Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру

Створення, обробка та передача даних в інформаційно-телекомунікаційних системах органів реєстрації здійснюється з дотриманням вимог Законів України "Про захист персональних даних", "Про інформацію", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" та інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

Результатом підтвердження відповідності інформаційно-телекомунікаційних систем органів реєстрації є отримання документа державного зразка, що підтверджує відповідність програмного забезпечення законодавству у сфері захисту інформації.

31. До реєстру територіальної громади вносяться такі дані про особу:

прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові;

дата та місце народження;

місце проживання/перебування;

відомості про громадянство;

реквізити свідоцтва про народження особи або документа, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави (стосуються лише дитини, яка не досягла 16 років), паспорта громадянина України, тимчасового посвідчення громадянина України, документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус (вид документа, його серія та/або номер, дата видачі, орган видачі) відповідно;

реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків або інформація про відмову від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган) (за наявності);

унікальний номер запису в Реєстрі (якщо така інформація внесена до паспорта громадянина України);

дата реєстрації місця проживання;

прізвище, ім’я та по батькові представника, якщо він діє від імені особи, та відомості про документ, що посвідчує повноваження представника;

інформація про попереднє місце проживання;

дата зняття з реєстрації місця проживання (після вибуття особи).

Також до реєстру територіальної громади вносяться найменування органу реєстрації, прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка вносила записи до реєстру.

32. Доступ до інформації, що міститься у реєстрах територіальних громад, здійснюється з дотриманням вимог Законів України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні", "Про інформацію", "Про захист персональних даних" і "Про Державний реєстр виборців".

Службовим та посадовим особам розпорядників реєстрів та інших органів державної влади, що обробляють персональні дані, внесені до реєстрів, забороняється розголошувати персональні дані, що стали їм відомі у зв’язку з виконанням службових обов’язків.

Кожна особа має право на доступ до своїх персональних даних, внесених до реєстрів, а також інші права щодо своїх персональних даних, передбачені Законом України "Про захист персональних даних".

Доступ до реєстрів здійснюється виключно авторизовано, із збереженням інформації про службову або посадову особу, яка здійснювала запит, та час такого запиту.

Органу реєстрації заборонено передавати дані з реєстру територіальної громади третім особам з метою, не передбаченою Законом України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні".

Обмін інформацією між органами реєстрації та іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування здійснюється за письмовою згодою особи з метою надання їй адміністративних послуг.

Передача персональних даних, внесених до реєстрів територіальних громад, органам державної влади, органам місцевого самоврядування без письмової згоди особи може здійснюватися лише у випадках, передбачених законом.

Орган реєстрації у разі виявлення в реєстрі територіальних громад помилкових відомостей про особу повідомляє їй про це у тридцятиденний строк з дня виявлення таких відомостей, а також звертається до особи з проханням надати достовірні відомості для внесення змін до відповідного реєстру та/або документів, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування, і передає відповідну інформацію до відомчої інформаційної системи ДМС з подальшою передачею інформації до Реєстру відповідно до Порядку.

Знеособлені дані реєстрів територіальних громад використовуються із статистичною метою. Інформація про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання осіб щомісяця до 5 числа подається органами реєстрації до відповідних територіальних органів Держстату за формами згідно з додатками 18 та 19. Дані реєстрів територіальних громад також можуть використовуватися з науковою метою за умови їх знеособлення.

33. ДМС та її територіальні органи контролюють дотримання органами реєстрації вимог законодавства з питань реєстрації місця проживання, а також їх діяльності у сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб.

За результатами проведених перевірок ДМС та її територіальні органи надсилають органу реєстрації акт щодо врахування рекомендацій (пропозицій) чи усунення виявлених недоліків, порушень.

34. У разі виявлення ознак кримінального або адміністративного правопорушення орган, що виявив зазначені порушення, інформує про них відповідні правоохоронні органи.

35. Працівники органу реєстрації, які допустили порушення законодавства, несуть відповідальність у встановленому законодавством порядку.

1. Цей Порядок визначає механізм та строки передачі інформації про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування від виконавчих органів сільської, селищної або міської ради, сільських голів (у разі коли відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено) (далі - орган реєстрації), що здійснюють реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування (далі - реєстрація) фізичних осіб на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження сільської, селищної або міської ради, для внесення її до відомчої інформаційної системи ДМС засобами єдиної інформаційної системи МВС та подальшої передачі відповідної інформації до Єдиного державного демографічного реєстру (далі - Реєстр).

2. Інформація до відомчої інформаційної системи ДМС передається у день реєстрації з реєстру територіальної громади, який ведеться:

програмними засобами відомчої інформаційної системи ДМС з доступом через офіційний веб-сайт ДМС;

засобами власної інформаційно-телекомунікаційної системи із застосуванням програмного інтерфейсу взаємодії з відомчою інформаційною системою ДМС.

Передача інформації про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи до відомчої інформаційної системи ДМС з реєстру територіальної громади здійснюється шляхом автоматичної передачі наборів даних реєстром територіальної громади відповідного органу реєстрації.

Створення, ведення та адміністрування реєстрів територіальних громад програмними засобами відомчої інформаційної системи ДМС з доступом через офіційний веб-сайт ДМС здійснюється відповідно до правил, визначених у додатку.

3. Інформація з відомчої інформаційної системи ДМС вноситься ДМС до Реєстру:

стосовно особи, інформація про яку внесена до Реєстру;

під час оформлення документів, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи її спеціальний статус, - у разі коли інформація про особу вноситься до Реєстру вперше.

Після надходження з реєстру територіальної громади інформація щодо реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи зберігається у відомчій інформаційній системі ДМС та передається до Реєстру шляхом автоматичного формування наборів даних.

4. Для виконання завдань, покладених на ДМС, забезпечення ведення реєстру територіальні органи та підрозділи ДМС надсилають запити до реєстрів територіальних громад щодо перевірки та уточнення інформації про місце проживання/перебування фізичних осіб. Строк розгляду таких запитів та надання відповіді на них не повинен перевищувати трьох робочих днів з дня їх отримання.

1. Орган реєстрації для створення реєстру територіальної громади:

забезпечує отримання працівниками органу реєстрації, на яких покладаються завдання з реєстрації місця проживання/перебування, зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб, кваліфікованого електронного підпису в одному з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг;

формує для працівників органу реєстрації, на яких покладаються завдання з реєстрації місця проживання/ перебування, зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб, поштову скриньку у домені *.gov.ua, або *.укр.

2. Реєстрація та оновлення облікового запису органу реєстрації здійснюється уповноваженою особою ДМС за зверненням його керівника.

До облікового запису органу реєстрації належать такі відомості: назва органу реєстрації, код згідно з ЄДРПОУ, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) керівника такого органу реєстрації, юридична адреса, контактний номер телефону, адреса електронної пошти, перелік адміністративно-територіальних одиниць, що входять до відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідного органу реєстрації, обліковий запис користувача реєстру територіальної громади, що попередньо зареєстрований відповідно до пункту 3 цих Правил, який має права адміністратора органу реєстрації.

3. Користувачі реєстру територіальної громади, в тому числі адміністратори, самостійно здійснюють реєстрацію за допомогою кваліфікованого електронного підпису на офіційному веб-сайті ДМС.

Приєднання користувача до реєстру територіальної громади здійснюється шляхом підтвердження запрошення від адміністратора органу реєстрації.

Адміністратор органу реєстрації визначається уповноваженою особою ДМС шляхом внесення відповідних даних до облікового запису органу реєстрації за зверненням його керівника.

Адміністратор органу реєстрації запрошує користувача, надає або скасовує (блокує, в тому числі тимчасово) повноваження користувача для здійснення необхідних операцій в реєстрі територіальної громади в межах відповідного органу реєстрації.

Адміністратор органу реєстрації вносить зміни до облікового запису органу реєстрації, які стосуються: прізвища, імені, по батькові (за наявності) керівника органу реєстрації, юридичної адреси, контактного номеру телефону, адреси електронної пошти.

4. Користувачі, яким надано права на виконання операцій в реєстрі територіальної громади (в межах відповідного органу реєстрації), під час входу в систему, отримують доступ до відповідного функціоналу.

5. Реєстр територіальної громади забезпечує виконання таких функцій:

зберігання персональних даних, що внесені до реєстру територіальної громади, та їх відображення за встановленою формою;

формування та друк заяви про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи відповідно до адресного довідника реєстру територіальної громади;

формування та друк відмови у здійсненні реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;

перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних відомостей Державного реєстру виборців;

взаємопов’язаний пошук даних з урахуванням їх властивостей, відображення в інтерфейсі результатів, друк списку чи довідки;

перереєстрацію місця проживання/перебування фізичних осіб та скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;

збирання, підготовку, введення інформації (даних) з документів, їх оригіналів та сканованих копій;

перевірку факту реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи за іншою адресою в межах реєстру територіальної громади;

пошук інформації про фізичну особу за базою даних реєстру;

формування та друк за встановленими формами звітів, довідок, карток, повідомлень тощо;

скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/ перебування фізичної особи;

передачу актуальних відомостей про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи до відомчої інформаційної системи ДМС та Єдиного державного демографічного реєстру.

6. Для забезпечення контролю за повнотою та достовірністю адреси місця реєстрації в реєстрі територіальної громади передбачено ведення адресного довідника. Користувачі органу реєстрації (з відповідними правами) у випадку відсутності в адресному довіднику адміністративно-територіальної одиниці або її історичної географічної назви забезпечують актуалізацію адресного довідника в межах свого органу реєстрації.