Деякі питання документування управлінської діяльності

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 - для складових тексту документа, реквізиту "Додаток" та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 - для складових частин реквізитів "Адресат" та "Гриф затвердження";

1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті "Підпис" розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту "Підпис";

100 міліметрів - для реквізита "Гриф затвердження";

90 міліметрів - для реквізиту "Адресат";

10 міліметрів для абзаців у тексті;

0 міліметрів:

для слів: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ’ЯЗУЮ";

для реквізитів: "Дата документа", "Короткий зміст документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", слово "Додаток", реквізити "Додаток" та слово "Підстава" запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті "Підпис", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом" та для першого реквізита "Гриф затвердження", якщо їх в документі два.";

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит "Підпис" повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

11. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Для проектів актів та обов’язкових додатків до них, що розробляються органами виконавчої влади, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України поряд із QR-кодом розміщуються його реквізити, наприклад:

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

4. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

5. Розцінки на виконання робіт.

6. Статути (положення) установ.

7. Структура установи.

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

13. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

14. Протоколи (погодження планів поставок).

15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

16. Специфікації (виробів, продукції тощо).

17. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

18. Статути установ.

19. Титульні списки.

20. Трудові книжки.

21. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

1. Вид документа.

2. Дата та час надходження документа в установу.

3. Дата реєстрації документа.

4. Реєстраційний індекс документа.

5. Кореспондент.

6. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.

7. Короткий зміст.

8. Відповідальний підрозділ установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

9. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

10. Відмітка про виконання документа.

11. Справа №.

1. Дата реєстрації документа.

2. Реєстраційний індекс документа.

3. Адресат.

4. Короткий зміст.

5. Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ.

6. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.

7. Дата та час надходження документа адресату.

8. Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.

9. Відмітка про виконання документа адресатом.

10. Справа №.

1. Акти та доручення Президента України - згідно з вимогами Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 р. № 155.

2. Запит або звернення:

народного депутата України - згідно з вимогами Закону України "Про статус народного депутата України";

депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - згідно з вимогами Закону України "Про статус депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим";

депутата місцевої ради - згідно з вимогами Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".

3. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду.

Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.

6. Погодження проектів актів заінтересованими органами - у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію - протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

1. Цей Регламент визначає загальні засади організації юридично значимої взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

2. У цьому Регламенті терміни вживаються у такому значенні:

1) система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) (далі - система взаємодії) - державна телекомунікаційна система, призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або кваліфікованої електронної печатки, а також організації міжвідомчого моніторингу за станом виконання управлінських рішень;

2) учасник системи взаємодії - юридична особа або фізична особа - підприємець, що в установленому порядку підключилася до системи взаємодії;

3) користувач системи взаємодії - уповноважена відповідальна особа учасника системи взаємодії.

3. Система взаємодії визнається:

пріоритетною формою взаємодії органів виконавчої влади з іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, організаціями, установами, підприємствами незалежно від форми власності та інститутами громадянського суспільства, що в установленому порядку підключилися до системи взаємодії;

основною формою взаємодії органів виконавчої влади між собою;

пріоритетною формою взаємодії органів виконавчої влади з організаціями, установами, підприємствами незалежно від форми власності та інститутами громадянського суспільства у разі, коли вони в установленому порядку підключилися до системи взаємодії.

4. Держателем системи взаємодії є Мінцифри.

Адміністратор системи взаємодії - державне підприємство "ДІЯ".

5. Користувачі системи взаємодії несуть відповідальність за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи взаємодії.

6. Обмін інформацією в системі взаємодії здійснюється через Інтернет.

7. Програмно-технічні комплекси та технічні засоби системи взаємодії функціонують відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації.

8. Держатель системи взаємодії:

здійснює підготовку проектів нормативно-правових актів щодо забезпечення функціонування системи взаємодії;

затверджує технічні регламенти функціонування системи взаємодії, у тому числі щодо врегулювання питань інтеграції систем електронного документообігу користувачів системи взаємодії із системою взаємодії;

вирішує питання, пов’язані з фінансуванням системи взаємодії та її адміністратора за рахунок коштів державного бюджету, інших не заборонених законом джерел фінансування.

9. Адміністратор системи взаємодії забезпечує:

створення та модернізацію системи взаємодії, зокрема розроблення та впровадження нових модулів та сервісів системи взаємодії;

технічну підтримку системи взаємодії;

зберігання та захист інформації, яка обробляється у системі взаємодії;

публікацію на своєму офіційному веб-сайті інформації про поточних учасників системи взаємодії із зазначенням дати підключення, візуальним виділенням учасників системи взаємодії, які підключилися протягом останніх 30 днів, та про учасників системи взаємодії, які тимчасово зупинили обмін документами через систему взаємодії, із зазначенням орієнтовного строку та причин такого зупинення у разі надання відповідної інформації користувачами учасників системи взаємодії;

здійснення інших заходів, пов’язаних з функціонуванням системи взаємодії, та надання відповідних послуг учасникам системи взаємодії.

9-1. Підключення органів державної влади, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, органів, що забезпечують їх діяльність, Офісу Президента України, Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Офісу Генерального прокурора, Національного банку України (центрального апарату), Фонду гарантування вкладів фізичних осіб, Генерального штабу Збройних Сил України, головного органу військового управління Національної гвардії України, Державного центру зайнятості, Фонду соціального страхування, державних установ, що відповідно до законодавства реалізують завдання щодо централізації функцій із забезпечення діяльності центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, місцевих державних адміністрацій до системи взаємодії, а також надання їм послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, передбачених держателю системи взаємодії на забезпечення функціонування системи взаємодії.

Підключення до системи взаємодії інших учасників та надання відповідних послуг здійснюється на договірній основі.

10. Адміністратор системи взаємодії несе відповідальність за забезпечення системою захисту від несанкціонованого цілеспрямованого порушення цілісності, модифікації (спотворення) та видалення інформації, яка обробляється в системі взаємодії.

Порядок використання функціоналу системи взаємодії її користувачами визначається Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.

1. У Положенні про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731 (ЗП України, 1993 р., № 1-2, ст. 28; Офіційний вісник України, 1998 р., № 42, ст. 1551; 2004 р., № 43, ст. 2840; 2006 р., № 50, ст. 3313; 2008 р., № 25, ст. 770; 2016 р., № 41, ст. 1544):

1) у пункті 3 слова "у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою" замінити словами "в електронній (через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади) або паперовій формі в порядку, визначеному Мін’юстом";

2) пункт 12 викласти в такій редакції:

"12. У разі коли нормативно-правовий акт відповідає вимогам, зазначеним у цьому Положенні, орган державної реєстрації приймає рішення про його державну реєстрацію та заносить його до державного реєстру (додаток 1).

Основною формою ведення державного реєстру є електронна. Кожен запис державного реєстру засвідчується спеціально для цього призначеною електронною печаткою органу державної реєстрації. Відповідне засвідчення здійснює уповноважена особа органу державної реєстрації.

У разі необхідності з відповідного реєстру робляться витяги в електронній та паперовій формах.

У разі подання нормативно-правового акта в електронній формі з державного реєстру одразу за фактом засвідчення запису про державну реєстрацію відповідного акта автоматично надсилається повідомлення органу видання цього акта через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з такими реєстраційними даними: дата державної реєстрації, номер акта згідно з державним реєстром. Реєстраційні дані нормативно-правового акта автоматично завантажуються до реєстраційно-моніторингової картки відповідного акта у системі електронного документообігу органу видання цього акта та не можуть бути спотворені шляхом їх редагування.

У разі подання нормативно-правового акта в паперовій формі на перший аркуш оригіналу акта наносять відмітку (штамп) про реєстраційні дані (додаток 2).";

3) пункт 14 викласти в такій редакції:

"14. У разі подання нормативно-правового акта в паперовій формі наступного дня після державної реєстрації оригінал нормативно-правового акта з реєстраційними даними повертається органу, що його видав.";

4) у додатках до Положення:

у додатку 1 слово і цифру "Додаток № 1" замінити словом і цифрою "Додаток 2";

у додатку 2 слово і цифру "Додаток № 2" замінити словом і цифрою "Додаток 1".

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2004 р., № 44, ст. 2895).

2. Пункт 35 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2006 р. № 1700 (Офіційний вісник України, 2006 р., № 50, ст. 3324).

3. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 липня 2009 р. № 733 "Про електронний обмін службовими документами в органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2009 р., № 54, ст. 1867).

4. Пункт 17 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 21 липня 2010 р. № 675 "Деякі питання діяльності Державного комітету з питань науки, інновацій та інформатизації" (Офіційний вісник України, 2010 р., № 58, ст. 2025).

5. Пункт 11 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України з питань доступу до інформації, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 7 вересня 2011 р. № 938 (Офіційний вісник України, 2011 р., № 69, ст. 2624).

6. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2011 р., № 94, ст. 3433).

7. Розпорядження Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2011 р. № 1363 "Питання впровадження системи електронної взаємодії органів виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2012 р., № 5, ст. 180).

8. Постанова Кабінету Міністрів України від 18 липня 2012 р. № 670 "Деякі питання електронної взаємодії органів виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2012 р., № 56, ст. 2249).

9. Пункт 5 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 4 лютого 2013 р. № 75 (Офіційний вісник України, 2013 р., № 10, ст. 381).

10. Пункт 9 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 9 липня 2014 р. № 249 (Офіційний вісник України, 2014 р., № 57, ст. 1554).

11. Постанова Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 р. № 484 "Про внесення зміни до пункту 52 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2014 р., № 78, ст. 2240).

12. Пункт 10 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 874 (Офіційний вісник України, 2015 р., № 89, ст. 2967).

13. Постанова Кабінету Міністрів України від 9 грудня 2015 р. № 1018 "Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 18 липня 2012 р. № 670" (Офіційний вісник України, 2015 р., № 101, ст. 3478).

14. Постанова Кабінету Міністрів України від 22 липня 2016 р. № 468 "Про внесення змін до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2016 р., № 60, ст. 2061).