Про затвердження Примірної інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад народних депутатів

4.10.3. На копиях исходящих документов, остающихся в делах учреждения, текст бланков не воспроизводится, проставляется лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс, а также дата его удостоверения, должность работника, удостоверившего копию, и его подпись. Например:

Копии исходящих документов должны иметь визы лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.

4.11. Оформление приложений к документам

4.11.1. Приложения к документам, которые создаются в деятельности учреждений, могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к распорядительным актам);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами и направляемые с препроводительным письмом.

Приложения должны иметь следующие элементы оформления: наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.п.

Наличие приложений указывается в основном или в препроводительном документе после его текста (выше подписи) с указанием их наименования, количества листов и количества прилагаемых экземпляров.

4.11.2. Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку с ссылкой на соответствующий распорядительный документ, его дату и номер. Эта отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

При наличии нескольких приложении на них проставляется порядковый номер (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

4.11.3. Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 листах, в 2-х экз.

4.11.4. Если документ имеет приложения, которые не указываются в тексте, то их наименования необходимо давать с указанием количества листов в каждом из них и количества экземпляров, например:

4.11.5. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложений делается по следующей форме:

Количество листов в сброшюрованных приложениях (книги, брошюры) не указывается.

4.12. Порядок печатания документов в машинописном бюро

4.12.1. В машинописном бюро и структурных подразделениях печатаются только служебные документы. Рукописи, которые сдаются в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны чернилами и тщательно выверены и завизированы исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Рукописи, написанные нечетко, красными чернилами или карандашом, к печатанию не принимаются.

На рукописи исполнитель указывает, сколько экземпляров необходимо печатать, на какой бумаге, дату и время сдачи материалов в машинописное бюро.

4.12.2. Печатный текст проверяет лицо, подготовившее документ. Если будут обнаружены опечатки, пропуски и т. п., исполнитель возвращает машинописному бюро напечатанные листы вместе с рукописью, для исправления. Исправление текста допускается только на машинке, без помарок.

4.13. Размножение документов

4.13.1. Порядок размножения документов средствами множительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимость размножения отдельных документов - руководителями структурных подразделений.

4.13.2. Для выполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает начальник структурного подразделения (приложение N 6).

4.13.3. Документы на размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказу присваивается номер, проставляется дата его передачи, устанавливается срок исполнения заказа.

4.13.4. Заказ регистрируется в специальном журнале учета работы множительного цеха. При получении размноженного материала работник, который его получает, расписывается на заказе и проставляет дату получения.

4.13.5. Оригиналы документов после снятия с них копий возвращаются по принадлежности.

4.14. Подготовка и оформление материалов к заседаниям коллегиальных органов

4.14.1. Заседания коллегиальных органов проводятся в соответствии с планами их работы.

В плане работы коллегиального органа указывается содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, который готовит материалы для рассмотрения коллегиальным органом, срок представления материалов.

Руководители структурных подразделений заблаговременно представляют для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают целесообразным рассмотреть на заседании коллегиального органа. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.

4.14.2. Материалы по вопросам, вносимым на обсуждение коллегиального органа, должны представляться не позднее чем за 5 дней до заседания. Эти материалы включают:

- проект постановления (решения) коллегиального органа, а в необходимых случаях и проект приказа;

- справку о согласовании проекта с заинтересованными организациями и структурными подразделениями;

- справку о замечаниях к проекту (если они имеются);

- список лиц, приглашаемых на заседание коллегиального органа.

4.14.3. О каждом заседании коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 6.39-72.

Материалы, подготовленные к заседанию (проекты постановлений, решений, справки, списки), а также один экземпляр размноженных материалов хранятся у секретаря или в протокольной части коллегиального органа по каждому заседанию отдельно.

4.14.4. После заседания члены коллегиального органа и лица, которые были приглашены для участия в заседании, возвращают полученные материалы секретарю коллегиального органа, о чем им делается отметка в расчете рассылки материалов. Лишние экземпляры уничтожаются секретарем коллегиального органа.

4.14.5. Ответственность за своевременную и качественную подготовку материалов к заседаниям возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений учреждения.

4.14.6. Секретарь коллегиального органа контролирует своевременность представления материалов к заседаниям и проверяет наличие всех материалов и правильность их оформления.

При нарушении установленного порядка подготовки материалов к рассмотрению на заседании секретарь докладывает руководителю коллегиального органа, который решает, будет ли рассматриваться этот вопрос или будет снят с повестки дня заседания.

4.14.7. Лица, получившие проект постановления (решения) и другие материалы, до заседания внимательно их изучают и при наличии замечаний и предложений четко их формулируют, с тем чтобы в случае согласия коллегиального органа с этими замечаниями и предложениями можно было бы отразить их в постановлении (решении).

4.15. Оформление документов о командировках

4.15.1. Служебные командировки работников осуществляются в соответствии с планом работы учреждения с учетом ассигнований по смете расходов на командировки.

В случае необходимости командирования работника вне плана руководитель структурного подразделения в докладной записке (заявлении) на имя руководителя учреждения или его заместителя указывает, куда, на какой срок и с какой целью необходимо командировать работника.

Докладная записка (заявление) вместе с проектом приказа и командировочным удостоверением передается руководителю учреждения, как правило, не позднее, чем за трое суток до начала командировки.

4.15.2. После возвращения из командировки работник в трехдневный срок докладывает руководителю структурного подразделения о выполнении полученного задания и представляет авансовый отчет по установленной форме.

Руководитель структурного подразделения подтверждает выполнение задания и визирует авансовый отчет, который передается в бухгалтерию учреждения.

5.1. Исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться централизованно в день ее поучения от структурных подразделений.

Отправка или передача работниками учреждения документов без их регистрации в канцелярии не допускается.

5.2. Во время приема от исполнителей исходящих документов обязательно проверяется:

- правильность указания адреса корреспондента;

- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

- наличие виз на копиях документов, остающихся в делах учреждения;

- наличие на документе отметок о приложениях;

- правильность оформления документа и размещения на нем всех реквизитов согласно ГОСТу 6.39-72 и ГОСТу 6.15.1-75.

Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных настоящей инструкцией, к отправке не принимаются.

5.3. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем поле первой страницы проставляется штамп "Подлежит возврату".

5.4. Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, находящихся в конверте.

5.5. Документы, адресуемые постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которые изготовляются заблаговременно типографским способом.

5.6. При направлении корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата, следует указывать точный почтовый адрес (почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома).

5.7. В регистрационной карточке или в журнале указывается номер исходящего документа, дата регистратор, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.

5.8. Документы, доставляемые курьером, передаются местным адресатам под расписку в разносной книге.

5.9. Оригиналы приказов, планов, отчетов, протоколов и т. п. остаются в учреждениях, являющихся авторами этих документов. В другие учреждения направляются их вторые экземпляры.

5.10. Всю исходящую корреспонденцию и другие почтовые отправления структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать в канцелярию в конкретно определенные для этого часы, устанавливаемые инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов

6.1.1. Задачей контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного их исполнения.

6.1.2. Обязательному контролю за исполнением подлежат: законы СССР, другие решения Верховного Совета СССР и его Президиума; законы УССР, другие решения Верховного Совета УССР и его Президиума; постановления и письма ЦК КПСС; постановления и письма ЦК Компартии Украины; постановления и распоряжения Совета Министров СССР; постановления и распоряжения Совета Министров УССР; постановления, решения и поручения других вышестоящих органов; письма депутатов Советов народных депутатов.

Контролю подлежат также документы, в которых указаны сроки исполнения. По указанию руководства учреждения и других должностных лиц на контроль ставятся предложения, заявления, жалобы граждан и другие документы.

6.1.3. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе (приказе, решении, указании и т. п.), и лица, указанные в резолюции руководителя, а также непосредственные исполнители. В тех случаях, когда документ исполняется несколькими исполнителями, ответственным за организацию исполнения (созыв) является исполнитель, который в резолюции указан первым.

6.1.4. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на делопроизводственный аппарат или специально создаваемую контрольную службу.

В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или другое лицо, ответственное за делопроизводство.

6.2. Сроки исполнения документов

6.2.1. Поручения партийных органов и вышестоящих учреждений исполняются не позднее чем в течение десяти рабочих дней со времени их поступления в учреждение, если в поручении не указан другой срок исполнения.

6.2.2. Индивидуальные сроки исполнения для наиболее важных документов устанавливаются руководителями учреждений и структурных подразделений или указываются в самих документах. Эти сроки фиксируются в резолюции руководителя.

6.2.3. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан определяются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан", о чем ежемесячно представляется руководителю учреждения сводка (приложение N 7).

6.2.4. Сроки исполнения отдельных видов документов устанавливаются руководством учреждения в пределах сроков, предусмотренных примерным перечнем документов, подлежащих контролю (приложение N 8).

6.2.5. Срок исполнения документа может быть продлен лишь лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу же после получения документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, если в процессе исполнения выяснилось, что исполнить документ в установленный срок невозможно. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

6.3. Осуществление контроля за исполнением документов

6.3.1. Контроль за исполнением документов осуществляется по контрольным карточкам. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых при постановке документов на контроль.

6.3.2. На контрольных карточках, а также на контролируемых документах, на левом поле первого листа проставляется штамп "Контроль" или буква "К", после чего документ передается исполнителю, а дополнительный экземпляр регистрационной карточки помещается в контрольную картотеку.

6.3.3. Карточки группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения.

6.3.4. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при проведении проверки структурного подразделения-исполнителя, вносятся в графу "Контрольные отметки" контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

6.3.5. В учреждении с объемом документооборота свыше 25.000 документов в год периодически составляются и направляются в структурные подразделения-исполнители перечни не исполненных в срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в контрольную службу.

6.3.6. В учреждениях с большим объемом документооборота контроль за исполнением документов может производиться с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники, а с объемов документооборота от 10.000 до 100.000 документов в год для контроля за исполнением документов могут применяться ручные перфокартотеки.

6.3.7. Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

6.3.8. Документ остается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

6.3.9. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то ответственное лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

6.3.10. Данные о результатах исполнения взятых на контроль документов периодически обобщаются и докладываются руководству с предложениями об улучшении этой работы (приложения NN 9, 10).

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел является обязательным для каждого учреждения документом, по которому осуществляется учет и формирование дел в делопроизводстве.

7.1.2. Номенклатура дел составляется с целью установления в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого отыскания документов по их содержанию и разновидности, осуществления отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.

7.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения и анализа деятельности учреждения в целом и каждого его структурного подразделения. При этом используются уставы (положения) об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатуры и описи дел за прошлые годы, список корреспондентов, учетно-регистрационные журналы и картотеки, классификаторы, ведомственные и типовые перечни с указанием сроков хранения дел, а также учитываются задачи учреждения на год, на который составляется номенклатура.

7.1.4. Номенклатуры дел составляются структурными подразделениями учреждений и разрабатываются их руководителями с привлечением работников подразделения и лица, ответственного за делопроизводство.

Номенклатура дел структурного подразделения обязательно согласовывается с канцелярией и заведующим архивом учреждения или лицом, ответственным за архив, и подписывается руководителем структурного подразделения.

7.1.5. Номенклатуры дел структурных подразделений после их рассмотрения и анализа сводятся канцелярией в единую (сводную) номенклатуру дел учреждения. К ее составлению привлекается заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения, назначенное приказом руководителя. Сводная номенклатура дел подписывается начальником канцелярии, который несет ответственность за своевременность и качество ее составления и правильность оформления.

7.1.6. Организации, состоящие при министерствах и ведомствах УССР, составляют отдельные номенклатуры дел. Эти номенклатуры не включаются в сводную номенклатуру дел министерства, ведомства.

7.1.7. Сводная номенклатура дел составляется в конце текущего года (не позднее ноября - декабря) и после ее обязательного согласования с соответствующим учреждением государственной архивной службы УССР и утверждения руководством учреждения вводится в действие с начала нового календарного года.

Сводные номенклатуры дел организаций, которые не передают своих документов на государственное хранение, согласовываются с вышестоящим учреждением данного министерства, ведомства.

7.1.8. Сводная номенклатура дел составляется в 4-х экземплярах, на каждом из которых должен быть заполнен гриф согласования с учреждением государственной архивной службы УССР. Экземпляры номенклатуры распределяются так:

1-й экземпляр - неприкосновенный, хранится в делах канцелярии;

2-й экземпляр - передается в архив учреждения для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях;

3-й экземпляр - остается в учреждении государственной архивной службы УССР, с которым согласовывается номенклатура;

4-й экземпляр - рабочий, с которым работает канцелярия и с которого размножается номенклатура.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения учреждения получают от канцелярии выписки из соответствующих ее разделов для использования в практической работе.

7.1.9. Сводная номенклатура дел ежегодно пересматривается, анализируется и уточняется, в нее вносятся соответствующие коррективы.

Она подлежит пересоставлению и повторному утверждению только в случае изменений в структуре, функциях и характере работы учреждения. Если таких изменений не было, то об этом извещается соответствующее учреждение государственной архивной службы УССР, с которым была согласована номенклатура, она перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.10. В номенклатуру дел как структурного подразделения, так и сводную по учреждению должны включаться все без исключения дела и документы, которые создаются в деятельности учреждения.

В номенклатуру включаются также не законченные делопроизводством дела, поступившие от других учреждений для их продолжения, и все справочные картотеки к документам.

Наименования дел по вопросам, решение которых продолжается более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру каждого года в течение всего срока решения вопроса. Ведение каких-либо дел вне номенклатуры не допускается.

7.1.11. В сводные номенклатуры дел включаются дела общественных организаций учреждения (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.п.), органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (общественных отделов, общественных комитетов, общественных комиссий, общественных советов и т.п.).

Дела общественных организаций размещаются в конце номенклатуры после дел основных структурных подразделений.

7.1.12. В номенклатуру дел не включаются сборники законодательных актов и решений Правительства СССР и Правительства УССР, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация а другие печатные издания.

7.1.13. Разделами номенклатуры дел учреждения являются наименования структурных подразделений. Наименования структурных подразделений размещаются в соответствии с утвержденной структурой учреждения или штатным расписанием, причем в качестве первого раздела указывается канцелярия.

Внутри разделов номенклатуры дела размещаются по степени их значимости с учетом взаимосвязи находящихся в них документов. Как правило, первой размещается группа дел, включающая документы директивных органов, затем группа организационно-нормативной документации (уставы, положения и т.п.), далее распорядительная документация самого учреждения (постановления, приказы, распоряжения и т.п.), планово-отчетная документация и в конце - переписка. В группе переписки первыми размещаются дела, содержащие переписку с вышестоящими органами.

7.1.14. Наименования дел в номенклатуре должны в краткой форме конкретно отражать состав и содержание документов, которые предусматривается группировать в этих делах. Основной частью наименования (заголовка) дела является изложение вопроса (предмета), по которому оно заводится.

7.1.15. Всем структурным подразделениям по номенклатуре дел присваиваются условные обозначения - индексы (арабскими цифрами). Каждое внесенное в номенклатуру дело получает свой номер в пределах структурного подразделения. Индекс дела состоит из объединения индекса структурного подразделения с номером дела этого подразделения.

7.1.16. В течение всего срока действия номенклатуры в ней необходимо своевременно делать отметки о заведении дел, о передаче их в архив учреждения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения для продолжения. Эти отметки следует делать в графе "Примечания".

7.1.17. По окончании делопроизводственного года номенклатура дел обязательно закрывается. Закрытие номенклатуры оформляется итоговой записью, в которой указывается количество и категория фактически заведенных за год дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Итоговую запись в сводной номенклатуре дел подписывает начальник канцелярии учреждения. О фактическом наличии заведенных за год дел извещается архив учреждения.

7.1.18. В целях унификации и установления единых принципов формирования дел в подведомственных организациях системы учреждения разрабатывают типовые и примерные номенклатуры дел, которые вводятся в действие после согласования их с соответствующим учреждением государственной архивной службы УССР.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.

7.1.19. Утвержденная руководителем учреждения примерная (типовая) номенклатура дел вводится в действие распорядительным документом.

При составлении индивидуальных номенклатур на основе примерных номенклатур учитывается специфика формирования дел конкретной организации.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Все исполненные документы после их оформления согласно требованиям ГОСТа 6.38-72 должны формироваться в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.

Дела формируются из оригиналов (при их отсутствии - из заверенных в установленном порядке копий) только исполненных документов. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

Если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть оформлены в дела, предусмотренные номенклатурой, следует завести новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру.

7.2.2. При группировании документов в дела необходимо обеспечить соблюдение следующих требований:

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходящих дел, а также отдельных дел, продолжительность формирования которых более одного года вызывается особой необходимостью). Личные дела формируются в течение ряда лет, пока данное лицо работает в учреждении;

- отдельно формировать дела с документами постоянного и временного сроков хранения.

В виде исключения, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться в течение делопроизводственного года в одно дело. По окончании года или перед передачей дела в архив учреждения документы должны быть разложены в отдельные дела согласно номенклатуре: в одном деле - документы постоянного, в другом - документы временного хранения;

- не допускать включения в дела черновых, личных, дублетных документов, различных вариантов документов, подлежащих возврату, и размноженных копий;

- включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс;

- проверять соответствие документов (по содержанию, разновидности, автору, корреспонденту, наименованию) заголовкам дел по номенклатуре;

- группировать в дела приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности учреждения;

- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (200-250 листов).

7.2.3. Формирование дел с перепиской с правительственными и вышестоящими учреждениями должно осуществляться по отдельным конкретным вопросам.

7.2.4. Документы коллегий группируются в два дела: 1) протоколы и решения коллегии, 2) документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

7.2.5. Документы заседаний исполкомов местных Советов народных депутатов группируются в два дела: 1) протоколы со всеми приложениями к ним, 2) решения (копии для оперативно-справочной работы).

7.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются в два дела: предложения, заявления и жалобы граждан относительно работы данного учреждения или подведомственных ему организаций; заявления и жалобы граждан по личным вопросам.

7.2.7. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы формируются в отдельные дела временного хранения и в личные дела не включаются.

7.2.8. Приложения к документам формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. Большие по объему приложения формируются в отдельные дела (тома).

7.2.9. Размещение документов внутри дел должно осуществляться в логической последовательности решения того или иного вопроса.

Документы по конкретному вопросу размещаются в деле единой группой: сначала инициативный документ, а затем в хронологической последовательности все другие документы, относящиеся к этому вопросу.

7.2.10. Распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения и т.п.) размещаются в деле по их разновидности и хронологии с относящимися к ним приложениями.

7.2.11. Переписка размещается в делах в хронологической последовательности, причем документ-ответ размещается сразу же за документом-запросом.

7.2.12. Протоколы размещаются в делах в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям коллегий и других совещательных органов, сформированные в отдельные дела, размещаются по номерам протоколов заседаний.

7.2.13. Планы, отчеты, сметы размещаются в делах отдельно от проектов этих документов.

7.2.14. Документы в личных делах размещаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в деле, заявление о приеме на работу, направление на работу; личный листок по учету кадров, анкета; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Копии приказов о взысканиях, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшиваются в связи с внесением сведений об этом в дополнение к личному листку по учету кадров.

7.2.15. Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы систематизируются в пределах года по алфавиту фамилий.

7.2.16. Предложения, заявления и жалобы граждан размещаются внутри дела в хронологическом или алфавитном порядке, исходя из специфики справочной работы в данном учреждении. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют внутри дела самостоятельную группу и подшиваются вместе.

8.1. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, сформированные в дела, должны подшиваться в обложку из твердого картона (ГОСТ 6983-54) и прошиваться прочной ниткой в четыре прокола.

Все дела постоянного и долговременного хранения подлежат оформлению согласно ГОСТу 17914-72.

Оформление дела включает следующий обязательный комплекс работ: описание дела на обложке; брошюровка дела; нумерация листов; составление заверительной надписи.

8.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не производится. На дела временного хранения описи могут не составляться, их учет в этом случае ведется по номенклатуре дел.

8.3. Отдельные группы дел постоянного хранения, наименования которых не полностью раскрывают содержание (дела с постановлениями, приказами, распоряжениями), должны иметь внутреннюю опись документов в деле. Опись размещается в начале дела и включает указание индексов документов, их краткого содержания, даты и номеров листов в деле.

8.4. По окончании делопроизводственного года в оформление обложки дел постоянного и долговременного сроков хранения вносятся необходимые уточнения.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четким почерком, аккуратно, светостойкими чернилами или тушью.

8.5. На все дела постоянного и долговременного хранения по окончании их делопроизводством должны составляться описи. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения и на дела по личному составу.

8.6. Описи составляются делопроизводственным персоналом структурного подразделения (секретарями), а в случае отсутствия такого персонала - лицом, ответственным за делопроизводство, или работниками подразделения, которые специально для этого назначаются руководителем, при методической помощи архива учреждения.

8.7. Описи могут составляться на все дела постоянного хранения учреждения в целом или отдельно на дела каждого структурного подразделения. Сводные описи рекомендуется составлять в бесструктурных учреждениях и учреждениях, в процессе деятельности которых ежегодно создается до 200 дел постоянного хранения. Отдельные описи на дела каждого структурного подразделения рекомендуется составлять, если в структурном подразделении ежегодно создается более 200 дел постоянного хранения. Во всех случаях этот вопрос следует согласовывать с соответствующим местным учреждением государственной архивной службы УССР.

8.8. Дела структурных подразделений размещаются в описях согласно утвержденной структуре учреждения. Дела канцелярии всегда размещаются в начале описи. Дела общественных организаций - в конце описи.

8.9. Описи ведутся в течение нескольких лет с единой валовой нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи. Окончание описи обязательно согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы УССР.

В годовой раздел описи подлежат внесению также дела, которые не завершены делопроизводством в течение года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого дела продолжались делопроизводством, указывается: "Документы по данному вопросу см. также в разделе за ____ год, N ____".

8.10. Годовые разделы описей дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, заверяются начальником канцелярии или лицом, ответственным за делопроизводство, подписываются председателем экспертной комиссии учреждения и согласовываются с руководителем учреждения.

Описи дел долговременного хранения составляются в двух экземплярах и оформляются так же, как и описи на дела постоянного хранения.

8.11. Описи на дела постоянного хранения подлежат обязательному утверждению экспертно-проверочной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы УССР через два года после завершения дел в делопроизводстве. На утверждение учреждения государственной архивной службы УССР направляются все четыре экземпляра описей, из которых один экземпляр после утверждения остается в государственном архиве, а остальные возвращаются учреждению. В соответствии с утвержденными описями учреждение обязано передавать свои дела в государственный архив в установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР сроки.

Описи дел долговременного хранения на утверждение учреждения государственной архивной службы УССР не направляются.

8.12. Законченные делопроизводством дела вместе с контрольно-учетными карточками на документы должны передаваться в архив учреждения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений (например, дела за 1973 год передаются в архив в 1975 году). Передача структурными подразделениями дел в архив осуществляется по графику, утверждаемому руководителем учреждения.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

8.13. Структурные подразделения передают свои документы в архив лишь после осуществления экспертизы их научно-исторической ценности, полного упорядочения и оформления согласно требованиям действующих правил и инструкций по архивному делу. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив по записям установленной формы. Дела временного (до 10 лет) хранения могут передаваться в архив по номенклатуре.

Заведующий архивом или лицо, ответственное за архив учреждения, расписывается в приеме дел на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все другие остаются в архиве.

9.1. Вся работа по делопроизводственному обслуживанию в учреждениях должна осуществляться специальной службой - канцелярией. В каждом учреждении разрабатывается и утверждается руководством положение об этой службе.

В небольших учреждениях, не имеющих в своем составе канцелярии, функции делопроизводственного обслуживания осуществляет секретарь.

9.2. Структура канцелярии устанавливается в зависимости от отнесения учреждения к одной из четырех категорий.

9.3. Численность делопроизводственных служб в учреждениях определяется на основе типовых норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, объема документооборота, а также анализа затрат труда работников делопроизводственных служб*.

9.4. Основными функциями канцелярии учреждения являются:

- прием, регистрация, распределение документов и доставка их исполнителям;

- оформление и отправка исходящий корреспонденции;

- организация стенографирования и печатания документов;

- контроль за соблюдением сроков исполнения документов;

- формирование дел канцелярии и передача их в установленные сроки в архив учреждения;

- хранение и обеспечение условий использования документов в процессе делопроизводства;

- методическое руководство всеми структурными подразделениями в осуществлении ими делопроизводственных процессов;

- повышение квалификации делопроизводственного персонала;

- контроль за ведением делопроизводства в подведомственных организациях;

- составление сводной номенклатуры дел и наблюдение за правильным формированием дел в структурных подразделениях.

10.1. Механизация делопроизводственных процессов является обязательным условием рациональной постановки делопроизводства в каждом учреждении, средством повышения производительности и удешевления управленческого труда.

10.2. Наиболее эффективное выполнение персоналом учреждений всех делопроизводственных работ обеспечивает комплексная механизация, предусматривающая последовательное применение технических средств для операций с входящими, исходящими и внутренними документами в процессе их фактического осуществления.

10.3. Номенклатурный и количественный состав комплектов технических средств устанавливается в зависимости от того, к какой из четырех категорий по объему документооборота принадлежит учреждение.

В состав комплектов технических средств должны включаться машины, аппараты и устройства отечественного производства и те, которые поставляются в СССР странами-членами СЭВ.

10.4. Осуществление механизации делопроизводственных процессов в учреждениях должно предусматривать наиболее рациональное использование технических средств и предотвращение простоев машин и аппаратов. В этих целях такие средства, которые технически невозможно или экономически нецелесообразно придавать каждому рабочему месту, следует использовать централизованно.

10.5. До внедрения технических средств необходимо организовать в учреждениях соответствующую подготовку кадров, предусматривающую: обучение персонала работе с техническими средствами на рабочих местах; обучение персонала на специальных курсах; систематическое проведение лекционных и семинарских занятий.

10.6. Перед допуском каждого работника к эксплуатации технических средств необходимо осуществлять проверку знания им технических инструкций по работе с соответствующими машинами, аппаратами и техническим оборудованием.

1. Письма, поступившие в копии к сведению

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

3. Извещения о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки

5. Сводки и информации, направленные к сведению

6. Учебные планы, программы. Копии

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.

8. Прейскуранты цен. Копии

9. Нормы расходования материалов

10. Поздравительные письма и приглашения

11. Бухгалтерские документы

12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

13. Научные отчеты по темам

14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты

15. Формы статистической отчетности

1. Законы СССР, другие решения Верховного Совета СССР и его Президиума; законы УССР, другие решения Верховного Совета УССР и его Президиума; постановления и письма ЦК КПСС; постановления и письма ЦК Компартии Украины; постановления и распоряжения Совета Министров СССР; постановления и распоряжения Совета Министров УССР; предложения и замечания депутатов, высказанные на сессиях Верховного Совета СССР и на сессиях Верховного Совета УССР; решения местных Советов народных депутатов, а также решения и распоряжения их исполкомов; приказы руководителей учреждений; решения коллегиальных органов учреждений; исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности учреждений.

- согласно установленным срокам.

2. Рекомендации постоянных комиссий Совета Союза и Совета Национальностей Верховного Совета СССР; рекомендации постоянных комиссий Верховного Совета УССР

- до 2 месяцев, если комиссиями не установлен другой срок.

3. Предложения и заявления депутатов Верховного Совета СССР и депутатов Верховного Совета УССР

- до 1 месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

4. Предложения и рекомендации, содержащиеся в решениях местных Советов народных депутатов, в адрес расположенных на территории соответствующего Совета предприятий, учреждений и организаций вышестоящего подчинения; рекомендации постоянных комиссий местных Советов; запросы и обращения депутатов местных Советов; предложения и замечания, высказанные депутатами на сессиях местных Советов,

- в сроки, установленные законами о местных Советах народных депутатов УССР.

5. Критические замечания и предложения, высказанные в прессе,

- до 1 месяца.

6. Телеграммы (радиограммы)

- от 2 до 5 дней.

Примечание. Графы 6-8 заполняются в исполняющем структурном подразделении.

Примечание. Для учреждений I и II категории сводка может быть дополнена графами по видам документов (приказы, решения коллегии и др.).

Примечание. Для учреждений I и II категории сводка может быть дополнена графами по видам документов ( приказы, решения коллегии и др.).