( додаток 9 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 10
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу IV)
Найменування установи
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
________________ N ________
на ____________ рік | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
______________________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
| Індекс справи | Заголовок справи
(тому, частини) | Кількість справ
(томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_____________________________________________________________________________________
(назва розділу*) |
| Посада керівника служби діловодства | ____________
(підпис) | __________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ ____________ 20__ року | | |
| Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи | | |
____________
(підпис) | ____________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи
____________ № ____________ | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
ЕПК державного архіву, ЕК архівного відділу або ЕК органу вищого рівня
____________ № ____________ |
____________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності). |
| Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі: |
| За строками зберігання | Разом | У тому числі |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" |
| Постійного | | | |
| Тривалого (понад 10 років) | | | |
| Тимчасового (до 10 років включно) | | | |
| Усього | | | |
| Посада керівника служби діловодства | ____________
(підпис) | __________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ ____________ 20__ року | | |
| Підсумкові відомості передано в архів установи. |
Посада особи, відповідальної
за передачу відомостей | ____________
(підпис) | __________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ ____________ 20__ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 10 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 11
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу IV)
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
________________ N ________
на ____________ рік |
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк
зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_______________________________________________________________________
(назва розділу) |
| Посада керівника структурного підрозділу | ____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ ____________ 20__ року | | |
| Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи | | |
____________
(підпис) | ____________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ | | |
| Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі: |
| За строками зберігання | Разом | У тому числі |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" |
| Постійного | | | |
| Тривалого (понад 10 років) | | | |
| Тимчасового (до 10 років включно) | | | |
| Усього | | | |
| Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі | ______
(підпис) | ___________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ _____________ 20___ року | | |
| Підсумкові відомості передано до служби діловодства. |
| Посада особи, відповідальної за передачу відомостей | ______
(підпис) | ___________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ _____________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 11 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 12
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 5 глави 3 розділу IV,
пункт 3 глави 6, пункт 13 глави 7 розділу VIII)
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ |
Справа ______________________________________________________________________________
(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)
Опис ________________________________________________________________________________
(номер і назва)
Фонд ________________________________________________________________________________
(номер і назва)
Видано ______________________
(дата видачі)
_____________________________________________________________________________________
(особа, якій видано, та найменування її структурного підрозділу)
до ___________________________
(дата повернення) |
| Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі | ______
(підпис) | _____________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ _____________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 12 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 13
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 9 глави 2 розділу V)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника
установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
АКТ
________________ N ________
__________________________
(місце складання)
про нестачу справ (документів)
у структурних підрозділах
У результаті ____________________________________________ встановлено відсутність справ (документів), що внесені до номенклатури. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку справи (документи), зазначені нижче: |
N
з/п | N справи за номенклатурою (або номери аркушів документа) | Заголовок справи (документа) | Дата справи
(документа) | Кількість аркушів у справі (документі) | Можливі причини відсутності справи (документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом _______________________________ справ, ________________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст невиявлених справ (документів) може бути частково відтворено такими справами (документами): ________________________________________________________________________
(номери справ, аркушів, їх заголовки) |
| Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
| Посада керівника служби діловодства | | |
____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ | | |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 13 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 14
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 15 глави 2 розділу V)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
АКТ
________________ N ________
___________________________
(місце складання)
про вилучення документів
з Національного архівного фонду |
Для вилучення відібрано документи фонду № _______________________________________________
(назва фонду)
на підставі ____________________________________________________________________________
(посилання на нормативно-методичні документи для
______________________________________________________________________________________
проведення експертизи та види робіт) |
N
з/п | Заголовки справ (документів) та їх крайні дати | Номери описів | Номери справ за описами | Кількість справ (документів) | Підстава для вилучення документів (дублетні, документи тимчасового строку зберігання, невиправно пошкоджені) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом ___________________________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами)
Кількість справ, їх крайні дати та стисла характеристика документів, що залишено на зберіганні:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ |
| Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи
_____________ № ______ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)
_____________ № ______ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
___________ № _____ |
| | | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву
_____________ № ______ |
Документи в кількості _____________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ______________________ кг здано в _________________________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення. |
| Посада особи, яка здала (знищила) документи | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
| Зміни до облікових документів внесено | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 14 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 15
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 1 глави 3 розділу V)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
АКТ
________________ N ________
__________________________
(місце складання)
про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного фонду |
На підставі ___________________________________________________________________________
(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх
_____________________________________________________________________________________
зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ____________________________________________________________________
(назва фонду) |
N
з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів (номенклатур) за рік (роки) | Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом _________________________________________ справ за __________________________ роки.
(цифрами і словами) |
| Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи
____________ № ______ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)
_____________ № ______ | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
___________ № _____ |
Описи справ постійного зберігання за ____________________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) __________________________________________________
______________________________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)
(протокол ____________ № ____________).
Документи в кількості _____________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ______________________ кг здано в ________________________________________________
(найменування установи)
__________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від ____________ № ____________ або знищено шляхом спалення. |
| Посада особи, яка здала (знищила) документи | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 15 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 16
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 6 глави 2 розділу VI)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № ____________ |
N
з/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номери аркушів | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом:
_________________________________________________________ документів,
(цифрами і словами)
_________________________________________________________ аркушів документів,
(цифрами і словами)
_________________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.
(цифрами і словами) |
| Посада укладача опису | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 16 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 17
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 7 глави 2 розділу VI, пункт 4 глави 5 розділу VII, пункт 4 глави 8 розділу VII)
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № ______
(РОЗДІЛУ ОПИСУ, ЗАКІНЧЕНОГО ОПИСУ)
У справі (розділі опису, закінченому описі) підшито і пронумеровано ________________ аркушів;
у тому числі літерні номери ____________;
пропущені номери ____________
+ аркушів внутрішнього опису ____________ |
Особливості фізичного стану та
формування справи | Номери аркушів |
| 1 | 2 |
Посада особи, яка склала
засвідчувальний напис | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 17 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 18
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 9 глави 2 розділу VI)
Додаток 19
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 3 глави 3 розділу VI)
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника
структурного підрозділу
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року |
ОПИС
_______________ N _________ |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати документів справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком* | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
_________________________________________________________________________________
(назва розділу**)
До опису внесено _____________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ______________ по № __________, у тому числі:
літерні номери __________________________, пропущені номери ____________________________ |
| Посада укладача опису | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
| Посада керівника служби діловодства | | |
____________
(підпис) | ____________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ | | |
| ____ ___________ 20___ року | | |
____________
* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності). |
Передав _________________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _____________________________________ реєстраційно-моніторингових карток до документів*.
(цифрами і словами) |
Посада працівника структурного
підрозділу | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Прийняв ________________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _____________________________________ реєстраційно-моніторингових карток до документів.
(цифрами і словами) |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
____________
* Передаються разом зі справами служби діловодства.
( додаток 19 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 20
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 1 глави 2 розділу VII)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
Фонд № ____________
ОПИС № ____________
справ постійного зберігання
за ___________ рік |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати документів справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
______________________________________________________________________________________
(назва розділу*)
До опису внесено _________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ______________ по № __________, у тому числі:
літерні номери ___________________________, пропущені номери _____________________________ |
| Посада укладача опису | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ___________ 20___ року | | |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи
_____________ № ______ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)
_____________ № ______ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
___________ № ______ |
Формат А4 (210 х 297).
____________
* Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).
( додаток 20 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 21
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 1 глави 3 розділу VII)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
Фонд № ____________
ОПИС № ____________
справ тривалого (понад 10 років)
зберігання
за ____________ рік |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати документів справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
______________________________________________________________________________________
(назва розділу*)
До опису внесено _________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ______________ по № __________, у тому числі:
літерні номери ____________________________, пропущені номери ____________________________ |
| Посада укладача опису | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
установи
_____________ № ______ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи вищого рівня
_____________ № ______ |
Формат А4 (210 х 297).
____________
* Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).
( додаток 21 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 22
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 1 глави 4 розділу VII)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ____________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
Фонд № _____
ОПИС № _____
справ з кадрових питань (особового складу)
за ___________ рік |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати документів справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
_____________________________________________________________________________________
(назва*)
До опису внесено ________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ______________ по № __________, у тому числі:
літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________ |
| Посада укладача опису | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | ________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ___________ 20___ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
установи
_____________ № ______ | СХВАЛЕНО**
Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації
(міської ради)
_____________ № ______ | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
_____________ № ____ |
____________
* Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, у яких немає структурних підрозділів, - напряму діяльності).
** Гриф оформлюється у разі подання опису на розгляд експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації (міської ради).
Формат А4 (210 х 297) |
( додаток 22 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 23
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
