Деякі питання формування звітності про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату

З метою забезпечення реалізації вимог статей 2-1, 14, 24,30, 30-1 Закону України "Про нотаріат", пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) форму звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату" та ввести її в дію, починаючи зі звіту за 2022 рік, крім підпунктів 29.1-29.5 пункту 29 розділу І цієї форми звітності, які вводяться в дію починаючи зі звіту за 2023 рік;

2) Інструкцію щодо заповнення та подання форми звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату".

2. Державним нотаріальним конторам, державним нотаріальним архівам та приватним нотаріусам до 10 числа після звітного періоду подавати звіт за формою звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату" відповідним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції України.

3. Начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України:

до 20 числа після звітного періоду забезпечити збір, обробку та подання зведених звітів по кожній області окремо за формою звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату" Міністерству юстиції України;

до 30 числа після звітного періоду забезпечити розміщення зведених звітів по кожній області окремо за формою звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату" на вебсайтах міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України.

4. Департаменту нотаріату (Бондаренко В.) до 30 числа після звітного періоду забезпечити збір, обробку та розміщення зведеного звіту за формою звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату" на вебсайті Міністерства юстиції України.

5. Департаменту приватного права (Ференс О.):

1) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади";

2) довести цей наказ до відома:

Департаменту нотаріату (Бондаренко В.);

начальників міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України.

6. Начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України довести цей наказ до відома державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів та приватних нотаріусів.

7. Департаменту нотаріату (Бондаренко В.), начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України забезпечити належне виконання цього наказу.

8. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

1. Ця Інструкція регламентує порядок заповнення та подання форми звітності № 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату" (далі - звіт за формою № 1-нотаріат (річна)).

2. Звіт за формою № 1-нотаріат (річна) складено відповідно до вимог статей 2-1, 14, 24, 30, 30-1 Закону України "Про нотаріат".

3. Звіт за формою № 1-нотаріат (річна) передбачає перелік показників, що відображають роботу державних, приватних нотаріусів, Міністерства юстиції України та його територіальних органів у сфері нотаріату.

4. Звіт за формою № 1-нотаріат (річна) заповнюють:

державні нотаріуси державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів та приватні нотаріуси;

міжрегіональні управління Міністерства юстиції України (далі - територіальні органи);

Міністерство юстиції України.

5. Звіт за формою № 1-нотаріат (річна) складається з двох розділів:

1) показники діяльності державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів та приватних нотаріусів;

2) показники діяльності Мін’юсту та його територіальних органів у сфері нотаріату.

6. Звіт за формою № 1-нотаріат (річна) надсилається в електронній формі у вигляді електронних документів у форматі Excel (Word):

державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами та приватними нотаріусами на електронну пошту відповідного територіального органу з дотриманням умови щодо засвідчення кваліфікованим електронним підписом;

територіальними органами до Мін’юсту за допомогою системи електронного документообігу з дотриманням умови щодо засвідчення кваліфікованим електронним підписом та одночасним дублюванням на електронну пошту.

7. До звіту за формою № 1-нотаріат (річна), у якому виявлено помилки, вносяться виправлення незалежно від того, хто встановив наявність помилок, і надсилається виправлений звіт за формою № 1-нотаріат (річна) в електронній формі адресатам, яким подається звіт за формою № 1-нотаріат (річна), не пізніше наступного дня з моменту виявлення помилки, іншим адресатам - не пізніше трьох днів.

Виправлений звіт за формою № 1-нотаріат (річна) надсилається не пізніше ніж 24 січня року, наступного за звітним.

При цьому слід надсилати на електронну пошту супровідний лист до звіту за формою № 1-нотаріат (річна) щодо зміни даних та її причини.

1. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви заповнюють рядки 1-37, 41, 42 розділу I звіту за формою № 1-нотаріат (річна). За відсутності показника ставиться прочерк.

Приватні нотаріуси заповнюють рядки 1-35, 38-43 розділу I звіту за формою № 1-нотаріат (річна).

За відсутності показника ставиться прочерк.

Розділи звіту за формою № 1-нотаріат (річна), в які державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви та приватні нотаріуси не вносять відомості, ними не заповнюються та не подаються.

2. Заповнений звіт за формою № 1-нотаріат (річна) державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви та приватні нотаріуси подають до відповідних територіальних органів разом із супровідним листом.

За наявності зауважень та/або застережень до показників звіту за формою № 1-нотаріат (річна) така інформація зазначається у супровідному листі.

1. Територіальні органи заповнюють рядки 1-43 розділу І, рядки 1-10 розділу II звіту за формою № 1-нотаріат (річна). За відсутності показника ставиться прочерк.

Територіальні органи заповнюють рядки 1-43 розділу І звіту за формою № 1-нотаріат (річна) з урахуванням узагальненої інформації, отриманої від державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів та приватних нотаріусів.

Територіальні органи заповнюють звіт за формою № 1-нотаріат (річна) по кожній області окремо.

2. Заповнені звіти за формою № 1-нотаріат (річна) по кожній області територіальні органи подають до Мін’юсту разом з супровідним листом.

За наявності зауважень та/або застережень до показників звітів за формою № 1-нотаріат (річна) така інформація зазначається у супровідному листі.

3. Заповнені звіти за формою № 1-нотаріат (річна) по кожній області територіальний орган розміщує на вебсайті.

1. Структурний підрозділ апарату Мін’юсту, що здійснює реалізацію державної політики у сфері нотаріату, є відповідальним за заповнення Мін’юстом звіту за формою № 1-нотаріат (річна).

2. Звіт за формою № 1-нотаріат (річна) заповнюється з урахуванням узагальненої інформації, отриманої від територіальних органів.

3. Заповнений звіт за формою № 1-нотаріат (річна) структурний підрозділ апарату Мін’юсту, що здійснює реалізацію державної політики у сфері нотаріату, розміщує на вебсайті Міністерства юстиції України.