3.16. Кадровими органами від з’єднання і вище для ведення других примірників особових справ від військових частин витребовуються копії аркушів обліку льотної роботи, стажу плавання, виконання стрибків із парашутом, роботи водолазів під водою, несення бойового чергування в підземних спорудах, які знаходяться в перших примірниках особових справ.
4. Особливості організації і ведення обліку особового складу в деяких військових частинах
4.1. На кораблях і суднах забезпечення, у військових навчальних закладах, у закладах охорони здоров’я, національних контингентах, дисциплінарному батальйоні, у військових частинах з невеликою чисельністю особового складу, підрозділах воєнізованої охорони облік особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, з додержанням особливостей, викладених у пунктах 4.2-4.9 цієї глави.
4.2. На кораблях і суднах забезпечення:
на надводних кораблях 4 рангу і суднах забезпечення з чисельністю особового складу менше 50 осіб облік особового складу ведеться в порядку, установленому для взводу;
на підводних човнах, в управліннях дивізіонів надводних кораблів 3 рангу і суден забезпечення з чисельністю особового складу менше 100 осіб, а також в управліннях дивізіонів надводних кораблів 4 рангу, які входять до складу з’єднань, облік особового складу ведеться в порядку, установленому для роти;
на надводних кораблях 1 і 2 рангів, на надводних кораблях 3 рангу і суднах забезпечення з чисельністю особового складу 100 і більше осіб, а також на берегових базах облік особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, при цьому на кораблях 3 рангу особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу не ведуться.
Облік особового складу на кораблях веде старший помічник (помічник) командира корабля, а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом командира корабля. В управліннях дивізіонів надводних кораблів облік особового складу веде начальник штабу дивізіону, а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом командира дивізіону. У підрозділах кораблів документи з обліку особового складу не ведуться. Командири підрозділів (відділень, команд, груп, батарей, бойових частин, служб) кораблів зобов’язані особисто знати підлеглий їм особовий склад у повному обсязі.
Іменні списки для проведення вечірньої перевірки на старшин і матросів ведуться відповідно до додатка 4 до цієї Інструкції.
4.3. У військових навчальних закладах особовий склад обліковується таким чином:
курсанти і слухачі окремо від постійного складу у книзі алфавітного обліку особового складу, а офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу - відповідно до Схеми обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах Збройних Сил України на мирний час (додаток 27);
штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться;
на кожного курсанта замість обліково-послужної картки ведеться особова справа;
облік сержантів і солдатів військових навчальних закладів ведеться в стройовому відділі (відділені), а облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, працівників та змінного складу - у відділі (відділенні) кадрів. У військових навчальних закладах, де штатами передбачені об’єднані відділи (відділення) стройові і кадрів, облік усього особового складу ведеться в цих об’єднаних відділах (відділеннях).
У військових навчальних закладах, які мають у своєму складі військові навчальні підрозділи, облік усього особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 4.3 цієї глави. Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються тільки в Книзі штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 28). У штабах навчальних підрозділів особовий склад цих підрозділів обліковується відповідно до порядку, установленого пунктом 2.1 глави 2 цього розділу.
У навчальних підрозділах (взводі, роті, батареї, ескадрильї, батальйоні, дивізіоні), у підрозділах і частинах забезпечення обслуговування військових навчальних закладів облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1.1-1.3 глави 1 та пунктом 2.1 глави 2 цього розділу.
4.4. У військових ліцеях облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 4.3 цієї глави.
4.5. У закладах охорони здоров’я постійний особовий склад обліковується у структурних підрозділах цих закладів, на які покладено функції щодо обліку особового складу, у порядку, установленому пунктом 2.1 глави 2 цього розділу.
Після лікування (оздоровлення) військовослужбовці направляються закладами охорони здоров’я безпосередньо до військових частин за місцем їхньої служби. Про виписаних військовослужбовців керівники закладів охорони здоров’я повідомляють командирів їхніх військових частин.
4.6. У національних контингентах облік військовослужбовців ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книгами штатно-посадового обліку особового складу і книгами обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу. Книги штатно-посадового обліку особового складу ведуться окремо на кожну ротацію національного контингенту.
Після повернення (виведення, евакуації) національного контингенту на територію України книги здаються до Галузевого архіву.
Облік військовослужбовців у національних контингентах веде помічник начальника штабу, а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, призначена письмовим наказом відповідного командира.
Виїзні справи на військовослужбовців, які направляються до національного контингенту, оформляються відповідно до Інструкції про організацію виконання Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністра оборони України від 10 квітня 2009 року № 170, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 19 травня 2009 року за № 438/16454 (зі змінами).
4.7. У штабі дисциплінарного батальйону й інших навчальних військових частинах, які мають змінний склад, персональний облік змінного складу ведеться за книгою алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу. Книга штатно-посадового обліку особового складу на змінний склад не ведеться.
У дисциплінарному батальйоні облік змінного особового складу здійснюється відповідно до Інструкції про порядок відбування покарання засуджених військовослужбовців у вигляді тримання в дисциплінарному батальйоні, затвердженої наказом Міністра оборони України від 29 листопада 2004 року № 567, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 10 грудня 2004 року за № 1572/10171 (зі змінами).
У підрозділах навчальних частин персональний облік змінного складу ведеться окремо від постійного складу за книгами обліку особового складу.
4.8. У військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб, а також у військових частинах з чисельністю особового складу більше ніж 40 осіб, але які не мають у своєму складі стройових підрозділів, добова відомість не ведеться. Облік військовослужбовців указаних частин ведеться в одній книзі алфавітного обліку особового складу, а якщо у складі військової частини немає сержантів і солдатів, то у книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
В окремих ротах охорони і обслуговування військових складів, баз, арсеналів та інших установ облік особового складу ведеться в порядку, установленому для відповідних підрозділів військової частини. Особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книга алфавітного обліку особового складу, книга алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу і книга штатно-посадового обліку особового складу, книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, добова відомість, обліково-послужні картки, особові картки і трудові книжки на особовий склад ведуться у штабах військових частин, яким підпорядковані ці роти. На всіх облікових документах цих частин у їх заголовку обов’язково вказуються також найменування частин охорони та обслуговування.
В окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах та їм відповідних частинах і установах, які не мають свого таємного (нетаємного) діловодства, особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу не ведуться. Ведення особових справ військовослужбовців цих частин покладається на кадрові органи за підпорядкованістю.
4.9. У загоні (команді, групі) підрозділів воєнізованої охорони особовий склад обліковується в книзі обліку особового складу.
Облік особового складу за книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, особовими картками і трудовими книжками ведеться у штабах військових частин, яким вони підпорядковані, разом з особовим складом цих частин.
На особовий склад підрозділів воєнізованої охорони у штабах військових частин ведуться і зберігаються облікові справи відповідно до Положення про воєнізовану охорону об’єктів Збройних Сил України, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 29 лютого 2012 року № 103, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 березня 2012 року за № 427/20740.
Ведення обліку особового складу в загоні (команді, групі) покладається на заступника начальника загону (команди, групи), а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом відповідного командира.
4.10. У військових комісаріатах:
у районних (об’єднаних, міських) військових комісаріатах облік військовослужбовців ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, особовими справами, а працівників - за особовими картками і трудовими книжками;
в обласних військових комісаріатах, військовому комісаріаті Автономної Республіки Крим та Київському міському військовому комісаріаті (далі - обласні військові комісаріати) облік військовослужбовців (у тому числі у підпорядкованих районних, об’єднаних районних, міських військових комісаріатах) ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу і особовими справами. Облік працівників ведеться за книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, особовими картками і трудовими книжками.
5. Облік особового складу в управліннях з’єднань і в органах військового управління
5.1. В управлінні з’єднання статистичний облік усього особового складу з’єднання, а також персональний і штатно-посадовий облік особового складу управління, підрозділів забезпечення і обслуговування з’єднання ведуться у стройовому підрозділі штабу з’єднання. Облік ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини. При цьому особові справи і книги алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління, підрозділів забезпечення і обслуговування ведуться в кадровому органі.
Рішенням начальника штабу з’єднання персональний і штатно-посадовий обліки особового складу управління з’єднання, підрозділів забезпечення і обслуговування можуть бути покладені на адміністративний (адміністративно-господарчий) підрозділ штабу. У цьому разі начальник адміністративного (адміністративно-господарчого) підрозділу штабу виконує обов’язки, покладені на старшого помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини.
У кадровому органі з’єднання офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються порядком, установленим пунктами 9.1-9.14 глави 9 цього розділу і Схемою обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах Збройних Сил України на мирний час.
Статистичний облік особового складу ведеться за штатами і донесеннями військових частин, які входять до складу з’єднання.
Начальник кадрового органу з’єднання зобов’язаний:
вести облік штатної і спискової чисельності, а також переміщення особового складу з’єднання;
завжди мати перевірені відомості про чисельність і укомплектованість військових частин і з’єднання в цілому, за категоріями особового складу, посадами, основними військово-обліковими спеціальностями;
своєчасно складати і доповідати начальнику штабу з’єднання визначену табельну звітність щодо чисельності особового складу;
не менше ніж двічі на рік перевіряти стан обліку особового складу в усіх військових частинах з’єднання;
готувати і доповідати начальнику штабу з’єднання для затвердження заходи щодо підготовки посадових осіб, які ведуть облік особового складу в підрозділах і штабах військових частин, не менше ніж двічі на рік проводити з ними заняття стосовно ведення обліку особового складу;
вести персональний та штатно-посадовий облік особового складу управління з’єднання, підрозділів забезпечення і обслуговування;
своєчасно забезпечувати підрозділи і військові частини з’єднання книгами і бланками з обліку особового складу і здійснювати контроль за їх використанням.
У кадровому органі з’єднання ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу у військових частинах і підрозділах, в якому стисло записуються відомості, коли, хто, в яких військових частинах (підрозділах) перевіряв стан обліку особового складу, які виявлено недоліки та які заходи вжито для їх усунення.
5.2. У штабах військово-морських баз і в управліннях з’єднань надводних кораблів Військово-Морських Сил Збройних Сил України (далі - Військово-Морські Сили) облік особового складу ведеться:
в управліннях з’єднань надводних кораблів 4 рангу, в управліннях кораблів 3 рангу і суден забезпечення з чисельністю особового складу менше 50 осіб, а також в управліннях дивізіонів, бригад - у порядку, установленому для штабу військової частини. При цьому облік ведеться на особовий склад надводних кораблів, підводних човнів і суден забезпечення, які входять до складу з’єднання;
в управліннях інших з’єднань надводних кораблів і в штабах військово-морських баз - у порядку, установленому для штабу з’єднання. На всіх старшин, сержантів, матросів, солдатів військово-морської бази і з’єднання надводних кораблів ведеться персональний облік за Алфавітними картками (додаток 29), які постійно зберігаються на березі.
5.3. Облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у вказаних з’єднаннях ведеться кадровими органами з’єднання, а де такі штатами не передбачені, - посадовими особами, призначеними письмовими наказами командирів з’єднань.
5.4. В органах військового управління:
в управліннях оперативних командувань, видів Збройних Сил, у структурних підрозділах Генерального штабу, Міністерства оборони персональний і штатно-посадовий обліки особового складу штабу, управлінь (відділів, служб), підрозділів забезпечення і охорони ведуться в загальних (адміністративних) управліннях (відділах, відділеннях, групах, секторах), канцеляріях, а там, де вони штатами не передбачені, - посадовими особами, визначеними письмовими наказами керівників цих підрозділів. Вони виконують обов’язки, визначені для старшого помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини, начальника кадрового органу з’єднання (пунктом 2.13 глави 2 та пунктом 5.1 глави 5 цього розділу). В органах військового управління, у штатах яких не передбачені посадові особи для ведення обліку особового складу, особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за рішенням начальника штабу (управління) передаються до відповідних кадрових органів;
у штабах оперативних командувань, видів Збройних Сил, структурних підрозділах Генерального штабу, Міністерства оборони ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу у військових частинах і з’єднаннях, в якому стисло записуються відомості: коли, хто, в яких підрозділах, військових частинах, з’єднаннях перевіряв стан обліку особового складу, які недоліки виявлено і які заходи вжито для їх усунення.
В управліннях видів Збройних Сил, структурних підрозділах Генерального штабу, Міністерства оборони облік особового складу ведеться кадровими органами виду Збройних Сил, Генерального штабу і Міністерства оборони.
У кожному структурному підрозділі оперативного командування, виду Збройних Сил, Генерального штабу, Міністерства оборони на особовий склад ведеться штатно-посадовий список відповідно до додатка 7 до цієї Інструкції, а також книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.
Добова відомість в органах військового управління на мирний час не складається.
6. Облік особового складу під час переміщення по службі і під час передислокації військових частин
6.1. Військовослужбовці, які переміщуються по службі з одних військових частин до інших під час прямування до них, враховуються як поповнення відповідно до пунктів 6.2-6.10 цієї глави.
Відправлення поповнення здійснюється у складі команд. Особи, персонально переміщені по службі з одних військових частин до інших, відправляються до місця служби одиночним порядком.
6.2. Під час відправки поповнення з одних військових частин до інших у складі команди на всіх відправлених обов’язково мають бути такі документи:
іменний список на відправлених - у начальника (старшого) команди;
військово-перевізні документи на кожного військовослужбовця;
документи, що посвідчують особу військовослужбовця, - на руках у кожного військовослужбовця;
обліково-послужна картка сержантів і солдатів (крім офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу), службова картка і медична книжка - у начальника (старшого) команди в опечатаному пакеті;
продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат або розрахункова книжка на кожного військовослужбовця - у начальника (старшого) команди або на руках у кожного військовослужбовця.
6.3. Під час відправки одиночним порядком у кожного військовослужбовця повинні бути: припис, документи, що посвідчують особу військовослужбовця, військово-перевізні документи, продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат (розрахункова книжка), а в опечатаному пакеті - обліково-послужна і службова картки, медична книжка. У приписах офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується, коли, кому та за яким вихідним номером вислано їх особову справу.
6.4. Штаби військових частин і кадрові органи при відкомандируванні військовослужбовців одиночним порядком зобов’язані сповістити про це командирів (керівників), до яких вони направляються, із зазначенням строку прибуття. Контроль за прибуттям військовослужбовців покладається на командирів (керівників), до яких вони направлені. Ці командири в разі неприбуття військовослужбовців невідкладно сповіщають про це відповідні штаби військових частин (кадрові органи), органи Військової служби правопорядку у Збройних Силах України та вживають заходів щодо з’ясування причин їх відсутності. Розшук військовослужбовців, які відкомандировані одиночним порядком і не прибули в установлений строк до місць призначення, покладається на командирів частин, які відкомандировували цих військовослужбовців.
6.5. Іменний список на поповнення (додаток 30), відправлене з однієї військової частини до іншої у складі військової команди, складається у трьох примірниках. Перший та другий примірники Іменного списку на поповнення вручаються начальнику (старшому) команди, а третій примірник підшивається до справи військової частини.
Іменний список на поповнення підписується начальником штабу військової частини і засвідчується гербовою печаткою за умовною назвою. При передачі особового складу до пункту прийому поповнення перший примірник Іменного списку на поповнення передається особі, яка приймає поповнення, а другий примірник підписується тим, хто здає, і тим, хто приймає особовий склад, засвідчується гербовою печаткою військової частини, яка приймає поповнення, після чого разом з актом (пункт 6.8 цієї глави) повертається до військової частини, з якої прибув особовий склад.
6.6. Перед відправленням поповнення посадові особи військової частини, які організовують відправку, зобов’язані перевірити у військовослужбовців і начальників (старших) команд наявність і правильність оформлення документів, передбачених пунктами 6.2, 6.3 цієї глави, а також повноту забезпечення військовослужбовців усіма видами забезпечення і справність обмундирування.
Під час перевірки особливу увагу потрібно звернути на відповідність особистих документів встановленим зразкам, на правильність запису в них прізвища, імені, по батькові, посади, військового звання, року народження, а також на вірне оформлення документів (наявність підписів, печаток, фотокарток, повноту заповнення). Відправляти поповнення з не повністю або невірно оформленими на нього документами категорично забороняється.
6.7. На шляху прямування начальник (старший) команди зобов’язаний періодично перевіряти наявність особового складу. Якщо хто-небудь зі складу команди відстане на шляху прямування (буде знятий з потяга), то начальник (старший) команди зобов’язаний:
негайно повідомити про це військового коменданта комендатури військових сполучень станції (дільниці) або начальника органу Військової служби правопорядку у Збройних Силах України чи військового комісара, у разі їх відсутності - посадових осіб органів внутрішніх справ, а також командира (начальника) військової частини, в якій він проходить військову службу, для вжиття заходів щодо розшуку;
в іменному списку на поповнення зробити докладний запис про причини відставання, час, дату і найменування пункту, в якому були відсталі.
На військовослужбовців, знятих з потяга, начальник (старший) команди повинен отримати від відповідних службових осіб довідку про причину зняття.
6.8. Передача поповнення представникам військових частин оформляється за Дорученням на право прийому поповнення (додаток 31) і оформляється актом, в якому вказується кількість прийнятого (зданого) особового складу, його стан здоров’я, наявність і правильність оформлення документів та інші дані, що характеризують поповнення.
Прийом поповнення проводиться поіменно, за іменним списком на поповнення, отриманим від начальника (старшого) команди. Приймати поповнення без поіменної перевірки заборонено.
На осіб, які відстали (були зняті з потяга), в акті зазначаються їхні прізвища, імена, по батькові, яким військовим комісаріатом вони призвані, коли і де відстали або зняті з потяга. Акт складається у двох примірниках, до якого додаються іменні списки на поповнення. Перший примірник акта передається тому, хто прийняв поповнення, а другий примірник разом із дорученням на право прийому поповнення - тому, хто здав поповнення.
Посадові особи, які прийняли і здали поповнення, доповідають про це за підпорядкованістю.
Якщо начальником (старшим) команди поповнення, яке прибуло, є хтось зі складу прибулої команди, то акт про прийом поповнення разом із другим примірником іменного списку на поповнення висилається до військової частини, яка направила поповнення.
6.9. У штабі з’єднання, яке прийняло поповнення, прибулий особовий склад розподіляється у військові частини.
Іменні списки на поповнення і приписи на прибулий особовий склад зберігаються в штабі з’єднання, у них проти кожного прізвища прибулого вказується, до якої військової частини його направлено для проходження військової служби.
На кожну команду поповнення, що направляється штабом з’єднання до військової частини, складається новий іменний список на поповнення, адресований командиру військової частини. Штаб військової частини в рядку "Для відміток" іменного списку проти кожного прізвища прибулого військовослужбовця вказує, до якого підрозділу його направлено для проходження військової служби.
6.10. Під час передачі (передислокації, перепідпорядкування) військових частин (з’єднань) із одного з’єднання (оперативного командування, виду Збройних Сил) до складу іншого з’єднання (оперативного командування, виду Збройних Сил) командири військових частин (з’єднань) у наказі по стройовій частині оголошують штатну і спискову чисельність особового складу і подають у відповідні штаби за місцем старої і нової дислокації (підпорядкування) донесення про склад і чисельність вибулого (прибулого) особового складу, а в штаб колишнього підпорядкування - довідку про переміщення особового складу за звітний період.
6.11. Відправка у військові частини молодого поповнення військовими комісаріатами, а також відправка сержантів і солдатів, звільнених у запас, які вислужили встановлені строки військової служби, проводяться відповідно до чинного законодавства.
7. Облік померлих (загиблих) військовослужбовців і працівників
7.1. Командир військової частини про смерть (загибель) військовослужбовця зобов’язаний у день встановлення смерті (загибелі) особисто повідомити телеграмою або по телефону військового комісара за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого). У телеграмі або по телефону він повідомляє дату і причину смерті (загибелі) військовослужбовця.
Командир національного контингенту про смерть (загибель) військовослужбовця зобов’язаний у день встановлення смерті (загибелі) особисто повідомити телеграмою або по телефону командувача виду Збройних Сил, якому підпорядкований. Останній зобов’язаний у день отримання телеграми повідомити сім’ю про смерть (загибель) військовослужбовця через відповідного військового комісара.
7.2. Смерть (загибель) військовослужбовця повинна бути зареєстрована в органах РАЦС, а для тих, які перебувають за кордоном, - у дипломатичних представництвах (консульських установах) України.
7.3. Військовослужбовці, які померли від захворювання або загинули в результаті подій, стихійного лиха і нещасних випадків, а також безвісти відсутні, після встановлення причин і обставин смерті (загибелі), розслідування причин відсутності і отримання підтверджувальних документів виключаються наказом по стройовій частині зі списків особового складу військової частини.
7.4. Наказ по стройовій частині є підставою для відправки в районний (об’єднаний, міський) військовий комісаріат сповіщення про смерть (загибель) військовослужбовця, відправки за належністю власних речей, цінностей і особистих документів померлого (загиблого), а також для внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовця зі списків особового складу військової частини.
7.5. Сповіщення про смерть (загибель) (додаток 32) військовослужбовця складається у двох примірниках. Перший примірник сповіщення разом із свідоцтвом про смерть, отриманим від органів РАЦС або з дипломатичних представництв (консульських установ) України, висилається районному (об’єднаному, міському) військовому комісару за місцем проживання сім’ї (родичів) військовослужбовця не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення військовослужбовця зі списків особового складу військової частини. Сповіщення підписується командиром і начальником штабу військової частини і засвідчується гербовою печаткою. Одночасно із сповіщенням до військового комісаріату висилаються фотографії місць поховання померлих (загиблих) військовослужбовців у разі їх поховання за місцем служби, а на померлих офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, крім того, висилаються особові справи і витяги з наказів про виключення зі списків особового складу військової частини. Другі примірники сповіщень про смерть (загибель) зберігаються у справі військової частини.
На померлих (загиблих) сержантів і солдатів, курсантів, які не мали офіцерських звань, одночасно з відправкою сповіщення про смерть (загибель) до районного (об’єднаного, міського) військового комісаріату відправляється Іменний список безповоротних втрат особового складу (додаток 33) до Галузевого архіву.
Один із примірників іменного списку безповоротних втрат особового складу надсилається до кадрового органу Генерального штабу.
7.6. На померлих (загиблих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, крім сповіщення про смерть (загибель), військові частини надсилають за підпорядкованістю Донесення про смерть (загибель) (додаток 34), а на безвісно відсутніх - клопотання про виключення зі списків особового складу Збройних Сил довільної форми з доданням до нього копій рішення суду.
Донесення і клопотання складаються у двох примірниках. Перші примірники надсилаються за підпорядкованістю, другі зберігаються у справі військової частини.
7.7. На підставі наказу по стройовій частині в книзі алфавітного обліку особового складу і книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу робиться запис: дата і причина смерті (загибелі) військовослужбовця, місце поховання, номер наказу про виключення зі списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером вислано сповіщення про смерть (загибель). На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу записуються номери і дати наказів по особовому складу про виключення зі списків особового складу Збройних Сил.
7.8. На всі власні речі, цінності і особисті документи померлого (загиблого) складається Акт (додаток 35) у двох примірниках. Акт підписується комісією, призначеною письмовим наказом по частині, і затверджується командиром військової частини.
7.9. Власні речі, цінності і особисті документи померлих (загиблих) не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення їх зі списків особового складу частини підлягають відправленню:
власні речі, цінності, витяги з наказів командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотокартки - сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого). Якщо місце проживання сім’ї померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме, то всі речі, цінності і документи пересилаються до військового комісаріату за місцем призову (прийняття) на військову службу військовослужбовця. У випадку виявлення в померлого (загиблого) військовослужбовця заповіту усі перелічені в заповіті власні речі, цінності і особисті документи висилаються особам, вказаним у заповіті;
державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них - у військові комісаріати для вручення їх сім’ї нагородженого. Передача сім’ї (родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом. У разі відсутності в померлого спадкоємців державні нагороди і документи про нагородження передаються на зберігання державі, а відомчі й інші відзнаки разом із посвідченнями до них - у військові комісаріати за місцем призову (прийняття) на військову службу;
військові квитки, обліково-послужні картки сержантів і солдатів, розрахункові книжки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу направляються до районного (об’єднаного, міського) військового комісаріату за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім’ї невідоме, - до військового комісаріату за місцем призову (прийняття) на військову службу. Ці документи перед відправкою звіряються з останніми обліковими даними військової частини, а на першій сторінці робиться запис про дату смерті військовослужбовця;
документи, що посвідчують особу військовослужбовця (офіцера, осіб рядового, сержантського і старшинського складу), підлягають знищенню;
ідентифікаційні жетони з особистими номерами офіцерів висилаються до кадрових органів відповідної номенклатури для залучення в другі примірники особових справ, а на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - в їхні особові справи за місцем проходження військової служби для здачі їх до Галузевого архіву.
7.10. Власні речі і цінності, що підлягають передачі сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого), перед відправкою ретельно перевіряються за першим примірником акта, упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою за умовною назвою військової частини і відправляються сім’ї або близьким родичам померлого, зазначеним у книгах алфавітного обліку особового складу та книгах алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
На другому примірнику акта робиться запис про час і спосіб відправки власних речей, цінностей, особистих документів. Акт зберігається у справі військової частини.
7.11. У день відправки власних речей і цінностей сім’ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця висилається Сповіщення на власні речі померлого (загиблого) (додаток 36). Сповіщення на власні речі померлого (загиблого) складається начальником речової служби військової частини і підписується командиром військової частини.
7.12. У закладах охорони здоров’я облік померлих (загиблих) військовослужбовців із числа постійного складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини.
Стосовно померлих військовослужбовців із числа тих, що перебували на лікуванні (змінного складу), керівник закладу охорони здоров’я негайно сповіщає командирів військових частин, в яких проходили службу ці військовослужбовці. У сповіщеннях вказуються: військове звання, прізвище, ім’я, по батькові померлого, дата і причина смерті.
7.13. Сповіщення про смерть (загибель) військовослужбовців, які перебували на лікуванні в закладах охорони здоров’я, висилаються у військові комісаріати командирами військових частин, в яких проходили службу померлі військовослужбовці.
7.14. У районному (об’єднаному районному, міському) військовому комісаріаті ведеться Книга обліку померлих (загиблих) військовослужбовців, сім’ї яких проживають на території даного району (міста) (додаток 37). Записи в книзі робляться тільки на підставі отриманого сповіщення і свідоцтва про смерть. Відсутні дані на померлих (загиблих) записуються до книги на підставі розрахункових книжок та інших документів, які надійшли з військових частин.
7.15. У разі поховання військовослужбовця за місцем служби районний (об’єднаний, міський) військовий комісар після одержання сповіщення про смерть (загибель) і свідоцтва про смерть зобов’язаний протягом семи днів особисто вручити сім’ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця Сповіщення сім’ї (близьких родичів) померлого (загиблого) (додаток 38), свідоцтво про смерть і фотокартки з місця поховання, а також висловити їм співчуття;
проінформувати сім’ю (близьких родичів) щодо пільг, передбачених законодавством України, і роз’яснити порядок порушення клопотання про призначення пенсії (допомоги) сім’ї померлого (загиблого) військовослужбовця.
У разі звернення рідних щодо отримання повторного сповіщення про смерть (загибель) їм може бути виданий дублікат (копія) сповіщення про смерть (загибель).
Оригінали документів про смерть (загибель) військовослужбовців, які надійшли до військових комісаріатів від військових частин, підшиваються і зберігаються в спеціальних справах військових комісаріатів.
7.16. Облік загиблих і померлих працівників, відправлення їхніх особистих речей, цінностей і документів проводяться в порядку, установленому для військовослужбовців.
Особисті документи працівників відправляються (передаються):
паспорти громадянина України,трудові книжки - сім’ям (близьким родичам) померлого (загиблого);
військові квитки - у військові комісаріати за місцем перебування на військовому обліку.
7.17. У разі смерті (загибелі) працівника на службі у військовій частині сім’ю або близьких родичів померлого сповіщають в усному порядку. Письмові (телеграмні) сповіщення про смерть (загибель) працівника військові частини висилають у разі проживання сім’ї або родичів померлого (загиблого) в іншій місцевості (за кордоном). Ці сповіщення висилаються у відповідні військові комісаріати за місцем проживання сім’ї або родичів померлого (загиблого) працівника.
8. Виконання запитів громадян щодо розшуку особового складу
8.1. Облік запитів громадян щодо розшуку особового складу, їх розгляд і контроль за своєчасним виконанням здійснюються відповідно до вимог законодавства України.
8.2. Районні (об’єднані, міські) військові комісари зобов’язані проводити роз’яснювальну роботу з членами сімей і родичами військовослужбовців, якщо у разі втрати зв’язку з військовослужбовцем, який перебуває на військовій службі, вони повинні звертатися до військового комісаріату за місцем свого постійного проживання або за місцем призову (прийняття) цього військовослужбовця на військову службу. Якщо районний (міський) військовий комісар не має відомостей про місце перебування військовослужбовця, він зобов’язаний направити запит безпосередньо до військової частини за місцем служби військовослужбовця або до відповідного кадрового органу, в якому ведеться облік особового складу.
9. Організація і ведення персонального, штатно-посадового, статистичного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах
9.1. Персональний, штатно-посадовий і статистичний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах від з’єднання і вище здійснюється відповідно до пунктів 9.2-9.16 цієї глави і Схеми обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах Збройних Сил на мирний час.
9.2. У кадрових органах ведуться другі примірники особових справ офіцерів за номенклатурою посад для призначення наказами по особовому складу.
9.3. Для забезпечення довідкової роботи в кадрових органах від з’єднання і вище ведеться персональний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за Послужними картками (додаток 39) і Скороченими послужними картками (додаток 40). Картки в алфавітному порядку об’єднуються в послужні картотеки, які створюються окремо на офіцерів і окремо на осіб рядового, сержантського і старшинського складу.
9.4. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними), які характеризують їх, уточнення записів, що містяться в них, звірка з першими примірниками, а також контроль за своєчасним пересиланням особових справ покладаються на офіцерів кадрових органів, які займаються вивченням і добором кадрів відповідного напряму.
Підшивка документів, облік, зберігання і пересилка особових справ, ведення послужних картотек, контроль за своєчасним отриманням і висилкою послужних карток покладаються на осіб, які займаються обліком особового складу.
9.5. Штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться:
у кадрових органах з’єднань, військових навчальних закладів - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;
у кадрових органах оперативних командувань - за Штатно-посадовими картками (додаток 41), об’єднаними в штатно-посадові картотеки;
у кадрових органах видів Збройних Сил, кадровому органі Генерального штабу - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу або за штатно-посадовими картками відповідно до номенклатури посад для призначення;
у кадровому органі Міністерства оборони - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу відповідно до номенклатури посад для призначення.
9.6. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний і якісний склад офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, у кадрових органах на підставі організаційних директив, штатів (штатних розписів), послужних карток організовується і ведеться персональний, штатно-посадовий облік військовослужбовців із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік). Автоматизований облік може вестись у військових частинах. Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних начальників кадрових органів, а у військових частинах - на начальників штабів військових частин.
У кадрових органах видів Збройних Сил автоматизований облік ведеться:
на офіцерів виду Збройних Сил;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за військові частини, підпорядковані виду Збройних Сил.
У кадровому органі Генерального штабу автоматизований облік ведеться:
на офіцерів Збройних Сил;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за військові частини, підпорядковані Міністерству оборони і Генеральному штабу.
У кадрових органах видів Збройних Сил, у кадровому органі Генерального штабу автоматизований облік організовується в єдиній інформаційно-аналітичній системі і ведеться окремим структурним підрозділом.
9.7. Організація автоматизованого обліку здійснюється з дотриманням вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних.
9.8. Статистичний облік військовослужбовців організовується на підставі даних персонального, штатно-посадового обліку і ведеться:
у штабах військових частин, кадрових органах з’єднань - на особовий склад військової частини, з’єднання;
у кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил - на особовий склад цих оперативних командувань, видів Збройних Сил;
у структурних підрозділах Генерального штабу і Міністерства оборони - на особовий склад цих структурних підрозділів і підпорядкованих їм військових частин;
у кадровому органі Генерального штабу - на весь особовий склад Збройних Сил.
Дані статистичної звітності щодо особового складу Збройних Сил постійно уточнюються відповідно до звітів і строків, установлених Генеральним штабом.
9.9. Повідомлення про зміни в облікових даних офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після опрацювання за обліковими документами висилаються послідовно до вищих кадрових органів.
Після відпрацювання в кадровому органі повідомлення знищуються.
Повідомлення про зміни в облікових даних офіцерів, які займають посади, що належать до номенклатури призначення Міністра оборони, Президента України (у тому числі повідомлення про накладення і зняття дисциплінарних стягнень), а також військовослужбовців вищого офіцерського складу незалежно від займаних посад висилаються до кадрового органу Міністерства оборони і Генерального штабу окремо від повідомлень на інших офіцерів. На цих повідомленнях у правому верхньому куті ставиться штамп. Наприклад: "Номенклатура ПУ, МО".
9.10. До кадрових органів, які ведуть другі примірники особових справ, обов’язково висилаються витяги з наказів про допуск офіцерів до самостійного управління кораблем, про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації, про зниження класної кваліфікації або її позбавлення. Витяги з наказів про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації або її позбавлення особам рядового, сержантського і старшинського складу висилаються до кадрових органів, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців.
Відправка витягів покладається на кадрові органи, в яких видаються накази.
9.11. На офіцерів льотного складу витяги з наказів відносно класної кваліфікації висилаються за підпорядкованістю до кадрових органів видів Збройних Сил включно.
9.12. Військовослужбовці обліковуються в кадрових органах за книгами обліку або послужними картками в день отримання наказу по особовому складу про призначення. До отримання їх особових справ і послужних карток кадрові органи на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи у книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ.
У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил скорочені послужні картки є тимчасовими документами і зберігаються окремо. За ними здійснюється контроль до отримання повних послужних карток з попереднього місця обліку військовослужбовців. Скорочені послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу зберігаються окремо від скорочених послужних карток офіцерів. Після отримання повних послужних карток скорочені послужні картки знищуються.
9.13. Облік військовослужбовців, які вибули із з’єднання, оперативного командування, виду Збройних Сил, організовується і ведеться у кадрових органах:
з’єднань - за книгами алфавітного і штатно-посадового обліку;
оперативного командування і вище - за довідковими картотеками.
Довідкові картотеки складаються:
в оперативних командуваннях, видах Збройних Сил - зі скорочених послужних карток, виписаних на заміну послужних карток, які пересилаються до нового місця обліку військовослужбовців, а також із послужних карток офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу Збройних Сил з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання);
у Генеральному штабі - із послужних карток офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу Збройних Сил з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання).
Довідкові картотеки складаються і ведуться окремо на кожну категорію військовослужбовців.
Відмітки про вибуття робляться в облікових документах не пізніше семи днів із часу отримання наказу по особовому складу.
9.14. У військових частинах, закладах і установах ведеться персональний облік докторів і кандидатів наук з числа військовослужбовців і працівників.
У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил, Генеральному штабі і Міністерстві оборони облік докторів і кандидатів наук ведеться за вид, оперативне командування, Генеральний штаб, Міністерство оборони і за безпосередньо підпорядковані їм військові частини: персональний - за контрольними списками, статистичний - за формою, встановленою Генеральним штабом.
У кадровому органі Генерального штабу ведеться облік докторів і кандидатів наук за Збройні Сили: персональний - за картками обліку, статистичний - за формою, встановленою Генеральним штабом.
Обліку підлягають усі особи, які мають науковий ступінь, вчене звання, незалежно від займаної посади і характеру роботи.
Підставами для зарахування доктора (кандидата) наук на облік є наказ командира (начальника) військової частини (установи) про призначення на посаду, документ про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання.
9.15. Картка обліку заповнюється на кожного доктора (кандидата) наук кадровим органом за місцем його служби (роботи). На докторів (кандидатів) наук з числа військовослужбовців картка обліку заповнюється у двох примірниках, один з яких протягом десяти днів надсилається до кадрового органу Генерального штабу.
У науково-дослідних установах і військових навчальних закладах картки обліку докторів (кандидатів) наук особового складу зберігаються у спеціальній картотеці.
У військових частинах, управліннях з’єднань, органах військового управління (крім науково-дослідних установ та військових навчальних закладів) картки обліку зберігаються:
на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - у перших примірниках їхніх особових справ;
на працівників - з їхніми особовими картками.
У кадровому органі Генерального штабу ведеться картотека докторів (кандидатів) наук із числа військовослужбовців. Дані цієї картотеки щороку уточнюються відповідно до звітів про чисельність і склад науково-педагогічних та наукових працівників.
10. Присвоєння військовослужбовцям особистих номерів у Збройних Силах
10.1. Усім військовослужбовцям, які перебувають на військовій службі, і військовозобов’язаним - громадянам України, які перебувають у запасі, присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час.
Особистий номер відповідає реєстраційному номеру облікової картки платника податків (далі - реєстраційний номер), який присвоюється кожному громадянину України.
Особистий номер військовослужбовця складається з десятизначного числа, наприклад: 2688117514 і гравірується на сталевому ідентифікаційному жетоні. Опис ідентифікаційного жетона з особистим номером військовослужбовця Збройних Сил наведено в додатку 42 до цієї Інструкції.
У паспортах громадянина України військовозобов’язаним і призовникам, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера, робиться відмітка про наявність у них права здійснювати будь-які платежі за серією і номером паспорта без реєстраційного номера. Для даної категорії особистий номер присвоюється за серією і номером паспорта громадянина України, який на даний момент є в особи, наприклад: СН 123456. Якщо паспорт громадянина за будь-яких обставин буде замінений, особистий номер залишається без змін.
10.2. Присвоєння особистих номерів військовослужбовцям і військовозобов’язаним здійснюється:
наказами по особовому складу Міністра оборони України - одночасно з присвоєнням первинного військового звання офіцерського складу, під час призову (прийняття) на військову службу із запасу, прийняття до Збройних Сил офіцерів з інших військових формувань із зарахуванням до списків особового складу Збройних Сил;
наказами по особовому складу посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - офіцерам, які перебувають на військовій службі у Збройних Силах, і у випадках, коли необхідно внести зміни в раніше присвоєні особисті номери;
наказами по особовому складу посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - особам рядового, сержантського і старшинського складу Збройних Сил і військовослужбовцям цієї самої категорії інших військових формувань, які прийняті на військову службу до Збройних Сил із зарахуванням до списків особового складу Збройних Сил;
наказами по стройовій частині відповідних командирів (керівників) військових частин, установ (закладів) - сержантам і солдатам, курсантам при зарахуванні до списків особового складу військової частини, а також сержантам і солдатам інших військових формувань, які направлені до Збройних Сил для проходження строкової військової служби.
10.3. Другі примірники наказів по особовому складу висилаються протягом семи днів до кадрового органу Генерального штабу.
10.4. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в штабах військових частин, установ (закладів) і кадрових органах.
У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, і розрахункових книжках особисті номери записуються в графу, передбачену формою документа, а якщо такої немає, то після імені, по батькові військовослужбовця або до розділу "особливі відмітки", які засвідчуються підписом відповідного командира (керівника) і скріплюються гербовою печаткою. Під час службового листування з питань проходження військовослужбовцями військової служби і листування іншого характеру особистий номер вказується один раз після біографічних даних.
Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїй сім’ї (близьким родичам) для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.
10.5. Військовослужбовцям, призначеним після присвоєння військових звань офіцерського складу на посаду, ідентифікаційні жетони видаються на руки одночасно з видачею документа, що посвідчує особу військовослужбовця. Військовослужбовцям, зарахованим після присвоєння військових звань офіцерського складу в запас, ідентифікаційні жетони не видаються, а прикріплюються до задньої сторінки обкладинки першого примірника особової справи, яка зберігається у військовому комісаріаті за місцем обліку військовослужбовців.
Військовозобов’язаним, призваним (прийнятим) на військову службу, ідентифікаційні жетони вручаються у військових частинах одночасно з видачею документів, що посвідчують особу військовослужбовця.