Щодо права підпису електронних документів юридичної особи, ведення бухгалтерського обліку якої проводиться на договірних засадах

Державна фіскальна служба України розглянула звернення щодо права підпису електронних документів юридичної особи, ведення бухгалтерського обліку якої проводиться на договірних засадах та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє.

Подання документів засобами електронного зв’язку в електронній формі до контролюючих органів здійснюється платниками відповідно до норм Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис", Податкового кодексу України, Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. N 557, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.08.2017 р. за N 959/30827 (далі - Порядок), на підставі договору про визнання електронних документів (далі - Договір), що визначає взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу та укладається з контролюючим органом.

Пунктом 48.5 ст. 48 Кодексу визначено, що податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) платника податку (підпункт 48.5.1 пункту 48.5 статті 48 Кодексу).

Реєстрація податкових накладних/розрахунків коригування у Єдиному реєстрі податкових накладних здійснюється відповідно до вимог Кодексу та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року N 1246 (зі змінами).

Відповідно до п. 10 зазначеного Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних після складення податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається ЕЦП посадових осіб постачальника (продавця).

Для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку отримує засоби ЕЦП в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає органу ДФС за основним місцем обліку (або за неосновним місцем обліку - для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) посилені сертифікати ЕЦП зазначеної особи.

Пунктом 1 розділу II Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. N 435, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23.04.2015 р. за N 460/26905 (із змінами), визначено, що звіт щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до контролюючих органів подається страхувальником або відповідальною особою страхувальника за місцем взяття на облік у фіскальних органах, зокрема засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації ЕЦП відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством.

Щодо підпису електронних документів повідомляємо, що згідно з п. 11 розділу III Порядку, для надання права підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до Договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган (визначений відповідно до п. 5 розділу III Порядку) шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (далі - Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку (за кодом форми J(F)1391103).

До Повідомлення вноситься інформація про підписувана (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору). На сформоване Повідомлення першими накладаються ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них - ЕЦП підписувана Заяви про приєднання до Договору (керівника) і останньою - електронна печатка (за наявності) (п. 12 розділу III Порядку).

Відповідно до абзацу п’ятого п. 3 розділу II Порядку послуги ЕЦП можуть бути отримані у будь-якому Акредитованому центрі сертифікації ключів (далі - АЦСК).

Автоматизована перевірка електронного документа, також і Повідомлення, включає перевірку правового статусу ЕЦП шляхом встановлення чинності посиленого сертифіката ключа підписувача на час підписання електронного документа та відповідності особистого ключа підписувача відкритому ключу, зазначеному у посиленому сертифікаті. При цьому дата та час накладення ЕЦП встановлюються за даними позначки часу, отриманої підписувачем від АЦСК в момент підпису, а чинність посиленого сертифіката на цей момент встановлюється за даними відповідного онлайн- сервісу АЦСК (OCSP) та/або даними актуальних списків відкликаних сертифікатів (CRL) зазначеного АЦСК (п. 10 розділу II Порядку).

Враховуючи вищезазначене, платник податків до завершення строку чинності (або скасування) посиленого сертифіката підписувача (керівника) Заяви про приєднання до Договору повідомляє контролюючий орган (визначений відповідно до пункту 5 розділу III Порядку) про підписувача (керівника), якому надається право підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору) шляхом надання Повідомлення.

Дія Договору та пов’язаних з ним Повідомлень припиняється у разі наявності однієї з підстав, визначених пунктом 14 розділу III цього Порядку, в тому числі за отриманням інформації від АЦСК про завершення строку чинності (або скасування) посиленого сертифіката керівника.

Податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.