Про впорядкування використання електронної пошти в Міністерстві юстиції України, Державній виконавчій службі України, Державній реєстраційній службі України, їхніх територіальних органах та органах нотаріату

Відповідно до пункту 9 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, та з метою забезпечення ефективного використання в Міністерстві юстиції України, Державній виконавчій службі України, Державній реєстраційній службі України, їхніх територіальних органах та органах нотаріату ресурсів мережі Інтернет та забезпечення належного захисту інформації, яка передається під час офіційного листування, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок роботи з електронною поштою в Міністерстві юстиції України, Державній виконавчій службі України, Державній реєстраційній службі України, їхніх територіальних органах та органах нотаріату, що додається.

2. Структурним підрозділам та територіальним органам Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України, органам нотаріату (далі разом - користувачі) під час офіційного листування забезпечити використання адрес електронної пошти.

3. Державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Богданов Л.В.) вжити таких організаційно-технічних  заходів:

створення поштового сервера, необхідного для впровадження офіційного та захищеного листування; 

присвоєння користувачам відповідних електронних адрес;

забезпечення супроводження функціонування електронної пошти;

адміністрування функціональних електронних адрес Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України та їхніх територіальних органів.

4. Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України (Анохін О.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Іващенка Ю.І.

1. Цей Порядок визначає механізм присвоєння та використання доменних імен для забезпечення офіційного листування засобами електронної пошти в Міністерстві юстиції України, Державній виконавчій службі України, Державній реєстраційній службі України, їхніх територіальних органах та органах нотаріату з урахуванням норм Конституції України, Законів України "Про телекомунікації", "Про інформацію", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про електронні документи та електронний документообіг", інших законодавчих і нормативних актів.

2. Адміністратор поштового сервера - державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, яке здійснює заходи з технічного й технологічного створення та супроводження поштового сервера для забезпечення функціонування офіційної електронної пошти в Міністерстві юстиції України, Державній виконавчій службі України, Державній реєстраційній службі України, їхніх територіальних органах та органах нотаріату.

3. Офіційне листування в Міністерстві юстиції України, Державній виконавчій службі України, Державній реєстраційній службі України, їхніх територіальних органах та органах нотаріату здійснюється виключно з використанням поштового сервера, створеного Адміністратором поштового сервера, і таких доменів:

"minjust.gov.ua" - використовується для підтримки засобів офіційної електронної пошти Міністерства юстиції України;

"dvs.gov.ua" - використовується для підтримки засобів офіційної електронної пошти Державної виконавчої служби України;

"drsu.gov.ua" - використовується для підтримки засобів офіційної електронної пошти Державної реєстраційної служби України;

"notary.gov.ua" - використовується для підтримки засобів офіційної електронної пошти державних нотаріусів.

4. Система офіційної електронної пошти доменів "minjust.gov.ua",  "dvs.gov.ua", "drsu.gov.ua" та "notary.gov.ua" складається з:

офіційних електронних адрес Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України та їхніх територіальних органів;

персональних електронних адрес користувачів Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України, їхніх територіальних органів та органів нотаріату (далі - користувачі);

функціональних електронних адрес Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України та їхніх територіальних органів, які створюються для забезпечення потреб окремих напрямків діяльності, заходів, позаштатних структур тощо.

5. Офіційні електронні адреси використовуються для офіційного листування Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України та їхніх територіальних органів за відповідними напрямами діяльності. Офіційні електронні адреси складаються з префікса "inbox@" або "info@" та відповідного доменного імені згідно з додатком до цього Порядку. Офіційна електронна адреса Міністерства юстиції України - "themis@minjust.gov.ua".

6. Персональні електронні адреси користувачів Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України, їхніх територіальних органів та органів нотаріату призначені для офіційного листування користувача, якому належить відповідна адреса.

7. Персональні електронні адреси користувачів будуються таким чином:

1) префікс, який складається з:

для державних нотаріусів - номера свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;

для користувачів Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України, їхніх територіальних органів - прізвища, у разі потреби ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, розділених крапками, транслітерованих латиницею відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 січня 2010 року № 55 "Про впорядкування транслітерації українського алфавіту латиницею";

2) доменні імена, перелік яких викладено в додатку до цього Порядку.

8. Загальний перелік адрес електронної пошти користувачів міститься в єдиній адресній книзі, поточна версія якої постійно доступна для завантаження за такою електронною адресою: addrbook.minjust.gov.ua.

9. Надання, внесення змін, блокування або скасування електронних адрес користувачів та функціональних електронних адрес, а також внесення відповідних змін до єдиної адресної книги здійснюються Адміністратором поштового сервера на підставі офіційно поданих заявок підрозділами інформаційних технологій Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України, їхніх територіальних органів, а у разі відсутності таких - підрозділами, що виконують відповідні функції.

10. Під час надання адреси електронної пошти користувачам та функціональних електронних адрес надається тимчасовий пароль, який потребує подальшої заміни згідно з інструкцією користувача, розміщеною на поштовому сервері.

11. Офіційні електронні адреси Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України, Державної реєстраційної служби України, їхніх територіальних органів та органів нотаріату можуть бути змінені лише при їх реорганізації або ліквідації.