Конвенція про спрощення формальностей у торгівлі товарами

ЄВРОПЕЙСЬКЕ ЕКОНОМІЧНЕ СПІВТОВАРИСТВО (далі - "Співтовариство"),

І РЕСПУБЛІКА АВСТРІЯ, ФІНЛЯНДСЬКА РЕСПУБЛІКА, РЕСПУБЛІКА ІСЛАНДІЯ, КОРОЛІВСТВО НОРВЕГІЯ, КОРОЛІВСТВО ШВЕЦІЯ ТА ШВЕЙЦАРСЬКА КОНФЕДЕРАЦІЯ

(далі - "країни ЄАВТ")

БЕРУЧИ ДО УВАГИ Угоди про вільну торгівлю між Співтовариством і кожною з країн ЄАВТ;

БЕРУЧИ ДО УВАГИ Спільну декларацію про створення Європейського економічного простору, ухвалену міністрами країн ЄАВТ і держав-членів Співтовариства та Комісією Європейських Співтовариств у Люксембурзі 9 квітня 1984 року, зокрема щодо спрощення формальностей на кордонах і правил походження товарів;

БЕРУЧИ ДО УВАГИ те, що у рамках дій для посилення внутрішнього ринку, Співтовариство вирішило запровадити єдиний адміністративний документ для використання у такій торгівлі з 1 січня 1988 року;

ВВАЖАЮЧИ за доцільне також спростити формальності у торгівлі товарами між Співтовариством і країнами ЄАВТ, а також між самими країнами ЄАВТ, зокрема шляхом запровадження єдиного адміністративного документа;

БЕРУЧИ ДО УВАГИ, що жодне із положень цієї Конвенції не можна тлумачити як таке, що звільняє Договірні сторони від їхніх зобов’язань за іншими міжнародними угодами,

ВИРІШИЛИ УКЛАСТИ ТАКУ КОНВЕНЦІЮ:

1. Ця Конвенція встановлює інструменти для спрощення формальностей у торгівлі товарами між Договірними сторонами, зокрема шляхом запровадження єдиного адміністративного документа (далі - "єдиний документ"), який необхідно використовувати для будь-якої процедури імпорту чи експорту, а також для процедури спільного транзиту (далі - "транзит"), застосовного у торгівлі між Договірними сторонами незалежно від виду та походження товарів.

2. Для цілей цієї Конвенції "третя країна" означає будь-яку країну, яка не є Договірною стороною цієї Конвенції.

3. З дати набрання чинності приєднанням нової Договірної сторони відповідно до статті 11a всі покликання у цій Конвенції на країни ЄАВТ застосовують до такої країни mutatis mutandis і виключно для цілей цієї Конвенції.

Якщо товари є предметом торгівлі між Договірними сторонами, формальності, пов’язані із такою торгівлею, виконуютьcя із використанням єдиного документа на основі форми декларації, зразки якої наведені у додатку I до цієї Конвенції. Єдиний документ, залежно від обставин, використовується як декларація або документ експорту, транзиту або імпорту.

Договірна сторона, додатково до єдиного документа, може вимагати адміністративні документи лише якщо:

- це чітко вимагається для імплементації чинного законодавства у Договірній стороні, для якої використання єдиного документа було б недостатнім;

- це вимагається умовами міжнародних угод, стороною яких вона є,

- це вимагається від операторів для того, щоб вони могли, за їхнім запитом, скористатися певними перевагами або особливими спрощеннями.

1. Ніщо у цій Конвенції не перешкоджає Договірним сторонам застосовувати спрощені процедури, незалежно від того, чи ґрунтуються вони на використанні комп’ютерів, задля ще більшого спрощення для операторів.

2. Спрощені процедури можуть, зокрема, полягати у дозволі операторам не пред’являти митниці відповідні товари чи декларацію на них або у дозволі їм заповнювати неповну декларацію. У таких випадках декларацію, яка, за згодою компетентних органів, може бути загальною періодичною декларацією, необхідно в подальшому подавати з дотриманням строків, встановлених такими органами.

У випадках, зазначених у параграфі 1, операторів може бути авторизовано використовувати комерційні документи замість єдиного документа.

Якщо використовується єдиний документ, відповідні особи можуть за авторизацією, наданою компетентними органами, долучати до нього комерційні специфікації із описом товарів, замість додаткових аркушів єдиного документа, для цілей виконання формальностей для будь-якої процедури експорту чи імпорту.

3. Ніщо у цій Конвенції не перешкоджає Договірним сторонам:

- звільняти від подання єдиного документа поштові відправлення (листи або посилки);

- звільняти від вимоги подання письмових декларацій;

- укладати між собою угоди та домовленості задля ще більшого спрощення формальностей щодо усього обсягу чи частини торгівлі між ними;

- дозволяти використовувати відвантажувальні специфікації для виконання транзитних формальностей у разі відправлень, що складаються із декількох видів товарів, замість додаткових аркушів єдиного документа;

- дозволяти складати декларації, у разі необхідності, на звичайному папері, за допомогою публічних або приватних комп’ютерів відповідно до умов, встановлених компетентними органами;

- надавати компетентним органам право вимагати внесення даних, необхідних для виконання відповідних формальностей, до їхніх комп’ютеризованих систем обробки декларацій, у відповідних випадках, без вимоги подання письмової декларації;

- надавати компетентним органам право вимагати, у разі використання комп’ютеризованої системи обробки декларацій, щоб експортна, транзитна чи імпортна декларація складалася із єдиного документа, оформленого цією системою, або шляхом введення даних до комп’ютера, якщо такий документ не оформлюють;

- застосовувати будь-які спрощення, ухвалені рішенням Спільного комітету, як зазначено у статті 11(3).

1. Положення про виконання, на підставі єдиного документа, формальностей, необхідних для експорту, транзиту та імпорту товарів, встановлені у додатку II до цієї Конвенції.

2. Спільні коди, передбачені для використання у формах, встановлених у додатку I, наведені у додатку III до цієї Конвенції.

1. Декларація повинна бути заповнена однією з офіційних мов Договірних сторін, яка є прийнятною для компетентних органів країни, в якій виконують формальності для експорту чи транзиту. У разі необхідності, митний орган країни призначення чи транзиту може вимагати, щоб декларант або його представник у такій країні надав переклад зазначеної декларації офіційною мовою або однією з офіційних мов такої країни.

2. Як відступ від параграфа 1, декларацію заповнюють однією з офіційних мов країни імпорту в усіх випадках, коли декларацію у такій країні складають на основі примірників декларації, відмінних від тих, що були надані митним органам країни експорту чи відправлення.

1. Декларант або його представник може для кожного етапу операції, пов’язаної із торгівлею товарами між Договірними сторонами, використовувати примірники декларації, необхідні для виконання формальностей, що стосуються лише цього етапу, до яких, за необхідності, можуть бути долучені примірники, необхідні для виконання формальностей, що стосуються якогось із подальших етапів такої операції.

2. Використання положень параграфа 1 не обумовлюються виконанням жодних особливих умов, встановлених компетентними органами.

Однак, без обмеження конкретних положень, що стосуються згрупованих переміщень товарів, компетентні органи можуть встановити, що такі формальності, пов’язані з експортними та транзитними операціями, повинні виконуватися на тій самій формі із використанням примірників, що відповідають цим формальностям.

У випадках, зазначених у статті 7, компетентні органи повинні, наскільки це можливо, переконатися, що відомості, надані на різних примірниках декларації, складених на різних етапах відповідної операції, узгоджуються між собою.

1. Для забезпечення безперешкодної торгівлі між Договірними сторонами та полегшення виявлення будь-яких невідповідностей чи порушень, митні органи відповідних країн повинні, за запитом, або коли вони вважають, що це було б в інтересах іншої Договірної сторони, за власною ініціативою надавати один одному всю наявну інформацію (у тому числі адміністративні протоколи та висновки), що становить інтерес для належної імплементації цієї Конвенції.

2. Якщо запитувана країна вважає, що надання допомоги може завдати шкоди її безпеці, громадському порядку (ordre public) чи іншим істотним інтересам або призведе до порушення промислової, комерційної або професійної таємниці, вона може утриматися або повністю чи частково відмовитися від надання допомоги.

3. У разі утримання або відмови у наданні допомоги необхідно невідкладно повідомити країні, яка направила запит, про таке рішення та його підстави.

4. Якщо митний орган країни звертається із запитом про допомогу, яку він не зміг би надати за запитом, він зазначає цей факт у своєму запиті. Задоволення такого запиту здійснюється на розсуд митного органу, який отримав такий запит.

5. Інформація, отримана відповідно до параграфа 1, використовується виключно для цілей цієї Конвенції, а країна, що її отримує, забезпечує їй такий самий захист, який надається інформації подібного характеру відповідно до національного законодавства такої країни. Така інформація може використовуватися для інших цілей тільки за наявності письмової згоди митного органу, який її надав, і з урахуванням будь-яких обмежень, встановлених таким органом.

1. Цим створюється Спільний комітет, в якому представлена кожна Договірна сторона цієї Конвенції.

2. Спільний комітет діє за взаємною згодою.

3. Спільний комітет збирається за необхідністю, але не рідше одного разу на рік. Будь-яка Договірна сторона може вимагати проведення засідання.

4. Спільний комітет ухвалює власний регламент, який містить, між іншим, положення про скликання засідань і призначення голови та строк його повноважень.

5. Спільний комітет може ухвалювати рішення про створення будь-якого Підкомітету або Робочої групи, що можуть допомагати йому у виконанні його обов’язків.

1. Спільний комітет відповідає за адміністрування цієї Конвенції та забезпечення її належного імплементування. Для цих цілей Договірні сторони регулярно інформують зазначений Комітет про досвід, отриманий під час застосування Конвенції, а Спільний комітет виробляє рекомендації та, у випадках, передбачених у параграфі 3, ухвалює рішення.

2. Зокрема, Спільний комітет рекомендує:

(a) зміни до цієї Конвенції;

(b) будь-які інші заходи, необхідні для її застосування.

3. Спільний комітет ухвалює своїм рішенням зміни до додатків до цієї Конвенції, спрощення, зазначені в останньому абзаці статті 4(3), і запрошення третім країнам, у розумінні статті 1(2), приєднатися до цієї Конвенції відповідно до статті 11a. Договірні сторони впроваджують такі рішення, окрім запрошень третім країнам, відповідно до свого власного законодавства.

4. Якщо представник Договірної сторони в Спільному комітеті погодився з рішенням із застереженням щодо виконання конституційних вимог, таке рішення набирає чинності, якщо у ньому не зазначено дату, в перший день другого місяця після повідомлення про зняття такого застереження.

5. Рішення Спільного комітету, зазначені в параграфі 3, про запрошення третьої країни приєднатися до цієї Конвенції, надсилаються Генеральному секретаріату Ради Європейських Співтовариств, який передає рішення відповідній третій країні разом із текстом Конвенції, чинним на дату такого рішення.

6. Із дати, зазначеної в параграфі 5, відповідна третя країна може бути представлена спостерігачами у Спільному комітеті, підкомітетах і робочих групах.

1. Будь-яка третя країна може стати Договірною стороною цієї Конвенції, якщо вона запрошена депозитарієм Конвенції за рішенням Спільного комітету.

2. Третя країна, запрошена стати Договірною стороною цієї Конвенції, стає Договірною стороною шляхом подання офіційного документа про приєднання до Генерального секретаріату Ради Європейських Співтовариств. Зазначений офіційний документ доповнюється перекладом Конвенції офіційною мовою (мовами) країни, що приєднується.

3. Приєднання набирає чинності в перший день другого місяця після подання офіційного документа про приєднання.

4. Депозитарій повідомляє всі Договірні сторони про дату подання офіційного документа про приєднання та дату, з якої приєднання набере чинності.

5. Рекомендації та рішення Спільного комітету, зазначені у статті 11 (2) і(3), ухвалені між датою, зазначеною у параграфі 1 цієї статті, і датою набрання чинності приєднанням, також повинні бути направлені запрошеній третій країні через Генеральний секретаріат Ради Європейських Співтовариств.

Декларація про прийняття таких актів повинна бути включена до офіційного документа про приєднання або до окремого офіційного документа, що подається до Генерального секретаріату Ради Європейських Співтовариств протягом шести місяців після повідомлення. Якщо декларація не була подана протягом цього строку, приєднання вважається недійсним.

Кожна Договірна сторона вживає належних заходів для забезпечення дієвого та гармонійного застосування положень цієї Конвенції, беручи до уваги необхідність максимально скоротити формальності, встановлені для торгівлі, та необхідність досягати взаємно задовільного вирішення будь-яких труднощів, що виникають під час реалізації цих положень.

Договірні сторони повинні інформувати одна одну про положення, які вони ухвалюють для імплементації цієї Конвенції.

Додатки до цієї Конвенції становлять її невід’ємну частину.

1. Ця Конвенція застосовується, з одного боку, до територій, на які поширюється дія Договору про заснування Європейського економічного співтовариства, на встановлених у згаданому Договорі умовах, та, з іншого боку, - до територій країн ЄАВТ.

2. Ця Конвенція також застосовується до Князівства Ліхтенштейн, до тих пір, поки згадане Князівство залишається пов’язаним із Швейцарською Конфедерацією договором про митний союз.

Будь-яка Договірна сторона може вийти із цієї Конвенції за умови, що вона за дванадцять місяців до виходу направить письмове повідомлення депозитарію, зазначеному устатті 17, який повідомляє про це всі інші Договірні сторони.

1. Ця Конвенція набирає чинності 1 січня 1988 року за умови, що до 1 листопада 1987 року Договірні сторони здадуть на зберігання свої офіційні документи про приєднання Генеральному секретаріату Ради Європейських Співтовариств, який діє як депозитарій.

2. Якщо ця Конвенція не набере чинності 1 січня 1988 року, вона набирає чинності в перший день другого місяця після здачі на зберігання останнього офіційного документа про приєднання.

3. Депозитарій повідомляє Договірні сторони про дату здачі на зберігання офіційного документа про приєднання кожної Договірної сторони та про дату набрання чинності Конвенцією.

Ця Конвенція, складена в одному оригінальному примірнику англійською, нідерландською, грецькою, данською, ісландською, іспанською, італійською, німецькою, норвезькою, португальською, фінською, французькою та шведською мовами, при цьому всі тексти є рівноавтентичними, здається на зберігання до архівів Генерального секретаріату Ради Європейських Співтовариств, який надсилає її засвідчену копію кожній Договірній стороні.

Цей додаток містить у:

- доповненні 1: зразок форми єдиного документа, зазначеної упараграфі 1(a)статті 1 додатка II,

- доповненні 2: зразок форми єдиного документа, зазначеної у параграфі 1(b) статті 1 додатка II,

-доповненні 3: зразок форми додаткового аркуша, зазначеної у параграфі 2(a) статті 1 додатка II, і

- доповненні 4: зразок форми додаткового аркуша, зазначеної у параграфі 2(b) статті 1 додатка II.

ЗРАЗОК ФОРМИ ЄДИНОГО ДОКУМЕНТА, ЗАЗНАЧЕНОЇ У ПАРАГРАФІ 1(a) СТАТТІ 1 ДОДАТКА II

ЗРАЗОК ФОРМИ ЄДИНОГО ДОКУМЕНТА, ЗАЗНАЧЕНОЇ У ПАРАГРАФІ 1(b) СТАТТІ 1 ДОДАТКА II

ЗРАЗОК ФОРМИ ДОДАТКОВОГО АРКУША, ЗАЗНАЧЕНОЇ У ПАРАГРАФІ 2(a) СТАТТІ 1 ДОДАТКА II

ЗРАЗОК ФОРМИ ДОДАТКОВОГО АРКУША, ЗАЗНАЧЕНОЇ У ПАРАГРАФІ 2(b) СТАТТІ 1 ДОДАТКА II

1. Без обмеження можливості роздільного використання, передбаченого у доповненні 3 до цього додатка, форми єдиного документа складаються із восьми примірників:

(a) або як набір із восьми послідовних аркушів, відповідно до зразка, що міститься у доповненні 1 до додатка I;

(b) або, зокрема у разі складання засобами комп’ютеризованої системи обробки декларацій, як два набори із чотирьох послідовних аркушів, відповідно до зразка, що міститься у доповненні 2 до додатка I.

2. Єдиний документ може, за необхідності, бути доповнений додатковими аркушами:

(a) або як набір із восьми послідовних аркушів, відповідно до зразка, що міститься у доповненні 3 до додатка I;

(b) або як два набори із чотирьох послідовних аркушів, відповідно до зразка, що міститься удоповнення 4 до додатка I.

3. Як відступ від параграфа 2, Договірні сторони повинні мати можливість не використовувати форми додаткових аркушів у разі використання комп’ютеризованої системи обробки декларацій для складання таких декларацій.

4. Користувачі повинні мати можливість друкувати форми, що містять лише ті примірники зразків із додатку I, які вони потребують для заповнення своїх декларацій.

5. У верхньому лівому кутку форми Договірні сторони можуть надрукувати позначення, яке позначає відповідну Договірну сторону. Якщо такі документи надають у іншій Договірній стороні, таке позначення не повинно перешкоджати прийняттю декларації.

1. Форми повинні бути надруковані на самокопіювальному папері, придатному для писання, щільністю не менше 40 грамів на квадратний метр. Папір повинен бути достатньо непрозорим, щоб інформація на одному боці не впливала на розбірливість інформації на іншому боці, а його міцність повинна бути такою, щоб при звичайному використанні він легко не рвався і не зминався. Папір повинен бути білим для всіх примірників. Однак, у примірниках, які використовують для транзиту (1, 4 і 5), графи 1 (окрім середнього підрозділу), 2, 3, 4, 5, 6, 8, 15, 17, 18, 19, 21, 25, 27, 31, 32, 33 (перший підрозділ зліва), 35, 38, 40, 44, 50, 51, 52, 53, 55 і 56 мають зелений фон. Форми повинні бути надруковані зеленим чорнилом.

1a. Кольорове маркування різних примірників форм здійснюють у такий спосіб:

(a) на формах, що відповідають зразкам, наведеним у доповненнях 1і 3 додатка I:

- примірники 1, 2 3 і 5 повинні мати з правого краю суцільне поле червоного, зеленого, жовтого і синього кольору відповідно;

- примірники 4, 6 7 і 8 повинні мати з правого краю пунктирне поле синього, червоного, зеленого і жовтого кольору відповідно.

(b) на формах, що відповідають зразкам, відображеним у доповненнях 2і 4 додатка I, примірники 1/6, 2/7, 3/8 і 4/5 повинні мати з правого краю суцільне поле і, справа від нього, пунктирне поле червоного, зеленого, жовтого і синього кольору відповідно.

Ширина цих полів повинна становити приблизно 3 міліметри. Пунктирне поле складається із серії квадратів зі стороною 3 міліметри, розділених пробілами у 3 міліметри.

2. Примірники, до яких шляхом самокопіювання повинні бути внесені відомості, що містяться у формах, зазначені у доповненні 1. Примірники, до яких шляхом самокопіювання повинні бути внесені відомості, що містяться у додаткових аркушах, зазначені у доповненні 2.

3. Формат форм має становити 210 на 297 міліметрів із максимальним допустимим відхиленням 5 міліметрів у меншу сторону та 8 міліметрів у більшу сторону по довжині.

4. Договірні сторони можуть вимагати зазначення на формах найменування та адреси друкарні або знаку, що дозволяє ідентифікувати друкарню.

1. Форми заповнюються відповідно до пояснення у доповненні 3.

2. Якщо формальності виконуються із використанням публічних або приватних комп’ютерних систем, компетентні органи дозволяють особам, за їх запитом, замінювати власноручний підпис відповідним технічним засобом, який може, якщо застосовно, бути основаним на використанні кодів, і який має такі ж юридичні наслідки, як і власноручний підпис. Така можливість надається лише у разі дотримання технічних та адміністративних умов, встановлених компетентними органами.

3. Якщо формальності виконують із використанням публічних або приватних комп’ютерів, які також здійснюють друк декларацій, компетентні органи можуть передбачити пряме засвідчення такими системами декларацій, оформлених таким чином, замість ручного або механічного відбитка печатки митного органу та підпису уповноваженої посадової особи.

Положення для використання єдиного документа встановлені у доповненні 3.

1. Якщо набір єдиного документа послідовно використовують для виконання експортних, транзитних та/або імпортних формальностей, кожна особа, яка бере участь в операції, несе відповідальність лише за відомості, що стосуються процедури, яку вона заявила як декларант, принципал або представник декларанта чи принципала.

2. Для цілей застосування параграфа 1, якщо відповідна особа використовує єдиний документ, складений на попередньому етапі відповідної торговельної операції, вона зобов’язана перед поданням своєї декларації перевірити точність відомостей, зазначених у графах, за які вона несе відповідальність, а також їхню застосовність до відповідних товарів і заявленої процедури, а також, за потреби, доповнити їх.

3. У випадках, зазначених у параграфі 2, відповідна особа зобов’язана негайно повідомити митну службу про будь-яку виявлену розбіжність між відповідними товарами та внесеними відомостями.

1. Для експорту товарів з території Договірної сторони вимагаються примірники 1, 2 і 3, що відповідають зразкам у доповненні 1 до додатка I, або примірники 1/6, 2/7 і 3/8, що відповідають зразкам у доповненні 2до додатка I.

2. Для транзиту вимагаються примірники 1, 4 і 5, що відповідають зразкам у доповненні 1 до додатка I, або примірники 1/6 і 4/5 (двічі), що відповідають зразкам у доповненні 2до додатка I.

3. Для імпорту товарів на територію Договірної сторони вимагаються примірники 6, 7 і 8, що відповідають зразкам у доповненні 1до додатка I, або примірники 1/6, 2/7 і 3/8, що відповідають зразкам у доповненні 2 до додатка I.

1. Декларації повинні супроводжуватися, у межах, встановлених у статті 3 Конвенції, документами, необхідними для поміщення відповідних товарів під заявлену процедуру.

2. Подання до митниці декларації, підписаної декларантом або його представником, повинно означати, що відповідна особа декларує відповідні товари для поміщення під заявлену процедуру та, без обмеження можливого застосування штрафних санкцій, повинно бути еквівалентним взяттю на себе відповідальності відповідно до дійсних у Договірних сторонах положень за:

- точність інформації, зазначеної в декларації,

- справжність долучених документів, і

- виконання усіх зобов’язань, пов’язаних з поміщенням відповідних товарів під зазначену процедуру.

У разі, якщо необхідні додаткові примірники єдиного документа чи декларації, відповідні особи можуть за потреби для таких цілей використовувати додаткові аркуші чи фотокопії такого документа або декларації. Компетентні органи повинні приймати їх як оригінальні документи за умови, що такі органи вважають їх достатньо якісними та розбірливими.

A. Загальний опис

Існують різні можливі способи використання форм, і вони можуть бути згруповані під такими двома заголовками:

- повне використання системи, або

- роздільне використання.

1. Повне використання

Відноситься до випадків, коли під час виконання експортних формальностей відповідна особа використовує форму, що містить примірники, необхідні для виконання формальностей, пов’язаних із експортом і транзитом, а також тих, які повинні бути виконані у країні призначення.

Форма, яку використовують для цих цілей, містить вісім примірників:

- примірник 1, призначений для зберігання органами країни експорту (для експортних і транзитних формальностей),

- примірник 2, призначений для використання для цілей статистики країною експорту,

- примірник 3, призначений для повернення експортеру після скріплення печаткою митних органів,

- примірник 4, призначений для зберігання митницею призначення під час транзитної операції,

- примірник 5, який є копією для повернення для цілей транзиту,

- примірник 6, призначений для зберігання органами країни призначення (для імпортних формальностей),

- примірник 7, призначений для використання для цілей статистики країною призначення (для імпортних формальностей),

- примірник 8, призначений для повернення вантажоодержувачу після скріплення печаткою митних органів.

(Примірники 2 і 7 можуть бути використані для інших адміністративних цілей відповідно до вимог Договірних сторін).

Таким чином, форма складається із набору із восьми примірників, із яких перші три пов’язані із формальностями, які повинні бути виконані у країні експорту, а наступні п’ять відносяться до формальностей, які повинні бути виконані у країні призначення.

Кожен набір із восьми примірників розроблений таким чином, що, якщо графи повинні містити ідентичну інформацію у залучених до операції країнах, така інформація може бути внесена експортером або принципалом безпосередньо до примірника 1 і потім з’явиться на всіх примірниках завдяки хімічній обробці паперу. Однак, якщо з будь-якої причини (наприклад, захист комерційної таємниці, різний зміст інформації для країни експорту та країни призначення) інформація не повинна бути передана з однієї країни до іншої, гідрофілізація самокопіювального паперу обмежує відтворення примірників, призначених для країни експорту.

Якщо повинна використовуватися та сама графа, але із іншим змістом у країні призначення, то для відтворення цих додаткових відомостей на примірниках 6-8 необхідно використовувати копіювальний папір.

Однак, зокрема у випадках застосування комп’ютеризованої обробки декларацій, можливе використання не вищезазначеного набору із 8 примірників, а двох наборів із чотирьох примірників, у яких кожен із примірників може мати подвійну функцію: 1/6, 2/7, 3/8, 4/5; перший набір у такому разі відповідатиме у тому, що стосується внесених до нього даних, вищезазначеним примірникам 1 - 4, а другий - примірникам 5 - 8. У такому разі, у кожному наборі із чотирьох примірників, номери примірників, які використовуються, у кожному із наборів, відображаються шляхом викреслювання з полів форми номерів примірників, які не використовують.

Кожен набір із визначених таким чином чотирьох примірників розроблений так, щоб інформація, яка повинна бути відтворена на різних примірниках, була відтворена методом хімічної обробки паперу.

2. Роздільне використання

Відноситься до випадків, коли відповідна особа не бажає використовувати повний набір, визначений у параграфі 1 вище. У такому разі вона може використовувати для кожного із етапів (експорту, транзиту чи імпорту) операції, пов’язаної із торгівлею товарами між Договірними сторонами, ті примірники декларації, які необхідні для виконання формальностей, що стосуються лише цього етапу. Додатково вона може долучити до цих примірників, за своїм бажанням, примірники, необхідні для виконання формальностей, що стосуються одного із наступних етапів операції.

Таким чином, у разі роздільного використання можливі різні комбінації, при цьому номери перелічених примірників є такими ж, як зазначено у параграфі 1 вище.

Як приклад, можливі такі комбінації:

- лише експорт: примірники 1, 2 і 3,

- експорт + транзит: примірники 1, 2, 3, 4 і 5,

- експорт + імпорт: примірники 1, 2, 3, 6, 7 і 8,

- лише транзит: примірники 1, 4 і 5,

- транзит + імпорт: примірники 1, 4, 5, 6, 7 і 8,

- лише імпорт: примірники 6, 7 і 8,

Крім того, у деяких ситуаціях у місці призначення необхідно надавати підтвердження статусу товарів Співтовариства щодо відповідних товарів, хоча процедура транзиту не була застосована. У таких випадках необхідно використовувати примірник, призначений для таких цілей (примірник № 4), окремо або разом із одним із вищеописаних наборів. Якщо за правилами Співтовариства документ, що підтверджує статус товарів Співтовариства, повинен бути оформлений у трьох примірниках, необхідно виготовити додаткові примірники або фотокопії примірника № 4.

B. Необхідні відомості

Зазначені форми містять усі відомості, які можуть вимагатися Договірними сторонами. Заповнення деяких граф є обов’язковим, тоді як інші графи повинні бути заповнені лише якщо це вимагається країною, в якій виконують формальності. У зв’язку із цим потрібно уважно дотримуватися вимог секції цього пояснення, присвяченої використанню різних граф.

У будь-якому разі, без обмеження застосування спрощених процедур, відповідні максимальні переліки граф, які можуть заповнюватися на кожному з етапів торговельної операції між Договірними сторонами, у тому числі граф, заповнення яких вимагається лише у випадку застосування спеціального законодавства, такі:

- експортні формальності: графи 1 (перший і другий підрозділи), 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 15, 15a, 15b, 16, 17, 17a, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34a, 34b, 35, 37, 38, 39, 40, 41, 44, 46, 47, 48, 49, 50 і 54,

- транзитні формальності: графи 1 (третій підрозділ), 2, 3, 4, 5, 6, 8, 15, 17, 18, 19, 21, 25, 27, 31, 32, 33 (перший підрозділ), 35, 38, 40, 44, 50, 51, 52, 53, 55 і 56 (графи із зеленим фоном),

- імпортні формальності: графи 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 15a, 16, 17, 17a, 17b, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34a, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 54,

- підтвердження статусу товарів Співтовариства (T2L): графи 1 (крім другого підрозділу), 2, 3, 4, 5, 14, 31, 32, 33, 35, 38, 40, 44, 54.

C. Інструкції до використання форми

У всіх випадках, коли використаний вид набору містить принаймні один примірник, що може використовуватися у країні, відмінній від тієї, у якій він був заповнений вперше, форми необхідно заповнювати за допомогою друкарської машинки або механічно-графічної чи подібної технології. Щоб полегшити заповнювання за допомогою друкарської машинки, форму необхідно вставляти в машинку в такий спосіб, щоб перша літера відомостей, що повинні бути внесені до графи 2, розміщувалась у позиційній графі у верхньому лівому куті.

Якщо всі примірники використаного набору призначені для використання в одній країні, і за умови, що така можливість передбачена такою країною, відомості можуть також заповнюватися розбірливо вручну чорнилом друкованими літерами. Те саме стосується відомостей, які повинні бути внесені до примірників, які використовують для цілей застосування транзиту.

Форма не повинна містити підчисток або виправлень. Будь-які зміни вносяться шляхом викреслення неправильних відомостей та, якщо необхідно, додавання потрібних даних. Будь-які внесені таким чином зміни підписуються особою, яка їх внесла, та прямо засвідчуються компетентними органами. Останні можуть, якщо необхідно, вимагати подання нової декларації.

Крім того, форми можна заповнювати за допомогою процедури автоматичного відтворення замість будь-яких згаданих вище процедур. Вони також можуть бути виготовлені та заповнені цим способом за умови суворого дотримання положень, що стосуються зразків, паперу, розміру, використаної мови, розбірливості, заборони підчисток, виправлень і змін.

За потреби, заповнюють лише пронумеровані графи. Інші графи, відмічені великою літерою, призначені виключно для внутрішнього використання адміністрацією.

Примірники, призначені для зберігання у митниці експорту та/або відправлення, повинні містити оригінал підпису відповідних осіб. Підпис принципала або, де це застосовно, його уповноваженого представника покладає на нього відповідальність за всі відомості, що стосуються транзитної операції, оскільки вони випливають із імплементації відповідних положень, у тому числі описаних у секції B вище.