Про затвердження нормативно-правового акта з питань здійснення закупівель товарів і послуг

У разі відсутності голови конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції його обов’язки виконує заступник голови конкурсної комісії.

3. Конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції планує свою діяльність на підставі плану випуску пам’ятних та інвестиційних монет України, сувенірної продукції на відповідний рік, затвердженого постановою Правління Національного банку.

Порядок планування випуску монет та сувенірної продукції визначений відповідним нормативно-правовим актом Національного банку з питань організації виготовлення, випуску в обіг і реалізації пам’ятних монет України та сувенірної продукції.

4. До функцій конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції належать:

розгляд і затвердження ескізів (дизайну) пам’ятних монет України та (у разі необхідності) сувенірної продукції на підставі наданих Експертною радою з питань дизайну пам’ятних монет України рекомендацій щодо їх затвердження;

надання автору ескізів (дизайну) пам’ятних монет пропозицій щодо їх доопрацювання (у разі потреби).

5. У своїй діяльності конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції керується законодавством України, цим Положенням, нормативно-правовими актами Національного банку, а також рішеннями, що приймаються цією конкурсною комісією з питань, що належать до її компетенції.

Формою роботи конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції є засідання, які скликаються її головою або в разі його відсутності заступником голови.

Інформація про перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції, та порядок денний доводяться до відома членів конкурсної комісії не пізніше ніж за два дні до засідання.

Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів голос голови конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції є вирішальним.

Рішення конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції оформляється протоколом, який підписується всіма членами, які брали участь у засіданні.

1. Відповідальний замовник надсилає запит (конкурсну документацію) щодо постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг потенційним учасникам, які визначені на підставі попередньо проведеного аналізу на ринках відповідних товарів, робіт і послуг або конкурсів, що були раніше проведені.

У разі проведення закупівель згідно з пунктом 6 розділу I цього Положення запит (конкурсна документація) щодо постачання товарів, виконання робіт, надання послуг потенційним учасникам, які визначені на підставі попередньо проведених ринкових досліджень або конкурсів, що були раніше проведені, повинен бути погоджений Центральною конкурсною комісією.

Департамент грошового обігу в разі потреби розробляє зразки запиту (конкурсної документації), надає відповідні рекомендації конкурсним комісіям щодо порядку складання запиту (конкурсної документації), роз’яснення з питань застосування вимог цього Положення.

2. Відповідальний замовник надсилає запити (конкурсну документацію) учасникам у кількості, яка може забезпечити вибір вигіднішої пропозиції, але не менше двох.

3. Запит (конкурсна документація) на участь у конкурсі містить:

1) інструкцію щодо підготовки пропозицій;

2) інформацію і перелік документів, що можуть вимагатися конкурсною комісією з метою оцінки відповідності учасників установленим вимогам та які підтверджують досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність учасника, зокрема:

нотаріально засвідчену копію статуту учасника (положення, засновницького договору або іншого документа, який його замінює) у повному обсязі зі змінами (у разі їх наявності). Статут повинен передбачати провадження діяльності, яка відповідає предмету закупівлі. Якщо учасник здійснює діяльність без статуту (положення, засновницького договору або іншого документа, який його замінює), то у складі конкурсної пропозиції він подає письмове пояснення з посиланням на норми відповідних законодавчих актів України про підстави здійснення діяльності без зазначених документів;

копію документа про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) (для фізичних осіб);

копію паспорта (для фізичних осіб - підприємців);

копію свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість або витягу з Реєстру платників податку на додану вартість - для учасника, який є платником податку на додану вартість;

копію свідоцтва про сплату єдиного податку або витягу з Реєстру платників єдиного податку - для учасника, який є платником єдиного податку;

оригінал або засвідчену в установленому законодавством порядку копію інформаційної довідки або витягу з Єдиного реєстру підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство, зі строком давності не більше двох тижнів від дати розкриття конкурсних пропозицій;

для нерезидентів - засвідчені підписом і відбитком печатки учасника конкурсу копії бухгалтерського балансу або звіту про фінансовий стан відповідно до міжнародних стандартів фінансової звітності (IFRS) за минулий рік і за останній звітний період, якщо таке передбачено законодавством країни нерезидента;

для резидентів - копію балансу учасника на останню звітну дату;

копію звіту про фінансові результати за останній звітний період;

копію звіту про рух грошових коштів за останній звітний період;

документи, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі на підписання документів конкурсної пропозиції;

засвідчену учасником копію(ї) документа(ів), який(і) підтверджує(ють) повноваження особи (осіб) на підписання договору про закупівлю за результатами конкурсу:

для посадової особи учасника, посада якої визначена в статутних документах, витяг із протоколу зборів засновників (копію протоколу зборів засновників), копію наказу про призначення або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи учасника;

для інших посадових осіб учасника - довіреність і витяг із протоколу зборів засновників (копію протоколу зборів засновників), копію наказу про призначення посадової особи, яка надала довіреність, або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи учасника.

Учасник-нерезидент повинен подати відповідні документи, передбачені законодавством країни, у якій цей учасник зареєстрований.

Документи, які підтверджують статус учасника-нерезидента та повноваження його уповноваженого представника на укладання договорів, повинні бути легалізовані в установленому порядку;

3) інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі:

відповідна технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі;

кількість товару, переліки та обсяги робіт;

місце поставки товару, виконання робіт чи надання послуг;

додаткові послуги, які мають бути надані;

строки поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;

4) методику розрахунку ціни пропозиції із зазначенням того, чи повинна вона включати інші елементи, крім вартості самих товарів, робіт чи послуг, наприклад, витрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату митних тарифів, податків, коливання курсу валют та котирувань на міжнародних біржах тощо;

5) інформацію про валюту (валюти), у якій (яких) розрахована і зазначена ціна пропозиції;

6) мову (мови), якою (якими) складаються пропозиції;

7) вимоги відповідального замовника щодо надання конкурсного забезпечення та забезпечення виконання договору про закупівлю;

8) умови повернення чи неповернення конкурсного забезпечення та забезпечення виконання договору;

9) спосіб, місце та кінцевий строк подання пропозицій;

10) прізвище, посаду та контактну інформацію однієї чи кількох посадових осіб або інших працівників відповідального замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками;

11) інформацію про можливість надання учасниками альтернативних конкурсних пропозицій та методики оцінки цих пропозицій;

12) іншу інформацію, яку відповідальний замовник уважає за необхідне включити до запиту (конкурсної документації).

4. Запит (конкурсна документація) на участь у конкурсі готується українською мовою та однією з іноземних мов, що використовується в міжнародній торгівлі, якщо на участь у конкурсі запрошуються іноземні учасники. Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст українською мовою.

5. Запит (конкурсна документація) повинен бути складений так, щоб в учасника конкурсу не було підстав уважати його пропозицією укласти договір про закупівлю.

6. За результатами розгляду конкурсних пропозицій конкурсна комісія надсилає учасникам письмові повідомлення в довільній формі.

1. Конкурсна пропозиція подається в письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника в запечатаному конверті або в іншій формі, зазначеній у запиті (конкурсній документації).

2. Якщо замовник та учасники під час проведення процедури закупівлі надали інформацію в іншій формі, ніж письмова, то зміст такої інформації повинен бути ними письмово підтверджений.

1. Розкриття конкурсних пропозицій відбувається в день закінчення строку їх подання.

У разі проведення закупівель згідно з пунктом 6 розділу I цього Положення для участі в розкритті конкурсних пропозицій учасників конкурсна комісія запрошує представників Департаменту грошового обігу.

2. Під час розкриття конкурсних пропозицій перевіряється наявність усіх необхідних документів, передбачених запитом (конкурсною документацією), наявність інформації про учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та складається протокол за встановленою формою (додаток 3).

3. Відповідальний замовник має право звернутися до учасників за роз’ясненнями щодо змісту їх пропозицій з метою полегшення їх розгляду, оцінки та порівняння.

4. До оцінки відповідальний замовник допускає конкурсні пропозиції, які не були відхилені згідно з вимогами цього Положення.

Конкурсна комісія в разі проведення закупівель, які потребують погодження з Центральною конкурсною комісією відповідно до пункту 6 розділу I цього Положення, має право приймати рішення про допущення до оцінки конкурсних пропозицій учасників, які містять певні невідповідності в частині документів, що підтверджують досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність учасника, за таких умов:

учасник конкурсу погоджується в установлений конкурсною комісією термін усунути виявлені невідповідності в частині документів, що підтверджують його досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність;

технічні та якісні характеристики товарів (послуг) відповідають умовам запиту (конкурсної документації);

цінова пропозиція на товари, роботи чи послуги не перевищує їх очікуваної вартості.

Рішення конкурсної комісії та Центральної конкурсної комісії з цих питань уключаються до протоколів їх засідань.

5. Конкурсна комісія визначає переможця конкурсу із числа учасників, конкурсні пропозиції яких не було відхилено, на підставі критеріїв і методики оцінки, зазначених у запиті (конкурсній документації).

6. Критеріями оцінки можуть бути:

ціна;

якість товару;

строк поставки (виконання);

інші критерії на розсуд замовника.

7. Якщо для визначення найкращої пропозиції використовуються, крім ціни, інші критерії, то в запиті (конкурсній документації) зазначається питома вага цих критеріїв у загальній оцінці пропозицій. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою ніж 60 відсотків.

8. У разі проведення закупівель згідно з пунктом 6 розділу I цього Положення конкурсна комісія складає протокол засідання конкурсної комісії про визначення переможця конкурсу з висновками (у разі необхідності) щодо відповідності учасників вимогам, установленим умовами запиту (конкурсної документації), та відповідності їх конкурсних пропозицій умовам запиту (конкурсної документації), а також з висновками спеціалістів або експертів у разі їх залучення, який надсилається Центральній конкурсній комісії для прийняття відповідного рішення.

9. Інформація щодо розгляду та оцінки конкурсних пропозицій є конфіденційною.

1. Відповідальний замовник може вимагати від учасників надання ними підтвердженої документально інформації про відповідність таким вимогам:

є обладнання, а також працівники відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;

сплачено податки і збори (обов’язкові платежі), передбачені законодавством України;

здійснюється провадження учасниками господарської діяльності відповідно до їх статутів (положень, засновницьких договорів або інших документів, які їх замінюють);

є досвід щодо постачання товарів (сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо), виконання робіт та надання послуг іншим замовникам за останні 12 місяців та інформація про аналогічні укладені та виконані договори.

2. Відповідальний замовник повинен вимагати від учасників надання ними підтвердженої документально інформації про товари, роботи або послуги, які відповідно до законодавства України підлягають обов’язковій сертифікації або ліцензуванню в Україні (сертифікати, ліцензії тощо).

3. Вимоги до учасників зазначаються в запиті (конкурсній документації).

1. Відповідальний замовник відхиляє конкурсну пропозицію, якщо:

учасник не відповідає вимогам, установленим умовами запиту (конкурсної документації);

пропозиція не відповідає умовам запиту (конкурсної документації);

відсутня інформація про учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

зразки товарів (обладнання, матеріалів, сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо) за результатами проведених лабораторних досліджень, експертизи технічних та якісних характеристик, тестування тощо (якщо проведення таких досліджень, експертиз, тестування було передбачено умовами запиту (конкурсної документації)) визнані такими, що не відповідають умовам запиту (конкурсної документації);

є незаперечні докази того, що учасник прямо або опосередковано намагається вплинути на прийняття рішення щодо визначення переможця процедури закупівлі;

виявлено факт участі учасника в змові;

пропозиція подана учасником, який є пов’язаною особою з іншими учасниками процедури;

учасник має заборгованість зі сплати податків і зборів (обов’язкових платежів);

учасник визнаний у встановленому законом порядку банкрутом та відносно нього відкрита ліквідаційна процедура (порушено провадження в справі про банкрутство);

є інші дані щодо фінансової неспроможності учасника.

2. Відповідальний замовник може відхилити пропозицію учасника за наявності даних про факти постачання ним неякісних товарів (послуг), аналогічних предмету закупівлі.

1. Конкурс може бути відмінений за рішенням конкурсної комісії або Центральної конкурсної комісії на будь-якому етапі його проведення до моменту укладення договору з переможцем конкурсу, якщо:

на участь у конкурсі подана одна конкурсна пропозиція щодо предмета закупівлі, визначеного замовником у запиті (конкурсній документації);

на підставі результатів розгляду конкурсних пропозицій конкурсною комісією прийнято рішення про допущення до оцінки тільки одного учасника;

немає подальшої потреби в зазначеній закупівлі;

на момент проведення оцінки конкурсних пропозицій відбулося підвищення або зменшення індексу цін більше ніж на п’ять відсотків щодо індексу цін на день розкриття конкурсних пропозицій.

2. Конкурс може бути визнаний відповідальним замовником таким, що не відбувся, у разі:

перевищення суми ціни найбільш вигідної пропозиції, передбаченої відповідальним замовником на фінансування закупівлі;

відхилено всі пропозиції відповідно до вимог цього Положення;

в інших випадках за рішенням замовника (у тому числі в разі непогодження обрання переможця конкурсу Центральною конкурсною комісією).

3. Для закупівель, проведення яких потребує погодження з Центральною конкурсною комісією відповідно до пункту 6 розділу I цього Положення, у разі відміни конкурсу або визнання його таким, що не відбувся, відповідальний замовник повідомляє про це Департамент грошового обігу протягом трьох робочих днів з дати прийняття такого рішення конкурсною комісією.

4. У запиті (конкурсній документації) обов’язково зазначаються випадки, у яких конкурс може бути відмінений або визнаний таким, що не відбувся.

1. Конкурсна комісія визначає переможця конкурсу залежно від кількості отриманих балів відповідно до визначених у запиті (конкурсній документації) методики та критеріїв оцінки.

Загальна кількість отриманих балів розраховується для кожної конкурсної пропозиції.

Переможцем обирається учасник, пропозиція якого за результатами розгляду й оцінки не була відхилена та набрала максимальну кількість балів.

Після обрання переможця (прийняття рішення щодо погодження обрання переможця Центральною конкурсною комісією у випадку, передбаченому пунктом 6 розділу I цього Положення) відповідальний замовник надсилає переможцю конкурсу повідомлення про обрання його переможцем.

2. З учасником, якого обрано переможцем, відповідальний замовник укладає договір про закупівлю. Усі витрати, пов’язані з укладенням договору, покладаються на учасника - переможця конкурсу на умовах, визначених у запиті (конкурсній документації), та відповідно до положень Цивільного кодексу України. Будь-які витрати, понесені учасником - переможцем конкурсу у зв’язку з участю в конкурсі та укладенням договору, у тому числі пов’язані з його нотаріальним посвідченням на вимогу відповідального замовника, не підлягають відшкодуванню.

3. У разі відмови учасника - переможця конкурсу підписати договір про закупівлю або непідписання його протягом 10 робочих днів з дати отримання проекту договору від замовника відповідальний замовник має право визначити найбільш вигідну конкурсну пропозицію з тих, що були допущені до оцінки.

4. Договір про закупівлю укладається в письмовій формі відповідно до положень Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, норм міжнародного приватного права.

5. Конкурсна комісія протягом п’яти робочих днів з дати укладення договору про закупівлю надсилає Центральній конкурсній комісії інформацію про укладення договору за процедурами закупівлі, за якими отримано погодження Центральної конкурсної комісії.

В інформації зазначається таке:

номер договору і дата його укладення;

найменування/П.І.Б. виконавця/відповідального замовника за договором;

предмет закупівлі (стислий виклад);

загальна сума за договором;

строк виконання (дії) договору.

1. Відповідальний замовник у запиті (конкурсній документації) може встановлювати вимоги щодо надання учасниками забезпечення конкурсної пропозиції відповідно до умов, зазначених у запиті (конкурсній документації). Розмір забезпечення конкурсної пропозиції може становити до 10 відсотків від очікуваної вартості закупівлі.

2. Для забезпечення конкурсної пропозиції учасник зобов’язаний перерахувати на зазначений відповідальним замовником рахунок кошти або надати гарантійний документ (банківську гарантію, поруку тощо) у сумі, визначеній у запиті (конкурсній документації), у національній або в іноземній валюті.

Платіжні реквізити для перерахування коштів з метою забезпечення конкурсної пропозиції зазначаються в запиті (конкурсній документації).

У разі надання гарантійного документа в національній або іноземній валюті місце зберігання гарантійного документа визначається керівником структурного підрозділу, до якого він надійшов для оприбуткування.

3. Забезпечення конкурсної пропозиції повертається учаснику протягом п’яти робочих днів з дня настання підстави для повернення в разі:

закінчення строку дії забезпечення конкурсної пропозиції, зазначеного в запиті (конкурсній документації);

укладення договору про закупівлю з учасником, який обраний переможцем конкурсу;

відкликання конкурсної пропозиції до закінчення строку її подання;

закінчення процедури закупівлі в разі неукладення договору про закупівлю з жодним з учасників, які подали конкурсні пропозиції.

4. Забезпечення конкурсної пропозиції не повертається в разі:

відкликання пропозиції учасником після закінчення строку її подання;

непідписання учасником, який обраний переможцем конкурсу, договору про закупівлю;

ненадання переможцем конкурсу забезпечення виконання договору про закупівлю після отримання повідомлення про обрання його переможцем.

Рішення про відмову в поверненні забезпечення конкурсної пропозиції приймає конкурсна комісія.

У разі неотримання коштів забезпечення конкурсної пропозиції відповідно до умов гарантійного документа стягнення коштів з гаранта здійснюється відповідно до законодавства України.

5. Під час здійснення закупівлі товарів і послуг відповідальний замовник має право вимагати від учасника - переможця конкурсу внесення ним під час укладення договору про закупівлю забезпечення його виконання згідно з умовами, зазначеними в запиті (конкурсній документації). Відповідальний замовник повертає учаснику конкурсу забезпечення виконання договору про закупівлю відповідно до умов, зазначених у цьому договорі.

6. Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю може становити до 10 відсотків його загальної вартості.

1. Двоступеневий конкурс проводиться відповідальним замовником у разі:

якщо відповідальний замовник не може визначити необхідні технічні, якісні характеристики (специфікації) товарів (робіт) або визначити вид послуг та якщо для прийняття оптимального рішення про закупівлю необхідно провести попередні переговори з учасниками;

якщо предметом закупівлі є здійснення наукових досліджень, експериментів або розробок, виконання науково-дослідних, дослідно-конструкторських та будівельних робіт;

закупівлі товарів (обладнання, матеріалів, сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо), що потребують попереднього проведення лабораторних досліджень, експертизи технічних та якісних характеристик, тестування тощо;

закупівлі послуг з науково-технічної діяльності.

2. Двоступеневий конкурс проводиться в порядку, передбаченому для процедури конкурсу з обмеженою участю з урахуванням особливостей, визначених цим розділом.

Двоступеневий конкурс проводиться в два етапи.

3. На першому етапі всім потенційним учасникам (не менше двох) пропонується подати попередні конкурсні пропозиції без зазначення ціни.

Запит (конкурсна документація) може передбачати лише надання учасниками пропозицій щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умов поставки, підтвердження професійної і технічної компетентності учасників та їх відповідності кваліфікаційним критеріям.

4. Відповідальний замовник під час розгляду попередніх пропозицій має право проводити переговори з будь-ким з учасників для визначення переваг та недоліків у пропозиціях. Замовник під час переговорів не має права застосовувати дискримінаційний режим до різних учасників. За результатами переговорів складається протокол за підписом замовника та учасника, у якому зазначаються відомості про учасника, пропозиції, запропоновані учасником, висновки.

5. Після отримання попередніх конкурсних пропозицій відповідальний замовник має право вносити зміни до запиту (конкурсної документації) щодо технічних та якісних вимог до предмета закупівлі або запропонувати нові характеристики та критерії оцінки.

Про зміну умов запиту (конкурсної документації) відповідальний замовник інформує учасників під час надання запрошень до участі в другому етапі двоступеневого конкурсу.

6. На другому етапі двоступеневого конкурсу відповідальний замовник запрошує до участі учасників (не менше двох), попередні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі та пропозиції яких виявилися прийнятними в цілому.

На другому етапі учасники повинні подати остаточні конкурсні пропозиції із зазначенням ціни.

1. Закупівля в одного учасника - це процедура, відповідно до якої відповідальний замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. Відповідальний замовник під час проведення переговорів може вимагати від учасника подання ним підтвердженої документально інформації про відповідність учасника встановленим вимогам відповідно до пункту 1 розділу X цього Положення.

2. Процедура закупівлі в одного учасника застосовується відповідальним замовником, якщо:

немає конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені (виконані) лише певним учасником, та немає альтернативи;

є потреба в здійсненні додаткової закупівлі в того самого постачальника (надавача послуг, виконавця робіт) з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями або послугами, якщо заміна попереднього постачальника (надавача послуг) може призвести до виникнення проблем технічного характеру, збільшення експлуатаційних витрат на організацію технологічного процесу (навчання обслуговуючого персоналу, сервісне післягарантійне обслуговування устаткування, додаткову закупівлю запасних частин, витратних матеріалів тощо), несумісності з наявними товарами, технологіями, послугами, що гарантують необхідну якість виготовлення/оброблення грошових знаків, захищеного паперу тощо;

є потреба в здійсненні закупівлі товарів, робіт і послуг, пов’язаних із забезпеченням безперебійного виготовлення захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, забезпеченням нерозголошення інформації щодо цінностей та об’єктів Національного банку тощо;

виникла нагальна потреба в здійсненні закупівлі у зв’язку з особливими обставинами, які відповідальний замовник не міг передбачити;

є потреба післягарантійного обслуговування устаткування (обладнання);

є потреба в здійсненні закупівлі товарів, робіт і послуг, призначених для проведення виробничих випробувань, дослідження їх властивостей та аналізу;

попередньо проведений конкурс був відмінений у зв’язку з тим, що на участь у конкурсі була подана одна конкурсна пропозиція або якщо на підставі результатів розгляду конкурсних пропозицій конкурсною комісією прийнято рішення про допущення до оцінки пропозиції тільки одного учасника.

3. Обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника повинно містити:

умови застосування процедури закупівлі;

посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі в одного учасника.

4. Процедура проведення закупівлі в одного учасника, якщо очікувана вартість закупівлі товарів і послуг перевищує 500 тис. грн., а також робіт, очікувана вартість яких перевищує 1,5 млн грн., застосовується після відповідного рішення конкурсної комісії, погодженого з Центральною конкурсною комісією.

У разі проведення закупівлі в одного учасника, якщо очікувана вартість закупівлі товарів і послуг перевищує 500 тис. грн., а також робіт, очікувана вартість яких перевищує 1,5 млн грн., у переговорах з учасником щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, робіт і послуг та термінів постачання (виконання) можуть брати участь представники Департаменту грошового обігу (за потреби).

1. Для погодження запиту (конкурсної документації) конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:

заявку на проведення процедури закупівлі, погоджену відповідно до вимог пунктів 4-10 розділу III цього Положення;

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові акти та розпорядчі документи, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі документи Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо);

проект запиту (конкурсної документації);

аналітичну інформацію за результатами проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів (послуг) щодо формування очікуваної вартості закупівлі;

перелік потенційних учасників (не менше двох), яким пропонується направити запит (конкурсну документацію) (найменування/П.І.Б., місцезнаходження/місце проживання, номери телефону та факсу);

копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії з рішенням про направлення запиту (конкурсної документації) Центральній конкурсній комісії на погодження;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі, переліком потенційних учасників, яким планується направити запит (конкурсну документацію) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні запиту (конкурсної документації) у протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби може звернутися до конкурсної комісії для надання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі надання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження запиту (конкурсної документації) є підставою для його надсилання відповідальним замовником потенційним учасникам.

1. Для погодження рішення про обрання переможця конкурсу конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:

копію запиту (конкурсної документації), погодженого (погодженої) з Центральною конкурсною комісією, надісланого (надісланої) учасникам для участі в конкурсі, та зміни до нього (неї) у разі їх унесення;

копії конкурсних пропозицій учасників;

копію протоколу про розкриття конкурсних пропозицій;

копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо обрання переможця конкурсу з висновками (у разі необхідності) щодо відповідності учасників вимогам, установленим умовами запиту (конкурсною документацією), та відповідності пропозицій умовам запиту (конкурсної документації), а також висновками спеціалістів або експертів у разі їх залучення;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі (окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті без податку на додану вартість (далі - ПДВ) та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів), обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), перелік учасників, яким надісланий запит (конкурсна документація) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження обрання переможця конкурсу є підставою для укладення договору про закупівлю.

1. Для погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:

заявку на проведення процедури закупівлі, погоджену відповідно до вимог пунктів 4-10 розділу III цього Положення;

копію протоколу (витяг з протоколу) конкурсної комісії щодо прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника;

обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника, що може бути підтверджене експертними висновками незалежних організацій, нормативними, технічними та іншими документами виробника (уключаючи технічну інформацію і технологічні регламенти) за рішенням конкурсної комісії;

проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору;

копію протоколу переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (виконання), крім виконавців (виробників), які надають послуги (постачають товари) відповідно до тарифів, що встановлюються та регулюються відповідними державними органами;

підтверджувальні документи від виробника стосовно офіційного статусу продавця (виконавця) у разі потреби;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті, без ПДВ та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів, обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення.

У разі відмови в погодженні рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження процедури закупівлі в одного учасника є підставою для укладення договору про закупівлю.

1. Звітність щодо закупівель складається за всіма закупівлями, що проведені відповідно до вимог цього Положення, з метою:

моніторингу проведених конкурсними комісіями процедур закупівель;

ведення обліку закупівель шляхом збирання інформації про заплановані конкурсними комісіями закупівлі та результати їх проведення;

координації процесів планування, організації та проведення конкурсними комісіями процедур закупівель;

узагальнення практики здійснення закупівель, підготовки відповідних рекомендацій та надання роз’яснень тощо.

2. Звітність про проведені закупівлі складається конкурсними комісіями щокварталу наростаючим підсумком з початку року за визначеними формами (додатки 4 та 5 до цього Положення) та подається Департаменту грошового обігу до 20 числа місяця, наступного після звітного періоду (кварталу). За рішенням керівництва Департаменту грошового обігу узагальнена інформація може подаватися на розгляд і ознайомлення керівництву Національного банку та відповідним структурним підрозділам.

1. Секретар конкурсної комісії забезпечує зберігання документів щодо здійснення процедур закупівель.

2. У справі щодо проведеної процедури закупівлі повинні зберігатися такі документи:

заявка відповідно до додатка 2 до цього Положення (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - її копія);

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові акти та розпорядчі документи, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі документи Національного банку щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо) (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - його копія);

аналітична інформація за результатами проведеного аналізу ринкових цін на товари і послуги щодо визначеної закупівлі;

протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії про застосування відповідної процедури закупівлі та затвердження проекту запиту (конкурсної документації) (у разі складання зазначеного проекту);

витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні запиту (конкурсної документації) у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією;

запит (конкурсна документація);

листи-запрошення (копії листів-запрошень) потенційним учасникам до участі в конкурсі;

протокол переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);

обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - його копія);

проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);

пропозиції учасників конкурсу;

протокол (копія протоколу) про розкриття пропозицій;

копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення конкурсних пропозицій (у разі наявності такої вимоги);

протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо визначення переможця конкурсу/відміни конкурсу або визнання його таким, що не відбувся;

витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу чи рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією);

листи-повідомлення (копії листів-повідомлень) про результати розгляду пропозицій, надісланих учасникам;

копія договору, укладеного за результатами проведеного конкурсу;

копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення виконання договору про закупівлю (у разі наявності такої вимоги);

інша інформація в письмовому вигляді, що стосується проведення процедури закупівлі.

3. Строк зберігання документів щодо проведення процедур закупівель установлюється до виконання договору про закупівлю, але не менше ніж три роки. Після закінчення зазначеного строку документи в установленому порядку передаються до архіву відповідно до номенклатури справ відповідального замовника.

1. Метою здійснення контролю за процедурою закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку є встановлення відповідності порядку їх організації та проведення вимогам цього Положення та інших нормативно-правових актів Національного банку.

2. Контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель у відповідних структурних підрозділах здійснюється шляхом організації процедур внутрішнього контролю.

3. Внутрішній контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку здійснюється в порядку, який розробляється відповідальним замовником та затверджується його керівником.

4. Департамент аудиту оцінює ефективність внутрішнього контролю та може надавати рекомендації щодо підвищення його ефективності.

Порядок здійснення аудиту ефективності управління ризиками та внутрішнього контролю з питань закупівель товарів, робіт і послуг у системі Національного банку України визначений відповідними розпорядчими документами Національного банку.