Порядок і строки приймання військового майна від перевізника визначаються відповідними правилами перевезення вантажів.
21. Для приймання секретних зразків військового майна члени комісії повинні мати допуск до державної таємниці відповідної форми. Охорона такого військового майна під час його приймання та перевезення організовується в порядку, визначеному законодавством України.
22. У разі виявлення несправностей вагонів (контейнерів, люків, трюмів судна) і порушення пломб, а також за наявності дефектів в упаковці (тарі) і ознак втрат чи пошкодження (псування) вантажу комісією центру забезпечення за участю представника транспортної організації (підприємства) складається комерційний акт, форма якого встановлюється відповідними правилами перевезення вантажів.
Комерційний акт складається також у разі:
прибуття вантажу без перевізних та супровідних документів або цих документів без вантажу; у разі виявлення нестачі військового майна, яка перевищує норми природного убуття, і різниці в показниках ваговимірювальних приладів;
виявлення невідповідності фактичної кількості та якості військового майна даним перевізних та супровідних документів;
подання вантажу до місця вивантаження по закінченні 24 годин після оформлення документів на отримання військового майна.
Порядок складання комерційних актів і подання претензій до транспортної організації (підприємства) визначається Положенням про військове (корабельне) господарство, а також відповідними правилами перевезень вантажів.
23. У разі відмови представника транспортної організації (підприємства) від складання комерційного акта нестача або пошкодження (псування) вантажу повинні бути зафіксовані в цьому акті комісією центру забезпечення в день приймання військового майна.
24. Після закінчення приймання військового майна комісією центру забезпечення складається акт приймання-передачі військового майна (додаток 22), а на озброєння, військову техніку та інше військове майно, яке обліковується за номерними та якісними показниками, - акт технічного стану за необхідності.
Перші примірники акта приймання-передачі військового майна та акта технічного стану, якщо він складався, разом з комплектом перевізних та (або) супровідних документів залишаються у вантажоодержувача і є підставою для постановки військового майна на облік. Другі примірники цих актів разом і з довіреністю вантажоодержувача надсилаються вантажовідправнику. Треті примірники - до служби забезпечення органу військового управління.
Крім того, у разі якщо військове майно, що надійшло у центр забезпечення залізничним, водним, повітряним, автомобільним та іншим транспортом, було відправлено виробником (постачальником), примірники акта приймання-передачі військового майна та акта технічного стану військового майна, якщо він складався, направляються до органу військового управління (службі забезпечення органу військового управління), який уклав договір щодо закупівлі (постачання, розроблення (модернізації), виготовлення) військового майна (далі - Замовник), та до військового представництва.
25. Військове майно, яке надійшло до центру забезпечення залізничним, водним, повітряним, автомобільним транспортом, обліковується в книзі обліку відвантаження (надходження) військового майна (додаток 23 ).
Про час подання і повернення транспортних засобів робляться відповідні записи в книзі обліку подачі і повернення транспортних засобів (додаток 24).
26. Приймання військового майна, що доставлене в центр забезпечення у супроводі представника вантажовідправника, здійснюється комісією центру забезпечення.
27. Якщо вантажовідправником є підприємство виробника (постачальник), приймання військового майна здійснюється за супровідними (первинними) документами вантажовідправника.
Військові представництва повідомляють Замовника, службу забезпечення органу військового управління (якщо вона не є Замовником) та безпосередньо вантажоодержувача про відвантаження виробником (постачальником) військового майна. Замовник повинен не пізніше наступного дня після отримання такого повідомлення сповістити військове представництво та службу забезпечення органу військового управління (якщо вона не є Замовником).
Замовник повідомляє центри забезпечення, які за умовами договору є отримувачами військового майна, про номер та дату договору, відповідно з яким здійснюється постачання, перелік військового майна, що підлягає постачанню, терміни та порядок його постачання (отримання) тощо.
Документальне оформлення приймання військового майна від виробника (постачальника) здійснюється відповідно до пункту 24 цього розділу.
Облік постачання військового майна в кількісному та грошовому вимірі за договорами ведеться Замовником у картках обліку виконання поставок військового майна (додаток 25).
28. Якщо вантажовідправником є інший центр забезпечення або військова частина, приймання військового майна здійснюється на підставі наряду на видавання (приймання), інших розпорядчих документів служби забезпечення органу військового управління за накладною ( форма № З-3) або за актом приймання-передачі основних засобів, які оформлюються вантажовідправником у чотирьох примірниках. На озброєння, військову техніку та інше військове майно, яке обліковується за номерними та якісними показниками, вантажовідправником складаються акти технічного стану.
29. Некомплектне та несправне озброєння, техніка та інше військове майно приймаються тільки за наявності затвердженої начальником відповідної служби забезпечення органу військового управління картки обліку некомплектності (додаток 26) (далі - картка некомплектності) на кожен зразок озброєння, військової техніки та іншого військового майна.
30. У разі відповідності фактичної кількості та якості військового майна даним первинних документів вантажовідправника приймальник центру забезпечення зазначає в них: "Вантаж прийнятий". Підпис приймальника скріплюється мастиковою гербовою печаткою центру забезпечення.
31. У разі виявлення невідповідності кількості та якості військового майна первинним документам вантажовідправника приймання військового майна здійснюється комісією вантажоодержувача з обов’язковою участю здавальника вантажу за його фактичною наявністю та якісним станом зі складанням акта приймання-передачі військового майна. За необхідності складається акт технічного стану. У цих актах робляться відповідні записи щодо нестачі (пошкодження, псування) або невідповідності якісного стану військового майна. У разі відмови здавальника вантажу від укладання і підписання цих актів у них робиться відповідний запис із вказівкою прізвища, ініціалів здавальника вантажу та мотивів його відмови.
32. Після закінчення приймання військового майна перший та другий примірники виконаного наряду на видавання (приймання), перший та другий примірники накладної ( форма № З-3) або акта приймання-передачі військового майна та перший примірник акта технічного стану залишаються у вантажовідправника, де другі примірники цих документів передаються до фінансово-економічного органу.
Вантажоодержувачу видаються треті примірники виконаного наряду на видавання (приймання), третій примірник накладної (форма № З-3) (акта приймання-передачі військового майна), сертифікати відповідності, заповнені та оформлені формуляри (паспорти) (де вони передбачені) або їх дублікати, а на озброєння, військову техніку та інше військове майно, яке обліковується за номерними та якісними показниками, крім того, - другий примірник акта технічного стану і технічна документація.
Четвертий примірник накладної (форма № З-3) (акта приймання-передачі військового майна) надсилається до служби забезпечення органу військового управління.
33. Військове майно, яке надійшло на центр забезпечення під пломбами заводу-виробника, приймається за маркуванням без розпечатування тари. У разі наступного його відправлення у наряді на видавання (приймання) робиться відмітка "Вантаж під пломбою виробника" і дається опис пломби або печатки.
34. При перевезенні військового майна за одним первинним документом (накладною (форма № З-3), актом приймання-передачі основних засобів, актом приймання-передачі військового майна) на декількох автомобілях (літаках, вертольотах, суднах тощо) приймальник (відправник) вантажу центру забезпечення виписує і видає кожному водію (командиру екіпажу, капітану судна, шкіперу) супровідний лист на перевезення військового майна (додаток 27) (далі - супровідний лист). У разі перевезення вантажу однією транспортною одиницею супровідний лист не виписується. Особи, які одержали військове майно для перевезення, відповідають за його збереження відповідно до вимог чинного законодавства.
35. Військове майно, яке прийняте у центр забезпечення, не пізніше наступного дня оприбутковується в обліково-операційному підрозділі, у фінансово-економічному органі та в підрозділах зберігання (сховищах) за фактичною кількістю і якісним (технічним) та вартісним станом, зазначеними у відповідних первинних документах. Одночасно в підрозділах зберігання в облікових регістрах і стелажних (штабельних) ярликах (додаток 28) (далі - стелажний ярлик), штабельних картках (додаток 29) зазначаються гарантійні строки зберігання (придатності) і чергові терміни оглядів (випробувань) того військового майна, для якого вони встановлені.
36. Приймання відремонтованого (відновленого) озброєння та військової техніки, іншого військового майна здійснюється на підставі нарядів на ремонт (модернізацію, зберігання, дослідження ТС, виготовлення, обробку) (додаток 30) (далі - наряд на ремонт) за актами приймання-передачі військового майна (актами приймання-передачі основних засобів), актами технічного стану.
37. Придатні прилади, вузли, агрегати, запасні частини, деталі і ремонтні матеріали, які одержані після розбирання (розділення, розпорювання) списаного озброєння, техніки та іншого військового майна, приймаються і оприбутковуються згідно з Порядком списання військового майна.
38. Приймання стрілецької зброї, боєприпасів до неї та ручних гранат здійснюється відповідно до Інструкції про організацію обліку, зберігання і видачі стрілецької зброї та боєприпасів у Збройних Силах.
39. Тара, яка надійшла на центр забезпечення, а також видана з військового складу вантажоодержувачам, обліковується в картках обліку військового майна (некатегорійного) та картках обліку військового майна (категорійного) (додаток 31) на підставі первинних документів, за якими військове майно надійшло до центру забезпечення або відпущено (відвантажено, відправлено) з центру забезпечення. При цьому обліковується вся тара, зазначена в первинних документах, незалежно від того, підлягає вона поверненню чи ні.
У центрах забезпечення озброєння та боєприпасів обліковується тільки вільна укупорка.
Тара, яка підлягає поверненню постачальникам (іншим центрам забезпечення), а також поверненню вантажоодержувачами до центру забезпечення, обліковується окремо.
40. Забраковане комісією центру забезпечення військове майно, яке надійшло від інших центрів забезпечення та постачальників, а також забраковане в процесі зберігання обліковується в книзі обліку забракованого військового майна (додаток 32).
41. Військове майно, на яке було складено акт рекламації, залишається в центрі забезпечення на тимчасовому зберіганні, після чого в обліково-операційному підрозділі виписуються відповідні картки обліку військового майна з приміткою "Тимчасове зберігання". Після прийняття рішення службою забезпечення органу військового управління про усунення недоліків, які відображені в акті рекламації, комісією центру забезпечення складається акт приймання-передачі військового майна. Військове майно знімається з карток обліку військового майна "Тимчасове зберігання", після чого запис робиться в картках обліку військового майна основного обліку.
42. Облік транзитних вантажів, які надійшли до центру забезпечення, і контроль за їх відправленням на адресу вантажоодержувача ведуться в книзі обліку транзитних вантажів (додаток 33).
43. Відпускання військового майна із центрів забезпечення здійснюється за накладними (форма № З-3) або актами приймання-передачі основних засобів на підставі нарядів на видавання (приймання), рознарядок та інших розпорядчих документів служб забезпечення органів військового управління з наданням вантажоодержувачами довіреностей встановленого зразка. При відпусканні із центрів забезпечення пально-мастильних матеріалів та продовольства вантажоодержувачами замість довіреностей надаються чекові вимоги з книжки чекових вимог (додаток 34) (далі - чекова вимога).
44. Перед відпусканням військового майна із центру забезпечення безпосередньо у приймальника вантажоодержувача в обліково-операційному підрозділі (ПТЗВ) перевіряються документи, які засвідчують його особу, а також правильність оформлення довіреності (чекової вимоги).
45. На підставі наряду на видавання (приймання), рознарядки або інших розпорядчих документів служб забезпечення органів військового управління в обліково-операційному підрозділі (ПТЗВ) центру забезпечення оформлюються чотири примірники накладної (форма № З-3), які видаються приймальнику. Одночасно йому видається перепустка з книжки перепусток на ввезення (вивезення) військового майна (додаток 35) (далі - перепустка).
При відпусканні військового майна на підставі одного наряду на видавання (приймання) з декількох підрозділів зберігання накладна (форма № З-3) оформлюється окремо на кожний такий підрозділ.
Після видавання військового майна начальник підрозділу зберігання в усіх примірниках накладної робить відмітки про кількість, якість та вартість відпущеного військового майна і засвідчує їх своїм підписом. За прийняте військове майно приймальник ставить підпис у всіх примірниках цієї накладної.
Перший примірник накладної (форма № З-3) залишається в підрозділі зберігання, який після проведення облікових операцій за обліковими регістрами підрозділу зберігання здається до обліково-операційного підрозділу (ПТЗВ). Решта примірників цієї накладної видається приймальнику для надання їх до обліково-операційного підрозділу (ПТЗВ).
В обліково-операційному підрозділі на підставі даних накладної (форма № З-3) оформлюються примірники наряду на видавання (приймання), талон чекової вимоги, де вона передбачена, і перепустка.
Перший та другий примірники виконаного наряду на видавання (приймання) разом із першим і другим примірниками накладної залишаються в центрі забезпечення. При цьому другі примірники зазначених документів передаються до фінансово-економічного органу цього центру забезпечення.
Довіреність (чекова вимога) приймальника додається до перших примірників наряду на видавання (приймання) та накладної (форма № З-3) і зберігається разом із ним в обліково-операційному підрозділі (ПТЗВ) центру забезпечення.
Третій примірник виконаного наряду на видавання (приймання), третій примірник накладної ( форма № З-3) та талон чекової вимоги видаються приймальнику.
Четвертий примірник накладної (форма № З-3) надсилається до служби забезпечення органу військового управління для підтвердження виконання розпорядчих документів начальників служб забезпечення органів військового управління.
46. При відпусканні військового майна на підставі рознарядки перші та другі примірники накладних (форма № З-3) додаються до першого примірника цієї рознарядки і залишаються в центрі забезпечення, при цьому другі примірники накладних (форма № З-3) передаються до фінансово-економічного органу центру забезпечення.
Треті примірники цих накладних видаються приймальнику.
Четверті примірники накладних (форма № З-3) разом із другим примірником рознарядки надаються до служби забезпечення органу військового управління після повного виконання цієї рознарядки або закінчення терміну її дії.
47. Відпускання озброєння, військової техніки, іншого військового майна, яке обліковується за номерними та якісними показниками, здійснюється на підставі нарядів на видавання (приймання) відповідних служб забезпечення органів військового управління за актами приймання-передачі основних засобів та актами технічного стану. При цьому вантажоодержувачу разом із примірниками цих актів видаються заповнені та оформлені формуляри (паспорти) там, де вони передбачені, або їх дублікати і технічна документація.
48. Порядок і строки приймання (відпускання) військового майна до/із центрів забезпечення визначаються нормативними документами органів військового управління (служб забезпечення органів військового управління), яким вони підпорядковані.
49. При відвантаженні військового майна для відправлення залізничним, водним, повітряним, автомобільним та іншим транспортом без приймальника вантажу, а також поштою, в центрі забезпечення, на підставі нарядів на видавання (приймання), рознарядок, інших розпорядчих документів начальників служб забезпечення органів військового управління, оформлюється чотири примірника накладної (форма № З-3), які передаються на виконання до підрозділу зберігання.
50. У підрозділі зберігання на підставі накладних (форма № З-3) здійснюється підготовка військового майна до відвантаження (відбір, перевірка комплектності, зважування, пакування тощо). На військове майно, яке підлягає зважуванню, складається вагова відомість (додаток 36) у двох примірниках. За необхідності на кожне місце складається пакувальний лист на військове майно, яке спаковано у тару (додаток 37) (далі - пакувальний лист). Один примірник пакувального листа вкладається в тару разом із військовим майном, інший - залишається в підрозділі зберігання і додається до першого примірника наряду на видавання (приймання). У разі пакування озброєння та іншого військового майна, які обліковуються за номерами, у пакувальних листах вказуються їх номери та серії. Після закінчення відбору військового майна в усіх примірниках накладної (форма № З-3) заповнюється графа "Видано (відвантажено)".
51. На підготовлене (упаковане) військове майно на кожний вагон (контейнер) складається повагонна відомість (додаток 38) у двох примірниках, яка підписується особами, відповідальними за завантаження. Другий примірник цієї відомості прикріплюється до внутрішньої стінки вагона (контейнера) праворуч від дверей, а перший разом із примірниками накладної (форма № З-3) і вагової відомості з доданими до них другими примірниками пакувальних листів передається до обліково-операційного підрозділу (ПТЗВ).
52. Під час відправлення військового майна залізничним (водним, повітряним, автомобільним) транспортом у всіх випадках у центрі забезпечення оформлюються транспортні документи - залізничні накладні (коносаменти, вантажні накладні, супровідні листи). Крім того, у разі відвантаження оформлюються:
на озброєння, військову техніку, інше військове майно, яке обліковується за номерними та якісними показниками, - акти приймання-передачі основних засобів, акти технічного стану, оформлені формуляри (паспорти) або їх дублікати, технічна документація;
на пально-мастильні матеріали, спеціальні рідини та спирт - паспорти якості;
на продовольство - свідоцтво про якість продовольства, відпущеного (відвантаженого, відправленого) вантажовідправником (додаток 39) (далі - свідоцтво про якість продовольства).
Контроль за ходом відвантаження військового майна та доставки його вантажоодержувачам ведеться обліково-операційним підрозділом у книзі обліку відвантаження (надходження) військового майна.
53. Після закінчення відвантаження військового майна в усіх примірниках наряду на видавання (приймання) робляться записи про кількість відправлених місць, характер упаковки, масу вантажу, номери транспортних документів і дату відвантаження.
Перший та другий примірники виконаного наряду на видавання (приймання) разом з першим та другим примірниками накладної (форма № З-3) або акта приймання-передачі основних засобів та акта технічного стану залишаються в центрі забезпечення, при цьому другі примірники цих документів передаються до фінансово-економічного органу. Третій примірник накладної (форма № З-3) або акта приймання-передачі основних засобів разом з оформленими документами, указаними в пункті 52 цього розділу, та іншими супровідними документами, що додаються до транспортного документа, видаються начальнику варти, який супроводжує транспорт, або не пізніше наступного дня після відвантаження надсилаються в установленому порядку вантажоодержувачу.
Четвертий примірник накладної ( форма № З-3) або акта приймання-передачі основних засобів разом з актом технічного стану з відміткою про відвантаження надсилається до служби забезпечення органу військового управління.
Про відправлення військового майна центр забезпечення сповіщає вантажоодержувача в установленому порядку.
54. Під час відправлення військового майна зі здавальником центру забезпечення йому видаються другий - четвертий примірники накладної (форма № З-3) або акта приймання-передачі основних засобів на кожного вантажоодержувача. Здавальник своїм підписом у перших примірниках цих первинних документів, які залишаються в підрозділі зберігання, підтверджує отримання військового майна, а також другого - четвертого примірників цих первинних документів.
Здавання військового майна вантажоодержувачу здійснюється під підпис приймальника в другому - четвертому примірниках накладної або акта приймання-передачі основних засобів у разі надання ним довіреності (чекової вимоги). Приймальнику вантажоодержувача вручається третій примірник цієї накладної (цього акта) та талон чекової вимоги.
Здавальник після повернення в центр забезпечення другий та четвертий примірник виконаної накладної ( форма № З-3) або акта приймання-передачі основних засобів разом із довіреністю (талоном чекової вимоги) здає до обліково-операційного підрозділу (ПТЗВ) центру забезпечення, де у його присутності перевіряється повнота доставки військового майна вантажоодержувачу відповідно до первинних документів. За відсутності розбіжностей між отриманим і фактично доставленим військовим майном на першому примірнику накладної (форма № З-3) або акта приймання-передачі основних засобів погашається підпис здавальника.
Після цього другі примірники цієї накладної (цього акта) передаються до фінансово-економічного органу центру забезпечення.
Четвертий примірник накладної (форма № З-3) або акта приймання-передачі основних засобів із відміткою про відвантаження надсилається до служби забезпечення органу військового управління.
55. Передавання військового майна із центру забезпечення підприємствам на переробку (доопрацювання) здійснюється за накладними (форма № З-3) або актами приймання-передачі основних засобів на підставі нарядів на видавання (приймання) відповідної служби забезпечення органу військового управління.
56. Відправлення боєприпасів з центру забезпечення на контрольне випробування оформлюється відповідно до Інструкції про організацію обліку, зберігання і видачі стрілецької зброї та боєприпасів у Збройних Силах. При цьому до первинних документів на їх відправлення додаються відомості-характеристики зразків боєприпасів, які відправляються на контрольні випробування (додаток 40). Кожен зразок боєприпасів супроводжується ярликом на зразок боєприпасів, які відправляються на контрольні випробування (додаток 41).
57. Відпускання центром забезпечення стрілецької зброї, боєприпасів до неї та ручних гранат здійснюється відповідно до Інструкції про організацію обліку, зберігання і видачі стрілецької зброї та боєприпасів у Збройних Силах.
58. Облік військового майна, яке надійшло від постачальників до центру забезпечення та яке видане з центру забезпечення вантажоодержувачам згідно з планом постачання служби забезпечення органу військового управління ведеться в обліково-операційному підрозділі (ПТЗВ) центру забезпечення у книзі обліку військового майна, яке надійшло та видано за планом постачання (додаток 42).
59. Облік військового майна, яке заборонено до видавання з центру забезпечення, ведеться в обліково-операційному підрозділі (ПТЗВ) у книзі обліку військового майна, яке заборонено до видачі (додаток 43).
60. Закладання військового майна на тривале зберігання та його освіження оформлюється актом закладання (освіження) військового майна (додаток 44).
V. Організація, ведення обліку та документальне оформлення руху військового майна у військовій частині
1. Облік військового майна у службах забезпечення військової частини організовують начальники відповідних служб забезпечення, які в межах визначених обов’язків:
керують веденням обліку військового майна за визначеною номенклатурою та документальним оформленням його руху у військовій частині;
надають до фінансово-економічного органу військової частини первинні документи для відображення їх за бухгалтерським обліком;
проводять звірку даних обліку військового майна в підрозділах, на складі та в інших об’єктах військового (корабельного) господарства військової частини з даними обліку військового майна служби забезпечення;
вживають заходів щодо усунення недоліків та порушень у питаннях ведення обліку військового майна, документального оформлення його руху у військовій частині, виявлених за результатами аудиторських перевірок (інвентаризацій), які проводились у військовій частині за напрямом діяльності;
надають відповідно до табеля термінових донесень до служби забезпечення органів військового управління за підпорядкованістю звіти (донесення) про наявність, рух і якісний (технічний) стан військового майна у військовій частині, а також необхідну інформацію з цих питань командиру військової частини та безпосередньому начальнику;
організовують ведення формулярів (паспортів) та своєчасність їх заповнення;
забезпечують підрозділи військової частини бланками облікових документів по своїй службі забезпечення;
виконують інші завдання, визначені їх посадовими обов’язками.
2. У службах забезпечення військової частини ведуться облікові документи відповідно до переліку облікових документів, що ведуться в службі забезпечення військової частини (додаток 45).
3. Усі первинні документи, які оформлюються в службі забезпечення військової частини, реєструються в книзі реєстрації облікових документів.
4. Облік наявності, руху та якісного (технічного) стану озброєння, військової техніки та іншого категорійного майна ведеться в картках обліку військового майна (категорійного) або в книгах обліку наявності та руху військового майна (служба забезпечення) (додаток 46) (далі - книга обліку військового майна (служба забезпечення)). Некатегорійного військового майна - у картках обліку військового майна (некатегорійного) або в книгах обліку військового майна (служба забезпечення).
5. Облік озброєння та військової техніки, що знаходяться в підрозділах, ведеться у відповідних службах забезпечення військової частини в книзі обліку за номерами і закріплення озброєння, військової техніки та іншого військового майна (додаток 47) (далі - книга обліку за номерами і закріплення військового майна).
6. Облік технічного стану, комплектності та напрацювання кожної одиниці військового майна, які обліковуються за номерами і технічним станом, у службах забезпечення військової частини ведеться:
озброєння та військової техніки - у книзі обліку озброєння, військової техніки та іншого військового майна за номерами і технічним станом (додаток 48);
ракет - у книзі обліку виробів за номерами і технічним станом (додаток 49);
повітрянодесантної техніки - у книзі обліку повітрянодесантної техніки за номерами і технічним станом (додаток 50);
засобів вимірювальної техніки військового призначення - у книзі обліку технічного стану ЗВТВП.
Облік технічного стану, комплектності і напрацювання озброєння і техніки ведеться тільки за тими зразками, для яких передбачені формуляри (паспорти).
7. Несправні озброєння та військова техніка обліковуються в службі забезпечення військової частини в книзі обліку несправного озброєння та військової техніки (додаток 51). У цій книзі обліку також ведеться облік ходу відновлення їх готовності.
8. Комплектність одиничних комплектів ЗІП та хід їх поповнення обліковуються в службі забезпечення військової частини в картці некомплектності сумарно за всі комплекти, що знаходяться в підрозділах та на складі військової частини.
9. Особливості організації і ведення обліку військового майна на кораблях (суднах) визначаються Командуванням Військово-Морських Сил Збройних Сил України (далі - Командування ВМС).
10. Облік наявності, руху і якісного (технічного) стану військового майна в підрозділі організовує командир підрозділу. У підрозділі ведуться облікові документи відповідно до переліку облікових документів, що ведуться в підрозділі (додаток 52).
11. Облік військового майна (крім бронетанкового озброєння і техніки, автомобільної техніки і майна, електрогазової техніки та майна, засобів інженерного озброєння і техніки служби пального) ведеться загалом за підрозділ у книзі обліку військового майна (склад, підрозділ), у якій на кожний вид військового майна виділяється окремий розділ.
Первинні записи у цій книзі проводяться у відповідній службі забезпечення військової частини і завіряються підписом начальника служби забезпечення. Наступні записи проводяться командиром підрозділу (матеріально відповідальною особою).
Військове майно, яке надійшло до підрозділу чи відправлено (здано) з підрозділу, ставиться на облік (знімається з обліку) у книзі обліку військового майна (склад, підрозділ) у той самий день. Дані цієї книги обліку повинні щоденно відображати достовірну наявність військового майна.
Військове майно, яке видане в користування військовослужбовцям підрозділу ставиться на облік у книзі обліку військового майна, виданого військовослужбовцям (додаток 53).
12. Облік бронетанкового озброєння і техніки, автомобільної техніки і майна, електрогазової техніки та майна, засобів інженерного озброєння та техніки служби пального ведеться командиром підрозділу в книзі обліку за номерами і закріплення військового майна.
13. Облік технічного стану, комплектності і напрацювання озброєння і техніки в підрозділі ведеться тільки за тими зразками, для яких передбачені формуляри (паспорти). Цей облік ведеться командиром підрозділу у формулярах (паспортах). Крім того, у формулярах (паспортах) відображаються дані щодо обслуговування і ремонту озброєння та техніки.
14. За організацію ведення формулярів (паспортів) відповідають командир, заступник командира підрозділу з озброєння (старший технік, технік підрозділу). Формуляри (паспорти) зберігаються у встановленому порядку.
15. Стан комплектності одиничних комплектів ЗІП обліковується командиром підрозділу в картці некомплектності, яка зберігається разом з формуляром (паспортом) відповідного зразка озброєння.
16. Облік зброї і боєприпасів, виданих особовому складу підрозділу в тимчасове користування для несення вартової служби (на навчання, заняття і для виконання інших завдань), у підрозділі ведеться в книзі видачі зброї і боєприпасів, зразок якої наведено в додатку 10 до Статуту внутрішньої служби Збройних Сил України .
Інше військове майно, видане особовому складу у вказаних випадках, обліковується в книзі обліку військового майна, що видається в тимчасове користування. Також за цією книгою здаються в ремонт озброєння та військова техніка.
Військове майно, видане в тимчасове користування, з обліку підрозділу не знімається.
17. Порядок ведення обліку пального, мастильних матеріалів, технічних рідин та технічних засобів служби пально-мастильних матеріалів в підрозділі військової частини визначено в розділі ХVІІІ цієї Інструкції.
18. У підрозділах, розміщених окремо від військової частини, облік військового майна ведеться командирами підрозділів або посадовими (службовими) особами, призначеними наказом командира військової частини.
19. У ремонтних підрозділах ведеться облік:
табельного обладнання та інструменту, а також отриманих зі складу військової частини агрегатів, ЗІП розсипом (у комплектах) і витратних матеріалів - у книзі обліку військового майна та книзі обліку ЗІП;
військового майна, прийнятого в ремонт (на технічне обслуговування, регламентні роботи, обробку), а також витрачених агрегатів, ЗІП і витратних матеріалів під час виконання цих робіт та на поповнення комплектів ЗІП - у книзі обліку ремонту.
Військове майно, яке надійшло в ремонт (на технічне обслуговування, регламентні роботи, обробку), у книгу обліку військового майна (склад, підрозділ) не записується.
20. Інструмент і пристрої, видані особовому складу ремонтного підрозділу, а також водіям (екіпажам) машин, які ремонтуються, для виконання визначених робіт на строк не більше місяця, обліковуються в книзі обліку військового майна, що видається в тимчасове користування, а на більший строк - у картках обліку військового майна особистого користування (додаток 54) та у книзі обліку військового майна, виданого військовослужбовцям.
21. У ремонтному підрозділі військової частини, який здійснює зарядження, контрольно-тренувальні цикли і ремонт акумуляторів, облік їх технічного стану ведеться в книзі обліку технічного стану акумуляторних батарей (додаток 55).
22. У ремонтному підрозділі, який здійснює повірку, калібрування чи ремонт засобів вимірювальної техніки військового призначення, облік технічного стану цих засобів ведеться в книзі обліку технічного стану ЗВТВП.
23. Облік військового майна на складі (у сховищі) військової частини ведеться начальником складу (сховища) або особою, яка відповідно до наказу командира військової частини тимчасово виконує обов’язки за штатною посадою начальника складу (сховища) і на яку покладаються обов’язки з приймання (видавання) зберігання та ведення обліку військового майна на складі (у сховищі).
У складі (у сховищі) військової частини ведуться облікові документи відповідно до переліку облікових документів, що ведуться на складі військової частини (додаток 56).
24. У складі (сховищі) ведеться облік наявності і руху військового майна в кількісному вираженні, за якісним (технічним) станом, а у вартісних показниках - в ціновому вираженні за одиницю обліку.
25. Облік військового майна на складі (у сховищі) військової частини ведеться:
озброєння, військової техніки та іншого військового майна, яке обліковується за категоріями, - у книгах обліку військового майна (склад, підрозділ), картках обліку військового майна (категорійного);
запасних інструментів та приладдя розсипом, матеріалів і майна служб ракетного озброєння і ракетно-артилерійського озброєння, що обліковується за категоріями, - у книзі обліку ЗІП;
іншого військового майна - у картках обліку некатегорійного військового майна (некатегорійного) або в книзі обліку ЗІП.
Порядок ведення обліку ракет та боєприпасів на складі (у сховищі) військової частини визначено Інструкцією про організацію обліку, зберігання і видачі стрілецької зброї та боєприпасів у Збройних Силах.
26. Технічний стан, комплектність і напрацювання кожної одиниці озброєння та військової техніки, для яких передбачені формуляри (паспорти), відображаються на складі (у сховищі) у цих формулярах (паспортах). Разом із формулярами (паспортами) на індивідуальні ЗІП озброєння (техніки) ведуться і зберігаються картки некомплектності.
27. На кожну партію військового майна, яке надійшло на склад (у сховище), оформлюється стелажний ярлик.
Під час відправлення військового майна зі складу (сховища) на кожний ящик (тюк, контейнер тощо) оформлюється пакувальний лист.
28. Приймання військового майна військовою частиною від перевізників здійснюється відповідно до положень, викладених у пунктах 20-24 розділу ІV цієї Інструкції.
29. Приймання військового майна приймальником військової частини в центрах забезпечення здійснюється на підставі нарядів на видавання (приймання) служби забезпечення органу військового управління за накладними ( форма № З-3) або актами приймання-передачі основних засобів, оформлених вантажовідправником з наданням ним довіреності встановленого зразка (чекової вимоги).
31. Документальне оформлення перевезення військового майна, яке прийняте (відправлене) за одним первинним документом (накладною, актами приймання-передачі) на декількох автомобілях (літаках, вертольотах, суднах, рейдових плавзасобах), здійснюється відповідно до пункту 34 розділу ІV цієї Інструкції.
32. Приймання доставленого військового майна до військової частини у супроводі здавальника вантажу здійснюється у відповідності до пунктів 28-32 розділу ІV цієї Інструкції.
Під час приймання ракет, боєприпасів, пально-мастильних матеріалів та спеціальних рідин в обов’язковому порядку складається акт приймання-передачі військового майна.
На прийняті від здавальника вантажу пально-мастильні матеріали та продовольство в службі забезпечення військової частини оформлюється чекова вимога, яка передається здавальнику вантажу під підпис у корінці книжки чекових вимог. Талон чекової вимоги заповнюється на підставі первинного документа (акта приймання-передачі основних засобів, накладної, товарно-транспортної накладної тощо), який додається до нього.
33. Військове майно, яке на підставі нарядів на видавання (приймання) відповідних служб забезпечення органів військового управління доставлене на корабель у морі суднами допоміжного флоту з відповідних складів, приймається командирами бойових частин (старшими баталерами, баталерами) за накладними (форма № З-3) або за актом приймання-передачі основних засобів, а у разі доставки суднами комплексного постачання - за первинними документами цих суден. На прийняті пально-мастильні матеріали та продовольство оформлюється чекова вимога.
34. Військове майно, прийняте військовою частиною, оприбутковується у фінансово-економічному органі та відповідній службі забезпечення не пізніше наступного дня на підставі оформлених накладних (форма № З-3), актів приймання-передачі основних засобів або актів приймання-передачі військового майна у разі їх складання.
На складі військової частини прийняте військове майно в цей самий день записується в облікових регістрах за фактичною кількістю та якістю з подальшим оформленням стелажних ярликів із зазначенням гарантійних термінів зберігання і наступних оглядів (випробувань) військового майна.
35. Приймання військового майна на склад військової частини від підрозділів здійснюється за накладними на видавання (здавання) військового майна у військовій частині (додаток 57) (далі - накладна на видавання (здавання)) або накладними (форма № З-3), а також за роздавальними (здавальними) відомостями (додаток 58), які оформлюються у відповідній службі забезпечення військової частини.
36. Військове майно, крім продовольства, що надійшло у військову частину з військовослужбовцями строкової служби, які прибули з інших частин, приймається і оприбутковується за атестатами з книжки атестатів військовослужбовця (додаток 59) (далі - атестат військовослужбовця). У підрозділах здійснюється звірка даних атестатів військовослужбовців з фактичною наявністю та якістю військового майна у цих військовослужбовців, після чого атестати військовослужбовців передаються для перевірки до відповідних служб забезпечення військової частини.
37. При прибутті у військову частину підрозділу (команди) з одним атестатом військовослужбовця, оформленим на весь підрозділ (команду), перевірка фактичної наявності та якості військового майна, яке надійшло, здійснюється комісією, призначеною командиром військової частини, з урахуванням даних іменних списків військовослужбовців строкової служби підрозділу (команди), що додаються до атестата.
38. Військове майно, яке надійшло у військову частину у випадках, зазначених у пунктах 36, 37 цього розділу, після перевірки їх фактичної наявності, якісного стану і відповідності даним атестатів військовослужбовців ставиться на облік у підрозділах, у які направлені військовослужбовці строкової служби, у книгах обліку військового майна (склад, підрозділ).
39. Атестати військовослужбовців з відмітками командирів підрозділів (матеріально відповідальних осіб) про приймання усього військового майна, яке закріплене за військовослужбовцями, повертаються у відповідні служби забезпечення.
40. У разі невідповідності фактичної наявності та якісного стану військового майна, яке надійшло, даним атестатів військовослужбовців (іменних списків військовослужбовців строкової служби) складається акт зняття залишків (додаток 60) на підставі якого військове майно ставиться на облік у підрозділах за його фактичною наявністю та якістю. Акт зняття залишків разом з атестатом військовослужбовця (іменними списками військовослужбовців строкової служби) передається до відповідної служби забезпечення військової частини, де військове майно ставиться на облік відповідно до даних атестата військовослужбовця.
Виявлена нестача військового майна на підставі наказу командира військової частини і затвердженого ним акта зняття залишків знімається з основного обліку та записується:
у фінансово-економічному органі військової частини - у книгу обліку нестач встановленої форми;
у відповідній службі забезпечення - у книгу обліку втрат військового майна (додаток 5 до Порядку списання військового майна ).
Для встановлення причин нестач і винних у цьому осіб командир військової частини призначає службове розслідування, після закінчення якого приймає рішення відповідно до вимог нормативно-правових актів.
41. У разі прибуття військовослужбовця строкової служби (підрозділу, команди) до військової частини без атестата військовослужбовця на будь-який вид військового майна, військове майно, що в нього знаходиться, ставиться на облік за фактичною наявністю та якістю на підставі акта зняття залишків, який підписується командиром підрозділу, куди направлено цього військовослужбовця (команду), і начальником відповідної служби військової частини.
Одночасно до військової частини, звідки прибув військовослужбовець строкової служби (підрозділ, команда), направляється запит на надання атестата військовослужбовця. Після отримання цього атестата проводиться звірка його даних з кількістю та якістю фактично прийнятого військового майна. У разі виявлення розбіжностей щодо кількості та якості прийнятого військового майна командир військової частини призначає службове розслідування.
42. На військовослужбовців, які проходять військову службу за контрактом у службі забезпечення військової частини, на підставі атестата військовослужбовця оформлюється та ведеться картка обліку військового майна особистого користування.
43. Військове майно, виготовлене в ремонтному підрозділі військової частини, приймається на склад військової частини за накладними ( форма № З-3), які виписуються у відповідних службах забезпечення військової частини.
44. Придатні прилади, вузли, агрегати, запасні частини, деталі і ремонтні матеріали, одержані після розбирання (розділення, розпорювання) списаного озброєння, техніки та іншого військового майна, приймаються і ставляться на облік військової частини згідно з Порядком списання військового майна.
45. Військове майно, закуплене за децентралізованими розрахунками, приймається і оприбутковується у військовій частині на підставі первинних документів постачальника за актами приймання-передачі військового майна.
46. Відпускання (видавання) військового майна, крім боєприпасів на практичні (бойові) стрільби, зі складу військової частини підрозділам і окремим військовослужбовцям проводиться за накладними на видавання (здавання) (за накладними (форма № З-3)) або за роздавальними (здавальними) відомостями, які виписуються у відповідних службах забезпечення військової частини.
47. За роздавальними (здавальними) відомостями відпускаються:
військове майно для регламентних робіт під час обслуговування озброєння та техніки;
пальне під час заправлення техніки;
однорідні предмети речового та іншого майна, а також продовольства під час масової видачі їх військовослужбовцям, які проходять службу за контрактом.
48. Артилерійські та стрілецькі боєприпаси, протитанкові керовані ракети, зенітні ракети ближньої дії, піротехнічні та імітаційні засоби зі складу військової частини видаються підрозділам на практичні та бойові стрільби в порядку, визначеному Інструкцією про організацію обліку, зберігання і видачі стрілецької зброї та боєприпасів у Збройних Силах.
49. Видавання військового майна військовослужбовцям строкової служби підрозділу в особисте користування здійснюється під підпис:
предметів особистого користування - у роздавальній (здавальній) відомості;
зброї - у порядку, визначеному Інструкцією про організацію обліку, зберігання і видачі стрілецької зброї та боєприпасів у Збройних Силах;
інвентарних предметів - у книзі обліку військового майна, що видається в тимчасове користування;
мила і змінної білизни - у книзі обліку видавання мила, миття в лазні та заміни білизни (додаток 61).
50. Видавання військового майна зі складу військової частини в тимчасове користування на строк більше місяця оформлюється накладними на видавання (здавання) або накладними (форма № З-3).
51. Передавання військового майна з одного підрозділу до іншого в межах військової частини здійснюється на підставі наказу (розпорядження) командира військової частини (начальника штабу) за первинними документами, виданими службами забезпечення військової частини.
Передавання озброєння та військової техніки, які обліковуються за номерами і технічним станом, з одного підрозділу до іншого оформлюється актами приймання-передачі військового майна та актами технічного стану. При цьому на зразки (комплекти) озброєння та військової техніки, до складу яких входять автомобільні або бронетанкові базові шасі у актах технічного стану в обов’язковому порядку вказуються їх обліково-номерні показники.
Передавання іншого військового майна з одного підрозділу до іншого (крім того, що передається з особовим складом) оформлюється накладними на видавання (здавання).
52. Передавання військового майна з військовослужбовцем строкової служби під час переведення його з одного підрозділу військової частини до іншого здійснюється за роздавальними (здавальними) відомостями. Перед вибуттям військовослужбовець строкової служби здає командиру підрозділу (матеріально відповідальній особі) зброю, яка за ним обліковується, під підпис у відомості закріплення зброї за особовим складом.
Здавання іншого інвентарного військового майна, яке обліковується за військовослужбовцем строкової служби, здійснюється під підпис у роздавальній (здавальній) відомості.
Командир підрозділу (матеріально відповідальна особа підрозділу) після здавання військовослужбовцем строкової служби зброї та інвентарного майна у книзі обліку військового майна (склад, підрозділ) знімає з обліку підрозділу військове майно, яке обліковується за військовослужбовцем.
У відповідних службах забезпечення та фінансово-економічному органі військової частини на підставі роздавальної (здавальної) відомості військове майно знімається з обліку підрозділу, з якого вибуває військовослужбовець строкової служби, та ставиться на облік за тим підрозділом, у який його направили. Роздавальна (здавальна) відомість передається до нового підрозділу під підпис командира цього підрозділу (матеріально відповідальної особи підрозділу) у книзі реєстрації облікових документів.
Командир підрозділу (матеріально відповідальна особа), до якого прибув військовослужбовець строкової служби, звіряє фактичну наявність у нього військового майна із записами у роздавальній (здавальній) відомості та ставить таке військове майно на облік у книзі обліку військового майна (склад, підрозділ).
53. Передавання озброєння, військової техніки, іншого військового майна, які обліковуються за номерами і технічним станом, з однієї частини до іншої здійснюється на підставі нарядів на видавання (приймання) служб забезпечення органів військового управління за актами приймання-передачі основних засобів зі складанням акта технічного стану. При цьому в наряді на видавання (приймання) служб забезпечення органів військового управління на зразки (комплекти) озброєння та військової техніки, які змонтовані на автомобільному (бронетанковому) шасі, в обов’язковому порядку вказуються відповідні базові шасі, а в актах технічного стану - їх обліково-номерні показники.
Під час отримання майна, яке передається з однієї військової частини до іншої, приймальник військової частини повинен мати довіреність встановленої форми, а для отримання пально-мастильних матеріалів і продовольства - чекову вимогу.
54. Передавання озброєння, техніки та іншого військового майна з військової частини до центрів забезпечення здійснюється на підставі нарядів на видавання (приймання) служб забезпечення органів військового управління за накладними ( форма № З-3) або актами приймання-передачі основних засобів. Після передавання військового майна перші примірники нарядів на видавання (приймання) залишаються разом із примірниками накладних або актів приймання-передачі основних засобів у вантажовідправника, другі примірники цих документів - у вантажоодержувача, треті - направляються вантажовідправником до служб забезпечення органів військового управління як донесення про виконання їх наряду на видавання (приймання) або інших розпорядчих документів.
Озброєння, військова техніка, інше військове майно передаються разом із заповненими формулярами (паспортами) та актами технічного стану.
55. Під час вибуття військовослужбовців строкової служби у складі підрозділу (команди) до іншої військової частини на військове майно, яке обліковується за підрозділом (командою), у відповідних службах забезпечення військової частини на підставі даних книги обліку військового майна (склад, підрозділ) виписуються атестати військовослужбовців.
До цих атестатів додаються іменні списки військовослужбовців строкової служби із зазначенням найменування та кількості військового майна, яке обліковується за кожним з них, номера зброї, категорії майна та дату їх видачі. Правильність записів в іменних списках підтверджуються особистими підписами військовослужбовців строкової служби, що вибувають. Кожний іменний список підписується начальником відповідної служби забезпечення, командиром підрозділу, що вибуває (старшим команди), та скріплюється мастиковою гербовою печаткою військової частини.
Атестати військовослужбовців та іменні списки військовослужбовців строкової служби видаються командиру підрозділу, що вибуває (старшому команди), під підпис у корінцях книжки атестатів військовослужбовців.
56. Під час переведення військовослужбовців строкової служби та тих, які проходять службу за контрактом, до іншої військової частини поодинці, а також під час дострокового звільнення (крім випадків звільнення за обвинувальним вироком суду, службової невідповідності займаній посаді, порушення умов виконання контракту з боку військовослужбовця, звільнення за станом здоров’я) із лав Збройних Сил військовослужбовців, які проходять службу за контрактом, на військове майно, яке обліковується за ними (крім особистої зброї, боєприпасів та інвентарного майна), на підставі даних карток обліку військового майна особистого користування та книг обліку військового майна, виданого військовослужбовцям виписується атестат військовослужбовця.
57. Перед вибуттям з військової частини до нового місця служби (звільненням з військової служби) військовослужбовці строкової служби здають під підпис:
у відомості закріплення зброї за особовим складом - зброю, яка за ними обліковується;
у роздавальній (здавальній) відомості - інше військове майно.