Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 2 розпорядження Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2009 року № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України, Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 07 липня 2011 року № 1811/5/159 "Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15 липня 2011 року за № 868/19606.

3. Сектору архівної справи Міністерства юстиції України (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі - ГДА Держспецзв’язку) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та розпорядження Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2009 року № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації".

ГДА Держспецзв’язку є державною архівною установою Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі - Держспецзв’язку).

ГДА Держспецзв’язку здійснює приймання, державний облік і зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших видів архівних документів, що утворилися в процесі діяльності Адміністрації Держспецзв’язку, її територіальних органів, територіальних підрозділів, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку Держспецзв’язку, підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, закладів і установ Держспецзв’язку (далі - підрозділи Держспецзв’язку), створює умови для користування цими документами та здійснює організаційно-методичне керівництво з питань архівної справи в Держспецзв’язку.

2. Найменування закладу:

повне найменування закладу українською мовою:

ГАЛУЗЕВИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ СПЕЦІАЛЬНОГО ЗВ’ЯЗКУ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ;

скорочене найменування закладу українською мовою: ГДА ДЕРЖСПЕЦЗВ’ЯЗКУ;

повне найменування англійською мовою:

SECTORAL STATE ARCHIVE OF THE STATE SERVIСE OF SPECIAL COMMUNICATIONS AND INFORMATION PROTECTION OF UKRAINE.

3. Місце знаходження ГДА Держспецзв’язку:

вул. Максима Залізняка, 3, корпус 6, м. Київ, 03142.

4. ГДА Держспецзв’язку є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та власним найменуванням, відповідні печатки і штампи та рахунки в Державній казначейській службі України, інших установах банків.

5. ГДА Держспецзв’язку є бюджетною установою, яка діє на підставі та відповідно до законодавства України та цього Положення. ГДА Держспецзв’язку є розпорядником бюджетних коштів нижчого рівня відносно Адміністрації Держспецзв’язку.

6. ГДА Держспецзв’язку у своїй діяльності керується Конституцією та Законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та Законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку, Міністерства юстиції України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Державної архівної служби України, а також цим Положенням.

7. ГДА Держспецзв’язку здійснює свою діяльність відповідно до плану роботи, який затверджує Голова Держспецзв’язку, і звітує перед ним про проведену роботу. Плани та звіти про роботу ГДА Держспецзв’язку у розрізі основних напрямів його діяльності за рік складаються за формами, затвердженими наказом Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів).

8. ГДА Держспецзв’язку підпорядковується Голові Держспецзв’язку, заступнику Голови Держспецзв’язку відповідно до розподілу обов’язків, а також підзвітний та підконтрольний Укрдержархіву в частині реалізації державної політики у сфері архівної справи.

9. Штат ГДА Держспецзв’язку затверджується наказами Адміністрації Держспецзв’язку.

10. Структуру, штатний розпис і кошторис ГДА Держспецзв’язку затверджує Голова Держспецзв’язку.

11. ГДА Держспецзв’язку комплектується військовослужбовцями, які проходять військову службу в Держспецзв’язку за контрактом, а також працівниками, з якими укладається трудовий договір (далі - особовий склад).

12. Загальний порядок і умови проходження військової служби, права та обов’язки військовослужбовців ГДА Держспецзв’язку визначаються статутами Збройних Сил України, законодавством України, Положенням про проходження військової служби (навчання) військовослужбовцями Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженим Указом Президента України від 31 липня 2015 року № 463. Трудові відносини працівників ГДА Держспецзв’язку регулюються законодавством про працю.

Особовий склад ГДА Держспецзв’язку здійснює свою діяльність відповідно до посадових інструкцій, затверджених начальником ГДА Держспецзв’язку.

13. Для організації та проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, визначення строків зберігання документів створюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджуються наказом Адміністрації Держспецзв’язку за погодженням з Головою Укрдержархіву.

1. Основними завданнями ГДА Держспецзв’язку є:

забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ;

організація формування НАФ профільними документами та іншими документами підрозділів Держспецзв’язку, забезпечення комплектування документами з різними носіями інформації та створення умов для користування ними;

забезпечення впровадження державної політики у сфері архівної справи та діловодства у підрозділах Держспецзв’язку в межах своїх повноважень;

здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства про НАФ та архівні установи, станом діловодства (у тому числі секретного) у підрозділах Держспецзв’язку.

2. ГДА Держспецзв’язку відповідно до покладених на нього завдань та в межах своїх повноважень виконує такі функції:

організовує і забезпечує зберігання, охорону, реставрацію та консервацію документів з різними носіями інформації;

комплектується документами підрозділів Держспецзв’язку;

створює систему облікових документів, веде державний облік документів НАФ та забезпечує подання відповідних відомостей про них Укрдержархіву;

здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням зазначених документів у підрозділах Держспецзв’язку;

організовує роботу щодо виявлення унікальних документів НАФ, складає анотовані переліки на виявлені унікальні документи, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

створює та удосконалює довідковий апарат щодо документів, що знаходяться на зберіганні в ГДА Держспецзв’язку, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

бере участь у розробці проєктів нормативно-правових актів у межах компетенції ГДА Держспецзв’язку;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в ГДА Держспецзв’язку;

складає списки джерел формування НАФ Держспецзв’язку, приймає документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання, які встановлені законодавством;

запитує в порядку, встановленому законодавством, у підрозділів Держспецзв’язку відомості стосовно зберігання документів НАФ;

здійснює контроль за збереженням документів;

перевіряє роботу підрозділів Держспецзв’язку з питань упорядкування документів НАФ;

організовує та здійснює приймання документів особового походження за зверненням власників документів НАФ, що стосуються діяльності Держспецзв’язку, забезпечує їх упорядкування та зберігання;

проводить систематичне оцифрування профільних документів НАФ та довідкового апарату до них, створює копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування документами;

організовує в установленому порядку користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

проводить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов’язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю, іншу інформацію з обмеженим доступом;

готує до публікації документи з історії діяльності підрозділів Держспецзв’язку;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі та діловодстві;

надає платні послуги юридичним і фізичним особам з питань своєї діяльності;

проводить роботу з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до ГДА Держспецзв’язку (за письмовою згодою власника);

здійснює підготовку документів до опублікування та експонування;

впроваджує сучасні досягнення науки, техніки в практику роботи ГДА Держспецзв’язку;

бере участь у виявлені специфічних документів історико-культурної спадщини України;

проводить експертизу цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

надає організаційно-методичну допомогу підрозділам Держспецзв’язку з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в підрозділах Держспецзв’язку, та підготовки документів до передавання в ГДА Держспецзв’язку;

організовує і веде бухгалтерський облік, складає і подає фінансову, податкову та статистичну звітність відповідно до законодавства.

3. ГДА Держспецзв’язку зберігає:

документи НАФ з різними носіями інформації, що відображають діяльність підрозділів Держспецзв’язку;

документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені підрозділами Держспецзв’язку;

документи з кадрових питань (особового складу) підрозділів Держспецзв’язку;

документи особового походження;

видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

документи підрозділів Держспецзв’язку, що ліквідовані;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів;

страховий фонд та фонд користування документами.

4. ГДА Держспецзв’язку має право:

одержувати в установленому порядку від підрозділів Держспецзв’язку відомості стосовно зберігання та упорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз’яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в підрозділах Держспецзв’язку, з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням підрозділами Держспецзв’язку норм законодавства щодо упорядкування, обліку та зберігання архівних документів;

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог законодавства;

укладати договори для забезпечення діяльності ГДА Держспецзв’язку;

розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи з питань, що належать до компетенції ГДА Держспецзв’язку;

розробляти проєкти розпорядчих документів Адміністрації Держспецзв’язку з питань архівної справи.

5. ГДА Держспецзв’язку у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами та органами державної влади.

1. ГДА Держспецзв’язку очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади Головою Держспецзв’язку.

2. Начальник ГДА Держспецзв’язку підпорядкований Голові Держспецзв’язку та заступнику Голови Держспецзв’язку відповідно до розподілу обов’язків.

3. На посаду начальника ГДА Держспецзв’язку призначається особа, яка має другий (магістерський) рівень вищої освіти відповідної кваліфікації та стаж служби (роботи) на керівних посадах не менше ніж 5 років. Післядипломна освіта у сфері управління: магістра за відповідною спеціалізацією.

4. Начальник ГДА Держспецзв’язку має заступників, кількість яких визначається штатом.

5. Заступників начальника ГДА Держспецзв’язку із числа військовослужбовців призначає на посади і звільняє з посад Голова Держспецзв’язку за поданням начальника ГДА Держспецзв’язку.

6. Начальник ГДА Держспецзв’язку забезпечує виконання покладених на нього завдань.

7. Начальник ГДА Держспецзв’язку зобов’язаний:

1) підписувати накази ГДА Держспецзв’язку, контролювати їх виконання, видавати накази по особовому складу;

2) підписувати архівні довідки на запити юридичних та фізичних осіб;

3) подавати:

на затвердження Міністерству юстиції України та Адміністрації Держспецзв’язку Положення про ГДА Держспецзв’язку;

до Адміністрації Держспецзв’язку пропозиції щодо структури, штатного розпису, штату та кошторису ГДА Держспецзв’язку;

Укрдержархіву інформацію про стан і обсяг документів НАФ у Держспецзв’язку та Паспорт ГДА Держспецзв’язку;

4) погоджувати проєкти наказів Адміністрації Держспецзв’язку з питань, що належать до компетенції ГДА Держспецзв’язку;

5) здійснювати:

керівництво службовою діяльністю ГДА Держспецзв’язку;

розподіл обов’язків між своїми заступниками, визначення ступеня їхньої відповідальності і ступеня відповідальності начальників структурних підрозділів ГДА Держспецзв’язку;

6) організовувати і забезпечувати виконання ГДА Держспецзв’язку вимог нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих актів Адміністрації Держспецзв’язку, рішень колегії Адміністрації Держспецзв’язку, доручень (рішень) Голови Держспецзв’язку та його заступників;

7) вносити Голові Держспецзв’язку пропозиції щодо визначення пріоритетів службової діяльності ГДА Держспецзв’язку і шляхів виконання покладених на нього завдань, подавати на затвердження річний план службової діяльності ГДА Держспецзв’язку;

8) організовувати розроблення планів службової діяльності ГДА Держспецзв’язку та його структурних підрозділів, здійснювати контроль за їх виконанням, вживати необхідних заходів щодо вдосконалення роботи ГДА Держспецзв’язку;

9) звітувати перед Головою Держспецзв’язку щодо виконання покладених на ГДА Держспецзв’язку завдань і плану службової діяльності;

10) забезпечувати:

режим секретності та здійснювати постійний контроль за охороною державної таємниці в ГДА Держспецзв’язку;

гендерну політику в ГДА Держспецзв’язку;

11) брати участь у розробленні, затверджувати (підписувати) документи з питань мобілізаційної готовності ГДА Держспецзв’язку, а також працювати з документами, що стосуються службової діяльності ГДА Держспецзв’язку;

12) затверджувати:

плани службової діяльності структурних підрозділів ГДА Держспецзв’язку;

склади атестаційних, інвентаризаційних, внутрішніх перевірних та інших комісій ГДА Держспецзв’язку;

річний графік відпусток особового складу ГДА Держспецзв’язку і контролювати його виконання;

положення про структурні підрозділи ГДА Держспецзв’язку;

посадові інструкції особового складу ГДА Держспецзв’язку;

листи щорічного оцінювання військовослужбовців ГДА Держспецзв’язку;

протоколи засідання експертно-перевірної комісії ГДА Держспецзв’язку;

список юридичних осіб у зоні комплектування ГДА Держспецзв’язку, у діяльності яких не утворюються документи НАФ;

акти за результатами роботи комісій ГДА Держспецзв’язку;

акти приймання-передачі документів на архівне зберігання та інші документи, що створюються під час діяльності ГДА Держспецзв’язку;

13) організовувати і контролювати:

виконання Конституції та законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та Законів України, актів Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів Адміністрації Держспецзв’язку, Міністерства юстиції України, інших нормативно-правових актів, наказів Державної архівної служби України, а також цього Положення;

реалізацію в Держспецзв’язку державної політики з питань комплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;

реалізацію державної політики у сферах документального забезпечення, режимно-секретної діяльності та електронного документообігу в Держспецзв’язку (в частині архівного зберігання);

збереження документів та нормативно-методичне забезпечення діяльності щодо архівної справи у Держспецзв’язку;

діяльність структурних підрозділів ГДА Держспецзв’язку з метою забезпечення ефективного виконання покладених на ГДА Держспецзв’язку завдань;

роботу щодо своєчасної підготовки та подання до Адміністрації Держспецзв’язку відповідних планових і звітних матеріалів;

проведення заходів, спрямованих на зміцнення військової та трудової дисципліни, запобігання правопорушенням;

розгляд звернень громадян, їх об’єднань, підприємств, установ та організацій, органів місцевого самоврядування з питань, що стосуються діяльності ГДА Держспецзв’язку, а також забезпечувати доступ до публічної інформації, розпорядником якої є ГДА Держспецзв’язку;

14) організовувати:

роботу з питань комплектування, підбору та розстановки особового складу у підрозділах ГДА Держспецзв’язку;

роботу з підготовки та підвищення кваліфікації особового складу ГДА Держспецзв’язку, проведення професійного навчання;

взаємодію ГДА Держспецзв’язку за відповідними напрямами роботи з підрозділами Держспецзв’язку;

проведення заходів щодо матеріально-технічного забезпечення діяльності підрозділів ГДА Держспецзв’язку;

виконання заходів, спрямованих на забезпечення охорони праці, техніки безпеки та пожежної безпеки в ГДА Держспецзв’язку;

у встановленому порядку направлення особового складу ГДА Держспецзв’язку у службові відрядження;

проведення заходів щодо запобігання проявам корупції серед особового складу ГДА Держспецзв’язку;

15) вживати заходів для відшкодування матеріальних збитків, заподіяних ГДА Держспецзв’язку;

16) виконувати інші обов’язки, передбачені законодавством.

8. Начальник ГДА Держспецзв’язку має право:

1) представляти інтереси в органах виконавчої влади, інших державних органах влади, органах місцевого самоврядування, військових формуваннях, утворених відповідно до законів, правоохоронних органах спеціального призначення, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності з питань, що належать до компетенції ГДА Держспецзв’язку;

2) укладати відповідно до законодавства і в межах наданих повноважень правочини;

3) забезпечувати, організовувати та здійснювати в установленому порядку самопредставництво ГДА Держспецзв’язку в судах або через осіб, уповноважених діяти від його імені;

4) вносити в установленому порядку на розгляд Голові Держспецзв’язку подання:

щодо кандидатур на посади своїх заступників;

щодо присвоєння звань особам офіцерського складу;

щодо нагородження особового складу ГДА Держспецзв’язку державними нагородами, нагородами інших державних органів;

клопотання щодо заохочення керівництвом Держспецзв’язку;

5) приймати громадян на військову службу і звільняти з військової служби, призначати та звільняти з посад, укладати контракти про проходження військової служби особами рядового складу, сержантського і старшинського складу та офіцерського складу в межах наданих повноважень, присвоювати військові звання особам рядового складу, сержантського і старшинського складу. Приймати громадян на роботу, звільняти з роботи, призначати та звільнення з посад працівників ГДА Держспецзв’язку та укладати з ними трудові договори;

6) приймати рішення щодо заохочення особового складу ГДА Держспецзв’язку;

7) порушувати перед Головою Держспецзв’язку клопотання про накладення на військовослужбовців, які вчинили порушення військової дисципліни, дисциплінарних стягнень;

8) застосовувати заходи дисциплінарного впливу до військовослужбовців відповідно до Дисциплінарного статуту Збройних Сил України, до працівників - відповідно до Кодексу законів про працю України;

9) скликати та проводити наради з питань, що належать до його компетенції;

10) утворювати комісії та робочі групи;

11) надавати в межах повноважень, передбачених нормативними документами, доручення, обов’язкові для виконання військовослужбовцями та працівниками ГДА Держспецзв’язку;

12) взаємодіяти з підрозділом охорони державної таємниці Служби безпеки України з питань надання (переоформлення) допуску до державної таємниці особовому складу ГДА Держспецзв’язку та з інших питань, передбачених законодавством;

13) ініціювати та приймати рішення щодо підготовки проєктів наказів Адміністрації Держспецзв’язку з питань, що належать до компетенції ГДА Держспецзв’язку;

14) здійснювати інші повноваження відповідно до законодавства.

9. Начальник ГДА Держспецзв’язку відповідає за:

1) організацію і виконання покладених на ГДА Держспецзв’язку завдань;

2) мобілізаційну готовність ГДА Держспецзв’язку та готовність до функціонування в умовах особливого періоду;

3) забезпечення охорони державної таємниці в ГДА Держспецзв’язку;

4) забезпечення в межах своєї компетенції додержання вимог законодавства при видачі у тимчасове користування документів ГДА Держспецзв’язку підрозділам Держспецзв’язку та користувачам у разі надання доступу до роботи з ними;

5) організацію службової діяльності ГДА Держспецзв’язку, додержання при цьому законності та правопорядку;

6) стан, ведення обліку, організацію зберігання озброєння, боєприпасів, спеціальної техніки та інших засобів, а також ефективне використання сил і засобів за призначенням;

7) ефективне та цільове використання бюджетних коштів;

8) організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності;

9) контроль за виконанням укладених правочинів;

10) своєчасну та якісну підготовку розпорядчих документів у межах компетенції ГДА Держспецзв’язку;

11) стан військової та трудової дисципліни, професійне навчання, морально-психологічний стан особового складу ГДА Держспецзв’язку, а також за організацію і проведення виховної роботи в ГДА Держспецзв’язку.

1. ГДА Держспецзв’язку є бюджетною неприбутковою установою, фінансування якої здійснюється Адміністрацією Держспецзв’язку за рахунок коштів державного бюджету.

2. Адміністрація Держспецзв’язку забезпечує ГДА Держспецзв’язку приміщеннями, майном, технологічним та іншим обладнанням для виконання покладених на нього завдань.

3. Майно ГДА Держспецзв’язку є військовим майном, що закріплюється за ним Адміністрацією Держспецзв’язку на правах оперативного управління.

1. Утворення та ліквідація ГДА Держспецзв’язку здійснюються за рішенням Кабінету Міністрів України, а реорганізація - за рішенням Голови Держспецзв’язку.

2. У разі ліквідації ГДА Держспецзв’язку майно, закріплене за ним на праві оперативного управління, передається до Адміністрації Держспецзв’язку.