| Найменування установи |
ЗВІТ
_____________ № ________
Про технічну перевірку електронних документів |
Складено звіт про технічний стан електронних документів, що надійшли на перевірку у кількості
______________________________________________________________________________________
(цифрами і словами)
З них успішно пройшли технічну перевірку: |
| N з/п | Ім'я файлу електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 |
Усього: _________________________________________________________ електронних документів.
(цифрами і словами)
З них виявлено електронні документи, які не пройшли технічну перевірку: |
| N з/п | Ім'я файлу вхідного електронного документа | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 |
Усього: _________________________________________________________ електронних документів.
(цифрами і словами) |
| Найменування посади особи, яка здійснила перевірку електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файлу XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код, зазначити ім'я електронного документа; формат файлу електронного документа не відповідає переліку форматів даних; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа. |
( додаток 5 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 6
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 5 глави 6 розділу III)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника служби діловодства установи
________ _________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата _______________ |
АКТ
_______________ № ______
Про знищення відхилених вхідних електронних документів
Електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають реєстрації та зберіганню на підставі звіту про технічну перевірку від _______________ № ____: |
| N з/п | Ім'я файлу електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 |
Найменування посади особи,
що здійснила перевірку вхідних електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
( додаток 6 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 7
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 6 глави 6 розділу III)
ЖУРНАЛ
реєстрації відхилених вхідних електронних документів*
| Дата надходження електронного документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного електронного документа | Ім'я файлу електронного документа | Короткий зміст | Дата та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа | Ім'я файлу та місце його зберігання у системі електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа | Дата знищення відхиленого вхідного електронного документа | Підпис особи, яка знищила відхилений вхідний електронний документ | Дата відправлення та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
____________
* За необхідності журнал може доповнюватись додатковими графами.
( додаток 7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 8
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 7 розділу III)
Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ | Адресат |
ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № ___
Про отримання вхідних електронних документів
Підтверджуємо одержання електронних документів: |
| N з/п | Ім'я файлу електронного документа | Дата та час надходження | Індекс вхідного документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Найменування посади особи, відповідальної за створення електронного повідомлення | ____________
(підпис) | _______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | | |
( додаток 8 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 9
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 7 розділу III)
Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ | Адресат |
ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № _______
Про відхилення вхідних електронних документів
Одержані електронні документи відхилені: |
| N з/п | Ім'я файлу вхідного електронного документа | Дата та час надходження | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Найменування посади особи, відповідальної за створення електронного повідомлення | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файлу XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа. |
( додаток 9 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 10
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу III)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника служби діловодства установи
________ _________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата _______________ |
АКТ
про знищення вихідних електронних документів, яким відмовлено в реєстрації вихідних електронних документів
Вихідні XML-документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню: |
| N з/п | Ім'я файлу вихідного XML-документа | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 |
| Вихідні електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню**: |
| N з/п | Ім'я файлу вихідного електронного документа |
| 1 | 2 |
| Найменування посади особи, яка здійснила технічну перевірку та знищення електронних документів | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файлу XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа.
** Перелік файлів електронних документів, що вказані у графі "Підстава" для відхилених вихідних XML-документів. |
( додаток 10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 11
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу III)
ЖУРНАЛ
реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів
| Дата та індекс електронного документа | Кореспондент | Імена файлів, що містяться в електронному документі | Короткий зміст | Дата та індекс електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів | Ім'я файла та місце його зберігання у системі електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів | Дата знищення відхиленого вихідного електронного документа | Підпис особи, яка знищила відхилений вихідний електронний документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Додаток 12
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 2 розділу V)
_______________________________________________________________
(найменування установи)
_______________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника структурного підрозділу
________ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
ОПИС № ___
_____________________________________________________________________________________
(назва розділу)
| N з/п | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати у справі (томі, частині) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* | Кількість архівних електронних документів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
До опису внесено ________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № _________________________ по № ________________________________________, у тому числі:
_____________________________________________________ справ з паперовим носієм інформації;
(цифрами і словами)
_________________________________________________ справ з паперовим і електронним носіями
(цифрами і словами)
інформації (одночасно).
Архівні електронні справи містять _______________________________________________________
(цифрами і словами)
архівних електронних документів,
номери архівних електронних справ: _____________________________________________________,
літерні номери _________________________, пропущені номери _____________________________ |
| Найменування посади укладача опису | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
служби діловодства установи________
_________________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Передав ________________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _______________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів**,
(цифрами і словами)
у тому числі:
справи, що містять архівні електронні документи
____________________________________________________ за номерами ______________________
(цифрами і словами) |
Найменування посади
працівника структурного підрозділу | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
Прийняв ________________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _________________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів,
(цифрами і словами)
у тому числі:
архівних електронних справ _____________________________________________________________
за номерами __________________
(цифрами і словами) |
Керівник архіву
(особа, відповідальна за архів) установи | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.
** Передаються разом зі справами служби діловодства. |
( додаток 12 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 13
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 1 розділу VI)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
_______ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного коду |
АКТ
_____________ № _____
_____________________
(місце складання)
Про вилучення для знищення електронних документів,
не внесених до Національного архівного фонду
На підставі
_____________________________________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_____________________________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили
практичне значення, документи фонду № __________________________________________________
(назва фонду) |
| N з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів
(номенклатур)
за рік
(роки) | Індекс справи
(тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ
(томів, частин) | Строк зберігання справи
(тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом __________________________________________________________ справ за _________ роки.
(цифрами і словами) |
| Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності електронних документів | ____________
(підпис) | ________________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕПК (ЕК) державної архівної установи,
архівного відділу міської ради
_______________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК установи
_______________ № _____ |
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _________ роки схвалено (протокол від __________ № __________).
Документи в кількості _____________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
знищено шляхом видалення файлів методом, який не дозволяє відновлення інформації. |
| Найменування посади особи, яка знищила електронні документи | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 13 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 14
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 1 розділу VII)
Найменування установи
Фонд № _________
ОПИС № ________
справ постійного зберігання
за ____ рік | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ __________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного
коду |
_____________________________________________________________________________________
(найменування розділу або структурного підрозділу установи)
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Кількість архівних електронних документів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
До опису внесено ______________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ___________________ по № ___________________, у тому числі:
_______________________________________________ справ з документами у паперовій формі;
(цифрами і словами)
_______________________________________________ справ з документами у паперовій та
(цифрами і словами)
електронній формі інформації (одночасно).
Архівні електронні справи містять ______________________________________________________
(цифрами і словами)
архівних електронних документів,
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери ____________________________, пропущені номери _________________________ |
______________________________
(найменування посади укладача опису) | ____________
(підпис) | ______________________
(власне ім'я, прізвище) |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕПК державного архіву
_______________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК архіву*
_______________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК установи
_______________ № _____ |
Прийнято на постійне зберігання _________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № ___________________ по № ___________________, у тому числі:
__________________________________________________________ архівних електронних справ,
(цифрами і словами)
що містять ____________________________________________ архівних електронних документів,
(цифрами і словами)
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери _________________________, пропущені номери ____________________________
Разом за цим томом опису прийнято на постійне зберігання
___________________________________________ справ з № _____________ по № ____________,
(цифрами і словами)
у тому числі: _______________________________________________ архівних електронних справ,
(цифрами і словами)
що містять ____________________________________________ архівних електронних документів,
(цифрами і словами)
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери __________________________, пропущені номери ___________________________ |
| Зберігач фондів | ____________
(підпис) | ________________________
(власне ім'я, прізвище) |
| Завідувач відділу (архівосховища) | ____________
(підпис) | _________________________
(власне ім'я, прізвище) |
___ ____________ 20__ р.
____________
* Для установ, що є джерелами комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад. |
( додаток 14 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 15
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 3 глави 4 розділу VII)
| Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради _________ | __________________________________________________
__________________________________________________
(найменування державної архівної установи, архівного відділу міськради) |
| Код установи _________ | __________________________________________________
__________________________________________________
(найменування установи і структурного підрозділу) |
| | Ф. N ______________
Оп. N ______________
Справа № ______________ |
Архівна електронна
справа № ____________, том № ______
_____________________________________________________________________________________
(заголовок справи)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(дата)
Зберігати _______________________ |
| N з/п | Індекс електронного документа | Дата електронного документа | Заголовок електронного документа | Ім'я файла архівного електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом ________________________________________________________________________ архівних
(цифрами і словами)
електронних документів. |
| Найменування посади особи, яка сформувала справу | ____________
(підпис) | _______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 15 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 16
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 глави 5 розділу VII)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № ______________ |
| N з/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номери аркушів | Ім'я файла архівного електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом:
___________________________________________________________________________ документів,
(цифрами і словами)
____________________________________________________________________ аркушів документів,
(цифрами і словами)
____________________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.
(цифрами і словами) |
______________________________
(найменування посади укладача опису) | ____________
(підпис) | _______________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 16 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
Додаток 17
до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
(пункт 2 розділу VIII)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
юридичної особи
________ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного коду | ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ________________________
(підпис) (власне ім'я, прізвище)
Дата Відбиток печатки установи із
зазначенням ідентифікаційного коду |
АКТ
_______________ № __________
___________________________
(місце складення)
ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ
НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".
У зв'язку із ___________________________________________________________________________
(закінченням строків зберігання, ліквідацією юридичної особи, інше)
______________________________________________________________________________ передає,
(найменування юридичної особи)
а ____________________________________________________________________________ приймає
(найменування архіву)
документи фонду № ______ назва ________________________________________________________
___________________________________________ за _________________________________ роки,
а також їх страхові копії та довідковий апарат до них: |
| N з/п | Номери і назви описів | Кількість примірників кожного номера опису | Кількість справ (документів) | Кількість архівних електронних справ (документів) | Кількість страхових копій | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Номери відсутніх справ ________________________________________________________________
Всього прийнято _____________________________________________________ справ (документів);
(цифрами і словами)
__________________________________________________ од. зб. архівних електронних документів;
(цифрами і словами)
_________________________________________________________________ од. зб. страхових копій.
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
______________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р. | Приймання здійснив:
______________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р. |
| Зміни до облікових документів внесено |
________________________________
(найменування посади) | _______________
(підпис) | ___________________________
(власне ім'я, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
( додаток 17 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2022 р.
№ 4527/5 )
____________