Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.
Засвідчувальний напис підписується державним чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдний документ.
12.5. Підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше ніж через три місяці після закінчення справ у діловодстві.
12.5.1. Підшивання документів у справи здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 (чотири) проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.
12.5.2. Підшивання здійснюється так, щоб збереглася можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розміщений близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.
12.5.3. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.
12.5.4. Обкладинки справ оформляються за встановленою формою (додаток 39).
12.5.5. Обкладинки справ з документами, які підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, коробки або папки повинні бути виготовлені з твердого картону товщиною не менше ніж 1 мм, крім обкладинок спадкових справ, для яких товщина може бути меншою ніж 1 мм.
12.5.6. Написи на обкладинках справ, книг, журналів повинні бути виконані без скорочень, чітко і зрозуміло і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом або пастою.
12.5.7. Заголовок на обкладинку справи переноситься з номенклатури справ після його уточнення.
На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), указується порядковий номер тому (частини).
12.5.8. На обкладинках справ, книг, журналів обов'язково вказуються:
найменування контори, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) нотаріуса, нотаріальний округ, найменування справи, строк її зберігання;
якщо справа складається з декількох томів (частин), зазначається порядковий номер чергового тому (частини);
число, рік початку і закінчення справи вказуються арабськими цифрами, місяць - словами. Дати початку і закінчення справи повинні відповідати крайнім датам документів, які до неї підшиті;
номер справи за описом за погодженням з нотаріальним архівом;
номер опису та номер архівного фонду - простим олівцем.
Дозволяється наклеювання аркуша на обкладинку справи способом, який унеможливить його відклеювання (у тому числі при змінах температурно-вологісного режиму у місці зберігання архіву).";
12) у розділі XIII:
в абзаці другому пункту 13.1 слово та цифри "(додатки 40 - 42)" замінити словами та цифрами "(додатки 35, 40 - 42)";
у пункті 13.6 слова ", створеною при територіальному органі Міністерства юстиції," замінити словами "територіального органу Міністерства юстиції";
13) у розділі XIV:
у пункті 14.2 слово "та" замінити словом "документи,", після слів "строків їх зберігання" доповнити словами "та документи, що надійшли для тимчасового зберігання,";
пункт 14.4 доповнити новим абзацом такого змісту:
"Документи, що надійшли для тимчасового зберігання, зберігаються в архіві приватного нотаріуса до їх передачі до нотаріального архіву у зв'язку з припиненням або скасуванням воєнного стану.";
пункт 14.5 доповнити новим абзацом такого змісту:
"Не підлягають звірці документи, що надійшли для тимчасового зберігання.";
14) у розділі XV:
пункт 15.1 після слів та цифр "тривалого (понад 10 років) зберігання" доповнити словами ", справи документів, що надійшли для тимчасового зберігання,";
пункт 15.2 доповнити новим абзацом такого змісту:
"Справи документів, що надійшли для тимчасового зберігання, передаються конторою / приватним нотаріусом до нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану.";
пункт 15.4 доповнити новим абзацом такого змісту:
"Не підлягають звірці документи, що надійшли для тимчасового зберігання.";
перше речення пункту 15.5 доповнити словами ", крім справ документів, що надійшли для тимчасового зберігання";
в абзаці першому пункту 15.7 слово та цифри "(додаток 45)" замінити словом та цифрами "(додатки 45, 45-1)";
доповнити новим пунктом 15.9 такого змісту:
"15.9. В умовах воєнного стану у разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву контори, розташованої в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за
№ 1668/39004, для яких не визначена дата завершення бойових дій та дата припинення можливості бойових дій, переміщення документів нотаріального діловодства та архіву такої контори проводиться відповідно до Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2024 року № 2994/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2024 року за
№ 1574/42919.";
15) доповнити новим розділом XVII такого змісту:
"XVII. Переформування справ у випадку внесення змін до законодавства щодо номенклатури справ та/або строків їх зберігання
17.1. Якщо внаслідок внесення змін до законодавства документи закінченої та сформованої до цих змін справи належать до справ різної номенклатури, для яких встановлено різні строки зберігання, нотаріус має право переформувати документи таких справ у нові справи з урахуванням відповідних змін до законодавства.
17.2. Документи, строк зберігання яких з урахуванням відповідних змін до законодавства на момент переформування справи закінчився, вилучаються для знищення в установленому порядку.
17.3. Документи, строк зберігання яких з урахуванням відповідних змін до законодавства на момент переформування справи не закінчився, формуються у справу відповідної номенклатури із складанням нових внутрішніх описів та засвідчувальних написів, а також перенумеруванням аркушів.
Складені за результатами переформування справ нові описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, подаються на схвалення до відповідної ЕК територіального органу Міністерства юстиції у чотирьох примірниках разом із попередніми описами відповідних справ, схваленими ЕК територіального органу Міністерства юстиції.
У період дії воєнного стану нотаріуси, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій активних бойових дій (крім територій активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси), включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за
№ 1668/39004, для яких не визначена дата завершення бойових дій, мають право знищувати документи, не внесені до Національного архівного фонду, без схвалення відповідного акта ЕК територіального органу Міністерства юстиції з подальшим направленням примірника такого акта до територіального органу Міністерства юстиції.".
2. У додатках до Правил:
1) у додатку 11:
у заголовку слова "над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме" замінити словами "особи, зниклої безвісти за особливих обставин";
у графі 5 слова "фізичної особи, місцеперебування якої невідоме" замінити словами "особи, зниклої безвісти за особливих обставин";
графу 9 після слів "Оцінка спадкового майна" доповнити словами ", майна, над яким встановлено опіку (за наявності)";
графу 10 після слів "свідоцтва про право на спадщину" доповнити словами ", свідоцтва опікуна над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, особи, яка зникла безвісти за особливих обставин";
2) у додатку 23:
графу 3 викласти в такій редакції:
"Прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи, дата народження, громадянство або його відсутність, місце проживання, РНОКПП, УНЗР; повне найменування юридичної особи, країна резидентства, місцезнаходження та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ, для яких вчиняється нотаріальна дія (їх представників)";
у графі 6 слово "оплати" замінити словом "плати";
3) у додатку 25:
форму № 18-1 викласти в новій редакції, що додається;
доповнити додаток новою формою № 18-3, що додається;
4) додаток 28 виключити;
5) у додатку 32:
у розділі "01-Адміністративно-господарська діяльність":
в індексі справи 01-05 у графі 4 цифри та слова "5 років ЕК ст. 13" замінити цифрою та словом "3 роки";
в індексі справи 01-09 графу 2 викласти в такій редакції:
"Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо внесення відомостей до єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України, та надання інформації з таких реєстрів";
в індексі справи 01-12 у графі 4 слова та цифри "До ліквідації ст. 302-б" замінити словами та цифрами "Постійно ст. 302-б";
в індексі справи 01-14:
у графі 4 слова та цифри "3 роки-1 ст. 336" замінити словами та цифрами "5 років-1 ст. 336";
у графі 5 примітку викласти в такій редакції:
"-1 Документи, пов'язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії Російської Федерації та тимчасової окупації)";
в індексі справи 01-16:
у графі 4 цифри та слова "3 роки ст. 24, ст. 26" замінити цифрами та словами "5 років-1 ст. 82-б";
графу 5 доповнити приміткою такого змісту:
"-1 У разі неодноразових звернень - 5 років після відповіді на останнє звернення відповідної особи";
в індексі справи 01-18 у графі 4 слова та цифри "До ліквідації ст. 45-а" замінити словами та цифрами "Постійно, ст. 45-а";
в індексі справи 01-19 у графі 4 слова та цифри "До ліквідації ст. 45-а" замінити словами та цифрами "Постійно, ст. 45-а";
доповнити новими індексами такого змісту:
"
| 01-31 | Заповіти, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | | 75 років-1 | -1 Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану |
| 01-32 | Довіреності із зазначенням строку їх дії, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | | 3 роки-1 | -1 Після закінчення строку їх дії, а у разі скасування - після їх скасування.
Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану, якщо строк їх зберігання не закінчився |
| 01-33 | Довіреності без зазначення строку їх дії, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | | Постійно-1 | -1 У разі скасування - 3 роки після їх скасування.
Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану, якщо строк їх зберігання не закінчився |
| 01-34 | Документи (довідки, протоколи тощо), отримані/складені нотаріусом щодо нотаріальних дій, які не були вчинені | | 3 роки | |
| 01-35 | Документи (довідки, протоколи тощо), отримані / складені нотаріусом щодо нотаріальних дій, які були вчинені, якщо примірники нотаріальних документів не залишаються у справах нотаріуса | | 3 роки | |
| 01-36 | Акти приймання-передавання (документів, що надійшли для тимчасового зберігання; документів державної нотаріальної контори до державної нотаріальної контори у порядку заміщення в умовах воєнного стану тощо) | | Постійно
45-а | |
";
розділ "02-Вчинення нотаріальних дій" викласти в такій редакції:
"
| 02-01 | Договори відчуження житлових будинків, у тому числі відчуження земельних ділянок, на яких вони розташовані | | 75 років ЕК | |
| 02-01-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження житлових будинків, у тому числі відчуження земельних ділянок, на яких вони розташовані | | 11 років
ЕК | |
| 02-02 | Договори відчуження земельних ділянок, у тому числі з розташованими на них об'єктами нерухомого майна (крім житлових будинків) | | 75 років ЕК | |
| 02-02-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження земельних ділянок, у тому числі з розташованими на них об'єктами нерухомого майна (крім житлових будинків) | | 11 років
ЕК | |
| 02-03 | Договори відчуження квартир | | 75 років ЕК | |
| 02-03-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження квартир | | 11 років
ЕК | |
| 02-04 | Договори відчуження іншого нерухомого майна | | 75 років ЕК | |
| 02-04-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження іншого нерухомого майна | | 11 років
ЕК | |
| 02-05 | Договори довічного утримання (догляду) | | 75 років ЕК | |
| 02-05-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори довічного утримання (догляду) | | 25 років
ЕК | |
| 02-06 | Договори про приватизацію державного чи комунального майна | | 75 років ЕК | |
| 02-06-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про приватизацію державного чи комунального майна | | 11 років
ЕК | |
| 02-07 | Договори про заставу майна | | 75 років ЕК | |
| 02-07-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про заставу майна | | 11 років
ЕК | |
| 02-08 | Договори відчуження транспортних засобів | | 25 років | |
| 02-08-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження транспортних засобів | | 11 років | |
| 02-09 | Договори оренди земельних ділянок | | 75 років
ЕК | |
| 02-09-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори оренди земельних ділянок | | 11 років
ЕК | |
| 02-10 | Інші договори (договори позички (кредиту), позики, управління майном, найму (оренди), відчуження рухомого майна тощо) | | 75 років
ЕК | |
| 02-10-п | Документи, на підставі яких посвідчувались інші договори | | 11 років
ЕК | |
| 02-11 | Договори щодо врегулювання сімейних відносин (шлюбні договори, договори про надання утримання, про сплату аліментів на дитину тощо) | | 75 років ЕК | |
| 02-11-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори щодо врегулювання сімейних відносин | | 11 років
ЕК | |
| 02-12 | Заповіти (у тому числі секретні заповіти) | | 75 років ЕК | |
| 02-13 | Спадкові договори | | 75 років ЕК | |
| 02-13-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися спадкові договори | | 11 років
ЕК | |
| 02-14 | Спадкові справи | | 75 років ЕК | |
| 02-15 | Заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими припинено провадження | | 50 років ЕК | |
| 02-16 | Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей та заяви від неповнолітніх осіб віком від 14-ти до 18-ти років про їх згоду на виїзд на постійне місце проживання за кордон | | 5 років | |
| 02-18 | Довіреності із зазначенням строку їх дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення) | | 3 роки-1 | -1 Після закінчення строку їх дії, а у разі скасування - після їх скасування |
| 02-19 | Довіреності без зазначення строку їх дії | | Постійно-1 | -1 У разі скасування - 3 роки після їх скасування |
| 02-20 | Примірники виконавчих написів та копії документів, на підставі яких вони вчинені | | 5 років | |
| 02-21 | Заяви про видачу дублікатів документів, які зберігаються у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса | | 3 роки | |
| 02-22 | Документи (у тому числі заяви, описи, свідоцтва), прийняті на зберігання | | 75 років ЕК | |
| 02-23 | Документи (заяви, повідомлення тощо) про прийняття в депозит або повернення з депозиту грошових сум і цінних паперів | | 10 років-1 | -1 Після повернення з депозиту |
| 02-24 | Документи (заяви, свідоцтва) про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам | | 3 роки | |
| 02-25 | Свідоцтва про посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебуває у певному місці, свідоцтва про час пред'явлення документа | | 3 роки | |
| 02-26 | Свідоцтва виконавцю заповіту, протоколи про оголошення секретних заповітів та документи до них тощо | | 50 років | |
| 02-27 | Свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися | | 75 років | |
| 02-27-п | Документи, на підставі яких видано свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися | | 11 років | |
| 02-28 | Договори на управління спадщиною, свідоцтва опікуна над майном особи, яка визнана безвісно відсутньою або особи, яка зникла безвісти за особливих обставин, акти опису майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або зникла безвісти за особливих обставин, документи, на підставі яких посвідчувалися договори, видавалися свідоцтва, складалися акти | | 75 років ЕК | |
| 02-29 | Протести векселів та документи (заяви, повідомлення тощо), на підставі яких вони вчинені | | 5 років | |
| 02-30 | Акти про морські протести та документи до них | | 3 роки | |
| 02-31 | Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій | | 5 років | |
| 02-32 | Документи (постанови, ухвали, повідомлення тощо) щодо накладення і зняття заборон відчуження нерухомого та рухомого майна | | 50 років | |
| 02-33 | Реєстри для реєстрації нотаріальних дій | | Постійно
ст. 27 | |
| 02-38 | Книга обліку і реєстрації спадкових справ | | 75 років | Перехідна |
| 02-39 | Алфавітна книга обліку спадкових справ | | 75 років | Перехідна |
| 02-42 | Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або зникла безвісти за особливих обставин | | 75 років | Перехідна |
| 02-43 | Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна | | 75 років | Перехідна |
| 02-44 | Книга обліку депозитних операцій | | 10 років | Перехідна |
| 02-45 | Книга обліку договорів на управління спадщиною | | 75 років ЕК | Перехідна |
| 02-46 | Книга обліку особових рахунків депонентів | | 10 років | Перехідна |
| 02-48 | Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу | | 5 років-1
ст. 335 | -1 Після завершення ділових відносин, завершення операції |
| 02-49 | Квитанційні книжки про прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів | | 10 років | |
| 02-50 | Договори про іпотеку майна | | 75 років
ЕК | |
| 02-50-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про іпотеку майна | | 25 років
ЕК | |
| 02-51 | Свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя (колишнього подружжя), видані за їх спільною заявою | | 75 років
ЕК | |
| 02-51-п | Документи, на підставі яких видано свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя (колишнього подружжя) за їх спільною заявою | | 11 років
ЕК | |
| 02-52 | Аграрні розписки | | 10 років | |
| 02-53 | Вимоги про нотаріальне посвідчення правочину або про нотаріальне засвідчення справжності підпису на документах | | 5 років | |
| 02-54 | Інші правочини | | 25 років | |
| 02-55 | Договори відчуження об'єкта незавершеного будівництва / майбутнього об'єкта нерухомості | | 75 років
ЕК | |
| 02-55-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження об'єкта незавершеного будівництва /
майбутнього об'єкта нерухомості | | 11 років
ЕК | |
| 02-56 | Договори поділу (виділу) майна, що перебуває у спільній власності, поділу (виділу) спільного майна подружжя, об'єднання майна, визначення часток у праві спільної власності | | 75 років
ЕК | |
| 02-56-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори поділу (виділу) майна, що перебуває у спільній власності, поділу(виділу) спільного майна подружжя, об'єднання майна, визначення часток у праві спільної власності | | 11 років
ЕК | |
| 02-57 | Особисті розпорядження військовослужбовців та інших визначених законом осіб | | 75 років | |
";
в Методичних рекомендаціях щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса:
у пункті 2:
в абзаці другому слова "у Типовій номенклатурі" замінити словами та цифрами ", зазначених у розділах "01 - Адміністративно-господарська діяльність" і "03 - Архів" Типової номенклатури,", слова "органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій" замінити словами "державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб";
доповнити новим абзацом такого змісту:
"Документи, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів та пов'язані з вчиненням нотаріальних дій, включаються до розділу "02 - Вчинення нотаріальних дій" Типової номенклатури. Строки зберігання таких документів встановлюються Міністерством юстиції України за погодженням з Державною архівною службою України.";
у пункті 7:
в абзаці третьому цифри "02-08" замінити цифрами "01-15", цифри "02" замінити цифрами "01", цифри "08" замінити цифрами "15";
після абзацу третього доповнити абзацами четвертим, п'ятим такого змісту:
"З метою врегулювання особливостей формування окремих категорій справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів при вчиненні нотаріальних дій, розділ 02 "Вчинення нотаріальних дій" Типової номенклатури може містити 2 (дві) категорії справ, що мають однакові індекси у цифровій формі. Одна справа має індекс, який складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи (наприклад, 02-01, 02-03, 02-13), а друга справа має такий самий індекс, який додатково доповнюється позначкою "п" (наприклад, 02-01-п, 02-03-п, 02-13-п).
Позначка "п" означає, що до таких справ групуються додаткові документи, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія (підпункт 11.1.2 пункту 11.1, підпункт 11.2.2 пункту 11.2 розділу XI цих Правил), та які не увійшли до першої категорії справ.".
У зв'язку з цим абзаци четвертий - дванадцятий вважати відповідно абзацами шостим - чотирнадцятим;
абзац другий пункту 8 після слова "зберігання" доповнити словами та цифрами "не пізніше 01 квітня наступного за звітним діловодного року";
6) у додатку 33 слова "до майна" замінити словами "щодо спадщини";
7) додаток 34 викласти в новій редакції, що додається;
8) заголовок додатку 38 викласти в такій редакції:
"ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
Індекс справи № _______
Номер спадкової справи _____
(РОЗДІЛУ ОПИСУ)";
9) у додатку 44 слова:
"ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК
територіального органу
Міністерства юстиції
____________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державної архівної
установи
____________ № _______" |
замінити словами:
"СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
територіального органу
Міністерства юстиції
____________ № _____ | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державної архівної
установи
____________ № ______"; |
10) у додатку 45 після слів "Завідувач державного нотаріального архіву" слова "(приватний нотаріус)" виключити;
11) доповнити Правила новим додатком 45-1, що додається;
12) у додатках 7, 10 - 13, 26, 33, 48 слова "ім'я, по батькові" / "ім'я та по батькові" в усіх відмінках і числах замінити словами "власне ім'я, по батькові (за наявності)" у відповідних відмінках і числах".
Директор Департаменту
приватного права |
Олена ФЕРЕНС |
Форма № 18-1
Свідоцтво опікуна над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою
СВІДОЦТВО
опікуна над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою
Місто (село, селище, район, область (Автономна Республіка Крим)), Україна
_____________________________________________________________________________________.
(число, місяць, рік словами)
Я, _______________________________, ___________________________________________ нотаріус
(прізвище, ініціали) (державний / приватний)
_____________________________________________________________________________________,
(найменування державної нотаріальної контори, назва нотаріального округу)
посвідчую, що на підставі статті 44 Цивільного кодексу України опікуном майна
_____________________________________________________________________________________,
(прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), дата народження)
який (яка) за рішенням _____________________________________________________________ суду
від "___" ____________ року № ____ визнаний(а) безвісно відсутнім(ою), є _____________________
_____________________________________________________________________________________
(прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) опікуна, задеклароване / зареєстроване
_____________________________________________________________________________________
місце його проживання (перебування), відомості щодо родинних та інших
_____________________________________________________________________________________
відносин або прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності)
_____________________________________________________________________________________
уповноваженого представника органу опіки та піклування, найменування та
_____________________________________________________________________________________.
місцезнаходження органу опіки та піклування)
Особу опікуна над майном встановлено, її (його) дієздатність перевірено.
Акт опису майна від "___" ____________ р., складений ______________________________________
(прізвище, ініціали)
___________________ нотаріусом ________________________________________________________
(державний / приватний) (найменування державної нотаріальної контори, назва нотаріального округу)
___________________ на _______________________ арк. є невід'ємною частиною цього свідоцтва.
(прописом)
Свідоцтво оформлено у ________________ примірниках.
Цей примірник виданий _________________________________________________.
(прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) опікуна)
Зареєстровано в реєстрі за № _____ |
Печатка ___________________ нотаріус
(державний / приватний) | Підпис |
Форма № 18-3
Свідоцтво опікуна над майном особи, яка зникла безвісти за особливих обставин
СВІДОЦТВО
опікуна над майном особи, яка зникла безвісти за особливих обставин
Місто (село, селище, район, область (Автономна Республіка Крим)), Україна
_____________________________________________________________________________________.
(число, місяць, рік словами)
Я, _______________________________, ___________________________________________ нотаріус
(прізвище, ініціали) (державний / приватний)
_____________________________________________________________________________________,
(найменування державної нотаріальної контори, назва нотаріального округу)
посвідчую, що на підставі статті 44 Цивільного кодексу України опікуном майна
_____________________________________________________________________________________,
(прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) особи, дата народження)
який (яка) зник(ла) безвісти за особливих обставин _________________________________________
(дата набуття статусу особи, яка зникла безвісти
_______________________________ відповідно до Витягу з Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти
за особливих обставин)
за особливих обставин, від "___" ____________ року № __________, та за заявою ________________
_____________________________________________________________________________________
(прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи або
_____________________________________________________________________________________
найменування юридичної особи, від якої надійшла заява)
є ____________________________________________________________________________________
(прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) опікуна, задеклароване /
_____________________________________________________________________________________
зареєстроване місце його проживання (перебування), відомості щодо родинних
_____________________________________________________________________________________
та інших відносин або прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності)
_____________________________________________________________________________________
уповноваженого представника органу опіки та піклування, найменування та
_____________________________________________________________________________________.
місцезнаходження органу опіки та піклування)
Особу опікуна над майном встановлено, її (його) дієздатність перевірено.
Акт опису майна від "___" ____________ р., складений ______________________________________
(прізвище, ініціали)
____________________ нотаріусом _______________________________________________________
(державний / приватний) (найменування державної нотаріальної контори, назва нотаріального округу)
______________ на ______________________________________ арк. є невід'ємною частиною цього
(прописом)
свідоцтва.
Зареєстровано в реєстрі за № _____ |
Печатка ______________________ нотаріус
(державний / приватний) | Підпис |
____________
Додаток 34
до Правил ведення нотаріального діловодства
(до пункту 11.7)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
спадкових справ
N
з/п | Індекс справи | Прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) | Заголовок документа (спадкова справа та її номер) | Дата заведення спадкової справи | Дата закінчення спадкової справи | Номери аркушів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом ______________________ /__________________/ спадкових справ.
(цифрами і словами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ________________ /__________________/.
(цифрами і словами)
Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку і реєстрації спадкових справ проведено. |
Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) |
___________________
(підпис) |
____________________________________
(розшифровка підпису) |
| Дата | | |
____________
Додаток 45-1
до Правил ведення нотаріального діловодства
(до пункту 15.7)
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної нотаріальної
контори
(приватний нотаріус)
_________ ________________________
(підпис) (розшифрування підпису) | ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державного
нотаріального архіву
_________ ________________________
(підпис) (розшифрування підпису) |
| Дата | Печатка | Дата | Печатка |
АКТ
________________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів, що надійшли для тимчасового зберігання, до державного нотаріального архіву
У зв'язку припиненням (скасуванням) воєнного стану та відповідно до положень постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 року № 164 "Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану"
_____________________________________________________________________________________
(номер і повна назва справи, що передається,
_____________________________________________________________________________________
найменування та адреса
_____________________________________________________________________________________
установи здавальника)
_________________________________________________________________________________ здав,
а ____________________________________________________________________________ прийняв
(найменування, місцезнаходження державного нотаріального архіву)
документи, що надійшли для тимчасового зберігання, до здавальника: |
| N з/п | Назва документа (заповіт або довіреність, посвідчені особою, яка в умовах воєнного стану відповідно до законодавства має право їх посвідчувати) | Відомості щодо
заповідача / довірителя (прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності)), дата народження (за наявності), дата та місце посвідчення документа | Кількість аркушів у справі | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Разом прийнято ___________________________________________ справ.
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата | Приймання здійснив:
________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата |