6.4.3.9. Список фондів до його заповнення підшивається (прошнуровується), оправляється у цупку обкладинку, аркуші нумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.
6.4.4. Аркуш фонду
6.4.4.1. Аркуш фонду (додаток 27) укладається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У ньому обліковуються усі документи фонду, включаючи неописані, секретні.
6.4.4.2. У графі "Дата першого надходження фонду" зазначається дата першого надходження документів фонду до архіву відповідно до запису у книзі обліку надходжень; у графі "Дата надсилання картки фонду до вищого архівного органу" - рік надсилання (наступний за роком створення фонду), у графі "Категорія фонду" - надана фонду категорія, у графі "Місцезнаходження фонду" - назва архіву, в якому постійно зберігається фонд.
6.4.4.3. У графі "Крайні дати кожної назви фонду" зазначається початкова та кінцева дати існування юридичної особи - фондоутворювача під кожною назвою незалежно від наявності у фонді документів за цей період. Для об'єднаного архівного фонду, створеного за об'єктом діяльності чи підпорядкованості, зазначаються дати існування відповідного об'єкту чи керівного органу під кожною назвою, а для об'єднаного архівного фонду, створеного з документів однотипових юридичних осіб або таких, що послідовно замінювали одна одну, - початкова дата існування фондоутворювача, створеного першим, та кінцева дата існування фондоутворювача, ліквідованого останнім. Якщо фондоутворювач продовжує функціонувати, кінцева дата не проставляється.
Для фондів особового походження та архівних колекцій, сформованих колекціонерами, зазначаються дати народження і смерті фондоутворювача; для архівних зібрань - рік створення зібрання.
Дати найраннішого і найпізнішого (за часом створення) документів колекції зазначаються у графі "Крайні дати документів".
6.4.4.4. У графі "Назва фонду" у хронологічній послідовності подаються усі назви юридичної особи - фондоутворювача з моменту його утворення (реєстрації) із зазначенням безпосереднього підпорядкування (у тому числі власника, засновника) й місцезнаходження незалежно від наявності документів за цей період. Кожне перейменування фондоутворювача, останнє з яких є назвою фонду, записується з нового рядка. Для об'єднаних архівних фондів спочатку записується узагальнена назва фонду і далі послідовно зазначаються усі назви/найменування утворювачів усіх його підфондів.
6.4.4.5. Якщо фонд створено з двох або більше самостійних фондів, виділено з архівної колекції або з іншого фонду архіву, то в графі "Колишній номер фонду" зазначаються номери всіх фондів, до яких документи цього фонду було фондовано раніше. Якщо фонд надійшов з іншого архіву, зазначаються назва і місцезнаходження цього архіву та номер, під яким фонд було передано.
6.4.4.6. В аркуші фонду фіксуються усі реальні надходження описаних і неописаних документів до архіву, а також збільшення кількості облікових одиниць фонду внаслідок проведення в архіві окремих видів робіт (укладання нових або перероблення раніше укладених описів, звіряння облікових документів, перевіряння наявності тощо). Підставою для записів є: акт приймання-передавання документів на постійне зберігання (додаток 16), акт про виявлення необлікованих документів (додаток 37), акт описування документів, перероблення, вдосконалення описів, акти про технічні помилки в облікових документах (додаток 36) та уточнення облікових даних.
6.4.4.7. Усі надходження неописаних документів обліковуються у розділі "Облік неописаних документів" аркуша фонду, починаючи з фіксування дати запису. У графі "Надходження" зазначаються назва, номер і дата акта-підстави та кількість переданих документів; у графі "Наявність (залишок)" - сумарна кількість неописаних документів у фонді в цілому. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях. Після укладання опису, розгляду на ЕПК і затвердження його керівником архіву документи на підставі відповідних актів знімаються з обліку в розділі "Облік неописаних документів" з внесенням відповідного запису у графі "Вибуття", і беруться на облік в розділі "Облік описаних документів" аркуша фонду.
6.4.4.8. Описи, до яких внесено велику кількість справ, поділяються на окремі томи. До одного тому у фондах офіційного походження вноситься один або декілька річних завершених розділів, у фондах особового походження - один або декілька завершених розділів відповідно до схеми систематизації.
Облікові номери описам (томам) надаються у порядку їх укладання за аркушем фонду.
6.4.4.9. Усі надходження описаних документів обліковуються у розділі "Облік описаних документів" аркуша фонду. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях.
У графі "Надходження" зазначаються номери опису і тому опису, за якими документи надійшли; подається анотація документів або назва опису; записуються крайні дати та кількість переданих документів. Якщо склад переданих документів суттєво не відрізняється від складу документів, переданих за цим описом чи його томом раніше, то замість анотації записується "Без змін".
У графі "Наявність (залишок)" зазначається сумарна кількість справ за томом опису, усім описом, щодо якого зроблено запис, а також щодо фонду в цілому.
6.4.4.10. Якщо на аркуші фонду не залишається місця для наступних записів, укладається аркуш-продовження, у верхньому лівому куті якого зазначається "Продовження, ф. N ____, арк. 2", На першому аркуші робиться посилання "див. продовження на арк. 2 (3, 4 тощо)".
6.4.4.11. Аркуш фонду перескладається лише у випадках його невиправного пошкодження, уточнення назви фонду, приєднання документів до об'єднаного архівного фонду з наданням останньому номера приєднаного фонду. "Старий" аркуш фонду підкладається до справи фонду. У верхньому правому куті "старого" й "нового" аркушів фонду робиться помітка "Аркуш перескладено" із зазначенням дати перескладання, посади й підпису особи, відповідальної за облік.
6.4.4.12. Аркуші фондів зберігаються в порядку номерів фондів у папках з клапанами. До кожної папки укладається аркуш-засвідчувач із зазначенням початкових і кінцевих номерів та загальної кількості фондів, аркуші фондів яких зберігаються в папці.
6.4.4.13. Для об'єднаних архівних фондів особового походження, створених в архіві за ознакою характеру діяльності фондоутворювачів, укладається аркуш підфонду на документи кожного фондоутворювача та загальний аркуш фонду на фонд в цілому. Записи до аркуша підфонду вносяться під час кожної зміни в складі та обсязі віднесених до нього документів, а в аркуші всього фонду у кінці кожного року фіксується сумарна кількість документів, що надійшли і вибули протягом року. Аркуші підфондів кожного об'єднаного архівного фонду розміщуються в алфавітному порядку прізвищ фондоутворювачів і зберігаються в окремій папці з клапанами.
6.4.4.14. Аркуші обліку аудіовізуальних документів укладаються на кожний вид документів (кіно-, відео-, фото-, фоно-). Під час обліку кожного надходження зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, порядковий номер опису, щодо якого здійснено запис, кількість облікових одиниць, що надійшли, та їх крайні облікові номери; сумарна кількість облікових одиниць за кожним описом та за видом документів у цілому.
6.4.5. Архівний опис
6.4.5.1. За архівним описом (додаток 6) ведеться поодиничний і сумарний (в межах опису) облік внесених до нього облікових одиниць документів. Як правило, різні види документів групуються окремо і описуються у різних описах (управлінська документація, документи з особового складу, науково-технічна документація, кінодокументи, відеодокументи, слайди, позитиви, негативи певного розміру, фотоальбоми, фонодокументи магнітного і грамофонного запису, електронні документи за певною формальною ознакою). Винятком є описи документів особового походження, до яких вносяться документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації.
Порядкові номери, надані описам за аркушем фонду (у разі нефондової організації за аркушем обліку), є їх обліковими номерами і складовими їх архівних шифрів.
6.4.5.2. Порядкові номери, під якими облікові одиниці внесено до опису відповідно до схеми систематизації, є їх обліковими номерами, що разом з номером опису, номером фонду (для фондових систем) та назвою архіву складають їх архівні шифри.
Для позначення належності документів до організаційно-класифікаційних груп, виокремлених за певною об'єктною або формальною ознакою, до номерів одиниць зберігання, що використовуються поза описом, через дефіс додаються: номер комплексу (науково-технічних документів); літерний індекс елемента комплекту (кінодокументів), формату запису (відеодокументів), системи запису (фонодокументів), виду за способом утворення (слайди, позитиви); цифровий індекс розміру негативів, номер позитивів у фотоальбомах тощо.
6.4.5.3. У кінці кожного примірника опису або його тому робиться підсумковий запис, у якому зазначається загальна кількість внесених до цього опису чи тому облікових одиниць (числами і в круглих дужках - словами), їх крайні облікові номери, а також усі літерні та пропущені номери. У підсумковому запису до опису документів особового походження, що містить документи з спеціальними носіями, додатково зазначається кількість таких облікових одиниць. Підсумковий запис укладає і підписує укладач опису/тому із зазначенням своєї посади і дати завершення робіт.
6.4.5.4. Після кожного надходження документів до архівосховища зберігач фондів укладає новий підсумковий запис до опису/тому, за яким документи надійшли, із зазначенням кількості облікових одиниць, прийнятих за цим надходженням, та загальної кількості прийнятих на державне зберігання облікових одиниць з числа внесених до цього тому і до опису в цілому.
6.4.5.5. Після першого передавання до архівосховища внесених до опису або його тому документів усі примірники цього опису або тому оправляються (підшиваються), аркуші нумеруються і укладається засвідчувальний напис.
Для фондових систем організації документів повний комплект описів складається з 4 примірників, перший з яких є контрольним і зберігається у підрозділі обліку; другий передається до читального залу архіву; третій - до відповідного архівосховища; четвертий - фондоутворювачу і/або власнику, який передав ці документи на державне зберігання. Після переукладання перший примірник "старого" опису долучається до новоукладеного опису останньою справою, а другий та третій примірники в установленому порядку вилучають для знищення.
Для нефондових систем організації документів комплект описів складається з 2 примірників, що зберігаються у підрозділі обліку та відповідному архівосховищі. У разі переукладання обидва примірники "старого" опису зберігаються, на їх титульних аркушах робиться помітка: "Опис переукладено 00.00.00. Див. опис N".
6.4.6. Реєстр описів
6.4.6.1. Облік (реєстрація) архівних описів здійснюється в реєстрі описів (додаток 28) із зазначенням у відповідних графах порядкового номера реєстраційного запису та дати його внесення, номера і назви фонду номера і назви опису, кількості внесених до нього облікових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніх облікових номерів, а також кількості аркушів в опису. Порядковий номер опису за реєстром описів є його інвентарним номером.
6.4.6.2. Якщо опис складається з декількох томів, то усі його томи мають один інвентарний номер. Реєстраційний запис першого тому здійснюється у порядку, викладеному в п. 6.4.6.1; під ним з нового рядка вноситься запис щодо кожного наступного тому із зазначенням дати внесення запису, номера тому і кількості аркушів в ньому, а також кількості внесених до нього облікових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніх облікових номерів.
Після реєстраційного запису опису (і наявних його томів) фонду офіційного походження, за яким документи продовжують надходити до архіву, рекомендується залишати вільне місце, достатнє для внесення записів щодо наступних томів цього опису. Якщо для таких записів вільного місця немає, вони вносяться до реєстру з посиланням до основного запису "Продовж. до N. Див. арк. ____", а на місці основного запису робиться помітка "Див. продовж. на арк. ____".
6.4.6.3. У верхньому лівому куті обкладинки кожного примірника опису/тому після зазначення облікових номерів фонду, опису, тому проставляються через дріб інвентарний номер (у числівнику) та номер примірника (у знаменнику).
6.4.6.4. Реєстр описів до його заповнення підшивається (прошнуровується), оправляється у цупку обкладинку, аркуші нумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.
6.4.7. Справа фонду
6.4.7.1. На кожний новостворений фонд започатковується справа фонду. До справи фонду вносяться документи, що стосуються історії формування і зберігання фонду та використання його архівної інформації: історична (біографічна) довідка про фондоутворювача, листування з фондоутворювачем (власником); акти й інші документи, що фіксують передавання документів на державне зберігання, зміни у назві, складі й обсязі фонду (у тому числі віднесення документів до категорій унікальних, особливо цінних), встановлення режиму обмеженого доступу, а також результати перевірянь наявності та стану документів; робочі інструкції, інші методичні посібники з укладання схеми систематизації документів фонду, довідкового апарату до нього тощо; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до комп'ютерних баз даних, копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); відомості про користування документами фонду тощо.
6.4.7.2. Акти та інші документи, що фіксують зміну назви, категорії фонду; кількості, складу і стану його документів, а також режиму доступу до них, приєднуються до справи фонду тільки з позначкою про внесення відповідних змін до облікових документів.
6.4.7.3. Якщо інформація, необхідна для внесення до справи фонду, міститься в документах, внесених до справи фонду іншого фонду або до складу архівних документів цього чи іншого фонду, то до справи фонду приєднується довідка з переліком цих документів та зазначенням їх архівних шифрів або номерів аркушів відповідних справ фондів.
6.4.7.4. Справи фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду, приєднуються до справи новоствореного об'єднаного фонду.
6.4.7.5. Для об'єднаного архівного фонду особового походження, створеного за ознакою характеру діяльності фондоутворювачів, справа фонду складається із справ усіх його підфондів.
6.4.7.6. Аркуші справи фонду нумеруються зі складанням аркуша-засвідчувача, підшиваються (прошнуровуються), оправляються у цупку обкладинку. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів розміщуються у порядку номерів фондів.
6.4.7.7. У разі нефондової організації документів започатковуються справи організації і/або справи документів, до яких вноситься уся письмова документація, що стосується історії утворювача документів та історії їх надходження на зберігання, складу, змісту, технічного стану документів, перевірянь наявності, їх каталогізації, виготовлення копій тощо.
6.4.8. Картка фонду (додаток 34) складається на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву, і заповнюється на підставі аркуша фонду за станом на 1 січня кожного року.
Картки фондів, укладені на фонди, що надійшли до архіву або були створені в архіві протягом звітного року, а також перескладені картки фондів в установленому порядку подаються разом з "Відомостями про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року".
6.4.9. Облік руху документів ведеться протягом року також у книзі та картотеці руху фондів, описів, справ, документів та інших допоміжних облікових документах. Щорічно інформація про рух документів в межах кожного фонду та зміни в його назві і складі подається у "Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року" (додаток 33) та у картці фонду. Інформація про кількість і склад документів архіву, довідкового апарату, копій страхового фонду до них, а також бібліотечного фонду архіву відображається в паспорті архіву (додаток 1). Заповнюються ці документи відповідно до інструкцій, розроблених Держкомархівом України.
6.4.10. Для встановлення наявності в архіві того чи іншого фонду (підфонду), за відсутності відповідних облікових баз даних, складається картковий покажчик до аркушів фондів із зазначенням номерів і назв фондів. Для фондів офіційного походження картки укладаються на кожну назву фондоутворювача і розміщуються у картотеці відповідно до класифікаційної схеми. Для фондів особового походження картки укладаються на кожне найменування (справжні і набрані прізвища, псевдоніми тощо) фондоутворювача і розміщуються за алфавітом найменувань.
6.5. Облік вибуття документів (вилучених документів)
6.5.1. В облікових документах фіксуються всі вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, об'єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених справ тощо).
6.5.2. Документи може бути знято з обліку на підставі актів:
- про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток 7);
- про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву (додаток 8);
- приймання-передавання документів до іншого архіву (додаток 24);
- описування документів, перероблення архівних описів;
- про технічні помилки в облікових документах (додаток 36);
- акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено (додаток 38);
- про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 39);
- про невиправні пошкодження документів (додаток 15).
6.5.3. Під час фіксування вибуття як неописаних, так і описаних документів у відповідному розділі аркуша фонду (додаток 27) у графі "Вибуття" записується назва, номер і дата акта-підстави та кількість вибулих облікових одиниць. При знятті з обліку описаних справ зазначається їх кількість за кожним описом і кожним його томом окремо.
В графі "Наявність (залишок)" у відповідних розділах аркуша фонду проставляється загальна кількість неописаних або описаних облікових одиниць, що залишилися на зберіганні в цьому фонді. Під час зняття з обліку описаних документів у графі "Наявність (залишок)" проставляється новий (залишковий) обсяг облікових одиниць за відповідним описом, томом опису, фондом в цілому.
6.5.4. У разі зняття з обліку описаних документів в архівних описах (додаток 6) у графі "Примітки" відповідних описових статей проставляється штамп "Вибуло". До опису чи його тому складається новий підсумковий запис, у якому зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, номери і загальна кількість вибулих облікових одиниць; загальна кількість і номери облікових одиниць (у т. ч., пропущені, літерні), що залишилися на зберіганні.
6.5.5. Для аудіовізуальних документів внесення записів про вибуття документів до аркушів обліку та до описів здійснюється в аналогічному порядку.
6.5.6. У разі вибуття усіх документів опису його обліковий та інвентарний номери іншим описам не надаються і залишаються вільними. В реєстрі описів (додаток 28) у графі "Вибуття" зазначається, куди і на якій підставі опис вибув.
6.5.7. Якщо вибуває весь фонд, то в списку фондів (додаток 26) у графі "Відмітка про вибуття" зазначається назва, номер і дата акта-підстави та причина вибуття. У разі створення об'єднаного архівного фонду або уточнення фондування додатково зазначається номер фонду, до якого даний фонд перефондовано; у разі передавання фонду до іншого архіву - назва цього архіву.
6.5.8. Номери втрачених і переданих до іншого архіву фондів; номери фондів, що увійшли до складу об'єднаного архівного фонду (за винятком номера, присвоєного самому об'єднаному архівному фонду), а також номери фондів, документи яких повністю вилучено для знищення, не може бути присвоєно іншим архівним фондам.
6.5.9. Якщо весь фонд приєднується до іншого фонду цього архіву, його справа фонду й аркуш фонду долучаються до справи нового фонду, до якого документи приєднано. На карткових покажчиках до аркуша фонду проставляється номер фонду, до якого документи перефондовано; картка вибулого фонду вилучається.
Якщо весь фонд передається до іншого архіву на постійне зберігання, разом з ним передаються описи фонду, аркуш фонду, справа фонду.
6.6. Облік особливо цінних і унікальних документів
6.6.1. Облік особливо цінних та унікальних документів (див. п. 4.2.9) ведеться відповідно за переліком особливо цінних документів (додаток 10) та анотованим переліком унікальних документів (додаток 9), форми яких заповнюються пофондово за результатом кожного виявлення унікальних і/або особливо цінних документів.
6.6.1.1. У переліку особливо цінних документів зазначаються лише номер і назва фонду, номери описів і справ, що містять такі документи, а також номери скопійованих справ та одиниць зберігання страхового фонду (див. п. 6.12.8.5).
6.6.1.2. Записи в анотованому переліку унікальних документів розміщуються у порядку зростання номерів описів, а в межах опису - в порядку номерів справ. Кожний запис містить описання окремої справи (див. п. 7.2.3.2), в якій зберігається унікальний документ (документи), номер одиниці зберігання страхового фонду та відомості про страхування документів.
6.6.1.3. Відомості про страхове копіювання та страхування документів вносяться до відповідних граф переліку після проведення страхування документів та у міру створення страхового фонду їх копій.
6.6.2. Переліки формуються в архіві у спеціальні справи окремо за категоріями цінності.
6.6.2.1. До кожної справи заповнені форми переліків підкладаються у порядку зростання номерів фондів і нумеруються в межах кожного фонду.
6.6.2.2. До кожної заповненої форми переліку укладається підсумковий запис із зазначенням загальної кількості внесених до неї справ та номерів і кількості описів, до яких справи належать. У міру створення страхових копій до підсумкового запису вносяться відомості про кількість скопійованих справ.
6.6.2.3. До кожного фонду укладається окремий аркуш-засвідчувач, у відповідних графах якого зазначаються: номер фонду, кількість форм переліків, номери і кількість описів фонду, що містять особливо цінні або унікальні документи, загальна кількість справ з такими документами у фонді та скільки з них скопійовано.
6.6.2.4. До кожної справи з переліками укладається загальний аркуш-засвідчувач, у відповідних графах якого зазначаються: кількість форм переліків, внесених до справи; номери і загальна кількість фондів і справ (по архіву в цілому), облікованих в цих формах, кількість скопійованих справ з такими документами.
6.6.2.5. Після кожного виявлення особливо цінних або унікальних документів та після кожного вилучення документів з числа зазначених, а також після кожного надходження страхових копій в аркушах-засвідчувачах робляться відповідні записи.
6.6.3. В облікових документах до номерів фондів і описів, що містять особливо цінні або унікальні документи, додається відповідно індекс "ОЦ" або "УД". Такий індекс проставляється на обкладинках та в описах (у графі "Примітки" описових статей) справ з такими документами. Індекс "ОЦ"/"УД" є службовим і до архівних шифрів фондів, описів та справ не входить.
6.6.4. Архів у встановленому порядку подає усі відомості для централізованого державного обліку особливо цінних та унікальних документів.
6.6.4.1. Другий примірник анотованого переліку унікальних документів надсилається до Держкомархіву України і є підставою для заповнення розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання. Відомості про страхове копіювання та страхування документів зазначаються додатково у Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів (додаток 33).
6.6.4.2. Загальна кількість справ з особливо цінними та унікальними документами, що зберігаються в архіві, кількість скопійованих справ, інші кількісні показники по страховому фонду архіву відображаються у паспорті архіву (додаток 1); загальна кількість справ (з них - скопійованих) у фонді по кожній категорії цінності зазначається в картці фонду (додаток 34).
6.6.5. Документи знімаються з обліку як особливо цінні на підставі рішення ЕПК архіву.
Документи вилучаються з Державного реєстру національного культурного надбання і знімаються з обліку як унікальні за рішенням Держкомархіву України на підставі вмотивованого подання ЕПК архіву.
6.7. Облік документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності
6.7.1. Облік документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, ведеться в інвентарній книзі обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності (додаток 29).
6.7.2. Інвентарна книга ведеться в трьох примірниках: перший зберігається у підрозділі, який здійснює облік документів, другий - у матеріально відповідальної особи, третій - в бухгалтерії.
6.7.3. Документи вносяться до інвентарної книги в порядку зростання облікових номерів фондів і описів, а в межах опису - в порядку облікових номерів справ. Номер реєстраційного запису є інвентарним номером справи, за яким її обліковано в інвентарній книзі. На обкладинці справи її інвентарний номер проставляється через дріб з архівним шифром:
інв. N 7 ЦДАВО, ф. 25, оп. 3, спр. 11
6.7.4. Після кожного надходження або вибуття до інвентарної книги укладається підсумковий запис, у якому цифрами й словами зазначається кількість справ, внесених до книги, дата укладання підсумкового запису, посада і прізвище особи, яка здійснила запис.
6.7.5. Інвентарну книгу до її заповнення має бути прошнуровано, аркуші пронумеровано, укладено засвідчувальний напис та скріплено печаткою з підписом керівника архіву.
6.8. Облік документів з обмеженим доступом
6.8.1. Облік секретних і розсекречених справ і документів
6.8.1.1. Облік секретних документів ведеться відповідно до вимог спеціальної інструкції. В облікових документах і архівних шифрах повністю секретні фонди, описи та справи позначаються умовним індексом "с", а частково секретні фонди і описи - індексом "сч".
6.8.1.2. Об'єднання в одній справі секретних і несекретних документів не допускається.
6.8.1.3. У всіх кількісних показниках облікових документів кількість секретних справ проставляється через дріб у знаменнику, а загальна кількість справ - у чисельнику.
6.8.1.4. Передавання документів на секретне зберігання та передавання розсекречених документів на загальне зберігання оформлюються актами приймання-передавання.
6.8.1.5. В описах загального зберігання до справ, переданих на секретне зберігання, описові статті не укладаються, а зазначаються лише їх облікові номери. Якщо на секретне зберігання передається справа вже внесена до опису загального зберігання, усі графи описової статті цієї справи, окрім її номера, закриваються.
У підсумковому запису до описів загального зберігання зазначаються номери справ, що не надходять до загального архівосховища. На такі справи укладається секретний опис із своєю нумерацією справ та зазначенням їх номерів за описами загального зберігання.
6.8.1.6. У разі передавання на загальне зберігання усіх розсекречених справ за секретним описом опис також розсекречується і передається на загальне зберігання за тим самим номером, але без індексу "с". У правому верхньому куті обкладинки й титульного аркуша опису проставляється штамп "Розсекречено". Якщо секретний опис і опис загального зберігання були помилково обліковані під одним номером, то під час передавання на загальне зберігання колишньому секретному опису надається новий обліковий номер за аркушем фонду.
6.8.2. Облік документів з конфіденційною інформацією, доступ до якої обмежено у встановленому законом порядку, та облік документів, доступ до яких обмежено їх власниками (див. пп. 9.1.3, 9.1.4), здійснюється у допоміжних облікових документах - книгах та картотеках довільної форми або у відповідних облікових базах даних. Обов'язковими елементами облікового запису є: пошукові дані документів, форма обмеження, період обмеження, документ-підстава. Усі відомості про такі документи подаються до відділу забезпечення збереженості та до читального залу (сектору користування документами архіву).
6.9. Облік архівних документів, що зберігаються на правах депозиту
6.9.1. Документи, що надходять на депоноване зберігання, обліковуються у книзі обліку приймання документів на депоноване зберігання із зазначенням дати укладання і терміну дії угоди та тимчасового номеру фонду (див. п. 3.3.3.2) в архіві-депозитарії. Впродовж періоду депонованого зберігання документи обліковуються також у тимчасових аркушах фондів або картках-замінниках аркушів фондів.
6.9.2. Депонованим фондам надаються тимчасові облікові номери за книгою приймання документів на депоноване зберігання. Архівний шифр депонованого фонду складається з тимчасового облікового номера, перед яким записується індекс "Д" (депозит), з додаванням через косу риску та постійного облікового номера фонду за основними обліковими документами їх власника (за відсутності фондування проставляється нуль), наприклад: Д-1/2, Д- 27/0, Д-156/5.
6.9.3. Тимчасовий архівний шифр справи складається з тимчасового номера фонду та постійних облікових номерів опису і справи за основними обліковими документами власника.
На обкладинках справ в архівних шифрах до постійних облікових номерів додаються тимчасові облікові номери, що записуються олівцем.
6.9.4. Облікові номери архівних описів і справ, надані їм в архіві власника, перешифруванню в архіві-депозитарії не підлягають. Якщо упорядкування документів за домовленістю з власником здійснює архів-депозитарій, облікові номери описам і справам надаються на загальних підставах.
6.9.5. Якщо на правах депозиту надходить повністю архівний фонд, то разом з документами передаються аркуш фонду, карткові покажчики до аркуша фонду, справа фонду. Якщо такі документи в архіві власника відсутні, їх укладає за дорученням власника архів-депозитарій і після закінчення терміну депонованого зберігання передає власнику разом з архівними документами.
6.9.6. У разі упорядкування документів архів-депозитарій письмово повідомляє їх власника про зміни в складі, обсязі і стані документів із зазначенням їх облікових номерів.
6.9.7. Документи НАФ, що перебувають на депонованому зберіганні, підлягають державному обліку на загальних засадах. Облікові документи для централізованого державного обліку подає до архіву за місцем державної реєстрації власник депонованих документів із зазначенням їх місцезнаходження (див. пп. 6.1.1, 6.1.2).
У разі приймання на депоноване зберігання усіх документів НАФ, що належать одному власнику, облікові документи для централізованого державного обліку за дорученням власника може укладати архів-депозитарій.
6.9.8. Якщо власник депонованих документів передає право власності на них державі, вони беруться на облік в архіві на загальних підставах (див. п. 6.4).
6.9.9. Усі умови як щодо обліку депонованих документів, так і щодо їх упорядкування, зберігання та доступу до них, застерігаються в угоді між власником документів та архівом-депозитарієм.
6.10. Облік документів з особового складу
6.10.1. За описами документів з особового складу і аркушами фондів здійснюється підрахунок загальної кількості справ з особового складу з фіксуванням результатів по кожному фонду і сумарно по архіву в книзі обліку документів з особового складу.
Зміни в обсязі справ з особового складу, у тому числі після проведення експертизи їх цінності, в установленому порядку відображаються в облікових документах.
6.10.2. Узяття на облік документів з особового складу в фондах органів і організацій колишніх компартії України та ЛКСМУ може здійснюватися попутно під час проведення перевіряння наявності справ, звіряння облікових документів та інших видів робіт. Підраховується обсяг справ з особового складу, внесених до описів справ загального діловодства, у підсумкових записах до описів зазначається їх кількість ("у тому числі ... справ з о. с."). Подальший облік здійснюється в порядку, викладеному в п. 6.10.1 цих Правил.
6.11. Облік аркушів у справах та одиниць зберігання в складі одиниць обліку
6.11.1. Облік аркушів у справах здійснюється на основі їх нумерації. Кількість аркушів у справах з документами з паперовими носіями фіксується в аркуші-засвідчувачі (додаток 31) з зазначенням окремо номерів аркушів, що містять:
- засоби поштового обігу (марки усіх видів, конверти, листівки, бланки, штемпелі, пломби);
- печатки та їх відбитки;
- автографи визначних діячів;
- фотодокументи, малюнки, карти, плани, креслення;
- наклеєні фотографії, документи;
- конверти з вкладеннями (із зазначенням кількості вкладених до них аркушів і предметів);
- документи, зокрема, виконані друкарським способом, що мають самостійну нумерацію (із зазначенням кількості аркушів, сторінок);
- великоформатні документи, а також номери склеєних і пошкоджених аркушів.
Під час складання аркуша-засвідчувача слід мати на увазі:
- якщо справа має загальну нумерацію аркушів, але одну її частину пронумеровано римськими цифрами, а іншу - арабськими, в аркуші-засвідчувачі зазначається загальна кількість аркушів;
- якщо в одній частині справи пронумеровано аркуші, а в іншій - сторінки і нумерацію необхідно зберегти, в аркуші-засвідчувачі зазначається окремо кількість аркушів і сторінок, наприклад: 57 аркушів + 3 сторінки;
- наявність чистих аркушів у справі зазначається в аркуші-засвідчувачі лише за умови, якщо ці аркуші становлять інтерес як зразок паперової продукції певного часу; в усіх інших випадках чисті аркуші не нумеруються й відомості про їх наявність не фіксуються в аркуші-засвідчувачі;
- якщо на одному аркуші є декілька особливостей в оформленні документа, то у графі 2 аркуша-засвідчувача відповідно проставляється номер цього аркуша навпроти кожної позиції графи 2; якщо на одному аркуші є декілька марок тощо, то у графі 2 у дужках після номера аркуша зазначається їх кількість.
6.11.2. Облік одиниць зберігання у складі одиниць обліку аудіовізуальних та електронних документів здійснюється на основі їх нумерації. Кількість одиниць зберігання зазначається у відповідних графах описів цих документів.
6.12. Облік копій страхового фонду та фонду користування
6.12.1. В архіві здійснюється окремо облік страхових копій і копій фонду користування, відзнятих з:
- документів різних історичних періодів;
- документів з паперовою основою (копії на рулонній плівці або мікрофішах);
- кінодокументів;
- відеодокументів;
- фотодокументів;
- фонодокументів;
- електронних документів.
6.12.2. Обсяг страхового фонду вимірюється в одиницях обліку, одиницях зберігання, в кадрах (для документів з паперовою основою, фотодокументів), годинах звучання (для фонодокументів), метрах (для кінодокументів).
6.12.3. Облік здійснюється у книгах обліку надходжень страхового фонду і фонду користування (додаток 30) та в описах страхового фонду (додаток 19). Облікові відомості вносяться на підставі замовлень на виготовлення страхових копій фонду користування та актів передавання страхових копій.
6.12.4. До книг обліку надходжень щорічно складаються підсумкові записи із зазначенням кількості страхових копій, що надійшли протягом року.
6.12.5. У підсумкових записах до описів страхового фонду фіксується кількість облікованих в описах одиниць обліку (одиниць зберігання) страхового фонду та кількість скопійованих оригіналів. Внесення змін до підсумкових записів або укладання нових підсумкових записів здійснюється у порядку надходження страхових копій до спеціальних архівосховищ.
6.12.6. Опис страхового фонду складається у 3-х примірниках: перший передається разом із страховими копіями до спеціального сховища, два залишаються в архіві (один - недоторканий, у секторі обліку, другий - робочий, у сховищі).
6.12.7. Після проведення страхового копіювання в описах документів у графі "Примітки" описової статті скопійованої облікової одиниці проставляється штамп "СФ". Якщо усі документи опису скопійовано, штамп "СФ" проставляється тільки на титульному аркуші та обкладинці опису.
6.12.8. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на рулонній плівці та фонду користування ними
6.12.8.1. За одиницю зберігання і обліку страхового фонду, виготовленого у вигляді рулонного мікрофільму, приймається фізично відокремлений рулон мікрофільму незалежно від кількості знятих на ньому фондів, справ, документів.
За одиницю виміру страхового фонду приймається кадр мікрофільму.
Облік страхового фонду ведеться в книзі обліку надходжень страхового фонду і фонду користування (додаток 30) та описах страхового фонду (додаток 19).
6.12.8.2. Записи до книги обліку надходжень страхового фонду вносяться в порядку надходження рулонів мікрофільмів незалежно від фондової приналежності документів, обсягу включених у копію справ чи документів, кількості страхових копій. За книгою надходжень обліковим одиницям страхового фонду присвоюються порядкові номери.
У графі 3-й книги надходжень зазначаються номер і дата замовлення на виготовлення копій. Графи 5 і 6 заповнюються на підставі відповідних пунктів замовлення на виготовлення копій. В графах 9-11 обліковується фонд користування.
6.12.8.3. Графи опису страхового фонду заповнюються на підставі книги обліку надходжень страхового фонду і фонду користування, а також замовлення на виготовлення копій.
6.12.8.4. Залежно від конкретних умов описи можуть складатися на мікрофільми страхового фонду одного чи декількох фондів. Описи нумеруються у валовому (для архіву) порядку.
6.12.8.5. До опису страхова копія вноситься лише один раз. Порядковий номер, присвоєний страховій копії за описом, є її постійним номером. Нумерація страхових копій у єдиному опису страхових копій в цілому в архіві може продовжуватися до п'ятизначного номера, після чого складається новий опис.
Перенумерування страхових копій чи присвоєння звільнених номерів іншим копіям забороняється.
6.12.8.6. Опис страхового фонду повинен мати річні розділи, до яких складаються відповідні підсумкові записи (див. п. 6.12.5). Після закінчення записів у опису, а також у разі розподілу опису на томи (якщо страхові копії до спецсховища передаються частково) в кінці опису, тому також робиться підсумковий запис.
6.12.8.7. Архівним шифром одиниці обліку страхового фонду є назва архіву, номер опису страхового фонду, номер одиниці обліку страхового фонду з додаванням індексу "СФ". Шифр проставляється на контрольних кадрах страхової копії, на бланку етикетки на верхній кришці великої кінокоробки і бортах упакування.
6.12.9. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах та фонду користування ними
6.12.9.1. За одиницю зберігання і обліку страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах приймається одна або декілька мікрофіш, які відзнято з однієї справи і вкладено у один конверт.
6.12.9.2. За книгою обліку надходжень страхового фонду і фонду користування на мікрофішах кожному надходженню надається порядковий номер. Кількісні показники записуються із врахуванням фондової належності відзнятих копій за кожним фондом і описом окремо.
6.12.9.3. Описи страхового фонду на мікрофішах складаються окремо на страхові копії документів кожного фонду, один або декілька його описів.
6.12.9.4. Обліковим номером одиниці обліку страхового фонду і фонду користування на мікрофішах є обліковий номер відзнятої справи, архівним шифром - відповідно архівний шифр відзнятої справи з додаванням індексу "СФ" - для страхового фонду і "П" (позитив), "Д" (діазокопія) - для фонду користування.
6.12.10. Особливості обліку страхового фонду аудіовізуальних документів та фонду користування ними
6.12.10.1. Одиниці обліку та одиниці зберігання страхового фонду аудіовізуальних документів та фонду користування ними ідентичні одиницям обліку та одиницям зберігання аудіовізуальних документів, з яких створюються копії.
6.12.10.2. Облік страхових копій здійснюється за книгами обліку страхового фонду, що ведуться за видами документів (кіно, фото, фоно). Для кінодокументів копії фонду користування не створюються.
6.13. Облік музейних предметів
6.13.1. Музейні предмети, у тому числі комплекси музейних предметів, що є музейними колекціями, обліковуються в архіві на засадах, визначених для обліку музейних цінностей в державних музеях.
6.13.2. У разі надходження до архіву на зберігання музейних предметів у складі архівних фондів вони додатково обліковуються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання (додаток 25).
Під час укладання опису документів фонду на музейні предмети складається перелік із зазначенням ідентифікаційних даних (назва, зовнішній вигляд, матеріал, техніка виконання, розмір тощо), який додається до архівного опису. До цього переліку укладається підсумковий запис щодо кількості назв і примірників внесених до нього предметів. У разі вибуття за відповідним актом внесених до переліку музейних предметів у графі "Примітки" проставляється штамп "Вибуло" і складається новий підсумковий запис.
6.13.3. Усі акти, що фіксують рух музейних предметів (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання у тимчасове користування за межі архіву), а також матеріали перевірянь наявності зберігаються у справі відповідного архівного фонду.
6.14. Облік бібліотечного фонду
6.14.1. Основними одиницями обліку бібліотечного фонду для всіх видів видань (крім газет) є примірник і назва. Основною одиницею обліку газет є річний комплект, додатковою - підшивка.
6.14.2. Бібліотечний фонд обліковується сумарно (кількісно) й індивідуально. Сумарний облік ведеться у книзі сумарного обліку, в якій фіксуються відомості про надходження, вибуття та підсумки руху фонду. Цьому виду обліку підлягають усі видання, що надходять до бібліотеки чи вибувають з неї, на підставі супровідних документів на надходження чи актів приймання або вибуття видань.
6.14.3. Індивідуальний облік ведеться в інвентарній книзі, куди записуються під порядковими (інвентарними) номерами видання, вартість яких приймається на баланс бібліотеки. До них належать книги та їх копії, у тому числі альбоми, атласи, ноти тощо обсягом понад 48 сторінок.
6.14.4. Зняття з обліку видань здійснюється на підставі актів, затверджених керівником архіву. Залежно від причин зняття видань з обліку щоразу укладаються окремі акти: через зношення (не підлягають реставрації); у зв'язку із зайвою дублетністю; видання, що не є профільними для архіву і не користуються попитом; застарілі за змістом (втратили свою актуальність, наукову та виробничу цінність); утрачені читачами.
6.14.5. Під час організації обліку бібліотечного фонду слід керуватися відповідними інструкціями й стандартами з бібліотечної справи.
6.14.6. Додатковий облік видань, що надійшли до архіву разом з документами, здійснюється за книгою обліку надходжень документів на постійне зберігання (додаток 25); в актах приймання-передавання документів на постійне зберігання (додаток 16) у графі "Примітки" зазначаються їх інвентарні номери. Під час укладання опису архівного фонду, до якого входять видання, вони вносяться до окремого переліку із зазначенням інвентарного номеру, автора, назви, вихідних даних та кількісної характеристики. Перелік підшивається до опису як додаток, супроводжується підсумковим записом про загальну кількість назв і примірників внесених до нього видань. Перелік засвідчується особою, відповідальною за облік. У разі вибуття за відповідним актом внесених до додатку видань у графі "Примітки" ставиться штамп "Вибуло" і укладається новий підсумковий запис.
Друковані видання з великою кількістю рукописних нотаток фондоутворювача або інших маргіналій включаються до архівних фондів як документи і до бібліотечного фонду не передаються.
6.14.7. Усі акти, що фіксують рух видань, прийнятих разом з документами (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання у тимчасове користування за межі архіву), а також матеріали перевірянь наявності, зберігаються у справі відповідного архівного фонду.
Розділ 7
Забезпечення збереженості документів в архіві
7.1. Забезпечення збереженості документів: основні поняття
Забезпечення збереженості документів НАФ - основна функція архіву, що полягає у створенні і дотриманні оптимальних умов та режимів зберігання і організації заходів щодо зберігання документів з метою підтримання у часі фізико-хімічних характеристик їх матеріальної основи, забезпечення цілісності документальних комплексів і запобігання втратам документів.
7.1.1. Забезпечення оптимальних умов зберігання документів передбачає встановлення відповідних нормативних вимог до архівних будівель, приміщень і сховищ архіву, засобів і режимів зберігання архівних документів. Оптимальні умови зберігання створюються:
- будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву;
- обладнанням будівель і сховищ засобами сигналізації, пожежогасіння та охорони;
- застосуванням технічних засобів для створення і підтримання оптимальних температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного та охоронного режимів у будівлях і приміщеннях архіву;
- застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо).
7.1.2. Режими зберігання є певними нормативними умовами, у яких перебувають документи під час зберігання. Режими зберігання документів поділяються на:
- фізико-хімічні, що забезпечують захист матеріальної основи документів від руйнівних дій температури й вологості повітря (температурно-вологісний), світла (світловий), забруднення і біоушкоджень (санітарно-гігієнічний);
- протипожежний, спрямований на запобігання виникненню пожеж та їх швидку ліквідацію;
- охоронний, що забезпечує захист документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення тощо.
7.1.3. Організація зберігання документів - це проведення в архіві комплексу робіт щодо раціонального розміщення документів у сховищах, контролю за їх переміщенням, наявністю, фізико-хімічним та технічним станом, реставраційного та консерваційно-профілактичного оброблення документів, створення страхового фонду й фонду користування, страхування документів, а також забезпечення їх збереженості під час надзвичайних ситуацій природного і техногенного характеру.
7.2. Створення оптимальних умов зберігання документів
7.2.1. Вимоги до архівних споруд і приміщень
7.2.1.1. Документи архіву розміщуються у спеціально збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях будівель.
7.2.1.2. Будівництво й реконструкція будівель архіву проводиться відповідно до спеціальної нормативної та проектної документації, погодженої з Держкомархівом.
7.2.1.3. Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебувають поза зонами затоплення та проникнення грунтових вод, а також у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій тощо), об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами та пилом (підприємств із шкідливими технологіями, ТЕЦ тощо), великих торгівельних, розважальних та інших закладів, що можуть створити кризову ситуацію в архіві і навколо нього.
В районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок в атмосферному повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/куб. м): сірководню - 0,008 (максимальний разовий); хлору - 0,03; сірчистого ангідриду - 0,05; окислів азоту - 0,06; пилу неорганічного, що містить двоокис кремнію - 0,05. Придатність території для розташування архіву визначається з урахуванням висновку місцевої санітарно-епідеміологічної станції щодо ступеня забрудненості повітря.
7.2.1.4. Комплекс приміщень архіву має складатися з основних і допоміжних приміщень.
До приміщень основного призначення належать робочі приміщення працівників архіву та приміщення для:
- сховищ;
- приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів;
- ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів;
- реставраційно-палітурних робіт;
- приготування клеїв і розчинів;
- копіювання документів, оброблення плівки (мікрофільмування, електро-, фотокопіювання, фотореставрації тощо);
- проведення робіт з аудіовізуальними документами (лабораторії, апаратна);
- зберігання облікових документів;
- користування документами (дільниця інформаційно-пошукових систем, дільниця видавання документів, читальний зал, зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, тимчасове сховище);
- науково-довідкової бібліотеки;
- методичного кабінету;
- виставкового залу.
Склад, розташування, обладнання приміщень основного призначення повинні забезпечувати раціональний взаємозв'язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог, вимог охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки і виробничої санітарії. З метою запобігання шуму в робочих приміщеннях стаціонарні кондиціонери, вентиляційне обладнання рекомендується розміщувати за межами основного будинку архіву.
До допоміжних приміщень належать приміщення адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру.
7.2.1.5. Багатоповерхові архівні будівлі оснащуються вантажопідйомними та пасажирськими ліфтами.
7.2.1.6. Розміщення архівів у пристосованих будівлях і приміщеннях проводиться в установленому порядку після проведення відповідної експертизи цих будівель і приміщень, за підсумками якої складається акт.
Будівлі, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам, приймаються до експлуатації тільки після проведення ремонтно-профілактичних робіт і дезінфекції приміщень.
Забороняється розміщення архівів у старих дерев'яних будівлях і будівлях з пічним опаленням, з вологими основними та допоміжними приміщеннями, а також у будівлях, що не мають природної вентиляції повітря та надійної ізоляції.
7.2.1.7. Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших. Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будівель, зайнятих службами громадського харчування, харчовими й шкіряними складами та організаціями, що застосовують пожежонебезпечні технології.
