до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
Формат А4 (210 х 297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 6
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів*
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Прізвища, ініціали особи, яка підписала документ, та виконавця документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210 х 297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 7
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)
ЖУРНАЛ
реєстрації внутрішніх документів*
| Дата та індекс документа | Короткий зміст | Резолюція або відповідальний виконавець | Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання | Відмітка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210 х 297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 8
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 3 розділу ІIІ)
РЕЄСТРАЦІЙНО-МОНІТОРИНГОВА КАРТКА
( Див. текст )( Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 9
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 3 розділу ІIІ)
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
( Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 10
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу ІV)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
( Див. текст )( Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 11
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу ІV)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
( Див. текст )( Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 12
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 3 розділу ІV,
пункт 3 глави 6, пункт 13 глави 7
розділу VIII)
КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ
( Див. текст )( Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 13
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 2 розділу V)
АКТ
про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах
( Див. текст )( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 14
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 15 глави 2 розділу V)
АКТ
про вилучення документів з Національного архівного фонду
( Див. текст )( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 15
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 3 розділу V)
АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
( Див. текст )( Додаток 15 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 16
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 6 глави 2 розділу VI)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи
( Див. текст )( Додаток 16 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 17
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 2 розділу VІ,
пункт 4 глави 5 розділу VII,
пункт 4 глави 8 розділу VII)
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ
( Див. текст )( Додаток 17 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 18
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 2 розділу VI)
СПРАВА
( Див. текст )
Додаток 19
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 3 глави 3 розділу VI)
ОПИС
( Див. текст )( Додаток 19 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 20
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 2 розділу VII)
ОПИС
справ постійного зберігання
( Див. текст )( Додаток 20 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 21
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 3 розділу VII)
ОПИС
справ тривалого (понад 10 років) зберігання
( Див. текст )( Додаток 21 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 22
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 4 розділу VII)
ОПИС
справ з кадрових питань (особового складу)
( Див. текст )( Додаток 22 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 23
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 8 розділу VII)
ОПИС
( Див. текст )
Додаток 24
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 2 глави 3 розділу VIII)
Найменування установи
ЖУРНАЛ
реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 25
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 11 глави 6 розділу VIII)
Найменування установи
КАРТКА
постелажного топографічного покажчика
| | Архівосховище_________ Кімната_______________ |
Стелаж (шафа) № __________
| № полиці | № фонду | № опису | Справи (од. зб.) з № ______ по №____ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(зворотний бік)
Формат А6 (148 x 105).
Додаток 26
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 11 глави 6 розділу VIII)
Найменування установи
КАРТКА
пофондового топографічного покажчика
| | Архівосховище_________ Кімната_______________ |
Фонд № ____________ назва _______________________________________________
| № опису | Справи (од. зб.) з № ______ по №____ | № стелажа (шафи) | № полиці | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(зворотний бік)
Формат А5 (148 x 210).
Додаток 27
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 7 розділу VIII)
ЗАМОВЛЕННЯ
на видавання справ у читальний зал (робочі кімнати)
( Див. текст )
Додаток 28
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 6 глави 7 розділу VIII)
ЗАЯВА
( Див. текст )( Додаток 28 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 29
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 7 розділу VIII)
АКТ
про видавання справ у тимчасове користування
( Див. текст )( Додаток 29 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 30
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 11 глави 7 розділу VIII)
Найменування установи
АРКУШ
користування архівними документами
Фонд № ______________ Опис № _________________ Справа № _________________
Заголовок справи __________________________________________________________
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 31
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 12 глави 7 розділу VIII)
КНИГА
видавання справ з архівосховища
( Див. текст )( Додаток 31 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 32
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 8 розділу VIII)
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ
наявності та стану документів
( Див. текст )( Додаток 32 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 33
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 8 розділу VIII)
АКТ
про перевіряння наявності та стану справ (документів)
( Див. текст )( Додаток 33 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 34
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 15 глави 8 розділу VIII)
АКТ
про невиправні пошкодження справ (документів)
( Див. текст )( Додаток 34 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 35
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 18 глави 8 розділу VIII)
КАРТКА
обліку невиявленої справи
( Див. текст )
Додаток 36
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 19 глави 8 розділу VIII)
АКТ
про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано
( Див. текст )( Додаток 36 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 37
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 4 розділу X)
КНИГА
обліку надходження та вибуття документів архіву
( Див. текст )( Додаток 37 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 38
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 2 глави 4 розділу X)
СПИСОК
фондів архіву
( Див. текст )( Додаток 37 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 39
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 4 розділу X)
Найменування установи
РЕЄСТР ОПИСІВ
Розпочато ____________
Закінчено ____________
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 40
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 4 розділу X)
ПАСПОРТ
архівного підрозділу державного органу та органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації
( Див. текст )( Додаток 40 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 41
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 4 розділу X)
КНИГА
обліку надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування
( Див. текст )( Додаток 41 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 42
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 4 розділу X)
ОПИС
страхового фонду
( Див. текст )( Додаток 42 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 43
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 4 глави 4 розділу XII)
ЗРАЗОК
Державне підприємство
"Укрпостачпром"
АРХІВНА ДОВІДКА
04.04.2013 № 45
На № 3 від 28.03.2013
У документах архівного фонду державного підприємства "Укрпостачпром" у відомостях на видачу заробітної плати робітникам і службовцям за січень - грудень 2000 року числиться водієм Пронін Олег Іванович.
Підстава: ф. 4444, оп. 2, спр. 83, арк. 6-14.
| | Директор | (підпис) | Д.М. Жежера |
| | | М.П. (за наявності) | |
Формат А4 (210 x 297)
( Додаток 43 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018 )
Додаток 44
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 4 розділу XII)
ЗРАЗОК
| Відкрите акціонерне товариство "Промбудмаш" | ||
| АРХІВНА КОПІЯ 08.04.2015 № 45 | ||
Відкрите акціонерне товариство "Промбудмаш"
Н А К А З
| 14.11.2010 ______________________ | Київ | 148-ос № ___________________ | |
З особового складу
ПРИЗНАЧИТИ:
АЛЕКСЕЄНКО Валентину Степанівну на посаду начальника планового відділу з 15 листопада 2010 року з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.
Підстави: заява Алексеєнко В.С. від 10 листопада 2010 року, резолюція Генерального директора Макрідова В.М.
| Генеральний директор | В.М. Макрідов |
Підстава: ф. 3333, оп. 2-ос, спр. 53, арк. 45.
Згідно з оригіналом
| Завідувач архіву | (підпис) | Ю.В. Оснач |
| М.П. (за наявності) |
08.04.2015
Формат А4 (210 х 297).
( Додаток 44 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018 )
Додаток 45
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 4 розділу XII)
ЗРАЗОК
| Публічне акціонерне товариство "Полтавашвейпостач" | ||
| АРХІВНИЙ ВИТЯГ 17.04.2015 № 5 |
Публічне акціонерне товариство "Полтавашвейпостач"
НАКАЗ
| 16 квітня 1993 року З особового складу | м. Полтава | № 56- ос |
4. Прийняти на роботу касиром-інкасатором Дороніну С.І. (так у документі) з 18 квітня 1993 року з місячним випробувальним строком та з оплатою відповідно до штатного розпису.
Підстави: заява Дороніної С.І. від 12 квітня 1993 року, резолюція директора Семкіна В.М.
| Директор | В.М. Семкін |
Підстава: ф. 1111, оп. 1-ос, спр. 13, арк. 21.
Згідно з оригіналом
| Завідувач архіву | (підпис) | С.Я. Рубан |
| М.П. (за наявності) |
16.04.2015
Формат А4 (210 х 297).
( Додаток 45 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018 )
Додаток 46
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 2 глави 5 розділу XII)
Найменування установи
ЖУРНАЛ
реєстрації відвідувань користувачами читального залу
Розпочато _______
Закінчено _______
| № з/п | Дата відвідування | Прізвище, ім’я, по батькові | Кількість виданих од. зб. та описів | Підпис користувача |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 47
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 1 розділу XIII)
ПЛАН
роботи архіву
( Див. текст )( Додаток 47 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 48
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 2 глави 3 розділу XIII)
КАРТКА
обліку роботи архіву з підвідомчою установою
( Див. текст )
Додаток 49
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 2 розділу XIV)
АКТ
про приймання-передавання документів установи на постійне зберігання
( Див. текст )( Додаток 49 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 50
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 1 глави 2 розділу XIV)
АКТ
про приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)
( Див. текст )( Додаток 50 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, № 1581/5 від 21.04.2022 )
Додаток 51
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах
місцевого самоврядування,
на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 4 глави 3 розділу ХV)
АКТ
про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої
( Див. текст )( Додаток 51 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018, із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1581/5 від 21.04.2022 )
