Про затвердження Положення про організацію наукової і науковотехнічної діяльності Державної архівної служби України у сфері архівної справи та страхового фонду документації

Відповідно до статей 43, 48 Закону України "Про наукову і науково-технічну діяльність", статті 24 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", статті 6 Закону України "Про страховий фонд документації України", Порядку формування тематики наукових досліджень і науково-технічних (експериментальних) розробок, що фінансуються за рахунок коштів державного бюджету, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 січня 2018 року № 13, Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 870, з метою підвищення ефективності діяльності науково-дослідних установ, які належать до сфери управління Державної архівної служби України, забезпечення координації та раціонального використання результатів наукових досліджень з пріоритетних напрямів і завдань архівної справи та страхового фонду документації НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про організацію наукової і науково-технічної діяльності Державної архівної служби України у сфері архівної справи та страхового фонду документації, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 14 червня 2019 року № 1770/5 "Про затвердження Положення про організацію наукової і науково-технічної діяльності Державної архівної служби України у сфері архівної справи та страхового фонду документації", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 19 червня 2019 року за № 638/33609.

3. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції Горовця Є.

1. Це Положення визначає організаційні засади планування, фінансування, координації та контролю за виконанням наукових (науково-технічних) робіт у сфері архівної справи та страхового фонду документації, які фінансуються за рахунок коштів Державного бюджету України і виконуються науковими установами, що належать до сфери управління Укрдержархіву.

2. Організація наукових (науково-технічних) робіт у сфері архівної справи та страхового фонду документації, що фінансуються за рахунок коштів Державного бюджету України, здійснюється відповідно до Конституції України, законів України "Про наукову і науково-технічну діяльність", "Про пріоритетні напрями розвитку науки і техніки", "Про наукову і науково-технічну експертизу", інших нормативно-правових актів, що стосуються наукової і науково-технічної діяльності, наказів Мін’юсту, Укрдержархіву та цього Положення.

3. У цьому Положенні терміни вживаються в таких значеннях:

виконавець - наукова установа, що належить до сфери управління Укрдержархіву та виконує наукові (науково-технічні) роботи за його замовленням;

відповідальний - структурний підрозділ Укрдержархіву, що здійснює перевірку якості виконання наукових (науково-технічних) робіт і надає науково-консультаційну допомогу виконавцям;

головний розпорядник бюджетних коштів - Мін’юст;

науково-дорадчий орган Укрдержархіву - Нормативно-методична комісія та Науково-технічна рада Укрдержархіву;

замовник - Укрдержархів;

координатор - структурний підрозділ Укрдержархіву, на який покладено завдання щодо організації, координації та контролю виконання наукових (науково-технічних) робіт;

тематика наукових (науково-технічних) робіт - сукупність напрямів, за якими наукові установи, що належать до сфери управління Укрдержархіву, виконують за рахунок коштів Державного бюджету України наукові (науково-технічні) роботи у сфері архівної справи та страхового фонду документації;

тематичний план замовлення - документ, що визначає наукові (науково-технічні) роботи у сфері архівної справи та страхового фонду документації, які виконуватимуться впродовж року, з відповідними термінами, обсягами фінансування та очікуваними результатами.

1. Замовник розробляє тематику наукових (науково-технічних) робіт строком на 5 років.

За потреби до тематики наукових (науково-технічних) робіт замовником розробляються зміни.

2. Формування тематики наукових (науково-технічних) робіт здійснюється для розроблення наукових засад державної політики у сфері архівної справи та страхового фонду документації, наукового забезпечення виконання завдань і функцій, покладених на замовника та установ, що належать до сфери його управління, відповідно до Порядку формування тематики наукових досліджень і науково-технічних (експериментальних) розробок, що фінансуються за рахунок коштів державного бюджету, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 січня 2018 року № 13.

3. Підставою визначення тематики наукових (науково-технічних) робіт та включення їх до тематичного плану замовлення є очікувані результати, які відповідатимуть реальним потребам розвитку суспільства, матимуть високий ступінь готовності та будуть спрямовані на практичне впровадження у сферу архівної справи та страхового фонду документації.

4. На замовника покладаються:

ініціювання проведення наукових (науково-технічних) робіт щодо конкретної проблеми та визначення вихідних вимог до їх виконання;

організація, за потреби, експертизи заявок на виконання наукових (науково-технічних) робіт, розгляд результатів експертизи та визначення головного виконавця;

розгляд і затвердження документації на замовлення та виконання наукових (науково-технічних) робіт за поданням виконавців;

надання науково-консультаційної допомоги виконавцям, організація супроводу, контроль за виконанням наукових (науково-технічних) робіт та перевірка якості їх виконання;

приймання завершених наукових (науково-технічних) робіт у цілому, за потреби - їх окремих етапів;

упровадження результатів наукових (науково-технічних) робіт, надання інформації та пропозицій щодо їх подальшого використання.

5. Укрдержархів до 15 січня року, що передує плановому періоду, видає наказ про розробку (коригування) проєкту тематики наукових (науково-технічних) робіт та розробку проєкту тематичного плану замовлення.

6. Проєкти тематики наукових (науково-технічних) робіт (змін до неї) (додаток 1) та тематичного плану замовлення (додаток 2) розробляють координатор і виконавці на підставі обґрунтованих пропозицій до проєкту тематики наукових (науково-технічних) робіт (змін до неї) у сфері архівної справи та страхового фонду документації (додаток 3) і пропозицій до проєкту тематичного плану замовлення на виконання наукових (науково-технічних) робіт у сфері архівної справи та страхового фонду документації (додаток 4) структурних підрозділів Укрдержархіву, архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації.

Пропозиції до проєктів тематики наукових (науково-технічних) робіт (змін до неї) та тематичного плану замовлення подають координатору до 20 квітня року, що передує плановому періоду.

7. Координатор організовує розгляд проєктів тематики наукових (науково-технічних) робіт (змін до неї) та тематичного плану замовлення науково-дорадчим органом Укрдержархіву до 01 червня року, що передує плановому періоду.

8. Проєкт тематики наукових (науково-технічних) робіт (змін до неї) подається Укрдержархівом на затвердження Мін’юсту до 15 червня року, що передує плановому періоду (року).

9. Затверджену Мін’юстом тематику наукових (науково-технічних) робіт (зміни до неї) оприлюднюють на офіційних вебпорталах Мін’юсту та Укрдержархіву.

10. Укрдержархів не пізніше 01 листопада року, що передує плановому, видає наказ про організацію виконання наукових (науково-технічних) робіт.

11. На підставі наказу та вимог замовника, що надаються у формі завдань, показників, характеристик, яким мають відповідати результати наукових (науково-технічних) робіт, виконавці у місячний термін складають проєкти тематичного плану замовлення та замовлень на виконання наукових (науково-технічних) робіт (далі - Замовлення) (додаток 5) на кожну наукову (науково-технічну) роботу, невід’ємними додатками до яких є технічні завдання на наукові (науково-технічні) роботи (далі - Технічне завдання) і калькуляції кошторисної вартості наукових (науково-технічних) робіт, та погоджує їх із відповідальними, фінансовим підрозділом Укрдержархіву та координатором.

12. Затвердження Головою Укрдержархіву тематичного плану замовлення здійснюється після прийняття Державного бюджету України на відповідний рік згідно із затвердженими обсягами фінансування наукових (науково-технічних) робіт та уточненою тематикою наукових (науково-технічних) робіт.

За потреби до тематичного плану замовлення замовником можуть вноситись зміни.

Тематичний план замовлення (зміни до нього) оприлюднюється (оприлюднюються) на офіційному вебпорталі Укрдержархіву.

Копія тематичного плану замовлення (змін до нього) надсилається до Мін’юсту.

13. У тижневий строк після затвердження тематичного плану замовлення виконавці подають проєкти Замовлень у двох примірниках замовнику для підписання.

14. Замовлення підписує Голова Укрдержархіву (перший заступник, заступник Голови Укрдержархіву відповідно до розподілу функціональних обов’язків).

15. На виконавців покладаються:

формування Замовлень;

розроблення та затвердження Технічних завдань, календарних планів виконання наукових (науково-технічних) робіт;

розроблення калькуляцій кошторисної вартості наукових (науково-технічних) робіт;

призначення наукових керівників і безпосередніх виконавців;

контроль за виконанням наукових (науково-технічних) робіт;

організація та участь у наукових конференціях, семінарах, круглих столах, нарадах тощо з обговорення результатів наукових (науково-технічних) робіт;

своєчасне виконання та завершення наукових (науково-технічних) робіт у цілому, за потреби - їх окремих етапів;

подання звітної документації та інших матеріалів на наукові (науково-технічні) роботи;

участь за пропозицією замовника в науковому (науково-технічному) супроводі впровадження результатів наукових (науково-технічних) робіт.

1. Фінансування наукових (науково-технічних) робіт здійснюється в межах видатків, передбачених Укрдержархіву Законом України "Про Державний бюджет України" на відповідний рік. Напрями використання бюджетних коштів визначаються паспортом бюджетної програми на відповідний рік.

2. Фінансування наукових (науково-технічних) робіт здійснюється відповідно до затверджених на відповідний рік в установленому порядку кошторису та помісячного плану асигнувань.

3. Операції, пов’язані з використанням бюджетних коштів, здійснюються в установленому законодавством порядку.

4. Фінансовий підрозділ Укрдержархіву організовує роботу щодо здійснення фінансування та організації бюджетного процесу, а також контроль за цільовим використанням бюджетних коштів на наукові (науково-технічні) роботи.

1. Виконавці щокварталу подають замовнику звіти про стан виконання наукових (науково-технічних) робіт (додаток 6).

2. Відповідальні здійснюють перевірку якості виконання наукових (науково-технічних) робіт.

3. Координатор на підставі інформації, отриманої від виконавців, та за результатами проведення перевірок щоквартально готує довідки з питань виконання наукових (науково-технічних) робіт для подання керівництву Укрдержархіву.

4. За результатами перевірок, відповідних висновків і пропозицій Укрдержархів здійснює уточнення та коригування обсягів фінансування на окремих етапах виконання наукових (науково-технічних) робіт, а також для припинення наукових (науково-технічних) робіт, які не виконуються на належному рівні, втратили актуальність або не можуть бути виконані з об’єктивних причин.

5. Після виконання наукових (науково-технічних) робіт виконавці складають звіти про наукові (науково-технічні) роботи із обґрунтованими висновками і пропозиціями щодо впровадження результатів наукових (науково-технічних) робіт.

6. У разі отримання від відповідальних позитивних висновків щодо відповідності наукових (науково-технічних) робіт вимогам замовника (додаток 7) виконавці подають на розгляд науково-дорадчого органу Укрдержархіву (якщо це передбачено Технічними завданнями) наукові (науково-технічні) роботи для визначення відповідності їх результатів вимогам Технічних завдань та оцінювання в цілому.

7. Після схвалення науково-дорадчим органом Укрдержархіву результатів наукових (науково-технічних) робіт виконавці не пізніше 05 січня року, наступного за звітним, подають звітну документацію та інші матеріали, передбачені Технічними завданнями, до замовника.

8. Приймання результатів наукових (науково-технічних) робіт проводить приймальна комісія, створена наказом Укрдержархіву, упродовж 30 календарних днів після отримання звітної документації та інших матеріалів на наукові (науково-технічні) роботи.

9. Приймальна комісія організовує всебічний розгляд виконання наукових (науково-технічних) робіт та встановлення їх відповідності вимогам Технічних завдань.

Під час приймання наукових (науково-технічних) робіт приймальна комісія, за потреби, встановлює терміни коригування звітної документації, які не можуть перевищувати 14 календарних днів, та оцінює обґрунтованість рекомендацій щодо реалізації і впровадження результатів наукових (науково-технічних) робіт.

10. За результатами своєї роботи приймальна комісія подає Голові Укрдержархіву на затвердження акти приймання наукових (науково-технічних) робіт у двох примірниках (додаток 8). Дата затвердження акта вважається датою прийняття (завершення) наукової (науково-технічної) роботи.

11. У разі неприймання приймальною комісією наукової (науково-технічної) роботи (через виконання її не в повному обсязі або неналежної якості), замовник повертає її з відповідним обґрунтуванням на доопрацювання виконавцю (термін доопрацювання - до 30 календарних днів).

12. Виконаною вважається наукова (науково-технічна) робота, прийнята замовником у повному обсязі.

13. Результати наукових (науково-технічних) робіт оприлюднюють на офіційному вебпорталі Укрдержархіву та вебсайтах виконавців відповідно до вимог чинного законодавства.

14. До 28 (29) лютого року, наступного за звітним, координатор подає керівництву Укрдержархіву аналітичну довідку щодо впровадження результатів наукових (науково-технічних) робіт.

Моніторинг упровадження результатів наукових (науково-технічних) робіт здійснюють протягом 3 років.

15. Результати наукових (науково-технічних) робіт вважаються реалізованими, якщо вони:

використані для вирішення актуальних питань у сфері архівної справи та страхового фонду документації;

використані для підготовки проєктів законодавчих і нормативно-правових актів, нормативних документів; написання монографій, підручників, навчальних (методичних) посібників, наукових публікацій тощо;

упроваджені у практичну роботу архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації.