Про затвердження Переліку документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , пункту 16 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004,

1. Затвердити Перелік документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 25 червня 2010 року № 88 "Про затвердження Переліку документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 16 липня 2010 року за № 530/17825.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

1. Цей Перелік визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України (далі - Укрдержархіву), центральних і галузевих державних архівів, Державного центру збереження документів Національного архівного фонду, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій (далі - державні архівні установи) та архівних відділів міських рад, Державного департаменту страхового фонду документації Укрдержархіву (далі - Департамент), бюджетної установи "Фонд", архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, які зберігають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), архівних установ сільських, селищних, міських рад, які здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, накопичених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ, архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - архівні установи).

Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є обов’язковими для всіх зазначених вище архівних установ, Департаменту, бюджетної установи "Фонд".

2. Цей Перелік включає специфічну документацію з організаційно-методичного керівництва та контролю за організацією діловодства та станом архівних підрозділів підприємств, установ та організацій (далі - організації), експертизи цінності документів і комплектування архівних установ, зберігання та користування документами НАФ, зберігання страхового фонду документації (далі - СФД).

Цей Перелік не включає типову управлінську документацію, зокрема: з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо. Строки зберігання типової управлінської документації визначаються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

3. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД), Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії (далі - НДІ мікрографії), Державна наукова архівна бібліотека, м. Київ (далі - ДНАБ), Дирекція з експлуатації комплексу споруд центральних державних архівних установ України (далі - ДЕКС) застосовують Перелік типових документів під час проведення експертизи цінності документів.

Для визначення строків зберігання документів УНДІАСД, НДІ мікрографії застосовують графу 3, ДНАБ, ДЕКС, спеціальні установи СФД (за виключенням бюджетної установи "Фонд") - графу 4 Переліку типових документів.

4. Склад документів і строки їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців державних архівних установ, Департаменту.

5. Цей Перелік використовується під час формування справ, при підготовці номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів, а також під час роботи Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву (далі - ЦЕПК), експертно-перевірних (експертних) комісій (далі - ЕПК (ЕК)) архівних установ, Державного департаменту страхового фонду документації, бюджетної установи "Фонд", фондово-закупівельних, експертно-оцінних комісій музеїв, бібліотек (далі - ФЗК, ЕОК).

6. При складанні номенклатури справ архівної установи потрібно користуватися цим Переліком та Переліком типових документів.

У разі визначення строків зберігання справ на підставі зазначених переліків у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад:

постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів );

3 р., ст. 84 ГП (відмітка "ГП" означає, що строки зберігання визначено на підставі галузевого переліку).

7. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК архівної установи, спеціальної установи СФД, музею, бібліотеки.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

8. Цей Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо).

1. Цей Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою, він включає сім розділів, які відображають лише окремі специфічні напрями діяльності архівних установ.

2. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

3. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). У цьому Переліку наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об`єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.

4. Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за трьома групами архівних установ, у діяльності яких створюється специфічна галузева документація (графи 3-5).

У графі 3 визначено строки зберігання документів, що створюються в Укрдержархіві, Департаменті (розділ 7), - перша група, у графі 4 - державних архівних установах, архівних відділах міських рад, архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівних установах, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), які зберігають документи НАФ, бюджетній установі "Фонд" (розділ 7) - друга група, у графі 5 - Державному центрі збереження документів Національного архівного фонду, а також місцевих архівних установах, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ, і приватних архівах - третя група.

5. Строк зберігання "Постійно" означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

6. Строк зберігання "До ліквідації архівної установи" означає, що документи безстроково зберігаються в архівній установі, а у разі ліквідації архівної установи документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів облікові документи передаються до відповідного державного архіву, архівного відділу міської ради для подальшого зберігання.

7. Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймають ЕПК державного архіву.

8. Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими архівними установами, але не може бути меншим одного року.

9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 році, починається з 01 січня 2013 року.

10. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 6), коментують і уточнюють місце та строки зберігання документів.

У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3-5 цього Переліку. Примітки "Після закінчення строку дії договору", "Після повернення справ", "Після закінчення журналу", "Після заміни новими" тощо вказують, що обчислення строку зберігання здійснюється з указаного моменту.

11. Експертиза цінності документів в архівних установах здійснюється згідно з чинним законодавством.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

12. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

13. Документи необхідно відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

14. Для проведення експертизи цінності документів в архівних установах, спеціальних установах СФД, музеях, бібліотеках створюються постійно діючі ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

15. Експертиза цінності документів здійснюється щороку працівниками служби діловодства та структурних підрозділів архівних установ, спеціальних установ СФД разом з ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

16. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.

17. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Укрдержархів, уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.