягають прочитанню, слів, а також зовнішніх особливостей оригіналу.
9.3.3.7. Після тексту довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складання; допускається зазначення посилань на номери справ та аркуші документів після викладу кожного факту або події. В архівних копіях (витягах), виготовлених засобами друку, пошукові дані наводяться після тексту, у виготовлених фото- або електрографічним способом - на звороті кожного аркуша.
9.3.3.8. У тексті довідки не допускаються коментарі та власні висновки виконавця. Роз'яснення щодо виявлених у документах відомостей, пояснення до документів, що викликають сумніви в їх достовірності, причини подання неповної архівної довідки тощо викладаються у довідці після зазначення пошукових даних або у супровідному листі.
9.3.3.9. У разі відсутності в архіві документів, а також друкованих матеріалів, необхідних для підтвердження запитуваних відомостей, на бланку архіву, але без напису "Архівна довідка" складається негативна відповідь. В ній зазначаються причини відсутності документів, подаються рекомендації щодо подальших шляхів пошуку інформації. Якщо затребувані документи відсутні внаслідок їх втрати, відповідь може засвідчуватися гербовою печаткою.
9.3.4. Порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства
9.3.4.1. Архів виконує запити соціально-правового характеру, що надходять від Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, дипломатичних представництв України, юридичних осіб іноземних держав та безпосередньо від заявників - громадян України, що проживають за її межами, іноземців та осіб без громадянства, що проживали або навчалися в Україні.
9.3.4.2. Запит виконується у формі архівної довідки, копії (витягу), що оформлюється або переоформлюється архівом на підставі документів, що зберігаються безпосередньо в архіві, в архівних підрозділах навчальних закладів, підприємств, установ і організацій (про освіту, трудовий стаж, заробітну плату тощо), за даними військкоматів, органів прокуратури, Служби безпеки України та Міністерства внутрішніх справ України (про участь в бойових діях, військову службу, репресії, реабілітацію тощо).
9.3.4.3. Оформлені та переоформлені архівні довідки, копії (витяги), а також негативні відповіді надсилаються до Держкомархіву України для подальшого пересилання заявникам або юридичним особам у встановленому порядку.
У разі особистого звернення до архіву громадян України, що проживають за її межами, іноземців або осіб без громадянства довідка може видаватися безпосередньо заявнику у порядку, викладеному у п. 9.3.2.5 цих Правил.
Архівні довідки, копії (витяги), що пересилаються за кордон, підлягають легалізації у Департаменті консульської служби МЗС України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.
9.3.4.4. Реквізити бланку, на якому оформлюється довідка (копія, витяг), зазначаються українською і англійською мовами. Текст довідки подається державною мовою України. Якщо довідку переоформлено на підставі довідки або документів архівного підрозділу юридичної особи, зазначаються назви, номери і дати усіх документів-підстав. Діловодство щодо виконання таких запитів ведеться окремо від загального діловодства архіву.
9.3.4.5. Якщо основні документи про трудовий стаж відсутні, архівну довідку може бути складено на підставі протоколу показань свідків, оформленого довідкою юридичної особи.
Архівна довідка про освіту, що надсилається за кордон, має містити відомості з диплома і додатка до нього. Якщо заявник не закінчив навчальний заклад, складається "академічна" довідка.
9.3.4.6. Для громадян, які виїздять з України на постійне (тимчасове) проживання, замість окремих видів документів (трудових книжок, військових квитків, посвідчень особи) архів оформляє відповідні архівні довідки.
9.4. Інформаційне обслуговування користувачів у секторі користування документами архіву
9.4.1. З метою інформаційного обслуговування користувачів в архіві функціонує сектор користування документами з відповідним технічним обладнанням - дільниця інформаційно-пошукових систем, дільниця видавання документів, читальний зал, зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, тимчасове сховище. Розпорядок роботи сектору користування документами встановлюється наказом керівництва архіву, виходячи із кількості відвідувачів та інших чинників.
9.4.2. Порядок роботи користувачів з документами відкритого доступу, що належать державі та територіальним громадам, права та обов'язки користувачів визначаються правилами користування документами архіву, які затверджуються керівництвом архіву на підставі відповідного порядку користування документами НАФ, що встановлюється Держкомархівом України. Користування документами обмеженого доступу, з особливими умовами доступу та таких, що є об'єктами авторського і суміжних прав, права інтелектуальної власності, здійснюється у порядку, зазначеному в пп. 9.1.3-9.1.5 цих Правил.
Архів ознайомлює користувачів з правилами та розпорядком роботи сектору користування документами, переліками інформаційних послуг, що надаються безкоштовно та за плату, інформацією про вартість платних послуг, порядок їх надання та оплати, а також повідомляє користувачів про підстави і період обмеження доступу, видавання і копіювання документів.
9.4.3. Відвідування сектору користування документами, ознайомлення користувачів з довідковим апаратом архіву і надання фізичним особам для користування документів, що належать державі та територіальним громадам, здійснюється безоплатно.
