Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 29 листопада 2013 року № 2541/5

Відповідно до частини першої статті 14 Закону України "Про страховий фонд документації України", підпункту 2 пункту 3, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

НАКАЗУЮ:

1. Заголовок наказу Міністерства юстиції України від 29 листопада 2013 року № 2541/5 "Про затвердження Положення про проведення інспекційних перевірок у сфері страхового фонду документації України", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 02 грудня 2013 року за № 2047/24579, викласти в такій редакції:

2. Затвердити Зміни до Положення про організацію та порядок проведення заходів контролю за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 29 листопада 2013 року № 2541/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 02 грудня 2013 року за № 2047/24579 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 02 жовтня 2020 року № 3448/5), що додаються.

3. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

1. У розділі I:

1) абзац другий пункту 1 виключити;

2) пункт 3 викласти в такій редакції:

"3. Контроль за додержанням вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації України органами влади здійснюється шляхом проведення органом контролю планових та позапланових інспекційних перевірок (далі - інспекційна перевірка).".

За формою проведення інспекційна перевірка може бути виїзна (за місцезнаходженням органу влади) або невиїзна (за місцезнаходженням органу контролю).".

2. У розділі II:

1) у пункті 1 слова "державного нагляду (контролю)" замінити словом "контролю", а слова "розробляється і затверджується відповідно до законодавства" замінити словами та цифрами "затверджується органом контролю не пізніше 01 грудня року, що передує плановому, та розміщується на його вебсайті";

2) пункт 6 доповнити новими абзацами такого змісту:

"складення Акта про створення перешкод у проведенні інспекційної перевірки;

відсутність затвердженої галузевої або обласної (регіональної) програми створення страхового фонду документації України.";

3) у пункті 11:

абзац другий після слова "влади" доповнити словами ", що підлягає перевірці";

абзац третій викласти в такій редакції:

"тип (планова або позапланова) та форма інспекційної перевірки;";

4) у пункті 12:

в абзаці першому слово "уповноваженої" замінити словом "уповноваженою";

абзаци другий - дев'ятий виключити;

5) в абзаці першому пункту 14 слова "місцем провадження діяльності органу влади" замінити словами "місцезнаходженням органу влади (виїзна) або місцезнаходженням органу контролю (невиїзна)";

6) у пункті 15:

в абзаці другому слова "про здійснення інспекційної перевірки" виключити;

після абзацу п'ятого доповнити абзацом шостим такого змісту:

"форма проведення інспекційної перевірки;".

У зв'язку з цим абзац шостий вважати абзацом сьомим;

доповнити новим абзацом такого змісту:

"Повідомлення надсилається рекомендованим листом засобами поштового зв'язку або з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система електронної взаємодії) чи технічних засобів електронних комунікацій з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".";

7) пункти 16 та 17 викласти в такій редакції:

"16. Орган влади у п'ятиденний строк з дня отримання повідомлення про здійснення планової інспекційної перевірки надсилає з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій до органу контролю повідомлення про посадову особу, яка відповідальна за формування та ведення страхового фонду документації України в органі влади (далі - уповноважена особа), із засвідченою в установленому законодавством порядку копією відповідного організаційно-розпорядчого документа щодо покладення на неї виконання цих обов'язків, та визначену керівником органу влади особу, яка відповідальна за організацію проведення інспекційної перевірки.

17. Уповноваженою особою є керівник або інша посадова особа, обсяг повноважень якої дозволяє самостійно організовувати процеси формування та ведення страхового фонду документації України в органі влади, у тому числі надавати доручення у цій сфері, які обов'язкові до виконання іншими працівниками органу влади.";

8) у пункті 18 слово "уповноваженої" замінити словом "визначеної".

3. У розділі III:

1) в абзаці другому пункту 6 слова "на території органу влади, щодо яких проводяться перевірки" замінити словами "до адміністративних будівель (приміщень) органу влади";

2) пункт 7 викласти в такій редакції:

"7. У разі створення перешкод у здійсненні комісією покладених на неї повноважень щодо проведення інспекційної перевірки комісія складає у довільній формі Акт про створення перешкод у проведенні інспекційної перевірки (далі - Акт про створення перешкод).

Зазначеними в абзаці першому цього пункту перешкодами є:

недопущення та/або незабезпечення безперешкодного доступу комісії до адміністративних будівель (приміщень) органу влади для проведення інспекційної перевірки;

невиконання органом влади вимог пункту 16 розділу II цього Положення;

відсутність протягом першого або подальших днів інспекційної перевірки визначеної керівником органу влади особи, яка відповідальна за організацію проведення інспекційної перевірки;

неподання у строки, встановлені комісією, інформації (подання інформації не в повному обсязі, недостовірної інформації та/або інформації не по суті поставлених у запиті комісії питань), необхідної для проведення перевірки;

неподання у строки, встановлені комісією, документів (засвідчених в установленому законодавством порядку їх копій), необхідних для проведення перевірки.

Акт про створення перешкод складається та підписується комісією у паперовій (у двох примірниках) або електронній формах. Складання Акта про створення перешкод є фіксацією порушення органом влади законодавства про страховий фонд документації та підставою для завершення інспекційної перевірки.

Один примірник Акта про створення перешкод вручається керівнику органу влади чи уповноваженій особі або надсилається з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій не пізніше дня, наступного за днем підписання такого акта разом з відповідною вимогою про усунення порушень законодавства про страховий фонд документації із зазначенням строку їх усунення.

Повідомлення органу влади стосовно виконання вимог щодо усунення порушень законодавства про страховий фонд документації надсилаються до органу контролю з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій не пізніше 5 робочих днів з дня виконання зазначених вимог.

Орган контролю не пізніше 10 робочих днів з дня отримання зазначеного повідомлення від органу влади приймає рішення про доцільність та строки проведення позапланової інспекційної перевірки, про що інформує орган влади. Невиконання органом влади у встановлені строки вимог про усунення порушень законодавства про страховий фонд документації є підставою для складення уповноваженими особами органу контролю протоколу про адміністративне правопорушення.";

3) у пункті 8;

в абзаці четвертому слово "ним" виключити;

в абзаці п'ятому слова "для службового користування та державної таємниці" замінити словами ", доступ до якої обмежено законом".

4. У розділі IV:

1) в абзаці другому пункту 4 слова "та/або за допомогою електронного поштового зв'язку" замінити словами "або з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій";

2) в абзаці другому пункту 5 слово "ним" виключити;

3) у пункті 6:

в абзаці першому:

слово "ним" виключити;

доповнити після слова "вручення" словами "або з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій";

абзац другий після слова "листа" доповнити словами "або електронне повідомлення про доставку / отримання / реєстрацію електронного документа адресатом";

4) в абзаці першому пункту 7 слово "наступних" замінити словом "таких";

5) абзац перший пункту 8 після слова "номера" доповнити словами "або з використанням системи електронної взаємодії чи технічних засобів електронних комунікацій";

6) пункт 10 викласти в такій редакції:

"10. У разі неможливості виконання у встановлені строки вимог, викладених в акті перевірки та/або приписі, орган влади звертається листом до органу контролю з проханням щодо продовження строків усунення порушень, у якому також зазначає актуальну інформацію про стан усунення цих порушень. Строк усунення порушень може бути продовжено не більш ніж на шість місяців від строку для усунення виявлених порушень, зазначеного у приписі.";

7) пункт 12 викласти в такій редакції:

"12. Невиконання уповноваженою особою вимог припису є підставою для складання протоколу про адміністративне правопорушення.

Перевірка виконання вимог припису здійснюється шляхом проведення виїзної інспекційної перевірки.".

5. Доповнити це Положення новим розділом такого змісту:

1. Невиїзна інспекційна перевірка проводиться відповідно до пунктів 1, 4 - 8 розділу II цього Положення на підставі наказу про проведення інспекційної перевірки та направлення на проведення інспекційної перевірки (додаток 2), оформлених відповідно до пунктів 11 та 12 розділу II цього Положення, у разі неможливості проведення виїзної інспекційної перевірки, про що зазначається у наказі про проведення інспекційної перевірки.

Під час проведення невиїзної інспекційної перевірки обмін інформацією та документами, які містять відомості, що становлять державну таємницю, між органом влади та комісією, яка проводить таку перевірку, здійснюється з дотриманням вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці.

2. На підставі наказу про проведення інспекційної перевірки та направлення на проведення інспекційної перевірки органом контролю оформлюється запит, у якому зазначаються:

інформація, яку необхідно надати органу влади відповідно до переліку питань, наведених у додатку 1 до цього Положення;

перелік копій документів, які необхідно подати для проведення невиїзної інспекційної перевірки органу влади.

Запит разом з направленням на проведення інспекційної перевірки підписується керівником органу контролю або головою комісії та надсилається з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

3. Відповіді на запити органу контролю надаються органами влади у десятиденний строк з дати їх отримання з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

4. Строк проведення невиїзної інспекційної перевірки не може перевищувати двадцяти одного робочого дня з дати отримання органом влади направлення на інспекційну перевірку.

5. Результати проведення невиїзної інспекційної перевірки органу контролю оформлюються відповідно до вимог пункту 1 розділу IV цього Положення.

6. Акт перевірки не пізніше ніж в останній робочий день проведення невиїзної інспекційної перевірки оформлюється в електронній формі та підписується головою та членами комісії шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису.

7. Підписаний акт перевірки разом із супровідним листом надсилається органу влади з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

8. Ознайомлення керівника органу влади або уповноваженої особи з актом перевірки здійснюється протягом п'яти робочих днів з дня його отримання шляхом накладення на нього кваліфікованого електронного підпису.

Після ознайомлення акт перевірки разом із супровідним листом надсилається органу контролю з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.

9. Припис (додаток 4) у разі його складення за результатами інспекційної перевірки оформлюється в електронній формі та підписується головою комісії шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису та надсилається разом із супровідним листом органу влади з використанням системи електронної взаємодії або технічних засобів електронних комунікацій.".

6. У додатку 1 до цього Положення слова "перевірка", "позапланова перевірка" замінити відповідно словами "виїзна", "невиїзна".