Про затвердження Порядку проведення перевірок стану архівної справи в архівних установах України

Відповідно до абзацу третього статті 24 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

1. Затвердити Порядок проведення перевірок стану архівної справи в архівних установах України, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Укрдержархівом планових (позапланових) комплексних, тематичних, контрольних перевірок стану архівної справи державних архівів областей, міста Києва, галузевих архівів, архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад (далі - архівні установи).

2. Основними завданнями перевірки є:

організація і вдосконалення роботи архівних установ, надання їм організаційно-методичної допомоги;

оцінка діяльності архівних установ щодо їх функціонування, виконання основних показників розвитку архівної справи;

своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства у сфері архівної справи та діловодства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричиняють.

1. Планова перевірка стану архівної справи архівної установи проводиться на підставі плану роботи Укрдержархіву, затвердженого Міністром юстиції України, фахівцями Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи.

2. Фахівці Укрдержархіву здійснюють такі планові перевірки: комплексна, тематична, контрольна.

Комплексна перевірка передбачає всебічне вивчення всіх напрямів діяльності архівної установи і проводиться не частіше ніж один раз на п’ять років.

Комплексною перевіркою охоплюється коло питань, визначених запитальниками (додатки 1, 2, 3).

Тематична перевірка здійснюється з метою оцінки окремих напрямів діяльності архівної установи.

Тематична перевірка проводиться працівниками структурного підрозділу Укрдержархіву, до компетенції якого належать питання окремих напрямів діяльності, що підлягають перевірці.

Контрольна перевірка здійснюється з метою оцінки усунення недоліків, виявлених під час комплексної або тематичної перевірки.

Контрольна перевірка здійснюється керівником робочої групи самостійно або за необхідності робочою групою.

Під час контрольної перевірки оцінці підлягають як усунення недоліків, виявлених попередньою перевіркою, так і недоліки, що виникли після її проведення.

3. Позапланова перевірка проводиться за таких обставин:

доручення органу державної влади;

виявлення фактів крадіжки, підроблення документів в архівній установі;

виявлення недостовірності відомостей, заявлених у звітних документах, поданих архівною установою;

неподання у встановлений законодавством строк документів обов’язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню таких документів;

звернення юридичних осіб та громадян про порушення архівною установою вимог законодавства у сфері архівної справи та діловодства.

Під час проведення позапланової перевірки з’ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення.

4. Рішення щодо проведення перевірки приймається Головою Укрдержархіву та оформлюється наказом, у якому визначаються строки її проведення, затверджується склад робочої групи.

Строк проведення перевірки та склад робочої групи визначаються з урахуванням профілю роботи архівної установи, яка перевіряється, та обсягу робіт, необхідного для виконання поставленого завдання.

У разі необхідності до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.

5. Керівник робочої групи:

формує персональний склад робочої групи на підставі пропозицій керівників структурних підрозділів;

готує план перевірки, який затверджується Головою Укрдержархіву;

інформує не пізніше ніж за сім календарних днів до дня проведення планової перевірки центральний орган виконавчої влади, у якому створено галузевий державний архів, місцевий орган виконавчої влади, орган місцевого самоврядування про строк її проведення, склад робочої групи та направляє копію плану перевірки і перелік документів (відомостей), які мають бути підготовлені архівною установою до початку проведення перевірки;

забезпечує координацію роботи членів робочої групи при підготовці та проведенні перевірки.

6. Члени робочої групи:

здійснюють попередній аналіз стану архівної справи в архівній установі на підставі вивчення планово-звітної документації, довідок попередніх перевірок з метою контролю за усуненням архівною установою попередніх зауважень і недоліків;

беруть участь у перевірці напрямів діяльності архівної установи відповідно до компетенції;

здійснюють методичну і практичну допомогу та вносять відповідні пропозиції з метою усунення виявлених порушень.

7. Члени робочої групи мають право:

отримувати копії документів, у тому числі виготовлені засобами копіювально-розмножувальної техніки, для долучення їх до матеріалів перевірки;

отримувати інформацію від експертів, інших працівників архівних установ, які не увійшли до складу робочої групи.

8. У своїй діяльності члени робочої групи керуються Конституцією та чинним законодавством.

Для перевірки структурних підрозділів архівної установи з особливим режимом роботи допускаються працівники, які мають відповідний допуск до державної таємниці, оформлений в установленому законодавством порядку.

9. Строк проведення комплексної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, тематичної та контрольної – п’яти робочих днів.

У разі потреби продовження строку проведення перевірки здійснюється Головою Укрдержархіву за поданням керівника робочої групи.

1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів робочої групи на перевірку.

2. Керівник та члени робочої групи витребовують в архівної установи необхідні документи та інформацію, що стосується питань, які перевіряються (у тому числі з обмеженим доступом), зокрема:

оригінали розпорядчих документів;

протоколи, інші матеріали нарад і засідань колегіальних, дорадчих органів;

статистичні звіти та інші документи, що утворюються під час діяльності архівної установи відповідно до номенклатури справ;

облікові документи;

письмові аналітичні або інформаційні довідки, підписані відповідальною посадовою особою або її керівником;

усні пояснення, що стосуються питань, які перевіряються.

3. Архівна установа зобов’язана надати робочій групі повну, всебічну та об’єктивну інформацію з усіх питань, які можуть виникнути під час проведення перевірки, та створити належні умови для її проведення.

4. У разі створення перешкод членам робочої групи під час перевірки керівником робочої групи складається акт, у якому фіксується факт створення перешкод.

5. Члени робочої групи, що здійснюють перевірку, взаємодіють з органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, контролюючими та правоохоронними органами.

1. Результати перевірки оформляються довідкою, яку складає керівник робочої групи шляхом узагальнення поданих звітів (довідок) членів робочої групи.

2. У довідці висвітлюються показники, які характеризують роботу архівної установи у межах періоду, що перевіряється, фіксуються виявлені недоліки та порушення (за наявності) з посиланням на норми нормативно-правових актів.

До довідки додаються (за необхідності) копії документів, що підтверджують факт порушення, письмові пояснення посадових осіб архівної установи щодо встановлених порушень, інформативні додатки, аналітичні діаграми, таблиці, схеми.

У довідці також зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та відображається факт відмови посадових осіб надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів (якщо такий мав місце).

3. Довідка підписується всіма членами робочої групи і подається керівнику архівної установи, що перевірялася, для ознайомлення не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів після закінчення перевірки.

4. Член робочої групи, який не погоджується з висновками, викладеними в довідці, має право письмово викласти свою окрему думку, що долучається до довідки. При цьому в довідці нижче підпису робиться відмітка: "Зауваження і пропозиції додаються".

5. Керівник архівної установи засвідчує своє ознайомлення з довідкою особистим підписом. За наявності заперечень або зауважень до змісту довідки про перевірку керівник, що її підписує, робить про це застереження: "Зауваження і пропозиції додаються" і не пізніше ніж через три робочих дні з дня ознайомлення подає з цього приводу письмові пояснення, що додаються до довідки.

6. На підставі довідки керівник робочої групи готує проект рішення колегії Укрдержархіву.

1. Результати проведеної перевірки (комплексної, тематичної, контрольної) обговорюються на засіданні колегії Укрдержархіву, рішення колегії вводиться в дію наказом Укрдержархіву.

2. В обговоренні результатів перевірки обов’язково бере участь керівник архівної установи, що перевірялася. За необхідності можуть запрошуватися інші посадові особи, відповідальні за певні напрями діяльності архівної установи.

3. У рішенні колегії зазначаються загальні висновки та рекомендації щодо покращення роботи та усунення недоліків, виявлених в архівній установі, встановлюються конкретні строки виконання завдань, що беруться на контроль, зазначається строк проведення контрольної перевірки.

4. Керівництво архівної установи, яка перевірялась, розглядає підсумки проведеної перевірки на засіданні колегії (дирекції) архівної установи, складає та затверджує план заходів з усунення недоліків, який у визначений колегією (дирекцією) строк направляється до Укрдержархіву для здійснення контролю за ходом його виконання.

5. Рішення колегії Укрдержархіву надсилається:

керівникам усіх архівних установ для ознайомлення та врахування в роботі;

відповідним органам державної влади, місцевого самоврядування для ознайомлення та вжиття заходів.

1. Контроль за виконанням загальнодержавних та регіональних програм з архівної справи.

2. Взаємодія з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування щодо вирішення питань архівної справи і діловодства.

3. Наявність наказу про розподіл обов’язків у керівництві державного архіву, повнота розподілу функцій за напрямами діяльності, визначеними у положенні про держархів.

4. Наявність затвердженої структури, штатного розпису держархіву, дата затвердження. Відповідність структури головним завданням держархіву.

5. Наявність затверджених положень про структурні підрозділи держархіву, дата затвердження.

6. Наявність посадових інструкцій працівників. Відповідність посадових інструкцій державних службовців вимогам типових професійно-кваліфікаційних характеристик. Охоплення посадовими інструкціями працівників усіх функцій і напрямів діяльності відповідного підрозділу.

7. Планування роботи держархіву, його структурних підрозділів та їх працівників. Обґрунтованість і реальність планів. Дата затвердження. Коригування планових завдань та контроль за ходом їх виконання. Факти порушення строків розроблення і подання відповідної планово-звітної документації до Укрдержархіву.

8. Організація роботи колегії:

наявність положення та затвердженого персонального складу колегії держархіву;

планування роботи колегії, наявність протоколів засідань, посадової особи, на яку покладено обов’язки з організації її роботи, контроль за виконанням її рішень. Відповідність фактично проведених засідань запланованим (кількісна та тематична);

тематика та актуальність питань, що виносяться на засідання колегії, пов’язаних з реалізацією покладених на держархів завдань;

якість рішень колегії (конкретність пунктів рішень, зазначення виконавців, термінів виконання завдань);

наявність наказів з оголошенням рішення колегії. Повторний розгляд питань у порядку контролю.

9. Наявність і діяльність інших дорадчих органів (науково-методична рада, громадська колегія тощо).

10. Стан науково-методичної роботи. Розробка актуальних нормативно-методичних документів. Участь у конкурсі науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії та конкурсі на здобуття премії імені Василя Веретеннікова.

11. Організація методичного керівництва за діяльністю архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів. Взаємодія з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування у розв’язанні питань архівної справи і діловодства.

1. Дата затвердження списків юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду України (далі – НАФ України), які передають і не передають документи (списки № 1 і № 2), в діяльності яких не утворюються документи НАФ України (список № 3), повнота списків.

2. Кількість установ – джерел комплектування, зміни за останні 10 років.

3. Наявність контрольно-довідкової картотеки, наглядових справ на установи списків № 1 та № 2, стан їх ведення.

4. Організація роботи щодо подання документів новостворених юридичних і фізичних осіб на експертизу цінності з метою внесення цих документів до складу НАФ України. Наявність попередніх списків (картотек) власників потенційних джерел формування НАФ України.

5. Виконання планових завдань з приймання документів на державне зберігання.

6. Організація роботи з установами – джерелами формування:

кількість перевірок (комплексних, тематичних, контрольних) установ – джерел формування, їх результативність, якість складання довідок за підсумками перевірок;

аналіз показників стану і обсягів документів, що зберігаються в архівних підрозділах установ;

впровадження положень про експертні комісії, архівний підрозділ;

заходи щодо поліпшення організації діловодства в установах – джерелах формування, участь у розробці інструкцій з діловодства;

проведення огляду забезпечення збереженості документів в архівних підрозділах установ, його підсумки;

упорядкування документів працівниками держархіву (приватними підприємцями), якість їх обробки;

кількість справ (у процентному відношенні), упорядкованих держархівом (приватними підприємцями), порівняно з кількістю справ, які упорядковані власними силами установ, якість їх упорядкування;

кількість проведених семінарів, лекцій, консультацій з працівниками архівних підрозділів та діловодних служб за рік, їх тематика;

функціонування курсів підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів установ та діловодних служб.

7. Організація роботи експертно-перевірної комісії:

наявність положення про експертно-перевірну комісію, його відповідність Типовому положенню про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1228/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1063/23595. Склад експертно-перевірної комісії;

планування роботи експертно-перевірної комісії, звітування про проведену роботу. Організація роботи експертно-перевірної комісії (стан ведення протоколів, тематика питань, що розглядаються на засіданнях, кількість запрошуваних до участі у засіданні експертно-перевірної комісії представників архівних підрозділів установ, кількість засідань за рік);

виконання планових завдань (схвалення та подання на затвердження описів справ постійного зберігання, погодження описів справ з особового складу, номенклатури справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертну комісію);

погодження актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ України, у тому числі документів недержавних структур;

проведення експертизи цінності документів, оформлення її результатів;

заслуховування на засіданнях експертно-перевірної комісії представників установ, голів експертних комісій про стан розшуку відсутніх документів НАФ України і документів з особового складу, якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування та зберігання документів;

випадки втрати документів НАФ України або їх пошкодження в установах, заходи щодо їх розшуку.

8. Ознайомлення з описами справ, номенклатурами справ, іншими документами, схваленими та погодженими експертно-перевірними комісіями держархіву.

1. Характеристика і стан будівлі держархіву, систем життєзабезпечення, стелажного обладнання.

2. Санітарно-гігієнічний режим у сховищах:

санітарний стан сховищ, періодичність проведення вологих прибирань, знепилення стелажів, шаф, дезінфекція і дезінсекція сховищ, коробок і справ;

наявність сторонніх предметів;

наявність комах, гризунів, плісняви.

3. Температурно-вологісний режим:

наявність та технічний стан системи кондиціювання повітря;

наявність контрольно-вимірювальних приладів, систематичність вимірювань кліматичних параметрів повітря;

наявність значних коливань кліматичних параметрів, проведення робіт з оптимізації.

4. Світловий режим:

організація захисту документів від дії природного і штучного освітлення;

стан картонування (відсоток закартонованих документів, якість картонажу).

5. Охорона приміщень архіву:

наявність та стан охоронної сигналізації, підключення її до центрального пульта охорони;

наявність охорони приміщень підрозділами Державної служби охорони України при Міністерстві внутрішніх справ України за договорами;

наявність металевих ґрат на вікнах, металевих дверей у сховищах, стан замкових пристроїв;

організація контрольно-пропускного режиму, порядок опечатування і розпечатування сховищ.

6. Розміщення документів у сховищах:

схема розміщення фондів;

топографічні покажчики.

7. Наявність, розміщення та ведення обліку страхового фонду та фонду користування документами.

8. Перевірка наявності і стану справ та оформлення її результатів:

періодичність проведення перевірок;

складання аркушів та актів перевіряння наявності та стану документів;

ведення картотеки обліку невиявлених документів;

результати розшуку невиявлених справ;

ведення картотеки обліку фізичного стану документів.

9. Забезпечення збереженості унікальних документів:

умови зберігання;

наявність автоматичних охоронних і пожежних сигналізацій у сховищах;

зовнішнє оформлення.

10. Забезпечення фізичної збереженості документів:

фізичний стан документів;

виконання планів з реставрації і оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення і мікрофільмування документів, якість цих робіт.

11. Надзвичайні ситуації, унаслідок яких постраждали документи. Обсяги втрачених і постраждалих документів. Заходи щодо врятування документів.

12. Забезпечення збереженості документів під час користування ними і передачі на реставрацію та створення страхового фонду та фонду користування:

ведення книг видачі справ зі сховищ;

контроль за своєчасним поверненням справ до сховищ;

умови зберігання справ, виданих до читального залу та підрозділів держархіву;

дотримання правил видачі справ у тимчасове користування за межі держархіву.

13. Пожежна безпека держархіву:

наявність та стан пожежної сигналізації, її підключення до пульта пожежного спостереження;

наявність автоматичної системи пожежогасіння, інших засобів протипожежного захисту, їх стан;

стан електропроводки;

наявність плану евакуації документів, стан евакуаційних виходів;

проведення інструктажів та організація занять працівників з питань пожежної безпеки;

періодичність перезарядки вогнегасників;

обробка дерев’яних конструкцій вогнегасним розчином.

14. Кількість фондів та справ, що зберігаються в держархіві, та відповідність їх обліковим документам держархіву. Наявність розходження паспортних даних із фактичною наявністю справ, причини невідповідності.

15. Кількість необлікованих, неописаних, ненумерованих справ, рік прийому їх на державне зберігання.

16. Наявність інструкції з обліку документів НАФ України в держархіві.

17. Ведення основних облікових документів (книга надходжень документів на постійне зберігання, список фондів, справи фондів, описи, реєстр описів тощо), умови їх зберігання та доступ до них, їх фізичний стан.

18. Наявність допоміжних облікових документів.

19. Наявність та стан створення електронної бази даних "Архівні фонди України".

1. Довідковий апарат:

наявність і система каталогів (систематичний, географічний, іменний, тематичний). Оцінка перспектив оцифровування описів для використання в читальному залі держархіву;

наявність і система пошукових засобів (покажчики, огляди, фондові та тематичні, міжфондові тощо), перспективи поповнення їх кількості, створення електронних баз даних;

наявність друкованих, машинописних, електронних довідників, путівників, каталогів, покажчиків та їх доступність для користувачів;

наявність пошукових та довідкових баз даних, характер використання, відсоток фондів, описів, справ, які вони охоплюють;

види довідкового апарату, до яких найчастіше звертаються з метою використання документів;

документи держархіву, що взагалі не використовуються або використовуються дуже мало, їх кількість, тематика.

2. Співпраця із засобами масової інформації:

наявність плану роботи із засобами масової інформації та звіту про його виконання;

форми співпраці:

угода, контракт, інше;

за яких умов здійснюється співпраця;

структурний підрозділ (окремий працівник), на який (якого) покладено обов’язки із забезпечення зв’язків із засобами масової інформації.

3. Виконання запитів:

тематика, терміни виконання та кількість соціально-правових запитів, що надходили до держархіву, у тому числі поданих на особистому прийомі;

наявність та характер скарг на працівників архіву, які виконують запити;

види тематичних запитів, вартість їх виконання;

виконання тематичних запитів, які можуть бути оскаржені;

заходи, вжиті держархівом для покращення роботи із запитами фізичних та юридичних осіб;

кількість та географія генеалогічних запитів.

4. Інші послуги, що надаються архівом, з використання інформації.

5. Міжнародна діяльність:

кількість закордонних відряджень та наявність звітів про їх результати;

наявність міжнародних угод (договорів) та виконання зобов’язань за ними;

кількість іноземців, що відвідують читальний зал, тематика їхніх досліджень;

участь у реалізації галузевої програми "Зарубіжна україніка", інше.

6. Робота читального залу:

режим роботи, технічне обладнання читального залу;

умови роботи дослідників, наявність робочих місць з виходом до мережі Інтернет;

нормативні та розпорядчі документи, за якими працює читальний зал;

середня кількість користувачів (щороку, щокварталу, щомісяця), їх відгуки про роботу читального залу;

облік відвідувачів, наявність допоміжних картотек;

наявність, оформлення та зберігання справ дослідників;

категорії відвідувачів читального залу, мета, тематика їх досліджень;

кількість відвідувань читального залу та кількість одиниць зберігання, що видаються до читального залу (у середньому в день одним працівником).

7. Структурні підрозділи (співробітники), що залучаються до робіт з використання інформації (якщо виникає потреба), як часто відбувається таке залучення, на яких засадах.

8. Видавнича діяльність:

організація та здійснення роботи з підготовки збірників документів, довідкових видань, наявність археографів у штаті;

засади, на яких здійснюється підготовка збірників, їх розробники, співрозробники;

формування редколегії, склад упорядників, здійснення робіт.

9. Структурні підрозділи, що займаються роботами з усіх форм використання інформації.

10. Види документів, що використовуються при ініціативному інформуванні, його ефективність.

11. Співпраця з громадськими організаціями.

1. Наявність служби охорони праці в держархіві.

2. Наявність затверджених інструкцій з охорони праці, їх відповідність Положенню про розробку інструкцій з охорони праці, затвердженому наказом Комітету по нагляду за охороною праці Міністерства праці та соціальної політики України від 29 січня 1998 року № 9, зареєстрованому у Міністерстві юстиції України 07 квітня 1998 року за № 226/2666.

3. Наявність у посадових інструкціях працівників питань з охорони праці у межах покладених на них завдань та функціональних обов’язків відповідно до чинного законодавства.

4. Проведення навчань і перевірок знань з питань охорони праці та періодичність їх проведення.

5. Проведення медичних оглядів працівників певних категорій відповідно до Порядку проведення медичних оглядів працівників певних категорій, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 21 травня 2007 року № 246, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 23 липня 2007 року за № 846/14113 (із змінами).

6. Наявність у держархіві аварій, нещасних випадків, професійних захворювань протягом останніх трьох років.

7. Наявність комісій з розслідування нещасних випадків виробничого та невиробничого характеру.

8. Проведення аналізу причин нещасних випадків виробничого та невиробничого характеру.

9. Періодичність розгляду стану травматизму невиробничого характеру на колегіях, виробничих нарадах.

10. Чи проводилася атестація робочих місць, дата і результати її проведення, заходи щодо усунення небезпечних і шкідливих для здоров’я факторів.

11. Створення атестаційної комісії для проведення атестації робочих місць за умовами праці.

12. Наявність наказів за результатами проведення атестацій робочих місць.

13. Дотримання вимог законодавства з охорони праці під час виконання робіт в архівосховищах, лабораторних приміщеннях, приміщеннях, де встановлено комп’ютерну техніку.

14. Включення до колективного(ї) договору (угоди) найважливіших питань запобігання травматизму невиробничого характеру, охорони праці.

15. Організація проведення навчань та інструктажів з питань охорони праці:

наявність наказу керівника держархіву щодо порядку проходження працівниками навчань, інструктажів і перевірки знань з питань охорони праці;

наявність для проведення інструктажів програм, затверджених керівником держархіву, їх відповідність порядку, встановленому Типовим положенням про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженим наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 26 січня 2005 року № 15, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 лютого 2005 року за № 231/10511 (із змінами);

наявність постійно діючої комісії для перевірки знань з питань охорони праці;

наявність журналів реєстрації інструктажів з питань охорони праці;

наявність журналу контролю за проходженням медичних оглядів працівниками;

забезпечення працівників засобами індивідуального захисту згідно з Положенням про порядок забезпечення працівників спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, затвердженим наказом Державного комітету України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду від 24 березня 2008 року № 53, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 травня 2008 року за № 446/15137 (із змінами).

1. Формування, умови зберігання та облік секретних і розсекречених справ і документів.

2. Ведення секретного діловодства.

3. Робота з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації та приведення їх у відповідність до вимог законодавства.

1. Взаємодія з органами виконавчої влади щодо вирішення питань архівної справи і діловодства.

2. Наявність наказу про розподіл обов’язків у керівництві галузевого державного архіву, повнота розподілу функцій за напрямами діяльності, нормативно визначеними в положенні про держархів.

3. Наявність затвердженої структури, штатного розпису держархіву, дата затвердження. Відповідність структури головним завданням держархіву.

4. Наявність затверджених положень про структурні підрозділи держархіву, дата затвердження.

5. Наявність посадових інструкцій працівників. Відповідність посадових інструкцій державних службовців вимогам типових професійно-кваліфікаційних характеристик. Охоплення посадовими інструкціями працівників усіх функцій і напрямів діяльності відповідного підрозділу.

6. Планування роботи держархіву, його структурних підрозділів та їх працівників. Обґрунтованість і реальність планів. Дата затвердження. Коригування планових завдань та контроль за ходом їх виконання. Факти порушення термінів розроблення і подання відповідної планово-звітної документації до Укрдержархіву.

1. Дата затвердження списків юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду України (далі – НАФ України), які передають і не передають документи (списки № 1 і № 2), у діяльності яких не утворюються документи НАФ України (список № 3), повнота списків.

2. Кількість установ – джерел комплектування, зміни за останні 10 років.

3. Наявність контрольно-довідкової картотеки, наглядових справ на установи списків № 1 та № 2, стан їх ведення.

4. Організація роботи щодо подання документів новостворених юридичних і фізичних осіб на експертизу цінності з метою внесення цих документів до складу НАФ України.

5. Виконання планових завдань з приймання документів на державне зберігання.

6. Організація роботи з установами – джерелами формування:

кількість перевірок (комплексних, тематичних, контрольних) установ – джерел формування НАФ України, їх результативність, якість складання довідок за підсумками перевірок;

участь у перевірках з питань організації діловодства та архівної справи в установах - джерелах формування НАФ України;

аналіз показників стану і обсягів документів, що зберігаються в установах - джерелах формування НАФ України;

впровадження положень про експертні комісії, архівний підрозділ;

проведення огляду забезпечення збереженості документів в архівних підрозділах установ, його підсумки;

упорядкування документів працівниками держархіву, якість їх обробки;

кількість проведених семінарів, консультацій з працівниками установ та діловодних служб, що є джерелами формування НАФ України, за рік, їх тематика.

7. Організація роботи експертно-перевірної комісії:

наявність положення про експертно-перевірну комісію. Склад експертно-перевірної комісії;

планування роботи експертно-перевірної комісії, звітування про проведену роботу. Організація роботи експертно-перевірної комісії (стан ведення протоколів, тематика питань, що розглядаються на засіданнях, кількість запрошуваних до участі у засіданні експертно-перевірної комісії представників установ, що є джерелами формування НАФ України, кількість засідань за рік);

виконання планових завдань (схвалення та подання на затвердження описів справ постійного зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертну комісію);

погодження актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ України;

проведення експертизи цінності документів, оформлення її результатів;

заслуховування на засіданнях експертно-перевірної комісії представників установ, голів експертних комісій про стан розшуку відсутніх документів НАФ України і документів з кадрових питань (особового складу), якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування та зберігання документів;

випадки втрати документів НАФ України або їх пошкодження в установах - джерелах формування НАФ України, заходи щодо їх розшуку.

8. Ознайомлення з описами справ, номенклатурами справ, іншими документами, схваленими та погодженими експертно-перевірними комісіями держархіву.

1. Характеристика і стан будівлі держархіву, систем життєзабезпечення, стелажного обладнання.

2. Санітарно-гігієнічний режим у сховищах:

санітарний стан сховищ, періодичність проведення вологих прибирань, знепилення стелажів, шаф, дезінфекція і дезінсекція сховищ, коробок і справ;

наявність сторонніх предметів;

наявність комах, гризунів, плісняви.

3. Температурно-вологісний режим:

наявність та технічний стан системи кондиціювання повітря;

наявність контрольно-вимірювальних приладів, систематичність вимірювань кліматичних параметрів повітря;

наявність значних коливань кліматичних параметрів, проведення робіт з оптимізації.

4. Світловий режим:

організація захисту документів від дії природного і штучного освітлення;

стан картонування (відсоток закартонованих документів, якість картонажу).

5. Охорона приміщень архіву:

наявність та стан охоронної сигналізації, підключення її до центрального пульта охорони;

наявність охорони приміщень підрозділами Державної служби охорони України при Міністерстві внутрішніх справ України за договорами;

наявність металевих ґрат на вікнах, металевих дверей у сховищах, стан замкових пристроїв;

організація контрольно-пропускного режиму, порядок опечатування і розпечатування сховищ.

6. Розміщення документів у сховищах:

схема розміщення фондів;

топографічні покажчики.

7. Наявність, розміщення та ведення обліку страхового фонду та фонду користування документами.

8. Перевірка наявності і стану справ та оформлення її результатів:

періодичність проведення перевірок;

складання аркушів та актів перевіряння наявності та стану документів;

ведення картотеки обліку невиявлених документів;

результати розшуку невиявлених справ;

ведення картотеки обліку фізичного стану документів.

9. Забезпечення фізичної збереженості документів:

фізичний стан документів;

виконання планів з реставрації і оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення і мікрофільмування документів, якість цих робіт.

10. Надзвичайні ситуації, унаслідок яких постраждали документи. Обсяги втрачених і постраждалих документів. Заходи щодо врятування документів.

11. Забезпечення збереженості документів під час користування ними і передачі на реставрацію та створення страхового фонду та фонду користування:

ведення книг видачі справ зі сховищ;

контроль за своєчасним поверненням справ до сховищ;

умови зберігання справ, виданих до читального залу та підрозділів держархіву;

дотримання правил видачі справ у тимчасове користування за межі держархіву.

12. Пожежна безпека держархіву:

наявність та стан пожежної сигналізації, її підключення до пульта пожежного спостереження;

наявність автоматичної системи пожежогасіння, інших засобів протипожежного захисту, їх стан;

стан електропроводки;

наявність плану евакуації документів, стан евакуаційних виходів;

проведення інструктажів та організація занять працівників з питань пожежної безпеки;

періодичність перезарядки вогнегасників;

обробка дерев’яних конструкцій вогнегасним розчином.

13. Кількість фондів та справ, що зберігаються в держархіві, та відповідність їх обліковим документам держархіву. Наявність розходження паспортних даних із фактичною наявністю справ, причини невідповідності.

14. Кількість необлікованих, неописаних, ненумерованих справ, рік прийому їх на державне зберігання.

15. Наявність Інструкції з обліку документів НАФ України в держархіві.

16. Ведення основних облікових документів (книга надходжень документів на постійне зберігання, список фондів, справи фондів, описи, реєстр описів тощо), умови їх зберігання та доступ до них, їх фізичний стан.

17. Наявність допоміжних облікових документів.

1. Довідковий апарат:

наявність і система каталогів (систематичний, географічний, іменний, тематичний). Оцінка перспектив оцифровування описів для використання в читальному залі держархіву;

наявність і система пошукових засобів (покажчики, огляди, фондові та тематичні, міжфондові тощо), перспективи поповнення їх кількості, створення електронних баз даних;

наявність друкованих, машинописних, електронних довідників, путівників, каталогів, покажчиків та їх доступність для користувачів;

наявність пошукових та довідкових баз даних, характер використання, відсоток фондів, описів, справ, які вони охоплюють;

види довідкового апарату, до яких найчастіше звертаються з метою використання документів.

2. Виконання запитів:

тематика, терміни виконання та кількість соціально-правових запитів, що надходили до держархіву, у тому числі поданих на особистому прийомі;

наявність та характер скарг на працівників держархіву, які виконують запити;

види тематичних запитів, вартість їх виконання;

заходи, вжиті держархівом для покращення роботи із запитами фізичних та юридичних осіб.

3. Інші послуги, що надаються держархівом, з використання інформації.

4. Робота читального залу:

режим роботи, технічне обладнання читального залу;

умови роботи дослідників, наявність робочих місць з виходом до мережі Інтернет;

нормативні та розпорядчі документи, за якими працює читальний зал;

середня кількість користувачів (щороку, щокварталу, щомісяця), їх відгуки про роботу читального залу;

облік відвідувачів, наявність допоміжних картотек;

наявність, оформлення та зберігання справ дослідників;

категорії відвідувачів читального залу, мета, тематика їх досліджень;

кількість відвідувань читального залу та кількість одиниць зберігання, що видаються до читального залу (у середньому в день одним працівником).

5. Видавнича діяльність:

організація та здійснення роботи з підготовки збірників документів, довідкових видань, наявність археографів у штаті;

засади, на яких здійснюється підготовка збірників, їх розробники, співрозробники;

формування редколегії, склад упорядників, здійснення робіт.

6. Види документів, що використовуються при ініціативному інформуванні, його ефективність.

1. Формування, умови зберігання та облік секретних і розсекречених справ і документів.

2. Ведення секретного діловодства.

3. Робота з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації та приведення їх у відповідність до вимог законодавства.

1. Контроль за виконанням регіональних програм з архівної справи.

2. Взаємодія з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування у розв’язанні питань архівної справи і діловодства.

3. Наявність посадових інструкцій працівників. Відповідність посадових інструкцій державних службовців вимогам типових професійно-кваліфікаційних характеристик. Охоплення посадовими інструкціями працівників усіх функцій і напрямів діяльності архіву.

4. Планування роботи архіву, його працівників. Коригування планових завдань та контроль за ходом їх виконання.

1. Дата затвердження списків юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду України (далі – НАФ України), які передають і не передають документи (списки № 1 і № 2), у діяльності яких не утворюються документи НАФ України (список № 3), повнота списків.

2. Кількість установ – джерел комплектування, зміни за останні 10 років.

3. Наявність контрольно-довідкової картотеки, наглядових справ на установи списків № 1 та № 2, стан їх ведення.

4. Організація роботи щодо подання документів новостворених юридичних і фізичних осіб на експертизу цінності з метою внесення цих документів до складу НАФ України. Наявність попередніх списків (картотек) власників потенційних джерел формування НАФ України.

5. Виконання планових завдань з приймання документів на державне зберігання.

6. Організація роботи з установами – джерелами формування:

кількість перевірок (комплексних, тематичних, контрольних) установ – джерел формування, їх результативність, якість складання довідок за підсумками перевірок;

аналіз показників стану і обсягів документів, що зберігаються в архівних підрозділах установ;

впровадження положень про експертні комісії, архівний підрозділ;

заходи щодо поліпшення організації діловодства в установах - джерелах формування, участь у розробці інструкцій з діловодства;

проведення огляду забезпечення збереженості документів в архівних підрозділах установ, його підсумки;

упорядкування документів працівниками архівного відділу (приватними підприємцями), якість їх обробки;

кількість справ (у процентному відношенні), упорядкованих архівним відділом (приватними підприємцями), порівняно з кількістю справ, які упорядковані власними силами установ, якість їх упорядкування;

кількість проведених семінарів, лекцій, консультацій з працівниками архівних підрозділів та діловодних служб за рік, їх тематика;

функціонування курсів підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів установ та діловодних служб.

7. Організація роботи експертної комісії:

наявність положення про експертну комісію, його відповідність Типовому положенню про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594. Склад експертної комісії;

планування роботи експертної комісії, звітування про проведену роботу. Організація роботи експертної комісії (стан ведення протоколів, тематика питань, що розглядаються на засіданнях, кількість запрошуваних до участі у засіданні експертної комісії представників архівних підрозділів установ, кількість засідань за рік);

виконання планових завдань (схвалення описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ України, номенклатури справ, схвалення інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертну комісію);

погодження актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ України, у тому числі документів недержавних структур;

проведення експертизи цінності документів, оформлення її результатів;

заслуховування на експертній комісії представників установ, голів експертних комісій про стан розшуку відсутніх документів НАФ України і документів з особового складу, якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування та зберігання документів;

випадки втрати документів НАФ України або їх пошкодження в установах, заходи щодо їх розшуку.

8. Ознайомлення з описами справ, номенклатурами справ, іншими документами, схваленими та погодженими експертно-перевірними комісіями держархіву.

1. Характеристика і стан будівлі архіву, систем життєзабезпечення, стелажного обладнання.

2. Санітарно-гігієнічний режим у сховищах:

санітарний стан сховищ, періодичність проведення вологих прибирань, знепилення стелажів, шаф, дезінфекція і дезінсекція сховищ, коробок і справ;

наявність сторонніх предметів;

наявність комах, гризунів, плісняви.

3. Температурно-вологісний режим:

наявність та технічний стан системи кондиціювання повітря;

наявність контрольно-вимірювальних приладів, систематичність вимірювань кліматичних параметрів повітря;

наявність значних коливань кліматичних параметрів, проведення робіт з оптимізації.

4. Світловий режим:

організація захисту документів від дії природного і штучного освітлення;

стан картонування (відсоток закартонованих документів, якість картонажу).

5. Охорона приміщень архіву:

наявність та стан охоронної сигналізації, підключення її до центрального пульта охорони;

наявність охорони приміщень підрозділами Державної служби охорони України при Міністерстві внутрішніх справ України за договорами;

наявність металевих ґрат на вікнах, металевих дверей у сховищах, стан замкових пристроїв;

організація контрольно-пропускного режиму, порядок опечатування і розпечатування сховищ.

6. Розміщення документів у сховищах:

схема розміщення фондів;

топографічні покажчики.

7. Наявність, розміщення та ведення обліку фонду користування документами.

8. Перевірка наявності і стану справ та оформлення її результатів:

періодичність проведення перевірок;

складання аркушів та актів перевіряння наявності та стану документів;

ведення картотеки обліку невиявлених документів;

результати розшуку невиявлених справ;

ведення картотеки обліку фізичного стану документів.

9. Забезпечення фізичної збереженості документів.

10. Надзвичайні ситуації, унаслідок яких постраждали документи. Обсяги втрачених і постраждалих документів. Заходи щодо врятування документів.

11. Забезпечення збереженості документів під час користування ними:

ведення книг видачі справ зі сховищ;

контроль за своєчасним поверненням справ до сховищ;

умови зберігання справ, виданих до читального залу.

12. Пожежна безпека архіву:

наявність та стан пожежної сигналізації, її підключення до пульта пожежного спостереження;

наявність автоматичної системи пожежогасіння, інших засобів протипожежного захисту, їх стан;

стан електропроводки;

наявність плану евакуації документів, стан евакуаційних виходів;

проведення інструктажів та організація занять працівників з питань пожежної безпеки;

періодичність перезарядки вогнегасників;

обробка дерев’яних конструкцій вогнегасним розчином.

13. Кількість фондів та справ, що зберігаються в архіві, та відповідність їх обліковим документам архіву. Наявність розходження паспортних даних із фактичною наявністю справ, причини невідповідності.

14. Кількість необлікованих, неописаних, ненумерованих справ, рік прийому їх на державне зберігання.

15. Наявність Інструкції з обліку документів НАФ України в архіві.

16. Ведення основних облікових документів (книга надходжень документів на постійне зберігання, список фондів, справи фондів, описи, реєстр описів тощо), умови їх зберігання та доступ до них, їх фізичний стан.

17. Наявність допоміжних облікових документів.

1. Довідковий апарат:

наявність і система каталогів (систематичний, географічний, іменний, тематичний);

наявність і система пошукових засобів (покажчики, огляди, фондові та тематичні, міжфондові тощо), перспективи поповнення їх кількості, створення електронних баз даних;

наявність друкованих, машинописних, електронних довідників, путівників, каталогів, покажчиків та їх доступність для користувачів;

наявність пошукових та довідкових баз даних, характер використання, відсоток фондів, описів, справ, які вони охоплюють;

види довідкового апарату, до яких найчастіше звертаються з метою використання документів.

2. Співпраця із засобами масової інформації:

наявність плану роботи із засобами масової інформації та звіту про його виконання;

форми співпраці: угода, контракт, інше.

3. Виконання запитів:

тематика, терміни виконання та кількість соціально-правових запитів, що надходили до архіву, у тому числі поданих на особистому прийомі;

наявність та характер скарг на працівників архіву, які виконують запити;

види тематичних запитів, вартість їх виконання;

заходи, вжиті архівом для покращення роботи із запитами громадян.

4. Інші послуги, що надаються архівом, з використання інформації.

5. Робота читального залу:

режим роботи, технічне обладнання читального залу;

умови роботи дослідників, наявність робочих місць з виходом у мережу Інтернет;

середня кількість користувачів (щороку, щокварталу, щомісяця), їх відгуки про роботу читального залу;

облік відвідувачів, наявність допоміжних картотек;

наявність, оформлення та зберігання справ дослідників;

категорії відвідувачів читального залу, мета, тематика їх досліджень;

кількість відвідувань читального залу та кількість одиниць зберігання, що видаються до читального залу (у середньому в день одним працівником).

6. Види документів, що використовуються при ініціативному інформуванні, його ефективність.