загиблі (померлі), які потрапили в полон, звільнені з військової служби, а також переміщені до інших військових частин або направлені на навчання до військових навчальних закладів, - у день вибуття;
евакуйовані внаслідок поранень, через хворобу до закладів охорони здоров’я за межі військової частини, а офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу - за межі з’єднання чи окремих частин, які не входять до складу з’єднання, - у день евакуації;
зниклі безвісти і ті, які не повернулися в установлений строк із відрядження, відпусток або закладів охорони здоров’я, а також ті, які дезертирували, - після ретельного їх розшуку і розслідування обставин їх дезертирства або неповернення до частини, але не пізніше п’ятнадцяти діб з дня зникнення, дезертирства і закінчення строку відрядження, відпустки або строку повернення до частини, повідомленого закладом охорони здоров’я;
засуджені судом до відбуття покарання в місцях позбавлення волі чи дисциплінарному батальйоні - після одержання копії вироку суду.
1.19. Не виключаються зі списків особового складу військових частин і обліковуються як тимчасово відсутні:
особовий склад, який знаходиться на лікуванні в закладах охорони здоров’я військової частини;
офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, що знаходяться на лікуванні в закладі охорони здоров’я з’єднання. У донесення про склад та чисельність військ вони не включаються з дня вибуття з частини;
особовий склад, який знаходиться у відрядженнях, відпустках, навчається в школах, на курсах, зборах (без виключення зі списків частини) та прикомандирований до інших частин.
1.20. На сержантів і солдатів, які підлягають евакуації із закладу охорони здоров’я військової частини до тилових закладів охорони здоров’я унаслідок поранень, через хворобу та з інших причин, штабом військової частини через заклад військової частини передаються до тилових закладів їхні обліково-послужні картки. У разі якщо сержанти і солдати евакуйовуються до тилових закладів, минаючи заклад військової частини, обліково-послужні картки на них із послужної картотеки вилучаються і зберігаються в штабі військової частини окремо протягом одного року.
Особові справи на поранених (хворих) військовослужбовців під час евакуації до тилових закладів охорони здоров’я пересилаються до кадрових органів, яким підпорядковані ці заклади.
Кадрові органи особові справи і послужні картки на військовослужбовців, які вибули до тилових закладів, пересилають тільки за запитами відповідних кадрових органів або військових комісаріатів.
1.21. У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил в особливий період створюються збірні пункти, в яких зосереджуються особові справи і послужні картки на військовослужбовців, місцезнаходження яких після вибуття із військових частин (з’єднань), які беруть участь у бойових діях, невідоме.
На ці збірні пункти пересилаються також особові справи і послужні картки на поранених і хворих військовослужбовців, які вибули за межі районів бойових дій, стосовно яких протягом трьох місяців не надходили запити від кадрових органів чи військових комісаріатів.
1.22. Військовослужбовці, які знаходяться на лікуванні в закладах охорони здоров’я, обліковуються відповідно до чинного законодавства. Обліково-послужні картки, які надійшли на сержантів і солдатів, вкладаються в їхні документи, що посвідчують особу, і після лікування (виписки) видаються їм на руки.
1.23. Облік військовослужбовців, які знаходяться на лікуванні в закладах охорони здоров’я, кадровими органами ведеться:
у з’єднаннях - шляхом запису до книг алфавітного і штатно-посадового обліку відомостей про поранення (хворобу), найменування закладу охорони здоров’я, до якого військовослужбовця направлено на лікування;
в оперативних командуваннях, видах Збройних Сил - шляхом запису цих самих відомостей у послужні картки, перекладені з послужної картотеки в окрему довідкову картотеку обліку поранених (хворих);
у Генеральному штабі - кількісно за основними посадами, військово-обліковими спеціальностями і родами військ.
1.24. Про всіх військовослужбовців, які поступили до закладів охорони здоров’я із районів бойових дій без медичної картки, керівники цих закладів не пізніше наступного дня після їх прибуття повідомляють за допомогою засобів зв’язку або поштою командирів відповідних військових частин про прибуття їх на лікування.
1.25. Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, які знаходилися на лікуванні і визнані придатними до військової служби, направляються закладами охорони здоров’я:
з’єднання - до кадрових органів з’єднання;
оперативного командування - до кадрових органів оперативного командування;
центрального підпорядкування - до кадрових органів оперативного командування, виду Збройних Сил, яким підпорядковані військові частини (з’єднання), де проходили службу військовослужбовці до поранення (хвороби).
1.26. Сержанти і солдати, визнані після лікування придатними до військової служби, направляються закладами охорони здоров’я:
з’єднання - безпосередньо до військових частин з’єднання за місцем служби до поранення (хвороби);
оперативного командування та центрального підпорядкування - до резервних військових частин оперативного командування та виду Збройних Сил за місцем дислокації або безпосередньо до попереднього місця служби відповідно до клопотань командирів військових частин.
1.27. Військовослужбовці, визнані військово-лікарськими комісіями непридатними до військової служби (у тому числі з повторним медичним обстеженням через 6 або 12 місяців) унаслідок поранень, хвороб, на підставі висновків військово-лікарських комісій, закладами охорони здоров’я або військовими комісаріатами подаються до звільнення з військової служби в запас (відставку) відповідно до Положення.
1.28. Військовослужбовці, які прибули після лікування до резервних військових частин, обліковуються в порядку, установленому для штабу військової частини. На сержантів і солдатів, які прибули із закладів охорони здоров’я без обліково-послужних карток, на підставі даних документів, що посвідчують особу, і документів закладів охорони здоров’я виписуються дублікати обліково-послужних карток.
Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, які прибули після лікування в розпорядження кадрових органів оперативних командувань, видів Збройних Сил, тимчасово обліковуються за скороченими послужними картками. У подальшому на цих військовослужбовців, яких залишають для призначення в оперативному командуванні, виді Збройних Сил, робляться запити на особові справи і послужні картки до тих кадрових органів, в яких вони зберігаються.
На військовослужбовців, відряджених для проходження служби до інших оперативних командувань, видів Збройних Сил, скорочені послужні картки перекладаються для зберігання в довідкову картотеку з відміткою, куди і коли вони відряджені. Відрядження військовослужбовців оформляються наказом. У приписах робиться запис: "Знаходився на лікуванні після поранення (хвороби), яке отримав (вказується місце та військова частина, де отримано поранення). Облікові документи не запитувалися". Запити на облікові документи на вказаних військовослужбовців оформляються тими кадровими органами оперативних командувань, видів Збройних Сил, до яких вони прибудуть для проходження військової служби.
1.29. У кадрових органах з’єднань, які не беруть участі в бойових діях, облік офіцерів, що прибули із закладів охорони здоров’я, а також облік офіцерів, яким первинне військове звання офіцерського складу присвоєне у військовий час, ведеться за особовими справами відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу, за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу або послужними картотеками. У військових частинах ці офіцери обліковуються тільки за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу і книгами штатно-посадового обліку.
1.30. На військовослужбовців, поданих до присвоєння первинного військового звання офіцерського складу, військові навчальні заклади і військові частини одночасно з підготовкою на них подання складають:
один примірник особової справи - для кадрового органу, до номенклатури призначення якого належить посада, що підлягає заміщенню офіцером;
три примірники послужної картки.
1.31. Особові справи військовослужбовців, яких направлено на навчання в межах оперативного командування, ведуться в кадрових органах відповідних військових навчальних закладів.
1.32. Особові справи засуджених військовослужбовців пересилаються кадровими органами з’єднань до кадрових органів оперативних командувань, видів Збройних Сил, які після тримісячного строку зберігання направляють ці особові справи до Галузевого архіву, а на військовослужбовців, поновлених у військовому званні, - до відповідних кадрових органів за місцем служби цих військовослужбовців.
1.33. У разі вибуття військових частин до районів бойових дій або виходу з них, а також при їх перепідпорядкуванні з одних з’єднань, оперативних командувань, видів Збройних Сил до інших облікові документи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу цих частин передаються до кадрових органів частин нового підпорядкування в порядку, визначеному в пункті 1.10 глави 1 розділу IV цієї Інструкції.
1.34. Статистичний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в особливий період ведеться кадровим органом Генерального штабу.
1.35. При втраті документів персонального обліку особового складу кадрові органи з’єднань, штаби військових частин, які втратили документи, негайно вживають заходів до складання нових облікових документів. У разі масової загибелі чи втрати облікових документів кадрові органи з’єднань повинні негайно отримати від військових частин (з’єднань) іменні списки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу відповідно до додатка 7 до цієї Інструкції, а штаби військових частин - іменні списки на весь особовий склад від підрозділів відповідно до додатка 6 до цієї Інструкції, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником вищого штабу або кадрового органу.
У випадку загибелі військової частини в результаті застосування ворогом зброї масового ураження штаби і кадрові органи з’єднань зобов’язані вжити всіх необхідних заходів для визначення кількості і встановлення прізвищ, імен, по батькові, військових звань загиблих військовослужбовців (шляхом опитування залишених у живих, розшуку збережених документів і документів, які велися на військовослужбовців у штабах і кадрових органах з’єднання).
2. Облік безповоротних втрат особового складу
2.1. Особовий склад, який безповоротно вибув із Збройних Сил унаслідок загибелі (смерті), полону, зникнення безвісти та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу. Вони розділяються на бойові та небойові.
До бойових безповоротних втрат відносяться особи, які:
загинули на полі бою;
загинули від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї, незалежно від місця загибелі;
померли від ран, контузій, каліцтва, одержаних у ході бойових дій і в тилу;
померли від хвороб, пов’язаних з участю в бойових діях;
зникли безвісти;
потрапили до полону;
загинули (померли) унаслідок подій і нещасних випадків, пов’язаних із виконанням завдань командування в ході бойових дій і в тилу (аварій літаків, автомашин та іншої бойової техніки, катастроф на залізниці, вибухів мін, виконання рятувальних робіт тощо).
До небойових безповоротних втрат відносяться особи, які:
померли в закладах охорони здоров’я через хворобу та з інших причин, не пов’язаних з участю в бойових діях;
покінчили життя самогубством;
загинули від необережного поводження зі зброєю, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов’язаних із виконанням завдань командування.
3. Облік безповоротних втрат у штабах військових частин, з’єднань і в органах військового управління
3.1. У штабах військових частин, в управліннях з’єднань кораблів і суден забезпечення, в яких облік особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, персональний облік безповоротних втрат особового складу в особливий період ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу.
Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються на підставі наказів по стройовій частині окремо на кожну категорію особового складу в алфавітному порядку в трьох примірниках із розподілом безповоротних втрат за кожну категорію особового складу на бойові і небойові. Іменні списки звіряються з даними статистичного обліку втрат і подаються до вищого кадрового органу у двох примірниках. Треті примірники іменних списків підшиваються до справи обліку безповоротних втрат військової частини.
У разі повернення військовослужбовця, включеного до іменного списку безповоротних втрат особового складу, або з’ясування, що він знаходиться на лікуванні, про це в той самий день оголошується в наказі по стройовій частині і доповідається у вищий штаб, а також сповіщається військовий комісаріат, якому відправлено повідомлення.
3.2. В управлінні з’єднання персональний облік безповоротних втрат особового складу управління, підрозділів забезпечення, обслуговування і військових частин з’єднання ведеться в кадровому органі. Облік ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу, поданими військовими частинами, які входять до складу з’єднання, та іменними списками безповоротних втрат особового складу за управління, підрозділи забезпечення і обслуговування.
Після перевірки іменних списків, які надійшли з військових частин, та іменних списків за управління, підрозділи забезпечення і обслуговування, кадрові органи перші примірники цих іменних списків висилають до кадрового органу Генерального штабу.
Другі примірники іменних списків на сержантів, солдатів і працівників, а також списки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після видання наказу про виключення зі списків особового складу Збройних Сил підшиваються до справи безповоротних втрат з’єднання.
3.3. В управлінні з’єднання кораблів (крім дивізіонів, бригад) і військово-морської бази персональний облік безповоротних втрат особового складу підлеглих кораблів (частин) ведеться в порядку, установленому для з’єднання. На особовий склад, що загинув на морі разом із кораблями і суднами, іменні списки складаються за даними персонального обліку, який ведеться в штабах вказаних з’єднань.
Облік загиблих (померлих) старшин, сержантів, матросів і солдатів у вказаних з’єднаннях ведеться також за картотекою втрат, яка складається з алфавітних карток, вилучених із діючих картотек загального обліку, а облік безповоротних втрат офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за скороченими послужними картками, вилученими з послужних картотек. У вилучених скорочених послужних картках і алфавітних картках на загиблих (померлих) військовослужбовців записуються такі дані: коли, де і за яких обставин загинув чи помер; час і місце поховання. Ці дані в скороченій послужній картці записуються в розділі "Проходження служби", а в алфавітній картці - у рядку 10. В управліннях з’єднань і військово-морських баз, які ведуть облік офіцерів за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, безповоротні втрати офіцерів обліковуються тільки за іменними списками.
3.4. У закладах охорони здоров’я облік безповоротних втрат особового складу ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу: на змінний склад - у медичній частині, а на постійний склад - в адміністративно-господарчій частині закладу в порядку, установленому для штабу військової частини. У закладах, де медична та адміністративно-господарча частини штатом не передбачені, облік безповоротних втрат покладається на посадових осіб, визначених письмовим наказом керівника закладу охорони здоров’я.
Військовослужбовці, які померли в закладі, виключаються зі списків змінного складу закладу наказом по стройовій частині в день смерті. На підставі наказу складаються іменні списки безповоротних втрат особового складу, а до військових комісаріатів за місцем проживання сімей (родичів) померлих висилаються сповіщення в порядку, викладеному в пункті 5.1 глави 5 розділу ІІІ цієї Інструкції.
Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються в трьох примірниках і висилаються до кадрових органів за підпорядкованістю.
3.5. У районному (об’єднаному, міському) військовому комісаріаті персонально обліковуються загиблі (померлі) військовослужбовці, які призивалися (приймалися) на військову службу цим військовим комісаріатом, а також загиблі (померлі) військовослужбовці, сім’ї яких проживають на території даного району. Облік ведеться на підставі отриманих від військових частин і закладів охорони здоров’я сповіщень про смерть (загибель) і Повідомлень (додаток 63) від військових комісаріатів.
Для ведення довідкової роботи за запитами (листами) і контролю вручення сповіщень про смерть (загибель) сім’ям загиблих (померлих) військовослужбовців у військовому комісаріаті ведеться Алфавітна книга обліку безповоротних втрат військовослужбовців і призначення пенсій їхнім сім’ям (додаток 64) окремо на кожну категорію особового складу.
3.6. На особовий склад, який загинув (помер) на шляху прямування в складі команди, складається Акт на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування (додаток 65), у двох примірниках, який підписується старшим команди, черговим по команді і працівником закладу охорони здоров’я, який здійснював супроводження команди.
Другий примірник акта передається керівнику закладу охорони здоров’я, військовому коменданту залізничної дільниці (станції, порту, пристані) або до цивільного закладу охорони здоров’я, залежно від того, кому передали тіло загиблого (померлого) для поховання. Передача тіла загиблого посадовим особам закладу охорони здоров’я або військової комендатури проводиться за підписом на першому примірнику акта, який засвідчується печаткою цих закладів (установ).
Військові коменданти комендатур військових сполучень станцій (дільниць) і керівники закладів охорони здоров’я, які прийняли тіло загиблого (померлого) військовослужбовця на шляху прямування, сповіщають військовий комісаріат за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого) про місце його поховання.
Перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком на поповнення до штабу з’єднання, військової частини, куди прибула команда.
3.7. Штаб військової частини (з’єднання), який прийняв команду, на підставі акта на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, наказом по стройовій частині виключає військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, зі списків особового складу і включає їх до іменного списку безповоротних втрат особового складу, а до військових комісаріатів за місцем проживання сімей (родичів) загиблих (померлих) висилає сповіщення про смерть (загибель).
3.8. У військових частинах, які перевозяться на кораблях і суднах морського (повітряного) транспорту, облік безповоротних втрат на шляху прямування ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини. Військовослужбовці, які загинули на шляху прямування, виключаються зі списків особового складу військових частин і включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу, після прибуття корабля (судна) у пункт призначення.
У разі загибелі корабля (судна), на якому знаходився штаб військової частини, яку перевозили, штаб Військово-Морських Сил Збройних Сил України іменний список особового складу, який вибув зі строю, що знаходився на загиблому кораблі (судні), негайно пересилає до штабу з’єднання, оперативного командування, виду Збройних Сил, до складу якого входить військова частина, яку перевозили. У супровідному листі зазначаються точне місце, час і причини загибелі корабля (судна), на якому знаходилися військовослужбовці, та кого з них врятовано. Усі загиблі військовослужбовці штабом оперативного командування, виду Збройних Сил включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу.
3.9. У кадрових органах оперативного командування персональний облік безповоротних втрат ведеться:
на офіцерів управління, військових частин і з’єднань, які входять до складу оперативного командування, а також на осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління і військових частин безпосереднього підпорядкування - за картотекою втрат, складеною з послужних (скорочених послужних) карток, вилучених із послужної картотеки. Облік ведеться на підставі іменних списків безповоротних втрат особового складу, наданих військовими частинами безпосереднього підпорядкування, а також на підставі наказів (копій наказів) про виключення зі списків загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;
на сержантів, солдатів і працівників - за іменними списками безповоротних втрат особового складу, отриманими від військових частин безпосереднього підпорядкування в порядку, установленому для штабу з’єднання.
У штабі Військово-Морських Сил Збройних Сил України, крім того, ведеться картотека обліку безповоротних втрат старшин, сержантів, матросів і солдатів, яка складається з алфавітних карток, вилучених із діючої картотеки.
У вилучених картках у рядку 10 робиться відповідний запис, передбачений пунктом 3.3 цієї глави.
3.10. У кадрових органах видів Збройних Сил персональний облік безповоротних втрат офіцерів ведеться за послужними картками загиблих (померлих) офіцерів, вилученими із послужних картотек на підставі наказів, витягів із наказів. Персональний облік безповоротних втрат осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління, частин забезпечення і охорони ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу в порядку, установленому для штабу військової частини.
3.11. Загальний облік безповоротних втрат за Збройні Сили здійснюється кадровим органом Генерального штабу:
офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за послужними картками загиблих (померлих), вилученими з послужної картотеки, і за картками обліку втрат, складеними на підставі іменних списків безповоротних втрат особового складу;
сержантів, солдатів і працівників - за картками обліку втрат, складеними на підставі іменних списків безповоротних втрат особового складу.
3.12. На кадровий орган Генерального штабу покладаються:
персональний і статистичний облік безповоротних втрат особового складу;
контроль за станом персонального обліку безповоротних втрат особового складу в кадрових органах і військових комісаріатах;
контроль за своєчасним наданням наказів про виключення загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу зі списків особового складу Збройних Сил;
контроль за своєчасним наданням іменних списків безповоротних втрат особового складу штабами військових частин, з’єднань;
контроль за своєчасним наданням військовими комісаріатами сповіщень сім’ям або рідним померлого;
ведення довідкової роботи на особовий склад, який безповоротно вибув зі Збройних Сил.
4. Організація поховань загиблих і померлих. Облік похованих військовослужбовців і працівників
4.1. Організація своєчасного винесення з поля бою і поховання військовослужбовців, які загинули в боях, є одним із обов’язків командирів (керівників). Вони повинні здійснювати постійний контроль за додержанням встановленого порядку поховань і оформленням могил загиблих (померлих) військовослужбовців.
4.2. Організація поховань військовослужбовців, порядок віддання військових почестей під час поховання і оформлення могил визначаються:
для всіх категорій військовослужбовців до підполковника включно - наказом командира військової частини або керівника закладу охорони здоров’я;
для командирів військових частин, полковників, капітанів 1 рангу - наказом командира з’єднання або керівника закладу охорони здоров’я;
для командирів з’єднань, осіб вищого офіцерського складу - наказом командувача військ оперативного командування, виду Збройних Сил.
4.3. Забирання тіл військовослужбовців, які загинули на полі бою, їх поховання, оформлення захоронень у кожній військовій частині, яка веде бойові дії, здійснюють спеціальні команди (підрозділи) з організації поховань, які призначаються за письмовим наказом командира військової частини в складі офіцера або сержанта, старшини (начальника команди) і необхідної кількості солдатів.
Поховання військовослужбовців організовують, як правило, протягом доби після їх загибелі. Похованню підлягають усі військовослужбовці, які загинули на ділянці бойових дій військової частини, незалежно від того, чи зараховані вони до списків військової частини, яка діяла на даній ділянці.
4.4. Поховання загиблих (померлих) військовослужбовців здійснюється на військових ділянках цивільних кладовищ в індивідуальних могилах.
Військовослужбовці Збройних Сил, які загинули (померли) на кораблях та суднах Військово-Морських Сил під час переходу морем, повинні бути поховані на березі. Тільки за неможливості додержуватися цього правила тіла загиблих (померлих) військовослужбовців віддають морю. У цьому випадку поховання проводиться в порядку, установленому Командуванням Військово-Морських Сил Збройних Сил України.
Поховання особового складу, який загинув (помер) в евакуаційних установах (поїздах, на суднах) або на шляху прямування у складі команди, організовується керівником закладу охорони здоров’я (цивільного закладу охорони здоров’я) або військовим комісаром (комендантом) залежно від того, кому передано тіло загиблого (померлого).
4.5. Начальник команди або інша посадова особа, призначена відповідальною за організацію поховань, на підставі документів, які посвідчують особу, ідентифікаційних жетонів та інших документів, знайдених у загиблих, на всіх похованих складає іменний список особового складу, який похований на військовій ділянці цивільного кладовища (у могилі), і негайно після поховання подає його до штабу військової частини. Похованих працівників уносять до іменного списку після військовослужбовців. До іменного списку додаються схема розташування могил та їх стислий опис. На підставі вказаних іменних списків у штабах військових частин проводиться перевірка вірності іменних списків безповоротних втрат особового складу, які подали командири підпорядкованих підрозділів, а також заповнюються відомості про загиблих (померлих) до відповідних облікових документів. Іменні списки особового складу, який похований на військовій ділянці цивільного кладовища (у могилі), підшиваються до справи військової частини.
4.6. Військові ділянки цивільних кладовищ та індивідуальні могили загиблих військовослужбовців у штабі військової частини наносяться на топографічну карту великого масштабу, яка зберігається разом з Іменними списками особового складу, який похований на військовій ділянці цивільного кладовища (у могилі).
Місця могил вищого офіцерського складу, полковників, капітанів І рангу, Героїв України, крім того, наносяться на окремі топографічні карти, які разом із сповіщенням про смерть (загибель) направляються до військового комісаріату за місцем проживання сім’ї (родичів) загиблого (померлого).
4.7. Якщо в іменному списку похованих, поданому посадовою особою, яка здійснювала поховання, будуть зазначені військовослужбовці інших військових частин, командир військової частини того самого дня сповіщає про це командирів відповідних військових частин із зазначенням наявних про них відомостей, а також місць і дати їх поховання.
4.8. Місця могил невстановлених військовослужбовців у штабі військової частини наносяться на загальну топографічну карту великого масштабу. При цьому на карті праворуч від знака могили пишеться літера "Н" (невідомий). Якщо в одній могилі поховано декілька невідомих військовослужбовців, то під літерою "Н" знаменником записується кількість похованих, наприклад: "Н/2" (двоє невідомих військовослужбовців).
4.9. Усі місця поховань загиблих, померлих військовослужбовців повинні бути належним чином доглянуті. Залежно від бойових обставин і наявності будівельних матеріалів на кожній могилі встановлюється надмогильна споруда.
На лицьовій стороні надмогильної споруди робиться напис про кожного похованого із зазначенням військового звання, прізвища, імені, по батькові, року народження і дати загибелі (смерті). Написи на тимчасові надмогильні споруди наносяться фарбою, яка не змивається, або випалюються (викарбовуються).
На спорудах, встановлених на могилах невідомих військовослужбовців, робиться напис такого змісту: "Тут похований невідомий військовослужбовець, який загинув смертю хоробрих у бою за Батьківщину (зазначити число, місяць, рік)" або "Тут поховані два невідомих військовослужбовці, які загинули смертю хоробрих у бою за Батьківщину (зазначити число, місяць, рік)".
Відомості про місця поховання невідомих військовослужбовців військових частин висилаються до кадрового органу Генерального штабу в порядку, визначеному в пунктах 3.1, 3.2 глави 3 цього розділу.
4.10. Оформлені могили на військових ділянках цивільних кладовищ передаються за актом місцевим органам влади або військовому комісару (коменданту), які в подальшому підтримують їх у належному стані.
В акті зазначаються військове звання, прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, дата загибелі (смерті) кожного похованого військовослужбовця і стан кожної могили. Акт складається в трьох примірниках: перший зберігається в штабі військової частини разом з іменними списками особового складу, який похований на військовій ділянці цивільного кладовища (у могилі), другий передається представнику місцевих органів влади або військовому коменданту, який приймав могили, а третій направляється до районного (міського) військового комісаріату за місцем знаходження могили або кладовища.
5. Сповіщення сімей (близьких родичів) про загибель (смерть) військовослужбовців і працівників
5.1. На підставі наказу по стройовій частині на кожного загиблого (померлого) військовослужбовця (працівника) військової частини складається і висилається до районного (міського) військового комісаріату за місцем проживання сім’ї сповіщення про смерть (загибель). Висилання сповіщення безпосередньо сім’ям загиблих (померлих) або їхнім близьким родичам категорично забороняється.
У тих випадках, якщо місце проживання сім’ї загиблого (померлого) невідоме або загиблий (померлий) військовослужбовець не мав сім’ї чи близьких родичів, то сповіщення висилається до військового комісаріату за місцем призову загиблого (померлого). Сповіщення висилається в день виключення загиблого (померлого) військовослужбовця (працівника) зі списків особового складу військової частини. Військові частини, які перебували на переході у відкритому морі, повідомлення про смерть особового складу висилають негайно після прибуття корабля (судна) у порт (на базу).
Донесення про смерть (загибель) військовослужбовців в особливий період не висилаються.
5.2. Районний (об’єднаний, міський) військовий комісаріат на підставі одержаних від військових частин сповіщень про загибель (смерть) військовослужбовців зобов’язаний не пізніше семи днів вручити сім’ям (близьким родичам) загиблих (померлих) військовослужбовців (працівників) сповіщення сім’ї або близьким родичам померлого.
Якщо одержане військовим комісаріатом сповіщення про смерть (загибель) викликає сумнів у його достовірності, то військовий комісар зобов’язаний вжити заходів для повного уточнення всіх даних отриманого сповіщення і лише після підтвердження його достовірності виписати і вручити сім’ї загиблого (померлого) або його близьким родичам сповіщення сім’ї або рідним померлого (загиблого). У разі підтвердження недостовірності сповіщення про смерть (загибель) воно негайно направляється до кадрового органу Генерального штабу. Одночасно про це повідомляється командиру військової частини, начальнику штабу з’єднання або керівнику закладу охорони здоров’я, від якого надійшло сповіщення.
5.3. У разі коли сім’я (близькі родичи) загиблого (померлого) військовослужбовця (працівника) змінили місце проживання, сповіщення сім’ї (близьких родичів) померлого (загиблого), що надійшло, пересилається до військового комісаріату за новим місцем проживання сім’ї (близьких родичів) загиблого (померлого). У разі відсутності у військовому комісаріаті відомостей про нове місце проживання сім’ї (близьких родичів) загиблого (померлого) або якщо неможливо дізнатися про нове місце проживання сім’ї (близьких родичів), сповіщення пересилається до кадрового органу Генерального штабу із зазначенням причин пересилки.
5.4. При надходженні до військового комісаріату будь-яких змін до раніше одержаного сповіщення про смерть (загибель) військовий комісар зобов’язаний внести ці зміни до облікових документів військового комісаріату, повідомити про це сім’ю (близьких родичів) загиблого (померлого), а якщо ці зміни впливають на виплату пенсії або одержання встановлених пільг, то одночасно повідомити про це відповідні органи.
При надходженні до військового комісаріату сповіщення про смерть (загибель) військовослужбовців, призваних (мобілізованих) іншими військовими комісаріатами, військовий комісар зобов’язаний протягом п’яти днів після отримання сповіщення надіслати до військового комісаріату за місцем призову (мобілізації) військовослужбовця Повідомлення (додаток 63).
5.5. Отримані військовим комісаріатом із військових частин, з’єднань, закладів охорони здоров’я сповіщення про смерть (загибель) та інші документи, які підтверджують загибель (смерть) військовослужбовця (працівника), підшиваються до справи.
6. Збирання, облік, зберігання і відправка власних речей, цінностей, документів загиблих (померлих)
6.1. Збирання, облік і відправка за призначенням власних речей, цінностей і особистих документів загиблих (померлих) військовослужбовців (працівників) є обов’язковими.
Організація збирання (приймання), обліку, зберігання, передачі (відправки) за призначенням власних речей, цінностей і особистих документів загиблих (померлих) військовослужбовців (працівників), а також контроль за виконанням цих заходів покладаються особисто на командирів (керівників).
6.2. Власні речі, цінності і особисті документи військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, передаються разом з актом про смерть командирам військових частин, до яких прямували загиблі (померлі).
6.3. Відправка власних речей, цінностей і особистих документів сім’ям (близьким родичам) загиблих (померлих) військовослужбовців і працівників проводиться в порядку, визначеному в пунктах 7.8-7.11 глави 7 розділу ІІ цієї Інструкції.
Якщо місце проживання сім’ї невідоме або пересилка неможлива з інших причин, то відправка проводиться до Центрального управління.
7. Облік військовослужбовців, визволених із полону
7.1. Усі військовослужбовці, визволені з полону, а також які вийшли з оточення поодинці, направляються до резервних військових частин, які підпорядковані оперативним командуванням, видам Збройних Сил.
7.2. У резервних військових частинах на кожну групу військовослужбовців, які визволені з полону або вийшли з оточення поодинці, складається Іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають у резервних військових частинах (додаток 66), у двох примірниках окремо на кожну категорію військовослужбовців.
Перший примірник іменного списку направляється до кадрового органу Генерального штабу, другий примірник підшивається до справи військової частини.
Копії іменних списків на військовослужбовців, які вийшли з оточення, направляються до штабів військових частин за місцем їхньої служби.
7.3. У випадку смерті військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення), на шляху прямування до резервної військової частини або під час перебування в ній, на них складається окремий Іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і на шляху прямування до резервних військових частин або під час перебування в них померли (додаток 67).
7.4. Контроль за своєчасним і вірним наданням резервними військовими частинами іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають у резервних військових частинах, та іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і на шляху прямування до резервних військових частин або під час перебування в них померли, покладається на начальників кадрових органів оперативних командувань, видів Збройних Сил.
7.5. Кадровий орган Генерального штабу після отримання іменного списку військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають у резервних військових частинах, зобов’язаний не пізніше п’яти днів повідомити районні (міські) військові комісаріати за місцем проживання сімей (близьких родичів) цих військовослужбовців про їхнє визволення або вихід з оточення.
У повідомленні зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові військовослужбовця; військове звання до полону (виходу з оточення); посада, яку займав до полону (оточення); рік народження; яким військовим комісаріатом і коли призваний (мобілізований); час і місце визволення з полону (виходу з оточення); місцезнаходження; куди звертатися за довідками.
7.6. Районний (об’єднаний, міський) військовий комісаріат після отримання від кадрового органу Генерального штабу повідомлень на військовослужбовців про їх визволення з полону (виходу з оточення) зобов’язаний внести до облікових документів необхідні зміни і не пізніше трьох днів усно або письмово повідомити про це сім’ю (близьких родичів) визволеного з полону (який вийшов з оточення) військовослужбовця і одночасно анулювати раніше видане сповіщення.
При отриманні районними (об’єднаним, міськими) військовими комісаріатами повідомлень про визволення з полону (виходу з оточення) військовослужбовців, призваних (мобілізованих) іншими військовими комісаріатами, районні (міські) військові комісаріати зобов’язані не пізніше п’яти днів повідомити про це відповідні військові комісаріати за місцем призову (мобілізації) цих військовослужбовців.
IV. Організація зберігання і пересилки облікових документів, забезпечення військ бланками і книгами обліку особового складу
1. Зберігання і пересилка облікових документів
1.1. Особові справи обліковуються в Книзі обліку особових справ (додаток 68) у порядку загальної нумерації або за алфавітом залежно від кількості облікованих особових справ. Записи в книзі робляться чорнилами чорного (фіолетового) кольору в день одержання, складання або пересилки особових справ.
На кожну особову справу виписується Картка-замісник (додаток 69), яка зберігається в кишені обкладинки особової справи. За цими картками здійснюється контроль за поверненням до місця зберігання (сховища) особових справ, які були видані для роботи.
У військових частинах, з’єднаннях, органах військового управління особові справи зберігаються в алфавітному порядку. Особові справи офіцерів зберігаються окремо від особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
У кадровому органі від оперативного командування і вище особові справи можуть зберігатися в порядку номерів, за якими вони обліковані в книзі обліку особових справ, або в алфавітному порядку. При пономерному зберіганні ведеться допоміжна картотека обліку особових справ, складена з Алфавітних карток обліку особових справ (додаток 70) за алфавітом. На військовослужбовців, які вибули з обліку, в алфавітних картках робиться запис, коли, кому і за яким номером вислано особову справу, після чого картка перекладається в довідкову (архівну) картотеку і зберігається п’ять років.
Дозволяється вести допоміжний облік особових справ за картками-замісниками, які вилучаються з особових справ і формуються в картотеки або за послужними картками. Якщо облік ведеться за послужними картками, номер особової справи записується простим олівцем у лівому верхньому кутку картки.
Облік і зберігання особових справ визначаються відповідно до вимог чинного законодавства.
1.2. Послужні картки, скорочені послужні картки не нумеруються і за книгами не обліковуються. Видача карток із картотек для тимчасового користування проводиться тільки під підпис у спеціальних облікових журналах (книгах).
У кадрових органах, які ведуть облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картотеками (крім кадрових органів військових навчальних закладів), на військовослужбовців, знятих з обліку, замість висланих послужних карток виписуються скорочені послужні картки для довідкової (архівної) картотеки. У цих картках повинно бути вказано, куди, коли і за яким вихідним документом відправлено послужні картки.
Послужні картки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби і виключених зі списків особового складу Збройних Сил, не пересилаються і не знищуються, а перекладаються в довідкову (архівну) картотеку. У них повинні бути записані дані про звільнення (виключення зі списків особового складу) із посиланням на накази по особовому складу.
Довідкові картотеки послужних карток та скорочених послужних карток формуються на кожну категорію військовослужбовців окремо.
Після закінчення встановлених строків зберігання послужних карток у довідковій картотеці або у разі розформування кадрових органів (де велися або зберігалися послужні картки) вони передаються для подальшого зберігання до Галузевого архіву. Скорочені послужні картки в довідковій (архівній) картотеці зберігаються п’ять років з дня їх виписки або перекладання з послужної картотеки, а після закінчення цього строку зберігання знищуються.
1.3. Штатно-посадові картки обліковуються в Книзі обліку штатно-посадових карток (додаток 71) і нумеруються окремо за кожну військову частину.
1.4. Записи в книгах обліку про одержання знову складених облікових документів на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а також відмітки про їх відправку або знищення робляться в день отримання, відправки або знищення документів.
1.5. Документи персонального обліку на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, переміщених по службі, пересилаються:
при зарахуванні в розпорядження особові справи і послужні картки - до кадрових органів, у розпорядження яких зараховані офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу;
при призначенні на посади: перші примірники особових справ - до штабів військових частин за новим місцем служби; другі примірники (на офіцерів) - до кадрових органів відповідної номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу; послужні картки - до кадрових органів, які ведуть облік переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за цими обліковими документами;
при вибутті на навчання з увільненням від займаної посади всі примірники особових справ і послужні картки - до відповідних військових навчальних закладів для їх зберігання і ведення;
після закінчення військових навчальних закладів особові справи і послужні картки - до кадрових органів залежно від місця призначення (зарахування у розпорядження) військовослужбовця;
при призначенні на посади до складу національних контингентів і зарахуванні на навчання до іноземних військових навчальних закладів (установ) з виключенням зі списків особового складу військової частини перші примірники особових справ - до штабів військових частин за новим місцем служби; другі примірники (на офіцерів) - до структурних підрозділів Збройних Сил, які ведуть їх облік і забезпечують супроводження і реалізацію заходів зазначеної діяльності;
при відрядженні до державних органів, установ і організацій для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки: другі примірники особових справ і послужні картки, які велися в оперативних командуваннях, видах Збройних Сил, - до кадрового органу Генерального штабу, перші примірники особових справ - до відповідного державного органу, установи і організації за дорученням кадрового органу Міністерства оборони;
при переміщенні з одного виду Збройних Сил, оперативного командування до іншого всі персональні облікові документи - до кадрових органів того виду Збройних Сил, оперативного командування, до яких переміщені офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу.
1.6. Пересилка документів персонального обліку ведеться тільки із супровідними листами із зазначенням причин пересилки в установлені строки:
із військових частин на переміщених і звільнених військовослужбовців - у день вручення припису про вибуття (на відряджених за телеграфним (електронним) розпорядженням - у день отримання витягу з наказу по особовому складу), а на військовослужбовців, виключених зі списків особового складу Збройних Сил, - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;
із військових частин, якщо припис про вибуття не вручається (довготривале відрядження, відпустка по догляду за дитиною до 3 (6) років, перебування на лікуванні), особові справи разом з приписом до місця призначення - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;
із кадрових органів - не пізніше семи днів після одержання наказу (витягу з наказу) про нове призначення (звільнення, виключення зі списків).
У приписах (відпускних квитках) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби, зазначається, коли і в який військовий комісаріат вислано їхні особові справи або куди вони будуть вислані.
1.7. На військовослужбовців, які закінчили військові навчальні заклади з присвоєнням первинних військових звань офіцерського складу, облікові документи надсилаються:
особові справи (перший примірник) - безпосередньо до тих військових частин, в які призначені випускники, другий примірник - до кадрового органу відповідної номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу;
послужні картки (перший примірник) - до кадрового органу Генерального штабу, другий примірник - до кадрового органу оперативного командування, виду Збройних Сил.
При присвоєнні випускникам військових навчальних закладів первинних військових звань осіб офіцерського складу запасу особова справа висилається до відповідного військового комісаріату за місцем прийняття особи на військовий облік, один примірник послужної картки - до кадрового органу Генерального штабу.
1.8. При звільненні офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу з військової служби їхні особові справи пересилаються:
перші примірники:
при звільненні в запас чи відставку з правом на пенсійне забезпечення - до обласних і прирівняних до них військових комісаріатів за вибраним місцем проживання. У ці особові справи повинні бути внесені відмітки фінансових органів про проведений розрахунок вислуги років. У розділ особових справ "Додаткові матеріали" обов’язково повинні бути підшиті свідоцтво про хворобу, витяги з наказів про звільнення і виключення зі списків особового складу військової частини, усіх видів забезпечення і розрахунки вислуги років для пенсії;
при звільненні в запас без права на пенсійне забезпечення - до районних (міських) військових комісаріатів за вибраним місцем проживання;
другі примірники:
на офіцерів - до районних (об’єднаних, міських) військових комісаріатів за вибраним місцем проживання. До цих примірників також долучаються витяги з наказів про звільнення і виключення зі списків особового складу військової частини, усіх видів забезпечення.
У випадку, коли офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу вибувають на облік не в ті військові комісаріати, які зазначені в наказах про звільнення, особові справи повинні висилатися до військових комісаріатів, в які фактично вибули військовослужбовці. При цьому для вірного направлення других примірників особових справ штаби військових частин і кадрові органи зобов’язані негайно сповістити по команді або відповідним кадровим органам, які ведуть другі примірники особових справ, та військовий комісаріат, до якого вибули військовослужбовці.
Особові (особово-пенсійні) справи осіб, звільнених з військової служби, зберігаються в обласних і прирівняних до них військових комісаріатах протягом двадцяти п’яти років після припинення виплати пенсії і передаються до Галузевого архіву після закінчення строку зберігання.
1.9. На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, виключених зі списків особового складу Збройних Сил, облікові документи пересилаються:
перші примірники особових справ на померлих (загиблих, безвісно відсутніх) - до районних (об’єднаних, міських) військових комісаріатів за місцем проживання сімей померлих (загиблих, безвісно відсутніх) військовослужбовців. Після того, як необхідність у цих особових справах мине, військові комісаріати здають їх до Галузевого архіву;
другі примірники особових справ на померлих (загиблих, безвісно відсутніх) офіцерів - до Галузевого архіву.
На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яких засуджено за скоєні злочини до позбавлення волі, а також позбавлено військових звань, усі примірники особових справ пересилаються до Галузевого архіву.
Не раніше ніж через десять років зберігання разом обох примірників експертно-перевірною комісією Галузевого архіву приймається рішення щодо знищення одного з примірників, який є найменше повним.
1.10. На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які вибувають у складі військових частин до інших з’єднань, оперативних командувань, видів Збройних Сил (крім тимчасового перепідпорядкування), штабами військових частин складаються Іменні списки військовослужбовців, які прибули (додаток 72), в алфавітному порядку.
Іменні списки військовослужбовців, які прибули, висилаються до всіх кадрових органів, які ведуть персональний облік пойменованих у них офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за місцем колишнього та нового підпорядкування з’єднань, військових частин, які вибули, у тому числі: до оперативних командувань, видів Збройних Сил, Генерального штабу. У такому самому порядку складаються і надсилаються іменні списки на військовослужбовців військових частин, які входять до з’єднання і в яких змінилися дійсні найменування (нумерація).
На підставі іменних списків кадрові органи вносять до документів персонального обліку військовослужбовців записи про перепідпорядкування військової частини або про зміну найменування (нумерації) з посиланням на відповідну організаційну директиву (наказ). Аналогічні записи вносяться до особових справ.
Якщо з’єднання, військова частина вибуває терміново до нового місця дислокації (підпорядкування) або в директиві (наказі) не зазначена підпорядкованість з’єднання, військової частини, то іменні списки на переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються та розсилаються протягом десяти днів після прибуття з’єднання, військової частини до нового місця дислокації.
1.11. На підставі іменних списків військовослужбовців кадрові органи попереднього місця обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу передають свої облікові документи на військовослужбовців (особові справи, послужні та штатно-посадові картки), які вибули у відповідні кадрові органи за новим місцем обліку. Передача документів проводиться за описом, в якому перераховуються найменування документів і на яких військовослужбовців вони передаються (пересилаються).
Усі документи персонального і штатно-посадового обліку, які передаються (пересилаються) перед їх передачею (пересилкою), повинні бути перевірені і приведені в порядок.
Записи в послужних списках про проходження військової служби повинні бути засвідчені підписом керівника кадрового органу (начальника штабу військової частини) або його заступниками і гербовою печаткою. Пересилати облікові документи, до яких не внесені всі необхідні записи, заборонено.
1.12. Начальники штабів військових частин, з’єднань, керівники кадрових органів зобов’язані здійснювати постійний контроль за своєчасною пересилкою і правильністю оформлення облікових документів на тих, хто вибув, і вживати заходів щодо своєчасного одержання облікових документів на тих, хто прибув.