Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального звязку та захисту інформації України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 2 розпорядження Кабінету Міністрів України від 21.10.2009 № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, що додається.

2. Наказ Державного комітету архівів України і Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 20.01.2010 № 4/7 "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04.02.2010 за № 133/17428, визнати таким, що втратив чинність.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та розпорядження Кабінету Міністрів України від 21.10.2009 № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації".

Архів є державною архівною установою Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Держспецзв'язку).

Архів здійснює приймання, державний облік та зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших видів архівних документів, що утворилися в процесі діяльності Адміністрації Держспецзв’язку, її територіальних органів, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку Держспецзв’язку, підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, територіальних підрозділів, закладів, установ і організацій Держспецзв’язку (далі - підрозділи Держспецзв’язку), створює умови для користування цими документами та здійснює організаційно-методичне керівництво з питань архівної справи в Держспецзв’язку.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку, Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

3. Архів безпосередньо підпорядковується Голові Держспецзв'язку.

4. Структура, штатний розпис і кошторис Архіву затверджуються Головою Держспецзв'язку.

5. Архів є неприбутковою бюджетною установою. Фінансування Архіву здійснюється відповідно до законодавства.

6. Адміністрація Держспецзв'язку забезпечує Архів приміщеннями, майном, технологічним та іншим обладнанням для виконання покладених на нього завдань.

7. Майно Архіву є державною власністю, що закріплюється за ним Адміністрацією Держспецзв'язку на правах оперативного управління.

8. У разі ліквідації Архіву майно, що закріплене за ним на праві оперативного управління, передається до Адміністрації Держспецзв'язку.

9. Архів здійснює свою діяльність відповідно до плану роботи, який затверджує Голова Держспецзв'язку, і звітує перед ним про проведену роботу через заступника Голови Держспецзв'язку відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

10. Архів зберігає:

документи НАФ з різними носіями інформації, що відображають діяльність підрозділів Держспецзв'язку;

документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені підрозділами Держспецзв'язку;

документи з особового складу підрозділів Держспецзв'язку;

мікрофотокопії документів страхового фонду та фонду користування документами;

відомчі видання;

документи особового походження;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

документи підрозділів Держспецзв'язку, що ліквідовані;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

11. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;

ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них до Укрдержархіву;

створення та організація зберігання страхового фонду на документи архіву і фонду користування ними;

виявлення унікальних документів НАФ;

створення та удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

комплектування Архіву документами підрозділів Держспецзв'язку;

участь у виявленні специфічних документів історико-культурної спадщини України;

проведення експертно-перевірною комісією Архіву експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

забезпечення науково-технічного опрацювання документів, їх систематизації;

надання організаційно-методичної допомоги підрозділам Держспецзв'язку з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в підрозділах Держспецзв'язку, та з питань підготовки документів до здачі в Архів;

контроль за збереженням документів та нормативно-методичне забезпечення діяльності щодо архівної справи у Держспецзв'язку;

робота з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);

організація в установленому порядку користування архівними документами, видача архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

проведення заходів щодо охорони державної таємниці та забезпечення режиму секретності;

підготовка документів до опублікування та експонування;

комплектування довідково-інформаційного фонду;

впровадження сучасних досягнень науки, техніки в практику роботи Архіву.

12. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;

створює систему облікових документів;

веде державний облік документів НАФ та один раз на рік подає Укрдержархіву відповідні відомості про них, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням зазначених документів в підрозділах Держспецзв'язку;

створює копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування;

створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в Архіві;

складає списки підрозділів Держспецзв'язку - джерел формування НАФ, приймає від них документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання, які встановлені законодавством;

запитує у порядку, встановленому законодавством, від підрозділів Держспецзв'язку відомості стосовно зберігання документів НАФ;

перевіряє роботу підрозділів Держспецзв'язку з питань упорядкування документів НАФ;

організовує та здійснює приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників документів НАФ, що стосуються діяльності Держспецзв'язку, забезпечує їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них;

провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов'язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

видає архівні довідки, копії та витяги з документів на запити юридичних та фізичних осіб;

готує до публікації документи з історії діяльності підрозділів Держспецзв'язку;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі та діловодстві.

13. Архів має право:

одержувати в установленому порядку від підрозділів Держспецзв'язку відомості стосовно зберігання та упорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз'яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в підрозділах Держспецзв'язку, з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням підрозділами Держспецзв'язку норм законодавства щодо упорядкування, обліку та зберігання архівних документів;

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;

укладати договори для забезпечення діяльності Архіву;

розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що належать до компетенції Архіву;

розробляти проекти розпорядчих документів Адміністрації Держспецзв'язку з питань архівної справи.

14. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами та органами державної влади.

15. Архів очолює начальник (директор), який призначається на посаду та звільняється з посади Головою Держспецзв'язку.

16. Начальник (директор) Архіву:

здійснює керівництво діяльністю Архіву;

видає у межах своїх повноважень накази;

представляє Архів в усіх державних і громадських установах;

несе персональну відповідальність за виконання покладених на Архів завдань;

затверджує положення про структурні підрозділи та посадові інструкції особового складу Архіву;

забезпечує цільове використання коштів у відповідності із затвердженим кошторисом та відповідно до чинного законодавства;

приймає на роботу та звільняє особовий склад Архіву в установленому порядку;

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву підрозділам Держспецзв'язку та користувачам, при наданні доступу до роботи з ними;

проводить прийом громадян та розглядає заяви, запити, звернення, що належать до компетенції Архіву;

забезпечує охорону державної таємниці та своєчасно вживає заходів для забезпечення режиму секретності, здійснює постійний контроль за охороною державної таємниці в Архіві.

17. Для проведення експертизи цінності документів в Архіві утворюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджується наказом Адміністрації Держспецзв'язку за погодженням з Головою Укрдержархіву.

18. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, відповідні печатки і штампи та рахунки в Державній казначейській службі України та інших установах банків.