( Пункт 52 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025 )
53. В установі організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів або застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.
( Пункт 53 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
54. Підтвердження дійсності кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".
( Пункт 54 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025 )
Реєстрація вихідних документів
55. Реєстрація вихідних електронних документів здійснюється в автоматизованому режимі під час їх підписання. Інструкцією з діловодства установи може бути передбачена автоматична реєстрація всіх або окремих видів документів за фактом їх підписання.
( Пункт 55 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
56. Надсилання документів незалежно від форми їх створення, здійснюється через систему взаємодії.
У разі створення документа у паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції.
57. Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, реєстратор установи створює засвідчену паперову копію електронного документа та надсилає за належністю згідно з вимогами інструкції з діловодства установи.
( Пункт 57 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1269 від 16.12.2020 )
58. У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання) передається в структурний підрозділ установи (автору документа) тільки для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.
( Пункт 58 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
59. Перевірку внесених у реєстраційно-моніторингову картку обов’язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі.
Кваліфікована електронна печатка або удосконалена електронна печатка, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки
( Назва підрозділу розділу III в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025 )
60. Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, визначається інструкцією з діловодства установи на підставі актів законодавства.
( Пункт 60 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
61. Рішенням державної установи (її керівника) визначаються порядок використання удосконалених електронних печаток, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронної печатки, та уповноважені працівники державної установи, відповідальні за їх застосування.
( Пункт 61 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025 )
Організація передавання документів та визначення їх виконавців
62. Зареєстрований документ за фактом внесення реєстратором в реєстраційно-моніторингову картку відповідального за розгляд документа (згідно з розподілом обов’язків) керівника, державного секретаря міністерства, заступника керівника установи або керівника структурного підрозділу установи, який розглядає документ в установі першим (далі - первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через систему електронного документообігу.
Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам (заступникам керівника установи або керівникам структурних підрозділів установи), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.
63. Документи одразу після їх реєстрації передаються на первинний розгляд.
Керівнику установи або особі, що виконує його обов’язки, на первинний розгляд передаються документи, що надійшли від Секретаріату Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Офісу Президента України, запити/звернення народних депутатів та доручення (листи) установ вищого рівня.
( Абзац другий пункту 63 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
Заступнику керівника установи згідно з розподілом обов’язків на первинний розгляд передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, документи, що надійшли від територіальних органів установи, організацій, установ та підприємств, що належать до сфери управління установи, організаційно-розпорядчі та програмні документи загальнодержавного характеру.
Первинний розгляд проектів актів, внесених установі на спільне розроблення, інших документів здійснюється керівниками самостійних структурних підрозділів або особами, що виконують їх обов’язки, в межах їх компетенції.
Електронна резолюція
64. Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, в якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа в установі, та у разі необхідності співвиконавців і строк його виконання.
В електронній резолюції обов’язково зазначаються всі структурні підрозділи, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проекту відповіді.
Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, в яких визначають відповідальних виконавців та у разі необхідності співвиконавців у межах відповідного структурного підрозділу.
65. Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, посадової особи.
( Абзац перший пункту 65 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025 )
В електронній резолюції до електронного документа, що не має строку виконання, зазначення змісту доручення та строку виконання не вимагається.
Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами, які визначаються інструкцією з діловодства установи.
Неконкретні ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) електронні резолюції не допускаються.
66. Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов’язані із нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).
67. На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, цієї ж посадової особи.
( Пункт 67 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
68. До накладання електронної резолюції встановлюються такі особливості:
виконавцями електронної резолюції керівника установи визначаються керівники структурних підрозділів установи (у разі необхідності можуть бути визначені працівники установи, до компетенції яких належить зазначене в резолюції питання), про що система електронного документообігу автоматично інформує заступників керівника установи, які координують діяльність відповідного структурного підрозділу та у разі потреби мають право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення керівника установи та його головного виконавця;
( Абзац другий пункту 68 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
виконавцями резолюції заступника керівника установи, державного секретаря міністерства визначаються керівники підпорядкованих структурних підрозділів установи, які входять до складу структурних підрозділів, чию діяльність координує відповідний заступник, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних структурних підрозділів;
виконавцями резолюції керівника структурного підрозділу визначаються спеціалісти відповідного підрозділу, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних підпорядкованих підрозділів, що входять до складу цього структурного підрозділу;
виконавцем резолюції керівника установи, заступника керівника установи, державного секретаря міністерства може бути будь-який підпорядкований відповідному керівнику співробітник установи, до компетенції якого належить зазначене в резолюції питання. Про визначення в резолюції виконавця система електронного документообігу автоматично інформує керівництво структурного та підпорядкованого підрозділу даного співробітника;
отримання заступником керівника установи, керівником структурного або підпорядкованого підрозділу електронного повідомлення про створення керівником вищого рівня електронної резолюції не передбачає створення відповідним керівником своєї резолюції до цього ж документа, а лише передбачає ознайомлення із документом;
електронною резолюцією може бути визначено головного виконавця, співвиконавців, строки виконання, отримувачів документа "до відома".
69. Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через систему електронного документообігу на підставі накладених на них електронних резолюцій.
Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.
70. Керівники структурних підрозділів установи опрацьовують електронні документи, отримані внаслідок їх передавання через систему електронного документообігу за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.
У разі необхідності керівник структурного підрозділу установи має право делегувати своєму заступнику розгляд частини електронних документів, які надходять на опрацювання до структурного підрозділу.
71. Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.
72. Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.
73. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести в реєстраційно-моніторингову картку інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його "до справи".
Якщо електронний документ розіслано працівникам установи для ознайомлення через систему електронного документообігу установи, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис - підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. У такому випадку в системі електронного документообігу установи автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб установи, яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: прізвище та власне ім’я, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (кваліфікована електронна позначка часу).
( Абзац другий пункту 73 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025 )
IV. Документування управлінської інформації в електронній формі
Загальні вимоги до створення документів
74. Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених цією Інструкцією правил.
75. Реквізити, визначені цією Інструкцією, вносяться в реєстраційно-моніторингову картку.
Бланки документів
76. Організаційно-розпорядчі документи установи оформлюються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами цієї Інструкції та з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020.
( Пункт 76 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
77. Бланки генеруються системою електронного документообігу установи в автоматичному режимі на підставі обраних автором проекту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.
Для генерації типового бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.
78. Бланки кожного виду генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
79. Для підготовки документів в електронній формі система електронного документообігу установи генерує такі види бланків документів:
загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);
спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами (додаток 3);
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4).
80. Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, згенерованим системою електронного документообігу без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.
81. Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.
Дата підписання, засвідчення та реєстрації
82. Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
( Пункт 82 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
83. Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.
( Пункт 83 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
84. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу установи (веб-порталом системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.
85. Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).
Оформлення додатків
( Назва підрозділу розділу IV в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
86. На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 92 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".
87. На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:
Додаток 5
до Правил виробництва (виготовлення)
та контролю якості лікарських засобів
в аптеках (пункт 7.3)
Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його назву, наприклад:
Додаток
до наказу Міністерства охорони здоров’я
"Про затвердження операційного плану
діяльності з внутрішнього аудиту"
( Абзац другий пункту 87 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )( Пункт 87 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
Реєстраційний індекс документів
88. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.
89. Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається інструкцією з діловодства установи.
( Пункт 89 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
90. Під час візуалізації документа система електронного документообігу установи відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих-коду або QR-коду (для державної реєстрації актів, проектів актів та обов’язкових додатків до них, що розробляються органами виконавчої влади, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України лише QR-код), який обов’язково містить:
( Абзац перший пункту 90 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 1087 від 28.10.2020 )
дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;
скорочене найменування установи, реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з кваліфікованої електронної позначки часу (лише для QR-коду);
( Абзац третій пункту 90 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )
дані про погодження (лише для актів).
91. Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів - лише QR-код.
Гриф затвердження документа
92. У разі коли електронний документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його затвердження і номера, наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів
12 березня 2017 року № 298
Гриф затвердження візуалізується у верхньому правому куті першої сторінки документа.
( Пункт 92 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
Дані про виконання документів
93. Відмітка про закінчення виконання документа вноситься до реєстраційно-моніторингової картки та містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова "До справи", номер справи, а також короткі відомості про його виконання, наприклад:
До справи № 03-10
Лист-відповідь від 20.05.2017 № 03-10/01/802
або
До справи № 05-19
Питання вирішено позитивно під час телефонної
розмови 04.03.2017
( Пункт 93 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Особливості оформлення деяких видів документів
Протоколи
94. Протоколи складаються в електронній формі відповідно до інструкції з діловодства установи або рішення колегіального органу.
95. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, секретаря колегіального органу (далі - секретар) або уповноваженої особи та додається до протоколу.
( Пункт 95 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
96. Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.
( Пункт 96 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
Службові листи
97. Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу установи.
98. Датою листа є дата його реєстрації у службі діловодства.
( Підрозділ "Документи про службові відрядження" підрозділу розділу IV виключено на підставі Постанови КМ № 404 від 08.04.2025 )
Підготовка проектів електронних документів
100. За підготовлений проект електронного документа відповідальним є автор документа.
За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.
101. Підготовка проекту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:
проект електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу установи;
у разі наявності супровідних матеріалів до проекту електронного документа вони додаються до проекту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені у систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);
внесення до проекту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проект;
внесення до реєстраційно-моніторингової картки в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;
зазначення обов’язкового статусу призначення проекту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);
формулювання проекту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: департаменту забезпечення документообігу; керівникам структурних підрозділів тощо;
формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.
102. Ім’я файла вихідного проекту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:
Лист...
Службова записка...
Наказ про …
Зміни до наказу від … № …
Нова редакція наказу від … № …
Д1_Порядок (положення, інструкція тощо) …
Д2_Таблиця (графік, план тощо) …
Сканована копія листа …
Візування та погодження проектів електронних документів
103. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу установи на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.
104. Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.
105. Погодження та підписання проекту електронного документа здійснюється у такому порядку:
проект електронного документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу та керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів установи, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці;
проект електронного документа візується заступником керівника установи, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту електронного документа (погодження інших заступників керівника установи, які координують роботу заінтересованих підрозділів, не вимагається);
у разі погодження проектів наказів (розпоряджень) в електронній формі проект наказу (розпорядження) візується уповноваженим представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи та керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором;
( Абзац четвертий пункту 105 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 119 від 19.02.2020 )
проект електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно-моніторинговій картці, при цьому візування проекту електронного документа не затверджує зазначений документ;
проект підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.
106. Не погоджений у відповідному порядку проект електронного документа не передається на підписання (затвердження).
107. Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через систему електронного документообігу установи проекту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.
108. Свою позицію щодо опрацьованого проекту електронного документа уповноважена особа заінтересованого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через систему електронного документообігу установи. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проекту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).
У разі внесення редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу установи:
зберігає поточну версію проекту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, (що підтверджуються) в архіві версій проекту електронного документа;
( Абзац третій пункту 108 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
створює нову версію проекту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису), яка стає поточною версією проекту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.
( Абзац четвертий пункту 108 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
Усі версії проекту зберігаються в архіві версій в реєстраційно-моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.
109. За рішенням керівника установи, визначеного в інструкції з діловодства установи, погодження проекту електронного документа (за виключенням наказів керівника установи) може здійснюватися у такому порядку:
проект електронного документа візується його автором, після чого система електронного документообігу установи автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівнику підпорядкованого підрозділу та керівнику структурного підрозділу (відповідального підрозділу), заступнику керівника установи, який координує роботу відповідального підрозділу, та уповноваженим особам інших структурних підрозділів установи, зазначених в реєстраційно-моніторинговій картці;
погоджувач, зазначений в реєстраційно-моніторинговій картці, протягом строку, визначеного згідно з інструкцією з діловодства установи залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проектом електронного документа та у разі наявності зауважень вносить їх до проекту електронного документа;
якщо погоджувач протягом зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проекту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.
( Абзац четвертий пункту 109 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.
110. У разі погодження проекту електронного документа уповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці, візує проект електронного документа.
111. Після візування всіма зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці погоджувачами система електронного документообігу установи автоматично надсилає проект електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.
Юридична експертиза
112. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням системи електронного документообігу установи.
113. За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа юридичної служби готує в електронній формі висновок за формою, затвердженою Мін’юстом.
114. Висновок вноситься до системи електронного документообігу установи як внутрішній документ, логічно пов’язаний із проектом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.
115. У разі відсутності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа юридичної служби візує проект електронного документа в системі електронного документообігу установи.
Підписання проектів електронних документів
Підписувач
116. Посадові особи є підписувачами проектів електронних документів в межах своїх повноважень.
117. Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються установами, крім Секретаріату Кабінету Міністрів України, до Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, є керівник установи або особа, що виконує його обов’язки згідно з розподілом обов’язків, державний секретар міністерства.
Підписувачем проектів електронних документів Секретаріату Кабінету Міністрів України, що надсилаються до Верховної Ради України та Офісу Президента України, є Державний секретар Кабінету Міністрів України.
Підписувачем проектів електронних документів, пов’язаних з виконанням міністрами політичних функцій, є відповідний міністр та перший заступник, заступник міністра згідно з визначеним міністром розподілом обов’язків.
Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються Секретаріату Кабінету Міністрів України, установам вищого рівня, та доручень установам, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, є керівник установи або особа, що виконує його обов’язки, заступник згідно з розподілом обов’язків або державний секретар міністерства.
( Абзац четвертий пункту 117 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025 )
Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються установам того ж або нижчого рівня, територіальному органу установи, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, а також листів щодо розроблення проектів актів є керівник установи, заступник керівника установи згідно з розподілом обов’язків, керівник структурного підрозділу установи згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки.
( Абзац п'ятий пункту 117 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
Підписувачем проектів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу установи згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки.
( Пункт 117 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Підписувачі проектів електронних документів, що надсилаються підприємствам, установам та організаціям, які не належать до державного сектору економіки, громадянам, визначаються інструкцією з діловодства установи.
118. Не допускається підписання в установі проектів електронних документів із зверненнями безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Офісу Президента України, Прем’єр-міністра України, віце-прем’єр-міністрів України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи установу, до сфери управління якої вона належать, якщо інше не передбачено законодавством.
119. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища, наприклад:
| Міністр | Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ |
120. Проекти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проекту електронного документа відповідальні кілька осіб - двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб - підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
| Директор | Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ | |
| Головний бухгалтер | Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ | |
| або | ||
| Голова комісії | Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ | |
| Секретар комісії | Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ |
121. У разі підписання проекту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні, наприклад:
| Міністр юстиції | Міністр фінансів |
| Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ | Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ |
122. У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проекті електронного документа, автором проекту створюється новий примірник проекту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, що виконує її обов’язки.
Керівник установи
123. У разі коли підписувачем електронного документа є керівник установи, погоджений проект електронного документа надходить до уповноваженої особи патронатної чи іншої служби або до уповноваженої особи, що організовує та забезпечує роботу керівника установи (далі - служба керівника).
( Пункт 123 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
124. Уповноважена особа служби керівника:
перевіряє проект електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проектів;
перевіряє дійсність усіх накладених на проект електронного документа кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
( Абзац третій пункту 124 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
визначає проект електронного документа відповідним для передавання його на підписання керівнику установи та у разі визначення його таким візує проект, якщо це визначено інструкцією з діловодства установи, та передає його керівнику установи на підпис.
( Абзац п'ятий пункту 124 виключено на підставі Постанови КМ № 1269 від 16.12.2020 )
125. У разі коли керівник установи або уповноважена особа служби керівника вносить до проекту електронного документа редакційні правки, система електронного документообігу установи автоматично створює нову версію проекту електронного документа, яка за рішенням керівника установи може бути підписана без повторного погодження.
126. Після автоматизованої реєстрації документа в електронній формі та підписання його керівником установи він автоматично надсилається через систему взаємодії.
( Пункт 126 в редакції Постанов КМ № 375 від 17.04.2019, № 1269 від 16.12.2020 )
Підписання проекту документа заступником керівника установи, керівником структурного підрозділу
127. У разі коли підписувачем документа є заступник керівника установи або державний секретар, відповідний електронний документ після погодження в установленому інструкцією з діловодства установи порядку надходить через систему електронного документообігу установи до відповідного підписувача або уповноваженої особи, що організовує та забезпечує його роботу, а у разі коли підписувачем документа є керівник структурного підрозділу - безпосередньо до відповідного підписувача.
( Пункт 127 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
128. Відхилений підписувачем проект повертається системою електронного документообігу установи його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.
Особливості погодження проектів електронних документів в установі
129. Процедура погодження проекту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.
130. У разі надходження проекту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися із змістом проекту, завізувати проект електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проекту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.
131. Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.
( Пункт 131 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
132. Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).
133. Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.
134. Погоджувач візує проект електронного документа лише у разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проект електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.
Погодження із зауваженнями не допускається, крім випадків погодження проектів актів, порядок погодження яких визначено законодавством.
135. У разі внесення будь-яких редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу установи автоматично відхиляє його з погодження та повертає проект електронного документа автору.
( Пункт 135 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
136. Автор проекту електронного документа після повернення йому відхиленого проекту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:
приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проекту електронного документа;
вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, після чого повертає проект електронного документа на погодження у попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проект було погоджено.
( Абзац третій пункту 136 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
137. Погоджувач, яким отримано проект електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом строків, визначених інструкцією з діловодства установи.
138. Якщо у позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить в систему електронного документообігу установи автор проекту, як логічно пов’язаний із документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.
Зазначений протокол візується в системі електронного документообігу установи всіма учасниками наради та підписується керівниками структурних підрозділів, у яких були розбіжності.
Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.
Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов’язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.
139. Проект електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці.
140. У разі потреби система електронного документообігу установи генерує лист зовнішнього або внутрішнього погодження.
Особливості підготовки деяких видів електронних документів
Проекти актів Кабінету Міністрів України
141. Підготовка проекту акта включає в себе розроблення (співрозроблення), погодження та правову експертизу проекту в електронній формі.
Проект нормативно-правового акта погоджується керівником юридичної служби в електронній формі шляхом його погодження у системі електронного документообігу.
( Пункт 141 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
Підготовка проекту акта здійснюється з використанням веб-порталу системи взаємодії, крім випадків, коли є обґрунтовані підстави для документування управлінської інформації в паперовій формі.
( Пункт 141 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
142. У разі коли строк підготовки проекту акта прямо не визначено завданням на його підготовку, такий строк становить до трьох місяців від дати набрання чинності відповідним завданням.
Контроль за дотриманням визначених цією Інструкцією строків підготовки проектів актів здійснюється з використанням відповідного модуля системи взаємодії.
( Пункт 142 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020 )
143. Розробником проекту акта визначається орган виконавчої влади, до компетенції якого належить формування та/або реалізація державної політики у відповідній сфері.
( Абзац другий пункту 143 виключено на підставі Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020 )
Розробник:
самостійно визначає заінтересовані органи, що будуть брати участь у розробленні проекту акта або його погодженні;
( Абзац четвертий пункту 143 в редакції Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020 )
забезпечує внесення проекту акта та супровідних матеріалів до нього до відповідного модуля системи взаємодії;
( Пункт 143 доповнено новим абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )
є відповідальним за достовірність розміщених у системі взаємодії документів (крім тих, які готують і розміщують Мін’юст і заінтересовані органи) та своєчасну підготовку проекту акта;
( Абзац шостий пункту 143 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )
у разі необхідності може ініціювати утворення робочої групи на базі своєї установи із залученням фахівців заінтересованих органів та незалежних експертів з відповідних питань, діяльність якої регулюється інструкцією з діловодства установи - розробника;
у разі розроблення особливо значущого проекту акта може звернутися до Державного секретаря Кабінету Міністрів України з ініціативою утворення робочої групи при Секретаріаті Кабінету Міністрів України під головуванням Державного секретаря Кабінету Міністрів України або одного з його заступників. Діяльність такої робочої групи регулюється інструкцією з діловодства Секретаріату Кабінету Міністрів України.
144. У разі прийняття розробником рішення про залучення заінтересованого органу як співрозробника (далі - орган-співрозробник) розробник не пізніше ніж протягом двох робочих днів з дня набрання чинності завданням на розроблення проекту створює реєстраційно-моніторингову картку проекту у системі взаємодії та повідомляє органу-співрозробнику через систему взаємодії про початок розроблення проекту із зазначенням мети, сфери його дії, строків розроблення та контактних даних структурного підрозділу, визначеного відповідальним за підготовку проекту від імені розробника, та його працівників, відповідальних за підготовку відповідного проекту акта.
( Абзац перший пункту 144 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )( Абзац другий пункту 144 виключено на підставі Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020 )
145. Орган-співрозробник у п’ятиденний строк з моменту отримання повідомлення про початок розроблення проекту акта повідомляє розробнику через систему взаємодії про згоду на співрозроблення, контактні дані структурного підрозділу органу-співрозробника та його працівників, відповідальних за співрозроблення відповідного проекту акта.
( Абзац перший пункту 145 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )( Абзац другий пункту 145 виключено на підставі Постанови КМ № 1087 від 28.10.2020 )
146. У разі ненадходження у визначений строк від органу-співрозробника відповіді розробник за замовчуванням визнає відмову такого органу-співрозробника від участі у співрозробленні.
147. На етапі співрозроблення проекту акта обмін інформацією між виконавцями розробника та органу-співрозробника здійснюється через службову електронну пошту, інші не заборонені законодавством засоби електронних комунікацій (при цьому керівники структурних підрозділів зазначаються в копії листа), проведення робочих нарад та зустрічей тощо.