Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів здійснюється під підпис унизу титульної сторінки першого примірника особової справи, із зазначенням дати отримання. Наприклад: "Ідентифікаційний жетон з особистим номером 2222222222 отримав 25 серпня 2012 року (підпис)". За наявності у військовій частині, органі військового управління другого примірника особової справи військовослужбовець розписується також і в ньому. Отриманий ідентифікаційний жетон військовослужбовець повинен постійно зберігати при собі.
10.6. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, одночасно з документом, що посвідчує особу військовослужбовця, здають до військового комісаріату за місцем обліку ідентифікаційний жетон для прикріплення його до перших примірників особової справи (сержантам і солдатам - до обліково-послужної картки).
10.7. Ідентифікаційні жетони військовослужбовців, виключених зі списків особового складу Збройних Сил у зв’язку зі смертю, позбавленням військового звання або обвинувальним вироком суду, не знищуються, а прикріплюються: офіцерам - до других примірників особових справ, особам рядового, сержантського і старшинського складу - до перших примірників особових справ і пересилаються разом з ними до Галузевого архіву.
10.8. Порядок замовлення, виготовлення, отримання ідентифікаційних жетонів та їх обліку наведено в додатку 43 до цієї Інструкції.
10.9. Командири і керівники зобов’язані періодично перевіряти у військовослужбовців наявність ідентифікаційних жетонів. При втраті (псуванні) ідентифікаційного жетона подається за встановленим порядком Заявка на виготовлення ідентифікаційних жетонів (додаток 44) до Центрального управління речового забезпечення Збройних Сил України Тилу Збройних Сил України (далі - Центральне управління) для виготовлення дубліката жетона за тим самим номером. Рішення приймається на підставі матеріалів службового розслідування.
Звіт про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям наведено в додатку 45 до цієї Інструкції.
10.10. У разі направлення військовослужбовців зі Збройних Сил з виключенням їх зі списків особового складу до інших військових формувань або прийняття (призову) на службу до цих структур військовозобов’язаних запасу, які перебувають на військовому обліку у Збройних Силах, за ними зберігаються особисті номери, які їм присвоїли за попереднім місцем служби або за обліком у запасі.
У разі тимчасового зарахування військовослужбовців з інших військових формувань (у відрядження, на навчання) облік таких осіб здійснюється у відповідних наказах по особовому складу за особистими номерами, які їм присвоїли за попереднім місцем служби.
Присвоєння особистих номерів військовослужбовцям інших військових формувань, прийнятим до Збройних Сил із зарахуванням їх до списків особового складу Збройних Сил, здійснюється відповідно до пункту 10.2 цієї глави. Особисті номери, які їм присвоїли за попереднім місцем служби, зберігаються за ними, але вважаються такими, що не застосовуються у Збройних Силах. Вони можуть вказуватися під час листування або пересилки документів.
10.11. Облік ідентифікаційних жетонів ведеться в Книзі обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців (додаток 46).
11. Видання, облік і розсилка наказів по особовому складу
11.1. Накази по особовому складу є основними документами, які визначають службове становище офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу. Вони видаються посадовими особами, яким Положенням про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженим Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 (зі змінами) (далі - Положення), і наказами Міністерства оборони надано право присвоєння військових звань, призначення на посади, укладення і продовження строку контракту, звільнення з військової служби.
11.2. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу:
укладення контракту, продовження строку контракту;
присвоєння і поновлення у військовому званні;
призначення на посади (у тому числі при зміні найменування посади, військово-облікової спеціальності, військового звання за штатом, посадового окладу), переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;
направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад;
направлення до інших військових формувань з виключенням їх зі списків особового складу Збройних Сил;
відрядження до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі;
залишення на військовій службі понад граничний вік;
звільнення з військової служби;
прийняття до Збройних Сил із зарахуванням їх до списків особового складу Збройних Сил з інших військових формувань, присвоєння особистих номерів;
прийняття (призов) на військову службу;
зарахування слухачами військових навчальних закладів, ад’юнктами, докторантами, закінчення військових навчальних закладів, ад’юнктури, докторантури;
виключення зі списків особового складу Збройних Сил (померлих, загиблих і позбавлених військового звання).
Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:
посадове становище офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування військової частини, з’єднання, у тому числі при присвоєнні гвардійського найменування. У режимних (закритих) частинах, в яких офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу призначаються на посади за умовним найменуванням, при зміні умовного найменування (зміні номерів) наказом по особовому складу оголошується посадове становище тільки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління з’єднання;
нагородження заохочувальними відзнаками Міністерства оборони і почесними нагрудними знаками начальника Генерального штабу - Головнокомандувача Збройних Сил України;
зміна прізвища, імені, по батькові і дати народження;
закінчення курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації;
закінчення навчальних закладів заочної форми навчання.
У разі зміни номера штату (перехід на новий штат) військової частини (установи, закладу), якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.
11.3. Посадове становище офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування військової частини (установи, закладу), зміною прізвищ, імен, по батькові, а також виключення зі списків особового складу Збройних Сил померлих (загиблих) у мирний час військовослужбовців або позбавлених військових звань оформлюється наказами по особовому складу командирів (керівників), яким надано право видавати накази по особовому складу незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих командирів (керівників) здійснюється наказами їхніх прямих керівників.
Зміна дати народження офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після ретельної перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу:
особам рядового, сержантського і старшинського складу - командирів, яким надано право призначати їх на посади;
офіцерам до підполковника включно - першого заступника Міністра оборони України, начальника Генерального штабу - Головнокомандувача Збройних Сил України, командувача виду Збройних Сил;
полковникам і вищому офіцерському складу - Міністра оборони України.
Підставою для видання наказів по особовому складу у зазначених вище випадках є:
накази та директиви про зміну нумерації або дійсного найменування військової частини, з’єднання, установи;
свідоцтва органів РАЦС про зміну і відновлення прізвища, імені, по батькові і дати народження;
донесення про смерть (загибель);
відповідні накази або рішення судів про позбавлення військових звань військовослужбовців.
11.4. У разі коли на військовослужбовців накладено дисциплінарне стягнення "пониження в посаді", "пониження військового звання на один ступінь", "звільнення з військової служби за службовою невідповідністю" або "позбавлення військового звання" не наказами по особовому складу, примірники цих наказів (або витягів із них) висилаються до кадрових органів, в яких ведеться персональний облік військовослужбовців, зазначених у наказі, для запису в їхні облікові документи. Реалізація накладених на військовослужбовців дисциплінарних стягнень "пониження в посаді", "звільнення з військової служби за службовою невідповідністю" здійснюється наказами по особовому складу.
11.5. Виключення зі списків особового складу Збройних Сил військовослужбовців, визнаних судом безвісно відсутніми чи оголошених померлими, на підставі рішень суду про таке визнання чи оголошення здійснюється наказами по особовому складу:
офіцерів - Міністра оборони України;
осіб рядового, сержантського і старшинського складу - командувачів видів Збройних Сил, прирівняних до них осіб і вище.
11.6. Зміни до змісту вступних частин і пунктів підписаних наказів по особовому складу, виправлення помилок у примітках до пунктів наказів відносно відомостей про смерть, засудження судом, позбавлення військового звання, зменшення вислуги років або трудового стажу для призначення пенсій, а також відміни пунктів раніше виданих наказів здійснюються новими наказами, про що робиться відповідна відмітка в усіх примірниках відміненого чи зміненого наказу з посиланням на наказ, яким внесено зміни. Записи засвідчуються підписом керівника кадрового органу і гербовою печаткою.
Інші помилки, допущені в примітках, виправляються без видання наказів і засвідчуються в перших примірниках тільки підписом керівника кадрового органу, який оформляв наказ, про що він повинен сповістити всі інстанції, до яких надіслано наказ по особовому складу або витяг із нього.
11.7. Накази по особовому складу реєструються в кадрових органах. Нумерація їх реєстрації кожний рік починається з першого номера. Таємні, нетаємні накази (у тому числі і накази з грифом обмеження доступу "Для службового користування") реєструються окремо, кожний за своїм переліком і мають свою нумерацію. До номера наказу по особовому складу стосовно осіб рядового, сержантського і старшинського складу додаються літери "РС". Накази по особовому складу обліковуються в Книгах обліку наказів по особовому складу (додаток 47). Нетаємні накази нумеруються окремо від таємних та цілком таємних.
При зміні номера чи найменування з’єднання накази по особовому складу за новим найменуванням (номером) цього з’єднання видаються тільки після призначення (затвердження) на посаду за новим найменуванням (номером) командира. Нумерація цих наказів починається з першого номера, окремо від раніше виданих наказів.
11.8. Оригінали (перші примірники) наказів по особовому складу зберігаються в кадрових органах, які видали ці накази.
Інші примірники наказів або витяги з них обов’язково висилаються до кадрових органів, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, зазначених у наказах, і до військових частин за місцем їхньої служби. При цьому кадровий орган, який видав наказ, висилає відповідні примірники наказу або витяги з нього кадровим органам, які ведуть облік пойменованих військовослужбовців, а також підпорядкованим кадровим органам (на ступінь нижче) і безпосередньо військовим частинам, що комплектуються.
До кадрового органу Міністерства оборони висилаються другі примірники всіх наказів по особовому складу стосовно осіб офіцерського складу. До кадрового органу Генерального штабу висилаються треті примірники всіх наказів по особовому складу відносно тієї категорії військовослужбовців, облік якої здійснюється за номенклатурою посад для призначення в кадровому органі Генерального штабу. Накази по особовому складу про призначення на офіцерські посади осіб рядового, сержантського і старшинського складу висилаються кадровим органам оперативного командування, виду Збройних Сил включно. На останньому аркуші чергового наказу по особовому складу, який висилається кадровому органу Генерального штабу, робиться відмітка такого змісту: "Наказ № 000 від 25 березня 2013 року видано на осіб рядового, сержантського і старшинського складу". Відмітка засвідчується підписом керівника кадрового органу або його заступником і гербовою печаткою.
11.9. Відправка витягів із наказів по особовому складу на випускників військових навчальних закладів проводиться кадровими органами військових навчальних закладів. На військовослужбовців, які закінчили курси (перепідготовки, підвищення кваліфікації) без увільнення від займаних посад, витяги з наказів по особовому складу висилаються кадровим органам за місцем ведення других примірників особових справ.
У витягах із наказів, які висилаються цивільним органам, дійсні найменування військових частин, з’єднань не вказуються.
11.10. Накази по особовому складу або витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх підписання, а в період мобілізації - у встановлені строки готовності військових частин і установ.
Другі і наступні примірники наказів, виправлення, внесені до наказу під час підпису, а також копії наказів і витягів із них засвідчуються підписом керівника кадрового органу або його заступником і гербовою печаткою і розсилаються без супровідних листів за присвоєними наказам номерами.
У тих випадках, коли копії наказів або витяги з них висилаються із супровідними листами, підписаними керівником кадрового органу, копії наказів або витягів із них засвідчуються начальниками відділів (відділень), в яких відпрацьовувався цей наказ.
Розрахунок розсилки витягів із наказів робиться тільки на перших примірниках наказів по особовому складу.
11.11. Для контролю за своєчасним отриманням наказів по особовому складу, які видаються нижчими інстанціями, у кадрових органах від з’єднання і вище ведеться їх пономерний облік у книгах обліку наказів по особовому складу.
12. Правила складання наказів по особовому складу
12.1. Накази по особовому складу (далі - накази) складаються державною мовою і підписуються посадовою особою, якій надано право призначати, переміщувати на посади, звільняти з посади, звільняти з військової служби, укладати і продовжувати строки контракту, виконувати інші дії, пов’язані з визначенням службового становища військовослужбовців. У разі відсутності зазначеної посадової особи право підпису надається особі, яка тимчасово її заміщує згідно з письмовим наказом.
Для друкування наказів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище і ініціали або ім’я та по батькові виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів тощо. Якість друку має дозволяти відображувати текст будь-яким друкарським способом. Текст друкується на одному боці аркуша на папері формату А4 (210х297 мм) через один міжрядковий інтервал.
Реквізит "Підпис" складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Ініціали та прізвище керівника друкуються на рівні останнього рядка найменування посади.
Текст друкується з такими вільними від тексту полями:
ліве - не менш як 30 мм;
праве - не менш як 10 мм;
верхнє і нижнє - не менш як 20 мм.
Під час оформлення наказу слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:
12,5 мм - для абзаців у тексті;
104 мм - для реквізитів "Гриф обмеження доступу документа".
У разі оформлення наказу на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки нумеруються.
Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" ("стор.") та розділових знаків. На першій сторінці номер не проставляється.
Вписувати у віддрукований текст наказу окремі букви, цифри, слова не дозволяється.
Ініціали і прізвище особи, яка підписала наказ, друкуються великими літерами, а найменування посади, військове звання - малими літерами.
Великими літерами друкуються прізвища військовослужбовців у пунктах наказів по особовому складу, посади, на які вони призначаються, військово-облікові спеціальності, слова "УВІЛЬНИТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "ПРОДОВЖИТИ", "НАПРАВИТИ", "ЗАРАХУВАТИ", "УКЛАСТИ", "ВИКЛЮЧИТИ", "У ЗАПАС", "СКАСУВАТИ", "ПОНОВИТИ", "ВВАЖАТИ", "ІМЕНУВАТИ" тощо.
Для зручності в роботі спеціальні бланки титульних аркушів наказів можуть виготовлятися заздалегідь друкарським способом або при друкуванні наказів із використанням друкарського пристрою електронно-обчислювальної техніки.
Титульні аркуші наказів, які розробляються в кадрових органах, повинні мати такі реквізити:
Державний Герб України;
найменування Міністерства;
назва документа;
дата і номер;
місце видання;
гриф обмеження доступу до наказу (за необхідності);
заголовок до тексту;
текст;
підпис.
Титульний аркуш наказу наведено в додатку 48 до цієї Інструкції.
12.2. Титульні частини наказів формулюються від імені командувачів, командирів (керівників), яким надано право видавати накази. У наказах вказується дійсне найменування. Титульний аркуш наказу за дійсним найменуванням наведено в додатку 49 до цієї Інструкції.
Якщо режимні (закриті) військові частини в документах по особовому складу повинні вказуватися тільки за присвоєним їм умовним найменуванням, титульні частини наказів формулюються від імені командирів військових частин за умовним найменуванням. Титульний аркуш наказу за умовним найменуванням наведено в додатку 50 до цієї Інструкції.
12.3. Пункти наказів складаються в наказовій формі. У них послідовно без будь-яких скорочень вказуються такі відомості: військові звання, прізвища, імена, по батькові військовослужбовців, посади, які вони займають на час видання наказів, найменування військової частини, з’єднання, органу військового управління, до якого входять військові частини, а на військовослужбовців, які перебувають у розпорядженні, - у розпорядженні якої посадової особи вони перебувають, і остання посада, з якої їх зараховано в розпорядження. У наказах про призначення (переміщення), крім того, вказуються посади, на які військовослужбовці призначаються, номери військово-облікових спеціальностей за посадами, передбаченими штатами. Посади військовослужбовців, які вони займають на час видання наказу, не змінюються.
У наказах про призначення (переміщення) військовослужбовців до з’єднань, які входять до складу армійських корпусів (повітряних, оперативних командувань, видів Збройних Сил), вказуються номери армійських корпусів (повітряних командувань) та найменування (оперативних командувань, видів Збройних Сил). Наприклад: "Командиром танкового батальйону 00 механізованої бригади 00 армійського корпусу Західного оперативного командування Сухопутних військ Збройних Сил України", "Начальником 00 авіаційного складу (1 розряду) Озброєння Збройних Сил України".
До наказу включаються декілька пунктів. Видання наказу на одного військовослужбовця забороняється, за винятком термінових випадків, а також випадків, указаних у пункті 12.6 цієї глави.
При включенні до наказу декількох пунктів однієї тематики вони об’єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині і пунктах наказу повторятися не повинен.
За наявності в наказі декількох вступних частин вони відділяються одна від одної знаком параграфа.
Пункти, які не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи.
Усі пункти наказу незалежно від кількості вступних частин повинні мати єдину порядкову нумерацію. Пункту наказу, виданого на одну особу, номер не надається.
Для зручності в роботі з реалізації наказів у кожному параграфі, а за відсутності параграфів в усіх пунктах наказу прізвища військовослужбовців розташовуються в порядку алфавіту.
12.4. Військові частини, з’єднання в наказах вказуються за їх дійсним найменуванням із додаванням гвардійського найменування і присвоєних їм імен. Почесні найменування, присвоєні військовим частинам і з’єднанням, отримані ними державні нагороди ("Полтавська", "Червоної Зірки"), почесні і вчені звання, наукові ступені, присвоєні військовослужбовцям, а також гвардійські, спеціальні військові звання військовослужбовців у наказах не вказуються.
При призначенні військовослужбовців у режимні (закриті) військові частини ці частини вказуються тільки за умовним найменуванням, а посади військовослужбовців - за скороченими найменуваннями, вказаними у штатах. При цьому умовні найменування з’єднань, до складу яких входять військові частини, у пунктах наказів не вказуються.
При призначенні військовослужбовців у військові частини, у штатах яких встановлена умовна нумерація підрозділів, а їх штатні найменування вказані в дужках, ці підрозділи вказуються тільки за умовною нумерацією. Наприклад: "Начальником розрахунку 1 групи військової частини А0215, ВОС - 4500004".
12.5. У наказах про зарахування військовослужбовців слухачами військових навчальних закладів вказується про складання ними конкурсних вступних іспитів.
У наказах про закінчення військовослужбовцем спеціальних курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказується оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.
У разі закінчення навчання заочної форми посади, які займають військовослужбовці, у пунктах наказів не вказуються.
12.6. Окремо видаються накази:
про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров’я непридатними до льотної роботи, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатними або обмежено придатними до військової служби на посади, не пов’язані з виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях чи роботою в спеціальних спорудах;
про присвоєння чергових військових звань військовослужбовцям;
про звільнення військовослужбовців у зв’язку з обвинувальним вироком суду, що набрав законної сили, яким призначено покарання у вигляді позбавлення волі, обмеження волі;
про виключення зі списків особового складу Збройних Сил військовослужбовців, які померли (загинули, визнані судом безвісно відсутніми або оголошені померлими) у мирний час або позбавлені військових звань;
про нагородження (заохочення) військовослужбовців і працівників.
Накази відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовця (за послужною (скороченою послужною) карткою або особовою справою).
12.7. Примітки до пунктів наказів розташовуються під відповідними пунктами. У них залежно від змісту пункту наказу вказуються:
у наказах про укладення (продовження) строку контракту - рік народження, особистий номер, з якої дати і до якої укладено (продовжено) строк контракту;
у наказах про присвоєння первинних військових звань - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, з якого часу проходить службу у Збройних Силах, особистий номер;
у наказах про присвоєння чергових військових звань - рік народження, вислуга в попередньому військовому званні, особистий номер, військове звання за штатом;
у наказах про присвоєння чергових військових звань достроково - рік народження, вислуга в попередньому військовому званні, особистий номер, військове звання за штатом посади;
у наказах про присвоєння первинних військових звань запасу - особистий номер;
у наказах про присвоєння чергових військових звань запасу (резерву) - рік народження, вислуга у військовому званні, в якому військовому комісаріаті перебуває на обліку, особистий номер;
у наказах про призначення (переміщення) - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить службу у Збройних Силах (якщо були перерви, то вказується, з якого і по який час проходив службу у Збройних Силах, іншому військовому формуванні).
Під час запису відомостей про отриману освіту вказуються найменування навчального закладу, який дає вищу за рівнем військову або спеціальну цивільну освіту, і рік закінчення. Для осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується рівень багаторівневої підготовки. За наявності вищої за рівнем цивільної освіти вказується також і військова освіта. Загальна освіта вказується тільки в тих випадках, коли військовослужбовець не має середньої військової або спеціальної цивільної освіти.
Наприклад: "1970 р.н., освіта: Київський інститут Військово-Повітряних Сил імені Івана Кожедуба у 1991 р.".
У примітках наказів про призначення (переміщення) військовослужбовців вказуються причини призначення (переміщення) відповідно до вимог, передбачених Положенням, військове звання за штатом посади, з якої переміщується, і військове звання за штатом посади, на яку переміщується.
Наприклад: "Призначається на вищу посаду в порядку просування по службі з шпк "старший лейтенант" на "майор".
При скороченні посади вказуються номер і дата директиви про скорочення штатів або проведення організаційних заходів.
Наприклад: "Директива МО України від 30.12.2005 № Д-322/1/24";
у наказах про зарахування в розпорядження у зв’язку з проведенням організаційних заходів - рік народження, особистий номер. Накази видаються на всіх військовослужбовців, якщо до кінця встановленого строку проведення цих заходів не вирішено питання щодо подальшого службового використання вивільнених військовослужбовців.
Переміщення військовослужбовців всередині військової частини на рівні посади однакового найменування (наприклад: з посади командира 1 взводу на посаду командира 3 взводу) оформляються наказами по стройовій частині;
у наказах про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров’я непридатними до льотної роботи, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатними або обмежено придатними до військової служби на посади, не пов’язані з виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях чи роботою в спеціальних спорудах, - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого часу у Збройних Силах (вислуга років: у календарному і пільговому обчисленні), дата призначення на посаду, грошове забезпечення за останньою посадою до переміщення, причина переміщення, а також збереження за ним права на обчислення пенсії за вислугою років із посадового окладу грошового забезпечення до переміщення відповідно до Закону України "Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб" ;
у наказах про продовження граничного строку перебування на посаді - рік народження, особистий номер, з якої дати і до якої продовжено строк перебування на посаді;
у наказах про повернення із-за кордону і направлення за кордон - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить службу у Збройних Силах (якщо були перерви, то вказується, з якого і по який час проходив службу у Збройних Силах, іншому військовому формуванні), особистий номер;
у наказах про прийняття (призов) військовослужбовців із запасу, для проходження військової служби - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого і по який час проходив службу у Збройних Силах, яким військовим комісаріатом призваний (відібраний) і дата призову на військову службу;
у наказах про прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, відрядження військовослужбовців до державних органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі, направлення військовослужбовців зі Збройних Сил до інших військових формувань з виключенням зі списків особового складу Збройних Сил - число, місяць, рік народження, особистий номер і підстава для видання наказу;
у наказах про прийняття з інших військових формувань до Збройних Сил із зарахуванням їх до списків особового складу Збройних Сил - рік народження, особистий номер, з якого часу проходив службу у Збройних Силах, іншому військовому формуванні (якщо були перерви, то вказується, з якого та по який час проходив службу);
у наказах про звільнення з військової служби в запас (відставку) з правом на пенсійне забезпечення - число, місяць, рік народження, вислуга років у Збройних Силах у календарному і пільговому обчисленні, військовий комісаріат, до якого направляється на військовий облік звільнений, особистий номер, право носіння військової форми одягу, під час скорочення штатів або проведення організаційних заходів - номер і дата організаційної директиви. При звільненні з військової служби в запас (відставку) без права на пенсійне забезпечення замість вислуги років у примітках вказується, з якого часу вони перебувають на службі у Збройних Силах. Військовослужбовцям, засудженим за скоєний злочин, у наказах про звільнення з військової служби додатково вказується, коли, де, яким судом, за що, за якою статтею Кримінального кодексу України і до якої міри покарання засуджено;
у наказах про виключення зі списків особового складу Збройних Сил померлих (загиблих) - число, місяць, рік народження, з якого часу у Збройних Силах, особистий номер, дата смерті (назва хвороби, від якої помер, причина загибелі), чи пов’язана смерть із виконанням обов’язків військової служби, де похований, прізвище, ім’я, по батькові, роки народження і місце проживання дружини, дітей (у тому числі на яких сплачувалися аліменти) або родичів, які мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), підстави для виключення зі списків особового складу Збройних Сил. При цьому запис про зв’язок смерті з виконанням обов’язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки діагноз хвороби, причина, від якої настала смерть. При вирішенні питання про причину смерті (загибелі) і зв’язок її з виконанням обов’язків військової служби необхідно керуватися вимогами Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу" та матеріалами службового розслідування з приводу смерті (загибелі) військовослужбовця. На безвісно відсутніх та оголошених померлими - число, місяць, рік народження, з якого часу у Збройних Силах, особистий номер, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), рішення суду, склад і місце проживання сім’ї, яка знаходиться на утриманні, за необхідності місце поховання;
у наказах про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження - рік народження, особистий номер і підстава про зміни. Ці накази видаються тільки на підставі документів, виданих органами РАЦС або дипломатичними (консульськими) установами України.
Дозволяється примітки до пунктів наказів заміняти особистими номерами (у наказах про випуск із військових навчальних закладів, про нагородження (заохочення), про оголошення посадового становища у зв’язку зі зміною нумерації (найменування) з’єднання, військової частини, установи, про зарахування в розпорядження).
12.8. Вступна частина наказу формулюється коротко, вона повинна відображати зміст наказу і містити в окремих випадках посилання на відповідні пункти Положення, на підставі яких видається наказ. Зразок вступної частини наказу наведено в додатку 51 до цієї Інструкції.
Вступна частина наказу, пункт наказу і примітка до пункту наказу не відривається і не переноситься на іншу сторінку.
12.9. Військовослужбовці, позбавлені військових звань, звільняються в запас як солдати (матроси) наказами командирів військових частин по стройовій частині.
12.10. Проекти наказів до подання їх на підпис командирам (керівникам) повинні бути перевірені (вичитані), звірені з документами персонального обліку військовослужбовців та завізовані на звороті останнього аркуша наказу безпосереднім керівником кадрового органу або особою, на яку відповідно до письмового наказу покладено тимчасове виконання обов’язків за цією посадою. Зразок звороту останнього аркуша наказу наведено в додатку 52 до цієї Інструкції.
12.11. Після цього проекти наказів проходять правову експертизу в юридичній службі. Віза посадової особи юридичної служби проставляється на звороті кожного аркуша першого примірника наказу.
12.12. При направленні витягів із наказів на них може бути написано текст "Направляю витяг із наказу командира (начальника) ______ від ________ № ________ для відома та виконання". Тут же вказується строк прибуття до нового місця служби, встановлений для переміщених військовослужбовців. Цей текст підписується начальником кадрового органу, який вислав витяг із наказу.
При направленні витягів із наказів про переміщення військовослужбовців у них за необхідності вказуються умовні найменування військових частин (установ, закладів) та пункти, в які необхідно відрядити військовослужбовця та вислати облікові документи.
12.13. Первинне призначення на посади військовослужбовців, призваних із запасу в разі оголошення мобілізації, а також призначення на нові посади військовослужбовців, які проходять військову службу відповідно до їх мобілізаційного призначення за мобілізаційним планом, оформлюється наказом по стройовій частині по військовій частині. Зразок наказу по стройовій частині наведено в додатку 53 до цієї Інструкції.
Наказ по стройовій частині розробляється на всі військові частини, що формуються та мають самостійний штат особливого періоду. На окремі підрозділи (рота, батарея тощо) оформляється один загальний наказ військовою частиною, на яку покладено формування.
Наказ складається на підставі штатно-посадового списку і облікових документів військовослужбовців за дійсним найменуванням формувань у порядку штатної організації військової частини.
До наказу включаються військовослужбовці, які переміщуються в межах військової частини, прибули з інших військових частин та призвані із запасу. Військовослужбовці, які залишаються на посадах, до наказу не включаються.
Наказ складається в трьох примірниках (залежно від підпорядкованості). Усі примірники наказу підписуються відповідним командиром (начальником), завіряються гербовою печаткою і розсилаються:
перший залишається у військовій частині;
другий - до кадрового органу Генерального штабу разом із контрольними картками на всіх військовослужбовців, зазначених у наказі;
третій - до кадрового органу за підпорядкованістю.
У мирний час наказ ведеться в одному примірнику.
12.14. Зразки наказів наведено в додатку 54 до цієї глави.
ІІІ. Організація та ведення обліку особового складу в особливий період
1. Загальні особливості обліку особового складу в особливий період
1.1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому на мирний час, та з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.
1.2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:
на особовий склад, який проходив військову службу у Збройних Силах, - облікові документи, які велися на нього в мирний час;
на особовий склад, призваний із запасу у разі оголошення мобілізації:
на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - особові справи та послужні картки, отримані з військових комісаріатів;
на сержантів і солдатів - обліково-послужні картки, вилучені з їхніх військових квитків.
У кадровому органі Генерального штабу для оперативного обліку військовослужбовців, призваних із запасу, і військовослужбовців, переміщених у період мобілізації на інші посади, використовуються Контрольні картки (додаток 55).
1.3. Особовий склад, який прибув по мобілізації, зараховується в день прибуття до списків особового складу військової частини в порядку, установленому пунктами 2.7, 2.8 глави 2 розділу ІІ. Призначення (переміщення) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу проводиться наказом по стройовій частині після закінчення відмобілізування командирами цих частин відповідно до мобілізаційного призначення за мобілізаційним планом незалежно від номенклатури посад для призначення на мирний час. Ці накази є підставою для визначення посадового становища офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, запису відомостей про них до облікових документів, виписки та видачі їм документів, що посвідчують особу. Зазначені накази не дублюються наказами по особовому складу.
1.4. Військовозобов’язані, призвані по мобілізації, вважаються зарахованими на військову службу з дня прибуття до військового комісаріату для відправки у військову частину.
У військових квитках особового складу, призваного по мобілізації, а в офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, крім того, в особових справах і послужних картках робиться запис про дату призову по мобілізації і направлення до місця служби, яка засвідчується підписом військового комісара і гербовою печаткою. Особам, які прибули по мобілізації безпосередньо до військових частин або перебували на цей час на навчальному зборі, відмітки про час їх призову робляться у військових квитках начальником штабу військової частини. До отримання офіцерами, особами рядового, сержантського і старшинського складу, призваними із запасу, документів, що посвідчують особу, в їхні військові квитки вносяться також записи про призначення на посаду та інші зміни в службовому становищі.
При видачі документів, що посвідчують особу, військові квитки в офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу, вилучаються і зберігаються в їхніх особових справах.
1.5. Офіцерам, переміщеним під час мобілізації до нового місця служби у військові частини, що не входять до складу військ, які беруть участь у бойових діях (у межах свого оперативного командування, виду Збройних Сил), одночасно із врученням припису видається на руки в опечатаному пакеті особова справа. Другі примірники особових справ (а на вибулих за межі оперативного командування, виду Збройних Сил - і послужні картки) пересилаються до кадрового органу тих оперативних командувань, видів Збройних Сил, в які вибули офіцери.
1.6. При відрядженні офіцерів до військових частин, які беруть участь у бойових діях, перші примірники особових справ передаються (пересилаються) за підпорядкованістю до кадрового органу оперативного командування, виду Збройних Сил.
Другі примірники особових справ офіцерів видаються їм на руки в опечатаному пакеті або пересилаються разом із послужними картками до кадрових органів з’єднань, в які вибули офіцери.
Якщо офіцери вибувають до військових частин, які беруть участь у бойових діях у складі команди, то особові справи можуть бути видані в опечатаному пакеті під підпис старшому команди.
Про видачу офіцерам пакетів з особистими справами робиться відмітка в приписах.
1.7. На військовослужбовців, призваних у разі оголошення мобілізації, облікові документи військові комісаріати пересилають безпосередньо до військових частин, куди направлені військовослужбовці. Штаби військових частин після отримання особових справ, обліково-послужних карток вилучають ідентифікаційні жетони з особистими номерами і вручають їх військовослужбовцям.
1.8. Персональний і штатно-посадовий облік у кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу здійснюється за обліковими документами, які отримують від військових частин, з’єднань, що прибувають до складу оперативного командування, виду Збройних Сил. Документи персонального обліку військовослужбовців, яких не вистачає, складаються в цих кадрових органах.
На офіцерів, які раніше проходили військову службу і призвані із запасу в разі оголошення мобілізації, другі примірники особових справ запитуються за потреби з відповідних військових комісаріатів.
1.9. У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил для організації персонального обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу, використовуються послужні картки, які зберігаються в довідкових картотеках цих кадрових органів. У разі відсутності послужних карток на військовослужбовців на них виписуються скорочені послужні картки на підставі отриманих із військ наказів. За потреби заміни скорочених послужних карток на повні кадрові органи оперативних командувань, видів Збройних Сил знімають для себе копії з послужних карток, які ведуться в кадровому органі Генерального штабу.
1.10. У підрозділах, військових частинах, на кораблях 1-3 рангів, у з’єднаннях і органах військового управління, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:
у штабах військових частин, які беруть участь у бойових діях, особові справи не ведуться. При вибутті військової частини до складу військ, які беруть участь у бойових діях, особові справи передаються (пересилаються) за підпорядкованістю до кадрового органу оперативного командування, виду Збройних Сил або за наказом начальника штабу оперативного командування, виду Збройних Сил до відповідних районних (об’єднаних, міських) військових комісаріатів за місцем дислокації військової частини для подальшої передачі до Галузевого архіву.
Другі примірники особових справ офіцерів, а також особові справи офіцерів, призваних у разі оголошення мобілізації (у тому числі і особові справи офіцерів номенклатури призначення командира полку і бригади), передаються (пересилаються) за підпорядкованістю до кадрових органів з’єднань відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців у воєнний час.
Послужні картки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, призваних у разі оголошення мобілізації, передаються (пересилаються) у відповідні кадрові органи, які ведуть облік за послужними картотеками, для долучення в загальну картотеку. Військові частини, які входять до складу оперативного командування, виду Збройних Сил, особові справи здають: військові частини, підпорядковані оперативному командуванню, - до кадрового органу оперативного командування; військові частини і заклади, підпорядковані виду Збройних Сил, - до кадрового органу виду Збройних Сил;
у відділенні, екіпажі, розрахунку, взводі (обслузі) на всіх військовослужбовців ведеться іменний список особового складу;
з початком бойових дій у штабах батальйонів (дивізіонів) складається добова відомість у двох примірниках, перший примірник якої передається до штабу військової частини;
у всіх військових частинах (крім закладів охорони здоров’я) і в неокремих батальйонах (дивізіонах) розділ добової відомості (додаток 56) "ІV. У наявності" заміняється розділом "ІV. Втрати за минулу добу: а) загинуло і померло; б) зникли безвісти; в) потрапили до полону; г) евакуйовані з пораненнями; ґ) евакуйовані внаслідок хвороби; д) інші втрати";
у закладах охорони здоров’я розділ добової відомості (додаток 57) "ІV. У наявності" заміняється розділом "ІV. Вибуло за добу: а) виписано і відправлено до військових частин придатних до військової служби; б) виписано і відправлено одужуючих до військових частин; в) звільнено у відпустку; г) звільнено в запас з переоглядом через 6-12 місяців; ґ) звільнено з виключенням з військового обліку; д) померло від ран і хвороб; е) евакуйовано до інших закладів охорони здоров’я; є) відряджено із постійного складу";
у підрозділах, які десантуються до тилу ворога для виконання бойових завдань, облік особового складу ведеться: у роті, батальйоні та їм відповідних - у книзі обліку особового складу. Інші облікові документи під час виконання бойових завдань у тилу ворога не ведуться. Перед десантуванням вони здаються для тимчасового зберігання в штаби і кадрові органи за наказом начальника штабу військової частини. Особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу штабами військових частин передаються до кадрового органу за підпорядкованістю;
у кадровому органі з’єднання ведеться Журнал обліку прибулого поповнення (додаток 58), в якому також обліковуються прибулі;
з’єднання кораблів та окремі кораблі, які виходять у море для виконання бойових завдань, книги алфавітного обліку, книги обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу і обліково-послужні картки залишають на березі. Порядок і час здачі цих документів визначаються командиром з’єднання;
при перевезенні особового складу на літаках, вертольотах, кораблях і суднах штаби військових частин (закладів охорони здоров’я), що перевозяться, на всіх військовослужбовців, що підлягають перевезенню, складають окремо на кожний літак, вертоліт, корабель, судно Іменний список особового складу, який підлягає перевезенню (додаток 59), у двох примірниках. Перший примірник іменного списку вручається коменданту пункту посадки, який відправляє його до штабу оперативного командування. Другий примірник залишається в штабі військової частини;
в управліннях з’єднань, оперативних командувань, видів Збройних Сил один раз на п’ять діб складається добова відомість.
1.11. Командирам військових частин (з’єднань) забороняється:
направляти на виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який ще не внесений до облікових документів підрозділів і штабу військової частини;
самовільно заносити до списків особового складу військової частини військовослужбовців інших військових частин (тих, які відстали під час маршу, передислокації, бою). Військовослужбовці, які відстали від своїх військових частин, направляються до місця служби або до резервних військових частин оперативного командування, виду Збройних Сил.
Командири відділень, взводів, рот, батарей відповідних до них підрозділів, а також командири підрозділів і служб кораблів усіх рангів зобов’язані:
перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком бойових дій, під час бойових дій і після них;
незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;
щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому командиру про наявність і втрати особового складу.
1.12. Облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу військових частин, які беруть участь у бойових діях, ведеться за схемою обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах, які беруть участь у бойових діях, викладеною в додатку 60 до цієї Інструкції. У кадрових органах від з’єднання і вище книги штатно-посадового обліку ведуться окремо щодо кожної військової частини за посадами, які входять до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу відповідних командирів (командувачів) і вище.
Штатно-посадові картотеки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах оперативних командувань, які беруть участь у бойових діях, не ведуться.
1.13. Облік військовослужбовців, які перебувають у резервних частинах оперативних командувань, видів Збройних Сил, що беруть участь у бойових діях, ведеться відповідно до пункту 2.1 глави 2 розділу ІІ. При цьому змінний склад обліковується тільки за книгами алфавітного обліку окремо від постійного складу. У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил, яким підпорядковані ці частини, ведуться:
на офіцерів - особові справи і послужні картки;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - скорочені послужні картки. З останніх складається тимчасова картотека обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу резерву.
1.14. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через загибель (смерть), поранення, хворобу та з інших причин, у підрозділах військових частин ведеться в такому порядку:
у відділенні та взводі - про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, командири відділень і взводів доповідають своєму безпосередньому командиру (начальнику) щодня в ході бою і після перевірки наявності особового складу після бою;
у роті (батареї), окремому підрозділі - на всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, складається Іменний список особового складу, який вибув зі строю (додаток 61). Іменний список особового складу, який вибув зі строю, щоденно подається командиру батальйону (дивізіону), до штабу військової частини;
у батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) - на підставі даних іменних списків особового складу, який вибув зі строю рот (батарей) і окремих підрозділів, про втрати особового складу, звірені з даними закладу охорони здоров’я військової частини, складається загальний іменний список особового складу, який вибув зі строю, на особовий склад батальйону (дивізіону, ескадрильї), який разом із добовою відомістю щоденно надається до штабу військової частини.
1.15. У штабі військової частини іменні списки особового складу, який вибув зі строю, які подали командири підрозділів, звіряються з даними обліку закладу охорони здоров’я військової частини. В іменних списках робиться відмітка, хто з поранених і хворих перебуває в закладі охорони здоров’я військової частини, хто вибув зі складу військової частини через поранення та з інших причин, минаючи заклад частини. На підставі зазначених іменних списків особового складу, який вибув зі строю, даних обліку закладу охорони здоров’я військової частини та Іменного списку особового складу, який похований на військовій ділянці цивільного кладовища (у могилі) (додаток 62), поданого начальником команди з організації поховань загиблих, видається наказ по стройовій частині, за яким весь особовий склад, що загинув у бою, потрапив до полону, помер від ран, евакуйований до закладів охорони здоров’я унаслідок поранення, хвороби та з інших причин, виключається зі списків особового складу військової частини. У книгах алфавітного обліку особового складу військової частини робиться відповідний запис.
1.16. Загиблі, померлі і безвісно відсутні офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу виключаються зі списків особового складу Збройних Сил наказами по особовому складу в порядку, установленому в пункті 11.3 глави 11 розділу ІІ цієї Інструкції. В аналогічному порядку виключаються зі списків особового складу з’єднання офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, евакуйовані на лікування за межі з’єднання. Для організації обліку зазначених військовослужбовців накази про виключення їх зі списків розсилаються до кадрових органів оперативних командувань, видів Збройних Сил.
1.17. Особовий склад, який безповоротно вибув (вбитий, загинув, помер, зник безвісти, потрапив до полону тощо), що виключається зі списків, у наказі розподіляється на групи: офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, сержанти, солдати і працівники. Кожна з груп вказується в наказі окремим параграфом.
Командири кораблів, військових частин і з’єднань Військово-Морських Сил витяги з наказів на старшин, сержантів, матросів і солдатів висилають за підпорядкованістю до кадрового органу Військово-Морських Сил для відпрацювання алфавітної картотеки.
1.18. Особовий склад, який вибув із військових частин, виключається зі списків у такі строки: