| 118 | Довідники по фондах архівних установ, з історії організацій і історії адміністративно-територіального поділу: | | | | |
| а) за місцем складання | - | Пост. | - | |
| б) в інших архівних установах | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | - | |
| 119 | Документи (пропозиції, висновки, листи) до проектів довідників по фондах архівних установ та висновки до них | 5 р. ЕПК | 5 р. ЕПК | - | |
| 120 | Огляди по фондах архівних установ (фондові, тематичні): | | | | |
| а) за місцем складання | - | Пост. | - | |
| б) в інших архівних установах | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | - | |
| 121 | Державний реєстр національного культурного надбання "Унікальні документи НАФ" | Пост. | - | - | |
| 122 | Список фондів | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 123 | Список фондів, на які створено страховий фонд | Пост. | Пост. | - | |
| 124 | Список фондів, які містять унікальні документи | - | Пост. | - | |
| 125 | Список (картотека, електронна база даних) справ, які знаходяться в розшуку | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 126 | Анотовані переліки унікальних документів НАФ | Пост. | Пост. | - | |
| 127 | Переліки особливо цінних документів | Пост.-1 | Пост.-1 | - | -1Створені до 2002 року |
| 128 | Списки унікальних та інших документів НАФ, на які має бути створено страховий фонд | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | - | |
| 129 | Перелік фондів, в яких містяться документи з кадрових питань (особового складу) | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 130 | Аркуші фондів, аркуші підфондів | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 131 | Картки фондів | Пост. | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 132 | Аркуші обліку аудіовізуальних документів | - | Пост. | - | |
| 133 | Справи фондів (історичні (біографічні) і тематичні довідки до фондів, акти приймання-передавання документів, акти, аркуші перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів, про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видавання справ у тимчасове користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів, бібліографічна інформація про видання, у яких використано інформацію архівних документів | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 134 | Справи кіно- та відеодокументів (монтажні листи, описи зйомок, дозвільні посвідчення, акти технічного стану, аркуші користування) | - | Пост. | - | |
| 135 | Анотований реєстр описів | - | Пост. | - | |
| 136 | Реєстр описів | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 137 | Інвентарні книги обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності | - | Пост. | - | |
| 138 | Інвентарні картки на музейні предмети | - | Пост. | - | |
| 139 | Описи справ постійного зберігання | - | Пост. | - | |
| 140 | Описи аудіовізуальних документів | - | Пост. | - | |
| 141 | Описи справ (документів) страхового фонду | - | Пост. | - | |
| 142 | Описи фонду користування | - | Пост. | - | |
| 143 | Описи справ з кадрових питань (особового складу) тривалого (понад 10 років) зберігання | - | 3 р.-1 | 3 р.-1 | -1Після знищення справ |
| 144 | Описи справ тимчасового зберігання | - | 3 р.-1 | 3 р.-1 | -1Після знищення справ |
| 145 | Протоколи доступу автентифікованих користувачів | - | 25 р. | - | -1Зберігаються в Центральному державному електронному архіві |
| 146 | Акти приймання-передавання описів зйомок та монтажних листів на кінодокументи та відеодокументи | - | Пост. | - | |
| 147 | Паспорти архівної установи | Пост. | Пост. | До заміни новими | |
| 148 | Паспорти архівосховищ | - | До заміни новими | До заміни новими | |
| 149 | Відомості про зміни у складі та обсязі фондів (документів НАФ) станом на 01 січня кожного року | 10 р.-1 | Пост. | До ліквідації архівної установи | -1Після внесення змін в облікову документацію |
| 150 | Повідомлення відділів реєстрації актів цивільного стану про внесення змін, виправлень, доповнень до актових записів цивільного стану, що зберігаються в державних архівних установах, чи їх анулювання | - | Пост.-1 | - | -1Формуються в справу, долучаються до відповідного фонду |
| 151 | Каталоги архівних установ: | | | | |
| а) Центральний фондовий каталог (ЦФК) Укрдержархіву | Пост. | - | - | |
| б) фондові каталоги (ФК) | - | Пост. | - | |
| в) систематичні, іменні, предметно-тематичні, географічні, хронологічні, режисерські, фільмові, журнальні, електронні, з особового складу | - | Пост. | - | |
| 152 | Контрольна картотека фондів архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, трудових архівів | - | Пост.-1 | - | -1Зберігається у Державному архіві Автономної Республіки Крим, державних архівах областей, міст Києва, Севастополя |
| 153 | Схема класифікації документної інформації, зміни та доповнення до неї | Пост. | Пост. | - | |
| 154 | Картотека централізованого державного обліку документів архівної україніки | Пост. | Пост. | - | |
| 155 | Покажчики: | | | | |
| а) до ФК | - | До заміни новими | До заміни новими | |
| б) до описів | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| в) міжфондові | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 156 | Листування з питань створення страхового фонду документації на споруди та системи життєзабезпечення | 3 р. | 3 р. | 3 р. | |
| 157 | Листування про удосконалення довідкового апарату, підготовку та видання довідників за документами архівної установи (путівників, каталогів, описів тощо) | 3 р. | 3 р. | 3 р. | |
| 158 | Листування з архівними установами про поповнення та уточнення ЦФК Укрдержархіву | 3 р. | 3 р. | - | |
| 159 | Листування з питань фондування, обліку документів | 5 р. ЕПК | 5 р. ЕПК | 5 р. ЕПК | |
| 160 | Листування з питань створення страхового фонду на документи НАФ | | 5 р. ЕПК | 5 р. ЕПК | |
| 161 | Листування про передавання у тимчасове користування архівних документів, літератури, церковної атрибутики | 10 р.-1 ЕПК | 10 р.-1 ЕПК | - | -1Після повернення справ |
| 162 | Книга обліку надходжень документів до архівної установи | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 163 | Книга обліку приймання документів (справ) на депоноване зберігання | - | 3 р.-1 | 3 р.-1 | -1Після закриття книги та повернення документів (справ) |
| 164 | Книга обліку справ з кадрових питань (особового складу) | | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 165 | Книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування | - | Пост. | - | |
| 166 | Книга обліку надходжень фонду користування | - | Пост. | - | - |
| 167 | Книги і картотеки обліку унікальних документів | - | Пост. | - | |
| 168 | Книга (картотека) обліку документів з інформацією з обмеженим доступом | - | Пост. | - | |
| 169 | Книга обліку документів, переданих з режимно-секретного органу на загальне зберігання | - | Пост. | - | |
| 170 | Книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу | - | Пост. | - | |
| 171 | Книга та картотека руху фондів, описів справ, документів | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 172 | Книга та картотека обліку закаталогізованих фондів | - | Пост. | - | |
| 173 | Книга та картотека обліку закаталогізованих документів | - | Пост. | - | |
| 174 | Книга обліку удосконалення каталогів | - | Пост. | - | |
| 175 | Книга обліку описування та каталогізації аудіовізуальних документів | - | Пост. | - | |
| 176 | Книга обліку вибуття документів | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 177 | Книги обліку карток, що надходять до каталогу: | | | | |
| а) тематичних | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| б) іменних | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| в) географічних | - | Пост. | До ліквідації архівної установи | |
| 178 | Книги обліку надходжень карток до систематичного каталогу: | | | | |
| а) радянський період | - | Пост. | - | |
| б) дорадянський період | - | Пост. | - | |
| 179 | Журнал обліку надходжень каталожних карток від архівної установи | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | - | |
| 180 | Журнал обліку користування каталогами | - | 5 р. | - | |
| 6. Користування документами та використання архівної інформації |
| 181 | Документи (аналітичні довідки, доповіді, огляди) про стан використання архівної інформації: | | | | |
| а) за місцем складання | Пост. | Пост. | 10 р. | |
| б) в інших архівних установах | - | Доки не мине потреба | - | |
| 182 | Документи (огляди, довідки, відомості, анкети) з вивчення та узагальнення досвіду архівних установ з питань використання архівної інформації: | | | | |
| а) за місцем складання | Пост. | Пост. | 10 р. | |
| б) в інших архівних установах | - | Доки не мине потреба | - | |
| 183 | Документи (тематичні переліки, огляди, листи), складені за документами архівних установ з питань інформації зацікавлених організацій: | | | | |
| а) за місцем складання | Пост. | Пост. | - | |
| б) в інших архівних установах | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | | |
| 184 | Документи (плани, протоколи, звіти, довідки) про роботу архівних установ з використання інформації архівних документів до ювілейних дат та з метою ініціативного інформування зацікавлених організацій | Пост. | Пост. | - | |
| 185 | Документи (доручення, плани, звіти, листи) з виявлення та оприлюднення інформації архівних документів | Пост. | Пост. | - | |
| 186 | Документи (огляди, довідки, відомості, анкети) з питань виявлення та реєстрації документів архівної україніки | Пост. | Пост. | - | |
| 187 | Документи (доручення, протоколи, звіти, інформація, листи) з реалізації архівних проектів | Пост. | Пост. | - | |
| 188 | Документи (відомості, довідки, листи) про виявлення та організацію користування документами архівів з питань викриття та переслідування нацистських злочинців | Пост. | Пост. | - | |
| 189 | Документи (плани, звіти, договори, протоколи, листи) з питань організації науково-видавничої діяльності архівних установ | 5 р. ЕПК | 5 р. ЕПК | - | |
| 190 | Документи (тематико-експозиційні плани, переліки документів, альбоми, комплекти тематичних добірок, акти приймання експонатів, відомості, програми зустрічей, списки учасників, тексти повідомлень, реклами, книги відгуків) з питань виставкової діяльності: | Пост. | Пост. | 10 р. | |
| а) за місцем складання | Пост. | Пост. | - | |
| б) в інших архівних установах | 5 р. | 5 р. | - | |
| 191 | Документи (доповідні записки, довідки, зведення) про проведення аналізу роботи архівних установ з виконання запитів соціально-правового характеру: | | | | |
| а) за місцем складання | Пост. | Пост. | 10 р. | |
| б) в інших архівних установах | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 192 | Листування з питань підготовки виставок документів, програм аудіовізуальних медіа, публікацій у медіа, тематичних добірок, проведення зустрічей з громадськістю, екскурсій, лекцій | 5 р. ЕПК | 5 р. ЕПК | 5 р. | |
| 193 | Листування про доступ користувачів до документів у читальних залах архівних установ | 5 р. ЕПК | 5 р. ЕПК | - | |
| 194 | Запити юридичних і фізичних осіб соціально-правового, тематичного, персонального та майнового характеру та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи) з їх виконання | 10 р. ЕПК | 10 р. ЕПК | 10 р. | |
| 195 | Запити іноземців та осіб без громадянства соціально-правового, тематичного, персонального та майнового характеру та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи) з їх виконання | 10 р. ЕПК | 10 р. ЕПК | 10 р. | |
| 196 | Справи користувачів, які працюють в читальних залах архівних установ (заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування, документи (лист), що підтверджує повноваження користувача, замовлення на видавання описів і документів, на виготовлення копій документів, листування тощо) | - | 25 р. ЕПК-1 | - | -1Особові справи видатних державних і політичних діячів, діячів науки, культури - пост. |
| 197 | Книга реєстрації справ користувачів читального залу архівної установи | - | 25 р.-1 | - | -1Після закінчення книги |
| 198 | Книга обліку відвідувань читального залу архівної установи | - | 25 р.-1 | - | -1Після закінчення книги |
| 199 | Книга обліку використання інформації архівних аудіовізуальних документів | - | 5 р. | - | |
| 200 | Алфавітна картотека користувачів читального залу архівної установи | - | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 201 | Книги, картотеки обліку роботи архівних установ з використання інформації архівних документів (підготовка виставок документів, альбомів, програм аудіовізуальних медіа, проведення зустрічей з громадськістю, екскурсій, лекцій) | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | |
| 202 | Журнали реєстрації запитів (електронна база даних, картотеки) юридичних і фізичних осіб з питань наведення довідок: | | | | |
| а) соціально-правового характеру | 10 р.-1 | 10 р.-1 | 10 р.-1 | -1Після закінчення журналу |
| б) тематичного характеру | 10 р.-1 | 10 р.-1 | - |
| в) персонального характеру | 10 р.-1 | 10 р.-1 | - |
| г) майнового характеру | 10 р.-1 | 10 р.-1 | - |
| 203 | Журнали реєстрації запитів (електронна база даних, картотеки) фізичних осіб іноземних держав з питань наведення довідок: | | | | |
| а) соціально-правового характеру | 10 р.-1 | 10 р.-1 | 10 р.-1 | -1Після закінчення журналу |
| б) тематичного характеру | | | |
| в) персонального характеру | 10 р.-1 | 10 р.-1 | - |
| г) майнового характеру | 10 р.-1 | 10 р.-1 | - |
| 204 | Журнал обліку прийому громадян у столі довідок | - | 5 р.-1 | 5 р.-1 | -1Після закінчення журналу |
| 7. Страховий фонд документації |
| 205 | Дозволи на прийняття до обліку мікрофільмів страхового фонду документації | 75 р. | 75 р. | | |
| 206 | Журнал реєстрації актів закладання технічної та проектної (робочої) документації до страхового фонду | Пост. | | | |
| 207 | Журнал обліку видачі Свідоцтв про реєстрацію потенційно небезпечних об’єктів у Державному реєстрі потенційно небезпечних об’єктів | 5 р.-1 | | | -1Після закінчення журналу |
| 208 | Журнал реєстрації видачі дозволів на виготовлення документів страхового фонду документації | 5 р.-1 | | | -1Після закінчення журналу |
| 209 | Журнал обліку надходження комплектувальних документів | | 75 р. | | |
| 210 | Журнал вхідного контролю мікрофільмів страхового фонду документації | | 75 р. | | |
| 211 | Журнал інвентарного обліку мікрофільмів страхового фонду документації, прийнятих на зберігання | | 75 р. | | |
| 212 | Журнал інвентарного обліку комплектувальних документів | | 75 р. | | |
| 213 | Журнал інвентарного обліку мікрофільмів страхового фонду документації архівного зберігання | | 75 р. | | |
| 214 | Журнал обліку надходження мікрофільмів страхового фонду документації | | 75 р. | | |
| 215 | Журнал обліку періодичного контролю мікрофільмів страхового фонду документації | | 75 р. | | |
| 216 | Журнал контролю за проведенням дезінфекції приміщень для зберігання документів страхового фонду документації: | | | | -1Після закінчення журналу |
| а) постійного зберігання | | 10 р.-1 | |
| б) тимчасового зберігання | | 1 р.-1 | |
| 217 | Журнал обліку витрат матеріалів у мікрографії | | 3 р.-1 | | -1Після закінчення журналу за умови проведення ревізії (аудиту) |
| 218 | Журнал обліку документації, що надійшла на мікрофільмування | | 5 р.-1 | | -1Після закінчення журналу |
| 219 | Журнал обліку хіміко-фотографічної обробки мікрофільмів страхового фонду документації | | 1 р.-1 | | -1Після закінчення журналу |
