4. Особливості організації і ведення обліку особового складу в деяких військових частинах
1. У закладах охорони здоров’я, у військових частинах з невеликою чисельністю особового складу облік особового складу ведеться в порядку, установленому для управління військової частини, з додержанням особливостей, наведених у пунктах 2-6 цієї глави.
2. У ВВНЗ особовий склад обліковується таким чином:
курсанти і слухачі окремо від постійного складу в книзі алфавітного обліку особового складу, офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу - відповідно до схеми обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах НГУ на мирний час (додаток 25);
на кожного курсанта замість обліково-послужної картки ведеться навчальна особова справа.
3. У військових навчальних частинах (центрах) особовий склад цих частин обліковується відповідно до порядку, установленого пунктом 1 глави 2 цього розділу.
У навчальних підрозділах (взвод, рота, батарея, ескадрилья, батальйон, дивізіон), у підрозділах забезпечення ВВНЗ, військових навчальних частинах (центрах) облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1-3 глави 1 цього розділу.
На кожного курсанта військової навчальної частини ведеться обліково-послужна картка, яка надсилається з військової частини, з якої прибув військовослужбовець.
Алфавітний облік перемінного складу не ведеться.
4. У закладах охорони здоров’я постійний особовий склад обліковується в структурних підрозділах цих закладів, на які покладено функції щодо обліку особового складу, у порядку, установленому пунктом 1 глави 2 цього розділу.
Після лікування (оздоровлення) військовослужбовці направляються закладами охорони здоров’я безпосередньо до військових частин за місцем їхньої служби. Про виписаних військовослужбовців начальники закладів охорони здоров’я повідомляють командирів їхніх військових частин.
5. Військовослужбовці, які направляються для участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки, зі списків особового складу військових частин не виключаться та обліковуються у військових частинах за правилами обліку військовослужбовців, які перебувають у розпорядженні командувача Національної гвардії України. Облік військовослужбовців у складі національного персоналу МВС ведеться згідно з правилами, визначеними МВС.
Персональний облік військовослужбовців, які направлені для участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки, ведеться в кадровому органі військової частини, у якій вони проходили військову службу.
6. У військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб, а також у військових частинах з чисельністю особового складу більше ніж 40 осіб, але які не мають у своєму складі підрозділів обліку особового складу, відомість укомплектованості військової частини особовим складом не складається. Облік військовослужбовців зазначених частин ведеться в книзі алфавітного обліку особового складу, а якщо в складі військової частини немає сержантів і солдатів - у книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
7. У підрозділах, що комплектуються резервістами, облік ведеться в порядку, установленому главою 1 цього розділу, з урахуванням таких особливостей:
книги обліку особового складу та книги штатно-посадового обліку особового складу в періоди, коли резервістів не викликано до військових частин, у яких вони проходять службу, зберігаються і ведуться в підрозділі обліку особового складу штабу військової частини;
відомості про наявність і місцезнаходження особового складу та укомплектованість особовим складом у мирний час не складаються.
5. Облік особового складу в Головному управлінні НГУ і в територіальних управліннях
1. У територіальному управлінні статистичний облік усього особового складу управління, а також штатно-посадовий облік особового складу управління, підрозділів забезпечення управління ведеться в підрозділі обліку особового складу штабу територіального управління. Облік ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини. При цьому особові справи і книги алфавітного обліку та документи персонального обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління, підрозділів забезпечення ведуться в кадровому органі.
2. Статистичний облік особового складу ведеться за штатами, звітами і донесеннями військових частин, які входять до складу оперативно-територіального об’єднання.
3. У кадровому органі територіального управління офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються в порядку, установленому пунктами 1-14 глави 9 цього розділу та схемою обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах НГУ на мирний час.
Начальник органу обліку особового складу територіального управління зобов’язаний:
вести облік штатної та спискової чисельності, а також переміщення особового складу з’єднання;
завжди мати перевірені відомості про чисельність і укомплектованість військових частин оперативно-територіального об’єднання в цілому, за категоріями особового складу, посадами, основними військово-обліковими спеціальностями;
своєчасно складати та доповідати начальнику штабу визначену табельну звітність щодо чисельності особового складу;
не менше ніж двічі на рік перевіряти стан обліку особового складу в усіх військових частинах оперативно-територіального об’єднання;
готувати і доповідати начальнику штабу територіального управління для затвердження заходи щодо підготовки посадових осіб, які ведуть облік особового складу в підрозділах та штабах військових частин, не менше ніж двічі на рік проводити з ними заняття з ведення обліку особового складу;
своєчасно забезпечувати підрозділи і військові частини оперативно-територіального об’єднання книгами та бланками з обліку особового складу і здійснювати контроль за їх використанням.
В органі обліку особового складу територіального управління ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу у військових частинах і підрозділах, у якому стисло записуються відомості, коли, хто, у яких військових частинах (підрозділах) перевіряв стан обліку особового складу, які виявлено недоліки та яких вжито заходів щодо їх усунення.
Начальник кадрового органу територіального управління зобов’язаний:
вести персональний та штатно-посадовий облік особового складу управління, підрозділів забезпечення;
своєчасно забезпечувати підрозділи і військові частини книгами та бланками з обліку особового складу і здійснювати контроль за їх використанням.
4. У Головному управлінні НГУ облік особового складу ведеться організаційно-штатним відділом штабу та управлінням кадрової роботи в порядку, установленому пунктом 13 глави 2 цього розділу та пунктом 3 цієї глави.
Відомість обліку особового складу у Головному управлінні НГУ в мирний час не складається.
6. Облік особового складу під час переміщення по службі та під час передислокації військових частин
1. Військовослужбовці, які переміщуються по службі з одних військових частин до інших, під час прямування до них обліковуються як поповнення відповідно до пунктів 2-11 цієї глави.
Відправлення поповнення здійснюється в складі команд. Особи, персонально переміщені по службі з одних військових частин до інших, відправляються до місця служби, як правило, одиночним порядком.
2. Під час відправлення поповнення з одних військових частин до інших у складі команди на всіх відправлених обов’язково мають бути такі документи:
іменний список на відправлених - у начальника (старшого) команди;
військово-перевізні документи на кожного військовослужбовця;
документи, що посвідчують особу військовослужбовця, - у кожного військовослужбовця;
обліково-послужна картка сержантів і солдатів (крім офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом), службова картка та медична книжка - у начальника (старшого) команди в опечатаному пакеті;
продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат на кожного військовослужбовця - у начальника (старшого) команди або у кожного військовослужбовця.
3. Під час відправлення одиночним порядком у кожного військовослужбовця мають бути припис, документи, що посвідчують особу військовослужбовця, військово-перевізні документи, продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат, а в опечатаному пакеті - обліково-послужна і службова картки, медична книжка. У приписах офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується, коли, кому та за яким вихідним номером вислано їх особову справу.
4. Штаби військових частин і кадрові органи при відкомандируванні військовослужбовців одиночним порядком зобов’язані сповістити про це командирів (керівників), до яких вони направляються, із зазначенням строку прибуття. Контроль за прибуттям військовослужбовців покладається на командирів (керівників), до яких вони направлені. Командири в разі неприбуття військовослужбовців невідкладно сповіщають про це відповідні штаби військових частин (кадрові органи) та вживають заходів щодо з’ясування причин їх відсутності. Розшук військовослужбовців, які відкомандировані одиночним порядком і не прибули в установлений строк до місць призначення, покладається на командирів частин, які відкомандирували цих військовослужбовців.
5. Іменний список на поповнення (додаток 26), відправлене з однієї військової частини до іншої у складі військової команди, складається в трьох примірниках. Перший та другий примірники іменного списку на поповнення вручаються начальнику (старшому) команди, третій примірник підшивається до справи військової частини.
Іменний список на поповнення підписується начальником штабу військової частини і засвідчується гербовою печаткою за умовною назвою. При передачі особового складу до пункту прийому поповнення перший примірник іменного списку на поповнення передається особі, яка приймає поповнення, другий примірник підписується тим, хто здає, і тим, хто приймає особовий склад, засвідчується гербовою печаткою військової частини, яка приймає поповнення, після чого разом з актом прийому поповнення (додаток 28) повертається до військової частини, з якої прибув особовий склад.
6. Перед відправленням поповнення посадові особи військової частини, які організовують відправлення, зобов’язані перевірити у військовослужбовців і начальників (старших) команд наявність та правильність оформлення документів, передбачених пунктами 2, 3 цієї глави, а також повноту забезпечення військовослужбовців усіма видами забезпечення і справність обмундирування.
Під час перевірки особлива увага звертається на відповідність особистих документів установленим зразкам, на правильність запису в них прізвища, власного імені, по батькові, посади, військового звання, року народження, а також на правильне оформлення документів, наявність підписів, печаток, фотокарток, повноту заповнення. Відправляти поповнення з неповністю або неправильно оформленими документами категорично забороняється.
( Абзац другий пункту 6 глави 6 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
7. На шляху прямування начальник (старший) команди зобов’язаний періодично перевіряти наявність особового складу. Якщо хтось зі складу команди відстане на шляху прямування (зійде з потяга), начальник (старший) команди зобов’язаний:
негайно поінформувати про це військового коменданта комендатури військових сполучень станції (дільниці), посадових осіб територіальних органів поліції, а також командира (начальника) військової частини, у якій особа, що відстала, проходить військову службу, для вжиття заходів щодо розшуку;
в іменному списку на поповнення зробити детальний запис про причини відставання, час, дату і найменування пункту, у якому були ті, що відстали.
На військовослужбовців, знятих з потяга, начальник (старший) команди повинен отримати від відповідних службових осіб довідку про причину зняття.
8. Передача поповнення представникам військових частин оформлюється за дорученням на право прийому поповнення (додаток 27) й оформлюється актом прийому поповнення (додаток 28), у якому вказуються кількість прийнятого (зданого) особового складу, стан його здоров’я, наявність і правильність оформлення документів та інші дані, що характеризують поповнення.
Прийом поповнення проводиться поіменно, за іменним списком на поповнення, отриманим від начальника (старшого) команди. Приймати поповнення без поіменної перевірки заборонено.
На осіб, які відстали (були зняті з потяга), в акті зазначаються їхні прізвища, власні імена, по батькові, яким територіальним центром комплектування та соціальної підтримки вони призвані, коли і де відстали або зняті з потяга. Акт складається у двох примірниках, до яких додаються іменні списки на поповнення. Перший примірник акта передається тому, хто прийняв поповнення, другий примірник разом з дорученням на право прийому поповнення - тому, хто здав поповнення.
( Абзац третій пункту 8 глави 6 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
Посадові особи, які прийняли і здали поповнення, доповідають про це за підпорядкованістю.
Якщо начальником (старшим) команди поповнення, яке прибуло, є хтось зі складу прибулої команди, акт про прийом поповнення разом з другим примірником іменного списку на поповнення надсилається до військової частини, що направила поповнення.
9. У штабі з’єднання, що прийняло поповнення, прибулий особовий склад розподіляється у військові частини.
Іменні списки на поповнення і приписи на прибулий особовий склад зберігаються в штабі з’єднання. Навпроти кожного прізвища прибулого військовослужбовця в іменному списку вказується, до якої військової частини його направлено для проходження військової служби.
На кожну команду поповнення, що направляється штабом з’єднання до військової частини, складається новий іменний список на поповнення, адресований командиру військової частини. Штаб військової частини в рядку "Для відміток" іменного списку навпроти кожного прізвища прибулого військовослужбовця вказує, до якого підрозділу його направлено для проходження військової служби.
10. Під час передачі (передислокації, перепідпорядкування) військових частин з одного оперативно-територіального об’єднання до іншого командири військових частин у наказі по стройовій частині оголошують штатну і спискову чисельність особового складу та подають до відповідних штабів за місцем старої і нової дислокації (підпорядкування) донесення про склад та чисельність вибулого (прибулого) особового складу, а до штабу колишнього підпорядкування - довідку про переміщення особового складу за звітний період.
11. Отримання молодого поповнення з територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, а також відправлення сержантів і солдатів строкової військової служби, звільнених у запас, які вислужили встановлені строки військової служби, проводяться відповідно до чинного законодавства.
7. Облік померлих (загиблих) військовослужбовців і працівників
1. Командир військової частини зобов’язаний у день установлення смерті (загибелі) військовослужбовця особисто повідомити телеграмою або телефоном начальника територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого) про дату і причину смерті (загибелі) військовослужбовця.
2. Смерть (загибель) військовослужбовця має бути зареєстрована в органах РАЦС, а військовослужбовців, які перебували за кордоном, - у дипломатичних представництвах (консульських установах) України.
3. Військовослужбовці, які померли від захворювання або загинули внаслідок подій, стихійного лиха і нещасних випадків, а також безвісно відсутні, після встановлення причин та обставин смерті (загибелі), розслідування причин відсутності й отримання підтвердних документів виключаються наказом по стройовій частині зі списків особового складу військової частини.
4. Наказ по стройовій частині є підставою для надсилання до територіального центру комплектування та соціальної підтримки сповіщення про смерть (загибель) військовослужбовця, відправки за належністю власних речей, цінностей й особистих документів померлого (загиблого), а також для внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовця зі списків особового складу військової частини.
5. Корінець сповіщення про смерть (загибель) військовослужбовця (додаток 29) складається у двох примірниках. Перший примірник сповіщення разом із свідоцтвом про смерть, отриманим від органів РАЦС або дипломатичних представництв (консульських установ) України, надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї (родичів) військовослужбовця не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення військовослужбовця зі списків особового складу військової частини. Сповіщення підписується командиром і начальником штабу військової частини та засвідчується гербовою печаткою. Одночасно із сповіщенням до територіальногой центру комплектування та соціальної підтримки надсилаються фотографії місць поховання померлих (загиблих) військовослужбовців у разі їх поховання за місцем служби, особові справи та витяги з наказів про виключення зі списків особового складу військової частини. Другі примірники сповіщень про смерть (загибель) зберігаються у справі військової частини в несекретному діловодстві.
На померлих (загиблих) сержантів, солдатів і курсантів, які не мали офіцерських звань, одночасно з направленням сповіщення про смерть (загибель) до територіального центру комплектування та соціальної підтримки направляється іменний список незворотніх втрат особового складу (додаток 30) до Центрального архівного відділу НГУ.
Один з примірників іменного списку незворотніх втрат особового складу надсилається до кадрового органу Головного управління НГУ.
6. На померлих (загиблих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, крім сповіщення про смерть (загибель), військові частини надсилають за підпорядкованістю донесення про смерть (загибель) (додаток 31), а на безвісно відсутніх - клопотання про виключення зі списків особового складу НГУ в довільній формі з доданням до нього копій рішення суду.
Донесення і клопотання складаються у двох примірниках. Перший примірник надсилається за підпорядкованістю, другий зберігається у справі військової частини в несекретному діловодстві.
7. На підставі наказу по стройовій частині в книзі алфавітного обліку особового складу й книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу записуються дата і причина смерті (загибелі) військовослужбовця, місце поховання, номер наказу про виключення зі списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером направлено сповіщення про смерть (загибель). Щодо офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу записуються номери і дати наказів по особовому складу про виключення зі списків особового складу НГУ.
8. На всі власні речі, цінності й особисті документи померлого (загиблого) складається акт (додаток 32) у двох примірниках. Акт підписується комісією, призначеною письмовим наказом по частині, і затверджується командиром військової частини.
9. Власні речі, цінності й особисті документи померлих (загиблих) військовослужбовців не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення їх зі списків особового складу частини підлягають відправленню:
власні речі, цінності, витяги з наказів командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотокартки - сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого). Якщо місце проживання сім’ї померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме, всі речі, цінності і документи пересилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу військовослужбовця;
військові квитки, обліково-послужні картки сержантів та солдатів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім’ї невідоме, - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу. Документи перед відправленням звіряються з останніми обліковими даними військової частини, на першій сторінці кожного документа робиться запис про дату смерті військовослужбовця;
жетони з особистими номерами долучаються до других примірників особових справ офіцерів та до особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу і направляються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім’ї невідоме, - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу;
документи, що посвідчують особу військовослужбовця, підлягають знищенню.
10. Власні речі й цінності, що підлягають передачі сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого), перед відправленням ретельно перевіряються за першим примірником акта, упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою за умовною назвою військової частини і відправляються сім’ї або близьким родичам померлого, зазначеним у книгах алфавітного обліку особового складу та книгах алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
На другому примірнику акта робиться запис про час та спосіб відправлення власних речей, цінностей, особистих документів. Акт зберігається у справі військової частини в несекретному діловодстві військової частини.
11. У день відправлення власних речей і цінностей сім’ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця надсилається сповіщення на власні речі померлого (загиблого) (додаток 33). Сповіщення на власні речі померлого (загиблого) складається начальником речової служби військової частини та підписується командиром військової частини.
12. У закладах охорони здоров’я облік померлих (загиблих) військовослужбовців з числа постійного складу ведеться в порядку, установленому для штабу та управління військової частини.
Стосовно померлих військовослужбовців, що перебували на лікуванні (перемінний склад), начальник закладу охорони здоров’я негайно сповіщає командирів військових частин, у яких проходили службу ці військовослужбовці. У сповіщеннях вказуються військове звання, прізвище, ім’я, по батькові померлого, дата і причина смерті.
13. Сповіщення про смерть (загибель) військовослужбовців, які перебували на лікуванні в закладах охорони здоров’я, надсилаються до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки командирами військових частин, у яких проходили службу померлі військовослужбовці.
14. Облік загиблих і померлих працівників та відправлення їхніх особистих речей, цінностей, документів здійснюються в порядку, установленому для військовослужбовців.
( Абзац другий пункту 14 глави 7 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
15. У разі смерті (загибелі) працівника на службі у військовій частині сім’ю або близьких родичів померлого сповіщають в усному порядку. У разі проживання сім’ї або родичів померлого (загиблого) в іншій місцевості сповіщення надсилаються до відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї або родичів померлого (загиблого) працівника.
8. Виконання запитів громадян щодо розшуку особового складу
1. Облік запитів громадян щодо розшуку особового складу, їх розгляд і контроль за своєчасним виконанням здійснюються відповідно до вимог законодавства України.
2. Командири військових частин, посадові особи кадрових органів та органів обліку особового складу зобов’язані інформувати членів сімей і родичів військовослужбовця, який перебуває у списках військової частини, у разі втрати ними зв’язку з ним про заходи, що вживаються для встановлення місця його перебування.
3. Командири військових частин незалежно від виключення військовослужбовця, який самовільно залишив частину, зі списків особового складу мають вживати необхідних заходів з метою встановлення місцезнаходження цього військовослужбовця.
9. Організація і ведення персонального, штатно-посадового, статистичного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах
1. Персональний, штатно-посадовий та статистичний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах від з’єднання і вище здійснюється відповідно до пунктів 2-13 цієї глави та схеми обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах НГУ на мирний час.
2. У кадрових органах ведуться другі примірники особових справ офіцерів за номенклатурою посад для призначення наказами по особовому складу.
3. Для забезпечення довідкової роботи в кадрових органах від з’єднання та вище ведеться персональний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками (додаток 34). Картки в алфавітному порядку об’єднуються в послужні картотеки, які створюються окремо на офіцерів та окремо на осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
4. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними), що характеризують їх, уточнення записів, що містяться в них, звірення з першими примірниками, а також контроль за своєчасним пересиланням особових справ покладаються на офіцерів кадрових органів, які займаються вивченням і добором кадрів відповідного напряму.
Підшивання документів, облік, зберігання і пересилання особових справ, ведення послужних картотек, контроль за своєчасним отриманням та надсиланням послужних карток покладаються на осіб, які займаються обліком особового складу.
5. Штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться:
у кадрових органах з’єднань, військових навчальних закладів - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;
у кадровому органі Головного управління НГУ - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу відповідно до номенклатури посад для призначення.
6. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний та якісний склад офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, у кадрових органах на підставі штатів (штатних розписів), послужних карток організовується та ведеться персональний штатно-посадовий облік військовослужбовців із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік). Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних начальників кадрових органів, у військових частинах - на начальників штабів військових частин.
У кадрових органах територіальних управлінь, військових частин, ВВНЗ, закладів охорони здоров’я НГУ автоматизований облік ведеться щодо офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, службовців НГУ.
У кадровому органі Головного управління НГУ автоматизований облік ведеться в єдиній інформаційно-аналітичній системі окремим підрозділом.
7. Автоматизований облік здійснюється з дотриманням вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і персональних даних.
8. Статистичний облік військовослужбовців організовується на підставі даних персонального та штатно-посадового обліку і ведеться:
у штабах військових частин, кадрових органах - щодо особового складу військової частини;
у кадрових органах територіальних управлінь - щодо особового складу військових частин оперативно-територіальних об’єднань;
в управлінні кадрової роботи Головного управління НГУ - щодо всього особового складу НГУ.
9. Повідомлення про зміни в облікових даних офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після опрацювання за обліковими документами надсилаються послідовно до вищих кадрових органів.
Після опрацювання в кадровому органі повідомлення знищуються.
10. Військовослужбовці обліковуються в кадрових органах за книгами обліку або послужними картками в день отримання наказу по особовому складу про призначення. До отримання особових справ і послужних карток військовослужбовців кадрові органи на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів з наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи в книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ.
11. Облік військовослужбовців, які вибули з територіальних управлінь, військових частин, ВВНЗ, закладів охорони здоров’я НГУ, організовується і ведеться:
в кадрових органах - за книгами алфавітного обліку офіцерського, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу НГУ з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання);
у Головному управлінні НГУ - із послужних карток офіцерів, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу НГУ з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання).
Відмітки про вибуття робляться в облікових документах не пізніше семи днів з часу отримання наказу по особовому складу.
12. У територіальних управліннях, військових частинах, ВВНЗ, закладах охорони здоров’я НГУ ведеться персональний облік докторів і кандидатів наук з числа військовослужбовців і працівників.
У Головному управлінні НГУ ведеться облік докторів і кандидатів наук за НГУ: персональний - за картками обліку, статистичний - за формою, установленою наказом командувача Національної гвардії України.
Обліку підлягають усі особи, які мають науковий ступінь, вчене звання, незалежно від займаної посади і характеру роботи.
Підставами для зарахування доктора (кандидата) наук на облік є наказ командира (начальника) військової частини (установи) про призначення на посаду, документ про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання.
13. Картка обліку заповнюється на кожного доктора (кандидата) наук кадровим органом за місцем його служби (роботи). На докторів (кандидатів) наук з числа військовослужбовців картка обліку заповнюється у двох примірниках, один з яких протягом десяти днів надсилається до Головного управління НГУ.
У ВВНЗ картки обліку докторів (кандидатів) наук особового складу зберігаються в спеціальній картотеці.
У Головному управлінні НГУ ведеться картотека докторів (кандидатів) наук з числа військовослужбовців та службовців. Дані цієї картотеки щороку уточнюються відповідно до звітів про чисельність і склад науково-педагогічних та наукових працівників.
10. Присвоєння військовослужбовцям особистих номерів у НГУ
1. Усім військовослужбовцям НГУ, які перебувають на військовій службі, присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час перебування на військовій службі і в запасі.
Особистий номер військовослужбовця НГУ складається з великої літери українського алфавіту "Г" та шестизначного числа (наприклад, Г-123456) і гравірується на сталевому ідентифікаційному жетоні. Опис ідентифікаційного жетона з особистим номером військовослужбовця НГУ наведено в додатку 35 до цієї Інструкції.
2. Присвоєння особистих номерів здійснюється наказами по особовому складу:
командувача Національної гвардії України - особам офіцерського складу, під час призову (прийняття) на військову службу із запасу, прийняття до НГУ офіцерів з інших військових формувань;
посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - особам рядового, сержантського і старшинського складу та військовослужбовцям цієї самої категорії інших військових формувань, які прийняті на військову службу до НГУ із зарахуванням до списків особового складу НГУ;
посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - військовослужбовцям НГУ, які перебувають на військовій службі в НГУ (у випадках, коли необхідно внести зміни в раніше присвоєні особисті номери).
Присвоєння особистих номерів сержантам, солдатам і курсантам при зарахуванні до списків особового складу військової частини, установи (закладу), а також сержантам та солдатам інших військових формувань, які направлені до НГУ для проходження строкової військової служби, здійснюється наказами по стройовій частині відповідних командирів (начальників) за поданням керівників кадрових органів цих військових частин.
3. Примірники наказів по особовому складу висилаються в порядку, установленому пунктами 9, 10 глави 11 цього розділу.
4. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в кадрових органах територіальних управлінь, військових частин, ВВНЗ, закладів охорони здоров’я НГУ.
У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, особисті номери записуються в графу, передбачену формою документа, а якщо такої немає, то після власного імені і по батькові військовослужбовця або до розділу "особливі відмітки", які засвідчуються підписом відповідного командира (керівника) та скріплюються гербовою печаткою. Під час службового листування з питань проходження військовослужбовцями військової служби і листування іншого характеру особистий номер вказується один раз після біографічних даних.
( Абзац другий пункту 4 глави 10 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїй сім'ї (близьким родичам) для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.
5. Військовослужбовцям жетони з особистим номером (далі - ідентифікаційний жетон), призваним (прийнятим) на військову службу, вручаються у військових частинах одночасно з видачею документів, що посвідчують особу військовослужбовця.
Військовослужбовцям, зарахованим після присвоєння військових звань офіцерського складу в запас, ідентифікаційні жетони не видаються, а прикріплюються до задньої сторінки обкладинки першого примірника особової справи, яка зберігається у територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки за місцем обліку військовослужбовців.
Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів здійснюється під підпис унизу титульної сторінки першого примірника особової справи, із зазначенням дати отримання. Наприклад: "Ідентифікаційний жетон з особистим номером Г-123456 отримав 25 серпня 2016 року (підпис)". За наявності у військовій частині, органі військового управління другого примірника особової справи військовослужбовець ставить свій підпис також і в ньому.
У мирний час отриманий ідентифікаційний жетон військовослужбовець повинен постійно зберігати при собі в документі, що посвідчує особу військовослужбовця.
В особливий період під час перебування військовослужбовця в складі військових частин, які беруть участь у бойових діях, ідентифікаційний жетон закріплюється на міцному шнурку (ланцюжку) і носиться на шиї військовослужбовця.
6. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, разом з приписом здають до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем обліку ідентифікаційний жетон для прикріплення його до особової справи (сержанти і солдати - до обліково-послужної картки).
7. Ідентифікаційні жетони військовослужбовців, виключених зі списків особового складу НГУ у зв'язку зі смертю, позбавленням військового звання або обвинувальним вироком суду, не знищуються, а прикріплюються офіцерам - до других примірників особових справ, особам рядового, сержантського і старшинського складу - до особових справ і пересилаються разом з ними до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем обліку.
8. На командирів і керівників покладається контроль за наявністю ідентифікаційних жетонів у військовослужбовців. При втраті (псуванні) ідентифікаційного жетона проводиться виготовлення дубліката жетона за тим самим номером. Рішення приймається на підставі матеріалів службового розслідування.
Форма звіту про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям (додаток 36).
9. У разі тимчасового зарахування військовослужбовців з інших військових формувань (у відрядження, на навчання) облік таких осіб здійснюється у відповідних наказах по особовому складу за особистими номерами, які їм присвоїли за попереднім місцем служби.
Особисті номери військовослужбовців інших військових формувань, прийнятих до НГУ із зарахуванням їх до списків особового складу НГУ, які їм присвоїли за попереднім місцем служби, зберігаються за ними, але вважаються такими, що не застосовуються в НГУ. Вони можуть вказуватися під час листування або пересилання документів.
10. Облік ідентифікаційних жетонів ведеться в книзі обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців (додаток 37).
11. Видання, облік, зберігання та розсилка наказів по особовому складу
1. Накази по особовому складу є основними документами, які визначають службове становище офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу. Вони видаються посадовими особами, яким Положенням про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженим Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 (далі - Положення), і наказами командувача Національної гвардії України надано право присвоєння військових звань, призначення на посади, укладення і продовження строку контракту, звільнення з військової служби.
2. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу:
укладення контракту, продовження строку контракту;
присвоєння і поновлення військового звання;
призначення на посади (у тому числі при зміні найменування посади), переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;
( Абзац четвертий пункту 2 глави 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 598 від 23.07.2019 )
направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад;
направлення до інших військових формувань з виключенням їх зі списків особового складу НГУ;
відрядження до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі;
залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;
звільнення з військової служби;
прийняття до НГУ із зарахуванням їх до списків особового складу НГУ з інших військових формувань, присвоєння особистих номерів;
прийняття (призов) на військову службу;
зарахування слухачами військових навчальних закладів, ад'юнктами, докторантами;
закінчення військових навчальних закладів, ад'юнктури, докторантури;
виключення зі списків особового складу НГУ (померлих, загиблих і позбавлених військового звання);
присвоєння особистих номерів.
Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:
посади офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у зв'язку зі зміною нумерації або дійсного найменування військової частини, з'єднання;
нагородження (заохочення);
зміна прізвища, власного імені, по батькові і дати народження.
( Абзац дев’ятнадцятий пункту 2 глави 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
У разі зміни номера штату (перехід на новий штат) військової частини, якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посади військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.
3. Посадове становище офіцерів у зв'язку зі зміною нумерації або дійсного найменування військової частини, зміною прізвищ, власних імен, по батькові, а також виключенням зі списків особового складу НГУ померлих (загиблих) у мирний час офіцерів або позбавлених військових звань оформлюється наказами по особовому складу командирів військових частин, їм рівних і вище на всіх офіцерів військових частин незалежно від номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу. Посадове становище осіб рядового, сержантського і старшинського складу оформлюється наказами по особовому складу командирів військових частин незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих командирів (начальників) здійснюється наказами їхніх прямих командирів (начальників).
( Абзац перший пункту 3 глави 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
Зміна дати народження офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після ретельної перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу:
особам рядового, сержантського і старшинського складу - командирів, яким надано право призначати їх на посади;
офіцерам - командувача Національної гвардії України.
Підставою для видання наказів по особовому складу в зазначених вище випадках є:
накази про зміну нумерації або дійсного найменування військової частини;
свідоцтва органів РАЦС про зміну та відновлення прізвища, власного імені, по батькові і дати народження;
( Абзац сьомий пункту 3 глави 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
донесення про смерть (загибель);
відповідні накази або рішення судів про позбавлення військових звань військовослужбовців.
4. Якщо на військовослужбовців накладено дисциплінарні стягнення "пониження в посаді", "пониження військового звання на один ступінь", "звільнення з військової служби за службовою невідповідністю" або "позбавлення військового звання" не наказами по особовому складу, примірники цих наказів (або витягів із них) надсилаються до кадрових органів, у яких ведеться персональний облік військовослужбовців, зазначених у наказі, для запису в їхні облікові документи. Реалізація накладених на військовослужбовців дисциплінарних стягнень "пониження в посаді", "звільнення з військової служби за службовою невідповідністю" та позбавлення військового звання здійснюється наказами по особовому складу.
5. Виключення зі списків особового складу НГУ військовослужбовців, визнаних судом безвісно відсутніми чи оголошених померлими, на підставі рішень суду про таке визнання чи оголошення здійснюється наказами по особовому складу посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення.
6. Зміни до змісту вступних частин і пунктів підписаних наказів по особовому складу, виправлення помилок у примітках до пунктів наказів відносно відомостей про смерть, засудження судом, позбавлення військового звання, зменшення вислуги років або трудового стажу для призначення пенсій, а також відміни пунктів раніше виданих наказів здійснюються новими наказами, про що робиться відповідна відмітка в усіх примірниках відміненого чи зміненого наказу з посиланням на наказ, яким унесено зміни. Записи засвідчуються підписом керівника кадрового органу і гербовою печаткою.
Інші помилки, допущені в примітках, виправляються без видання наказів і засвідчуються в перших примірниках тільки підписом керівника кадрового органу, який оформляв наказ, про що він повинен сповістити всі інстанції, до яких надіслано наказ по особовому складу або витяг із нього.
7. Накази по особовому складу реєструються у відповідних підрозділах документального забезпечення. Нумерація їх реєстрації щороку починається з першого номера з грифом обмеження доступу "Для службового користування". Накази по особовому складу обліковуються в книгах обліку наказів по особовому складу (додаток 38).
При зміні номера чи найменування військової частини накази по особовому складу за новим найменуванням (номером) цієї військової частини видаються тільки після призначення (затвердження) на посаду за новим найменуванням (номером) командира (начальника). Нумерація цих наказів починається з першого номера окремо від раніше виданих наказів.
8. Оригінали (перші примірники) наказів по особовому складу зберігаються у відповідних підрозділах документального забезпечення.
Інші примірники наказів або витяги з них обов'язково висилаються до кадрових органів, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, зазначених у наказах, та до військових частин за місцем їхньої служби. При цьому кадровий орган висилає відповідні примірники наказу або витяги з нього кадровим органам, які ведуть облік пойменованих військовослужбовців, а також підпорядкованим кадровим органам (на ступінь нижче) і безпосередньо військовим частинам, що комплектуються.
До кадрового органу Головного управління НГУ висилаються другі примірники всіх наказів по особовому складу стосовно осіб офіцерського складу.
Останній аркуш другого примірника наказу по особовому складу, який висилається до кадрового органу, засвідчується підписом керівника кадрового органу або його заступника і гербовою печаткою.
9. Надсилання витягів з наказів по особовому складу на випускників ВВНЗ проводиться кадровими органами цих закладів.
У витягах із наказів, які висилаються цивільним органам, дійсні найменування військових частин не вказуються.
10. Накази по особовому складу або витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх підписання, а в період мобілізації - наступного дня після закінчення встановлених строків готовності військових частин.
Другі і наступні примірники наказів, виправлення, унесені до наказу під час підпису, а також копії наказів та витягів з них засвідчуються підписом начальника кадрового органу або його заступника і гербовою печаткою та розсилаються без супровідних листів за присвоєними наказам номерами.
У тих випадках, коли копії наказів або витяги з них висилаються із супровідними листами, підписаними керівником кадрового органу, копії наказів або витягів з них засвідчуються начальниками відділів (відділень), у яких відпрацьовувався цей наказ.
Розрахунок розсилки витягів з наказів робиться тільки на перших примірниках наказів по особовому складу.
11. Правила складання наказів по особовому складу:
1) накази по особовому складу (далі - накази) складаються державною мовою і підписуються посадовою особою, якій надано право призначати, переміщувати на посади, звільняти з посади, звільняти з військової служби, укладати та продовжувати строки контракту, виконувати інші дії, пов’язані з визначенням службового становища військовослужбовців. У разі відсутності зазначеної посадової особи право підпису надається особі, яка тимчасово її заміщує згідно з письмовим наказом.
Для друкування наказів використовується шрифт Times New Roman з такими параметрами: формат аркуша - А4 (210х297 мм); розмір шрифту - 12-14 кеглі. Дозволяється використовувати шрифт 8-12 кеглів для друкування реквізиту "Прізвище, ініціали або власне ім’я та по батькові виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів тощо. Якість друку має забезпечувати можливість відображення тексту будь-яким друкарським способом. Текст друкується на одному боці аркуша через один міжрядковий інтервал.
( Абзац другий підпункту 1 пункту 11 глави 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства внутрішніх справ № 850 від 24.11.2021 )
Реквізит "Підпис" складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Ініціали та прізвище керівника друкуються на рівні останнього рядка найменування посади.
Текст друкується з такими вільними від тексту полями:
ліве - не менше 30 мм;
праве - не менше 10 мм;
верхнє і нижнє - не менше 20 мм.
Під час оформлення наказу слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:
12,5 мм - для абзаців у тексті;
104 мм - для реквізитів "Гриф обмеження доступу документа".
У разі оформлення наказу на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумеруються.
Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" ("стор.") та розділових знаків. На першій сторінці номер не проставляється.
Вписувати в надрукований текст наказу окремі букви, цифри, слова не дозволяється.
Ініціали і прізвище особи, яка підписала наказ, друкуються великими літерами, а найменування посади, військове звання - малими літерами.
Великими літерами друкуються прізвища військовослужбовців у пунктах наказів по особовому складу та слова "УВІЛЬНИТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "ПРОДОВЖИТИ", "НАПРАВИТИ", "ЗАРАХУВАТИ", "УКЛАСТИ", "ВИКЛЮЧИТИ", "У ЗАПАС", "СКАСУВАТИ", "ПОНОВИТИ", "ВВАЖАТИ", "ІМЕНУВАТИ" тощо.
Для зручності в роботі спеціальні бланки титульних аркушів наказів можуть виготовлятися заздалегідь друкарським способом або при друкуванні наказів з використанням друкарського пристрою електронно-обчислювальної техніки.
Титульні аркуші наказів, які розробляються в кадрових органах, повинні мати такі реквізити:
найменування військового формування;
назва виду документа (наказ командувача Національної гвардії України, начальника територіального управління, командира військової частини);
дата складання документа;
місце складання або видання документа;
реєстраційний індекс документа (№ о/с);
текст документа;
підпис командира частини;
візи документа;
2) титульні аркуші наказів, зразок яких наведено у додатку 39, формулюються від імені командувача Національної гвардії України, командирів (начальників), яким надано право видавати накази. У наказах указується умовне найменування;
3) пункти наказів складаються в наказовій формі. У них послідовно без будь-яких скорочень вказуються військові звання, прізвища, імена, по батькові військовослужбовців, посади, які вони займають на час видання наказів, найменування військової частини, з'єднання, органу військового управління відповідно до штату (штатного розпису), до якого входять військові частини, а на військовослужбовців, які перебувають у розпорядженні, - у розпорядженні якої посадової особи вони перебувають, і остання посада, з якої їх зараховано в розпорядження. У наказах про призначення (переміщення), крім того, указуються посади, на які військовослужбовці призначаються, номери військово-облікових спеціальностей за посадами, передбаченими штатами. Посади військовослужбовців, які вони займають на час видання наказу, не змінюються.