До наказу включаються декілька пунктів. Видання наказу на одного військовослужбовця забороняється.
При включенні до наказу декількох пунктів однієї тематики вони об’єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині та пунктах наказу не повторюється.
За наявності в наказі декількох вступних частин вони відділяються одна від одної знаком параграфа.
Пункти, які не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи.
Усі пункти наказу незалежно від кількості вступних частин повинні мати наскрізну нумерацію. Пункту наказу, виданого на одну особу, номер не надається.
Для зручності в роботі з реалізації наказів у кожному параграфі, а за відсутності параграфів - у всіх пунктах наказу прізвища військовослужбовців розташовуються в алфавітному порядку за відповідними військовими званнями (від вищого до нижчого);
4) військові частини в наказах вказуються за їх умовними найменуванням, наприклад: "Командиром 1-го патрульного взводу 1-ї патрульної роти 1-го патрульного батальйону військової частини 0000, ВОС - 4500004";
5) у наказах про зарахування військовослужбовців слухачами ВВНЗ указується про складання ними конкурсних вступних іспитів;
6) окремо видаються накази:
про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров’я непридатними до льотної роботи, але придатними або обмежено придатними до військової служби, на посади, не пов’язані з виконанням польотних завдань;
про присвоєння чергових військових звань військовослужбовцям;
про звільнення військовослужбовців у зв’язку з обвинувальним вироком суду, що набрав законної сили, яким призначено покарання у вигляді позбавлення волі, обмеження волі;
про виключення зі списків особового складу НГУ військовослужбовців, які померли (загинули, визнані судом безвісно відсутніми або оголошені померлими) у мирний час або позбавлені військових звань;
про нагородження (заохочення) військовослужбовців і працівників.
Накази відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовця (за послужною карткою або особовою справою);
7) примітки до пунктів наказів розташовуються під відповідними пунктами, у яких залежно від змісту пункту наказу вказуються:
у наказах про присвоєння первинних військових звань - освіта, рік закінчення та назва навчального закладу, з якого часу проходять військову службу;
у наказах про присвоєння чергових військових звань достроково - вислуга в попередньому військовому званні, військове звання за штатом посади.
Під час запису відомостей про отриману освіту вказуються найменування навчального закладу, який дає вищу за рівнем військову або спеціальну цивільну освіту, та рік закінчення. Для осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується рівень багаторівневої підготовки. За наявності вищої за рівнем цивільної освіти вказується також і військова освіта. Загальна освіта вказується тільки в тих випадках, коли військовослужбовець не має середньої військової або спеціальної цивільної освіти (наприклад: "освіта: Національна академія Національної гвардії України у 2016 р.");
у примітках наказів про призначення (переміщення) військовослужбовців вказуються причини призначення (переміщення) відповідно до вимог, передбачених Положенням (наприклад: "Призначається на вищу посаду в порядку просування по службі");
при скороченні посади вказується номер і дата наказу про скорочення штатів або проведення організаційних заходів (наприклад: "Наказ командувача Національної гвардії України від 30.12.2016 № 111");
у наказах про прийняття (призов) військовослужбовців із запасу для проходження військової служби - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого і до якого часу проходив військову службу, у якому територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки перебуває на обліку;
у наказах про прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, відрядження військовослужбовців до державних органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі, направлення військовослужбовців з НГУ до інших військових формувань з виключенням зі списків особового складу НГУ - підстава для видання наказу;
у наказах про прийняття військовослужбовців з інших військових формувань до НГУ із зарахуванням їх до списків особового складу НГУ - число, місяць, рік народження, особистий номер, з якого часу проходив службу (якщо були перерви, вказується, з якого і до якого часу проходив службу);
у наказах про звільнення з військової служби в запас (відставку) з правом на пенсійне забезпечення - число, місяць, рік народження, вислуга років у календарному і пільговому обчисленні, територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, до якого направляється на військовий облік звільнений, право носіння військової форми одягу, під час скорочення штатів або проведення організаційних заходів - номер і дата наказу. При звільненні з військової служби в запас (відставку) без права на пенсійне забезпечення замість вислуги років у примітках вказується, з якого часу вони перебувають на службі. Військовослужбовцям, засудженим за скоєний злочин, у наказах про звільнення з військової служби додатково вказується, коли, де, яким судом, за що, за якою статтею Кримінального кодексу України і до якої міри покарання засуджено;
у наказах про виключення зі списків особового складу НГУ померлих (загиблих) - число, місяць, рік народження, з якого часу в НГУ, дата смерті (назва хвороби, від якої помер, причина загибелі), чи пов'язана смерть з виконанням обов'язків військової служби, де похований, прізвище, власне ім'я, по батькові, роки народження і місце проживання дружини, дітей (у тому числі на яких сплачувалися аліменти) або родичів, які мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), підстави для виключення зі списків особового складу НГУ. При цьому запис про зв'язок смерті з виконанням обов'язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки назва хвороби, причина, від якої настала смерть. При вирішенні питання щодо причини смерті (загибелі) і зв'язку її з виконанням обов'язків військової служби необхідно керуватися вимогами Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу" та матеріалами службового розслідування з приводу смерті (загибелі) військовослужбовця. На безвісно відсутніх та оголошених померлими - число, місяць, рік народження, з якого часу в НГУ, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), рішення суду, склад і місце проживання сім'ї, яка знаходиться на утриманні, за необхідності - місце поховання;
( Абзац одинадцятий підпункту 7 пункту 11 глави 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
у наказах про зміну прізвища, власного імені, по батькові, дати народження - рік народження, підстава для зміни. Ці накази видаються тільки на підставі документів, виданих органами РАЦС або дипломатичними (консульськими) установами України;
( Абзац дванадцятий підпункту 7 пункту 11 глави 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
8) військовослужбовці, позбавлені військових звань, виключаються зі списків особового складу військової частини наказами командира військової частини по стройовій частині відповідно до чинного законодавства;
9) проекти наказів до подання їх на підпис командирам (начальникам) повинні бути перевірені (вичитані), звірені з документами персонального обліку військовослужбовців та завізовані на звороті останнього аркуша наказу безпосереднім начальником кадрового органу або особою, на яку відповідно до письмового наказу покладено тимчасове виконання обов'язків за цією посадою.
Після цього проекти наказів проходять правову експертизу в юридичній службі. Віза посадової особи юридичної служби проставляється на звороті останнього аркуша першого примірника наказу;
10) зразки наказів наведено в додатку 40 до цієї Інструкції.
ІІІ. Організація та ведення обліку особового складу в особливий період
1. Загальні особливості обліку особового складу в особливий період
1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому на мирний час, та з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.
2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:
на особовий склад, який проходив військову службу в НГУ, - облікові документи на нього, які було заведено в мирний час;
на особовий склад, призваний із запасу в разі оголошення мобілізації (крім того):
на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - особові справи та послужні картки, отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки;
на сержантів і солдатів - обліково-послужні картки, вилучені з їхніх військових квитків.
3. Особовий склад, який прибув по мобілізації, зараховується в день прибуття до списків особового складу військової частини в порядку, установленому пунктами 7, 8 глави 2 розділу ІІ цієї Інструкції. Призначення (переміщення) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу проводиться наказом по стройовій частині після закінчення відмобілізування командирами цих частин відповідно до мобілізаційного призначення за мобілізаційним планом незалежно від номенклатури посад для призначення на мирний час. Ці накази є підставою для визначення посадового становища офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, запису відомостей про них до облікових документів, виписки та видачі їм документів, що посвідчують особу. Зазначені накази не дублюються наказами по особовому складу.
Надалі всі зміни в службовому становищі офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (крім строкової служби) здійснюються наказами по особовому складу відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців.
4. Військовозобов'язаним, призваним по мобілізації, початком проходження військової служби вважається день відправлення у військову частину з територіального центру комплектування та соціальної підтримки.
У військових квитках, особових справах та послужних картках особового складу, призваного по мобілізації, робиться запис про дату призову по мобілізації і направлення до місця служби, який засвідчується підписом начальника територіального центру комплектування та соціальної підтримки і гербовою печаткою. Особам, які прибули по мобілізації безпосередньо до військових частин або перебували на цей час на навчальному зборі, відмітки про час їх призову робляться у військових квитках начальником штабу військової частини. До отримання офіцерами, особами рядового, сержантського і старшинського складу, призваними із запасу, документів, що посвідчують особу, у їхні військові квитки вносяться також записи про призначення на посаду та інші зміни в службовому становищі.
При видачі документів, що посвідчують особу, військові квитки в офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу, вилучаються і зберігаються в їхніх особових справах.
5. Офіцерам, переміщеним під час мобілізації до нового місця служби у військові частини, які не беруть участі в бойових діях (у межах свого оперативно-територіального об’єднання), одночасно із врученням припису видається на руки в опечатаному пакеті особова справа.
6. На військовослужбовців, призваних у разі оголошення мобілізації, облікові документи територіальні центри комплектування та соціальної підтримки пересилають безпосередньо до військових частин, куди направлені військовослужбовці. Кадрові органи військових частин після отримання особових справ та обліково-послужних карток вилучають ідентифікаційні жетони з особистими номерами і вручають їх військовослужбовцям.
7. Персональний та штатно-посадовий облік у кадрових органах територіальних управлінь на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу здійснюється за обліковими документами, які отримують від військових частин. Документи персонального обліку військовослужбовців, яких не вистачає, складаються в цих кадрових органах.
На офіцерів, які раніше проходили військову службу і призвані із запасу в разі оголошення мобілізації, другі примірники особових справ запитуються за потреби з відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.
8. У кадровому органі Головного управління НГУ для організації персонального обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу, використовуються послужні картки, які зберігаються в довідкових картотеках. У разі відсутності послужних карток на військовослужбовців на них виписуються послужні картки на підставі отриманих із військ наказів.
9. У підрозділах, військових частинах, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:
у кадрових органах військових частин, які беруть участь у бойових діях, особові справи не ведуться. При вибутті військової частини для участі в бойових діях особові справи передаються (пересилаються) за підпорядкованістю до кадрового органу територіального управління за наказом командувача Національної гвардії України.
Другі примірники особових справ офіцерів, а також особові справи офіцерів, призваних у разі оголошення мобілізації (у тому числі особові справи офіцерів номенклатури призначення командира полку і бригади), передаються (пересилаються) за підпорядкованістю до кадрових органів територіального управління відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців у воєнний час;
у відділенні, екіпажі, розрахунку, взводі (обслузі) на всіх військовослужбовців ведеться іменний список особового складу;
з початком бойових дій у штабах батальйонів (дивізіонів) складається добова відомість у двох примірниках, перший примірник якої передається до штабу військової частини;
у всіх військових частинах (крім закладів охорони здоров'я) складається добова відомість військової частини на особливий період (додаток 41);
у закладах охорони здоров'я складається добова відомість закладу охорони здоров’я на особливий період (додаток 42);
у кадровому органі військової частини ведеться журнал обліку прибулого поповнення (додаток 43), у якому також обліковуються прибулі;
при перевезенні особового складу на літаках, вертольотах, кораблях і суднах штаби військових частин (закладів охорони здоров'я), що перевозяться, на всіх військовослужбовців, що підлягають перевезенню, складають окремо на кожний літак, вертоліт, корабель, судно іменний список особового складу, який підлягає перевезенню (додаток 44), у двох примірниках. Перший примірник іменного списку вручається коменданту пункту посадки, який відправляє його до штабу оперативно-територіального об’єднання, а другий примірник залишається в штабі військової частини;
у штабі територіальних управлінь один раз на п'ять діб складається добова відомість.
10. Командирам військових частин забороняється:
направляти для виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який ще не внесений до облікових документів підрозділів і штабу військової частини;
самовільно заносити до списків особового складу військової частини військовослужбовців інших військових частин (тих, які відстали під час маршу, передислокації, бою).
Командири відділень, взводів, рот, батарей, а також командири підрозділів зобов'язані:
перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком бойових дій, під час бойових дій і після них;
незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;
щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому командиру про наявність і втрати особового складу.
11. Облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу військових частин, які беруть участь у бойових діях, ведеться за схемою обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах, які беруть участь у бойових діях (додаток 45). У кадрових органах від з'єднання і вище книги штатно-посадового обліку ведуться окремо щодо кожної військової частини за посадами, які входять до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу відповідних командирів (начальників) і вище.
Штатно-посадові картотеки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах оперативних командувань, які беруть участь у бойових діях, не ведуться.
12. Облік військовослужбовців, які перебувають у резервних частинах, що беруть участь у бойових діях, ведеться відповідно до пункту 1 глави 2 розділу ІІ цієї Інструкції. Перемінний склад обліковується тільки за книгами алфавітного обліку окремо від постійного складу. У кадрових органах оперативно-територіальних об’єднань, яким підпорядковані ці частини, ведуться:
на офіцерів - особові справи і послужні картки;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - послужні картки, з яких складається тимчасова картотека обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу резерву.
13. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через загибель (смерть), поранення, хворобу та з інших причин, у підрозділах військових частин ведеться в такому порядку:
у відділенні та взводі - про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, командири відділень і взводів доповідають своєму безпосередньому командиру (начальнику) щодня під час бою та після перевірки наявності особового складу після бою;
у роті (батареї), окремому підрозділі - на всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, складається іменний список особового складу, який вибув зі строю (додаток 46). Іменний список особового складу, який вибув зі строю, щодня подається командиру батальйону (дивізіону) та до штабу військової частини;
у батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) - на підставі даних іменних списків особового складу, який вибув зі строю рот (батарей) і окремих підрозділів, про втрати особового складу, звірених з даними закладу охорони здоров'я військової частини, складається загальний іменний список особового складу, який вибув зі строю, на особовий склад батальйону (дивізіону, ескадрильї), який разом з добовою відомістю щодня надається до штабу військової частини.
14. У штабі військової частини іменні списки особового складу, який вибув зі строю, які подали командири підрозділів, звіряються з даними обліку закладу охорони здоров'я військової частини. В іменних списках робиться відмітка, хто з поранених і хворих перебуває в закладі охорони здоров'я військової частини, хто вибув зі складу військової частини через поранення та з інших причин, минаючи заклад охорони здоров’я частини. На підставі зазначених іменних списків особового складу, який вибув зі строю, даних обліку закладу охорони здоров'я військової частини та іменного списку особового складу, який загинув, видається наказ по стройовій частині, за яким увесь особовий склад, що загинув у бою, потрапив до полону, помер від ран, евакуйований до закладів охорони здоров'я унаслідок поранення, хвороби та з інших причин, виключається зі списків особового складу військової частини. У книгах алфавітного обліку особового складу військової частини робиться відповідний запис.
15. Загиблі, померлі, зниклі безвісти та евакуйовані на лікування за межі військової частини офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу виключаються зі списків особового складу військових частин НГУ наказами по особовому складу в порядку, установленому пунктом 3 глави 11 розділу ІІ цієї Інструкції. Для організації обліку зазначених військовослужбовців накази про виключення їх зі списків надсилаються до кадрового органу Головного управління НГУ.
16. Особовий склад, який незворотно вибув (вбитий, загинув, помер, зник безвісти, потрапив до полону), що виключається зі списків, у наказі розподіляється за категоріями: офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, сержанти, солдати і працівники. Кожна з категорій вказується в наказі окремим параграфом.
17. Особовий склад, який вибув з військових частин, виключається зі списків у такі строки:
загиблі (померлі), звільнені з військової служби, а також переміщені до інших військових частин або направлені на навчання до військових навчальних закладів, - у день вибуття;
евакуйовані внаслідок поранень, через хворобу до закладів охорони здоров’я за межі військової частини, а офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу - за межі з’єднання чи окремих частин, які не входять до складу з’єднання, - у день евакуації;
зниклі безвісти і ті, які не повернулися в установлений строк із відрядження, відпусток або закладів охорони здоров’я, а також ті, які дезертирували, - після ретельного їх розшуку та розслідування обставин їх дезертирства або неповернення до частини, але не пізніше п’ятнадцяти діб з дня зникнення, дезертирства і закінчення строку відрядження, відпустки або строку повернення до частини, повідомленого закладом охорони здоров’я;
засуджені судом до відбуття покарання в місцях позбавлення волі чи дисциплінарному батальйоні - після одержання копії вироку суду.
18. Не виключаються зі списків особового складу військових частин та обліковуються як тимчасово відсутні:
офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, що знаходяться на лікуванні в закладі охорони здоров’я. У донесення про склад та чисельність НГУ вони не включаються з дня вибуття з частини;
особовий склад, який знаходиться у відрядженнях, відпустках, навчається в школах, на курсах, зборах (без виключення зі списків частини) та прикомандирований до інших частин.
19. У кадрових органах територіальних управлінь в особливий період зберігаються особові справи і послужні картки на військовослужбовців, місцезнаходження яких після вибуття з військових частин, які беруть участь у бойових діях, невідоме.
До кадрових органів територіальних управлінь пересилаються також особові справи і послужні картки на поранених та хворих військовослужбовців, які вибули за межі районів бойових дій, стосовно яких протягом трьох місяців не надходили запити від кадрових органів чи територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.
20. Військовослужбовці, які знаходяться на лікуванні в закладах охорони здоров’я, обліковуються в цих закладах. Обліково-послужні картки, які надійшли на сержантів і солдатів, вкладаються в їхні документи, що посвідчують особу, і після лікування (виписки) видаються їм на руки.
21. Облік військовослужбовців, які знаходяться на лікуванні в закладах охорони здоров’я, кадровими органами ведеться:
у військових частинах - шляхом запису до книг алфавітного і штатно-посадового обліку відомостей про поранення (хворобу), найменування закладу охорони здоров’я, до якого військовослужбовця направлено на лікування;
у територіальних управліннях - шляхом запису цих самих відомостей у послужні картки, перекладені з послужної картотеки в окрему довідкову картотеку обліку поранених (хворих);
у Головному управлінні НГУ - кількісно за основними посадами, військово-обліковими спеціальностями і родами військ.
22. Сержанти і солдати, визнані після лікування придатними до військової служби, направляються закладами охорони здоров'я безпосередньо до військових частин за місцем служби до поранення (хвороби).
23. Військовослужбовці, визнані військово-лікарськими комісіями непридатними до військової служби (у тому числі з повторним медичним обстеженням через 6 або 12 місяців) унаслідок поранень, хвороб, закладами охорони здоров'я МВС або територіальнимий центрами комплектування та соціальної підтримки подаються до звільнення з військової служби в запас (відставку) відповідно до Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу".
24. Військовослужбовці, які прибули після лікування до військових частин, обліковуються в порядку, установленому пунктом 1 глави 2 розділу ІІ цієї Інструкції. На сержантів і солдатів, які прибули із закладів охорони здоров'я без обліково-послужних карток, на підставі даних документів, що посвідчують особу, і документів закладів охорони здоров'я виписуються дублікати обліково-послужних карток.
Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, які прибули після лікування в розпорядження кадрових органів територіального управління, тимчасово обліковуються за послужними картками. Надалі на військовослужбовців, яких залишають для призначення у військових частинах, робляться запити про особові справи і послужні картки до тих кадрових органів, у яких вони зберігаються.
На військовослужбовців, відряджених для проходження служби до інших військових частин, послужні картки перекладаються для зберігання в довідкову картотеку з відміткою про те, куди і коли вони відряджені. Відрядження військовослужбовців оформляються наказом. У приписах робиться запис: "Знаходився на лікуванні після поранення (хвороби), яке отримав (вказується місце та військова частина, де отримано поранення). Облікові документи не запитувалися". Запити на облікові документи на вказаних військовослужбовців оформляються тими кадровими органами оперативно-територіальних об’єднань, до яких вони прибудуть для проходження військової служби.
25. У кадрових органах територіальних управлінь, які не беруть участі в бойових діях, облік офіцерів, що прибули із закладів охорони здоров’я, а також облік офіцерів, яким первинне військове звання офіцерського складу присвоєне у воєнний час, ведеться за особовими справами відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу, за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу або послужними картотеками. У військових частинах ці офіцери обліковуються тільки за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу та книгами штатно-посадового обліку.
26. На військовослужбовців, поданих до присвоєння первинного військового звання офіцерського складу, військові навчальні заклади і військові частини одночасно з підготовкою на них подання складають:
один примірник особової справи - для кадрового органу, до номенклатури призначення якого належить посада, що підлягає заміщенню офіцером;
два примірники послужної картки.
27. Особові справи засуджених військовослужбовців пересилаються кадровими органами військових частин до кадрових органів територіальних управлінь, які після тримісячного строку зберігання направляють до Центрального архівного відділу НГУ, а на військовослужбовців, поновлених у військовому званні, - до відповідних кадрових органів за місцем служби цих військовослужбовців.
28. У разі вибуття військових частин до районів бойових дій або виходу з них, а також при їх перепідпорядкуванні з одних територіальних управлінь до інших облікові документи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу цих частин передаються до кадрових органів частин нового підпорядкування в порядку, наведеному в пункті 10 глави 1 розділу IV цієї Інструкції.
29. При втраті документів персонального обліку особового складу кадрові органи військових частин, штаби військових частин, які втратили документи, негайно вживають заходів щодо складання нових облікових документів. У разі масової загибелі чи втрати облікових документів кадрові органи військових частин повинні негайно отримати від військових частин іменні списки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а штаби військових частин - іменні списки на весь особовий склад від підрозділів, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів установлюються начальником вищого штабу або кадрового органу.
У випадку загибелі військової частини в результаті застосування ворогом зброї масового ураження штаби і кадрові органи територіальних управлінь зобов’язані вжити всіх необхідних заходів щодо визначення кількості та встановлення прізвищ, власних імен, по батькові, військових звань загиблих військовослужбовців (шляхом опитування живих, розшуку вцілілих документів і документів, які велися на військовослужбовців у штабах та кадрових органах військової частини).
( Абзац другий пункту 29 глави 1 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
2. Облік незворотніх втрат особового складу
1. Особовий склад, який незворотно вибув з військових частин НГУ внаслідок загибелі (смерті), полону, зникнення безвісти та з інших причин, становить незворотні втрати особового складу. Вони поділяються на бойові та небойові.
До бойових незворотніх втрат особового складу належать особи, які:
загинули на полі бою;
загинули від застосування противником зброї масового ураження та інших видів зброї незалежно від місця загибелі;
померли від ран, контузій, каліцтва, одержаних під час бойових дій і в тилу;
померли від хвороб, пов’язаних з участю в бойових діях;
зникли безвісти;
потрапили в полон;
загинули (померли) унаслідок подій та нещасних випадків, пов’язаних з виконанням завдань командування під час бойових дій і в тилу (аварії літаків, автомашин та іншої бойової техніки, катастрофи на залізниці, вибухи мін, виконання рятувальних робіт тощо).
До небойових незворотніх втрат особового складу належать особи, які:
померли в закладах охорони здоров’я через хворобу та з інших причин, не пов’язаних з участю в бойових діях;
покінчили життя самогубством;
загинули від необережного поводження зі зброєю, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов’язаних з виконанням завдань командування.
3. Облік незворотніх втрат у штабах територіальних управлінь, військових частин, ВВНЗ, закладів охорони здоров’я
1. У штабах військових частин персональний облік незворотніх втрат особового складу в особливий період ведеться за іменними списками незворотніх втрат особового складу.
Іменні списки незворотніх втрат особового складу складаються на підставі наказів по стройовій частині окремо на кожну категорію особового складу в алфавітному порядку в трьох примірниках з розподілом незворотніх втрат за кожну категорію особового складу на бойові і небойові. Іменні списки звіряються з даними обліку втрат і подаються до вищого кадрового органу у двох примірниках. Треті примірники іменних списків підшиваються до справи обліку незворотніх втрат військової частини.
У разі повернення військовослужбовця, включеного до іменного списку незворотніх втрат особового складу, або з’ясування, що він знаходиться на лікуванні, про це в той самий день оголошується в наказі по стройовій частині і доповідається вищому штабу, а також сповіщається територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, до якого відправлено повідомлення.
2. В управлінні з’єднання персональний облік незворотніх втрат особового складу управління, підрозділів забезпечення, обслуговування і військових частин з’єднання ведеться в кадровому органі. Облік ведеться за іменними списками незворотніх втрат особового складу, поданими військовими частинами, які входять до складу з’єднання, та іменними списками незворотніх втрат особового складу за управління, підрозділи забезпечення і обслуговування.
Після перевірки іменних списків, які надійшли з військових частин, та іменних списків за управління підрозділи забезпечення та обслуговування, кадрові органи перші примірники цих іменних списків надсилають до кадрового органу Головного управління НГУ.
Другі примірники іменних списків на сержантів, солдатів і працівників, а також списки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після видання наказу про виключення зі списків особового складу НГУ підшиваються до справи незворотніх втрат військової частини.
3. У закладах охорони здоров’я облік незворотніх втрат особового складу ведеться за іменними списками незворотніх втрат особового складу: на перемінний склад - у медичній частині, на постійний склад - у адміністративно-господарчій частині закладу в порядку, установленому пунктом 1 глави 3 розділу ІІІ цієї Інструкції. У закладах, де медична та адміністративно-господарча частини штатом не передбачені, облік незворотніх втрат покладається на посадових осіб, визначених письмовим наказом керівника закладу охорони здоров’я.
Військовослужбовці, які померли в закладі охорони здоров’я, виключаються зі списків перемінного складу закладу наказом по стройовій частині в день смерті. На підставі наказу складаються іменні списки незворотніх втрат особового складу, а до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей (родичів) померлих надсилаються сповіщення в порядку, наведеному в пункті 1 глави 5 цього розділу.
Іменні списки незворотніх втрат особового складу складаються в трьох примірниках і надсилаються до кадрових органів за підпорядкованістю.
4. На особовий склад, який загинув (помер) на шляху прямування в складі команди, складається акт на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування (додаток 47), у двох примірниках, який підписується старшим команди, черговим по команді і працівником закладу охорони здоров'я, який здійснював супроводження команди.
Другий примірник акта передається керівнику закладу охорони здоров’я, військовому коменданту залізничної дільниці (станції, порту, пристані) або до цивільного закладу охорони здоров’я залежно від того, кому передали тіло загиблого (померлого) для поховання. Передача тіла загиблого посадовим особам закладу охорони здоров’я або військової комендатури проводиться за підписом на першому примірнику акта, який засвідчується печаткою цих закладів (установ).
Військові коменданти комендатур військових сполучень станцій (дільниць) і керівники закладів охорони здоров’я, які прийняли тіло загиблого (померлого) військовослужбовця на шляху прямування, сповіщають територіальний центр комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого).
Перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком на поповнення до штабу з’єднання, військової частини, куди прибула команда.
5. Штаб військової частини (з’єднання), який прийняв команду, на підставі акта на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, наказом по стройовій частині виключає військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, зі списків особового складу і включає їх до іменного списку незворотніх втрат особового складу, а до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей (родичів) загиблих (померлих) надсилає сповіщення про смерть (загибель).
6. У військових частинах, які перевозяться на кораблях і суднах морського (повітряного) транспорту, облік незворотніх втрат на шляху прямування ведеться в порядку, установленому пунктом 1 глави 3 розділу ІІІ цієї Інструкції. Військовослужбовці, які загинули на шляху прямування, виключаються зі списків особового складу військових частин і включаються до іменного списку незворотніх втрат особового складу після прибуття корабля (судна) у пункт призначення.
7. У кадрових органах територіальних управлінь персональний облік незворотніх втрат ведеться:
на офіцерів управління, військових частин, які входять до складу цього оперативно-територіального об’єднання, а також на осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління - за картотекою втрат, складеною з послужних карток, вилучених з послужної картотеки. Облік ведеться на підставі іменних списків незворотніх втрат особового складу, наданих військовими частинами, а також на підставі наказів (копій наказів) про виключення зі списків загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;
на сержантів, солдатів і працівників - за іменними списками незворотніх втрат особового складу, отриманими від військових частин у порядку, установленому пунктом 2 глави 3 розділу ІІІ цієї Інструкції.
8. Загальний облік незворотніх втрат за НГУ здійснюється кадровим органом Головного управління НГУ:
офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за послужними картками загиблих (померлих), вилученими з послужної картотеки на підставі іменних списків незворотніх втрат особового складу;
сержантів, солдатів і працівників - за обліково-послужними картками, особовими картками, складеними на підставі іменних списків незворотніх втрат особового складу.
9. На кадровий орган Головного управління НГУ покладаються:
персональний і статистичний облік незворотніх втрат особового складу;
контроль за станом персонального обліку незворотніх втрат особового складу в кадрових органах;
контроль за своєчасним наданням наказів про виключення загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу зі списків особового складу НГУ;
контроль за своєчасним наданням іменних списків незворотніх втрат особового складу штабами військових частин;
ведення довідкової роботи щодо особового складу, який незворотно вибув із НГУ.
4. Сповіщення сімей (близьких родичів) про загибель (смерть) військовослужбовців і працівників
1. На підставі наказу по стройовій частині на кожного загиблого (померлого) військовослужбовця (працівника) військової частини складається і надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї сповіщення про смерть (загибель). Надсилання сповіщення безпосередньо сім’ям загиблих (померлих) або їхнім близьким родичам категорично забороняється.
2. У тих випадках, якщо місце проживання сім’ї загиблого (померлого) невідоме або загиблий (померлий) військовослужбовець не мав сім’ї чи близьких родичів, сповіщення надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (проживання) загиблого (померлого). Сповіщення надсилається в день виключення загиблого (померлого) військовослужбовця (працівника) зі списків особового складу військової частини. Військові частини, які перебували на переході у відкритому морі, повідомлення про смерть особового складу надсилають негайно після прибуття корабля (судна) у порт (на базу).
5. Збирання, облік, зберігання і відправлення власних речей, цінностей, документів загиблих (померлих)
1. Збирання, облік і відправлення за призначенням власних речей, цінностей і особистих документів загиблих (померлих) військовослужбовців (працівників) є обов’язковими.
Організація збирання (приймання), обліку, зберігання, передачі (відправлення) за призначенням власних речей, цінностей і особистих документів загиблих (померлих) військовослужбовців (працівників), а також контроль за виконанням цих заходів покладаються особисто на командирів (керівників).
2. Власні речі, цінності і особисті документи військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, передаються разом з актом про смерть командирам військових частин, до яких прямували загиблі (померлі).
3. Відправлення власних речей, цінностей і особистих документів сім’ям (близьким родичам) загиблих (померлих) військовослужбовців (працівників) здійснюється в порядку, установленому пунктами 8-11 глави 7 розділу ІІ цієї Інструкції.
6. Облік військовослужбовців, визволених із полону
1. Усі військовослужбовці, визволені з полону, а також ті, які вийшли з оточення поодинці, направляються до військових частин за попереднім місцем служби.
2. У військових частинах на кожну групу військовослужбовців, які визволені з полону або вийшли з оточення поодинці, складається іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають у військових частинах (додаток 48), у двох примірниках окремо на кожну категорію військовослужбовців.
Перший примірник іменного списку надсилається до кадрового органу Головного управління НГУ, другий - підшивається до справи військової частини.
3. У випадку смерті військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення), на шляху прямування до військової частини або під час перебування в ній на них складається окремий іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і на шляху прямування до військових частин або під час перебування в них померли (додаток 49).
4. Контроль за своєчасним і правильним наданням військовими частинами іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають у військових частинах, та іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і на шляху прямування до військових частин або під час перебування в них померли, покладається на кадровий орган Головного управління НГУ.
5. Кадровий орган Головного управління НГУ після отримання іменного списку військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають у військових частинах, зобов’язаний не пізніше п’яти днів повідомити територіальні центри комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей (близьких родичів) цих військовослужбовців про їхнє визволення або вихід з оточення.
У повідомленні зазначаються: прізвище, власне ім’я, по батькові військовослужбовця; військове звання до полону (виходу з оточення); посада, яку займав до полону (оточення); рік народження; яким територіальним центром комплектування та соціальної підтримки і коли призваний (мобілізований); час і місце визволення з полону (виходу з оточення); місцезнаходження; куди звертатися за довідками.
( Абзац другий пункту 5 глави 6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
IV. Організація зберігання та пересилання облікових документів, забезпечення військ бланками і книгами обліку особового складу
1. Зберігання і пересилання облікових документів
1. Особові справи обліковуються в книзі обліку особових справ (додаток 50) у порядку загальної нумерації або за алфавітом залежно від кількості облікованих особових справ. Записи в книзі робляться чорнилами чорного (фіолетового) кольору в день одержання, складання або пересилання особових справ.
На кожну особову справу виписується картка-замісник (додаток 51), яка зберігається в кишені обкладинки особової справи. За цими картками здійснюється контроль за поверненням до місця зберігання (сховища) особових справ, які були видані для роботи.
У військових частинах особові справи зберігаються в алфавітному порядку. Особові справи офіцерів зберігаються окремо від особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
У кадровому органі територіального управління, Головного управління НГУ особові справи можуть зберігатися в порядку номерів, за якими вони обліковані в книзі обліку особових справ, або в алфавітному порядку. На військовослужбовців, які вибули з обліку, у книгах обліку робиться запис про те, коли, кому і за яким номером вислано особову справу.
2. Послужні картки не нумеруються і за книгами не обліковуються. Видача карток із картотек для тимчасового користування проводиться тільки під підпис у спеціальних облікових журналах (книгах).
Послужні картки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби та виключених зі списків особового складу НГУ, не пересилаються і не знищуються, а перекладаються в довідкову (архівну) картотеку. У них повинні бути записані дані про звільнення (виключення зі списків особового складу) із посиланням на накази по особовому складу.
Довідкові картотеки послужних карток формуються на кожну категорію військовослужбовців окремо.
Після закінчення встановлених строків зберігання послужних карток у довідковій картотеці або в разі розформування кадрових органів (де велися або зберігалися послужні картки) передаються для подальшого зберігання до Центрального архівного відділу НГУ.
3. Записи в книгах обліку про одержання знову складених облікових документів на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а також відмітки про їх відправлення або знищення робляться в день отримання, відправлення або знищення документів.
4. Документи персонального обліку на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, переміщених по службі, пересилаються:
при переміщенні з однієї військової частини до іншої всі персональні облікові документи - до кадрового органу тієї військової частини, до якої переміщені офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу;
при зарахуванні в розпорядження особові справи та послужні картки - до кадрових органів, у розпорядження яких зараховані офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу;
при призначенні на посади: перші примірники особових справ - до штабів військових частин за новим місцем служби; другі примірники (на офіцерів) - до кадрових органів відповідної номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу; послужні картки - до кадрових органів, які ведуть облік переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за цими обліковими документами;
при вибутті на навчання з увільненням від займаної посади всі примірники особових справ та послужні картки - до відповідних ВВНЗ для їх зберігання і ведення;
після закінчення ВВНЗ особові справи і послужні картки - до кадрових органів залежно від місця призначення (зарахування в розпорядження) військовослужбовця;
при відрядженні до державних органів, установ і організацій для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки: другі примірники особових справ і послужні картки, які велися в територіальних управліннях, - до кадрового органу, у розпорядженні якого перебуває офіцер, перші примірники особових справ - до відповідного державного органу, установи і організації за дорученням кадрового органу Головного управління НГУ.
5. Пересилання документів персонального обліку ведеться тільки із супровідними листами із зазначенням причин пересилання в установлені строки:
із військових частин на переміщених і звільнених військовослужбовців - у день вручення припису про вибуття (на відряджених за телеграфним (електронним) розпорядженням - у день отримання витягу з наказу по особовому складу), а на військовослужбовців, виключених зі списків особового складу НГУ, - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;
з військових частин, якщо припис про вибуття не вручається (довготривале відрядження, відпустка по догляду за дитиною до 3 (6) років, перебування на лікуванні), особові справи разом з приписом до місця призначення - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;
з кадрових органів територіальних управлінь - не пізніше семи днів після одержання наказу (витягу з наказу) про нове призначення (звільнення, виключення зі списків).
У приписах (відпускних квитках) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби, зазначається, коли і до якого територіального центру комплектування та соціальної підтримки вислано їхні особові справи або куди їх буде вислано.
6. На військовослужбовців, які закінчили військові навчальні заклади з присвоєнням первинних військових звань офіцерського складу, облікові документи надсилаються:
особові справи (перший примірник) - безпосередньо до тих військових частин, у які призначені випускники, другий примірник - до кадрового органу відповідної номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу;
послужні картки (перший примірник) - до кадрового органу Головного управління НГУ, другий примірник - до кадрового органу оперативно-територіального об’єднання.
7. При звільненні офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу з військової служби їхні особові справи пересилаються:
перші примірники:
на офіцерів - до Центрального архівного відділу НГУ;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за вибраним місцем проживання;
другі примірники:
на офіцерів - до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за вибраним місцем проживання. До цих примірників також долучаються витяги з наказів про звільнення і виключення зі списків особового складу військової частини та всіх видів забезпечення.
8. На офіцерів, виключених зі списків особового складу НГУ, облікові документи пересилаються:
перші примірники особових справ на померлих (загиблих, безвісно відсутніх) офіцерів - до Центрального архівного відділу НГУ;
другі примірники особових справ на померлих (загиблих, безвісно відсутніх) офіцерів - до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей померлих (загиблих, безвісно відсутніх) військовослужбовців;
на померлих (загиблих, безвісно відсутніх) осіб рядового, сержантського і старшинського складу - до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей померлих (загиблих, безвісно відсутніх) військовослужбовців.
На офіцерів, яких засуджено за скоєні злочини до позбавлення волі, а також позбавлено військових звань, облікові документи пересилаються:
перші примірники особових справ - до Центрального архівного відділу НГУ;
другі примірники особових справ - до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.
9. На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які вибувають у складі військових частин до інших оперативно-територіальних об’єднань (крім тимчасового перепідпорядкування), штабами військових частин складаються іменні списки військовослужбовців, які прибули (додаток 52), за алфавітом.
Іменні списки військовослужбовців, які прибули, висилаються до всіх кадрових органів, які ведуть персональний облік пойменованих у них офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, за місцем колишнього та нового підпорядкування військових частин, які вибули, у тому числі до територіальних управлінь. У такому самому порядку складаються і надсилаються іменні списки на військовослужбовців військових частин, які входять до військових частин і в яких змінилися дійсні найменування (нумерація).
Якщо військова частина вибуває терміново до нового місця дислокації (підпорядкування) або в наказі не зазначена підпорядкованість військової частини, іменні списки на переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються та розсилаються протягом десяти днів після прибуття військової частини до нового місця дислокації.
10. На підставі іменних списків військовослужбовців кадрові органи попереднього місця обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу передають свої облікові документи на військовослужбовців (особові справи, послужні картки), які вибули у відповідні кадрові органи за новим місцем обліку. Передача документів проводиться за описом, у якому перераховуються найменування документів, прізвища, ініціали військовослужбовців, на яких вони передаються (пересилаються).
Усі документи персонального і штатно-посадового обліку, які передаються (пересилаються), перед їх передачею (пересиланням) повинні бути перевірені і приведені в порядок.
Записи в послужних списках про проходження військової служби повинні бути засвідчені підписом керівника кадрового органу (начальника штабу військової частини) або його заступниками і гербовою печаткою. Пересилати облікові документи, до яких не внесено всіх необхідних записів, заборонено.
11. Начальники штабів військових частин, керівники кадрових органів зобов’язані здійснювати постійний контроль за своєчасним пересиланням і правильністю оформлення облікових документів на тих, що вибули, і вживати заходів щодо своєчасного одержання облікових документів на тих, що прибули.
12. Книги обліку особового складу перед здаванням на зберігання до Центрального архівного відділу НГУ повинні бути звірені і повністю закінчені. Щодо особового складу, який залишився на обліку, у рядку "Куди вибув" і в кінці книги робиться запис, до яких книг обліку та за який рік перенесено записи на цей особовий склад.
2. Забезпечення бланками і книгами обліку особового складу
1. Книги обліку особового складу, бланки військово-облікових документів виготовляються і розсилаються відповідно до наданих заявок штабу та кадрового органу Головного управління НГУ. Книги обліку особового складу і бланки військово-облікових документів, які найчастіше використовуються в роботі та підлягають тривалому зберіганню, виготовляються з паперу високого ґатунку.
2. Забезпечення територіальних управлінь, військових частин, ВВНЗ, закладів охорони здоров’я НГУ книгами обліку особового складу, бланками військово-облікових документів здійснюється органами логістики Головного управління НГУ за вказівками і рознарядками штабу та кадрового органу Головного управління НГУ.
3. Військові частини, штаби і кадрові органи подають до штабу та кадрового органу Головного управління НГУ заявки щодо необхідної кількості книг обліку особового складу і бланків військово-облікових документів.
4. Під час розформування військових частин їх штаби і кадрові органи весь наявний у них запас книг обліку особового складу та бланків військово-облікових документів передають до вищих штабів, кадрових органів за підпорядкованістю.
5. У термінових випадках (у разі відсутності) книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів (крім бланків, що посвідчують особу) з дозволу командувача Національної гвардії України можуть бути виготовлені у військових або цивільних друкарнях за місцем дислокації територіальних управлінь, військових частин, ВВНЗ, закладів охорони здоров’я НГУ.
| Командувач Національної гвардії України генерал-лейтенант | Ю.В. Аллеров |
( Додатки )
( Додатки із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )