Про затвердження Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоровя

Відповідно до статті 11 Закону України "Про державні фінансові гарантії медичного обслуговування населення", підпункту 1 пункту 20 та пункту 21 Порядку функціонування електронної системи охорони здоров’я, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 квітня 2018 року № 411, пункту 8 Положення про Міністерство охорони здоров’я України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 267 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 24 січня 2020 року № 90), з метою визначення особливостей ведення Реєстру пацієнтів в центральній базі даних електронної системи охорони здоров’я та забезпечення захисту медичної інформації про пацієнта НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я, що додається.

2. Директорату розвитку цифрових трансформацій в охороні здоров’я (М. Карчевич) забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок визначає особливості ведення Реєстру пацієнтів (далі - Реєстр) в електронній системі охорони здоров’я (далі - система), перелік відомостей, що вносяться до Реєстру, та права доступу до них.

2. Цей Порядок є обов’язковим для закладів охорони здоров’я та фізичних осіб-підприємців, які отримали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики (далі - суб’єкт господарювання).

3. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

деактивація запису - припинення функціональності запису про пацієнта в центральній базі даних системи, пов’язаної з можливістю внесення змін до цього запису, перегляду відомостей, які він містить, та створення пов’язаної з цим записом медичної інформації медичними працівниками суб’єктів господарювання;

ідентифікація пацієнта - встановлення особи шляхом порівняння наданих даних (параметрів), у тому числі біометричних, з наявною інформацією про особу в наданих документах, реєстрах, картотеках, базах даних тощо.

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Основи законодавства України про охорону здоров’я", Законі України "Про державні фінансові гарантії медичного обслуговування населення", Законі України "Про інформацію", Законі України "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", Законі України "Про електронні довірчі послуги", Законі України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", постанові Кабінету Міністрів України від 25 квітня 2018 року № 411 "Деякі питання електронної системи охорони здоров’я", постанові Кабінету Міністрів України від 19 червня 2019 року № 546 "Про затвердження Положення про інтегровану систему електронної ідентифікації", Порядку ведення Реєстру медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров’я, затвердженому наказом Міністерства охорони здоров’я України від 28 лютого 2020 року № 587, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 5 березня 2020 року за № 236/34519.

4. Володільцем персональних даних, які містяться в Реєстрі, є НСЗУ. Порядок обробки персональних даних, які містяться в Реєстрі, визначається володільцем персональних даних.

Обробка персональних даних у Реєстрі здійснюється в цілях охорони здоров’я, встановлення медичного діагнозу, для забезпечення піклування чи лікування або надання медичних послуг, у тому числі з метою забезпечення реалізації програми державних гарантій медичного обслуговування населення, а також для забезпечення функціонування системи.

5. Реєстр ведеться в центральній базі даних системи та формується з відомостей про пацієнта, що внесені до системи відповідно до законодавства та є інформацією з обмеженим доступом. Захист інформації в Реєстрі здійснюється відповідно до Закону України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

6. Інформація до Реєстру вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів (серія документу, адреса електронної пошти тощо).

7. Пацієнт може зареєструватися у Реєстрі самостійно через електронний кабінет пацієнта або звернутися, у тому числі через свого законного представника, для реєстрації до суб’єктів господарювання.

Реєстрація в Реєстрі здійснюється при внесенні усіх відомостей, відповідно до пункту10 цього Порядку.

8. Користувачі здійснюють реєстрацію пацієнтів у Реєстрі, внесення змін до відомостей, що містяться в Реєстрі, їх перегляд через електронний кабінет відповідно до прав доступу до Реєстру, визначених цим Порядком або законодавством, що визначає порядок функціонування електронної системи охорони здоров’я.

9. У випадках, передбачених законодавством, реєстрація пацієнта в Реєстрі, а також внесення змін до відомостей про нього, що містяться в Реєстрі, здійснюється при обробці даних особи в інших державних реєстрах у порядку електронної взаємодії.

10. Відомості, які містяться в Реєстрі про пацієнта:

1) унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (у разі наявності);

2) реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП):

для осіб, які досягли 14 років і є громадянами України (окрім фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті, електронна копія сторінки паспорту з такою відміткою завантажується в систему);

для інших осіб, у тому числі тих, які не досягли 14 років - у разі наявності;

3) прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

4) дата та місце народження;

5) стать;

6) адреса фактичного місця проживання або перебування;

7) реквізити (серія (у разі наявності), номер, дата видачі, строк дії, орган, що видав документ) одного (або кількох) з таких документів, що посвідчують особу:

паспорт громадянина України;

тимчасове посвідчення громадянина України;

свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку) або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави, легалізований у встановленому порядку;

посвідка на постійне проживання в Україні;

посвідчення біженця;

посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту;

8) інформація про законного представника особи (у разі наявності):

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності),

РНОКПП (за наявності),

реквізити документів, що посвідчують його особу та повноваження законного представника відповідно до законодавства.

Електронні копії оригіналів документів, що посвідчують повноваження законного представника завантажуються до Реєстру із дотриманням вимог закону щодо забезпечення таємниці усиновлення;

9) номер телефону, адреса електронної пошти (далі - контактні дані) (у разі надання);

10) інформацію про довірену особу для повідомлення в разі настання екстреного випадку з пацієнтом (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), контактні дані);

11) інформація про обраний метод(и) автентифікації, а саме:

за номером мобільного телефону пацієнта;

за електронними копіями оригіналів документів шляхом їх завантаження до системи;

за унікальним ідентифікатором іншого пацієнта в Реєстрі.

11. Реєстрація пацієнта в Реєстрі, внесення змін до відомостей Реєстру та перегляд відомостей Реєстру через електронний кабінет пацієнта здійснюються відповідно до цього Порядку.

12. При реєстрації пацієнта в Реєстрі через суб’єктів господарювання пацієнт (його законний представник) звертається до медичного працівника або уповноваженої особи суб’єкта господарювання і надає інформацію, зазначену в пункті 10 цього Порядку, та пред’являє документи, що підтверджують інформацію, зазначену в підпунктах 1-4, 7, 8 пункту 10 цього Порядку.

Документи, складені іноземною мовою, подаються разом із їх перекладами українською мовою, засвідченими в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, електронні копії оригіналів яких завантажуються до Реєстру.

На підставі документів та інформації, наданих пацієнтом (його законним представником), медичний працівник або уповноважена особа суб’єкта господарювання здійснює ідентифікацію пацієнта, виконує пошук пацієнта у Реєстрі та, у разі відсутності такого пацієнта в Реєстрі, створює запит на реєстрацію пацієнта в Реєстрі.

Для пацієнтів, реєстрація яких здійснюється законним представником - основним методом автентифікації зазначається унікальний ідентифікатор законного представника в Реєстрі.

Для пацієнтів, реєстрація яких здійснюється особисто - основним методом автентифікації не може бути зазначено унікальний ідентифікатор іншого пацієнта, зареєстрованого в Реєстрі.

Для пацієнтів, у яких відсутній активний метод автентифікації, при першому наступному зверненні до суб’єкта господарювання, такий суб’єкт зобов’язаний внести інформацію про обраний метод автентифікації до Реєстру.

13. Пацієнт (його законний представник) перевіряє внесену інформацію, та у разі виявлення помилок повідомляє про це особі, яка цю інформацію внесла, після чого вона зобов’язана виправити помилки у внесених відомостях про пацієнта.

14. Після внесення інформації пацієнт (його законний представник), за допомогою обраного методу автентифікації підтверджує достовірність внесених даних, запит на реєстрацію пацієнта в Реєстрі та факт ознайомлення з повідомленням про обробку персональних даних, у такому порядку:

1) для пацієнтів, що обрали метод автентифікації за допомогою номеру мобільного телефону або пацієнтів, реєстрація яких здійснюється законним представником, для якого методом автентифікації є автентифікація за допомогою номеру мобільного телефону - шляхом надання медичному представнику або уповноваженій особі суб’єкта господарювання, що вносить інформацію про пацієнта, одноразового чотиризначного коду отриманого від системи в текстовому повідомленні на номер мобільного телефону пацієнта або його законного представника;

2) для пацієнтів, що обрали метод автентифікації за допомогою документів або для пацієнтів, реєстрація яких здійснюється законним представником, для якого методом автентифікації є автентифікація за допомогою документів - інформація про пацієнта роздруковується. Пацієнт (його законний представник) підтверджує достовірність внесених даних та факт ознайомлення з повідомленням про обробку персональних даних особистим підписом. Підтвердження реєстрації пацієнта в Реєстрі відбувається шляхом завантаження до системи електронних копій оригіналів документів, наданих пацієнтом або його законним представником.

У разі реєстрації пацієнта в Реєстрі через суб’єкта господарювання інформація про пацієнта, внесена до Реєстру, роздруковується в двох примірниках та підписується пацієнтом та особою, яка внесла цю інформацію до Реєстру. Один примірник надається пацієнту (його законному представнику), інший залишається у відповідного суб’єкта господарювання та зберігається три роки.

15. У разі відсутності помилок медичний працівник (лікар) суб’єкта господарювання накладає на створений у Реєстрі запит свій кваліфікований електронний підпис та передає його до центральної бази даних системи, після чого запиту присвоюється унікальний номер, який є унікальним ідентифікатором пацієнта в Реєстрі.

16. У разі зміни документів, що посвідчують особу пацієнта, інформація про які внесена до Реєстру, у тому числі отримання неповнолітньою особою паспорту громадянина України, при першому наступному зверненні до суб’єкта господарювання, такий суб’єкт господарювання зобов’язаний внести оновлені відомості до Реєстру при отриманні таких відомостей від пацієнта.

17. Пацієнт може змінити інформацію про себе, що міститься в Реєстрі:

самостійно, через електронний кабінет пацієнта, окрім відомостей про РНОКПП, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дату народження, методи автентифікації;

шляхом звернення, у тому числі через законного представника, до суб’єкта господарювання.

18. Дані, внесені до Реєстру автоматично при реєстрації в інших державних реєстрах у випадках, передбачених законодавством, змінюються у разі внесення змін до відповідних державних реєстрів.

19. Зміни та доповнення до інформації, що міститься в Реєстрі, за заявою пацієнта (його законного представника) здійснюються НСЗУ в порядку, визначеному законодавством.

20. З метою забезпечення точності та достовірності інформації в Реєстрі НСЗУ проводить верифікацію даних Реєстру відповідно до Порядку функціонування електронної системи охорони здоров’я, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 квітня 2018 року № 411 "Деякі питання електронної системи охорони здоров’я".

21. Деактивація записів у Реєстрі здійснюється НСЗУ виключно:

у зв’язку зі смертю пацієнта;

за результатами здійснення верифікації даних Реєстру відповідно до Порядку функціонування електронної системи охорони здоров’я, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 квітня 2018 року № 411.

22. При надходженні (або при самозверненні) пацієнта до закладу охорони здоров’я, у разі відсутності можливості реєстрації особи в Реєстрі відповідно до пунктів 13-16 цього Порядку (пацієнт без свідомості, новонароджені, особа без документів, що посвідчують особу, пацієнт, з причин, обумовлених його станом, не надав відомостей щодо себе, визначених пунктом 12 цього Порядку, своїх персональних даних тощо) у Реєстрі може бути зареєстрований неідентифікований пацієнт.

23. Про неідентифікованого пацієнта в Реєстрі, у тому числі зі слів пацієнта або іншої особи, зазначається (за можливості) така інформація:

1) загальна інформація:

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

дата та місце народження;

адреса фактичного місця проживання або перебування;

контактні дані;

2) інформація про довірену особу для повідомлення в разі настання екстреного випадку з пацієнтом (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), контактні дані);

3) ознаки зовнішності:

колір очей;

колір волосся;

орієнтовний зріст;

орієнтовний вік;

статура;

стать;

особливі прикмети або сукупність ознак, за якими особа може бути ідентифікована;

4) причина реєстрації пацієнта як неідентифікованого.

24. Кожний запис про неідентифікованого пацієнта в Реєстрі вноситься під унікальним внутрішнім номером, який є унікальним ідентифікатором неідентифікованого пацієнта у суб’єкта господарювання, який надає медичну допомогу цьому пацієнту.

Кожному запису про неідентифікованого пацієнта в Реєстрі присвоюється унікальний ідентифікатор у Реєстрі, який за можливості повідомляється такому пацієнту.

25. При виникненні можливості провести ідентифікацію раніше зареєстрованого неідентифікованого пацієнта, медичний працівник або уповноважена особа суб’єкта господарювання:

якщо запис про такого ідентифікованого пацієнта в Реєстрі відсутній, реєструє пацієнта в Реєстрі відповідно до цього Порядку з подальшим об’єднанням записів у Реєстрі з підтвердженням такої дії пацієнтом (його законним представником);

якщо запис про такого ідентифікованого пацієнта був внесений до Реєстру раніше, то такі записи підлягають об’єднанню з підтвердженням такої дії пацієнтом (його законним представником).

26. Право створювати, оновлювати запис та отримувати інформацію про неідентифікованого пацієнта мають медичні працівники суб’єктів господарювання, окрім суб’єктів, що надають первинну медичну допомогу.

27. Пацієнт (його законний представник) має право за зверненням до НСЗУ отримати витяг з Реєстру щодо інформації про себе (особу, законним представником якої він є).