2.4.5. З метою кращої організації праці, раціонального використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися суміщення посад і розширення зон обслуговування, тобто виконання працівником протягом робочого дня крім обов'язків, установлених посадовою інструкцією, додаткової роботи за іншою посадою, що передбачена штатним розписом архіву. Суміщення посад або розширення зон обслуговування здійснюється за рахунок більш ефективного використання робочого часу, підвищення продуктивності праці і не повинно заважати виконанню працівниками їх основних обов'язків.
Суміщення посад або розширення зон обслуговування вводиться наказами директора.
2.4.6. Для розрахунку трудових і матеріальних ресурсів, необхідних для виконання завдань архіву, в ньому застосовується нормування основних видів робіт та операцій.
Норма часу - час, визначений для виконання певної роботи, тобто завдань, обов'язків чи операцій одним працівником.
Норма виробітку - це обсяг роботи (кількість одиниць продукції), що працівник повинен зробити за робочий день або годину.
За об'єктами застосування норми бувають операційними та укрупненими. Операційні норми регламентують одну робочу операцію (наприклад, нумерація аркушів, шифрування справ). Укрупнені норми розробляються для нециклічних видів роботи і охоплюють декілька (комплекс) взаємопов'язаних робіт або операцій, що передують одержанню кінцевого результату (наприклад, організація виставки, підготовка збірника документів). Укрупнені норми часу використовуються, як правило, у процесі розроблення плану-звіту архіву, операційні - під час індивідуального планування.
За порядком розроблення і затвердження норми бувають типовими та місцевими. Типові норми встановлюються на основні види робіт, що виконуються у державних архівах за стандартних організаційно-технічних умов праці. Типові норми затверджуються Держкомархівом України за погодженням з Центральним комітетом профспілки працівників державних установ України і є обов'язковими для застосування.
Місцеві норми можуть розроблятися в архіві на окремі види робіт і операцій, що не передбачені у типових нормах, або якщо умови праці в архіві суттєво відрізняються від стандартних умов. Місцеві норми розробляються на основі типових норм, класифікаційного переліку робіт, що виконуються в архіві, даних про затрати часу, отриманих шляхом хронометражу, фотографування та самофотографування робочого часу, відомостей облікових і звітних документів та результатів перевірянь виконання норм. Розроблені норми проходять апробацію і за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим трудовим колективом органом затверджуються директором архіву.
Періодично, у міру вдосконалення технології, появи нових видів робіт чи зміни умов їх виконання норми переглядаються, можуть доповнюватися і коректуватися.
2.4.7. Керівництво архіву забезпечує сприятливі умови і охорону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючих санітарних норм і правил з урахуванням раціонального використання робочих площ, характеру виконуваних робіт, розташування виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспортування документів виділяються робочі місця працівників, що оснащуються необхідним обладнанням, засобами індивідуального захисту, безпеки та оргтехніки, інструктивно-методичними документами, матеріалами, формами тощо. В архіві забезпечуються дотримання правил протипожежної безпеки і правил користування засобами технічного оснащення, обов'язковий інструктаж працівників з протипожежної безпеки, техніки безпеки та охорони праці. На основі галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку в архіві наказом директора встановлюється розпорядок робочого дня, що передбачає раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвідувачів. Керівництво архіву спільно з трудовим колективом і громадськими організаціями, що діють в ньому, дбають про впровадження естетики, створення і підтримання нормального психологічного клімату в колективі.
Адміністрація архіву і трудовий колектив в особі профспілкового чи іншого уповноваженого трудовим колективом органу з урахуванням галузевої угоди можуть укладати колективний договір, що містить взаємні зобов'язання регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, створення умов праці, забезпечення зайнятості, встановлення соціальних гарантій працівникам архіву тощо.
2.5. Виконання платних робіт та послуг
2.5.1. Архів для залучення додаткових коштів на утримання своїх споруд і приміщень, зміцнення матеріально-технічної та соціальної бази, розвитку довідкового апарату, ведення наукових досліджень у сфері архівної справи і діловодства може надавати за плату юридичним і фізичним особам послуги та виконувати роботи з профільної діяльності, що не заважають реалізації його основних завдань і функцій.
Перелік платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затверджується Кабінетом Міністрів України.
Порядок надання платних послуг державними архівними установами затверджується Держкомархівом України.
Для виконання платних робіт і послуг в архіві можуть створюватися спеціальні структурні підрозділи, тимчасові трудові колективи.
2.5.2. Для розгортання платних робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність:
- вивчає попит на такі роботи та послуги потенційних замовників і споживачів, у тому числі зарубіжних;
- обраховує економічну доцільність й ефективність надання таких робіт і послуг;
- використовує рекламне забезпечення виконуваних робіт та послуг (реклама у засобах масової інформації: газети, радіо, телебачення, мережа Інтернет; рекламна продукція на виставках; виступи в зацікавлених аудиторіях: наукові, культурні, навчальні заклади, конференції, зібрання громадських організацій тощо);
- веде пошук нових замовників і споживачів.
2.5.3. У разі виконання платних робіт і послуг стосунки архіву з юридичними і фізичними особами - замовниками та споживачами, у тому числі зарубіжними, можуть оформлятися договором. У договорі визначаються його предмет, зобов'язання сторін, строки і обсяги виконання робіт і послуг, порядок передання-приймання виконаних робіт, право власності на створені інформаційні продукти, форма та умови оплати, порядок вирішення спірних питань і припинення договору.
Архів обов'язково укладає договір із споживачем (користувачем) у разі комерційного використання одержаної ним в архіві первинної чи вторинної документної інформації. До укладання договору архів здійснює розрахунок очікуваних затрат і ефекту від його виконання.
2.5.4. Порядок ціноутворення на платні роботи і послуги затверджується Держкомархівом України. Архів визначає розмір плати за конкретні платні роботи чи послуги на підставі затверджених розрахунків цін. У необхідних випадках оплата вартості робіт та послуг здійснюється на договірних засадах за домовленістю із замовником (споживачем).
2.5.5. Архіву належить право власності на інформаційні продукти, створені працівниками архіву відповідно до планів роботи (збірники документів, довідники, включаючи бази і банки даних, каталоги, буклети, інформаційні довідки, фільми тощо). Ці твори також підпадають під дію законодавства про авторське право і суміжні права.
2.6. Відповідальність працівників архіву за порушення Основних правил роботи державних архівів
2.6.1. Працівників архіву за порушення під час виконання службових обов'язків вимог цих Правил може бути притягнуто до дисциплінарної відповідальності. Якщо таке порушення мало тяжкі наслідки, винні несуть адміністративну, цивільну або кримінальну відповідальність згідно із законом.
2.7. Кодекс етики архівістів
2.7.1. Працівники архіву у своїй діяльності керуються крім нормативно-правових актів також професійними етичними нормами, схваленими Міжнародною радою архівів у вигляді Кодексу етики архівістів (додаток 4).
Розділ 3
Організація документів Національного архівного фонду
3.1. Організація документів НАФ: основні поняття
Організація документів НАФ - це комплекс організаційно-правових, науково-методичних і технологічних рішень та заходів, спрямованих на визначення структури НАФ, профілю і мережі архівних установ, формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ з метою збереження їх цілісності та підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до них.
3.1.1. Організація документів здійснюється послідовно:
- на міжархівному рівні шляхом розподілу документальних комплексів у межах системи архівних установ;
- на архівному рівні шляхом формування цілісних документальних комплексів у межах архіву;
- на рівні комплексу шляхом формування справ та їх систематизації в межах документального комплексу;
- на рівні справи шляхом систематизації належних до неї документів та їх частин.
Організаційна упорядкованість забезпечується наданням документам та їх сукупностям облікових номерів.
3.1.2. Основою організації документів НАФ є їх наукова класифікація. Основними класифікаційними ознаками є:
- належність документів до документації одного утворювача;
- форма власності на документи;
- строки зберігання документів;
- ступінь цінності документів;
- належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць;
- історичні умови, час і місце створення документів;
- належність документів до певних галузей і сфер життєдіяльності суспільства;
- види носіїв інформації, способи і техніка закріплення інформації;
- категорії доступу до документів.
3.1.3. Основним принципом організації документів НАФ є збереження цілісності документальних комплексів, утворених в одному середовищі і об'єднаних зв'язком походження. Якщо такі комплекси належать державі, не дозволяється їх подрібнення шляхом розподілу між різними архівами або різними фондами (нефондовими комплексами) одного архіву. Якщо документальні комплекси, що об'єднані зв'язком походження, державі не належать, архіви повинні сприяти їх зосередженню в одному архіві чи приватному архівному зібранні та запобігати їх розпорошенню.
3.2. Організація документів НАФ у межах системи архівних установ
Організація документів у межах системи архівних установ визначає види архівів відповідно до їх правового статусу і профілю.
3.2.1. Організація документів за формою власності на них
Документи НАФ постійно зберігаються в архівних установах або архівних підрозділах, приватних архівних зібраннях. Порядок зміни місця постійного зберігання документів на підставі зміни форми власності на них визначається у п. 1.1.2 цих Правил. Документи НАФ, що належать юридичним і фізичним особам, можуть зберігатися в архівах на правах депозиту (див. п. 4.3.10).
3.2.2. Організація документів за строками зберігання
Документи НАФ, що належать державі, територіальним громадам, до передавання на постійне зберігання тимчасово зберігаються в архівних підрозділах своїх утворювачів у порядку, визначеному в п. 4.3.3 цих Правил.
3.2.3. Організація документів за ступенем їх цінності
3.2.3.1. На організацію документів на міжархівному рівні впливає ступінь інформаційної цінності документальних комплексів, що реалізується у віднесенні їх до комплексів загальнонаціонального та місцевого значення.
3.2.3.2. До комплексів загальнонаціонального значення належать документи, що нагромадилися за час діяльності:
- центральних органів державної влади і управління, а також юридичних осіб, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю територію України або значну її частину;
- провідних органів та установ української еміграції (еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій);
- окремих місцевих установ, якщо склад і зміст документів відображає історію усієї України або значної частини її території, а також у випадках, коли документна інформація може бути використана у загальнодержавному масштабі;
- видатних діячів Українського народу або інших народів.
3.2.3.3. До комплексів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, що діяли (діють) на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо їх не віднесено до документів загальнонаціонального значення.
3.2.3.4. Віднесення документальних комплексів до комплексів загальнонаціонального або місцевого значення здійснює Держкомархів України спільно із зацікавленими архівними та іншими установами.
3.2.3.5. Документальні комплекси загальнонаціонального значення зберігаються, як правило, в центральних державних архівах; галузевих державних архівах та архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв і бібліотек загальнодержавного рівня.
Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державному архіві в Автономній Республіці Крим, в державних архівах областей, міст Києва і Севастополя, а також в інших місцевих архівних установах.
3.2.3.6. Документальні комплекси загальнонаціонального значення, що перейшли у власність держави, територіальної громади на підставі добровільного волевиявлення їх власників, можуть зберігатися в місцевих архівних установах, якщо місце постійного зберігання документів є волевиявленням власника і обумовлено власником у відповідному правовому акті (договорі купівлі-продажу, дарування, заповіті).
3.2.3.7. Передавання документальних комплексів з одного архіву постійного зберігання документів системи Держкомархіву України до іншого здійснюється за рішенням Держкомархіву.
3.2.4. Організація документів за їх належністю до певних адміністративно-територіальних одиниць
3.2.4.1. Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць.
3.2.4.2. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, а також інших юридичних осіб, що діють (діяли) на території певної адміністративно-територіальної одиниці в її сучасних межах, зберігаються в тому архіві, який здійснює управління архівною справою і діловодством на цій території.
3.2.4.3. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб, діяльність яких поширюється (поширювалася) на декілька адміністративно-територіальних одиниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якого входить адміністративно-територіальна одиниця, де розміщено (було розміщено) центральний орган (головний офіс) цієї юридичної особи.
3.2.4.4. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади і управління, суду, прокуратури, органів місцевого самоврядування, що виконували свої функції на територіях ліквідованих адміністративно-територіальних одиниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якого входять населені пункти, що були центрами ліквідованих адміністративно-територіальних одиниць.
3.2.4.5. У разі зміни адміністративно-територіального поділу документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб на територіях, включених до нових адміністративно-територіальних одиниць, як правило, передаються до архіву, до зони комплектування якого входять новоутворені одиниці. Залишення їх на попередньому місці зберігання можливе, якщо це забезпечує кращі умови зберігання документів та використання їх інформації.
3.2.5. Організація документів за історичними умовами, часом і місцем створення
3.2.5.1. Документи НАФ за історичними умовами і місцем їх створення поділяються на три групи:
- документальні комплекси, що нагромадилися на території сучасної України;
- документальні комплекси українського походження, що нагромадилися за межами України і повернулися до України на законних підставах;
- документальні комплекси іноземного походження, що утворилися на теренах інших держав і надійшли до України на підставі дарування, заповіту чи з інших обставин.
Документальні комплекси, що входять до складу першої групи, поділяються на три підгрупи під умовними назвами: "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежності".
3.2.5.2. До документів "дорадянського періоду" належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах за час існування Київської Русі (X-XII ст.), Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської Русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини (XVII-XVIII ст.), Запорозької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 рр.), Української Держави (1918 р.), Західно-Української Народної Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.), входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця XIV до середини 40-х років XX ст., 1941-1944 рр.).
3.2.5.3. До документів "радянського періоду" належать документальні комплекси, що утворилися на територіях, що входять до складу сучасної України, в період входження цих територій до складу Української Радянської Соціалістичної Республіки.
Початкова дата цього періоду визначається для кожного регіону окремо і обумовлюється часом поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата - 24 серпня 1991 р.
3.2.5.4. До документів "періоду незалежності" належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після прийняття Акту проголошення незалежності України 24 серпня 1991 р.
3.2.5.5. Періодизація документальних комплексів офіційного походження, хронологічні межі яких охоплюють два або декілька періодів, здійснюється за датою створення фондоутворювачів.
Документальні комплекси особового походження належать до того періоду, на який припадає більш творчо (діяльно) насичена частина життя їх утворювачів.
3.2.5.6. Архіви постійного зберігання документів, що комплектуються, зберігають документальні комплекси усіх груп. Історичні архіви зберігають документальні комплекси "дорадянського періоду".
3.2.6. Організація документів за належністю до певних галузей і сфер життєдіяльності суспільства
Документальні комплекси загальнонаціонального значення розподіляються між центральними державними архівами за ознакою належності до певної галузі або сфери життєдіяльності суспільства. Ця ж ознака є основною для віднесення документів до профілю галузевих державних архівів.
3.2.7. Організація документів за видами носіїв інформації, способами і технікою закріплення інформації
Комплекси документів, виокремлені за ознакою виду носія, способів і техніки закріплення інформації, підлягають зберіганню в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних архівів.
3.2.8. Організація доку ментів за категоріями доступу до них
За категоріями доступу документи НАФ поділяються на документи з відкритим (необмеженим) доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.
3.3. Організація документів у межах архіву
3.3.1. Фондова система організації документів
3.3.1.1. У межах архіву документи організуються в архівні фонди. Архівний фонд є однією з основних класифікаційних одиниць НАФ. Деякі групи аудіовізуальних, електронних та науково-технічних документів організуються за нефондовою системою (див п. 3.3.2).
3.3.1.2. У процесі діяльності юридичної та фізичної особи накопичується сукупність утворених та зібраних нею документів, що складає документальний фонд цієї особи. Юридична чи фізична особа, за час діяльності якої нагромаджується документальний фонд, визначається як утворювач документального фонду.
Частина документального фонду, що за висновками відповідної експертизи має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає зберіганню, визначається як архівний документальний фонд.
Частина архівного документального фонду, що за висновками експертизи цінності підлягає внесенню до НАФ, в архіві відповідно до правил і принципів фондування (див. пп. 3.4.2-3.4.3), права власності (див. п. 3.3.3) та волевиявлення власників (див. п. 3.2.3.6) може організовуватися як:
- архівний фонд НАФ;
- автономна частина (підфонд) архівного фонду НАФ.
Під архівним фондом НАФ розуміється нагромаджена за час діяльності однієї чи декількох юридичних або фізичних осіб сукупність архівних документів, об'єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв'язку, що підлягають постійному зберіганню.
Юридична чи фізична особа, що є утворювачем документального фонду і відповідно архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом НАФ або включена до складу архівного фонду НАФ, називається фондоутворювачем.
3.3.1.3. Ознакою фондоутворювача - юридичної особи є його юридична і організаційна самостійність, що підтверджується наявністю:
- правового акту (закону, постанови, наказу, розпорядження, свідоцтва, статуту, положення або інших установчих документів) про утворення, реєстрацію, компетенцію, порядок діяльності, функції тощо;
- самостійного балансу (кошторису);
- розрахункового рахунку в банках;
- штатного розпису;
- печаток;
- атрибутів власного діловодства, а також документів, що підлягають постійному зберіганню.
Ознакою фондоутворювача - фізичної особи є наявність його архівного документального фонду та ступінь цінності утворених (зібраних) ним документів.
3.3.1.4. Архівні фонди, фондоутворювачами яких є юридичні особи, складають групу архівних фондів офіційного походження. Архівні фонди, фондоутворювачами яких є фізичні особи, складають групу архівних фондів особового походження.
Кожна з цих груп, у свою чергу, поділяється на: окремі архівні фонди установ або осіб; об'єднані архівні фонди та архівні колекції.
3.3.1.5. Архівний фонд офіційного походження, утворений одним фондоутворювачем, називається архівним фондом установи.
Архівний фонд особового походження, що складається з документів, утворених і зібраних одним фондоутворювачем, та долучених до них документів, пов'язаних з його життям, творчістю і вшануванням його пам'яті, називається особовим архівним фондом.
3.3.1.6. Архівний фонд офіційного чи особового походження, створений як сукупність архівних фондів декількох фондоутворювачів, між якими простежуються історичні або логічні зв'язки, однорідність функцій, підпорядкування, спільність об'єкту і часу діяльності, місцезнаходження, правонаступність тощо, а для фізичних осіб - родинні, професійні, творчі зв'язки, участь в одних подіях тощо - називається об'єднаним архівним фондом.
Різновидами об'єднаного архівного фонду особового походження є родинні і родові архівні фонди.
Частина об'єднаного архівного фонду, що має одного фондоутворювача, є підфондом у складі об'єднаного архівного фонду.
3.3.1.7. Сукупність окремих архівних документів різного походження (належних до різних архівних документальних фондів), об'єднаних за тематичною, хронологічною, авторською, номінальною, об'єктною, географічною чи іншою ознакою або їх поєднанням, називається архівною колекцією. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.
Утворювачем архівної колекції може бути як фізична, так і юридична особа. Архівні колекції, сформовані юридичними особами, належать до архівних фондів офіційного походження, а сформовані фізичними особами - до архівних фондів особового походження. Належність архівних зібрань до кожної з цих груп визначається складом їх документів.
3.3.2. Нефондова система організації документів
3.3.2.1. Аудіовізуальні та електронні документи, що утворюються в процесі документування діяльності фондоутворювача (кінозйомки урочистих подій, звукозаписи засідань колегіальних органів, конференцій, кіновідеофотодокументи і звукозаписи в фондах особового походження тощо), організуються складовою частиною архівних фондів відповідних фондоутворювачів, обліковуються в облікових документах архівного фонду і лише їх фізичне зберігання відокремлюється відповідно до вимог забезпечення збереженості.
3.3.2.2. Окремі групи наукової, технічної, проектної, конструкторської документації, а також аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом виробничої діяльності установ (кінофотостудій, студій звукозапису тощо), організуються в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних архівів за нефондовою системою.
Комплекси технічних документів проектної (конструкторської) організації можуть включатися до її архівного фонду окремою частиною.
3.3.2.3. В основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, відеоплівка).
3.3.2.4. В основу організації фотодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), форми організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носії інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері тощо).
Ознакою внутріжанрового класифікаційного розподілу є: для хронікальних фото - тематика (громадсько-політична, народногосподарська, наукова, культурна, спортивна тощо); для портретів і пейзажів - об'єкт і місце зйомки (індивідуальні, групові, студійні, позастудійні портрети; сільські, міські, індустріальні пейзажі тощо).
3.3.2.5. В основу організації фонодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанрова належність записаного матеріалу (хронікального, мемуарного характеру, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо); форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо); місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звука (механічна, фотооптична, магнітна); носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо).
3.3.2.6. В основу організації електронних документів покладаються такі класифікаційні ознаки: тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені, характер змісту та мета використання документної інформації.
3.3.2.7. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою. Організація цих документів може здійснюватися також за територіальною або тематичною ознакою.
3.3.3. Організація документів за правом власності на них і термінами зберігання
3.3.3.1. На рівні архіву дія принципу збереження цілісності архівного документального фонду обмежується правом власності на документи. Не дозволяється об'єднувати в одному архівному фонді НАФ документи, що належать різним власникам, навіть якщо такі документи є частиною одного архівного документального фонду.
3.3.3.2. Архівні документи, що зберігаються в архіві на правах депозиту, організовуються у тимчасові архівні фонди відповідно до того, як їх було фондовано власником (див. п. 6.9.1).
3.3.4. Організація документів за ступенем цінності
3.3.4.1. Архівні фонди за ступенем цінності поділяються на три категорії (див. п. 4.2.8). Категорія фонду є підставою для застосування диференційованого підходу під час фондування документів (утворення окремих або об'єднаних архівних фондів), їх організації в межах фонду, а також здійснення інших видів робіт з ними в архіві.
3.3.4.2. За ступенем цінності документи НАФ поділяються на цінні, особливо цінні і унікальні (див. п. 4.2.9). Особливо цінні та унікальні документи організуються на загальних засадах фондування чи віднесення до нефондових комплексів. На рівні опису, фонду, архіву та НАФ в цілому зазначені документи додатково організуються за окремою системою обліку (див. п. 6.6).
3.3.5. Організація документів за історичними умовами, часом і місцем їх створення
Документи, віднесені до класифікаційних груп за ознакою "історичні умови, час і місце створення" (див. п. 3.2.5), організуються в архіві на загальних засадах, але на рівні фонду, архіву і НАФ в цілому додатково виокремлюються за відповідною системою обліку (див. п. 6.4.3.2).
3.3.6. Організація документів за категоріями доступу
3.3.6.1. Документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу організуються на загальних засадах і підлягають окремому обліку у відповідних допоміжних облікових документах (див. п. 6.8.2).
3.3.6.2. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних засадах.
3.4. Фондування документів НАФ
3.4.1. Практичне здійснення організації документів НАФ за фондовою системою називається фондуванням.
Фондування полягає у визначенні або уточненні фондової належності документів; утворенні архівних фондів, наданні їм назв та визначенні їх меж.
Фондування документів здійснюється:
- у діловодстві юридичних осіб у процесі формування справ та відбору документів для передавання архівним підрозділам;
- в архівних підрозділах юридичних осіб на стадії підготовки документів для постійного зберігання;
- в архівах у випадку потреби науково-технічного опрацювання документів, перероблення описів, створення об'єднаних архівних фондів та архівних зібрань.
3.4.2. Визначення фондової належності документів та утворення архівних фондів
Визначення фондової належності документів полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної юридичної чи фізичної особи. Це здійснюється на основі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документів.
3.4.2.1. Вхідні документи належать до фонду тієї юридичної особи, яка їх отримала; їх фондова належність визначається за адресатом, реєстраційним штампом, резолюцією і помітами про виконання, змістом документів.
Копії вихідних документів (відпуски) належать до фонду юридичної особи - автора; їх фондова належність визначається на підставі підписів, діловодних поміт, змісту документів.
Внутрішні документи належать до фонду юридичної особи, яка їх склала; фондова належність визначається за назвою установи, підписами, змістом документів.
Справи, що велись послідовно двома юридичними особами, належать до фонду тієї особи, де вони були закінчені діловодством. У випадку ліквідації юридичної особи з наданням її функцій новоутвореній особі, закінчені діловодством справи належать до фонду попередника, а незакінчені справи, передані правонаступнику, - до фонду останнього.
3.4.2.2. Під час визначення фондової належності документів особового походження береться до уваги зміст документів, звернення в листах, підписи, почерк тощо.
Особові фонди започатковуються для осіб:
- життя і діяльність яких отримали високе суспільне визнання або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства;
- типових представників своєї соціальної групи, якщо склад їх документів є досить повним, або пересічних громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію.
3.4.2.3. У разі виявлення в архівному фонді помилково віднесених до нього документів, що належать до інших фондів, документи приєднуються до тих фондів, до яких вони повинні належати.
З фондів особового походження документи державних юридичних осіб можуть бути вилучені і приєднані до фондів цих осіб лише за умови, що зазначені фонди зберігаються в цьому ж архіві і ніяк не пов'язані з діяльністю фізичної особи, до фонду якого їх віднесено. Не підлягають вилученню документи громадських об'єднань, партій тощо з фондів осіб - керівників і членів цих організацій.
3.4.3. Утворення об'єднаних архівних фондів і архівних колекцій
3.4.3.1. Об'єднані архівні фонди можуть створюватися з документів:
- однорідних за функціями і цільовим призначенням однойменних юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;
- керівного органу і підпорядкованих йому юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;
- органів державної влади, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб;
- юридичних осіб, що пов'язані об'єктом діяльності;
- юридичних осіб, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам;
- двох або більше фізичних осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними.
Приклади:
1. Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова
2. Спілка письменників України та її Київська організація
3. Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки
4. Крушельницький М.П. та Петрова Є.О. (подружжя українських акторів)
5. Діячі українського театру та кіно
3.4.3.2. Не допускається створення об'єднаних архівних фондів офіційного походження з окремих фондів:
- органів законодавчої, виконавчої та судової влади, передбачених Конституцією України;
- цих органів та виборчих комісій по виборах до них;
- юридичних осіб, що належать різним власникам.
3.4.3.3. Утворення об'єднаних архівних фондів передбачає виконання таких робіт: перевіряння наявності документів, вибір одного номеру фонду, перешифрування описів, справ, складання відповідних облікових документів, розміщення документів в одному місці сховища та, у разі необхідності, пересистематизацію описів і справ.
3.4.3.4. Архівні колекції, що надходять до архіву від їх власників, залежно від ступеня цінності колекції та значення особи-утворювача організовуються або як окремий самостійний комплекс, або як структурна група архівного фонду їх утворювача. В обох випадках колекція може поповнюватися новими надходженнями документів. На архівні колекції поширюється дія принципу неподрібнення архівного фонду.
Склад архівних зібрань може змінюватися, розформування їх може здійснюватися як виняток лише за умови, що документи не увійшли до наукового обігу.
3.4.4. Назви архівних фондів
3.4.4.1. Назва архівного фонду офіційного походження складається з офіційної повної та скороченої (що записується в дужках) назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями (у хронологічній послідовності), його підпорядкування, місцезнаходження та крайніх дат існування під кожною з назв.
Назва вищого в порядку підпорядкування органу зазначається в назвах фондів юридичних осіб, що знаходяться у власності держави і фінансуються з державного бюджету. В назвах фондів недержавних юридичних осіб можуть зазначатися їх власники або засновники.
3.4.4.2. Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи (метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів тощо, що записуються в дужках), визначення сфери діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури та крайніх дат життя особи. В окремих випадках у назві фонду можуть зазначатися родинні стосунки особи, її посада та звання.
3.4.4.3. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із назви керівної юридичної особи і загальної назви підпорядкованих їй осіб.
3.4.4.4. В назві родинного чи родового фонду зазначається загальне прізвище всіх фондоутворювачів, їх належність до національної культури та загальна сфера діяльності; потім записується найменування кожного фондоутворювача на засадах, визначених для особового фонду.
В назвах об'єднаних архівних фондів особового походження, утворених на підставі будь-якого іншого зв'язку між фондоутворювачами, дається загальна назва, що ідентифікує цей зв'язок.
Приклади:
1. Свідки і жертви голодомору 1932-1933 рр. на Вінниччині
2. Видатні спортсмени Донецької області
3.4.4.5. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції і назва (найменування) утворювача, а також крайні дати життя утворювача (якщо утворювач - фізична особа) або крайні дати періоду формування колекції (якщо утворювач - юридична особа).
Приклад:
Народні пісні, зібрані Ячницьким Генадієм Львовичем (1871-1968).
В назві архівного зібрання відображається ознака, покладена в основу організації документів, період накопичення документів.
Приклад:
Твори усної народної творчості (1974-1976).
3.4.5. Відзначення меж архівних фондів
3.4.5.1. Архівні фонди перефондуванню не підлягають. Перефондування допускається як виняток у випадках виявлення грубих помилок фондування.
3.4.5.2. Межі архівного фонду охоплюють період його формування фондоутворювачем і, як правило, визначаються крайніми датами існування (життя) фондоутворювача. Межами фондів є:
- архівного фонду офіційного походження - офіційні дати утворення (реєстрації) і ліквідації фондоутворювача;
- особового архівного фонду - дата народження і смерті фондоутворювача;
- об'єднаного архівного фонду офіційного походження - дата утворення (реєстрації) фондоутворювача, створеного у часі першим, та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх утворювачів цього фонду;
- об'єднаного архівного фонду особового походження - дати народження фондоутворювача, що народився раніше всіх, та дати смерті фондоутворювача, що помер пізніше всіх утворювачів цього фонду;
- архівної колекції, сформованої фізичною особою - дати народження і смерті фондоутворювача;
- архівної колекції, сформованої юридичною особою (у тому числі архівного зібрання) - крайні дати періоду формування колекції.
3.4.5.3. Крайні дати документів архівного фонду офіційного походження можуть не співпадати з датами створення і ліквідації фондоутворювача через наявність у фонді документів попередників або документів, створених іншими особами і завершених розглядом фондоутворювачем, а також через неповноту складу документів.
Крайні дати документів фонду особового походження можуть не співпадати з датами життя особи (сім'ї, роду) в зв'язку з наявністю документів генеалогічного характеру, вшанування пам'яті, спогадів та ін.
3.4.5.4. Залежно від чинників, що визначають створення, статус, організацію і характер діяльності юридичної особи, документи цієї особи можуть бути приєднані до її фонду, вже сформованого раніше, фондовані окремим самостійним фондом або увійти під фондом до об'єднаного архівного фонду. Чинниками, що визначають хронологічні межі діяльності фондоутворювача як самостійної юридичної особи і слугують орієнтиром для визначення меж архівного фонду офіційного походження, є:
- зміна конституційних основ держави;
- зміна адміністративно-територіального поділу;
- зміна форми власності фондоутворювача;
- реорганізація фондоутворювача;
- ліквідація фондоутворювача.
3.4.5.5. Визначення меж архівних фондів у зв'язку із змінами конституційних основ держави
Документи органів влади і органів місцевого самоврядування Київської Русі, Галицько-Волинського та інших князівств, Гетьманщини, Запорозької Січі, Центральної Ради і Директорії, Української Народної Республіки, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України за весь період функціонування цих органів на українських землях складають єдині архівні фонди. Документи органів, створених на українських землях Російською імперією та іншими державами і використаних зазначеними державними утвореннями як апарат влади і управління, складають єдині архівні фонди.
Документи еміграційних урядів Української Народної Республіки, Західно-Української Народної Республіки та їх органів тощо складають нові архівні фонди.
Документи органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, створених на українських землях у період їх входження до складу інших держав, у тому числі СРСР, з моменту утворення до ліквідації цих органів складають єдині архівні фонди.
Документи органів, створених на українських землях однією державою (державним утворенням) і використаних іншою державою (державним утворенням) як апарат влади і управління на цій же території, з моменту утворення і до ліквідації цих органів складають єдині архівні фонди.
Документи вищих органів державної влади незалежної України, що діють відповідно до Конституції України - Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого Господарського суду України, - складають нові фонди. Початкові хронологічні межі цих фондів визначаються відповідно до моменту введення поста Президента України та моменту створення відповідних органів.
Документи міністерств, комітетів та інших органів виконавчої влади незалежної України, створених на базі ліквідованих міністерств та інших управлінських структур УРСР, складають нові фонди, навіть у випадках визнання їх правонаступності.
Документи міністерств, комітетів та інших управлінських структур, що діяли до і після проголошення незалежності України, складають різні архівні фонди. Розмежувальна дата між фондами встановлюється на підставі відповідних законодавчих актів.
Документи місцевих органів державної влади УРСР і документи місцевих органів влади незалежної України, що діяли або діють в межах певної адміністративно-територіальної одиниці, складають різні архівні фонди. Розмежувальні дати між ними встановлюються на підставі відповідних правових актів.
Документи місцевих рад народних депутатів УРСР та їх виконкомів складають об'єднані архівні фонди.
Документи місцевих державних адміністрацій, створених на підставі правових актів незалежної України, складають нові архівні фонди.
Документи органів місцевого самоврядування, створених на підставі законодавства України, складають нові архівні фонди.
Документи виборчих комісій по виборах органів державної влади та органів місцевого самоврядування, створених відповідно до законодавства України, організуються в окремі архівні фонди. Допускається створення об'єднаних архівних фондів із документів виборчих комісій за територіальною ознакою.
Документи Прокуратури УРСР та Прокуратури України складають різні архівні фонди. Документи інших прокуратур складають єдині архівні фонди.
У випадку зміни статусу суб'єкта держави, його органи державної влади до і після зміни статусу складають окремі архівні фонди. Наприклад, документи органів державної влади Кримської області і документи органів державної влади Автономної Республіки Крим складають різні архівні фонди.
Документи державних підприємств, фінансових, судових, наукових, медичних, навчальних та ін. установ і організацій, що діяли до і після змін конституційних основ держави без зміни форми власності із збереженням своїх основних функцій, продовжують архівні фонди, раніше прийняті від цих юридичних осіб.
Документи юридичної особи та громадських організацій (профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом.
Документи юридичної особи та громадських організацій, що існують при ній з моменту реєстрації цих громадських організацій відповідно до чинного законодавства, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного архівного фонду.
3.4.5.6. Визначення меж архівних фондів у зв'язку із змінами адміністративно-територіального поділу
Документи місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування, створених у зв'язку із введенням нового адміністративно-територіального поділу або змінами територіальних меж існуючих адміністративно-територіальних одиниць, складають нові архівні фонди.
У випадках збереження меж адміністративно-територіальної одиниці під час зміни меж більшого територіального утворення, до складу якого вона входила, а також зміни назви або статусу адміністративно-територіальної одиниці без суттєвої зміни її внутрішнього поділу, документи місцевих органів державної влади і органів місцевого самоврядування нових архівних фондів не утворюють.
Фондування документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування міста, селища, села, органів управління та установ спеціальних відомчих округів (військових, гірничих, водних, лісових, залізничних і т. п.) від змін адміністративно-територіального поділу не залежить.
Документи територіальних об'єднань громадських організацій (профспілкових, спортивних, наукових, культурно-освітніх та ін.) та органів їх управління до і після зміни адміністративно-територіального поділу фондуються різними архівними фондами, якщо ці зміни відбулися в період існування УРСР, і фондуються разом, якщо ці зміні відбулися після зміни державного устрою України.
Фондування промислових і сільськогосподарських підприємств, банківських, господарських, наукових, медичних, навчальних та інших установ і організацій від зміни адміністративно-територіального поділу не залежить.
3.4.5.7. Визначення меж архівних фондів у зв'язку зі зміною форми власності фондоутворювача
Документи державних юридичних осіб, що перейшли у приватну власність, складають з моменту їх акціонування або приватизації нові архівні фонди. Документи, що були створені до зміни форми власності і зберігаються в архівних підрозділах наступників, є державною власністю і підлягають внесенню до архівних фондів попередників. Під час наступних змін власників юридичних осіб без зміни форми власності та істотних змін їх функцій нові архівні фонди не утворюються.
Документи спільних підприємств і організацій змішаних форм власності, у статутному капіталі яких переважає частка державної власності, що були утворені на базі колишніх державних підприємств і організацій, складають з їх документами єдині архівні фонди. Документи спільних підприємств і організацій змішаних форм власності, у статутному капіталі яких частка державної власності не є переважною, утворюють нові архівні фонди.
3.4.5.8. Визначення меж архівних фондів у зв'язку з реорганізацією фондоутворювача
Розширення або звуження повноважень юридичної особи, що призводить до докорінної зміни її компетенції і функцій, є обов'язковою підставою для розмежування її документів на два архівні фонди.
Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви юридичної особи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставою для розмежування її документів на два архівні фонди.
Якщо на базі міністерства або іншої управлінської структури створюється юридична особа виробничого профілю діяльності, то їх документи організуються окремими архівними фондами.
Виділення з юридичної особи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для виокремлення архівних фондів новостворених осіб. Документи юридичної особи, що реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом.
Документи філіалів, дочірніх організацій, відділень з документами своїх основних організацій утворюють один фонд, якщо зберігаються в одному архіві.
3.4.5.9. Визначення меж архівних фондів у зв'язку з ліквідацією фондоутворювача
У разі ліквідації юридичної особи з наданням всіх або частини її функцій одній або декільком особам, документи кожної з них утворюють нові архівні фонди.
Документи юридичних осіб, що тимчасово припинили свою діяльність через ліквідацію, об'єднання, роз'єднання або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими ж функціями, складають єдині архівні фонди.
3.5. Організація документів у межах архівного фонду і нефондового комплексу
3.5.1. Основні класифікаційні одиниці архівного фонду і нефондового комплексу
3.5.1.1. Основними класифікаційними одиницями організації документів у межах архівного фонду чи нефондового комплексу є справа, одиниця обліку, одиниця зберігання. Зазначені одиниці є також одиницями виміру кількості документів, в яких здійснюється їх облік.
3.5.1.2. Найнижчою структурно неподільною одиницею архівного фонду чи нефондового комплексу є один документ чи його частина, що має самостійне значення, або цілісна сукупність документів з однорідними носіями інформації, що об'єднані зв'язком походження, призначення, належністю до однієї події, теми, питання, об'єкта, наукової праці чи твору літератури, мистецтва. Для документів з паперовими носіями такою одиницею є справа, для документів зі спеціальними носіями - одиниця обліку.
Справа може формуватися з одного документа, частини одного документа або сукупності документів, що об'єднані за однією або декількома спільними ознаками. Основними ознаками для формування справ є: авторська, кореспондентська, номінальна, предметна (тематична), хронологічна, географічна.
Одиниця обліку може містити один документ або сукупність документів:
- що належать до одного фільму, журналу, спецвипуску, сюжету тощо - для кінодокументів;
- із записом одного сюжету (для відеодокументів), однієї події, одного твору літератури і мистецтва тощо чи кількох сюжетів, подій, творів, що об'єднані за авторською, тематичною чи іншою ознакою - для відео- і фонодокументів;
- із зображенням одного чи декількох споріднених певних зв'язком об'єктів (осіб, предметів, явищ) - для фотодокументів;
