Про затвердження Порядку особистого прийому громадян у Державній службі України з питань захисту персональних даних

Відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" та з метою належної організації особистого прийому громадян у Державній службі України з питань захисту персональних даних

1. Затвердити Порядок особистого прийому громадян у Державній службі України з питань захисту персональних даних, що додається.

2. Державній службі України з питань захисту персональних даних (Бурмака М..О.):

1) забезпечити організацію та проведення особистого прийому громадян уповноваженими посадовими особами Державної служби України з питань захисту персональних даних відповідно до цього наказу;

2) забезпечити оприлюднення цього наказу на веб-сайті Державної служби України з питань захисту персональних даних.

3. Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної служби України з питань захисту персональних даних Бурмаку М.О.

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Державній службі України з питань захисту персональних даних (далі - ДСЗПД України).

2. Посадові особи ДСЗПД України, які здійснюють особистий прийом громадян, у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про державну службу", Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Положенням про Державну службу України з питань захисту персональних даних, затвердженим Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 390, іншими нормативно-правовими актами.

3. Особистий прийом громадян Головою ДСЗПД України, першим заступником Голови ДСЗПД України, заступником Голови ДСЗПД України здійснюється лише за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим ДСЗПД України, який розміщується на веб-сайті ДСЗПД України. Прийом громадян здійснюється за адресою: м. Київ, вул. Марини Раскової, 15.

4. У разі відсутності Голови ДСЗПД України, першого заступника Голови ДСЗПД України, заступника Голови ДСЗПД України особистий прийом громадян здійснюють уповноважені ними посадові особи.

5. Попередній (не пізніше ніж за 5 днів до дня прийому) запис на прийом до Голови ДСЗПД України або до його заступників здійснюється структурним підрозділом ДСЗПД України, відповідальним за розгляд скарг, звернень фізичних та юридичних осіб, за адресою: м. Київ, вул. Марини Раскової, 15, та за телефоном (044) 517-60-02.

Вхід до приймальні ДСЗПД України вільний, не потребує оформлення перепустки.

6. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до Голови ДСЗПД України або до його заступників структурним підрозділом ДСЗПД України, відповідальним за розгляд скарг, звернень фізичних та юридичних осіб, з'ясовуються прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, суть порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції якої (якого) належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

7. У першочерговому порядку здійснюється прийом таких категорій громадян: жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України.

Під час здійснення прийому особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

8. Структурний підрозділ ДСЗПД України, відповідальний за розгляд скарг, звернень фізичних та юридичних осіб, складає списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до Голови ДСЗПД України або до його заступників, та подає матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання до структурних підрозділів апарату ДСЗПД України відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за три дні до прийому.

Структурні підрозділи апарату ДСЗПД України відповідно до компетенції надають службову записку за підписом керівника даного підрозділу про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до структурного підрозділу ДСЗПД України, відповідального за розгляд скарг, звернень фізичних та юридичних осіб, не пізніше ніж за два дні до прийому.

За день до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до Голови ДСЗПД України або до його заступників, подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом громадян, для ознайомлення та проведення прийому.

9. У записі на особистий прийом до Голови ДСЗПД України або до його заступників може бути відмовлено на таких підставах:

1) повторне звернення одного й того самого громадянина з питання, що вже надавалося ним у ДСЗПД України до розгляду та опрацювання й було вирішено по суті;

2) звернення з приводу оскарження рішення, що було подане з порушенням строків, визначених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян";

3) звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє офіційно призначений представник, повноваження якого оформлені в порядку, встановленому чинним законодавством);

4) письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

10. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз'яснення.

11. Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що посвідчує його особу.

У прийомі громадян можуть брати участь їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

12. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

13. Якщо вирішити порушене у зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові за його згодою надається усна або письмова відповідь.

14. Для забезпечення роз'яснення поставлених громадянином питань посадова особа може залучати до їх розгляду відповідні структурні підрозділи ДСЗПД України.

До участі в особистому прийомі громадян Головою ДСЗПД України або його заступниками обов’язково залучаються посадові особи структурного підрозділу ДСЗПД України, відповідального за правову роботу, структурного підрозділу ДСЗПД України, відповідального за розгляд скарг, звернень фізичних та юридичних осіб, структурного підрозділу ДСЗПД України, до компетенції якого належить вирішення порушеного громадянином питання.

Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні й інші посадові особи ДСЗПД України (за дорученням керівництва).

15. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до компетенції ДСЗПД України, звернення у строк не більше п'яти днів з дня реєстрації звернення надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, у той самий строк воно повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

16. Відповідь на звернення, що подано під час особистого прийому Головою ДСЗПД України, першим заступником Голови ДСЗПД України та заступником Голови ДСЗПД України, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом. У разі відсутності останньої - особою, яка за наказом ДСЗПД України виконує її обов'язки.

17. Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалося, проводиться у разі, коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.

У разі повторного звернення громадянина вивчаються попередні матеріали з порушеного питання, з'ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога.

18. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до структурного підрозділу ДСЗПД України, відповідального за розгляд скарг, звернень фізичних та юридичних осіб, для реєстрації відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242.

Під час особистого прийому громадян на кожного заявника заводиться картка особистого прийому заявника, форма якої наведена у додатку 3 до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року № 26/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за № 342/8941.

19. Штамп "Прийнято на особистому прийомі" за встановленою формою проставляється на першому аркуші звернення, поданого на особистому прийомі, та на першому аркуші копії цього звернення.

20. Облік громадян, яких особисто приймають Голова ДСЗПД України або його заступники, та контроль за дотриманням строків розгляду їх звернень здійснюються структурним підрозділом ДСЗПД України, відповідальним за розгляд скарг, звернень фізичних та юридичних осіб.

21. Посадова особа, яка здійснює прийом громадян, зобов'язана забезпечити прийом усіх громадян з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку ДСЗПД України та визначеного графіком часу.

22. Результати роботи з особистого прийому громадян Головою ДСЗПД України або його заступниками доводяться до відома громадськості шляхом розміщення відповідних інформаційних матеріалів на веб-сайті ДСЗПД України.