Про затвердження Примірної інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад народних депутатів

В целях улучшения делопроизводства в министерствах и ведомствах УССР и исполнительных комитетах местных Советов народных депутатов Совет Министров Украинской ССР

1. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украинской ССР и исполнительных комитетах местных Советов народных депутатов (прилагается).

2. Обязать министерства и ведомства УССР, исполкомы областных, Киевского и Севастопольского городских Советов народных депутатов:

а) разработать на основе Примерной инструкции и Основных положений Единой государственной системы делопроизводства и утвердить не позднее 1 ноября 1975 г. инструкции по делопроизводству соответственно в министерствах, ведомствах и исполнительных комитетах областных, Киевского и Севастопольского городских, районных, городских, районных в городе, сельских и поселковых Советов народных депутатов, а также в подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях.

Организовать глубокое изучение инструкций работниками, занимающимися делопроизводством;

б) обеспечить неуклонное соблюдение инструкций по делопроизводству, утвержденных в соответствии с настоящим постановлением, осуществлять систематические проверки состояния делопроизводства в подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях и исполнительных комитетах районных, городских, районных в городе, сельских и поселковых Советов народных депутатов;

в) систематически совершенствовать и улучшать культуру делопроизводства, внедрять научную организацию труда, принимать меры к повышению деловой квалификации работников, занимающихся делопроизводством;

г) обеспечить широкое применение прогрессивных технических средств механизации делопроизводственных процессов (подготовка, копирование и размножение документов, контроль за их исполнением и т.д.).

3. Признать утратившими силу с 1 ноября 1975 года:

постановление Совета Министров УССР от 30 октября 1950 г. N 3238 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполкомах районных Советов депутатов трудящихся Украинской ССР";

постановление Совета Министров УССР от 8 января 1971 г. N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся Украинской ССР" (СП УССР 1971 г. N 2, ст. 18).

1.1. Примерная инструкция устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности министерств, ведомств УССР и исполнительных комитетов местных Советов народных депутатов* и регламентирует постановку делопроизводства с момента поступления или создания документов до передачи их в архив учреждения.

1.2. Примерная инструкция определяет порядок ведения общего делопроизводства, ее положения распространяются на всю служебную документацию, не имеющую секретного характера. Порядок ведения делопроизводства секретного и с документами с надписью "Для служебного пользования" определяется специальными инструкциями.

1.3. Изложенные в Примерной инструкции правила и рекомендации относительно порядка осуществления делопроизводственных процессов в учреждениях основываются на требованиях Основных положений Единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.

1.4. Учреждения разрабатывают и утверждают инструкции по делопроизводству в своем аппарате, а также инструкции делопроизводству для организаций своей отрасли или типовые инструкции для однородных подведомственных организаций.

1.5. В соответствии с Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства в зависимости от объема документооборота устанавливаются следующие четыре категории учреждений:

I категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100.000 документов в год;

II категория - учреждения с объемом документооборота от 25.000 до 100.000 документов в год;

III категория - учреждения с объемом документооборота от 10.000 до 25.000 документов в год;

IV категория - учреждения с объемом документооборота до 10.000 документов в год.

Указанная категорийность учреждений должна учитываться при установлении структуры делопроизводственных служб, определении их штатов, степени механизации процессов делопроизводства, а также при решении других вопросов документирования и организации работы с документами.

1.6. В зависимости от объема документооборота, технического оснащения делопроизводственных служб, территориального размещения и количества структурных подразделений в учреждениях может применяться полная или частичная централизация делопроизводства. Централизованное выполнение всех вспомогательных и технических операций со служебными документами рекомендуется применять в учреждениях с небольшим количеством структурных подразделений и с объемом документооборота до 10.000 документов в год. Децентрализованная система применяется при сложной структуре и с объемом документооборота свыше 10.000 документов в год.

1.7. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов, а также ведомственных инструкций по делопроизводству возлагается на управления делами, общие отделы, канцелярии или на секретарей и делопроизводителей*.

В учреждениях, их структурных подразделениях, в которых по штатному расписанию не предусмотрена должность работника делопроизводства, эта ответственность возлагается на специально выделенное для этого лицо.

1.8. Общее руководство работой делопроизводственных служб осуществляется руководителями учреждений. Руководители учреждений обязаны:

- принимать необходимые меры к сокращению служебной переписки;

- не допускать истребования от подведомственных организаций различных сведений, отчетов, сводок и других документов, которые не предусмотрены правовыми актами и не вызываются необходимостью;

- обеспечивать регулярную проверку состояния делопроизводства в аппарате учреждения и в подведомственных организациях;

- всемерно содействовать рационализации и механизации делопроизводственных процессов, принимать меры к обеспечению оснащения канцелярии современным оборудованием и средствами оргтехники;

- обеспечивать организацию обучения работников делопроизводственного аппарата учреждения и его структурных подразделений для повышения деловой квалификации;

- осуществлять контроль за строгим соблюдением в аппарате учреждения и в подведомственных организациях требований в отношении составления, оформления документов и организации делопроизводственных процессов, предусмотренных Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.

1.9. Работники учреждений, которые по своим служебным обязанностям связаны с изготовлением, оформлением, регистрацией документов, должны быть ознакомлены с порядком работы с ними в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству.

1.10. При увольнении работника, а также в случае его отпуска или командировки все неисполненные служебные документы передаются для исполнения лицу, его замещающему, с отметкой в регистрационно-контрольных документах.

1.11. Публикация в печати служебных документов учреждений допускается только с разрешения их руководителей.

2.1. Основанием для создания документов в учреждениях является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование этой информации в течение определенного времени или постоянно.

2.2. В учреждениях определяется конкретный комплекс документов, необходимых и достаточных для документирования их деятельности. Наименования видов документов должны соответствовать наименованиям, установленным ГОСТом 6.15.1-75.

2.3. Отбор видов документов, необходимых для выполнения управленческих и других функций учреждений, осуществляется на основе классификаторов, которые разрабатываются для всех участков и вопросов практической деятельности учреждений и утверждаются руководителями этих учреждений.

2.4. Управленческая деятельность учреждений осуществляется путем издания распорядительных документов.

Согласно действующему законодательству учреждения в пределах своей компетенции могут издавать:

- министерства УССР, главные управления УССР, главные управления и другие ведомства при Совете Министров УССР (кроме коллегиальных органов) - приказы, инструкции, указания;

- государственные комитеты УССР, комитеты, комиссии и другие коллегиальные государственные органы УССР - постановления, приказы, инструкции, указания;

- исполкомы Советов народных депутатов - решения, распоряжения;

- управления и отделы исполкомов Советов народных депутатов - приказы.

2.5. Основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности учреждений являются:

- законы СССР, другие решения Верховного Совета СССР и его Президиума, законы УССР, другие решения Верховного Совета УССР и его Президиума, постановления и распоряжения Совета Министров СССР, постановления и распоряжения Совета Министров УССР, решения других вышестоящих органов;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения учреждением возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

- потребность в правовом регулировании деятельности аппарата управления.

2.6. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подведомственным организациям, излагается в постановлениях, решениях и приказах. Конкретные вопросы исполнения и уточнения принятых решений излагаются в указаниях и распоряжениях.

2.7. В коллегиальных органах распорядительные документы, принятые на основе единоначалия (приказ, распоряжение), носят подчиненный характер по отношению к постановлениям коллегиального органа и не могут отменять или изменять их.

2.8. По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, компетентными издавать разные виды распорядительных документов, эти совместные документы принимаются в форме постановлений.

2.9. Распорядительные документы, поступающие в учреждения от вышестоящих органов, доводятся до подведомственных организаций посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов, решений, распоряжений, указаний), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам данного учреждения;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации задач для данного учреждения и подведомственных этому учреждению организаций.

2.10. Во всех случаях документы, издаваемые на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования этих документов, даты, их номеров и заголовков.

2.11. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей, сделанных в ходе заседаний.

В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не заносится. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Если ход заседаний фиксируется на магнитной пленке путем записи на магнитофоне или диктофоне, то после заседания записанные на пленке тексты выступлений перепечатываются и заносятся в протокол.

2.12. Решения коллегиальных органов доводятся до сведения исполнителей и подведомственных организаций путем рассылки им постановлений или решений.

В учреждениях решения коллегий проводятся в жизнь, как правило, приказами руководителя учреждения.

2.13. Передача текста служебного документа по телеграфу может осуществляться в тех случаях, когда документ требует немедленного исполнения. Для оперативной передачи информации в учреждениях могут применяться телетайпограммы и телефонограммы.

3.1. Прием документов

3.1.1. Вся поступающая в учреждение корреспонденция принимается централизованно в одном месте - в канцелярии.

Приему подлежит также и доплатная корреспонденция, оплата за которую осуществляется на основании конвертов, где указана сумма этой оплаты.

Работникам учреждений, независимо от их служебного положения, запрещается принимать корреспонденцию непосредственно от представителей других учреждений.

3.1.2. В канцелярии вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично" или адресованных общественным организациям учреждения.

При вскрытии конвертов проверяется соответствие номеров на документах и конвертах. Если обнаружено отсутствие документа или приложений к нему, несоответствие номера на конверте номеру документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в канцелярии.

О повреждении конверта делается отметка в почтовом реестре и на конверте.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документа либо когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Конверты прилагаются также к судебным, арбитражным делам, исковым заявлениям и кассационным жалобам и письмам, заявлениям и жалобам граждан.

3.1.3. Неправильно оформленные (неподписанные, неудостоверенные), поврежденные либо направленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

3.2. Предварительное рассмотрение документов

3.2.1. Вся поступившая в учреждение корреспонденция подлежит обязательному предварительному рассмотрению.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется начальником канцелярии учреждения либо другим выделенным для этого лицом в соответствии с распределением обязанностей между работниками.

3.2.2. Целью предварительного рассмотрения документов является направление их руководству учреждения или исполнителям в соответствии с функциональными обязанностями, определение необходимости их регистрации, а также установление сроков исполнения документов, передаваемых структурным подразделениям или непосредственным исполнителям.

3.2.3. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день их получения. Поручения вышестоящих органов, телеграммы, телетайпограммы и телефонограммы рассматриваются немедленно.

3.2.4. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов.

3.2.5. Руководству учреждения передаются документы партийных, правительственных и других вышестоящих органов, а также иные важнейшие документы, содержащие необходимую информацию и требующие решения руководством. Другие документы передаются структурным подразделениям, а также исполнителям.

3.2.6. Результаты рассмотрения документов руководством фиксируются в резолюции. Резолюция должна содержать следующие обязательные элементы: указание конкретного исполнителя (исполнителей), содержание действий по исполнению документа, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.

Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок исполнения документа.

Резолюция должна проставляться, как правило, непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле документа, предназначенном для подшивки. Написание резолюции на отдельных листах или специальных бланках допускается в случаях, когда документ подлежит возврату.

3.2.7. Для обеспечения ритмичности работы канцелярия по согласованию с руководителями учреждения и структурных подразделений разрабатывает графики доставки корреспонденции руководству и структурным подразделениям.

3.3. Регистрация документов

3.3.1. Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования содержащейся в них информации.

3.3.2. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, за исключением документов оперативного характера, содержащих временную информацию, а также тех, которые учитываются в отраслевых функциональных структурных подразделениях в специальных учетных формах (бухгалтерские документы первичного учета, месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций и т. п.).

Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. Перечень утверждается руководством учреждения и прилагается к инструкции по делопроизводству данного учреждения (приложение N 1).

3.3.3. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в данном учреждении лишь один раз.

3.3.4. Регистрация документов в учреждениях должна осуществляться, как правило, централизованно.

Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях I-ой категории, в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в отдельных случаях, связанных с особой спецификой деятельности учреждения.

3.3.5. Обязательной регистрации подлежат документы, полученные от вышестоящих органов, важнейшие внутренние документы (постановления, приказы, решения, протоколы, докладные записки, инструкции, положения и т.п.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

3.3.6. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов должна применяться единая регистрационная карточка (приложения NN 2, 3).

3.3.7. Журнальная форма регистрации документов допускается лишь в учреждениях с объемом документооборота до 500 - 600 документов в год. Журнальная форма регистрации осуществляется также в исполкомах сельских и поселковых Советов народных депутатов (приложения NN 4, 5).

3.3.8. Регистрация предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется отдельно от служебной корреспонденции. При наличии в учреждении специального подразделения по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан они должны направляться ему непосредственно из экспедиции, где производится их регистрация и предварительное рассмотрение. Регистрация предложений, заявлений и жалоб граждан может осуществляться как на карточках, так и в алфавитных журналах.

3.3.9. Документы, подлежащие регистрации, должны регистрироваться в день их получения и передаваться для рассмотрения руководству учреждения либо в структурные подразделения.

3.3.10. При карточной форме регистрации документов регистрационные карточки изготовляются в необходимом количестве экземпляров на пишущей машинке. Количество экземпляров карточки определяется числом картотек, которые ведутся в учреждении (в канцелярии, структурных подразделениях) в справочной, контрольной и других целях. Выбор вида и определение количества картотек должны соответствовать конкретным потребностям работы учреждения.

3.3.11. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки составляются в двух экземплярах (для канцелярии и структурного подразделения, которому карточка передается вместе с документом). При взятии документа на контроль изготовляются три экземпляра карточки.

3.3.12. Регистрационные карточки группируются в учетно-справочные картотеки. Все регистрационные картотеки заводятся отдельно на каждый календарный год.

Карточки на предложения, заявления и жалобы граждан должны группироваться в отдельную картотеку либо выделяться в отдельный раздел общей картотеки.

3.3.13. При журнальной форме регистрации документов рекомендуется вести следующие виды журналов:

а) журнал регистрации входящих документов;

б) журнал регистрации исходящих документов;

в) журнал регистрации собственных постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций, протоколов;

г) журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан.

При большом объеме распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и т. п.), поступающих от вышестоящих органов, для их регистрации может быть заведен отдельный журнал.

Приказы (распоряжения) по личному составу, командировкам и производственной деятельности должны иметь самостоятельную нумерацию в пределах каждого вида документов.

4.1. Составление документов

4.1.1. Для составления служебных документов в учреждениях должна использоваться бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) по ГОСТу 9327-60.

Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается.

4.1.2. Служебные документы оформляются в строгом соответствии с требованиями ГОСТа 6.39-72 и ГОСТа 6.15.1-75 на бланках учреждений или их структурных подразделений.

Некоторые документы (заявления работников, отдельные служебные справки и т. п.) разрешается оформлять не на бланках. Документы, подготовленные несколькими учреждениями, также оформляются не на бланках.

4.1.3. Для ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ, как правило, должен составляться по одному вопросу.

Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и других обобщающих документов.

4.1.4. Проекты постановлений, решений, приказов, инструкций и других документов правового характера проверяются юрисконсультом учреждения с точки зрения соответствия их требованиям законодательства и визируются им.

4.1.5. Содержание документов должно излагаться кратко, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

4.1.6. Тексты документов, как правило, состоят из двух частей. В первой части указываются обоснование или основание составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбы без объяснений и т. п.

4.1.7. Части текстов (разделы, подразделы) сложных документов размещаются в логической последовательности изложения вопросов и нумеруются арабскими цифрами с присвоением каждому разделу, подразделу соответствующего числового знака через точку (1.1.2, 1.1.3, 2.1.1, 2.1.2). Фамилии, наименования, термины размещаются в тексте в алфавитном или другом принятом для данного вида документа порядке.

Произвольное сокращение наименования, учреждений и отдельных слов не допускается.

4.1.8. Для экономии времени на составление служебных документов однородные или близкие по содержанию документы должны унифицироваться. В учреждениях составляются макеты и трафаретные тексты, которые заблаговременно изготовляются типографским способом.

Трафаретные тексты могут применяться в виде сборников таких текстов, бланков документов с трафаретным текстом, в форме образцов, прилагаемых к инструкции по делопроизводству.

4.1.9. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на руководителей структурных подразделений учреждений.

Ответственность за содержание документа, визируемого несколькими лицами, несут в одинаковой мере все эти лица.

4.2. Оформление документов

4.2.1. Служебные документы, составляемые в учреждениях, должны иметь определенный ГОСТом 6.39-72 комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения:

наименование учреждения-автора документа;

наименование вида документа;

заголовок документа;

адресование и дата документа;

индекс;

отметки о согласовании текста документа;

удостоверение документа (подпись, утверждение, печать);

отметки о прохождении и исполнении документа.

Места размещения реквизитов в документах определены указанным ГОСТом.

4.2.2. Наименование вида документа должно указываться на каждом документе (за исключением писем). Оно указывается в бланке документа или печатается на машинке.

4.2.3. На документы, создаваемые с помощью вычислительных машин и табуляторов, распространяются все основные требования в отношении оформления служебных документов: применение бланка, подписание, датирование и т. п.

Дополнительным требованием к оформлению этих документов является обязательная расшифровка всех понятий, отраженных цифрами, знаками и другим способом. Расшифровка указывается на обратной стороне либо прилагается к документу. Размеры документов, полученных с табуляторов, должны отвечать общесоюзному ГОСТу на бумагу, но не должны быть меньше формата А6, чтобы обеспечить возможность подшивки их в дело. Документ большого размера при подшивке должен складываться соответственно формату А4.

4.3. Заголовки к тексту

4.3.1. К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4 (210 х 297), обязательно, независимо от его назначения, составляется заголовок (краткое содержание). Заголовок должен быть кратким, правильно отражать основное содержание документа. Формулировать заголовок документа следует при помощи отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем", например: "О распределении...", "О порядке ..." и т. д.

Если в документе речь идет о нескольких вопросах, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовки не составляются для телефонограмм, сообщений и для документов, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148 х 210).

4.4. Адресование документа

4.4.1. При адресовании документов необходимо соблюдать такие правила:

- документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу (структурное подразделение или должностное лицо указываются при внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами или в иных случаях, когда установление точного адресата не вызывает затруднений);

- наименование учреждения и его структурного подразделения, которым адресуется письмо, указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу наименование учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже, например:

- при направлении документа многим однородным учреждениям адресат может указываться обобщенно, например:

4.4.2. Когда корреспонденция направляется центральным партийным и советским органам, а также постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на документах не указывается, он указывается на конвертах.

4.4.3. При адресовании документа непосредственно руководителю учреждения его наименование входит в наименование должности и указывается в дательном падеже, например:

4.4.4. При адресовании документов отдельным гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем их фамилия, например:

4.4.5. Документ не должен содержать более четырех разных адресов; при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку на отдельном листе бумаги, а на каждом экземпляре документа указывается лишь один адрес.

4.5. Датирование документов

4.5.1. Все служебные документы датируются.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе (для протоколов, актов и некоторых других документов).

4.5.2. Датой издания (принятия) и вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания руководителем или дата принятия документа коллегиальным органом, если в документе не указан другой срок вступления его в силу.

4.5.3. Даты в документах оформляются цифровым способом.

С 1 января 1982 года элементы даты приводятся в такой последовательности: год, месяц, число, обозначаемые арабскими цифрами. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Например, 19 января 1982 года следует писать: 1982 01 19 или 82 01 19. В актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например, 19 июля 1982 г.

До 1 января 1982 года элементы даты приводятся в такой последовательности: число, месяц, год и обозначаются парами арабских цифр, разделяемых точками. Например, 3 марта 1981 года следует писать: 03.03.81.

4.5.4. Дата на документе проставляется лицом, его подписавшим или утвердившим, в момент подписания или утверждения.

4.5.5. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и т. п.).

4.5.6. Дата подписания документа проставляется в левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном для этого месте в бланке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи, слева. Дата утверждения документа указывается в соответствующем грифе на месте, предусмотренном ГОСТом 6.39-72.

4.6. Индексация документов

4.6.1. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов каждому из них присваивается условное обозначение - индекс, который указывает место составления, исполнения и хранения документа.

4.6.2. Индекс входящего документа при его регистрации в канцелярии состоит из номера корреспондента и порядкового номера регистрации входящих документов с начала года. После поступления документов в структурное подразделение этот индекс дополняется индексом дела по номенклатуре.

4.6.3. Индекс исходящего инициативного документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера регистрации исходящих документов с начала года.

4.6.4. Индекс исходящего документа-ответа состоит из индекса дела по номенклатуре и входящего номера документа, на который дается ответ.

4.6.5. Индекс внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

4.6.6. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре.

4.6.7. Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, решений, распоряжений, приказов по основной деятельности и по личному составу и других), протоколов, в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут дополняться первой буквой фамилии автора документа.

4.6.6. На документе, который подготовлялся или исполнялся несколькими структурными подразделениями, в индексе указывается номер подразделения, которое несет ответственность за организацию исполнения данного документа.

4.7. Согласование документов

4.7.1. Проекты документов согласовываются с учреждениями, организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, возбуждаемым в проекте.

Согласование может осуществляться как в аппарате учреждения (со структурными подразделениями, должностными лицами), так и с другими учреждениями.

4.7.2. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя подпись лица, визирующего документ, и дату. При необходимости указывается наименование должности этого лица и расшифровывается подпись (инициалы и фамилия), например:

4.7.3. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В этом случае виза составляется по такой форме:

4.7.4. Внешнее согласование проектов документов оформляется грифом согласования. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, с которым согласовывается документ, например:

4.7.5. Отметки о согласовании (виза или гриф) проставляются на последнем листе первого экземпляра документа, ниже подписи с левой стороны.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

4.8. Удостоверение документов

4.8.1. Удостоверение документов осуществляется путем их подписания, утверждения и проставления печати.

4.8.2. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. При направлении служебного документа одновременно нескольким вышестоящим учреждениям и другим руководящим органам руководитель подписывает все экземпляры документа.

4.8.3. При направлении служебного документа одновременно нескольким подведомственным организациям подписывается только оригинал, который остается в деле учреждения-автора, а на места рассылаются удостоверенные канцелярией экземпляры.

4.8.4. Документы, как правило, подписываются одним лицом. Две или больше подписей проставляются в том случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и т.п.).

4.8.5. Документы, подготовленные учреждением совместно с другими ведомствами, подписываются всеми руководителями этих ведомств, причем их подписи ставятся на документе рядом на одном уровне.

4.8.6. При подписания документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, которыми составлены документы, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

4.8.7. Документы подписываются руководящими работниками учреждения в соответствии с их компетенцией, установленной действующими нормативными актами.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом: руководителем учреждения или его заместителем.

Доклады, докладные записки, справки и документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.8.8. Документы, направляемые в вышестоящие учреждения, подписываются руководителем учреждения, а в случае его отсутствия - первым заместителем.

4.8.9. На документах коллегиальных органов проставляются подписи двух лиц. В коллегиальных органах распоряжения, принимаемые в единоличном порядке, имеют одну подпись.

4.8.10. В состав подписи входят: наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.

Если документ изготовлен на бланке, то наименование учреждения в составе подписи не указывается, например: Председатель исполкома Совета народных депутатов (подпись - инициалы, фамилия). Начальник управления (подпись - инициалы, фамилия). Директор института (подпись - инициалы, фамилия).

4.8.11. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только со времени его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

4.8.12. Утверждение документа осуществляется двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа). Оба способа утверждения имеют одинаковую силу.

4.8.13. Элементами грифа утверждения являются: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

4.8.14. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу документа.

4.8.15. При утверждении документа распорядительным актом на документе проставляется гриф по следующей форме:

4.8.16. Документы, требующие особого удостоверения их подлинности, скрепляются печатью учреждения.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, титульных списках и т. п.

Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав граждан и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) учреждений, на договорах, удостоверениях, доверенностях.

Печать, воспроизводящая наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделения (не гербовая), ставится на копиях документов, направляемых в другие учреждения, и на размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке.

Перечень других документов, которые необходимо скреплять печатью, определяется учреждением на основании действующих нормативных актов.

4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов

4.9.1. Прохождение документа в учреждении сопровождается обязательным проставлением на нем:

- отметки о регистрации документа, проставляемой на нижнем поле первого листа документа, справа;

- отметки о взятии документа на контроль, которая проставляется на левом поле первого листа документа (на уровне заголовка к тексту) и обозначается словом "КОНТРОЛЬ" или буквой "К";

- отметки об исполнении документа и направлении его в дело, проставляемой на нижнем поле первого листа документа и имеющей такие данные: краткую справку об исполнении (если нет документа об исполнении), слова "В дело" и номер дела, в которое документ будет подшит, дату направления документа в дело и подпись исполнителя, например:

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

4.9.2. Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа. Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество напечатанных экземпляров и дата изготовления документа, например:

На документах, направляемых вышестоящим органам, этот реквизит проставляется в нижнем левом углу обратной стороны последнего листа документа.

4.10. Оформление копий документов

4.10.1. Копия документа изготовляется и выдается только с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения. Учреждение может удостоверять копии лишь тех документов, которые создаются в самом учреждении (это правило не распространяется на учреждения государственной архивной службы УССР и органы и должностных лиц, совершающих нотариальные действия).

При решении вопросов, относящихся к приему граждан на работу, учебу, осуществлению их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел рабочих, служащих и учащихся учреждениям разрешается изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

4.10.2. Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения и удостоверяется подписью должностного лица, подтверждающего соответствие содержания копии оригиналу. Если копия изготовляется не на бланке, но с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка оригинала.

На первом листе копии проставляется отметка "копия".

Заверительная надпись составляется по такой форме: слово "верно", наименование должности, личная подпись лица, удостоверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата удостоверения копии. Например:

Отметка "копия" размещается на документе справа над реквизитом "адресат", а отметка об удостоверении копии - ниже реквизита "подпись".