Відомості про видані ідентифікаційні жетони зберігаються у службі діловодства органу управління, військової частини, установи протягом 10 років.
30. У разі, коли ідентифікаційний жетон військовослужбовцю не був виданий у зв'язку з його виключенням із списків особового складу військової частини, такий жетон направляється службою персоналу до місця відправки облікових документів особи із супровідним листом.
31. Органи управління, військові частини, установи до 15 січня подають звітність за минулий рік до служб персоналу вищих рівнів про видані ідентифікаційні жетони та про ідентифікаційні жетони, які не були видані своєчасно із зазначенням відповідних підстав.
32. В особливий період заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів направляються до Центрального управління у разі потреби доукомплектування (формування) підпорядкованих підрозділів з одночасним повідомленням Кадрового центру Збройних Сил про обсяги замовлення.
XV. Питання персонального, штатно-посадового і статистичного обліку особового складу під час перехідного періоду на функціонування електронної форми документів в системі Міноборони
1. За умови відсутності технічної можливості здійснювати персональний, штатно-посадовий та статистичний облік особового складу в електронній формі, у військових частинах (установах, організаціях) Міноборони, Збройних Сил (крім військових частин А0987, А0515 та підпорядкованих їм військовим частинам, для яких строк не встановлюється) та Держспецтрансслужби дозволяється до 01 вересня 2025 року здійснювати такий облік відповідно до форм, визначених у додатках 60 - 72 до цієї Інструкції.
2. У взводі (авіаційній ланці) облік особового складу військовослужбовців ведеться у журналі бойової підготовки взводу (авіаційної ланки), а за відсутності такого журналу - у робочому зошиті ведеться іменний список особового складу (додаток 60). Командир відділення (екіпажу, обслуги), взводу (авіаційної ланки) зобов'язаний особисто знати підпорядкований йому особовий склад (біографічні дані, військове звання, посаду, рівень освіти, строк служби, сімейний стан).
3. У роті (батареї) облік особового складу військовослужбовців ведеться в книзі обліку особового складу (додаток 61).
Книги обліку особового складу в підрозділи видаються командирам підрозділів штабом військової частини. Ці книги обліковуються в нетаємному діловодстві штабу військової частини. Аркуші в книзі нумеруються, а в кінці книги робиться запис про кількість аркушів, який завіряється підписом особи, відповідальної за ведення діловодства. Нові книги заводяться лише після використання старих книг. Використані книги здаються в штаб частини для знищення за актом.
Для проведення вечірніх повірок осіб, які проходять базову військову службу, (сержантів і солдатів - в особливий період), а також військовозобов'язаних, які проходять збори, та резервістів крім того, ведеться іменний список для проведення вечірньої повірки (додаток 62).
4. У батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) облік особового складу ведеться за книгою обліку особового складу та книгою штатно-посадового обліку особового складу (додаток 63), а для проведення вечірніх повірок військовослужбовців управління батальйону та підпорядкованих підрозділів, крім того, ведеться іменний список для проведення вечірньої повірки у порядку, визначеному пунктом 3 цього розділу.
У батальйоні (дивізіоні) скороченого складу, а також у зенітних ракетних і технічних дивізіонах зенітних ракетних бригад (полків), в окремих радіолокаційних ротах на весь особовий склад ведеться тільки книга обліку особового складу.
У радіотехнічних батальйонах, радіотехнічних центрах і радіолокаційних вузлах, які утримуються на окремому штаті і входять до складу радіотехнічних бригад (полків), облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 5 цього розділу. Особові справи військовослужбовців ведуться в штабах бригад (полків), за виключенням тих радіотехнічних батальйонів, радіотехнічних центрів і радіолокаційних вузлів, у штаті яких передбачена посада помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини.
5. У підрозділах, прирівняних до взводу, роти і батальйону, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 2 - 4 цього розділу.
6. В окремих батальйонах (дивізіонах, ескадрильях) та інших підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 7 цього розділу.
7. На особовий склад у штабі військової частини ведуться такі облікові документи:
1) книга штатно-посадового обліку особового складу;
2) книга алфавітного обліку особового складу (додаток 64);
3) книга алфавітного обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 65);
4) книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу (додаток 66);
5) книга обліку вибулого та прибулого особового складу (додаток 67);
6) обліково-послужні картки;
7) добова відомість (додаток 68);
8) журнал контролю за станом обліку особового складу (додаток 69);
9) відомість укомплектованості військової частини особовим складом (додаток 70);
10) особові справи осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;
11) особові картки працівників (далі - особові картки) за типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;
12) трудові книжки працівників (за наявності) - у порядку, передбаченому законодавством.
Працівники у штабі військової частини обліковуються за особовими картками на працівників, трудовими книжками (за наявності), книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу і за добовою відомістю.
Добова відомість складається щодня на один і той самий час, який встановлюється вищим штабом (органом військового управління), та призначена для ведення статистичного обліку особового складу військових частин, а в особливий період - і не окремих батальйонів (дивізіонів).
Добова відомість відображає штатну, спискову чисельність особового складу військової частини та її зміни, які сталися за минулу добу.
Добова відомість у мирний час не складається:
у військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб, а також у військових частинах з чисельністю більше 40 осіб, які не мають у своєму складі стройових підрозділів;
у структурних підрозділах Міністерства оборони, Апарату Головнокомандувача та Генерального штабу, органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, штабах видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, управліннях з'єднань та територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки.
В управліннях з'єднань, штабах командувань видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в органах військового управління, які беруть участь у бойових діях, добова відомість складається один раз на п'ять діб.
Добова відомість у військовій частині складається в одному примірнику особою, яка веде облік особового складу, та після перевірки подається на підпис начальнику штабу військової частини. У батальйонах та дивізіонах в особливий період добова відомість складається у двох примірниках. Перший примірник подається до штабу військової частини.
Книга добових відомостей повинна бути пронумерована, прошнурована, опечатана мастиковою печаткою та засвідчена підписом посадової особи, відповідальної за ведення діловодства.
8. Облік особового складу у військових частинах за книгою алфавітного обліку особового складу та книгою алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться в такому порядку:
1) військовослужбовці (крім осіб, які проходять базову військову службу) - в книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу. За наявності у військовій частині понад 100 осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського за призовом їх облік дозволяється вести окремо від осіб офіцерського складу;
2) особи, які проходять базову військову службу, обліковуються в одній книзі алфавітного обліку особового складу в загальному алфавітному порядку без поділу їх на періоди направлення на військову службу. За наявності в частині понад 700 осіб, які проходять базову військову службу, ведуться окремі книги алфавітного обліку на кожний рік, у якому вони проходили таку службу;
3) військовозобов'язані та резервісти, призвані на спеціальні збори, обліковуються в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а на навчальні збори - за іменними списками, іменними списками для проведення вечірніх повірок, обліково-послужними, послужними картками і особовими справами.
9. Іноземці та особи без громадянства обліковуються окремо від громадян України і записуються в книгу обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.
10. Штатно-посадовий облік особового складу ведеться в одній книзі штатно-посадового обліку особового складу. За наявності у військовій частині понад 300 військовослужбовців і 100 працівників облік працівників у книзі штатно-посадового обліку особового складу ведеться окремо.
11. У військових навчальних закладах, які мають у своєму складі навчальні підрозділи, облік усього особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 2 цього розділу. Особи офіцерського складу, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються тільки в книзі штатно-посадового обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 71). У штабах навчальних підрозділів особовий склад цих підрозділів обліковується відповідно до вимог пункту 7 цього розділу.
12. У військових частинах, органах військового управління та з'єднаннях, на кораблях (суднах), які беруть участь у бойових діях, розділ добової відомості військової частини на особливий період (додаток 72) "IV. У наявності" замінюється розділом "IV. Втрати за минулу добу: а) загинули або померли; б) зникли безвісти; в) потрапили в полон; г) захоплено в заручники; ґ) інтерновано; д) евакуйовано з пораненнями; е) евакуйовано внаслідок хвороби; є) інші втрати".
13. У разі відсутності в органі військового управління, з'єднанні обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення, а також необхідних умов для забезпечення дотримання вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних, штатно-посадовий облік особового складу здійснюється за книгами штатно-посадового обліку особового складу, штатно-посадового обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу або за штатно-посадовими картками, об'єднаними в штатно-посадові картотеки, відповідно до номенклатури посад призначення.
14. У разі якщо на час прибуття військовослужбовця із закладу охорони здоров'я (установи) до ТЦК та СП для взяття на військовий облік (виключення з військового обліку) у зв'язку зі звільненням з військової служби за станом здоров'я його облікові документи з військової частини за місцем проходження служби до отримання ним поранення (контузії, травми, каліцтва), захворювання або з вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю цієї військової частини не були надіслані, такий військовослужбовець обліковується в цьому ТЦК та СП як тимчасово прибула особа в книзі обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.
15. Для відновлення втрачених документів служби персоналу з'єднань отримують від військових частин (з'єднань) іменні списки на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а штаби військових частин - іменні списки на весь особовий склад від підрозділів.
16. Облік засуджених осіб, які проходять військову службу у відповідному спеціалізованому підрозділі військової частини ведеться:
1) за іменними списками, книгами обліку та звітністю - у підрозділі (за місцем проходження служби) та штабі військової частини на весь особовий склад (відповідно до категорії обліку осіб за видами військової служби) за правилами, встановленими пунктами 1 - 14 розділу XV цієї Інструкції;
2) за обліково-послужними картками та особовими справами (в залежності від категорії обліку військовослужбовців) - у штабі військової частини.
17. Відомості про наявність у військовослужбовців судимостей записуються:
1) у книгах обліку особового складу - до відповідних граф, після прізвища, ініціалів та (або) особистого номеру особи;
2) у обліково-послужних картках - до розділу "Додаткова інформація";
3) у послужних (скорочених послужних) картках, послужних списках особових справ - до розділу про проходження військової служби після відомостей про призов на військову службу.
18. На підставі наказу по стройовій частині в електронному журналі обліку особового складу, в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку робиться запис із зазначенням дати і причини смерті (загибелі) військовослужбовця, місця поховання, номера наказу про виключення із списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення командира військової частини.
| Тимчасово виконуючий обов'язки директора Директорату цифрової трансформації у сфері оборони Міністерства оборони України майор | Артем РОМАНЮКОВ |
Додатки
до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України
( див. текст ) ( Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Міністерства оборони України від 23 жовтня 2023 року № 614, від 14 жовтня 2024 року № 687, від 7 липня 2025 року № 455 )