Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Національної гвардії України

Відповідно до Законів України "Про Національну гвардію України", "Про військовий обов’язок і військову службу", Указу Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 "Про Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України", з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку особового складу Національної гвардії України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу Національної гвардії України, що додається.

2. Головному управлінню Національної гвардії України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція, розроблена відповідно до Законів України " Про Національну гвардію України", "Про військовий обов’язок і військову службу", Указу Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 "Про затвердження Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України", визначає:

організацію і порядок обліку в мирний час та в особливий період осіб офіцерського, рядового, сержантського і старшинського складу, курсантів та працівників Національної гвардії України (далі - НГУ);

завдання і види обліку, призначення облікових документів, порядок їх складання, ведення, зберігання та розсилки;

обов’язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

порядок персонального обліку незворотніх втрат особового складу в особливий період;

порядок видання, обліку, зберігання, реєстрації і розсилки наказів по особовому складу.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями, а також трудової діяльності працівників НГУ (далі - працівники);

забезпечення командирів (начальників) довідковими відомостями на особовий склад, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

створення, ведення, поповнення і систематизація бази персональних даних та інформації стосовно особового складу;

забезпечення командирів (начальників) даними про штатну і спискову чисельність особового складу органів військового управління, військових частин, вищих військових навчальних закладів, навчальних військових частин (центрів), баз, закладів охорони здоров’я, установ і підрозділів для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби та служби у військовому резерві особовим складом і розшуку військовослужбовців;

сповіщення сімей або близьких родичів померлого (загиблого) особового складу про місце, дату, причину (обставини) його загибелі або смерті, видача документів, необхідних для порушення клопотання щодо призначення пенсії (допомоги) і надання пільг, установлених законодавством України.

3. Облік особового складу має відповідати таким основним вимогам:

вестися постійно в будь-яких умовах діяльності НГУ в порядку, визначеному цією Інструкцією;

своєчасно, достовірно, правильно відображати штатну, спискову і наявну чисельність особового складу, а також кількісні та якісні зміни, що відбуваються як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця, резервіста і працівника.

4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатних розписів, наказів командувача Національної гвардії України, територіальних управлінь, військових частин, вищих військових навчальних закладів (далі - ВВНЗ), наказів по особовому складу та інших документів, передбачених цією Інструкцією.

Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та статистичний.

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця, резервіста і працівника окремо та призначений для всебічного вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних при визначенні порядку переміщення і використання. У персональному обліку мають відображатися точні біографічні дані, дані щодо проходження військової служби, трудової діяльності та інші відомості, що об’єктивно характеризують військовослужбовця і працівника.

Штатно-посадовий облік призначається для здійснення систематичного аналізу укомплектованості військових частин особовим складом за посадами і спеціальностями та організації контролю за службовим переміщенням особового складу.

Статистичний облік особового складу ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний і якісний склад особового складу. За даними статистичного обліку плануються укомплектування НГУ особовим складом, його матеріально-технічне забезпечення, підготовка військовослужбовців і їх розподіл за військовими частинами НГУ відповідно до існуючих потреб.

Персональний, штатно-посадовий і статистичний обліки створюють базу даних, яка забезпечує отримання інформації з питань укомплектованості НГУ, проходження служби військовослужбовцями та трудової діяльності працівників.

Облік працівників та їх трудової діяльності здійснюється відповідно до законодавства України і цієї Інструкції.

5. Командири (начальники) зобов’язані забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих територіальних управліннях, військових частинах, ВВНЗ, закладах охорони здоров’я та в підрозділах і створювати для посадових осіб, які ведуть облік особового складу, усі умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції.

Особи, які відповідають за ведення обліку особового складу, зобов'язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних, службових або трудових обов'язків.

6. Організація і стан обліку особового складу покладаються:

у підрозділах - на командирів підрозділів;

у територіальних управліннях, військових частинах, ВВНЗ, закладах охорони здоров’я - на начальників штабів, а там, де вони штатами не передбачені, - на командирів (начальників) цих закладів;

у кадрових органах - на начальників кадрових органів;

у структурних підрозділах Головного управління НГУ - на керівників цих структурних підрозділів.

Посадові особи, які відповідають за облік особового складу, зобов’язані:

здійснювати контроль за станом обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах, у територіальних управліннях, військових частинах, ВВНЗ, закладах охорони здоров’я і періодично особисто перевіряти укомплектованість;

контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах та своєчасне надання донесень про склад і чисельність;

проводити заняття (збори) з посадовими особами, які безпосередньо ведуть облік особового складу (у військових частинах - не менше двох разів на рік; у Головному управлінні НГУ, територіальних управліннях - один раз на рік);

уживати заходів щодо вдосконалення системи обліку особового складу;

проводити перевірки стану обліку особового складу під час перевірок військ, надаючи практичну допомогу для досягнення якісного стану обліку особового складу;

контролювати роботу спеціальних комісій з метою перевірки стану обліку особового складу;

здійснювати контроль за забезпеченням бланками і книгами з обліку особового складу;

уживати всіх заходів щодо збереження облікових документів, особливо в умовах бойових дій.

7. Загальне керівництво організацією обліку особового складу, установлення основних принципів його ведення і контроль за його станом здійснюються структурними підрозділами Головного управління НГУ в межах їх компетенції.

8. Керівники структурних підрозділів Головного управління НГУ зобов’язані:

здійснювати контроль за обліком особового складу за напрямом діяльності;

координувати взаємодію штабів та кадрових органів під час передислокації військових частин і переміщень військовослужбовців;

уживати заходів щодо вдосконалення системи обліку бойового та чисельного складу НГУ із застосуванням автоматизованих систем управління.

9. Стан обліку особового складу в підрозділах, штабах та кадрових органах територіальних управлінь, військових частин, ВВНЗ, закладів охорони здоров’я перевіряється щороку в березні комісіями, призначеними розпорядчими актами (наказами) відповідних командирів (начальників).

За підсумками роботи комісії складається акт перевірки стану обліку особового складу (додаток 1) у двох примірниках, що затверджується командиром (начальником), який її призначав.

Перший примірник акта перевірки стану обліку особового складу зберігається в структурі, яка підлягала перевірці, другий - надсилається до вищого штабу (кадрового органу) за підпорядкованістю.

10. Заходи щодо організації і порядку обліку особового складу включаються до планів підготовки (на рік, місяць) окремим розділом.

11. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу допускається обмежене коло осіб і тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

Посадові особи органів забезпечення військових частин отримують відомості про чисельність особового складу, необхідні їм для визначення потреб у всіх видах забезпечення, у відповідних штабах у встановленому порядку. Надавати з цих питань документальну інформацію підрозділам забезпечення військової частини, а також складати для них відомості, довідки і витяги з наказів по стройовій частині забороняється, крім кадрового та фінансового забезпечення.

Якщо умови дислокації штабу військової частини й органів забезпечення не дають змоги органам забезпечення отримати в штабі військової частини необхідні дані про чисельність особового складу, командиру військової частини дозволяється передавати до цих органів копії або витяги з наказів по стройовій частині.

Гриф секретності (обмеження доступу) документів з обліку особового складу встановлюється і надається виконавцями залежно від відомостей, що в них містяться, відповідно до вимог законодавства про державну таємницю та службову інформацію. Порядок обліку, зберігання і поводження з матеріальними носіями інформації, які містять відомості з обліку особового складу, установлюється залежно від наданого їм грифа секретності (обмеження доступу).

1. У відділенні (групі, екіпажі, обслузі) військовослужбовці обліковуються особисто командирами відділень (груп, екіпажів, обслуги) відповідно до посадових призначень. Списки особового складу в цих підрозділах не складаються.

У взводі (авіаційній ланці) на всіх військовослужбовців у журналі бойової підготовки взводу (авіаційної ланки), а за відсутності такого журналу - у робочому зошиті ведеться іменний список особового складу (додаток 2).

2. У роті (батареї) облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу (додаток 3) та у відомості про наявність і місцезнаходження особового складу (додаток 4). Для проведення вечірніх перевірок осіб рядового і сержантського складу строкової військової служби (далі - сержанти і солдати), крім того, ведеться іменний список для проведення вечірньої перевірки (додаток 5).

Ведення обліку особового складу в роті (батареї) покладається на старшину роти (батареї), а за відсутності такої посади в штаті - на іншу посадову особу, призначену командиром роти (батареї).

Командир роти (батареї) стосовно обліку особового складу зобов’язаний:

знати весь особовий склад роти (батареї), вести його облік в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України і цією Інструкцією;

щодня доповідати начальнику штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї, полку) відомості про наявність особового складу;

щомісяця перевіряти наявність у підпорядкованого особового складу підрозділу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, їх стан і своєчасність записування до них змінених облікових даних;

періодично перевіряти знання старшиною роти (батареї), командирами взводів і командирами відділень підпорядкованого їм особового складу.

3. У батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) на особовий склад ведуться такі облікові документи:

книга обліку особового складу;

книга штатно-посадового обліку особового складу (додаток 6);

відомість укомплектованості особовим складом (додаток 7).

Ведення обліку особового складу в батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) покладається на начальника штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї), а за відсутності в штаті посади начальника штабу - на іншу посадову особу, призначену письмовим наказом командира військової частини.

Начальник штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї) стосовно обліку особового складу зобов’язаний:

щодня мати точні й особисто ним перевірені відомості про чисельність особового складу батальйону (дивізіону, ескадрильї) за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх з визначенням причин по кожній роті (батареї) і в цілому по батальйону (дивізіону, ескадрильї);

щодня доповідати командиру батальйону (дивізіону, ескадрильї) і штабу військової частини зведені дані про наявність особового складу;

щомісяця перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах батальйону (дивізіону, ескадрильї), наявність у підлеглих документів, що посвідчують особу військовослужбовця, своєчасність запису до них змінених облікових даних і наявність ідентифікаційних жетонів з особистими номерами.

4. У підрозділах, прирівняних до взводу, роти і батальйону, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1-3 цієї глави.

5. В окремих батальйонах (прирівняних до них) облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 1 глави 2 цього розділу.

1. В управлінні військової частини на особовий склад ведуться такі облікові документи:

1) у штабі:

книга штатно-посадового обліку особового складу;

книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу (додаток 8);

журнал контролю за станом обліку особового складу (додаток 9);

відомість обліку особового складу за підрозділами військової частини (додаток 10);

2) у кадровому органі:

книга алфавітного обліку особового складу (додаток 11);

книга алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 12);

обліково-послужна картка на сержантів і солдатів (додаток 13);

особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;

особові картки первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника" (далі - особові картки) на працівників.

Перелік документів з обліку особового складу наведено в загальній схемі обліку особового складу в підрозділах і штабах військових частин (додаток 14).

2. Працівники в управлінні військової частини обліковуються за особовими картками на працівників, книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.

3. Облік особового складу у військових частинах за книгою алфавітного обліку особового складу та книгою алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться в такому порядку:

офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються в книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу. За наявності у військовій частині понад 100 осіб рядового, сержантського і старшинського складу їх облік ведеться окремо від офіцерів;

сержанти і солдати обліковуються в одній книзі алфавітного обліку особового складу в загальному алфавітному порядку без поділу їх на періоди і роки призову. За наявності в частині 700 сержантів і солдатів ведуться окремі книги алфавітного обліку на кожний рік призову, а за наявності в частині понад 1000 сержантів і солдатів - окремі книги алфавітного обліку на кожний період призову;

військовозобов’язані (резервісти), призвані на спеціальні збори, обліковуються в окремій книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а на навчальні збори - за іменними списками, обліково-послужними картками та особовими справами.

4. Громадяни інших держав обліковуються окремо від громадян України і записуються в книгу обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.

5. Штатно-посадовий облік особового складу ведеться в одній книзі штатно-посадового обліку особового складу.

6. На підставі даних персонального і штатно-посадового обліку в штабах від військової частини і вище складаються документи статистичного обліку особового складу, до яких належать донесення про склад і чисельність військ, звіти, відомості, довідки. Відомість укомплектованості військової частини особовим складом складається щодня в один і той самий час, який установлюється вищим штабом.

7. Зарахування особового складу до списків військової частини і виключення зі списків, а також унесення в облікові документи змін, які відбулися в персональних облікових даних особового складу, крім освіти, реєстрації (розірвання) шлюбу, народження дітей, здійснюються тільки на підставі наказів по стройовій частині.

Відомості про освіту, одруження (розлучення), народження дітей уносяться до облікових документів на підставі дипломів про закінчення навчальних закладів (у тому числі закордонних), свідоцтв про шлюб (розірвання шлюбу), про народження дітей, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану (далі - органи РАЦС).

У разі зміни прізвища, власного імені, по батькові, дати народження військовослужбовця, резервіста і працівника про це оголошується в наказі по стройовій частині на підставі документів, виданих органами РАЦС. Наказ по стройовій частині на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу видається тільки після видання наказу по особовому складу в порядку, установленому пунктом 3 глави 11 цього розділу.

8. Зарахування до списків військової частини прибулих військовослужбовців проводиться наказом по стройовій частині в день прибуття особового складу до військової частини.

Прийом на роботу працівників проводиться наказом по стройовій частині завчасно із зазначенням у наказі дати прийому на роботу (укладення трудового договору) та після повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу.

Підставою для видання наказу про зарахування особового складу до списків військової частини (про прийом на роботу працівника) є:

для військовослужбовців - іменні списки команд, накази по особовому складу, приписи і документи, що посвідчують особу військовослужбовця;

для працівників - особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням щодо прийняття їх на роботу.

До списків особового складу військової частини наказами не зараховуються особи, прикомандировані з інших військових частин.

9. Виключення зі списків особового складу військової частини проводиться наказом по стройовій частині в такі строки:

осіб, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших військових частин (у тому числі направлених на навчання за кордоном строком понад один рік і на посади національного контингенту), зарахованих на навчання до військових навчальних закладів, обраних народними депутатами України, відряджених до органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі, а також направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення та Державної спеціальної служби транспорту (далі - інші військові формування), - з дня вибуття;

офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

випускників ВВНЗ, яким після закінчення надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

військовослужбовців, направлених до військових навчальних закладів для проходження випробувань і складання вступних іспитів, - з дня зарахування їх на навчання. У цьому разі виключення здійснюється тільки після отримання витягу з наказу про зарахування їх на навчання. Витяги надсилаються до військових частин не пізніше семи днів з дня видання наказу;

працівників, звільнених з роботи відповідно до законодавства України про працю, - у день звільнення;

військовослужбовців, засуджених за вчинений злочин до позбавлення волі або до тримання в дисциплінарному батальйоні, яких на час набрання вироком законної сили тримають під вартою, - з дня вибуття до місця відбування покарання;

військовослужбовців, позбавлених військового звання за вироком суду після набрання вироком суду законної сили, - з дня початку строку відбування покарання, зазначеного у вироку суду;

військовослужбовців, позбавлених військового звання в порядку дисциплінарного стягнення, - з дня підписання відповідного наказу. Якщо законодавством установлено строки здавання посади, - з дати затвердження акта про здавання і прийняття посади. Початком здавання посади є день, що настає за днем підписання наказу про позбавлення військового звання;

фізичної особи, визнаної судом безвісно відсутньою, - з дня, зазначеного в рішенні суду;

військовослужбовців, які померли від хвороб, загинули внаслідок трагічного випадку, - з дня смерті (загибелі) після отримання документів, що засвідчують смерть (загибель);

осіб, які самовільно залишили військові частини або місце служби, та тих, що не з’явилися в строк без поважних причин на службу при призначенні, переміщенні, з відрядження, відпустки, навчання або закладів охорони здоров’я тривалістю понад три доби, - тільки після з’ясування причин залишення ними (неповернення до) військової частини та порушення кримінальної справи, але не раніше ніж через три місяці після закінчення встановленого строку відрядження, відпустки, лікування, навчання або самовільного залишення військової частини. Протягом цього часу вони вважаються тимчасово відсутніми і обліковуються в штабі військової частини в книзі обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу в окремому розділі.

Військовослужбовці строкової військової служби та військовослужбовці за призовом під час мобілізації, на особливий період, які самовільно залишили військові частини, у триденний строк з моменту залишення частини знімаються з усіх видів забезпечення.

Підставою для виключення військовослужбовців, які самовільно залишили військову частину, зі списків особового складу наказами по стройовій частині є повідомлення уповноваженої службової особи відповідно до Закону України "Про Дисциплінарний статут Збройних Сил України" від 24 березня 1999 року № 551-XIV.

У разі затримання військовослужбовців, які самовільно залишили військову частину, вони поновлюються в списках тієї військової частини, яку залишили, а питання подальшого проходження ними військової служби вирішується командувачем Національної гвардії України.

10. Не виключаються зі списків особового складу військової частини, а обліковуються як тимчасово відсутні особи:

направлені на навчання до ВВНЗ і навчальних частин (центрів) без увільнення від займаних посад;

направлені на навчання за кордон строком до одного року;

направлені на лікування до закладів охорони здоров’я незалежно від терміну лікування;

звільнені від виконання службових обов’язків у випадках, визначених законодавством;

тимчасово вибулі з військової частини з різних причин (у відрядження, відпустку, на збори, тимчасово відряджені до інших військових частин);

щодо яких застосовано запобіжні заходи у вигляді домашнього арешту або тримання під вартою.

11. Забороняється:

зараховувати до списків особового складу військової частини наказом по стройовій частині осіб, які прибули без документів. Особи, які прибули без документів, зараховуються до списків особового складу військової частини тільки після встановлення їх особи й отримання документів, що підтверджують направлення їх у цю частину для проходження військової служби. До отримання документів ці особи обліковуються як тимчасово прикомандировані;

зараховувати до списків особового складу військової частини чи виключати з них загальним числом без поіменного переліку в наказі по стройовій частині кожного військовослужбовця і працівника;

включати до документів персонального обліку або виключати з них особовий склад без оголошення в наказі по стройовій частині;

уносити до документів персонального і штатно-посадового обліку зміни і доповнення зі слів військовослужбовців.

12. Щодо всіх офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, у яких змінюються облікові дані, відповідні кадрові органи військових частин надсилають повідомлення до кадрових органів територіальних управлінь та Головного управління НГУ.

Повідомлення складається в одному примірнику на кожного військовослужбовця окремо в разі:

здобуття освіти у навчальних закладах;

змін у сімейному стані;

присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;

зарахування військовослужбовця до списків особового складу військової частини або прийняття (призову) із запасу на військову службу за контрактом із зазначенням дати і номера наказу командира військової частини по стройовій частині;

надання статусу учасника бойових дій.

13. Облік особового складу в штабі військової частини ведеться начальником органу обліку особового складу (старшим помічником начальника штабу з кадрів та стройової частини або помічником начальника штабу з кадрів та стройової частини), який зобов’язаний:

вести облік особового складу військової частини відповідно до вимог цієї Інструкції;

своєчасно складати і подавати начальнику штабу на підпис проекти наказів по стройовій частині, відомість укомплектованості військової частини особовим складом і встановлені донесення, звіти, повідомлення по особовому складу;

не пізніше наступного дня після підписання наказу по стройовій частині повідомляти командирів відповідних підрозділів у частині, що їх стосується;

щомісяця проводити звірку даних обліку підрозділів з даними обліку штабу військової частини й особисто звіряти записи у відповідних облікових документах;

не менше одного разу на квартал перевіряти в усіх підрозділах частини стан обліку особового складу та відповідність записів у документах, що посвідчують особу військовослужбовця, з фактичними обліковими даними, результати перевірок заносити до журналу контролю за станом обліку особового складу;

регулярно вносити записи про зміни облікових даних особового складу у відповідні облікові документи, які ведуться в штабі військової частини;

спільно з керівником кадрового органу частини готувати пропозиції щодо розподілу прибулого поповнення за підрозділами частини;

особисто займатися підбором і підготовкою для підрозділів та штабу військової частини військовослужбовців, які залучаються до роботи з обліку особового складу. Не менше двох разів на рік проводити з ними заняття з вивчення цієї Інструкції.

14. У військових частинах, де посада начальника підрозділу обліку особового складу (старшого помічника начальника штабу з кадрів та стройової частини або помічника начальника штабу з кадрів та стройової частини) штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом командира військової частини.

Порядок складання і ведення облікових документів наведено в загальній схемі обліку особового складу в підрозділах і штабах військових частин.

15. Основним документом персонального обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу є їхні особові справи.

У військових частинах за місцем служби офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведуться перші примірники особових справ, за винятком категорії офіцерів. Перші примірники особових справ підлягають передачі штабами військових частин до вищих кадрових органів для їх зберігання і ведення, а саме:

на начальників територіальних управлінь, командирів військових частин безпосереднього підпорядкування, начальників ВВНЗ, начальників закладів охорони здоров’я - до кадрових органів вищої інстанції;

на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - до відповідних штабів за підпорядкованістю;

на військовослужбовців, обраних народними депутатами України, депутатами Верховної Ради Автономної Республіки Крим або депутатами місцевих рад на виборні посади, які прикомандировуються відповідно до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад із залишенням їх на військовій службі, - до відповідних державних органів.

Особові справи на військовослужбовців, які безпосередньо займаються обліком особового складу, ведуться та зберігаються особисто начальниками відповідних штабів військових частин і кадрових органів.

Перший та другий примірники особових справ командувача НГУ, першого заступника та заступників командувача НГУ ведуться та зберігаються в кадровому органі Головного управління НГУ.

1. Особові справи військовослужбовців, які одержали первинні офіцерські звання, складаються у двох примірниках одночасно з підготовкою подання про присвоєння первинного військового звання офіцерського складу:

у ВВНЗ - на курсантів, які закінчують ВВНЗ.

Особові справи офіцерів, яким присвоюється військове звання запасу, складаються в одному примірнику за місцем підготовки документів для присвоєння первинного військового звання офіцерського складу.

Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються в одному примірнику:

у військовій частині - на кандидатів для проходження військової служби за контрактом, які закінчують строкову службу, та на кандидатів, які оформляються для проходження військової служби за контрактом.

Після присвоєння особам рядового, сержантського і старшинського складу первинних військових звань офіцерського складу їхні особові справи не переоформляються, а продовжують вестися за місцем служби. Особові справи офіцерів запасу, призваних (прийнятих) для проходження військової служби, надсилаються до військових частин за місцем проходження військової служби, де продовжують вестися.

У військових частинах (закладах, установах) складається другий примірник особової справи, який надсилається до кадрового органу відповідної номенклатури посад для призначення.

2. Особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються посадовими особами кадрових органів та штабів військових частин, на яких покладено роботу з ведення облікових документів.

Усі посадові особи, які залучаються до складання особових справ, повинні знати порядок їх складання, ведення та обліку.

Складання військовослужбовцями особових справ щодо себе не допускається.

3. Особова справа складається з послужного списку, автобіографії, фотографічної картки, атестаційних та додаткових матеріалів. Переліки атестаційних та додаткових матеріалів наводяться в пунктах 6, 7 цієї глави.

Основним документом особової справи є послужний список (додаток 15).

4. Перший примірник послужного списку заповнюється від руки або за допомогою технічних (комп’ютерних) засобів друку на підставі поданих військовослужбовцем оригіналів документів та власноруч написаної автобіографії. Другий примірник послужного списку офіцера заповнюється за допомогою технічних (комп’ютерних) засобів друку. Для підтвердження правильності записаних до послужного списку відомостей військовослужбовець ставить свій підпис у кінці першого та другого примірників списку.

Копіювання з наявних особових справ послужного списку або окремих його сторінок за допомогою технічних засобів копіювання для формування інших примірників особових справ не допускається (крім випадку, наведеного в пункті 11 цієї глави).

Надалі (вибуття до нового місця служби, звільнення з військової служби) відповідні службові особи, які працюють з особовими справами, уточнюють з військовослужбовцями достовірність та повноту записів у послужному списку особових справ. Уточнені відомості засвідчуються підписом військовослужбовця в кінці послужного списку.

У кожному випадку, але не менше одного разу на п’ять років, після уточнення внесених відомостей військовослужбовець ставить свій підпис у рядку 19 послужного списку.

5. Автобіографію (додаток 16) військовослужбовці для першого примірника особової справи пишуть власноруч в одному примірнику в довільній формі розбірливо без виправлень чорнилом чорного (фіолетового) кольору.

Для другого примірника особових справ військовослужбовців автобіографія друкується на комп’ютері.

6. Усі документи підшиваються за розділами в особову справу. Послужний список та автобіографія підшиваються на початку особової справи.

До розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал" (додаток 17) особових справ підшиваються:

атестації;

службові характеристики, включаючи характеристики, складені на військовослужбовців за період перебування їх у запасі;

службові відгуки та відгуки про стажування;

подання про призначення на посаду та пониження в посаді;

подання про присвоєння чергових військових звань та пониження у військових званнях;

нагородні листи;

подання про звільнення військовослужбовців з військової служби.

Оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовців до особових справ не підшиваються, а зберігаються у них протягом міжатестаційного періоду. Після складання нової атестації вони знищуються. Не підшиваються також декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулі роки.

До розділу "Додаткові матеріали" (додаток 18) особових справ підшиваються:

послужні списки військовослужбовців, які містять інформацію, що підтверджує проходження служби в інших військових (невійськових) формуваннях;

обліково-послужні картки осіб, що вступали до військових навчальних закладів, із числа військовослужбовців строкової служби - лише в перші примірники особових справ;

довідки військових частин, установ та архівів, посвідчення, грошові та речові атестати, копії наказів або виписки з наказів по стройовій (господарській, технічній) частині, розпорядження, а також інші документи за минулі роки, якщо вони підтверджують окремі періоди служби, за які не знайдено наказів по особовому складу, - лише в перші примірники особових справ;

довідки про поранення та перебування в закладах охорони здоров'я через поранення - лише в перші примірники особових справ;

копії документів про закінчення навчальних закладів, копії дипломів про присудження наукових ступенів й атестатів про присвоєння вчених звань;

розпорядження, приписи (відпускні квитки), видані територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки військовослужбовцям, призваним на військову службу із запасу, - лише в перші примірники особових справ;

свідоцтва (довідки) про хворобу військовослужбовців;

копії наказів або виписки з них на офіцерів, переведених безпосередньо з льотної роботи на посади з меншим посадовим окладом, - лише в перші примірники особових справ;

витяги з наказів про звільнення, виключення зі списків особового складу військової частини, розрахунок вислуги років та свідоцтво про хворобу (у разі звільнення з військової служби);

копії вироків судів;

копії документів органів РАЦС, виписки з наказів про службу в місцевостях із пільговими умовами служби, довідки про участь у розмінуванні місцевості, льотні довідки, довідки про виконання завдань з конвоювання, витяги з наказів, що підтверджують безпосередню участь у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях або проведенні антитерористичної операції, виписки з екзаменаційних відомостей, оціночні листки за період навчання у військових навчальних закладах та інших закладах освіти;

аркуші вивчення особистих якостей кандидатів - на військовослужбовців, яких призивають (приймають) на військову службу;

копії актів обстеження сімейного стану;

висновки військово-лікарських комісій;

контракти, виписки з наказів про зарахування на військову службу, продовження строків служби, звільнення з військової служби військовослужбовців;

копії документів, що підтверджують володіння іноземними мовами;

копія паспорта громадянина України;

копія реєстраційного номера облікової картки платника податків (крім випадків коли реєстраційний номер облікової картки платника податків не надається особі, яка через свої релігійні або інші переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номеру облікової картки платника податків).

Крім того, у перші примірники особових справ до цього розділу підшиваються:

аркуш обліку льотної роботи (додаток 19) - для військовослужбовців льотно-підйомного складу авіації;

аркуш обліку виконання завдань з конвоювання (додаток 20);

аркуш обліку виконання військовослужбовцями стрибків з парашутом (додаток 21);

аркуш обліку роботи водолаза під водою (додаток 22) - для військовослужбовців, які займають посади штатних водолазів.

Зазначені аркуші засвідчуються підписом начальника штабу військової частини та гербовою печаткою тільки в разі переміщення військовослужбовця до нового місця служби або звільнення.

Зберігати в особових справах інші документи забороняється.

Оригінали документів про атестацію, службових характеристик, службових відгуків підшиваються в перші примірники особових справ, які ведуться за місцем служби військовослужбовців. Другі примірники або копії цих документів підшиваються в другі примірники особових справ офіцерів.

7. До кожної особової справи вкладається фотокартка військовослужбовця у парадній формі без головного убору з усіма нагородами, якими його відзначено, та нагрудними знаками, які йому вручено, розміром 9х12 см (бюст).

На звороті фотокартки чорним (фіолетовим) чорнилом зазначаються військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові військовослужбовця, його особистий номер і дата фотографування. Запис засвідчується підписами начальника штабу військової частини, начальника кадрового органу, а там, де штатами не передбачено зазначених посад, - підписами командирів (начальників) цих закладів, гербовою печаткою або печаткою кадрового органу. Військовозобов'язані, які оформлюються для проходження військової служби за контрактом, фотографуються після одержання військової форми у військовій частині. Фотокартка додається до особової справи під час її первинного оформлення. У подальшому фотокартки обов'язково замінюються після присвоєння кожного чергового військового звання або через кожні сім років у разі перебування в одному і тому самому військовому званні. При зміні парадної форми одягу фотокартки не замінюються.

8. До кожного розділу особової справи складається опис розділу (додаток 23), до якого записуються назви всіх підшитих або доданих до справи документів, дати їх складання та кількість аркушів.

Описи документів, складені раніше, не переоформлюються. У разі пересилання особових справ описи документів не засвідчуються.

Аркуші документів, підшитих в особову справу, не нумеруються.

9. Вилучення з особової справи документів проводиться лише з дозволу начальника (командира) територіального управління, військової частини, ВВНЗ, закладу охорони здоров’я або кадрового органу (залежно від місця ведення особової справи). У внутрішньому описі відповідного розділу робиться запис про те, коли вилучено документ, куди і за яким вихідним номером його відіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується начальником штабу військової частини або начальником кадрового органу та гербовою печаткою.

Особові справи і документи, підшиті до них, військовослужбовцям на руки не видаються. З матеріалами своєї особової справи військовослужбовець ознайомлюється в присутності посадової особи, яка відповідає за її ведення й облік.

10. Складені послужні списки ведуться протягом усієї військової служби військовослужбовців.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише в тому разі, якщо вони стали зовсім непридатними. Дозвіл на переоформлення дає командир військової частини (начальник установи) або начальник кадрового органу (залежно від місця ведення особових справ).

На військовослужбовців, переведених до НГУ з інших військових формувань, оформлюються нові особові справи відповідно до вимог цієї Інструкції. Старі послужні списки, що велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до розділу "Додаткові матеріали" першого примірника особової справи.

11. На кожному примірнику особової справи в правому верхньому куті першої сторінки послужного списку проставляються гриф секретності або обмеження доступу ("Для службового користування" чи "Таємно") та номер примірника.

За запитами можуть бути сформовані копії особових справ. На першому аркуші послужного списку особової справи, з якої робиться копія, проставляється відповідна відмітка (наприклад, "Сформовано 2 копії особової справи: для …"). Зазначені копії засвідчуються підписом начальника кадрового органу і гербовою печаткою.

У копіях документів з особової справи військовослужбовця такі відмітки не робляться.

12. Обкладинка особової справи (додаток 24) (далі - обкладинка) виготовляється друкарським способом із міцного картону. Лицьовий бік обкладинки обтягнутий палітурним матеріалом на тканинній основі синього кольору або іншим матеріалом, який відповідає технічним умовам для виготовлення обкладинок справ тривалого зберігання. Усі друковані написи, лінії та малюнки на лицьовому боці обкладинки виконуються золотистим або жовтим кольором. Зворотний бік обкладинки заклеюється щільним папером білого кольору.

Якщо в кадровому органі зберігаються два примірники особової справи офіцера, їм надається один і той самий номер, а в книзі обліку особових справ робиться відмітка про кількість примірників, облікованих за одним номером.

13. За потреби взаємної перевірки повноти та правильності облікових відомостей проводиться звіряння особових справ, які ведуться у військових частинах (установах) за місцем служби військовослужбовців, з особовими справами кадрового органу.

Строки проведення звірок особових справ визначаються начальниками кадрових органів.

14. У випадку, коли місцезнаходження одного з примірників особової справи неможливо встановити, кадровий орган за місцем служби військовослужбовця проводить заходи щодо його розшуку. Для цього направляються запити до кадрових органів військових частин (військових навчальних закладів, територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки), де проходив військову службу (навчався) призваний (прийнятий) на військову службу військовослужбовець, а також до відповідних кадрових органів за підпорядкованістю цих військових частин (військових навчальних закладів, територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки). Якщо військові частини (навчальні заклади, територіальні центри комплектування та соціальної підтримки) на момент розшуку припинили своє існування, запити направляються до їх правонаступників або до Центрального архівного відділу НГУ, архівів інших військових формувань України.

Якщо заходи, які проводилися, не дали позитивних результатів, кадровий орган військової частини після надходження всіх відповідей надає їх до кадрового органу за підпорядкованістю з клопотанням про прийняття рішення щодо складання відповідної копії особової справи.

Вищий кадровий орган після розгляду наданих розшукових матеріалів надає письмовим рішенням дозвіл на складання копії особової справи або рекомендації щодо продовження заходів з її розшуку.

15. Перед відправленням копій послужного списку особової справи (завірених у встановленому порядку) до фінансового органу Головного управління НГУ всі періоди військової служби в рядках 8, 9 послужного списку повинні бути ретельно перевірені та підтверджені наказами або відповідними документами.

Усі оригінали документів та їх копії обов’язково підшиваються до особової справи.

Після уточнення та підтвердження відомостей про проходження військової служби записи в рядках 8, 9 послужного списку засвідчуються підписом начальника кадрового органу та гербовою печаткою.

Після перевірки фінансовим органом розрахунку вислуги років військовослужбовця на пенсію копія послужного списку особової справи та розрахунок повертаються до військових частин за місцем служби.

Перед звільненням з військової служби військовослужбовець має бути ознайомлений із записами в послужному списку та із розрахунком вислуги років військовослужбовця на пенсію.

Після видання наказу по особовому складу про звільнення військовослужбовця в рядку 8 викладається формулювання наказу про звільнення, у тому числі за якою статтею Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу", зазначається інформація про право носіння військової форми одягу (якщо це було вказано в наказі про звільнення), вислугу років у календарному та пільговому обчисленнях, територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, куди підлягає направленню для постановки на військовий облік, номер і дату наказу по стройовій частині про виключення зі списків особового складу частини. У цьому самому рядку зазначається, на яких посадах можна використовувати військовослужбовця в особливий період. У послужних списках других примірників особових справ офіцерів зазначаються номери військово-облікових спеціальностей, за якими доцільно їх обліковувати в запасі. До перших примірників особових справ військовослужбовців, звільнених з правом на пенсійне забезпечення, додаються: розрахунок вислуги років (страховий стаж) військовослужбовця на пенсію, свідоцтва про хворобу, витяги з наказів по особовому складу про звільнення та виключення зі списків військової частини та всіх видів забезпечення.